Cung cấp dịch vụ email cho CBNV trong Công ty nhằm phục vụ mục đích trao đổi thông tin, phối hợp công việc trong nội bộ và đối tác; nâng cao công tác truyền thông, không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành, hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm. Quy định này thống nhất việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử (email) của Công ty đúng mục đích, đúng pháp luật, phục vụ hiệu quả công việc và bảo mật thông tin.
CÔNG TY … QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ Ban hành ngày:… /…./2022 Phòng HCNS Phòng CT Phê duyệt Họ tên Chữ ký CÔNG TY …… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: …./2022/QĐ-TGĐ Tp Đà Nẵng, ngày….tháng….năm 2022 QUYẾT ĐỊNH V/v Ban hành: Quy định quản lý sử dụng thư điện tử TỔNG GIÁM ĐỐC - Căn Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 văn hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp; - Căn Điều lệ Công ty TNHH … ; - Xét đề nghị Phòng HCNS QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy định quản lý sử dụng thư điện tử Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Ban Tổng Giám đốc, Phịng Hành nhân sự, Phịng ban liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như điều (t.hiện) - Lưu: VT TỔNG GIÁM ĐỐC BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày sửa đổi Ngày sửa đổi Lần sửa đổi Trang Người thực Họ tên Chữ ký Họ tên Chữ ký Nội dung sửa đổi Soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ (Ban hành kèm theo QĐ số: …QĐ-TGĐ ngày ./…./2022 Công ty TNHH ………….) CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục tiêu Cung cấp dịch vụ e-mail cho CBNV Cơng ty nhằm phục vụ mục đích trao đổi thơng tin, phối hợp công việc nội đối tác; nâng cao công tác truyền thông, không ngừng nâng cao hiệu hoạt động quản lý, điều hành, hiệu kinh doanh tiết kiệm Quy định thống việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử (e-mail) Cơng ty mục đích, pháp luật, phục vụ hiệu công việc bảo mật thông tin Các cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm trước Công ty trước pháp luật việc sử dụng e-mail cấp theo Quy định Điều Đối tượng áp dụng Quy định áp dụng cho toàn thể CBNV cấp sử dụng dịch vụ e-mail Công ty Điều Phạm vi điều chỉnh Quy định áp dụng cho Cơng ty tồn Công ty Công ty Điều Khái niệm từ viết tắt Quy định sử dụng thuật ngữ từ viết tắt sau: Thư điện tử dịch vụ chuyển thư dạng số qua mạng máy tính (LAN, WAN, Internet) Hệ thống thư điện tử hệ thống quản lý cung cấp dịch vụ cho hoạt động hòm thư E-mail hệ thống thư điện tử Cơng ty có nhiều hịm mail, hòm mail gồm thành phần: - Địa chỉ: để nhận & gửi e-mail - Hộp thư: nhận đến, lưu trữ gửi thư nháp chưa gửi - Chữ ký: Logo đơn vị, thông tin liên hệ đơn vị & nhân Các loại e-mail: - E-mail cá nhân: cấp cho cá nhân cụ thể CBNV Cơng ty với hịm mail - E-mail phận: hòm mail chung phận cấp theo nhu cầu dựa theo mục đích duyệt - E-mail đơn vị: e-mail cấp cho Đơn vị tương tự văn thư tiếp nhận thông qua thư điện tử, sử dụng cho thông tin liên hệ đơn vị website riêng - Nhóm E-mail: địa e-mail khơng có hộp thư; bao gồm nhiều địa email Đơn vị và/hoặc địa e-mail cá nhân sử dụng cho mục đích gửi/trao đổi thơng tin chung thành viên nhóm Danh bạ điện tử thông tin lưu trữ Đơn vị, cá nhân sử dụng hệ thống thư điện tử Công ty IT (Information Technology): Công nghệ thông tin, tên thường gọi chung cho người quản lý, hỗ trợ lĩnh vực công nghệ thông tin tổ chức CBNV: người lao động làm việc Công ty CTTV: Công ty thành viên ATTT: An tồn thơng tin 10 HCNS: Hành nhân 11 Ban CNTT: Ban Công nghệ thông tin Tập đồn 12 Cơng ty: Cơng ty TNHH ( ) 13 Đơn vị: đơn vị Phòng/Ban, Công ty thuộc Công ty 14 Cán lãnh đạo đơn vị: người có thẩm quyền cao Đơn vị người ủy quyền 15 Spam: kiểu gửi thông tin qua thư điện tử hàng loạt, thường chứa loại quảng cáo nội dung phát tán thơng tin theo mục đích riêng người gửi 16 Virus: chương trình máy tính tự nhân bản, lan truyền mạng máy tính qua thiết bị mang tin, có khả phá hủy liệu thực chức làm sai lệch hệ thống CNTT CHƯƠNG II NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều Quy định Hệ thống e-mail hệ thống gửi/nhận thông tin điện tử Công ty; cho phép CBNV trao đổi thơng tin quan mạng nội bên ngồi tổ chức Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng hệ thống e-mail nhằm mục đích trao đổi thông tin liên quan đến công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao Trường hợp Đơn vị có nhu cầu sử dụng hệ thống e-mail ngồi mục đích trao đổi thơng tin liên quan đến cơng việc, cần đồng ý Ban CNTT đảm bảo đáp ứng yêu cầu bảo mật, đảm bảo an tồn cho hệ thống khơng vi phạm quy định pháp luật hành 4 Không phép sử dụng hệ thống e-mail Công ty gửi tài liệu, văn thông tin mật Cơng ty; Thơng tin ngồi chức năng, nhiệm vụ giao; Phát tán virus, mã độc, liên kết website; Phát tán thông tin chống đối, phá hoại tổ chức, thông tin trái với phong mỹ tục Việt Nam vi phạm quy định luật pháp hành Không phép sử dụng hệ thống e-mail Cơng ty cho mục đích cá nhân, trao đổi vấn đề ngồi mục đích cơng việc làm ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, hiệu suất xử lý hao tổn tài nguyên hệ thống Cán phân viên sử dụng e-mail không phép chia sẻ thông tin tài khoản cho người khác, cung cấp địa e-mail CBNV khác cho người bên tổ chức chưa đồng ý người sở hữu Không truy cập, giả mạo sử dụng e-mail CBNV khác đề gửi thông tin Không phép sử dụng hệ thống e-mail khác trao đổi thông tin công việc Công ty (Gmail, yahoo, live, outlook…); Không sử dụng hệ thống mạng & máy tính Cơng ty truy cập vào hệ thống e-mail tổ chức khác Hòm thư điện tử cấp thơng tin liên quan hịm thư tài sản Cơng ty 10 CBNV sử dụng hịm thư cấp phải tự chịu trách nhiệm nội dung gửi từ hòm thư chủ quản Điều Quy định nhóm thư phân nhóm hịm thư Cấu trúc nhóm thư (Group e-mail) cho tồn Cơng ty thực theo cấu tổ chức máy Cơng ty Nhóm thư lớn (Cấp cơng ty) bao gồm tồn nhóm cấp đơn vị cơng ty thành viên (All-Staffs) Nhóm cấp đơn vị cơng ty bao gồm tồn địa e-mail tất CBNV trực thuộc đơn vị (VP,…), trừ hịm thư chung & thư dịch vụ Đối với nhóm e-mail đơn vị thành viên có cơng ty trực thuộc, bảo gồm địa nhóm e-mail cơng ty Việc thực cập thơng tin nhóm e-mail Ban CNTT phối hợp với chuyên viên IT – Phòng HCNS giao quyền chủ động thực Nhằm đảm bảo tính bảo mật thơng tin, truyền tải thơng tin đầy đủ, Phịng Ban Cơng ty cần chủ động thơng báo cho Phịng Hành – Nhân có thay đổi thơng tin nhân thun chuyển Phịng/Ban, đơn vị thành viên Công ty Điều Quy định định dạng địa thư điện tử - Địa thư người dùng: Địa chỉ: Tên tài khoản + @tên miền riêng đơn vị - Tên tài khoản: tài khoản AD người dùng (VD: hoanghv) - Tên miền riêng đơn vị: tên miền đăng ký sử dụng theo mục đích riêng đơn vị (VD @ com.vn, @ com.vn) - Tên hiển thị: - Tên + “,” + ho va ten dem + “(“+ don vi + “-“ + chuc danh + “.” + bo phan + ”)” Chức danh (NV, CV, TN, TP, GĐ) Bộ phận (CNTT, HCQT, TCNS, TTSK) Đơn vị (VTTN, VTAG) VD: Nguyễn Văn A, chuyên viên CNTT - Địa thư phận: Địa chỉ: tương tự địa thư người dùng - Tên hiển thị: Tên phận + “(“+ tên đơn vị viết tắt đơn vị thành viên + “)” - VD: Ban tổ chức nhân -> Ban To Chuc Nhan Su Phịng CNTT, cơng ty - Địa thư Đơn vị: Địa chỉ: info@tên miền riêng đơn vị (Đối với đơn vị sử dụng tên miền: info + “.” + tên viết tắt đơn vị + @tên miền) - VD: Công ty : info@ com.vn - Tên hiển thị: Tên đơn vị Địa nhóm: Nhóm theo tổ chức - Cấp đơn vị: o Địa chỉ: tên viết tắt đơn vị + @tên miền riêng o Tên hiển thị: Tên gọi đơn vị - Cấp phận: o Địa chỉ: tên viết tắt phận + “.” + tên viết tắt đơn vị + @tên miền riêng o Tên hiển thị: tên gọi phận + “(“+tên viết tắt đơn vị +”)” - Nhóm theo chức năng: o Địa chỉ: tên tùy biến + “.” + tên viết tắt đơn vị + @tên miền riêng o Tên hiển thị: tên tùy biến + “(“+tên viết tắt đơn vị +”)” Điều Quy định cấp phát, thu hồi tài khoản hòm thư Chỉ CBNV ký hợp đồng (thử việc, thức) cấp sử dụng email Trường hợp CBNV nghỉ việc, Phòng HCNS thơng báo cho Ban CNTT Tập đồn thực sau: - Đối với cấp chuyên viên thực khóa chức gửi nhận, xóa khỏi nhóm e-mail tự động hủy hịm thư sau tháng kể từ ngày CBNV thức nghỉ việc - Đối với quản lý cấp phịng thực khóa chức gửi nhận, xóa khỏi nhóm e-mail tự động hủy hòm thư sau tháng kể từ ngày CBNV thức nghỉ việc - Đối với lãnh đạo cấp Ban trở lên, thực khóa chức gửi nhận, xóa khỏi nhóm e-mail tự động hủy hòm thư sau tháng kể từ ngày CBNV thức nghỉ việc - Trường hợp CBNV nghỉ việc sử dụng hòm thư theo chức danh, hòm thư chung; thực khóa chiều gửi, khóa đăng nhập kích hoạt lại có thơng báo nhân bàn giao cho người tiếp nhận Điều Quy định tạm khóa Tạm khóa hịm thư việc ngăn chặn người dùng đăng nhập sử dụng e-mail khoản thời định Hòm thư nhận thơng tin gửi tới bình thường thời gian tạm khóa, trừ trường hợp có yêu cầu đặc biệt Việc thực khóa tạm hịm thư theo trường hợp sau: - Theo yêu cầu đơn vị chủ quản hòm thư chung; - Theo yêu cầu lãnh đạo đơn vị hòm thư CBNV thực thuộc; - Theo yêu cầu ban tra; - Do vi phạm quy định mục đích sử dụng Điều 5; - Do Ban CNTT phát có ghi vấn đề liên quan đến vấn đề ATTT; - Không phát sinh giao dịch gửi, nhận khoảng thời gian 06 tháng mà không thông báo lý 4 Quy định thời gian mở khóa thơng thường sau 01 ngày làm việc kể từ tiếp nhận yêu cầu Đơn vị, cá nhân chủ quản hòm thư phải tiến hành đổi mật truy cập sau thông báo tài khoản mở Điều 10 Quy định truy cập, sử dụng, lưu trữ nội dung quản lý danh bạ điện tử Đơn vị, cá nhân sử dụng máy tính cấp để kết nối, sử dụng lưu trữ liệu thư điện tử Phần mềm kết nối e-mail phần mềm outlook Tùy theo mức độ, vị trí u cầu cơng việc; chức kết nối tới hịm thư bị giới hạn theo đề xuất cán quản lý trực tiếp, cán lãnh đạo Đơn vị chủ quản Mặc định tất hịm thư khơng phép kết nối thiết bị di động cá nhân Trong trường hợp phép kết nối, có thay đổi thiết bị di động bị phải báo chun viên IT- Phịng HCNS nắm thơng tin xử lý an tồn thơng tin Mặc định tất hịm thư khơng phép trao đổi thơng tin với bên ngồi khơng u cầu thơng tin đăng ký khởi tạo hịm thư Khoản quy định nhằm đảm bảo không bị thất thơng tin bên ngồi, giảm lượng thư rác, bảo tồn dung lượng hịm mail thơng tin ngồi luồng cơng việc, giảm hoạt động khơng cần thiết tăng hiệu suất xử lý cho hệ thống Đối với hòm thư cần bổ sung quyền trao đổi thơng tin với bên ngồi, phải cấp quản lý trực tiếp xem xét lãnh đạo phận phê duyệt xác nhận nhu cầu mức độ tin tưởng vị trí yêu cầu Tổng dung lượng hòm thư nhân cấp theo quy định sau: - Phó Tổng giám đốc tập đồn: 10BG - Trưởng/phó Ban, Tổng /Phó Tổng giám đốc CTTV: 5GB - Trưởng/phó phịng: 3GB - Chun viên: 1GB - Đối với hòm thư dịch vụ, Ban CNTT xem xét đề nghị trạng hệ thống định dung lượng cấp cho hộp thư, đảm bảo dung lượng tối thiểu 1GB/hòm thư Đối với CBNV điều động đảm nhiệm chức vụ hạ cấp, Phòng HCNS chịu trách nhiệm thông báo tới Ban CNTT để điều chỉnh tăng/giảm dung lượng hòm thư theo quy định khoản 6, điều quy định cập nhật thông tin danh bạ điện tử 9 E-mail công cụ truyền tải trao đổi thông tin, nơi lưu trữ liệu, CBNV cấp phải thường xuyên dọn dẹp thông tin cũ; thông tin, tài liệu quan trọng cần lưu trữ phải thực lưu trữ vùng lưu trữ liệu theo quy định Điều 11 Quy định gửi/nhận thông tin qua thư điện tử Nội dung gửi qua e-mail cần đảm bảo tiêu chí sau: - To: người nhận - Cc: người năm thông tin - Bcc: nghiêm cấm sử dụng gửi thư nội - Subject: tiêu đề cụ thể nội dung thử gửi - Nội dung e-mail phải đầy đủ: o Dear/kính gửi: o Chữ ký theo quy định Yêu cầu kiểm tra phản hồi thông tin - Đối với thời gian làm việc bình thường, định kỳ kiểm tra e-mail tối thiếu lần/ngày - Đối với CBNV nghỉ phép, công tác không kiểm tra xử lý thông tin cần đặt thông báo tự động thời gian vắng mặt có thơng tin gửi tới; Trường hợp đặc biệt yêu cầu công việc, phải đặt chế độ chuyển tiếp email cho người tiếp nhận xử ý công việc tạm thời ủy quyền cho cấp cấp lãnh đạo - Thời gian tối đa phải phản hồi thông tin 24h kể từ thời điểm nhận thư - Đối với nội dung thư nhận không liên quan cần gửi cảnh báo tới người gửi đồng thời thực xóa (Shift + Del) khỏi hòm thư Lưu ý gửi/nhận email - Kiểm tra lại thông tin người nhận trước gửi, đảm bảo không gửi sai địa nhận tin - Chỉ phép phản hồi thông tin e-mail cho người cần nhận, không phép gửi phản hồi “Reply all” (gây thời gian phân tâm cho người không cần nhận thơng tin gây an tồn thông tin thông phản hồi) - Đối với thư có nội dung tệp đính kèm có nội dung quan trọng gửi nội cần phải thiết lập quyền thư gửi & tệp đính kèm, tránh trường hợp chuyển tiếp thất thơng tin ngồi tổ chức người khơng liên quan - Dung lượng gửi nhận thư tối đa 30MB/e-mail - Kiểu tệp đính kèm phải đảm bảo tuân thủ quy định an toàn hệ thống an ninh thông tin Quy định gửi nhận thông tin trực tiếp tới e-mail nhóm e-mail - CBNV khơng tự ý gửi e-mail trực tiếp cho cấp lãnh đạo chưa cán quản lý trực tiếp thơng qua - Trường hợp cần gửi góp ý phản ánh thơng tin, phải gửi qua hịm thư copy đơn vị hòm thư chung đơn vị cần tiếp nhận (nếu có) - Các nhóm e-mail khác không giới hạn quyền gửi/nhận nội - Tất nhóm e-mail mặc định khơng có quyền nhận e-mail từ hệ thống ngồi Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 13 Trách nhiệm người sử dụng CBNV sử dụng e-mail phải nắm rõ thực đầy đủ quy định nêu tài liệu Phối hợp chặt chẽ với cán kỹ thuật hỗ trợ phận liên quan đảm bảo khai thác hiệu hệ thống e-mail phục vụ mục đích cơng việc, tiết kiệm chi phí Điều 14 Trách nhiệm bên liên quan Chuyên viên IT - Phịng HC-NS có trách nhiệm thực hỗ trợ, thực báo cáo tính hình quản lý, sử dụng hỗ trợ e-mail đơn vị phụ trách Các đơn vị/ban/phòng bắt buộc phải nắm rõ, phối hợp với Phòng HC-NS thực đủ nội dung quy định tài liệu Điều 15 Xử lý vi phạm Đơn vị, cá nhân vi phạm điều khoản quy định này, gây thất thơng tin, ảnh hưởng hình ảnh Tập đồn, Công ty, gây mát liệu, ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống e-mail, tùy theo tính chất mức độ vi phạm phải chịu trách nhiệm trước Cơng ty, Tập đồn pháp luật hành Điều 16 Điều khoản thi hành Cán lãnh đạo Phịng/Ban Cơng ty (nếu có) có trách nhiệm tổ chức phổ biến quán triện thực theo quy định ... Điều lệ Công ty TNHH … ; - Xét đề nghị Phòng HCNS QUY? ??T ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quy? ??t định Quy định quản lý sử dụng thư điện tử Điều Quy? ??t định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Ban... pháp luật việc sử dụng e-mail cấp theo Quy định Điều Đối tượng áp dụng Quy định áp dụng cho toàn thể CBNV cấp sử dụng dịch vụ e-mail Công ty Điều Phạm vi điều chỉnh Quy định áp dụng cho Cơng ty... Hòm thư điện tử cấp thơng tin liên quan hịm thư tài sản Công ty 10 CBNV sử dụng hòm thư cấp phải tự chịu trách nhiệm nội dung gửi từ hòm thư chủ quản Điều Quy định nhóm thư phân nhóm hịm thư