Tài liệu Bộ 9 kỹ năng mềm chương trình hợp tác Việt Nam – Thụy Sỹ– P. 4 Viết báo cáo pptx

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT D ÁN PHÁT TRI N Ô TH NG H I COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM H P TÁC VI T NAM-TH Y S TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C D ÁN PT T H Vi t báo cáo Tháng 11, 2003 D a theo tài li u c a Tr ng i h c Qu n lý Henley Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo VI T BÁO CÁO Khi m t ng i có n ng u b m sinh v vi t, ng i ó có th tr thành nhà v n Nh ng vi t m t cơng vi c ph i làm, k n ng vi t c n ph i th không c trau d i b ng cách t p vi t, vi t vi t nhi u M i n m t cách d dàng Khi vi t, c n suy ngh k v lý do, n i dung, ph ng pháp it c l i vi t nhi u l n, s a b n s tr thành m t ng ng s c vi t c a Ph i i, hồn thi n r i m t ngày ó i vi t gi i Trong tài li u này, b n s h c c cách t v m t báo cáo, vi t báo cáo nh th cho hi u qu cách trình bày ho c "bán" s n ph m c a Báo cáo Báo cáo Truy n Báo cáo truy n hai ph d n ng i ng pháp di n t thông tin khác n nh ng cách ti p nh n khác t phía c: Báo cáo trình bày nh ng d t i thơng tin d chuy n i d ng ki n th c Công vi c vi t báo cáo bao g m thu th p d li u, phân tích lu n lơ-gíc; thơng th a quy t ki n phân tích ng nh hành ây b c c a nh ng suy b n cho vi c ng Vi t ti u thuy t l i khác n sau câu chuy n m i liên h v i nh ng kinh nghi m c a th gi i th c Truy n ch quan tâm D án Phát tri n ô th n nh ng ng ng H i i c kh c ho thông qua m t Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo s hoàn c nh c th ; m c ích c a truy n ch miêu t s c thái tình c m nh s s hãi hay lịng m n m M c ích m c tiêu Hãy t h i lý báo cáo th ng liên quan b n vi t báo báo M c ích vi t nm tv n th c ti n ch ng h n nh : Chúng ta c n gi i thi u áp d ng m t s ho t cho Trung tâm giao d ch "m t c a" B ta c n bi t rõ nh ng thay ho t ng c c i có th c u nhân s ng m i u tiên, chúng x y i v i c a Trung tâm giao d ch "m t c a" Công tác qu n lý t g p khó kh n thi u c p nh t thông tin Vi t báo cáo Trong m i tr b v n Khi m c ng h p, báo cáo s khơng góp ph n gi i quy t v n n toàn xu t rõ ràng óng góp nh m c ích c a báo cáo ích c a báo cáo ã rõ ràng, b n có th c m c tiêu M c tiêu s tiêu xác c p Trái l i, báo cáo ph i có nh ng kh thi xác gi i thích nh xác v xác nh c nêu rõ báo cáo M c nh ng mà c n ph i t c báo cáo Sau ây m t s m c tiêu c a báo cáo gi i quy t v n mà v a "M c tiêu c a báo cáo xác c p trên: nh rõ nh ng thay i có th th c hi n t i Trung tâm giao d ch "m t c a" t o tính b n v ng cho vi c D án Phát tri n ô th ng H i a thêm ho t ng m i.” Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo “M c tiêu c a báo cáo xác nh rõ nh ng lý k thu t qu n lý gây ch m tr vi c c p nh t b n a chính.” M c tiêu c a báo cáo nên c c p rõ ràng ph n m u c a báo cáo, ch ng h n nh ph n gi i thi u Ph m vi báo cáo Ph m vi c a báo cáo có th Cung c p d : li u (các s ki n), khơng phân tích hay bình lu n Cung c p thông tin (d v n li u phân tích) liên quan n c n gi i quy t Cung c p ki n th c liên quan c thu th p t m t l nh v c r ng h n ho c l nh v c liên quan xu t quy t nh d a thông tin hay ki n th c Trình bày cách th c kh i x s ng ng hành ng liên quan i th c hi n D li u/ S ki n Hành Thông tin/ Ki n th c ng Quy t nh Tu theo ph m vi báo cáo, b n có th a d li u th c t , phân tích ho c l i khuyên M c tiêu nên nêu rõ ph m vi c a báo cáo D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Tính hi u qu Xem xét m c V sau ây m t báo cáo: THU T: Báo cáo ph i M T K h c; n i dung ch ph i V c trình bày khoa vi t ph i rõ ràng d c; báo cáo c giao n p úng th i h n NGH A: Báo cáo ph i chuy n t i M T NG thơng tin mu n nói m t cách rõ ràng n c gi c i u có ngh a báo cáo ph i có m c ích, m c tiêu ph m vi rõ ràng Ngoài ra, t ng s d ng báo cáo c n sáng rõ ngh a t t TÍNH HI U QU : Báo cáo ph i gây phía ng i c th y r ng b n ã cung c p cho h nh ng h mong i Và ó nh ng i u r t h u ích i c ng c c m h ng t i v i h , th h hi n b c chu n b t t h n c ti p theo trình gi i quy t v n th c ó Nguyên t c vi t báo cáo Nguyên t c th nh t: Xem ng Nguyên t c th nh t l b tc nh ng ng c khách hàng c d a khái ni m Qu n Lý Ch t ng toàn di n: t t c m i ng hàng có th i i u có khách hàng Khách ng nghi p, c p ho c c p d i hay i liên quan ho c t ch c c a b n Khách hàng ng B n nên ch i quan tr ng nh t ng tìm hi u m i quan tâm quan i m c a khách hàng cách t t nh t D án Phát tri n ô th ng H i b n có th giúp h Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Khách hàng không ph i lúc c ng bi t nh ng i u h c n ho c mong mu n V i vai trò ng b n s giúp h xác nh nh ng v n Ý ki n s n có c a ng nh ng i i vi t báo cáo, c? B n nên xem xét li u có nh ki n ho c ý thích cá nhân v ki u cách nh d ng v n b n N i dung v n b n mà b n mu n chia s v i ng Li u b n ng i c chung c a ch ng i c iv iv n nh s l Lý ng i c c? u quen thu c nh ng thu t ng c quy t i c p? M c b n hi u bi t c a c p báo cáo? ng chi ti t b n c n i u a vào báo cáo c báo cáo c a b n? H c n tìm ki m gì? H mu n tìm ki m gì? Và sau c báo cáo c a b n h s làm gì? Các y u t nh h ng n cách th c b n vi t báo cáo nh th nào? Và c n quan tâm ng i s ch u trách nhi m hành c bi t n nhu c u c a ng sau c báo cáo c a b n Nguyên t c th hai: M c a d ng c a chi ti t báo cáo M c a d ng c a chi ti t: Nh ng c gi khác yêu c u m c tr ng h p khác này, báo cáo c a b n ph i chi ti t ng i áp a nhi u c p chi ti t khác ng c yêu c u khác c a c có th d dàng ch n l a m c ti t h c n gi m thi u t i a khó kh n s d ng D án Phát tri n ô th ng H i chi Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Các t báo s d ng k thu t vi t d ng hình chóp Bài báo s tồn b v n c m s cs ôi b n không c n u tiên này, u d ng v i m c ích này, c n i dung khác c mu n quan tâm chi ti t h n s i câu ti p theo B n có th S c câu c n i dung c a vi t c a báo cáo c ng có th N u ng u v i câu bao quát c vi t Ch b n c ng có th n m th n gi n g i vi t theo u c nh ng c thêm tu theo ý mu n ki n, phân tích ý ki n: M t yêu c u quan tr ng c a m t báo cáo nên tách s ki n, phân tích ý ki n thành t ng ph n riêng Hãy b t cáo v i s ki n (d li u) Sau nh ng thông tin liên quan nv n u báo ó phân tích trình bày Ti p n (n u có yêu c u) s ti n hành ánh giá ki n ngh quy t nh hành ng C u trúc giúp b n trình bày s p x p báo cáo c a lơ-gic h n Nên có s th ng nh t d li u Các d li u s ki n b n a ph i xác th c c ki m tra c n th n N u có i u khơng ch c ch n v d ki n b n không th xác minh, b n c n nêu rõ báo cáo Nh ng phân tích d a d tr Và li u sai s khơng có giá i v i báo cáo c a b n c ng v y Các k t lu n ki n ngh c a b n c nh ng nh n xu t ý ki n ng hình thành ý ki n riêng c a nh b n v n có giá tr th ng H i i c có ng N u báo cáo c a b n tách riêng ph n ki n, phân tích D án Phát tri n ng d a nh có th mang tính ch quan Ng th khơng tán d b n th iv ih i c có th t v y báo cáo c a Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Nguyên t c th ba: C u trúc báo cáo h p lý Báo cáo c a b n nên có m c chi ti t l a ch n a d ng tách riêng ph n d ki n, phân tích ý ki n Chúng xu t sau ây c u trúc chi ti t mô ph ng khái ni m này: M c x x chi ti t x x x x x x x x x Tiêu Tóm l c Gi i thi u / M c tiêu N i dung D ki n / D li u Phân tích / Thơng tin / Ki n ngh K t lu n Ph l c B ng cách ch n nh ng ph n thích h p, ng c4m c Tiêu i Thân c có th có c a chi ti t báo cáo: tóm l c (ho c trích d n) Gi i thi u + K t lu n Gi i thi u + Thân + K t lu n Gi i thi u + Thân + K t lu n + Ph l c Ph n tiêu Tiêu : ph n tóm t t khái quát n i dung báo cáo! Và tiêu c n nh t quán v i m c tiêu Nó s t t o cho ng ng t c v n i dung c a báo cáo Không nên dài, nh ng c n thi t, b n có th dùng ph rõ tiêu D án Phát tri n th ng H i i c n t tiêu làm Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Ph n tóm t t: Nên có m t b n tóm t t ph n u c a m t báo cáo dài Ph n tóm t t nên bao quát nh ng n i dung quan tr ng mà b n c p báo cáo Nh l c nh t ho c nh ng ng th i gian th , nh ng ng i quy t c h t b n báo cáo s nh th i có quy n ng khơng có c ph n tóm t t Chính i u ó làm t ng thêm ý ngh a quan tr ng c a ph n tóm t t Ph n gi i thi u: Gi i thi u ph n b n báo cáo c a b n Ph n s a b i c nh c p lý vi t báo cáo Ph n ph n ánh m c ích r ng h n c a b n báo cáo, t v n c n c gi i quy t nêu rõ nh ng óng góp c a báo cáo vào vi c gi i quy t nh ng v n m c tiêu c a báo cáo ó Ph n gi i thi u c n bao g m i v i báo cáo dài, ph n gi i thi u nên gi i thích rõ ph n c a báo cáo Ph n thân bài: Ph n thân bao g m m t s th ng m i ch o n ho c ch ng Thông ng s tuân theo ph m vi c a báo cáo: d li u, phân tích ý ki n a ho c ki n ngh Các d li u ph n thân nên theo m t trình t b n có th c n lơ-gíc n thơng tin b sung c a b n Các ph l c c s m ts i m, c ng c l p lu n d ng v i m c ích M i liên quan gi a ph n thân ph l c r t quan tr ng v i ng ph l c D án Phát tri n ô th i i c Vì th , nêu rõ nh ng thông tin ng ng H i i c quy t nh c hay b qua Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Ph n k t lu n: Ph n k t lu n tóm t t n i dung ph n thân không nên a thông tin m i vào ph n Vì v y, n i dung ph n k t thúc v n ph i liên k t m ch l c v i ph n gi i thi u Ph n ph l c: Ph l c ph n có m c ích i v i ng chi ti t cao nh t ch h u i có nhu c u th t c n thi t ho c chuyên gia Nên ánh s theo trình t mà chúng c trích t ph n c a báo cáo Ngun t c th t : Trình bày hồn h o Khi b n thuy t trình n u có m khuy t có th khơng ý ho c m i ng b qua Nh ng b s i s nhanh chóng quên hay i v i m t tài li u vi t s khơng có lý qua cho b t kì l i s su t b i ây m t tài li u c cân nh c, vi t ki m tra c n th n N u m t vi t có sai sót nh ng sai sót s t n t i th i gian v i tài li u chúng Ph n m c c vi t ó m c: c xem nh cáo giúp ng i c t m c trình vi t báo c nhanh chóng tìm th y thơng tin c th C n ph i th ng nh t cách trình bày ph n tuân theo c u trúc c a báo cáo Trang m c l c: Ngo i tr báo cáo ch có vài trang mà có th g i "tài li u làm vi c", nên có b ng m c l c báo cáo D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo c a Trang m c l c li t kê ph l c v i tiêu y Hình th c trình bày: Trong tr ng h p ánh báo cáo máy vi tính, nên s d ng ph n m m phông ch ch n phông ch c ch thông d ng nh phông Unicode L a úng t o i u ki n d dàng h n cho ng không ph i ng Arial ho c h ch i vi t Chúng g i ý h khác v i ng nét rõ ràng S h ch gi ng cho toàn b v n b n In dùng cho tiêu , m c ho c t i ch d ng m g ch chân c th ho c câu quan tr ng c n nh n m nh In nghiêng dùng cho câu trích d n Ch dùng màu en cho tồn b ch Cịn bi u tranh minh ho vi t báo cáo c phép s d ng màu s c khác nh d ng v n b n: Cách trình bày nh d ng s làm cho báo cáo c a b n d c h n mang tính ch t chuyên nghi p N i dung c a v n b n không nên s p x p chen chúc trang gi y mà nên c trình bày có th m m t l kho ng cách cm chu n Trong tr báo cáo v i ch ph i l ng h p ph i óng t p in hai m t, nên s d ng ch ph i trái khác cho thu n ti n tồn khác ph i có tiêu trái v i c nl i v i trang hoàn Ngoài tiêu , c n ph i ánh s trang H ng d n nh d ng trình bày m t tài li u Ch s d ng màu en cho tiêu D án Phát tri n ô th ng H i 10 n i dung v n b n, Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Tránh dùng h ch r S m rà, nên dùng h ch ph thông, d ng ph n m m phông ch theo tiêu chu n Qu c t nh phông Unicode, Nên kho ng cách h p lý gi a ch vi t, nh ng dịng ch dài th ng khó Khơng nên c a c h n, m c ph n b t m c ó u n i dung chi ti t hai trang khác nhau, Trong tr ng h p b ng m c l c dài m t trang, nên l p l i tiêu trang ti p theo không c tách d li u m t ô sang trang ti p theo, N u b ng m c l c gói g n m t trang, gi nguyên b ng trang ó, Khơng c chia tách ho ho c hình nh, Trong tr ng h p b n mu n chèn hình nh hay ho vào v n b n, ph i c n th ng l trái ho c l ph i, S d ng nh ng, th th c cách trình bày gi ng cho toàn b v n b n Th c hành vi t báo cáo Ph ng pháp lô-gic u tiên ph i xác cáo Ti p nh m c ích, m c tiêu ph m vi c a báo n xác nh c u trúc c a báo cáo Ph thích h p v gi i quy t v n c i n trình t sau ây: Phân tích v n Li t kê Xác , nh ngh a gi thi t, nh tiêu chí cho gi i pháp, ánh giá gi i pháp có th , D án Phát tri n ô th ng H i 11 ng pháp c th c hi n theo Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Ch n gi i pháp t i u có thêm thơng tin chi ti t h n, ng i c nên tham kh o n i dung tài s v K n ng gi i quy t v n Ngay c b n ch n ph ng pháp lơ gic, b n c ng có th s g p khó kh n vi c trình bày l p lu n c a b n: S d ng ngôn ng d n rõ ràng, tránh t ng m pm có th n hi u nh m gi i thích hai l n Báo cáo ph i mang tính chun nghi p khách quan, khơng mang tính áp t b i ý mu n c a b n, B qua s c thái tình c m ch dành cho truy n; nên i th ng vào d ki n lu n ch ng, a l p lu n lô gic b t c b n có th ; n u khơng th tìm cách thuy t ph c Vi t báo cáo S không t t n u b n ng i m t ch cho n k t thúc cho r ng vi t báo cáo t ó b n báo cáo hồn thi n T t h n h t b n nên vi t b n d t lô gic t c m c u th o theo m t trình chi ti t a d ng mà ng i c yêu c u Sau ây trình t g i ý: Th o ph n gi i thi u, Th o ph n thân (m t s ch ng v i ph l c h tr ), S a l i ph n gi i thi u; th o ph n k t lu n, Th o ph n tóm t t ho c trích d n, Gác b n th o qua m t bên; nh m t ng b n th o này, S a ch a b n th o, s a i m chi ti t D án Phát tri n ô th ng H i 12 i ó c Mu n bi t thêm thông tin tài li u: ELECTROWATT-INFRA VIETNAM D án Phát tri n ô th ông H i 19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình T: 052 821 378; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn D án Phát Tri n ô th ng H i C quan H p tác Phát tri n Thu S tài tr ... ngày ó i vi t gi i Trong tài li u này, b n s h c c cách t v m t báo cáo, vi t báo cáo nh th cho hi u qu cách trình bày ho c "bán" s n ph m c a Báo cáo Báo cáo Truy n Báo cáo truy n hai ph d n ng... c p báo cáo? ng chi ti t b n c n i u a vào báo cáo c báo cáo c a b n? H c n tìm ki m gì? H mu n tìm ki m gì? Và sau c báo cáo c a b n h s làm gì? Các y u t nh h ng n cách th c b n vi t báo cáo. .. nêu rõ ph m vi c a báo cáo D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4. Vi t báo cáo Tính hi u qu Xem xét m c V sau ây m t báo cáo: THU T: Báo cáo ph i M T K h c;