Tài liệu Bộ 9 kỹ năng mềm chương trình hợp tác Việt Nam – Thụy Sỹ– P. 4 Viết báo cáo pptx

Ch dùng màu đen cho toàn b ch vi t trong báo cáo.

TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C

D ÁN PT T H

4 Vi t báo cáo

Tháng 11, 2003

VI T BÁO CÁO

Khi m t ng i có n ng khi u b m sinh v vi t, ng i đó có th tr thành nhà v n Nh ng khi vi t là m t công vi c ph i làm, thì k n ng

vi t c n ph i đ c trau d i b ng cách t p vi t, vi t và vi t nhi u M i

th không đ n m t cách d dàng Khi vi t, c n suy ngh k v lý do,

n i dung, ph ng pháp và đ i t ng s đ c bài vi t c a mình Ph i

đ c l i bài vi t nhi u l n, s a đ i, hoàn thi n đ r i m t ngày nào đó

b n s tr thành m t ng i vi t gi i

Trong tài li u này, b n s h c đ c cách t duy v m t báo cáo,

vi t báo cáo nh th nào cho hi u qu và cách trình bày ho c "bán"

s n ph m c a mình

1 Báo cáo

Báo cáo và Truy n

Báo cáo và truy n là hai ph ng pháp di n đ t thông tin khác nhau và d n đ n nh ng cách ti p nh n khác nhau t phía

ng i đ c:

• Báo cáo trình bày nh ng d ki n và phân tích đ chuy n

t i thông tin d i d ng ki n th c Công vi c vi t báo cáo bao g m thu th p d li u, phân tích và đ a ra nh ng suy

lu n lô-gíc; thông th ng đây là b c c b n cho vi c

đ a ra quy t đ nh và hành đ ng

• Vi t ti u thuy t l i khác n sau câu chuy n là m i liên h

v i nh ng kinh nghi m c a th gi i th c Truy n ch quan tâm đ n nh ng con ng i đ c kh c ho thông qua m t

s hoàn c nh c th ; m c đích c a truy n ch miêu t s c thái tình c m nh s s hãi hay lòng m n m

Hãy t h i mình ra lý do đ b n vi t báo báo M c đích vi t báo cáo th ng liên quan đ n m t v n đ th c ti n ch ng h n

nh :

• Chúng ta c n gi i thi u áp d ng m t s ho t đ ng m i cho Trung tâm giao d ch "m t c a" B c đ u tiên, chúng

ta c n bi t rõ nh ng thay đ i có th x y ra đ i v i các

ho t đ ng và c c u nhân s c a Trung tâm giao d ch

"m t c a"

• Công tác qu n lý đ t đai g p khó kh n vì thi u c p nh t thông tin Vi t báo cáo đ gi i thích vì sao

• Trong m i tr ng h p, báo cáo s không đ c p đ n toàn

b v n đ Trái l i, báo cáo ph i có nh ng đ xu t rõ ràng

và kh thi đ góp ph n gi i quy t v n đ óng góp này xác đ nh m c đích c a báo cáo

Khi m c đích c a báo cáo đã rõ ràng, b n có th xác đ nh

đ c m c tiêu M c tiêu s đ c nêu rõ trong báo cáo M c

tiêu xác đ nh chính xác v nh ng gì mà c n ph i đ t đ c trong báo cáo Sau đây là m t s m c tiêu c a các báo cáo

gi i quy t các v n đ mà chúng ta v a đ c p trên:

• "M c tiêu c a báo cáo này là xác đ nh rõ nh ng thay đ i có

th th c hi n t i các Trung tâm giao d ch "m t c a" đ t o tính b n v ng cho vi c đ a thêm các ho t đ ng m i.”

• “M c tiêu c a báo cáo này là xác đ nh rõ nh ng lý do k thu t và qu n lý gây ch m tr trong vi c c p nh t các b n

đ đ a chính.”

M c tiêu c a báo cáo nên đ c đ c p rõ ràng trong ph n m

đ u c a báo cáo, ch ng h n nh trong ph n gi i thi u

Ph m vi báo cáo

Ph m vi c a báo cáo có th đ :

• Cung c p d li u (các s ki n), không phân tích hay bình

lu n

• Cung c p thông tin (d li u và phân tích) liên quan đ n

v n đ c n gi i quy t

• Cung c p ki n th c liên quan đ c thu th p t m t l nh

v c r ng h n ho c l nh v c liên quan

• xu t quy t đ nh d a trên thông tin hay ki n th c

• Trình bày cách th c kh i x ng hành đ ng liên quan và

ai s là ng i th c hi n

D li u/

S ki n

Ki n th c

Tu theo ph m vi báo cáo, b n có th đ a ra các d li u th c

t , các phân tích ho c l i khuyên M c tiêu nên nêu rõ ph m

vi c a báo cáo

Tính hi u qu

Xem xét 3 m c đ sau đây trong m t báo cáo:

• V M T K THU T: Báo cáo ph i đ c trình bày khoa

h c; n i dung và ch vi t ph i rõ ràng và d đ c; báo cáo

ph i đ c giao n p đúng th i h n

• V M T NG NGH A: Báo cáo ph i chuy n t i đ c

thông tin mu n nói m t cách rõ ràng đ n đ c gi i u này

có ngh a là báo cáo ph i có m c đích, m c tiêu và ph m vi

rõ ràng Ngoài ra, t ng s d ng trong báo cáo c n trong sáng và càng rõ ngh a càng t t

• TÍNH HI U QU : Báo cáo ph i gây đ c c m h ng t

phía ng i đ c và ng i đ c th y r ng b n đã cung c p cho h nh ng gì h mong đ i Và đó là nh ng đi u r t h u ích đ i v i h , vì th h đ c chu n b t t h n đ th c

hi n b c ti p theo trong quá trình gi i quy t v n đ đó

2 Nguyên t c vi t báo cáo

Nguyên t c th nh t đ c d a trên khái ni m Qu n Lý Ch t

l ng toàn di n: t t c m i ng i đ u có khách hàng Khách hàng này có th là đ ng nghi p, c p trên ho c c p d i hay

b t c nh ng ng i liên quan nào trong ho c ngoài t ch c

c a b n

• Khách hàng là ng i quan tr ng nh t

• B n nên ch đ ng tìm hi u m i quan tâm và quan đi m

c a khách hàng và cách t t nh t đ b n có th giúp đ h

• Khách hàng không ph i lúc nào c ng bi t nh ng đi u h

c n ho c mong mu n V i vai trò là ng i vi t báo cáo,

b n s giúp h xác đ nh nh ng v n đ này

• Ý ki n s n có c a ng i đ c? B n nên xem xét li u có

nh ng đ nh ki n ho c ý thích cá nhân v ki u và cách đ nh

d ng v n b n

• N i dung v n b n mà b n mu n chia s v i ng i đ c?

Li u b n và ng i đ c đ u quen thu c nh ng thu t ng chung c a ch đ đ c đ c p? M c đ hi u bi t c a

ng i đ c đ i v i v n đ b n đ c p trong báo cáo? i u này quy t đ nh s l ng chi ti t b n c n đ a vào báo cáo

• Lý do ng i đ c đ c báo cáo c a b n? H c n tìm ki m gì? H mu n tìm ki m gì? Và sau khi đ c báo cáo c a b n

h s làm gì?

Các y u t trên nh h ng đ n cách th c b n vi t báo cáo

nh th nào? Và c n quan tâm đ c bi t đ n nhu c u c a

ng i s ch u trách nhi m hành đ ng sau khi đ c báo cáo c a

b n

cáo

M c đ đa d ng c a các chi ti t:

Nh ng đ c gi khác nhau yêu c u m c đ chi ti t khác nhau trong các tr ng h p khác nhau đáp ng đ c yêu c u này, báo cáo c a b n ph i đ a ra nhi u c p đ khác nhau c a các chi ti t đ ng i đ c có th d dàng ch n l a m c đ chi

ti t h c n và gi m thi u t i đa khó kh n khi s d ng

Các t báo s d ng k thu t vi t đ n gi n g i là vi t theo

d ng hình chóp Bài báo s đ c m đ u v i câu bao quát toàn b v n đ chính s đ c vi t Ch đ c câu đ u tiên này,

b n c ng có th n m đ c n i dung chính c a bài vi t u

đ c a báo cáo c ng có th đ c s d ng v i m c đích này,

vì th đôi khi b n không c n đ c n i dung khác ngoài đ u đ

N u ng i đ c mu n quan tâm chi ti t h n thì s đ c nh ng câu ti p theo B n có th đ c thêm tu theo ý mu n

S ki n, phân tích và ý ki n:

M t yêu c u quan tr ng c a m t báo cáo là nên tách s ki n, phân tích và ý ki n thành t ng ph n riêng Hãy b t đ u báo cáo v i các s ki n (d li u) Sau đó phân tích trình bày

nh ng thông tin liên quan đ n v n đ Ti p đ n (n u có yêu

c u) s ti n hành đánh giá và ki n ngh quy t đ nh và hành

đ ng C u trúc này giúp b n trình bày và s p x p bài báo cáo

c a mình lô-gic h n

• Nên có s th ng nh t trong các d li u Các d li u và s

ki n b n đ a ra ph i xác th c và đ c ki m tra c n th n

• N u có đi u gì không ch c ch n v d ki n và b n không

th xác minh, b n c n nêu rõ trong báo cáo

• Nh ng phân tích d a trên các d li u sai s không có giá

tr Và đ i v i báo cáo c a b n c ng v y

Các k t lu n và ki n ngh c a b n c b n th ng d a trên

nh ng nh n đ nh có th mang tính ch quan Ng i đ c có

th không tán đ ng N u báo cáo c a b n tách riêng các ph n

d ki n, phân tích và đ xu t ý ki n thì ng i đ c có th t hình thành ý ki n riêng c a mình và nh v y bài báo cáo c a

b n v n có giá tr đ i v i h

Nguyên t c th ba: C u trúc báo cáo h p lý

Báo cáo c a b n nên có các m c đ chi ti t l a ch n đa d ng

và tách riêng các ph n d ki n, phân tích và ý ki n

Chúng tôi đ xu t sau đây c u trúc chi ti t mô ph ng khái

ni m này:

M c đ chi ti t

0 1 2 3 4

x x N i dung

x x D ki n / D li u

x x Phân tích / Thông tin / Ki n ngh

Thân bài

x Ph l c

B ng cách ch n nh ng ph n thích h p, ng i đ c có th có

đ c 4 m c đ c a các chi ti t báo cáo:

1 Tiêu đ và tóm l c (ho c trích d n)

2 Gi i thi u + K t lu n

3 Gi i thi u + Thân bài + K t lu n

4 Gi i thi u + Thân bài + K t lu n + Ph l c

Tiêu đ là ph n tóm t t khái quát n i dung báo cáo! Và tiêu đ

c n nh t quán v i m c tiêu Nó s t o cho ng i đ c n

t ng t c thì v n i dung c a báo cáo Không nên đ t tiêu đ quá dài, nh ng khi c n thi t, b n có th dùng ph đ đ làm

rõ tiêu đ chính

Ph n tóm t t:

Nên có m t b n tóm t t trong ph n đ u c a m t báo cáo dài

Ph n tóm t t này nên bao quát nh ng n i dung quan tr ng mà

b n đ c p trong báo cáo Nh th , nh ng ng i có quy n

l c nh t ho c nh ng ng i ra quy t đ nh th ng không có

th i gian đ c h t b n báo cáo s đ c ph n tóm t t Chính đi u

đó làm t ng thêm ý ngh a quan tr ng c a ph n tóm t t

Ph n gi i thi u:

Gi i thi u là ph n chính b n báo cáo c a b n Ph n này s

đ a ra b i c nh và đ c p lý do vi t báo cáo Ph n này ph n ánh m c đích r ng h n c a b n báo cáo, đ t ra v n đ c n

đ c gi i quy t và nêu rõ nh ng đóng góp c a báo cáo vào

vi c gi i quy t nh ng v n đ đó Ph n gi i thi u c n bao g m

m c tiêu c a báo cáo i v i các báo cáo dài, ph n gi i thi u nên gi i thích rõ các ph n chính c a bài báo cáo

Ph n thân bài:

Ph n thân bài bao g m m t s đo n ho c ch ng Thông

th ng m i ch ng s tuân theo ph m vi c a báo cáo: các

d li u, phân tích và ý ki n đ a ra ho c ki n ngh Các d li u

ph n thân bài nên theo m t trình t lô-gíc m t s đi m,

b n có th c n đ n các thông tin b sung đ c ng c l p lu n

c a b n Các ph l c đ c s d ng v i m c đích này M i liên quan gi a ph n thân bài và các ph l c r t quan tr ng đ i

v i ng i đ c Vì th , hãy nêu rõ nh ng thông tin trong các

ph l c đ ng i đ c quy t đ nh đ c nó hay b qua

Ph n k t lu n:

Ph n k t lu n là tóm t t n i dung ph n thân bài và không nên

đ a thông tin m i vào ph n này Vì v y, n i dung ph n k t thúc v n đ ph i liên k t m ch l c v i ph n gi i thi u

Ph n ph l c:

Ph l c là ph n có m c đ chi ti t cao nh t và đôi khi ch h u ích đ i v i ng i có nhu c u th t c n thi t ho c các chuyên gia Nên đánh s theo trình t mà chúng đ c trích t ph n chính c a báo cáo

Nguyên t c th t : Trình bày hoàn h o

Khi b n thuy t trình n u có gì khi m khuy t thì có th s không ai đ ý ho c m i ng i s nhanh chóng quên ngay hay

b qua Nh ng đ i v i m t tài li u vi t thì s không có lý do đ

b qua cho b t kì l i s su t nào b i vì đây là m t tài li u

đ c cân nh c, vi t và ki m tra c n th n N u m t bài vi t có sai sót thì nh ng sai sót này s t n t i cùng th i gian v i tài

li u chúng đ c vi t trong đó

m c đ c xem nh các c t m c trong quá trình vi t báo cáo và giúp ng i đ c nhanh chóng tìm th y thông tin c th

C n ph i th ng nh t cách trình bày ph n này và tuân theo

c u trúc c a báo cáo

Trang m c l c:

Ngo i tr các báo cáo ch có vài trang mà chúng ta có th g i

c a mình Trang m c l c li t kê các ph l c v i đ y đ các tiêu đ

Hình th c trình bày:

Trong tr ng h p đánh báo cáo trên máy vi tính, nên s d ng

ph n m m phông ch thông d ng nh phông Unicode L a

ch n phông ch đúng t o đi u ki n d dàng h n cho ng i

đ c ch không ph i là ng i vi t Chúng tôi g i ý h ch Arial ho c các h ch khác v i đ ng nét rõ ràng S d ng

h ch gi ng nhau cho toàn b v n b n In đ m và g ch chân dùng cho các tiêu đ , m c đ ho c các t c th ho c câu quan tr ng c n nh n m nh In nghiêng dùng cho các câu trích

d n Ch dùng màu đen cho toàn b ch vi t trong báo cáo Còn các bi u đ và tranh minh ho đ c phép s d ng màu

s c khác

nh d ng v n b n:

Cách trình bày và đ nh d ng s làm cho báo cáo c a b n d

đ c h n và mang tính ch t chuyên nghi p N i dung c a v n

b n không nên s p x p chen chúc trong các trang gi y mà nên đ c trình bày có th m m t l ph i và l trái v i kho ng cách 3 cm là chu n Trong tr ng h p ph i đóng t p bài báo cáo v i ch đ in hai m t, nên s d ng ch đ c n l

ph i và trái khác nhau cho thu n ti n i v i các trang hoàn toàn khác nhau ph i thì có tiêu đ Ngoài tiêu đ , c n ph i đánh s trang

3 H ng d n đ nh d ng và trình bày m t tài li u

• Ch s d ng màu đen cho tiêu đ và n i dung v n b n,

• Tránh dùng h ch r m rà, nên dùng h ch ph thông,

• S d ng ph n m m phông ch theo tiêu chu n Qu c t

nh phông Unicode,

• Nên đ kho ng cách h p lý gi a các ch vi t, nh ng dòng

ch dài th ng khó đ c h n,

• Không nên đ đ m c và ph n b t đ u n i dung chi ti t

c a đ m c đó hai trang khác nhau,

• Trong tr ng h p b ng m c l c dài quá m t trang, nên l p

l i tiêu đ trên trang ti p theo và không đ c tách d li u trong cùng m t ô sang trang ti p theo,

• N u b ng m c l c gói g n trong m t trang, gi nguyên

b ng trong trang đó,

• Không đ c chia tách các đ ho ho c hình nh,

• Trong tr ng h p b n mu n chèn hình nh hay đ ho vào v n b n, thì ph i c n th ng l trái ho c l ph i,

• S d ng đ nh đ ng, th th c và cách trình bày gi ng nhau cho toàn b v n b n

4 Th c hành vi t báo cáo

u tiên ph i xác đ nh m c đích, m c tiêu và ph m vi c a báo cáo Ti p đ n là xác đ nh c u trúc c a báo cáo Ph ng pháp thích h p v gi i quy t v n đ c đi n đ c th c hi n theo trình t sau đây:

1 Phân tích v n đ ,

2 Li t kê các đ nh ngh a và gi thi t,

3 Xác đ nh tiêu chí cho gi i pháp,

5 Ch n ra các gi i pháp t i u

có thêm thông tin chi ti t h n, ng i đ c nên tham kh o

n i dung tài s 3 v K n ng gi i quy t v n đ

Ngay c khi b n ch n ph ng pháp lô gic, b n c ng có th s

g p khó kh n trong vi c trình bày l p lu n c a b n:

• S d ng ngôn ng rõ ràng, tránh t ng m p m có th

d n đ n hi u nh m và gi i thích hai l n

• Báo cáo ph i mang tính chuyên nghi p và khách quan, và không mang tính áp đ t b i ý mu n c a b n,

• B qua các s c thái tình c m ch dành cho truy n; nên đi

th ng vào các d ki n và lu n ch ng,

• a ra l p lu n lô gic b t c khi nào b n có th ; n u không

th hãy tìm cách thuy t ph c

Vi t báo cáo

S là không t t n u b n ng i m t ch đ vi t báo cáo t đ u cho đ n khi k t thúc và cho r ng đó là b n báo cáo hoàn thi n T t h n h t là b n nên vi t b n d th o theo m t trình

t lô gic và đ t đ c các m c đ chi ti t đa d ng mà ng i

đ c yêu c u Sau đây là trình t g i ý:

1 Th o ph n gi i thi u,

2 Th o ph n thân bài (m t s ch ng v i các ph l c h

tr ),

3 S a l i ph n gi i thi u; th o ph n k t lu n,

4 Th o ph n tóm t t ho c trích d n,

5 Gác b n th o qua m t bên; nh m t ng i nào đó đ c

b n th o này,

6 S a ch a b n th o, s a các đi m chi ti t

Mu n bi t thêm thông tin và tài li u:

ELECTROWATT-INFRA VIETNAM

D án Phát tri n ô th ông H i

19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình

T: 052 821 378; Fax: 052 821 374

Email: ewedh@dng.vnn.vn