9 kỹ năng mềm chương trình hợp tác việt nam – thụy sĩ

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT D ÁN PHÁT TRI N Ô TH NG H I COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM H P TÁC VI T NAM-TH Y S TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C D ÁN PT T H i u hành cu c h p Tháng 11, 2003 D a theo tài li u c a tr ng Harvard Business Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p I U HÀNH CU C H P T ch c thành công cu c h p công vi c mà b t c ng i lãnh có n ng l c c ng c n ph i có kh n ng th c hi n ây m t vi c không d dàng Các cu c h p nên làm th Truy n bi t ch c ch n ng t cho m i ng o c t ch c nh th nào? i tham d s n úng gi ? i nh th nào? T ch c th c hi n công vi c sau cu c h p sao? Trong tài li u này, b n s h c cách xây d ng m c tiêu cho cu c h p, hình thành n i dung sát v i th c t , ti p xúc v i nh ng ng cu c h p, l p k ho ch bi n nh ng quy t i khác nh thành hành ng Lo i hình m c ích cu c h p Có th t ch c m t cu c h p v i nhi u m c ích Lo i hình cu c h p có th phân chia thành ba l nh v c nh sau: Cu c h p Cu c h p gi i quy t v n a quy t Các lo i hình khác: Truy n nh t, báo cáo h p ti p nh n ý ki n ph n h i 14 b c l p k ho ch, tri n khai th c hi n theo dõi m b o cu c h p th c s c n thi t Tri u t p cu c h p khi: b n c n c nhóm cung c p thơng tin ho c t v n D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p b n mu n Nhóm tham gia v n a quy t nh ho c gi i quy t b n mu n làm rõ m t v n mà trao i v i t ng ng im t không mang l i k t qu b n mu n chia s thông tin, thành công ho c quan tâm n c nhóm Khơng nên t ch c cu c h p n u: ch liên quan n nh ng v n cá nhân b n khơng có th i gian chu n b có cách khác hi u qu h n nh nh c nh , th i n t ho c i n tho i v n ã c gi i quy t n i dung cu c h p khơng h u ích Xác i v i m i ng i nh làm rõ m c tiêu ti n trình cu c h p D a vào m c tiêu c th c a cu c h p b n s quy t ng i b n mu n m i ch c nh th ( khích m i ng n d cu c h p nên thông báo, gi i quy t v n i óng góp ý ki n ho c i nh c t , khuy n n k t lu n?) M c tiêu c a cu c h p c n ph i c th , rõ ràng kh thi Phân cơng vai trị trách nhi m trò quan tr ng o lãnh c m b o nh ng vai m nhi m chu áo: o: nên i u n cu c h p gi i thích rõ m c ích, m c tiêu, khó kh n ph m vi quy n h n Ch u trách nhi m theo dõi tình hình th c hi n sau cu c h p o chuyên gia: H ng d n nhóm thơng qua cu c th o lu n, gi i quy t v n D án Phát tri n th ng H i q trình a quy t nh Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p cu c h p óng góp ki n th c chuyên mơn c u c u Có th vi c h u c n tr o th ch u trách nhi m i v i công c sau cu c h p ký: ghi l i n i dung, ý ki n quy t c a cu c h p Th ký c ng có th d nh th o biên b n ho c b n ghi chép sau cu c h p i c ng tác: tham gia m t cách tích c c vào cu c o ng h p b ng cách h úng ng Xác nh rõ ng Xác nh cách th c lãnh óng góp ý ki n th o lu n i quy t nh a quy t nh nh th nào: o, b phi u nhóm, ho c th ng nh t ý ki n chung Xây d ng n i dung h p s d ng danh m c ki m tra xây d ng n i dung c th (Xem m c 2.4) Thu hút s tham gia c a nh ng ng Cu c h p nên bao g m nh ng ng nh ng ng is a quy t i c n thi t i nh sau tham gia: nh cu i có quy n l c vi c ng h ho c ng n c n quy t nh có th cung c p ngu n thơng tin liên quan cam k t gi i quy t v n ho c th c hi n quy t nh có th trình bày quan i m c a bên tham gia quan tr ng M i thành viên ch ch t tham gia vào cu c h p b ng cách: m i riêng t ng ng i t ch c cu c h p phù h p v i th i gian c a h trao cho h vai trò ch ng ho c khai thác l i ích h tham gia cu c h p D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p Cung c p tr a vào ch c ch ng trình cu c h p ng trình nh ng n i dung thích h p nh sau: m c ích cu c h p k t qu ho c m c tiêu ngày, gi it t a i m ng tham gia vai trò c a ng i tham gia n i dung công vi c v i trách nhi m c a t ng cá nhân b trí th i gian th c hi n tài li u c b n v cu c h p ho c k ho ch chu n b th i gian cu c h p N i dung th o lu n ch bao g m nh ng v n th c hi n mà nhóm có th c kho ng th i gian cho phép h p kéo dài hai ti ng qúa n m v n i v i cu c ng h ch nên th o lu n khơng chính, ho c cu c h p kéo dài 30 phút ch nên th o lu n m t v n Trình t n i dung th o lu n: tìm nhân t có nh h ng l n tách nh ng ý ki n thu c lo i chia s thông tin v i nh ng ý ki n c n ph i th o lu n gi i quy t i t v n d n v n ph c t p gây tranh cãi nh t Th m dò tr c ý ki n c a nh ng ng i tham d B n có th chu n b cu c h p t t h n n u b n: D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p Bi t tr c c ý ki n c a nh ng ng cu c h p v v n i tham d c a quan tr ng th o lu n v i h nh ng ý ki n mà b n mu n h chia s v i nh ng ng i tham gia khác B n có th ch n l a i u ch nh n i dung cu c h p c a b n d a thông tin t nh ng ng b n tr i tham gia cung c p cho c cu c h p Chu n b cho cu c th o lu n quy t nh s a Thu th p tài li u d li u liên quan Nói chuy n v i nh ng ng i tham gia v ý ki n c ng nh m c tiêu c a h ng viên nh ng ng i tham gia phát huy vai trò c a cho h th y r ng b n quan tâm n ý ki n c a h Tóm t t n i dung cu c h p v i lãnh nh ng ng tâm o c p c a b n, i không th tham gia cu c h p nh ng r t quan n k t qu cu c h p Phân phát ch ng trình thơng tin liên quan Nêu rõ m c ích m c tiêu c a cu c h p N u b n trình bày rõ m c ích m c tiêu c a cu c h p vào u cu c h p, b n có th gi m thi u ho c tránh s c p t t c m i ng i u ch nh m c không áp D án Phát tri n ô th ng H i n v n c vi c i l c khơng liên quan i có c h i phát bi u óng góp c a b n t m b o r ng b n Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p Ki m soát nh ng ng áp i hay c t ngang nh ng ng o cu c h p; t o c h i cho nh ng ng i hay i nói c ng tham gia ý ki n C n có thái m i ng tích c c ng viên v nh ng v n mà i phát bi u Can thi p n u có m t ng c a nh ng ng i phê bình ho c cơng kích ý ki n i khác Ghi l i ý ki n óng góp vào m t t gi y kh r ng ng m i i nhìn th y Khi b n c m th y có nhi u ý ki n mu n óng góp cho m t v n ng , c n quan sát l ng nghe t t c nh ng ý ki n c a i mu n óng góp H i nh ng ng nh ng ng i tham gia xem h ang ngh Yêu c u i ch a óng góp ý ki n phát bi u Chia thành nhóm hai ho c ba ng i yêu c u nhóm có báo cáo tr l i ng v i vàng b phi u hay a quy t nh Có k t lu n cho t ng v n Khi quy t nh, nhóm có th b phi u ho c dung hồ ý ki n (hai bên th ng nh t) ho c ng quy t i lãnh o có th t a nh: B phi u cho b n k t qu nhanh h n Dung hoà ý ki n th ng khó h n m t nhi u th i gian h n Trong dung hoà ý ki n, không ph i t t c m i ng ng ý v i quy t nh nh ng v n nh t trí ng h quy t nh ó D án Phát tri n th ng H i i u Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p Quy t o th nh c a lãnh áp d ng ph thành viên ng t n th i gian nh t Khi ng pháp này, i u quan tr ng t t c u c m th y quan i m c a h c l ng nghe 10 K t thúc cu c h p v i m t K ho ch hành truy n ng t Các cu c h p k t thúc m t k ho ch hành truy n t s không c m t hành cu c h p k t thúc M t k ho ch hành ng ng sau ng truy n tc n có ba y u t : Nh ng quy t nh k t qu c th ã t cu c h p nh ng công vi c c n c c th c hi n sau cu c h p? Ai ch u trách nhi m i v i nh ng nhi m v này? Khi nh ng nhi m v c hoàn thành? 11 Biên b n h p M t biên b n bao g m: Danh sách nh ng ng i tham gia M c tiêu cu c h p Các ch ã Các quy t nh ã Các b c th o lu n c a c ti p theo ho c k ho ch hành Th i gian cu c h p ti p theo ho c ch ng trình theo dõi ti p M t biên b n cho cu c h p gi i quy t v n bao g m: D án Phát tri n ô th ng H i ng c ng có th Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p Xác nh v n c n gi i quy t Ph ng pháp phân tích Các gi i pháp Tiêu chí Quy t a quy t nh c nh a Ai theo dõi vào th i gian K t qu mong i Sau cu c h p k t thúc, hoàn ch nh biên b n k ho ch hành ng, sau ó g i cho t t c nh ng ng h p, c nh ng ng i không tham gia cu c h p, nh ng c n c thông báo Các k ho ch hành c th c hi n n u b n ph n h p i tham gia cu c ng có nhi u kh n ng c xem thu c v trách nhi m th c t , ng 12 T ch c h p khơng th c v i nh ng ng i ch a c nghe ho c khơng hài lịng v i k t qu c a cu c h p Trong trình h p, c n ý n d u hi u khơng hài lịng c a nh ng thành viên v quy t cu c h p Các cu c trao nh c n tìm g p h sau i sau cu c h p có th s cung c p cho b n nhi u óng góp quý báu có th tránh làm nh ng v n n gi n tr nên ph c t p không c n thi t 13 Cung c p C n ngu n l c ã h a m b o thành viên s h c n t c nhi m v không th cung c p D án Phát tri n ô th ng H i c cung c p ngu n l c c giao Trong tr c, c n gi i thích t i ng h p Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: i u hành cu c h p 14 Th c hi n quy t Th c hi n quy t s m t t v it nh c a b n nh ã a cu c h p i u s cho th y hi u qu làm vi c c a b n cách ng i ch trì cu c h p Cu i cùng, b n s c ánh giá thông qua nh ng b n làm nhi u h n thơng qua nh ng b n nói Các g i ý cho vi c chu n b t ch c m t cu c h p Ch m i nh ng ng th óng góp i c n ph i tham d nh ng ng t i có c m c tiêu c a cu c h p N u làm vi c v i m t nhóm l n, c n chu n b nhi u ph ng th c Ch n l a m t khơng gian h p thích h p c n ki m tra a i m h p thi t b c n thi t Chu n b ch ng trình h p M t cu c h p khơng có ch trình c ng nh m t i qn tìm ki m khơng có b n Lên k ho ch th i gian t 30 phút h p cho nhóm nh th n gi ng i v i cu c ng nên d tính th p kh i l ng cơng vi c m t nhóm có th hồn thành T ch c cu c h p th i gian t t v n t c m c tiêu c a cu c h p Thu th p thông tin tài li u liên quan B t u k t thúc h p úng gi B t u v i v n n cu c h p bu c u th n gi n h n Nh ng thành công ng s t o thu n l i cho nh ng thành công ti p theo D án Phát tri n ô th ng H i DUDP Learning Centre: Organisational Assessment Environmental fit Environmental fit is an analysis based on the integration and interrelation between environment, values and resources It is called E-V-R congruence E-V-R provides a straightforward framework for assessing the organisation’s existing strategies and strategic needs It is common that values are included in a SWOT analysis as a resource, but it is sometimes useful to separate them, especially with regard to wider societal issues that a public organisation has to face Figure 6: E-V-R congruence Strengths and weaknesses Opportunities and threats Resources Environment Values Leadership and culture Dong Hoi Urban Development Project 10 DUDP Learning Centre: Organisational Assessment Summary Many frameworks are used for assessing an organisation capabilities and position Depending on the type of the organisation and its specific mission, a specific framework will be employed The figure below intends to describe the links between all these tools Internal • MOST • External 7S • • PEST Stakeholders analysis S O W T E R V Dong Hoi Urban Development Project 11 DUDP Learning Centre: Organisational Assessment Dong Hoi Urban Development Project 12 Information and additional copies: ELECT ROWAT T -I N FRA V I ET N AM Dong Hoi Urban Development Project Quang Trung 19 – Dong Hoi QB Tel 052 821 378; Fax 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn Dong Hoi Urban Development Project is funded by the Swiss Agency for Development and Co-operation DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT DỰ ÁN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ ĐỒNG HỚI COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM HỢP TÁC VIỆT NAM-THỤY SỸ TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC DỰ ÁN PTĐTĐH Quản lý thời gian Tháng 3/2006 Dựa theo “Quản lý thời gian” Polly Bird, “Quản lý thời gian cá nhân dành cho nhà quản lý bận rộn” Gerard M.Blair tài liệu trường Đại học Florida Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Quản lý thời gian QUẢN LÝ THỜI GIAN Tất người trái đất - Bill Gates, Bill Clinton bạn - có quỹ thời gian giống Theo chuyên gia Quản lý Thời gian, dành 50% thời gian để xử lý thơng tin 80% lượng thơng tin khơng có giá trị Do vậy, vấn đề khơng phải có thời gian mà cách sử dụng Điểm mấu chốt làm sử dụng thời gian cách có hiệu Trong tài liệu này, bạn học số lời khuyên hướng dẫn làm để quản lý thời gian hiệu quả, làm nhiều việc với lượng thời gian dành thêm thời gian cho thân gia đình Quản lý thời gian gì? “Quản lý Thời gian hành động kiểm soát kiện trọng tâm Quản lý Thời gian thân bạn.” Quản lý Thời gian không đơn vấn đề thời gian; quản lý thân bạn mối liên hệ với thời gian Điều có nghĩa phải thay đổi thói quen hoạt động làm lãng phí thời gian Đó việc sẵn sàng thử nghiệm phương pháp ý tưởng khác nhau, cho phép bạn tìm cách tốt để sử dụng tối đa quỹ thời gian Quản lý thời gian cải thiện khía cạnh công việc bạn: Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Quản lý thời gian • Hiệu – có tác động rõ ràng tác động mong muốn • Năng suất – suất với thời gian lãng phí nỗ lực bỏ mức tổi thiểu • Dễ dàng – dường không cần nỗ lực; cách tự nhiên, dễ dàng Cái ảnh hưởng đến Thời gian? Chúng ta cần thời gian cho việc Một số kiện hay hoạt động phụ thuộc vào bên ngồi hội họp, nghĩa vụ gia đình, cơng việc; số hoạt động khác tự kiểm sốt chuyện phiếm với đồng nghiệp, gọi điện thoại, làm việc riêng hay đơn “đi loanh quanh” Nguyên tắc 80:20 Nguyên tắc 80:20 gọi nguyên tắc Pareto, cho thông thường 80% kết đạt cần đến 20% lượng thời gian tiêu tốn Điều có nghĩa 80% thời gian tiêu tốn dùng để đạt 20% kết lại Đây lãng phí thời gian ghê gớm?! Mặc dù tỷ lệ 80:20 công việc hàng ngày n bắt gặp tượng cân Quản lý thời gian cá nhân Hậu việc không quản lý tốt thời gian bị lỡ hẹn, họp khơng đạt mục đích bị huỷ bỏ Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Quản lý thời gian có cơng việc khác chen ngang, v.v Tình trạng làm cho thân bạn người khác thất vọng, căng thẳng thần kinh giảm hiệu làm việc Do phải chấm dứt tình trạng khơng quản lý thời gian Những vấn đề Quản lý Thời gian Cá nhân tóm tắt thành lời khuyên đây: Lập thứ tự ưu tiên công việc bạn; Hồn thành cơng việc từ lần đầu tiên; Khơng lãng phí thời gian; Giao cơng việc; Tránh chần chừ Lời khuyên thứ 1: Lập thứ tự ưu tiên công việc bạn Tất nhà quản lý tốt công việc lập kế hoạch Công cụ lập kế hoạch đơn giản “danh sách việc cần làm” Điểm mấu chốt tập trung vào nhiệm vụ quan trọng việc nhỏ hồn thành nhằm tránh tình trạng bỏ sót Lập danh sách việc cần làm quan trọng bao gồm việc cần làm việc không cần làm để bạn ghi nhớ Trước hết, liệt kê tất công việc cần hoàn thành xếp chúng theo thứ tự quan trọng Bạn viết danh sách sổ tay cá nhân máy vi tính để bạn xem hàng ngày Danh sách cần sát với thực tế có q nhiều việc bạn nản chí Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Quản lý thời gian Bảng 1: Ví dụ danh sách việc cần làm Mức độ ưu tiên 1 2 Cơng việc Thời hạn hồn thành Đọc tài liệu Quản lý thời gian Chuẩn bị tài liệu cho họp hàng tuần Trình báo cáo Đánh giá hoạt động nội Dự đám cưới cháu Đưa xe bảo dưỡng V.v Phân loại Hôm Học tập Ngày mai Công việc Ngày mai Công việc 25/4 – 11:30 Tuần tới Việc riêng Việc riêng Một số công việc phải để sang ngày hơm sau bạn khơng hồn thành chúng vào cuối ngày hơm Trong trường hợp khơng gạch bỏ công việc khỏi danh sách bạn chưa hoàn thành chúng Chẳng hạn báo cáo cần ý kiến đóng góp từ người khác việc bạn để chúng danh sách giúp bạn kiểm tra tình hình góp ý phản hồi Nếu cơng việc cần ưu tiên cơng việc lớn chia thành nhiều việc nhỏ, làm giảm tình trạng tải công việc Bảng danh sách điều cần nhớ lập thứ tự ưu tiên công việc bạn Bảng 2: Những điều cần nhớ Đừng làm tải danh sách – sát với thực tế! Sắp xếp thứ tự công việc theo mức độ quan trọng Lập kế hoạch thời gian cho gián đoạn lỗi Lập kế hoạch thời gian cho công việc lâu dài cho việc trước mắt Nguồn: Mind Tools, Inc Bước thứ lập thứ tự ưu tiên hỏi xem việc quan trọng việc cần làm gấp? Khi việc cần ta ý việc cần làm gấp Một việc quan trọng Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Quản lý thời gian liên quan đến giá trị cốt lõi bạn động lực sống Khi đó, định rơi vào bốn trường hợp sau: Bảng 3: Ma trận thể mức cấp thiết / tầm quan trọng Cấp thiết Không cấp thiết Quan trọng Phải làm ngay! Lên kế hoạch làm sau! Khơng quan trọng Giao cho làm sau! Không cần làm! Mặc dù Danh sách Những Việc Cần làm đơn giản hữu ích phương pháp tổ chức thân bạn cách giảm căng thẳng thần kinh Thông thường, bạn có vấn đề tưởng chừng lớn địi hỏi q nhiều thời gian bạn bạn rơi vào trạng thái khơng kiểm sốt cảm thấy bị q tải với cơng việc Lời khun thứ 2: Hãy hồn thành cơng việc từ lần 30% thời gian nhà quản lý dùng cho việc “giải tình khẩn cấp” giải vấn đề vấn đề Những vấn đề sai lầm mà nhà quản lý cấp mắc phải họ thực công việc Phương pháp để tránh mắc phải sai lầm nhận thấy nguyên nhân dẫn đến sai lầm sau giải nguyên nhân đó, xác định nên làm khơng nên làm để tránh tái phạm Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Quản lý thời gian Một cách hữu ích bạn nên hỏi đồng nghiệp cấp xem việc bạn làm có gây thêm phức tạp cho công việc họ không Nhưng phải đảm bảo bạn không khiển trách họ họ trích việc Nếu cấp bạn đề xuất giải pháp bạn phải xem xét đề xuất Lợi ích phương pháp nhận tôn trọng tin tưởng từ đồng nghiệp cấp giải vấn đề công việc hàng ngày Điều hạn chế tối đa lượng thời gian dành cho công việc Một người quản lý tốt cần có khả phát dạng lỗi lầm có giải pháp đơn giản giải vấn đề Chẳng hạn, cấp gặp khó khăn để nhớ cách sử dụng máy photocopi bạn dán bảng hướng dẫn cách sử dụng gần máy phôtô để tránh nhiều thời gian phải giải thích cho người Nếu bạn tiết kiệm thời gian hàng ngày bạn sử dụng thời gian để làm thêm việc khác Phải đề mục tiêu hồn thành cơng việc từ lần đầu Điều không khiến cho công việc trở thành thách thức cho thân - làm cho công việc chán ngắt trở nên thú vị hơn, mà cịn đẩy nhanh tốc độ thực tồn quy trình cơng việc Bạn thực cơng việc lần cách chuẩn bị trước Ví dụ bạn phải đọc tất tài liệu liên quan trước tham dự họp Lời khun thứ 3: Khơng lãng phí thời gian Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Quản lý thời gian Khi đồng nghiệp hay cấp không hồn tồn hiểu mục đích cơng việc họ họ dành nhiều thời gian để tìm hiểu ý nghĩa việc họ làm Điều dẫn đến công việc thực không đúng, làm lãng phí thời gian Đó cần phải giải thích từ đầu mục đích, ý nghĩa quy trình thực cơng việc Đồng nghiệp cấp làm việc hiệu họ hiểu công việc giao cho họ Một cách khác để giảm thiểu lãng phí thời gian cắt giảm thời gian dành cho hội họp Bảng trình bày tóm tắt mẹo để đơn giản hố họp (xem Tài liệu số 1: Điều hành Cuộc họp) Nếu bạn người tổ chức họp hay chủ tọa, bạn phải đảm bảo tất thứ sẵn sàng chuẩn bị trước họp bắt đầu Các họp cần lên kế hoạch trước để đồng nghiệp cấp rà sốt lại xử lý thơng tin chuẩn bị ý tưởng hay câu hỏi trước họp Điều đảm bảo họp thu nhiều kết Bảng 4: Lời khuyên để tổ chức họp Thơng báo trước mục đích họp Đưa định mức thời gian cho việc trả lời định Bám sát chương trình họp Kết thúc họp kế hoạch hành động Thực định Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Quản lý thời gian Bạn cần dành thời gian để xếp giấy tờ bạn để bàn bỏ khơng cần thiết báo cũ, thảo báo cáo hồn chỉnh thơng tin khơng cịn liên quan đến cơng việc bạn Bạn có nhìn tổng qt rõ ràng công việc đợi bạn cần bạn ý quan tâm Lời khuyên thứ 4: Biết cách giao công việc Nếu bạn có việc mà cấp thực thay bạn tự làm, bạn nên hướng dẫn họ làm – sau đó, bạn cần dành thời gian để giám sát cơng việc; chắn bạn tốn thời gian nhiều so với bạn tự làm Vì mục tiêu cần đạt quản lý thời gian hiệu nên giao việc coi công cụ hữu ích số cơng cụ quản lý thời gian Mặc dù giao việc khơng thực tiết kiệm thời gian mục đích thực giao việc cho người phù hợp có khả thực hiệu Nếu bạn nhà quản lý dành nhiều thời gian giám sát cấp tốt bạn nên phân cơng cho người khác làm việc nhỏ trực điện thoại, xếp cơng văn, v.v Điều địi hỏi bạn phải có tự tin niềm tin định, bạn phải để người trợ lý hồn thành cơng việc theo cách Sẽ hiệu nến gắn kết trách nhiệm với kỹ sở thích cá nhân người Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Trung tâm phổ biến kiến thức - Dự án PTĐTĐH: Quản lý thời gian Lời khuyên thứ 5: Tránh chần chừ Chần chừ kế trì hỗn làm việc Quản lý thời gian gặp khó khăn người chần chừ Một số người chần chừ đơn giản họ khơng muốn làm việc Cơng việc đơn giản xếp tài liệu vào túi công việc bị chần chừ người thực sợ thất bại, thiếu thông tin đầy đủ cho công việc, thói quen xấu hay chí công việc tẻ nhạt Tác hại chần chừ công việc phải thực trì hỗn thường xun cuối bạn căng thẳng thời hạn hoàn thành đến gần Kết hợp lập thứ tự ưu tiên, tuân thủ thời hạn đặt kỷ luật cá nhân giúp bạn dễ dàng vượt qua thói quen chần chừ Một phương pháp khác chia nhỏ cơng việc tẻ nhạt thử thách thành cơng việc nhỏ dễ dàng hoàn thành với thời hạn bắt đầu thực kết thúc công việc Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới Muốn biết thêm thông tin tài liệu: ELECTROWATT-INFRA VIETNAM Dự án Phát triển Đô thị Đơng Hới 19 Quang Trung – Đồng Hới, Quảng Bình ĐT: 052 821 378; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn Dự án Phát Triển Đô thị Đồng Hới Cơ quan Hợp tác Phát triển Thuỵ Sỹ tài trợ ... D án Phát tri n ô th ông H i 19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình T: 052 821 378; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn D án Phát Tri n ô th ng H i C quan H p tác Phát tri n Thu S tài tr DONG... DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT D ÁN PHÁT TRI N Ô TH NG H I COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM H P TÁC VI T NAM- TH Y S TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C D ÁN PT T H Lãnh o ng viên Tháng 11, 2003 D a theo... nguyên t c D n d t b ng vi c nêu quy trình m b o ho t g ng thông qua hành ng c th c hi n theo ng ch ng minh giá tr úng k ho ch ng b c a công vi c – Làm nh tơi nói – Làm nh làm Truy n t rõ ràng ch