IV- Thực trạng hoạt động bán hàng của Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1.
3. Nội dung hoạt động bán hàng của Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1.
3.1. Nghiên cứu thị tr ờng:
Nghiên cứu thị trờng là hoạt động cần thiết, quan trọng trong quá trình kinh doanh của mỗi một doanh nghiệp. Nó diễn ra trớc, trong và sau quá trình kinh doanh. Việc nghiên cứu thị trờng giúp cho các doanh nghiệp xây dựng đợc các chiến lợc và kế hoạch kinh doanh có hiệu quả; giúp cho các doanh nghiệp tránh đợc các rủi ro trên thị trờng và nắm bắt đợc các cơ hội kinh doanh.
Nhận thức đợc tầm quan trọng và lợi ích của việc nghiên cứu thị tr- ờng, Ban lãnh đạo Công ty đã có sự đầu t cho nghiên cứu thị trờng. Công ty đã thành lập Tổ công tác thị trờng với chức năng thu thập, phân tích các thông tin về thị trờng nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Hoạt động nghiên cứu thị trờng của Công ty trong những năm qua nh sau:
Năm 1998, Công ty đã cử 2 cán bộ sang khảo sát thị trờng Nga.
Năm 1999, Công ty đã nghiên cứu và khai thác kinh doanh thêm mặt hàng mới, đó là giấy Kraft (loại giấy dùng để sản xuất vỏ bao xi măng).
Năm 2000, Công ty tiếp tục khai thác thêm mặt hàng mới là hạt nhựa.
Năm 2001, Công ty giao nhiệm vụ cho Trung tâm dệt may III và các bộ phận nghiên cứu mẫu mã để đặt hàng cho các đơn vị sản xuất và cung ứng sợi cho họ để một mặt tiêu thụ đợc sợi, mặt khác có sản phẩm thêm phong phú. Công ty tiếp tục nghiên cứu tìm nguồn giấy Kraft có giá thấp hơn tạo điều kiện để giữ vững thị phần về mặt hàng này. Năm 2001 bán ra 618,7 tấn giấy Kraft, trị giá 4,856 tỷ đồng. Nghiên cứu tìm kiếm khách hàng để xuất khẩu khăn bông, quần len. Kim ngạch xuất khẩu hai mặt hàng này đạt 58.709 USD.
Có thể nói những năm qua, Công ty đã có sự quan tâm đến hoạt động nghiên cứu thị trờng. Tuy nhiên hoạt động nghiên cứu thị trờng của Công ty vẫn cha mang tính chuyên môn cao. Công ty vẫn cha có phòng Marketing. Bởi vậy, công tác nghiên cứu thị trờng của Công ty còn có nhiều hạn chế.
3.2. Công tác xây dựng kế hoạch bán hàng.
d Các đơn vị căn cứ vào kế hoạch, định hớng của Tổng công ty và Công ty; căn cứ vào khả năng thực tế của đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn theo từng năm và 5 năm. Căn cứ vào kế hoạch năm Công ty giao, các đơn vị xây dựng kế hoạch quý báo cáo Công ty để theo dõi.
Đối với các phòng kinh doanh thuộc Công ty phải xây dựng kế hoạch năm, quý của phòng mình.
e Sau khi đợc giao kế hoạch, các đơn vị và các phòng phải chủ động trong công tác SX-KD để đảm bảo hoàn thành và hoàn thành vợt mức kế hoạch đã đợc giao. Khi có khó khăn vớng mắc phải kịp thời báo cáo lãnh đạo Công ty để có biện pháp giải quyết.
f Thời gian gửi kế hoạch về Công ty:
- Kế hoạch năm sau chậm nhất là ngày 5/8 của năm kế hoạch
- Kế hoạch quý vào ngày 20 của tháng thứ 3 quý trớc.
- Kế hoạch 5 năm theo chỉ đạo của Công ty.
3.3. Hệ thống các kênh bán hàng của Công ty.
Dạng kênh phân phối trong hoạt động bán hàng của Công ty chủ yếu là dạng kênh phân phối gián tiếp. Lực lợng bán hàng của Công ty (kể cả đại lý có hợp đồng) chịu trách nhiệm trực tiếp bán hàng đến tận ngời sử dụng
Công ty
hàng hoá (ngời mua công nghiệp đối với t liệu sản xuất và ngời tiêu thụ cuối cùng đối với t liệu tiêu dùng).
Có thể mô tả dạng kênh phân phối của Công ty nh sau:
Lực lợng bán hàng của Công ty bao gồm các nhân viên kinh doanh thuộc các phòng Nghiệp vụ 1, 2, 3 ; hệ thống cửa hàng, siêu thị của Công ty.
Các phòng nghiệp vụ 1, 2 của Công ty bán hàng trực tiếp cho khách hàng bằng các hình thức bán buôn và bán lẻ.
Các cửa hàng, siêu thị,
trung tâm thời trang là nơi tập
trung bán lẻ trực tiếp những mặt hàng tiêu
dùng: may mặc sẵn, chăn, vải, màn...
Công ty rất ít sử dụng ngời mua
trung gian để tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu từ các đại lý uỷ thác chỉ chiếm phần nhỏ trong tổng doanh thu.
Đối với thị trờng quốc tế, Công ty tự tiến hành hoạt động xuất nhập khẩu không qua trung gian. Ưu điểm của hình thức phối này là tiết kiệm đ-
Các đại lý hàng của công tyLực lợng bán
ợc chi phí của khâu trung gian, thích hợp với khách hàng mua số lợng lớn lại phân tán về mặt địa lý.
3.4. Hoạt động xúc tiến.
Trong kinh doanh thơng mại ngày nay, các doanh nghiệp sẽ không đạt đợc hiệu quả cao nếu chỉ nghĩ rằng: “có hàng hoá chất lợng cao, giá rẻ là đủ để bán hàng”. Những giá trị của hàng hóa, dịch vụ thậm chí cả những lợi ích đạt đợc khi tiêu dùng sản phẩm cũng phải đợc thông tin đến khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng cũng nh những ngời có ảnh hởng tới việc mua sắm. Để làm đợc điều đó các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các hoạt động xúc tiến thơng mại. Nhận thức đợc điều này Công ty đã có sự đầu t cho hoạt động xúc tiến nhằm thúc đẩy, khuyến khích khách hàng mua hàng của Công ty. Nội dung của hoạt động xúc tiến bao gồm: Quảng cáo; khuyến mại; Hội chợ triển lãm; bán hàng trực tiếp; quan hệ công chúng.
a. Quảng cáo:
Quảng cáo là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Quảng cáo sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, giới thiệu sản phẩm hàng hoá mà mình kinh doanh cho khách hàng mục tiêu. Nhờ quảng cáo, khách hàng biết đến sản phẩm của doanh nghiệp và doanh nghiệp bán đợc nhiều hàng trong tơng lai.
Hoạt động quảng cáo vì thế đã là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1. Hàng năm, Công ty chi khoảng 15 triệu đồng cho tất cả các hoạt động quảng cáo của mình, nh vậy nếu tính trên tổng doanh thu một năm thì con số này là rất nhỏ (chỉ xấp xỉ 0,1%).
Công ty xác định mục tiêu của quảng cáo là:
- Tìm kiếm, thu hút khách hàng, nâng cao doanh số. - Quảng bá hình ảnh của Công ty.
Nội dung quảng cáo: giới thiệu về mặt hàng và dịch vụ mà Công ty kinh doanh (tên và đặc điểm của hàng hoá; các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật); giới thiệu sơ lợc về Công ty (biểu tợng, tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax, địa chỉ Email, số lợng cán bộ nhân viên); giới thiệu khái quát về tình hình kinh doanh của Công ty (tổng doanh thu ). Trong nội dung quảng cáo vẫn…
còn thiếu những thông tin về công dụng, lợi ích của sản phẩm, khả năng thay thế và mức độ thoả mãn nhu cầu của sản phẩm.
Các phơng tiện quảng cáo chủ yếu gồm có: +) Quảng cáo qua phơng tiện thông tin đại chúng:
- Quảng cáo trên các báo phát hành cả nớc và khu vực nh Diễn đàn Doanh nghiệp, Hà Nội mới, Tạp chí Thị trờng và giá cả, Tạp chí Dệt May Việt Nam, tạp chí Công nghiệp... các thông điệp quảng cáo đăng trên các báo và tạp chí mang nội dung chủ yếu là các lĩnh vực hoạt động của Công ty kèm theo biểu tợng và địa chỉ liên lạc, ở một số báo và tuỳ theo từng thời kỳ còn đăng thêm biểu giá của một số mặt hàng mà Công ty cung ứng. Trong một kỳ hạch toán, Công ty cho đăng quảng cáo khoảng 3-4 lần mỗi lần kéo dài 3 kỳ phát hành báo và 3 kỳ tạp chí. Thời điểm phát hành không theo chiến dịch cụ thể nào mà chỉ ớc lợng theo một mục tiêu cụ thể nào đó: “khi nào cần tiêu thụ thì quảng cáo”. Các thông điệp quảng cáo này không đợc đăng liên tục trên một loại báo, tạp chí mà có sự xen kẽ. Các báo đợc lựa chọn để đăng tải thông điệp không căn cứ vào một sự tính toán chi tiết nào về cái gọi là “số lần tiếp xúc mong
muốn” cũng nh về hiệu quả của việc quảng cáo này. Công ty xác định tỷ trọng hàng công nghiệp / hàng tiêu dùng là 50/50, song các thông tin phản hồi từ phía thị trờng mục tiêu cho thấy rằng các thông điệp dờng nh chỉ tiếp xúc đợc với khách hàng công nghiệp.
- Quảng cáo trên Internet: Nhận thức đợc lợi ích to lớn của Thơng mại điện tử, Công ty đã xây dựng trang Web cho riêng mình. Qua trang Web, Công ty tiến hành quảng cáo hình ảnh và các hàng hoá dịch vụ của mình. Khách hàng có thể tìm thấy trên trang Web của Công ty những thông
tin cần thiết về hàng hóa và dịch vụ của Công ty (tên, đặc điểm của hàng hoá dịch vụ) kèm theo hình ảnh về các mặt hàng đó. Khách hàng cũng có thể đạt hàng hoặc gửi các thông tin phản hồi về Công ty qua mạng Internet bằng cách gửi Email theo địa chỉ trasco@fpt.vn. Việc quảng cáo qua mạng có lợi là các thông tin về Công ty và sản phẩm luôn đợc cập nhật và phạm vi quảng cáo rộng lớn mở rộng ra toàn cầu, bất cứ ai, bất cứ lúc nào và ở đâu cũng có thể vào trang Web của Công ty nếu có máy tính nối mạng. Tuy nhiên, quảng cáo trên mạng cũng cần phải có chi phí không nhỏ cho việc duy trì trang Web trên mạng. Trang Web của Trasco trên mạng hiện nay, có thể nói là cha có sức hấp dẫn bởi sự đơn giản và thiếu sinh động. Bởi vậy, hiệu quả của việc quảng cáo qua mạng không cao, cha thu hút đợc nhiều ngời truy cập.
+) Quảng cáo trực tiếp:
In tờ gấp, tờ rơi với các thông tin: giới thiệu về lĩnh vực hoạt động của Cty bằng cả hai thứ tiếng Việt-Anh; logo và biểu tợng của Công ty; địa chỉ, số điện thoại, số Fax, cùng với các ảnh chụp giới thiệu một số sản phẩm của Công ty. Các tờ gấp tờ rơi này cứ hai năm đợc in một lần và đợc sử dụng để giới thiệu Công ty với khách hàng trong các cuộc hội chợ, triển lãm và khi giao dịch với khách hàng mục tiêu.
b. Khuyến mại:
Để thu hút khách hàng thì có nhiều biện pháp và khuyến mại là một trong số đó. Khuyến mại là hành vi thơng mại của thơng nhân nhằm xúc tiến việc bán hàng, cung ứng dịch vụ trong phạm vi kinh doanh của thơng nhân bằng cách giành những lợi ích nhất định cho khách hàng.
Việc giành những lợi ích nhất định khi khách hàng mua hàng của Công ty sẽ khuyến khích họ mua hàng của Công ty. Nhận thức đợc điều
này, Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 đã áp dụng một số hình thức khuyến mại nhằm thu hút khách hàng.
- Đối với khách hàng là ngời tiêu thụ trung gian, Công ty hỗ trợ về chuyên chở miễn phí với mọi khối lợng hàng hóa, biểu giá cạnh tranh,giảm giá cho các khách hàng mua với khối lợng lớn và có thể bán chậm trả hoặc bán chịu.
- Tặng vật phẩm mang biểu tợng quảng cáo: hàng năm vào dịp tết Nguyên đán, Công ty đều tặng lịch có mang biểu tợng của Công ty cho các khách hàng. Việc này vừa là để quảng cáo cho Công ty, vừa thể hiện sự quan tâm, tôn trọng của Công ty đối với khách hàng.
c. Hội chợ triển lãm.
Trong thời gian hoạt động vừa qua, Công ty đã có chú ý nhiều đến hoạt động này:
Trung bình một năm công ty tham gia 2 đợt Hội chợ triển lãm và mỗi đợt nh vậy thờng phải chi khoảng từ 20 đến 25 triệu đồng. Công ty đã tham gia nhiều Hội chợ, đó là các Hội chợ tại Quảng Bình và Móng Cái. Công ty đã mang tới các Hội chợ này các sản phẩm nh: màn tuyn, quần áo dệt kim, quần áo may sẵn, vải các loại (những sản phẩm phù hợp với nhu cầu và…
thu nhập của ngời dân ở đây).
Trong những năm gần đây, Công ty cũng tham gia nhiều đợt triển lãm tại Trung tâm triển lãm Giảng Võ do Tổng Công ty Dệt May tổ chức.
Đây là triển lãm có tính chất chuyên ngành bởi vì các doanh nghiệp tham gia triển lãm đều thuộc ngành Dệt may. Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 cũng mang đến triển lãm những sản phẩm tốt nhất mà Công ty đang kinh doanh nh vải màn tuyn cao cấp, vải may mặc cao cấp, quần áo may sẵn chất lợng cao và một số nguyên phụ liệu ngành dệt may nh sợi các loại, xơ các loại, bông, hoá chất. Qua các đợt triển lãm, Công ty cũng đã ký đợc một số hợp đồng quan trọng với các Công ty ngành dệt may. Cụ thể, năm 1997 Công ty ký đợc hợp đồng bán 1,2 triệu m vải tuyn cho Công ty may Thăng
Long, trị giá 3 tỷ đồng. Ký hợp đồng cung cấp 52 tấn sợi cho Công ty dệt Phong Phú, trị giá 12 tỷ đồng. Ký hợp đồng cung cấp 70 tấn bông cho Công ty dệt may Nam Định trị giá 10 tỷ đồng. Năm 1998, Công ty ký đợc hợp đồng bán 1 triệu m vải tuyn trị giá 2,5 tỷ đồng cho Nhà máy dệt 8/3. Ký một hợp đồng cung cấp 360 tấn bông và 15 tấn xơ cho Công ty Quang Đông.
Việc tham gia vào các Hội chợ triển lãm giúp Công ty có cơ hội giới thiệu về bản thân Công ty và sản phẩm của mình đến khách hàng. Đồng thời qua các đợt Hội chợ triển lãm Công ty cũng có thể mở rộng quan hệ với các doanh nghiệp trong và ngoài nớc, ký kết các hợp đồng bán hàng.
d. Bán hàng trực tiếp.
Bán hàng trực tiếp là hành vi thơng mại của thơng nhân, là sự giao dịch trực tiếp giữa ngời bán hàng với khách hàng. Trong đó ngời bán hàng có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu cho ngời mua và nhận tiền. Đây là hình thức bán hàng chủ yếu của Công ty.
Bán hàng trực tiếp đợc thực hiện ở hầu hết các cấp trong Công ty. Giám đốc các phó giám đốc và các trởng phòng là những ngời vừa thực hiện chức năng quản lý vừa trực tiếp tham gia giao dịch và bán hàng cho Công ty.Đối với những hợp đồng bán hàng lớn, quan trọng thì trực tiếp
Giám đốc hoặc các kỹ s kinh tế có trình độ của Công ty trực tiếp giao dịch với khách hàng bởi vậy hiệu quả đạt đợc khá cao.
e. Quan hệ công chúng.
Quan hệ công chúng là những quan hệ với quần chúng nhằm tuyên truyền tin tức tới các giới dân chúng khác nhau ở trong và ngoài nớc nh: Nói chuyện, tuyền truyền, quan hệ với cộng đồng, đóng góp từ thiện…
Quan hệ công chúng là một trong những công cụ xúc tiến quan trọng trong các doanh nghiệp. Làm tốt công tác này sẽ góp phần giúp cho doanh nghiệp có khả năng đạt đợc mục tiêu xúc tiến đề ra.
Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 các năm qua vẫn luôn chú trọng đến việc duy trì quan hệ với quần chúng thông qua công tác xã hội và từ thiện. Năm 2001, Công ty động viên cán bộ công nhân viên làm tốt công tác xã hội và từ thiện nh ủng hộ ngời tàn tật, các cháu thiếu nhi sinh hoạt hè tại địa phơng, góp tiền ủng hộ đồng bào nghèo Định Hoá Thái Nguyên tổng số 2.610.000 đồng, tiến hành làm thủ tục phụng dỡng suốt đời một mẹ Việt Nam Anh Hùng (VNAH) Nguyễn Thị Thiếm tại Nghệ An với mức 200.000đ/ tháng kể từ tháng 3/2001 tổ chức thăm nom sức khỏe, tặng quà nhân dịp 27/7 và những ngày lễ lớn của dân tộc. Năm 2002, ngoài việc thực hiện đầy đủ nội dung chỉ đạo của Tổng Công ty về công tác từ thiện nh tham gia ủng hộ xoá đói giảm nghèo, ủng hộ đồng bào thiên tai, lũ lụt. Công ty tăng cờng phụng dỡng mẹ VNAH Nguyễn Thị Thiếm, đồng thời làm thủ tục phụng dỡng một bà mẹ VNAH khác.
3.5. Đánh giá hoạt động bán hàng.
Hàng quý Công ty tổ chức đánh giá kết quả hoạt động bán hàng của