Tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu tại Công ty Sản xuất-Dịch vụ &Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội (HAPRO) – Thực trạng và giải pháp

Ngày nay, với xu thế toàn cầu hoá, quốc tế hoá nền kinh tế, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp không chỉ bó hẹp trong phạm vi một quốc gia mà ngày càng được mở rộng thông qua hoạt động xuất

Mở đầu

Ngày nay, với xu thế toàn cầu hoá, quốc tế hoá nền kinh tế, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp không chỉ bó hẹp trong phạm vi một quốc gia mà ngày càng đợc mở rộng thông qua hoạt động xuất nhập khẩu trên thị trờng thế giới. Hoạt

động xuất khẩu trở nên vô cùng quan trọng trong hoạt động thơng mại đối với bất kỳ một quốc gia nào trên thế giới Thông qua hoạt động xuất khẩu, các quốc gia khai thác đợc lợi thế của mình trong phân công lao động quốc tế, tạo nguồn thu ngoại tệ quan trọng cho đất nớc, chuyển đổi cơ cấu kinh tế và đặc biệt là tạo công ăn việc làm cho ngời lao động.

Đối với Việt Nam, hoạt động xuất khẩu thực sự có ý nghĩa chiến lợc trong sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, tạo tiền đề vững chắc để thực hiện thắng lợi mục tiêu công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc Có đẩy mạnh xuất khẩu, mở cửa nền kinh tế Việt Nam mới có điều kiện thực hiện thành công các mục tiêu phát triển kinh tế-xã hội và ổn định đời sống nhân dân.

Từ đặc điểm nền kinh tế là một nớc nông nghiệp với dân số chủ yếu tham gia vào hoạt động nông nghiệp, Việt Nam đã xác định nông sản là mặt hàng xuất khẩu quan trọng nhằm tạo nguồn thu ban đầu cực kỳ cần thiết cho phát triển kinh tế đất n-ớc Chính vì vậy nhà nớc đã tạo điều kiện thuận lợi khuyến khích sự tham gia của các Công ty trong lĩnh vực xuất khẩu hàng nông sản Mặt hàng nông sản là một trong những mặt hàng đợc Công ty Sản xuất-Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội (HAPRO) chú trọng trong cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của mình.

Với định hớng trên cùng nhận thức : Trong quy trình hoạt động xuất khẩu, tạo nguồn và mua hàng là khâu cơ bản mở đầu và hết sức quan trọng đem lại thắng lợi cho hoạt động xuất khẩu; sau một thời gian thực tập tại Công ty, tôi đã chọn đề tài: “Tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu tại Công ty Sản xuất-Dịch vụ &Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội (HAPRO) Thực trạng và giải pháp– ” Tôi hy vọng sử dụng đợc những kiến thức đã học ở trờng kết hợp với tình hình hoạt động tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu thực tế của Công ty để có thể học hỏi, nghiên cứu và đóng góp một số ý kiến bổ ích cho hoạt động xuất khẩu nông sản nói chung và hoạt động tạo nguồn và mua hàng nông sản nói riêng của Công ty trong thời gian tới.

Từ mục tiêu trên, kết cấu của luận văn gồm 3 phần:

Chơng I Một số vấn đề về hoạt động tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu.

Chơng II Thực trạng công tác tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu ở Công ty Sản xuất- Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội.

Chơng III Giải pháp tạo nguồn và mua hàng nông sản cho xuất khẩu ở Công ty Sản xuất- Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội.

Tôi xin chân thàh cảm ơn sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy giáo TS Trần Hoè cùng các cô chú, anh chị đang công tác tại phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 4 Công ty Sản xuất-Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong việc hoàn thành bản luận văn tốt nghiệp này.

Tôi xin cam đoan luận văn đợc hoàn thành là do sự tìm tòi nghiên cứu của bản thân và sự hớng dẫn của TS.Trần Hoè, không hề có sự sao chép của các luận văn khác

Chơng I : Một số vấn đề về hoạt độngtạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu1.1 Hoạt động tạo nguồn và mua hàng xuất khẩu

1.1.1 Nguồn hàng cho xuất khẩu

1.1.1.1 Khái niệm nguồn hàng cho xuất khẩu

Nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ hàng hoá của một công ty, một địa phơng, một vùng hoặc toàn bộ nền kinh tế có khả năng và bảo đảm điều kiện xuất khẩu.

Nh vậy, nguồn hàng cho xuất khẩu vừa phải đợc gắn với một địa danh cụ thể (ví dụ nguồn chè cho xuất khẩu của Việt Nam) vừa phải bảo đảm những yêu cầu về chất lợng quốc tế Do đó, không phải toàn bộ khối lợng hàng hoá của một đơn vị, một địa phơng, một vùng đều là nguồn hàng cho xuất khẩu mà chỉ có phần hàng hoá đạt tiêu chuẩn xuất khẩu mới là nguồn hàng cho xuất khẩu.

1.1.1.2 Phân loại nguồn hàng cho xuất khẩu

Phân loại nguồn hàng cho xuất khẩu của doanh nghiệp là việc phân chia, sắp xếp các hàng hoá có đợc từ hoạt động tạo nguồn và mua hàng cho xuất khẩu theo các tiêu thức cụ thể riêng biệt để doanh nghiệp có chính sách, biện pháp thích hợp nhằm khai thác tối đa lợi nhuận của mỗi loại nguồn hàng.

Các nguồn hàng cho xuất khẩu của doanh nghiệp có thể phân loại dựa trên các tiêu thức sau:

a Theo khối lợng hàng hoá mua đợc:

Theo tiêu thức này nguồn hàng của doanh nghiệp chia thành:

- Nguồn hàng chính : Là nguồn hàng chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng khối lợng hàng hoá mà doanh nghiệp mua về để cung ứng cho khách hàng trong kì Đối với nguồn hàng chính, nó quyết định khối lợng hàng hóa của doanh nghiệp mua đợc, nên phải có sự quan tâm thờng xuyên để bảo đảm sự ổn định của nguồn hàng này.

- Nguồn hàng phụ, mới: Đây là nguồn hàng chiếm tỉ trọng nhỏ trong trong khối ợng hàng mua đợc Khối lợng mua từ nguồn hàng này không ảnh hởng tới doanh số

l-bán của doanh nghiệp Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý khả năng phát triển của nguồn hàng này và nhu cầu thị truờng quốc tế đối với mặt hàng, cũng nh những thế mạnh khác của nó để phát triển trong tơng lai.

- Nguồn hàng trôi nổi : Đây là nguồn hàng mua đợc trên thị trờng của đơn vị tiêu dùng hoặc đơn vị kinh doanh bán ra Đối với nguồn hàng này cần xem xét kỹ chất l-ợng hàng hoá, cũng nh nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, giá cả hàng hoá, Nếu có nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể mua để tăng thêm nguồn hàng cho doanh nghiệp.

b Theo nơi sản xuất ra hàng hoá :

Theo tiêu thức này, nguồn hàng của doanh nghiệp chia thành:

- Nguồn hàng hoá sản xuất trong nớc: Nguồn hàng hóa sản xuất trong nớc bao gồm các loại hàng hóa do các xí nghiệp, lâm nghiệp, ng nghiệp, các xí nghiệp khai thác, chế biến hoặc gia công, lắp ráp thuộc mọi thành phần kinh tế: Nhà nớc, tập thể, t nhân, cá thể, liên doanh với nớc ngoài hoặc của nớc ngoài đặt trên lãnh thổ Việt Nam Đối với nguồn hàng này, doanh nghiệp có thể tìm hiểu khả năng sản xuất, chất lợng hàng hoá, điều kiện mua hàng, đặt hàng, giao nhận, vận chuyển, thời gian giao hàng để ký kết các hợp đồng kinh tế mua hàng và thực hiện việc mua hàng để đảm bảo đúng số lợng, kết cấu, thời gian và địa điểm giao nhận Doanh nghiệp cũng có thể nhận làm đại lý, tổng đại lý để bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh.

- Nguồn hàng tồn kho: Nguồn hàng này có thể là nguồn theo kế hoạch dự trữ của nhà nớc (chính phủ) để điều hoà thị trờng; nguồn tồn kho của doanh nghiệp , các đơn vị tiêu dùng do thay đổi mặt hàng sản xuất hoặc các lý do khác không cần dùng có thể huy động đợc trong kỳ kế hoạch Doanh nghiệp biết khai thác, huy động…nguồn hàng này cũng làm phong phú thêm nguồn hàng cho xuất khẩu của doanh nghiệp và còn góp phần sử dụng tốt các nguồn khả năng trong nền kinh tế quốc dân.

c Theo điều kiện địa lý:

Theo tiêu chuẩn này, nguồn hàng đợc phân theo khoảng cách từ nơi khai thác, đặt hàng, mua hàng đa về doanh nghiệp.

- ở các miền của đất nớc: miền Bắc (miền núi tây bắc, miền núi đông bắc); miền Trung (miền núi, trung du, duyên hải); miền nam (Đông Nam Bộ, Tây Nam Bộ, Cực Nam v.v ), các vùng có đặc điểm xa, gần, giao thông vận tải khác nhau.…

- ở các tỉnh, thành phố, trong tỉnh, ngoài tỉnh.

- Theo các vùng nông thôn: đồng bằng, trung du, miền núi với cách phân…loại này doanh nghiệp lu ý điều kiện khác để khai thác nguồn hàng đợc đúng yêu cầu

d Theo mối quan hệ kinh doanh:

Theo tiêu thức này nguồn hàng của doanh nghiệp đợc chia thành:

- Nguồn hàng tự sản xuất, khai thác: Đây là nguồn hàng do chính doanh nghiệp tổ chức bộ phận (xởng, xí nghiệp ) tự sản xuất, tự khai thác ra hàng hoá để…đa vào kinh doanh.

- Nguồn liên doanh, liên kết: Doanh nghiệp liên doanh, liên kết với đơn vị khác có thế mạnh cùng để khai thác, sản xuất, chế biến ra hàng hoá và đa vào xuất khẩu.

- Nguồn đặt hàng và mua: Đây là nguồn hàng doanh nghiệp đặt hàng với các đơn vị sản xuất trong nớc hoặc xuất nhập khẩu, ký kết hợp đồng và mua về cho doanh nghiệp để cung ứng cho thị trờng quốc tế v.v…

- Nguồn hàng của đơn vị cấp trên: Trong cùng một hãng (tổng công ty) có các công ty trực thuộc (cấp dới), nguồn hàng đợc điều chuyển từ đơn vị đầu mối về các cơ sở xuất khẩu.

- Nguồn hàng nhận đại lý: Doanh nghiệp có thể nhận bán hàng đại lý cho các hãng, doanh nghiệp sản xuất ở trong nớc, hoặc các hãng nớc ngoài Nguồn hàng này là của các hãng khác, doanh nghiệp nhận đại lý chỉ đợc hởng đại lý theo thoả thuận với số hàng bán đợc.

- Nguồn hàng ký gửi: Doanh nghiệp có thể nhận bán hàng ký gửi của các doanh nghiệp sản xuất, các hãng nớc ngoài, các tổ chức và cá nhân.Doanh nghiệp đ-ợc hởng tỷ lệ ký gửi so với doanh số bán hàng.

Ngoài các tiêu thức trên, nguòn hàng của doanh nghiệp còn đợc phân loại theo một số tiêu thức khác nhau: theo chất lợng hàng hoá (tính chất kỹ thuật cao, trung bình, thông thờng); theo thời gian (nguồn hàng đã có, chắc chắn có, sẽ có); theo sự tín nhiệm (lâu dài, truyền thống, mới, không có quan hệ trớc).

1.1.1.3 Vai trò của nguồn hàng xuất khẩu

Đối với doanh nghiệp trực tiếp kinh doanh xuất khẩu thì nguồn hàng xuất khẩu đóng một vai trò vô cùng quan trọng, đợc thể hiện ở những khía cạnh sau:

- Nguồn hàng là một điều kiện của hoạt động kinh doanh Với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện hoạt động mua để bán, nghĩa là mua hàng không phải để tiêu dùng cho chính mình mà mua để bán lại cho ngời tiêu dùng trên thị trờng quốc tế Nh thế, các doanh nghiệp này cần phải hoạt động trên thị trờng đầu vào nhằm chuẩn bị đầy đủ các yếu tố cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh nh vốn, sức lao động, các bằng phát minh sáng chế và đặc biệt là hàng hoá và dịch vụ để thoả mãn nhu cầu khách hàng Do vậy, có nguồn hàng ổn định, đạt yêu cầu là một nhân tố không thể thiếu đợc trong quá trình kinh doanh.

Nguồn hàng xuất khẩu đợc coi là đạt yêu cầu khi đáp ứng đợc ba yếu tố cơ bản sau:

+ Số lợng: đáp ứng đầy đủ yêu cầu kinh doanh

+ Chất lợng: theo yêu cầu của khách hàng và các tiêu chuẩn cần thiết.

+ Thời gian và địa điểm: Phải hợp lý nhằm giảm bớt tối đa chi phí bỏ ra cho hoạt động tạo nguồn và mua hàng.

Hơn nữa, trong trờng hợp xảy ra tình trạng khan hiếm một số loại hàng hoá mà các doanh nghiệp khác không thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách, một nguồn hàng ổn định sẽ giúp cho doanh nghiệp lôi kéo thêm nhiều khách hàng mới, củng cố uy tín với khách hàng cũ Nh vậy, nó sẽ giúp cho doanh nghiệp tăng khả năng bán hàng.

- Nguồn hàng tác động mạnh mẽ đến kết quả thực hiện các chiến lợc kinh doanh.Các chiến lợc cũng nh các kế hoạch kinh doanh thờng đợc xây dựng theo tình huống thực tại thời điểm xây dựng.Tuy có tính đến biến động

của thị trờng song không đợc vợt qua một tỷ lệ biến động nào đó Sự thay đổi quá mức của “đầu vào” sẽ ảnh hởng đến “giá đầu vào”, chi phí, thời điểm giao hàng, khối lợng cung cấp đã đợc tính đến trong hợp đồng “đầu ra” Không kiểm soát, chi phối, hoặc không đảm bảo đợc sự ổn định, chủ động về nguồn hàng cho doanh nghiệp có thể phá vỡ hoặc làm hỏng hoàn toàn chơng trình kinh doanh của doanh nghiệp.

- Nguồn hàng tốt còn giúp cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp thuận lợi Bởi vì, khi đó hàng hoá sẽ đợc bán ra có chất lợng tốt, phù hợp với yêu cầu của khách hàng về số lợng, thời gian và địa điểm giao hàng Điều này khiến cho doanh nghiệp bán đợc hàng nhanh, đẩy nhanh tốc độ lu chuyển hàng hoá, cung ứng hàng diễn ra liên tục, tránh đứt đoạn Mặt khác, nó còn hạn chế bớt đợc tình trạng thừa, thiếu, hàng ứ đọng, chậm luân chuyển, hàng kém phẩm chất, không bán đợc Tất cả những điều trên sẽ giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí kinh doanh, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng kinh doanh, tăng thu nhập cho ngời lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc.

1.1.2 Hoạt động tạo nguồn hàng cho xuất khẩu

 Khái niệm tạo nguồn hàng cho xuất khẩu

Tạo nguồn hàng cho xuất khẩu là toàn bộ những hoạt động từ đầu t sản xuất, kinh doanh cho đến các nghiệp vụ nghiên cứu thị trờng, ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng nhằm tạo ra hàng hoá có những tiêu chuẩn cần thiết cho xuất khẩu.

 Hình thức của hoạt động tạo nguồn hàng cho xuất khẩu

* Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh, việc có sẵn các cơ sở sản xuất kinh doanh nhng do điều kiện thiếu vốn, thiếu nguyên nhiên vật liệu, kỹ thuật, thiếu cơ sở tiêu thụ sản phẩm làm cho các doanh nghiệp không nâng cao đ… ợc chất lợng và sản lợng mặt hàng Doanh nghiệp có thể lợi dụng u thế của mình về vốn, về nguyên vật liệu hoặc thị trờng tiêu thụ, cùng với các doanh nghiệp khác liên doanh, liên kết để nâng cao chất lợng sản phẩm, nâng cao sản lợng sản phẩm sản xuất ra và

tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng Liên doanh, liên kết bảo đảm lợi ích của cả hai bên và lợi cùng hởng, lỗ cùng chịu.

* Gia công hoặc bán nguyên liệu mua thành phẩm

Có mặt hàng cha phù hợp với nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp phải tiến hành gia công mặt hàng Gia công là hình thức đa nguyên vật liệu đến xí nghiệp gia công và trả phí gia công khi xí nghiệp gia công đã giao hàng đủ tiêu chuẩn cho doanh nghiệp Hàng đã gia công phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Hình thức bán nguyên liệu mua thành phẩm là hình thức doanh nghiệp bán nguyên liệu cho doanh nghiệp sản xuất và mua thành phẩm theo hợp đồng Với hình thức này nguyên liệu là của doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp sản xuất phải quản lý và sử dụng sao cho hợp lý, tiết kiệm và bảo đảm chất lợng sản phẩm khi bán cho doanh nghiệp Doanh nghiệp không phải theo dõi, kiểm tra khi đa nguyên liệu vào sản xuất.

* Tự sản xuất, khai thác hàng hoá

Với doanh nghiệp có nguồn vốn dồi dào, có nguồn nguyên liệu có thể tự sản xuất ra mặt hàng phù hợp với nhu cầu thị trờng hoặc tự khai thác nguồn hàng để đa vào kinh doanh Thực chất của hoạt động này là nhằm thực hiện đa dạng hoá kinh doanh để mở rộng thị trờng, tăng doanh thu, phân tán rủi ro và bành trớng thế lực của doanh nghiệp trên thị trờng Đầu t vào sản xuất thì nguồn hàng vững chắc, vừa đảm bảo lợi ích của ngời sản xuất vừa đảm bảo lợi ích của ngời kinh doanh (bộ phận kinh doanh) Tuy nhiên, đầu t vào sản xuất đòi hỏi nguồn vốn lớn, sinh loại chậm và đặc biệt phải biết công nghệ mới, tiên tiến.

* Đầu t cho cơ sở sản xuất và chế biến

Với những thế mạnh về vốn, về máy móc trang thiết bị, các bí quyết kỹ thuật, các bằng sáng chế phát minh, doanh nghiệp có thể đầu t cho các cơ sở sản xuất và chế biến để sản xuất ra hàng hóa.

1.1.3 Hoạt động mua hàng xuất khẩu

 Khái niệm

Mua hàng xuất khẩu là hệ thống nghiệp vụ trong kinh doanh mua bán hàng hoá nhằm có đợc hàng hoá xuất khẩu.

Do đó, mua hàng xuất khẩu là khâu kế tiếp tạo nguồn hàng xuất khẩu Hình thức hoạt động mua hàng cho xuất khẩu

* Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế ký trớc

Để có hàng hoá, dựa vào mối quan hệ kinh doanh và các nguồn hàng sẵn có, hoặc chào hàng của ngời cung cấp, doanh nghiệp phải đặt hàng với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp xuất nhập khẩu Đơn hàng là yêu cầu cụ thể về loại hàng hoá mà doanh nghiệp cần mua để đảm bảo nguồn hàng cung ứng cho các khách hàng.

Đối với loại hàng hoá có nhiều quy cách, cỡ loại, nhiều dạng, kiểu, màu sắc, cách đóng gói khác nhau thì đơn hàng là bản phụ lục hợp đồng để hai bên mua bán ký kết và thực hiện việc giao nhận.

Mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và thực hiện việc giao nhận hàng có chuẩn bị trớc, có kế hoạch trong hoạt động kinh doanh Hình thức mua hàng này giúp cho doanh nghiệp ổn định đợc nguồn hàng, có nguồn khá chắc chắn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Doanh nghiệp cần quan tâm, theo dõi, kiểm tra, giúp đỡ và hợp tác chặt chẽ với đơn vị nguồn hàng để thực hiện đúng hợp đồng đã ký.

* Mua hàng không theo hợp đồng

Trong quá trình kinh doanh, tìm hiểu thị trờng, nguồn hàng, có những loại hàng hoá doanh nghiệp kinh doanh, có nhu cầu của khách hàng, có thể mua hàng không theo hợp đồng ký trớc bằng quan hệ hàng – tiền, hoặc trao đổi hàng – hàng Đây là hình thức mua đứt, bán đoạn và mua hàng trôi nổi (vẵng lai) trên thị trờng Với hình thức mua hàng này, ngời mua phải có trình độ kỹ thuật và nghiệp vụ mua hàng thông thạo, phải kiểm tra kỹ số lợng, chất lợng hàng hoá và nếu có thể phải xem xét nguồn gốc hàng hoá để bảo đảm hàng mua về có thể bán đợc.

* Mua qua đại lý

ở những nơi tập trung nguồn hàng, doanh nghiệp có thể có mạng lới mua trực tiếp ở những nơi nguồn hàng không tập trung, không thờng xuyên, doanh nghiệp có

thể ký các hợp đồng với các đại lý mua hàng Việc mua hàng qua các đại lý thu mua, giúp cho doanh nghiệp có thể gom đợc những mặt hàng có khối lợng không lớn, không thờng xuyên Mua hàng qua đại lý, doanh nghiệp cần có lựa chọn đại lý, ký kết hợp đồng chặt chẽ về chất lợng hàng mua, giá cả mua và bảo đảm lợi ích kinh tế của cả hai bên.

* Nhận bán hàng uỷ thác và ký gửi

Để có thể tận dụng mạng lới bán hàng, doanh nghiệp có thể nhận với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoặc các doanh nghiệp thơng mại khác bán hàng uỷ thác Đây là loại hàng hoá không thuộc sở hữu và vốn của doanh nghiệp, mà là hàng của doanh nghiệp uỷ thác, doanh nghiệp bán hàng uỷ thác sẽ nhận chi phí uỷ thác.

Cũng tơng tự nh vậy, doanh nghiệp có thể nhận bán hàng ký gửi Đây là những hàng hoá do ngời ký gửi mang đến, họ đặt giá bán và nếu bán đợc, doanh nghiệp sẽ đợc tỷ lệ phí ký gửi theo doanh số bán Đối với loại hàng hoá bán uỷ thác hoặc bán ký gửi, doanh nghiệp cần có điều lệ về nhận uỷ thác, nhận ký gửi để làm phong phú thêm nguồn hàng của doanh nghiệp.

1.1.4 Sự cần thiết của hoạt động tạo nguồn và mua hàng xuất khẩu

Với xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế hiện nay, hoạt động thơng mại quốc tế nói chung và hoạt động xuất khẩu nói riêng đang trở nên hết sức cấp bách và cần thiết Trong hoạt động xuất khẩu, hoạt động tạo nguồn và mua hàng cho xuất khẩu là một khâu rất quan trọng Nó là vấn đề cơ bản quyết định hoạt động xuất khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung của doanh nghiệp thơng mại.

Mục đích của hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp là thu lợi nhuận Nhng để thu đợc nhiều lợi nhuận thì doanh nghiệp phải bán đợc nhiều hàng hoá Và muốn bán đợc nhiều hàng hoá thì nhất thiết doanh nghiệp phải có đợc một nguồn hàng tốt và ổn định Chính vì vậy, các doanh nghiệp phải tổ chức tốt hoạt động tạo nguồn và mua hàng cho xuất khẩu.

Mặt khác, doanh nghiệp chủ động đợc nguồn hàng sẽ chủ động đợc hoạt động kinh doanh của mình Nếu quá trình tạo nguồn và mua hàng tốt, có hiệu quả sẽ đáp ứng đợc các yêu cầu của khách hàng về số lợng và chất lợng hàng hoá, mở rộng

quy mô xuất khẩu, từng bớc tăng trởng và phát triển, nâng cao đợc uy tín của doanh nghiệp trên thị trờng, từ đó đáp ứng nhu cầu không chỉ của một hay một số thị trờng nhỏ hẹp nào đó mà còn đáp ứng nhu cầu của nhiều thị trờng khác với những đơn hàng có giá trị lớn, đồng thời tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, duy trì sự ổn định và tăng trởng cao Ngợc lại, nếu doanh nghiệp tổ chức hoạt động tạo nguồn và mua hàng không tốt sẽ không đảm bảo đợc yêu cầu của khách hàng Điều đó sẽ làm cho doanh nghiệp mất dần đi bạn hàng và thị trờng Vì vậy, không ngừng hoàn thiện hoạt động tạo nguồn và mua hàng xuất khẩu là một vấn đề quan trọng hàng đầu của các doanh nghiệp.

1.2 Tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu 1.2.1 Đặc điểm của mặt hàng nông sản xuất khẩu

1.2.1.1 Đặc điểm chung của mặt hàng nông sản

- Các mặt hàng nông sản thờng là những hàng hóa thiết yếu đối với đời sống và sản xuất của mỗi quốc gia Nó là một trong những mặt hàng có tính chiến lợc bởi vì đại bộ phận việc mua bán hàng nông sản quốc tế đợc thực hiện thông qua hiệp định giữa các Chính phủ, mang tính dài hạn Cho nên đa số các nớc trên thế giới đều trực tiếp hoạch định các chính sách can thiệp vào sản xuất, xuất khẩu lơng thực và nớc nào cũng quý trọng chính sách dự trữ quốc gia và bảo hộ nông nghiệp, coi an ninh lơng thực là vấn đề cấp bách.

- Quá trình sản xuất, thu hoạch, buôn bán hàng nông sản mang tính thời vụ bởi vì các loại cây trồng sinh trởng và phát triển theo quy luật sinh vật nhất định Mặt khác, do sự biến thiên về điều kiện thời tiết - khí hậu, mỗi loại cây trồng có sự thích ứng nhất định với điều kiện đó, dẫn đến những mùa vụ khác nhau Vào những lúc chính vụ, hàng nông sản dồi dào, phong phú về chủng loại, chất lợng khá đồng đều và giá bán rẻ Ngợc lại, lúc trái vụ, hàng nông sản khan hiếm, chất lợng không đồng đều và giá bán thờng cao.- Mặt hàng nông sản chịu tác động và ảnh hởng lớn của các điều kiện tự

nhiên, đặc biệt là các điều kiện về đất đai, khí hậu, thời tiết Chúng rất nhạy cảm với các yếu tố ngoại cảnh Mọi sự thay đổi về điều kiện tự nhiên đều tác động trực tiếp đến sự sinh trởng và phát triển của cây trồng Nếu

điều kiện tự nhiên thuận lợi thì cây trồng sinh trởng và phát triển bình ờng, cho sản lợng thu hoạch cao, chất lợng tốt Ngợc lại, nếu điều kiện tự nhiên không thuận lợi nh: nắng nóng hoặc giá rét kéo dài gây hạn hán hoặc bão lụt sẽ gây sụt giảm sản l… ợng và chất lợng cây trồng.

th Chất lợng hàng nông sản sẽ tác động trực tiếp đến sức khỏe của ngời tiêu dùng Chính vì vậy, nó luôn là yếu tố đầu tiên đợc ngời tiêu dùng quan tâm Tại các quốc gia phát triển nhập khẩu hàng nông sản, ngày càng có nhiều yêu cầu đợc đặt ra đối với hàng nhập khẩu về tiêu chuẩn chất lợng, vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm dịch, xuất xứ Vì vậy, để xâm nhập vào các thị…trờng khó tính này buộc doanh nghiệp phải đáp ứng đợc những yêu cầu mà họ đặt ra.

- Mặt hàng nông sản có đặc tính tơi sống nên khó bảo quản đợc trong thời gian dài Ngoài ra, yếu tố thời vụ của hàng nông sản dẫn đến tính không phù hợp giữa sản xuất và tiêu dùng, do đó phải quan tâm đến khâu chế biến và bảo quản cho tốt Đó là một khâu quyết định đến chất lợng hàng nông sản xuất khẩu.Hàng nông sản thêm vào đó dễ bị h hỏng, ẩm mốc,biến chất ; chỉ cần để một thời gian ngắn trong môi trờng không bảo đảm về độ ẩm, nhiệt độ thì mặt hàng nông sản sẽ bị h hỏng ngay.

- Chủng loại hàng nông sản hết sức phong phú đa dạng, chất lợng của một mặt hàng cũng rất phong phú Hàng nông sản đợc sản xuất ra từ các địa ph-ơng khác nhau, với các yếu tố về địa lý, tự nhiên khác nhau, mỗi vùng, mỗi hộ, mỗi trang trại có phơng thức sản xuất khác nhau với các giống nông sản khác nhau Vì vậy, chất lợng hàng nông sản không có tính đồng đều, hàng loạt nh sản phẩm công nghiệp, do đó vấn đề quản lý chất lợng sản phẩm phải đợc quan tâm trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng nông sản

- Hiện nay hầu hết các quốc gia trên thế giới đều xuất khẩu hàng nông sản và cũng nhập khẩu hàng nông sản do điều kiện thời tiết, khí hậu, thổ nhỡng ở các quốc gia là khác nhau Do đó, mỗi quốc gia lại có mặt hàng nông sản đặc trng Tuy nhiên, để phát huy lợi thế tơng đối thì thông thờng các nớc

chậm phát triển và đang phát triển là những nớc xuất khẩu hàng nông sản chủ yếu, hoạt động xuất khẩu hàng nông sản có tầm ý nghĩa chiến lợc đối với các quốc gia này Song do công nghệ chế biến thu hái còn lạc hậu nên sản phẩm chủ yếu ở dạng thô hay chỉ qua sơ chế nên giá trị xuất khẩu cha cao.

1.2.1.2 Đặc điểm của một số mặt hàng nông sản xuất khẩu chính.

Để đảm bảo yêu cầu xuất khẩu, các mặt hàng nông sản cần có các tiêu chuẩn sau:

 Gạo

Gạo đợc hiểu là phần còn lại của hạt thóc sau khi đã tách bỏ các vỏ trấu, một

phần hay toàn bộ cám và phôi Tùy theo kích thớc, hình dạng hạt gạo, tỷ lệ gạo tấm, gạo đợc phân thành: hạt rất dài, hạt dài, hạt trung bình, hạt ngắn Về mặt cảm quan, gạo phải có mùi vị, màu sắc đặc trng cho từng loại gạo Về mức xát thì tùy thuộc vào thỏa thuận của hợp đồng mua bán có thể chia ra: xát rất kỹ, xát kỹ, xát bình thờng Về tiêu chuẩn vệ sinh, các tiêu chuẩn thờng đề cập đến là: d lợng hóa chất, vi nấm, côn trùng Về cách bao gói, bảo quản và vận chuyển:

Bao gói: gạo thờng đóng trong bao đay mới, không rách thủng, phải bền chắc,

khô sạch, không mốc, không nhiễm sâu mọt, hóa chất, mùi vị lạ; thờng đóng khối ợng tịnh 50-100kg/bao Tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng có thể dùng bao PE, PP, vải…

l-Bảo quản: gạo bảo quản trong bao phải đợc đóng bao Kho đảm bảo chống

ma, chống hắt, chống thấm, thoáng mát, khô ráo, sạch sẽ, chống lây nhiễm nấm mốc, côn trùng, chuột bọ Nhiệt độ bảo quản tốt nhất là 18-22 độ C, có thể dùng các loại thuốc trừ côn trùng theo quy định của cơ quan chuyên ngành.

Gạo bảo quản trong kho phải xếp riêng từng lô, trên bục thoáng đáy và cách ờng không cao quá 15 lớp, xếp bao theo kiểu so le Không xếp chung với gạo h hỏng và các hàng hóa có mùi, hóa chất th… ờng xuyên mở cửa thông gió tự nhiên khi ngoài trời nắng ráo và độ ẩm không khí không quá 80%.

t-Vận chuyển: gạo đợc vận chuyển bằng mọi phơng tiện nhng phải khô sạch,

không nhiễm bẩn và không có mùi vị lạ, không nhiễm thuốc sâu, hóa chất, xăng dầu,

côn trùng; có trang bị chống ma, chống nắng, không bốc dỡ khi trời ma, không dùng dụng cụ bốc dỡ có thể gây rách bao.

 Lạc.

 Lạc đợc chia thành hai loại: lạc quả và lạc hạt.

Lạc quả cần đảm bảo các yêu cầu sau: lạc quả phải khô, độ ẩm không lớn hơn

2% khối lợng Lạc quả phải tơng đối đồng đều, không đợc để lẫn 5% lạc quả các loại và không đợc lẫn phép lẫn các hạt khác Màu sắc, mùi vị và trạng thái bên ngoài bình thờng đặc trng cho lạc quả đã đợc chế biến khô Lạc quả không có sâu mọt, mốc.

Lạc hạt: phải chế biến khô, độ ẩm tính theo khối lợng không lớn hơn 70%

Lạc hạt phải sạch, không có sâu mọt, đặc biệt loại trừ hạt có màu sắc nhợt nhạt, bị mốc trắng, mốc xám hoặc bám đầy bào tử nấm mốc vàng xanh Lạc hạt không đợc phép lẫn các hạt lạc khác loại quá 5% và không đợc lẫn các hạt ve trấu Màu sắc, mùi vị, trạng thái bên ngoài đặc trng cho hạt lạc đã chế biến khô.

 Cách bao gói, vận chuyển bảo quản:

Bao gói: lạc hạt, lạc quả phải đợc đựng trong bao gói bền, sạch, khô Bao gói

không có mùi lạ ảnh hởng đến chất lợng, không có hiện tợng nhiễm bẩn và nấm mốc Lạc đợc đóng chặt, không lỏng, miệng bao xếp bằng nhau, mép gấp hai lần, đợc khâu kín bằng dây khâu bền chắc, khô sạch.

Bảo quản: kho bảo quản phải khô ráo, thoáng mát, độ ẩm không khí tơng đối

đợc 70% Lạc có thể bảo quản ở hai hình thức: đóng bao hoặc lạc đổ rời Thời hạn bảo quản đối với lạc vỏ không quá 12 tháng, đối với lạc hạt không quá 6 tháng.

Vận chuyển: phơng tiện vận chuyển phải sạch sẽ, khô, có điều kiện che ma

che nắng

 Chè:

Chè thờng đợc chia thành 2 loại chính là chè xanh và đen: Chè xanh là chè

sau khi làm héo đợc duyệt men, sau đó đem sao sấy.Chè đen là chè sau khi làm héo

thờng đợc lên men bằng phòng lạnh với điều kiện nhiệt độ thích hợp rồi mới đem sao sấy.

Tuỳ theo các chỉ tiêu cảm quan về ngoại hình, màu nớc pha, mùi, vị, chè xanh và chè đen lại đợc phân thành nhiều loại khác nhau: OP, P, FBOP, PS, BPS, F, DUST.

Mức độ quan trọng của từng chỉ tiêu đợc đánh giá qua hệ số quan trọng và đợc trình bày trong bảng sau:

Tên chỉ tiêu Theo % Hệ số quan trọng Bằng số1 Ngoại hình

2 Màu nớc pha3 Mùi

4 Vị

Các chỉ tiêu đợc đánh giá riêng rẽ bằng cách cho theo thang điểm 5, điểm thấp nhất là 1 Có thể quan sát bã chè để xem xét các chỉ tiêu khác.

Ngoài ra, chè còn phải đảm bảo các chỉ tiêu vệ sinh theo quy định của Bộ Y Tế nh: hàm lợng chất hoà tan không nhỏ hơn 32%, hàm lợng tro không hoàn tan trong axit không lớn hơn 1%, hàm lợng tro tổng số: 4  8%, độ ẩm không lớn hơn 7  7.5%, hàm lợng tanin không nhỏ hơn 9%, hạmg lợng càfein không nhỏ hơn 1,8%, hàm lợng sắt không lớn hơn 16,5%…

Bao gói: chè thờng đợc đóng trong bao PE, PP, không rách thủng, phải bền

chắc, khô sạch, không có mùi lạ, miệng bao phải đợc khâu kín bằng dây khâu bền, sạch, khô Chè thờng đóng với khối lợng tịnh: 40 kg/bao.

Bảo quản: chè bảo quản trong kho phải đợc đóng bao.Kho bảo đảm chống

m-a, chống hắt, chống thấm, chống nấm mốc, thoáng mát, khô sạch, độ ẩm không khí không quá 70%.Chè bảo quản trong kho phải xếp lên palet, xếp bao theo kiểu so le, không xếp chung với chè h hỏng và các hàng hoá có mùi…

Vận chuyển: phơng tiện vận chuyển phải sạch sẽ, khô, không nhiễm bẩnm

không có mùi vị lạ, chống ma, chống nắng. Rau quả xuất khẩu

Sản phẩm rau quả xuất khẩu các loại (ở dạng tơi hoặc đã chế biến) ngày càng giữ một vai trò quan trọng và không thể thiếu đợc trong đời sống con ngời Rau quả không chỉ có tác dụng dinh dỡng mà còn cung cấp cho con ngời nguồn dợc liệu quý giá vì trong rau quả có những chất khoáng, vitamin B, C, E, catoren và một số yếu tố vi lợng khác Đặc biệt rau quả còn có những chất xơ, giúp cho bộ máy tiêu hoá hoạt

động dễ dàng Đối với rau quả, độ tơi đợc đánh giá rất cao, tiếp theo là hơng vị, hình dáng, màu sắc của sản phẩm Tuy nhiên, cũng nh các mặt hàng nông sản khác, thời hạn sử dụng và chất lợng rau quả phụ thuộc rất lớn vào điều kiện thời tiết bên ngoài Do đó để đảm bảo chất lợng rau quả cho xuất khẩu, cần có hình thức bảo quản hợp lý, tuỳ theo từng mặt hàng, cụ thể:

- Bảo quản trên điều kiện thờng: nghĩa là không bảo quản lạnh hoặc bất kỳ cách xử lý nào khác ngoài hệ thống thông gió Loại kho này thờng dùng cho: khoai tây, cà rốt, củ cải, cải bắp, chuối quả, chuối buồng…

- Bảo quản lạnh: kho lạnh phải đạt tiêu chuẩn, trần và sản nhà đều phải cách nhiệt tốt

- Bảo quản bằng điều chỉnh khí quyển: Phòng kho phải kín lạnh hoặc không lạnh, có hệ thống thông gió và cung cấp các khí oxy, nitơ, cacbonic, với thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm các khí này một cách tự động Phơng pháp này áp dụng cho táo, lê, măng tây, cải bắp, xà lách…

- Ngoài ra còn bảo quản rau quả tơi bằng các hoá chất đợc phép sử dụng, trong đó có chất chống thối, mốc, chống nảy mầm …

• Riêng đối với rau quả chế biến, có thể chia thành các nhóm sau:- Sơ chế

- Đông lạnh: tất cả các loại rau quả đều có thể sắt miếng cho vào bao bì thích hợp, bảo quản đông lạnh trong thời gian dài, vận chuyển đi xa.

- Sấy khô: sấy bằng không khí nóng, với các sản phẩm đặc trng là táo, chuối, mận, nhãn, vải Sấy thăng hoa áp lực cao có thể áp dụng đối với hầu hết…các loại rau quả.

- Sản phẩm muối: muối mặn và muối chua, dùng cho ngô, hành kiệu, chanh, cà, da chuột…

• Bao bì: Bao bì đóng gói rau quả cần đảm bảo các yêu cầu sau:- Bảo vệ tốt các sản phẩm trớc tác động của môi trờng

- Có hình thức đẹp, hấp dẫn, dễ gây chú ý.

- Chất liệu phải phù hợp với tính chất của sản phẩm.

- Chứa dựng các thông tin cần thiết (nơi sản xuất, thời gian, hạm lợng chất dinh dỡng, các chất phụ )…

1.2.2 Các nhân tố chủ yếu ảnh hởng tới hoạt động tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu.

1.2.2.1 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp:

 Điều kiện tự nhiên

Nh đã trình bày ở trên, mặt hàng nông sản chịu ảnh hởng trực tiếp của điều kiện tự nhiên Do vậy, trong công tác tạo nguồn và mua hàng, các doanh nghiệp cần tính đến những rủi ro có thể xảy ra bởi các điều kiện tự nhiên và có kế hoạch dự phòng.

Mặt khác cần đi sâu nghiên cứu, phát hiện và khai thác những vùng có lợi thế so sánh về điều kiện tự nhiên so với các vùng khác để từ đó có kế hoạch tạo nguồn và mua hàng thích hợp, đảm bảo số lợng đầy đủ và chất lợng cao.

 Sản xuất nông nghiệp mang tính thời vụ:

Vào những lúc chính vụ, hàng nông sản dồi dào, phong phú về chủng loại, chất lợng khá đồng đều và giá bán rẻ Ngợc lại, vào những lúc trái vụ, hàng nông sản khan hiếm, chất lợng không đồng đều và giá bán thờng cao Chính vì vậy, đối với hoạt động tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu của doanh nghiệp, việc nghiên cứu và nắm bắt rõ thời điểm gieo trồng và thu hoạch của các loại nông sản là hết sức cần thiết, từ đó giúp doanh nghiệp đa ra đợc những dự báo phục vụ cho quá trình thu mua, dự trữ để đáp ứng những đơn đặt hàng vào lúc trái vụ.

 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật:

Việc chế biến hàng nông sản sau khi thu hoạch đòi hỏi rất nhiều công đoạn kỹ thuật với những máy móc, thiết bị khác nh: máy xay xát lúa, máy sàng, máy cán chè…

Ngoài ra, do đặc tính tơi sống và chịu tác động lớn của điều kiện tự nhiên của mặt hàng nông sản , trong quá trình bảo quản cần có hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn quy định về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng ; đồng thời cũng cần có cách bao gói, chồng…xếp hợp lý Cũng do đặc tính trên của hàng nông sản , các phơng tiện vận chuyển

cũng cần có những tiêu chuẩn nhất định nh: phải khô sạch, không nhiễm bẩn, không có mùi vị lạ, không nhiễm thuốc sâu, hoá chất, xăng dầu…

Mặt khác, do dự phong phú và đa dạng về chủng loại và chất lợng của mặt hàng nông sản việc phân loại hàng nông sản phải dựa vào rất nhiều chỉ tiêu khác nhau Để đánh giá chính xác các chỉ tiêu này cần có sự hỗ trợ của các máy móc kiểm tra chất lợng.

Tóm lại, có đảm bảo đầy đủ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật nói trên thì hoạt động tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu của doanh nghiệp mới đem lại hiệu quả cao.

 Thị trờng nông sản thế giới:

Mặt hàng nông sản cũng nh các mặt hàng xuất khẩu khác đều chịu ảnh hởng của cung và cầu trên thị trờng thế giới Mỗi sự thay đổi của nhu cầu và giá trên thị tr-ờng nông sản thế giới đòi hỏi sự điều chỉnh tơng ứng của doanh nghiệp trong hoạt động xuất khẩu Điều đó ảnh hởng không nhỏ tới hoạt động tạo nguồn và mua hàng của doanh nghiệp.

Mặt khác, mỗi loại thị trờng mục tiêu của doanh nghiệp cũng quy định cách thức tạo nguồn và mua hàng khác nhau Những thị trờng lớn đòi hỏi cách thức tạo nguồn và mua hàng khác với thị trờng có dung lợng nhu cầu nhỏ Thị trờng nhập khẩu hàng nông sản ở các nớc chậm phát triển thờng là hàng sơ chế phục vụ cho nhu cầu thiết yếu của nhân dân, do đó không đỏi hỏi nghiêm ngặt các tiêu chuẩn chất l-ợng, mẫu mã, chủng loại, vấn đề quan trọng chỉ là giá cả và thời gian Đối với các n-ớc phát triển, nhu cầu tiêu thụ hàng nông sản rất lớn các tiêu chuẩn về chất lợng, vệ sinh an toàn thực phẩm đợc kiểm tra nghiêm ngặt trớc khi hàng hoá lu thông trên thị trờng.

 Hệ thống chính sách pháp luật:

Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng lớn đến hoạt động tạo nguồn và mua hàng Những u đãi về thuế, về tín dụng của Nhà nớc nh: đầu t vốn lớn cho lĩnh vực sản xuất nông sản, đặc biệt là với cây trồng lâu năm; miễn thuế sử dụng đất đối với một số loại cây trồng là một thuận lợi không nhỏ đối với các doanh nghiệp đang…muốn đẩy mạnh hoạt động tạo nguồn, tự sản xuất ra sản phẩm.

1.2.2.2 Nhân tố của bản thân doanh nghiệp:

 Tiềm lực tài chính:

Tiềm lực tài chính có ảnh hởng trực tiếp đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động tạo nguồn, mua hàng nói riêng của doanh nghiệp Tiềm lực tài chính của doanh nghiệp quyết định đến các phơng án tạo nguồn và mua hàng Với nguồn vốn kinh doanh dồi dào, công việc mua hàng sẽ đợc đảm bảo kịp thời trong những trờng hợp cần thiết phải đáp ứng những hợp đồng lớn, có thời hạn giao nhận ngắn.

 Nhân tố con ngời:

Các mặt hàng nông sản rất đa dạng, phong phú Đối với mỗi mặt hàng, dựa vào các tiêu chuẩn kỹ thuật lại phân ra làm nhiều loại khác nhau Ngoài các chỉ tiêu về ngoại hình, cấu tạo và thành phần hóa học còn cần đánh giá các chỉ tiêu về cảm…quan Do đó, công việc của ngời cán bộ nghiệp vụ khi đi mua hàng thờng gặp rất nhiều khó khăn, không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết sâu, rộng về các mặt hàng mà còn cần có kinh nghiệm, chuyên môn trong lĩnh vực này.

 Trình độ quản lý của doanh nghiệp:

Đây là yếu tố quyết định đến hiệu quả của hoạt động tạo nguồn và mua hàng nói riêng cũng nh toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung của doanh nghiệp Hoạt động tạo nguồn và mua hàng đạt đợc hiệu quả cao song lại tách riêng với các mặt hoạt động khác thì cha chắc toàn bộ hoạt động kinh doanh đã đạt đợc hiệu quả cao Hoạt động tạo nguồn đợc coi là có hiệu quả cao khi và chỉ khi đặt nó trong mối quan hệ với toàn bộ hoạt động khác để đem lại hiệu quả chung cho toàn bộ các mặt hoạt động Muốn vậy, doanh nghiệp cần phải có trình độ quản lý cao, bao quát, tập trung vào mối quan hệ tơng tác của tất cả các mặt hoạt động để mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp.

1.2.3 Nội dung hoạt động tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu

1.2.3.1 Nội dung hoạt động tạo nguồn hàng nông sản xuất khẩu

Hoạt động tạo nguồn hàng nông sản xuất khẩu đợc thể hiện dới sơ đồ sau:

Sơ đồ hoạt động tạo nguồn

Bớc 1.Tìm hiểu cơ hội và xác lập phơng án tạo nguồnA Nghiên cứu thị trờng:

Nghiên cứu thị trờng nguồn hàng trong nớc và thị trờng xuất khẩu nhằm các mục đích sau:

 Xác định nhu cầu cụ thể của khách hàng về các mặt: khối lợng hàng

hoá; cơ cấu mặt hàng; quy cách chủng loại cụ thể; kiểu dáng, mẫu mã, màu sắc; thời hạn khách hàng cần giao hàng, địa điểm giao hàng; giá cả mà khách hàng chấp nhận.

Nhu cầu của khách hàng có thể đợc xác định thông qua:- Nghiên cứu số liệu thống kê về tình hình bán hàng.- Điều tra chọn mẫu.

Thực hiện tạo nguồn

Khai thác nguồn hàng

Đánh giá hoạt động tạo nguồn

- Uy tín của các nhà cung cấp trên thị trờng.- Khả năng tài chính của các nhà cung cấp.- Khả năng cung ứng các dịch vụ kèm theo.

- Khối lợng hàng hoá nhà cung ứng có thể cung cấp cho doanh nghiệp.- Chất lợng hàng hoá.

- Thời hạn giao hàng, phơng thức giao nhận.- Phơng thức thanh toán.

Sau khi tìm hiểu, phân tích các nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với mình.Doanh nghiệp cần u tiên cho những đơn vị cung ứng sau:

- Có thể cung cấp hàng hoá theo chất lợng, kiểu dáng hay mẫu mã yêu cầu.

־ Có sẵn hàng với mức giá cả và những điều khoản mong muốn với số ợng cần thiết.

l-־ Tin cậy đợc.

־ Có sự bảo vệ hợp lý và hợp lệ cho những lợi ích của ngời mua hàng nh bảo đảm về chất lợng, khối lợng hàng mua…

־ Cung cấp dịch vụ tốt.

Trong việc lựa chọn nhà cung ứng, doanh nghiệp cũng cần phải xem xét và quyết định hoạt động tạo nguồn từ một hay nhiều nhà cung ứng Thông thờng với doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn thì doanh nghiệp thờng chọn nhiều nhà cung ứng, bởi lẽ: thứ nhất, với quy mô kinh doanh của mình khó có những nhà cung ứng nào đáp ứng đợc; thứ hai, tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung ứng; thứ ba, bảo vệ cho doanh nghiệp trớc rủi ro nếu nh đơn vị cung ứng quyết định thay đổi mặt hàng kinh doanh

B Nghiên cứu đánh giá hoàn cảnh môi trờng kinh doanh và tiềm lực doanh nghiệp.

 Môi trờng kinh doanh: Nghiên cứu các nhân tố môi trờng kinh doanh

là một công việc rất quan trọng trong hoạt động tạo nguồn hàng nông sản xuất khẩu cũng nh hoạt động kinh doanh Sự biến động của môi tr-

ờng sẽ tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động của doanh nghiệp Để hoạt động tạo nguồn thích ứng đợc sự biến đổi đó cần phải nghiên cứu chúng kỹ lỡng.

Các yếu tố của môi trờng kinh doanh cần đợc xem xét là:

 Các yếu tố kinh tế: Các yếu tố kinh tế có rất nhiều nhng quan trọng nhất là sự tăng trởng kinh tế, tỷ lệ lạm phát, tỷ giá hối đoái, các chính sách tiền tệ tín dụng, sự gia tăng đầu t Chúng tác động đến sức mua, dạng nhu cầu…tiêu dùng hàng hóa, là "máy đo nhiệt độ" của thị trờng, quy định cách thức doanh nghiệp sự dụng các nguồn lực của mình.

Dự báo về kinh tế là cơ sở để dự báo ngành kinh doanh: dự báo hoạt động kinh doanh và dự báo hoạt động tạo nguồn của doanh nghiệp.

Dự báo về kinh tế Dự báo ngành kinh doanh Dự báo mại vụ của (ảnh hởng xa) (ảnh hởng gần) doanh nghiệp

 Chính trị pháp luật và hệ thống chế độ chính sách của Nhà nớc: sự hoàn thiện và hiệu lực thi hành của pháp luật tác động đến việc bảo vệ quyền lợi ngời tiêu dùng, bảo vệ quyền lợi các doanh nghiệp trong cạnh tranh, chống lối kinh doanh vô trách nhiệm nh làm hàng kém chất lợng, buôn lậu Chế độ chính sách u đãi dành cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tác động của hệ thống thuế…

 Điều kiện cơ sở hạ tầng: trình độ hiện đại của cơ sở hạ tầng sản xuất kinh doanh nh đờng giao thông và hệ thống thông tin liên lạc…

 Các yếu tố khác…

 Tiềm lực doanh nghiệp.

 Tiềm lực tài chính: là một yếu tố tổng hợp phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp thông qua khối lợng vốn mà doanh nghiệp có thể huy động vào kinh doanh; khả năng phân phối (đầu t) có hiệu quả các nguồn vốn; khả năng quản lý có hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh Tiềm lực tài chính có

ảnh hởng quan trọng trong việc xác lập các phơng án và hình thức tạo nguồn, quy mô khối lợng nguồn hàng.

 Khả năng kiểm soát nguồn hàng mà doanh nghiệp đang nắm giữ: yếu tố này tác động trực tiếp đến hoạt động tạo nguồn của doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh Nó chi phối cả hoạt động tạo nguồn và mua hàng, tác động gián tiếp đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp Cũng nh tiềm lực tài chính nó chi phối hình thức và phơng án tạo nguồn, quy mô khối l-ợng nguồn hàng.

 Trình độ tiên tiến của trang thiết bị, công nghệ, bí quyết của doanh nghiệp. Trình độ quản lý, tổ chức.

 Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp.

Bớc 2 Lựa chọn phơng án tạo nguồn

Tìm hiểu ba nội dung chủ yếu này bao gồm nghiên cứu thị trờng, môi trờng kinh doanh, tiềm lực doanh nghiệp để trả lời câu hỏi có nên tiếp tục tạo thêm nguồn hàng mới hay không và nếu có thì tạo nguồn hàng theo phơng án nào Để đa ra đợc phơng án tạo nguồn phù hợp, thì với từng tiêu thức đã trình bày ở trên, ngời ta sẽ tiến hành cho điểm theo từng phơng án Thông thờng, phơng án tạo nguồn nào có điểm cao nhất sẽ đợc lựa chọn.

Chú ý: Trong mỗi lần nghiên cứu, để lựa chọn ra phơng thức tạo nguồn không

nhất thiết ngời ta phải lựa chọn hoặc chỉ tự sản xuất hoặc chỉ liên doanh liên kết hoặc đầu t cho cơ sở sản xuất Ngợc lại, ngời ta có thể có nhiều phơng án tạo nguồn, mỗi phơng án lại có nhiều hình thức tạo nguồn khác nhau tùy theo từng loại hàng hóa nhất định.

Tùy thuộc vào mỗi phơng án tạo nguồn ta sẽ có những bớc đi tiếp theo. Nội dung chủ yếu của phơng án tạo nguồn :

־ Xem xét khía cạnh kinh tế - xã hội tổng quát có liên quan đến việc thực hiện và phát huy tác dụng của phơng án tạo nguồn.

־ Nghiên cứu các vấn đề về thị trờng tiêu thụ sản phẩm hoặc tiến hành các hoạt động dịch vụ.

־ Nghiên cứu khía cạnh kỹ thuật của phơng án.

־ Phân tích khía cạnh tổ chức quản lý và nhân lực của phơng án.

־ Phân tích khía cạnh tài chính của phơng án.

־ Phân tích khía cạnh kinh tế - xã hội của phơng án.

Bớc 3.Thực hiện tạo nguồn theo phơng án đã lựa chọn.

Thời gian thực hiện phơng án tạo nguồn phụ thuộc nhiều vào hình thức tạo nguồn của phơng án đã chọn, vào công tác chuẩn bị, vào việc quản lý quá trình thực hiện và việc quản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện đầu t đã đợc xem xét trong phơng án tạo nguồn.

Nếu các kết quả do giai đoạn thực hiện tạo nguồn theo phơng án đã chọn tỏ ra đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp, chất lợng tốt, đúng tiến độ, tại địa điểm thích hợp với quy mô tối u thì hiệu quả trong hoạt động của các kết quả này và mục tiêu của phơng án chỉ phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản lý hoạt động các kết quả đầu t Làm tốt các công việc của giai đoạn chuẩn bị đầu và thực hiện đầu t tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầu t.

Bớc 4.Khai thác nguồn hàng.

Các bớc trên doanh nghiệp đã tạo nguồn trong một thời gian dài sao cho cân đối đợc Để hàng năm có một lợng hàng cần thiết, doanh nghiệp cần phải tiến hành các hoạt động sau:

 Lập bảng biểu ghi rõ năng lực cung ứng sản phẩm của từng nhà máy và đơn vị cung ứng.

 Lên kế hoạch và tổ chức hệ thống kho tàng tại các điểm nút của các kênh để tiếp nhận các dòng hàng.

 Lên kế hoạch tổ chức vận chuyển sản phẩm theo các địa điểm quy định, làm các thủ tục cần thiết để thuê phơng tiện vận chuyển thích hợp, thuê bốc dỡ sao cho cớc phí phù hợp.

 Đa các cơ sở chế biến hoạt động theo các phơng án kinh doanh đã định Tiến hành làm việc cụ thể các cơ sở này để hạn chế các vớng mắc phát sinh.

 Đánh giá việc khai thác nguồn hàng theo từng năm để có thể đúc rút kinh nghiệm cho các năm sau.

ớc 5.Đánh giá hoạt động tạo nguồn.

Sau một thời kỳ cần phải đánh giá lại toàn bộ hoạt động tạo nguồn, đa ra những kết luận về u điểm, hạn chế để có thể điều chỉnh kịp thời Mặt khác, nó còn là cơ sở quan trọng để quyết định có nên tiếp tục xây dựng dự án đầu t tạo nguồn hay không.

1.2.3.2 Nội dung hoạt động mua hàng nông sản xuất khẩu

Cũng giống nh hoạt động tạo nguồn, công việc trớc tiên của hoạt động mua hàng là nghiên cứu thị trờng; đánh giá hoàn cảnh kinh doanh và tiềm lực của doanh nghiệp Đây sẽ là các căn cứ để doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng.

 Lập và thực hiện kế hoạch mua hàng.

• Dựa vào các căn cứ quan trọng ở trên, các doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng là bộ phận quan trọng của kế hoạch kinh doanh, nó quan hệ mật thiết với hoạt động tạo nguồn, ngoài ra nó còn có mối quan hệ với các kế hoạch khác nh kế hoạch bán hàng, kế hoạch tài chính.

Nội dung của kế hoạch mua hàng: Kế hoạch mua hàng xác định lợng hàng cần mua, các nhà cung ứng, khối lợng, chất lợng từng chủng loại hàng hóa cụ thể, tổng giá trị của từng loại.

• Thực hiện kế hoạch mua.

Đối với mỗi hình thức mua hàng khác nhau thì quá trình mua hàng cũng khác nhau, ở đây ta sẽ xem xét trờng hợp tơng đối khái quát là mua hàng theo hợp đồng Quá trình mua hàng theo hợp đồng đợc thực hiện theo các bớc sau:

+ Tổ chức giao dịch, đàm phán để ký kết hợp đồng mua hàng.

 Đàm phán: đợc tiến hành nhằm thỏa thuận các điều khoản về hàng hóa, giá

cả và điều kiện thanh toán Nói một cách đơn giản, đàm phán là sự trao đổi, mặc cả, tranh luận với cùng một mục đích là đi đến thỏa thuận giữa các bên Đàm phán là một khâu rất cần thiết, kết quả của nó là cơ sở để ký kết một hợp đồng.

Các hình thức đàm phán bao gồm: đàm phán qua th tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.

Trình tự quá trình đàm phán: hỏi giá-> thơng lợng-> đặt hàng-> xác nhận điều kiện-> chấp nhận và ký hợp đồng.

 Ký kết hợp đồng:

Việc giao dịch đàm phán có kết quả sẽ dẫn đến một hợp đồng mua bán Hợp đồng mua bán chính là sự thỏa thuân giữa bên mua và bên bán, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên chuẩn bị hàng hóa, làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng Hợp đồng thể hiện dới hình thức văn bản là bắt buộc đối với các doanh nghiệp Việt Nam Một hợp đồng phải có các điều khoản chủ yếu, nếu thiếu một trong các điều khoản này thì coi nh hợp đồng cha hình thành Các điều khoản chủ yếu gồm: tên hàng; số lợng và cách xác định; quy cách, phẩm chất và cách xác định; giá cả, đơn giá, tổng giá; điều khoản thanh toán; điều khoản giao hàng.

Với hợp đồng phức tạp, nhiều mặt hàng thì có thêm các phụ lục của hợp đồng, nó là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng Nếu trong trờng hợp không quy định khác về điều khoản tùy nghi thì hai bên coi nh sẽ thực hiện theo quy định của Nhà n-ớc.

+ Tổ chức thực hiện hợp đồng.

Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đã đợc xác lập, doanh nghiệp với t cách là một bên ký hợp đồng, tiến hành sắp xếp những phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ của mình, doanh nghiệp còn phải yêu cầu bên bán thực hiện trách nhiệm của họ để hợp đồng đợc thực hiện đúng tiến độ, tránh gây cản trở hoặc chậm thời gian thực hiện, dẫn đến những hậu quả xấu ảnh hởng đến kinh tế của hai bên.

Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng đợc thể hiện dới sơ đồ sau :

Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán trong nớc

 Theo dõi và đánh giá hoạt động mua hàng.

Để việc theo dõi đợc thuận lợi, doanh nghiệp nên lập hồ sơ về nguồn cung ứng Trong bộ hồ sơ đó, doanh nghiệp sẽ lu trữ một phiếu theo dõi của mỗi nhà cung cấp có ghi chép đầy đủ kết quả của tất cả các vụ giao dịch buôn bán với nhà cung cấp đó Bộ hồ sơ bao gồm số liệu về giá cả, số lợng hàng đã nhập, mức chiết khầu và những thông tin mua bán khác Một bộ hồ sơ nh vậy sẽ là môt chỉ dẫn có giá trị cho việc mua hàng sau này Doanh nghiệp dựa vào kết quả theo dõi dó để đánh giá toàn bộ hoạt động mua hàng, so sánh kết quả đạt đợc với kế hoạch đề ra.

Chơng II : Thực trạng công tác tạo nguồn và Mua hàng nông sản xuất khẩu ở Công ty Sản

xuất-Dịch vụ và Xuất Nhập khẩu Nam Hà Nội

2.1 Khái quát về Công ty sản xuất-dịch vụ và xuất nhập khẩu Nam Hà Nội2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tiền thân của Công ty Sản xuất- Dịch vụ và xuất nhập khẩu Nam Hà Nội là “Ban đại diện phía Nam” của Liên hiệp Sản xuất – Dịch vụ và xuất nhập khẩu Tiểu thủ công nghiệp Hà Nội đợc thành lập ngày 14/8/1991 tại thành phố Hồ Chí Minh.Ngày 06/4/1992 công ty chính thức đợc thành lập theo Quyết định số 672/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội Cơ cấu hoạt động xuất nhập khẩu chủ yếu của chi nhánh trong thời gian này là mặt hàng thủ công mỹ nghệ, ngoài ra còn có một số hàng nông sản nh chè, tiêu, lạc nhân Tháng 8/1992, chi nhánh đổi tên thành Chi…nhánh liên hiệp sản xuất- dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội và đến năm 1993 lại chuyển đổi pháp nhân thành Chi nhánh Công ty Sản xuất - Xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội.

Tháng 1/1999, Chi nhánh Công ty Sản xuất – Xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội đã sáp nhập với Xí nghiệp phụ tùng xe đạp, xe máy Lê Ngọc Hân và đổi tên thành Công ty Sản xuất- Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội, lấy trụ sở chính tại 28B Lê Ngọc Hân- Hà Nội Lúc này, Chi nhánh tại Sài Gòn trở thành Văn phòng đại diện của Công ty tại phía Nam.

Đến tháng 12/2000, UBND Thành phố Hà Nội ra Quyết định số 6908/QĐ-UB ngày 12/12/2000 nhập Công ty ăn uống dịch vụ bốn mùa và đổi thành Công ty sản xuất-dịch vụ và xuất nhập khẩu Nam Hà Nội, chuyển về Sở Thơng Mại quản lý về mặt Nhà nớc.Cơ cấu tổ chức của Công ty ngày càng đợc mở rộng và đặc biệt là thành lập thêm Trung tâm dịch vụ và cung ứng lao động Hà Nội và Trung tâm dịch vụ bốn mùa.

Tháng 3/2002, để triển khai dự án xây dựng Xí nghiệp Liên hiệp chế biến thực phẩm Hà Nội , UBND Thành phố ra Quyết định số 1757/QĐ-UB ngày 20/3/2002 sáp nhập Xí nghiệp giống cây trồng Toàn Thắng thuộc Công ty giống cây trồng Hà Nội vào Công ty sản xuất-dịch vụ và xuất nhập khẩu Nam Hà Nội.

Bên cạnh các xí nghiệp trực thuộc, Công ty còn là cổ đông sáng lập của 4 công ty cổ phần hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất thực phẩm truyền thống, rợu vang, nớc uống tinh khiết, mành trúc Đặc biệt Công ty đợc TP Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý phần vốn chi phối của Nhà nớc tại Công ty cổ phần Sản xuất- Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội (Simex) vào tháng 1/2003 , Công ty cổ phần sứ Bát tràng (Hapro - Bát

tràng) tháng 6/2003 và 40% vốn nhà nớc tại công ty cổ phần Thăng Long tháng 11/2003.

Công ty là chủ đầu t và quản lý cụm công nghiệp thực phẩm Hapro trên phần đất 66 ha tại xã Lệ Chi, huyện Gia Lâm, Hà Nội

Hiện nay, Công ty Sản xuất-Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội (Haprosimex Sài Gòn) là doanh nghiệp nhà nớc hạng I có trụ sở tại 38-40 Lê Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty

 Sản xuất- kinh doanh- xuất nhập khẩu các mặt hàng Thủ công mỹ nghệ, Nông lâm sản, hàng tiêu dùng, máy móc thiết bị phục vụ sản xuất và đời sống, hoá chất, nguyên liệu cho chế biến thực phẩm và đồ uống…

 Sản xuất- kinh doanh các mặt hàng Thực phẩm, Rợu, Bia, Nớc giải khát… Kinh doanh bất động sản.

 Xây dựng dân dụng và dịch vụ thơng mại: du lịch, khách sạn , ăn uống, quảng cáo, t vấn thơng mại, hội chợ,dịch vụ cung ứng lao động …

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty:

Bộ máy tổ chức của Công ty Sản xuất-Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội hiện nay đợc thiết kế theo mô hình phân cấp quản lý và tập trung lãnh đạo nhằm phát huy tối đa năng lực điều hành của các cấp quản lý và khả năng sáng tạo của cán bộ công nhân viên, đáp ứng nhanh, chính xác các yêu cầu nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh

Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty đợc thể hiện dới sơ đồ sau:

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:

+ Các Phó Giám đốc

Là ngời giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự uỷ quyền của giám đốc Công ty Hiện nay công ty có 4 Phó giám đốc.

 Phòng Tổng hợp

- Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc Công ty xây dựng chơng trình phát triển ngắn hạn, dài hạn hoặc chuyên đề đột xuất nhằm phát triển: thị trờng, ngành hàng, mặt hàng, thơng hiệu, tổ chức của Công ty, thực hiện nghiệp vụ kế hoạch, báo cáo thống kê, tổng hợp, đôn đốc, kiểm tra các chỉ thị, quyết định chơng trình công tác, chủ trơng của Lãnh đạo Công ty triển khai xuống các phòng ban, đơn vị

- Đăng ký, đôn đốc và quản lý thơng hiệu, nhãn hiệu hàng hoá, tiêu chuẩn chất lợng, đảm bảo an toàn trong sản xuất kinh doanh, giữ uy tín nhãn hiệu hàng hoá trên thị trờng, lu trữ một số tài liệu phục vụ sản xuất kinh doanh

 Phòng kế toán tài chính

- Tham mu cho Ban Giám đốc về công tác tài chính.

- Lập kế hoạch tài chính, triển khai, thực hiện kế hoạch tài chính

- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các nguồn vốn bao gồm vốn ngân sách, vốn tự có, vốn vay, vốn huy động Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách.

 Phòng Tổ chức hành chính

- Tham mu cho giám đốc về các công tác: Qui hoạch tổ chức bộ máy công ty,tổ chức nhân sự, tuyển chọn, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật, soạn thảo các văn bản pháp quy của công ty có liên quan tới công tác tổ chức hành chính.

- Thực hiện các công tác nghiệp vụ tổ chức hành chính: xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng và đào tạo, quản lý và điều hành hoạt động của đội bảo vệ và đội xe ôtô của công ty.

 Phòng Khu vực thị trờng

Chức năng : Giao dịch đối ngoại nhằm đẩy mạnh công tác xuất khẩu sản phẩm hàng

hóa của công ty.

Nhiệm vụ :

- Giao dịch, chào bán và ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, nông sản và các sản phẩm hàng hóa khác, ký kết hợp cùng các phòng nghiệp vụ, triển khai thực hiện các hợp đồng đã ký.

- Làm các dịch vụ sau bán hàng và giải quyết khiếu nại với khách ngoại (nếu có), làm thủ tục cho các đoàn đi nớc ngoài tìm kiếm và phát triển thị trờng, luân chuyển thông tin trong nội bộ công ty : Gửi thông tin đi các nơi qua email, fax, tel.

 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 1(XNK 1)

- Tổ chức thu mua các mặt hàng thủ công mỹ nghệ (Mây, tre lá, gốm sứ) phục vụ xuất khẩu nhằm đảm bảo và phát triển hiệu quả kinh doanh cho Công ty.

- Kinh doanh nội địa.

 Phòng kinh doanh XNK 2

- Tham mu giúp Giám đốc xây dựng chiến lợc sản xuất, tạo nguồn hàng, kinh doanh XNK các mặt hàng nông sản và nông sản thực phẩm.

- Xây dựng thị trờng đẩy mạnh xuất khẩu.

- Tổ chức khai thác thị trờng, nguồn hàng XNK tổng hợp.

 Phòng kinh doanh XNK 3

- Tham mu giúp Giám đốc xây dựng chiến lợc sản xuất tạo nguồn hàng kinh doanh xuất khẩu nhóm hàng: tạp phẩm, nông sản, lơng thực, thực phẩm đóng hộp, thêu ren may mặc.

- Chủ động chào giá bán cho khách ngoại đối với mặt hàng nông sản, lơng thực thực phẩm, tổ chức, khai thác nguồn cung cấp hàng ổn định đảm bảo xuất khẩu hàng đạt chất lợng.

 Phòng kinh doanh XNK 4

- Tham mu giúp Giám đốc xây dựng chiến lợc sản xuất, tạo nguồn hàng, kinh doanh XNK các mặt hàng chè và các mặt hàng nông sản thực phẩm khác Xây dựng thị trờng đẩy mạnh xuất khẩu.

- Tổ chức khai thác thị trờng, nguồn hàng xuất nhập khẩu tổng hợp.

 Trung tâm xuất nhập khẩu máy và thiết bị

- Kinh doanh nhập khẩu các loại vật t, thiết bị phục vụ sản xuất và tiêu dùng, các loại máy móc, phơng tiện vận tải.

- Nhập khẩu uỷ thác, đại lý mua bán hàng xuất nhập khẩu, liên doanh liên kết sản xuất và thơng mại.

 Trung tâm kinh doanh hàng tiêu dùng

- Xây dựng thị trờng, khai thác nguồn hàng để tổ chức kinh doanh bán buôn, bán lẻ hàng tiêu dùng và hàng thực phẩm, tổ chức hệ thống đại lý bán hàng tại các tỉnh thành phố trên phạm vi cả nớc.

- Nhập khẩu uỷ thác hoặc làm đại lý phân phối tiêu thụ cho các hãng sản xuất trong và ngoài nớc, nghiên cứu đề xuất mở rộng mặt hàng mới bằng cách nhập khẩu hoặc sản xuất trong nớc để cung cấp cho thị trờng.

 Trung tâm thơng mại, du lịch, dịch vụ Bốn mùa

- Kinh doanh Thơng mại - Du lịch - Dịch vụ ăn uống nội địa

- Sản xuất kinh doanh kem que, kem ly, nớc giải khát , thức ăn nhanh.

n Xây dựng các chơng trình Tours phục vụ khách có phong cách riêng của Công ty phù hợp với yêu cầu của các đối tợng khách du lịch

 Phòng quảng cáo tạo mẫu

- Xây dựng chiến lợc, trực tiếp tổ chức thực hiện công tác quảng cáo, tiếp thị nhằm xây dựng và phát triển thơng hiệu, nhãn hiệu hàng hóa, thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng trong nớc và nớc ngoài (khi có yêu cầu).

- Tổ chức quảng bá, trng bày, giới thiệu sản phẩm tại các phòng mẫu, triển lãm, tổ chức các hội chợ trong nớc, thiết kế các gian hàng hội chợ nớc ngoài (nếu đủ điều kiện), đặc trách khâu in ấn, các loại ấn phẩm, catalogue…phục vụ công tác

 Phòng đầu t

- Thực hiện công tác lập dự án bao gồm: viết hoặc giám sát công việc viết báo cáo nghiên cứu khả thi, thẩm định dự án, thực hiện các công phê duyệt dự án, làm việc với các cơ quan chức năng để triển khai dự án, thiết kế hoặc giám sát công tác thiết kế, thẩm định, đấu thầu, giám sát thi công.

- T vấn, tham mu cho Ban Giám đốc về các chủ trơng, chính sách, kế hoạch đầu t, quản lý Cụm Công nghiệp: kêu gọi đầu t, lập quy chế quản lý khu Công nghiệp, quản lý hoạt động đầu t, duy trì sự hoạt động của hệ thống hạ tầng cơ sở Khu Công nghiệp.

 Phòng bán hàng

- Nghiên cứu phơng thức bán hàng qua các kênh phân phối để hớng dẫn tiêu thụ sản phẩm của Công ty trên thị trờng cả nớc có hiệu quả cao nhất, năm bắt ý kiến khách hàng, đánh giá thị trờng, tham mu với Công ty, các xí nghiệp

- Nghiên cứu xây dựng và tổ chức quản lý hệ thống tiêu thụ sản phẩm của Công ty (các nhà phân phối, các đại lý, siêu thị, các đầu mối tiêu thụ khác )…

2.1.3.3Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty:

- Quan hệ giữa các phòng ban trong công ty là mối quan hệ bình đẳng ngang nhau, đều chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty

- Căn cứ vào các nhiệm vụ quyền hạn, trách nhiệm của mỗi phòng, các phòng ban chủ động trong công tác, giải quyết công việc theo sự phân công của Giám đốc

- Giữa các phòng ban trong công ty có sự phối hợp chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao

- Các phòng ban phải có trách nhiệm cung cấp số liệu, thông tin cần thiết có liên quan cho Giám đốc để Giám đốc có đầy đủ số liệu tham gia quyết định điều hành sản xuất kinh doanh cho các phòng ban.

2.2 Các đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của Công ty có ảnh hởng đến công tác tạo nguồn và mua hàng xuất khẩu

2.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty

2.2.1.1 Mặt hàng kinh doanh của Công ty

Là doanh nghiệp hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực, từ sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu và thơng mại tới cung cấp các dịch vụ ăn uống ,giải khát ,do đó các mặt hàng kinh doanh của Công ty cũng rất đa dạng, bao gồm:

Xuất khẩu: Nông sản: gạo, lạc nhân, sắn lát và tinh bột sắn, chè, cà phê, hạt

tiêu, hoa hồi, quế, nghệ nhộng, hành đỏ

Thủ công mỹ nghệ: các mặt hàng mây tre đan, mành trúc, gốm sứ, sắt, gỗ mỹ nghệ

Nhập khẩu: Thiết bị máy móc, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, hàng gia

dụng và tiêu dùng trong nớc.

Dịch vụ: Xuất nhập khẩu, ăn uống, giải khát, du lịch lữ hành

Sản xuất: Các sản phẩm thực phẩm chế biến chất lợng cao từ thịt, thuỷ hải

sản, rau củ quả Đồ uống có cồn: rợu nếp Hapro Vodka, vang nho, vang Hibiscus và đồ uống không cồn: các loại chè xanh, chè đắng, nớc uống tinh khiết, các loại nớc hoa quả, cà phê

- Xí nghiệp Chu Đậu : 2700m.

- Xí nghiệp chế biến thực phẩm Hà Nội : 1500m nhà xởng.

Đất: 750000m tại Hà Nội , Hng Yên, Hải Dơng, TP.HCM, Bình Dơng.Phơng tiện xe: 10 chiếc, thiết bị văn phòng đầy đủ.

• Nguồn vốn và cơ cấu vốn của Công ty:

Tài sản và nguồn vốn của Công ty không ngừng tăng qua các năm và đặc biệt tăng mạnh vào năm 2003, đợc thể hiện cụ thể dới bảng sau:

Bảng 2.1-Tình hình tài sản-nguồn vốn của Công ty

Đơn vị : triệu đồng

TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm2002 Năm 2003

ITài sản

1TSLĐ và ĐT ngắn hạn19.200.988

Các khoản phải thu 13.207.314 19.721.069 20.386.031 103.658.888Hàng tồn kho 3.864.046 3.630.574 4.077.206 26.847.607Tài sản lu động khác 599.753 1.173.635 3.737.440 9.712.450

2TSCĐ và ĐT dài hạn8.727.03819.858.607

181.901.4142Nguồn vốn chủ sở hữu5.697.5887.971.5418.744.58526.552.446

Nguồn vốn kinh doanh 4.849.582 5.824.490 6.527.612 21.399.549Tr đó:-Ngân sách cấp 4.838.408 5.772.201 6.464.865 21.275.890 -Tự bổ sung 11.174 52.289 62.747 123.651Chênh lệch tỷ giá 177.458 647.131 770.086 1.142.221Quỹ phát triển KD 400.440 628.067 772.524 1.372.562Quỹ dự trữ tài chính 94.521 124.551 146.970 218.481

Quỹ KT, phúc lợi 166.251 305.936 518.057 393.470

Tổng nguồn vốn27.928.026 48.577.145 57.471.310 208.453.860

Nguồn: Phòng Kế toán tài chính

Sở dĩ tài sản và nguồn vốn của công ty tăng mạnh vào năm 2003 (tăng 262,7% so với năm 2002) là do năm 2003, Công ty đã đợc quản lý phần vốn của Nhà nớc tại 3 Công ty cổ phần: Simex, Hapro Bát Tràng, Công ty cổ phần Thăng Long và đợc Nhà nớc cấp vốn để thực hiện các hoạt động đầu t.

Tuy nhiên, nhìn chung giá trị TSLĐ và vẫn chiếm phần lớn trong tổng tài sản của Công ty Đây là một xu thế tất yếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu vì TSLĐ có khả năng thanh khoản cao nên giúp Công ty mở rộng vốn kinh doanh của mình, tạo điều kiện tốt cho đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nói chung và kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng.

Nguồn vốn kinh doanh và các quỹ của Công ty cũng tăng dần qua các năm.Với nguồn vốn nh vậy thì khả năng tự chủ tài chính của Công ty là cao Đây là điều kiện tốt cho Công ty mở rộng lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nớc, thực hiện đợc các hợp đồng xuất khẩu giá trị lớn.

Trình độ của cán bộ công nhân viên không ngừng đợc nâng cao Năm 2000, Công ty cha có một cán bộ nào có trình độ trên đại học Đến năm 2001 đã có 4 lao động có trình độ trên đại học, năm 2002 là 6 ngời và năm 2003 lên đến 7 ngời Ngoài ra số lao động có trình độ đại học và cao đẳng cũng ngày càng tăng Điều đó chứng tỏ Công ty luôn chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dỡng trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc.

Cơ cấu lao động của Công ty đợc thể hiện cụ thể qua bảng sau:

Bảng 2.2- Cơ cấu lao động của công ty

 Thị trờng trong nớc :

Công ty đã triển khai mạng lới tiêu thụ sản phẩm tại 16 tỉnh, thành trong cả ớc: Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hà Tây,Hải Dơng, Hải Phòng, Thái Nguyên, Thanh Hoá, Nghệ An

n-Tại Hà Nội, sản phẩm của Công ty có mặt ở 30 siêu thị và chợ, 110 nhà hàng, khách sạn, 76 cửa hàng bán lẻ, 48 công ty và đơn vị.

Công ty có quan hệ làm ăn với hơn 100 làng nghề, đồng thời khôi phục nhiều làng nghề bị thất truyền.

Công ty cũng đã trực tiếp khảo sát thị trờng trên 30 nớc.

Công ty là một công ty đầu tiên của Việt Nam bán trực tiếp hạt tiêu vào AICAP (theo tin từ Vụ Châu Phi Tây Nam á- Bộ Thơng Mại ) sau đó nhiều công ty đã xuất khẩu vào thị trờng này.

Công ty là một trong những doanh nghiệp phát triển hàng thủ công mỹ nghệ vào Châu Âu qua hội chợ Frankfut T/M 1996 chỉ có 2-5 doanh nghiệp, nay có 80 doanh nghiệp vào Châu Âu qua con đờng này.

Thông qua quan hệ làm ăn với Công ty, trên 100 khách hàng cha biết đến Việt Nam, nay đã vào việt Nam làm ăn thờng xuyên, với quy mô lớn và ngày càng mở rộng mặt hàng.

Công ty là một trong những doanh nghiệp của Việt Nam sớm mở thị trờng Trung Đông, Nam Mỹ, Hoa Kỳ.

2.2.1.4 Công tác quản lý chất lợng sản phẩm

Là một doanh nghiệp vừa sản xuất, vừa kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh nội địa, việc quản lý và kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi đa ra thị trờng đ-ợc tổ chức chặt chẽ Đối với hàng hoá xuất khẩu, Công ty đã tổ chức, duy trì đội kiểm hoá tại kho hàng nhiều năm nay, kiên quyết không giao hàng kém chất lợng cho khách hàng.

Đối với các sản phẩm do các đơn vị của Công ty sản xuất, Công ty đã ban hành các quy trình kiểm tra chất lợng sản phẩm Các quy trình này liên tục đợc bổ sung nhằm mục đích đảm bảo chất lợng cao nhất và ổn định cho mỗi sản phẩm Đặc biệt, Công ty đã quyết tâm xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000, đến cuối năm 2003 đã cơ bản hoàn tất các công việc chuẩn bị và sẵn sàng cho việc đánh giá cấp chứng chỉ Hoạt động của hệ thống quản lý chất lợng này của Công ty đợc trình bày ở sơ đồ dới đây:

( Nguồn: Phòng tổng hợp )

Chính sách chất lợngMục tiêu chất lợng

Xem xét của lãnh đạo

Khách hàng

Xúc tiến thơng mại; Nghiên cứu thị trờng trong n-

Ký kết hợp đồng; thiết kế tạo mẫu; thiết kế sản phẩm

Lập kế hoạch và triển khai

Mua hàng XK; NK hàng hoá; Cung cấp dịch vụ AU & GK

Nhập khoCung cấp

sản phẩm: NK, XK ủy thác

Giao sản phẩm: ký kết hợp đồng XK, dịch vụ AU & GK

Kiểm traKiểmtra/

nghiệm thuĐánh giá thoả mãn

khách hàng/ phân tích dữ liệu

Nhận biết xác định sản phẩm

Cung cấp nguồn lực, tuyển dụng và đào tạo

Khắc phục phòng ngừa

Đánh giá chất lợng nội

bộ

2.2.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

2.2.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2000-2003

Doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng cao qua các năm Năm 2003, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn nh: tình hình thế giới bất ổn, chiến tranh IRAQ, dịch bệnh SARS song doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công Công ty vẫn đạt đợc 565,79 tỷ đồng, đạt 203% kế hoạch ngành giao, tăng 109,3% so với năm 2002 Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đang ngày càng phát triển.

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh-Phòng tổng hợp

Về kim ngạch xuất nhập khẩu: mặc dù hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của cả nớc gặp rất nhiều khó khăn, cạnh tranh gay gắt, sự suy giảm sức mua ở thị tr-ờng nớc ngoài nhng Công ty không những giữ đợc thế ổn định mà còn đẩy nhanh tốc độ tăng trởng kim ngạch xuất nhập khẩu.Nhìn vào bảng có thể thấy kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty tăng qua các năm và tăng mạnh vào năm 2002 và năm 2003 với tốc độ: 41,36% (2002) và 63,39% (2003).