Ôn tập Kỹ năng mềm 2 7 CÂU HỎI ÔN TẬP KỸ NĂNG MỀM 2 1 Theo bạn các nguyên nhân nào gây lãng phí thời gian cách khắc phục? Các nguyên nhân gây lãng phí thời gian Làm việc không có kế hoạch Làm việc không có mục đích rõ ràng Đặt quá nhiều mục tiêu Giám sát công việc quá chặt chẽ Lo lắng thái quá Quá nhiều công việc giấy tờ Vòng vo Sửa sai Trì hoãn công việc Mất thời gian chờ đợi Theo chủ nghĩa hoàn hảo Dự các cuộc họp vô bổ Nghỉ sớm Tức giận Có quá nhiều giao tiếp xã hội Cách khắc phục Phải đặt.
Ôn tập Kỹ mềm CÂU HỎI ÔN TẬP KỸ NĂNG MỀM Theo bạn nguyên nhân gây lãng phí thời gian & cách khắc phục? - Các nguyên nhân gây lãng phí thời gian: + Làm việc khơng có kế hoạch + Làm việc khơng có mục đích rõ ràng + Đặt q nhiều mục tiêu + Giám sát công việc chặt chẽ + Lo lắng thái + Quá nhiều công việc giấy tờ + Vịng vo + Sửa sai + Trì hỗn cơng việc + Mất thời gian chờ đợi + Theo chủ nghĩa hoàn hảo + Dự họp vơ bổ + Nghỉ sớm + Tức giận + Có nhiều giao tiếp xã hội - Cách khắc phục: + Phải đặt mục tiêu kế hoạch ngày, tháng… thật rõ ràng, cụ thể + Việc hôm không để ngày mai + Xử lý dần, phân bổ thời gian hợp lý, không để công việc tồn đọng + Hạn chế di chuyển xa + Tranh thủ làm việc khác thời gian chờ đợi + Kiểm sốt mối quan hệ xã hội, hạn chế không cần thiết + Thời gian nghỉ ngơi hợp lý Trình bày ngun tắc xếp cơng việc thời gian theo thứ tự ưu tiên? - Nguyên tắc xếp công việc thời gian theo thứ tự ưu tiên: + P1 – Quan trọng khẩn cấp: công việc phải giải ngay, phải ưu tiên cơng việc trước Khơng đốn trước thời gian VD: Chăm sóc người thân bị ốm, họp khẩn, email cơng việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng làm Đoán trước thời gian VD: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm cơng ty làm Ơn tập Kỹ mềm 2 Tồn đọng lười biến thói quen chây ì VD: Lịch ơn thi, gửi báo cáo cơng việc, soạn nội dung thuyết trình chuyển sang P2 + P2 – Quan trọng không khẩn cấp: P2 không yêu cầu làm (không khẩn cấp) bạn phải làm hết tất chúng chúng quan trọng Hãy dành nhiều thời gian cho mục cố gắng làm lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ liên quan đến công việc Nếu làm việc P2 có phát sinh việc P1 ưu tiên hồn thành P1 trước, sau giải nốt P2 không để sang ngày hôm sau + P3 – Không quan trọng khẩn cấp: Đây công việc không ảnh hưởng đến mục tiêu cá nhân, phải giải khẩn cấp VD: Nhờ bạn mua đồ học, gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè… Cách tốt giải công việc nhanh tốt, ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "khơng", kết thúc gọi/tin nhắn lịch từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho việc quan trọng + P4 – Không quan trọng không khẩn cấp: Đây công việc không làm giành thời gian tối thiểu cho công việc VD: xem phim, hài, lướt facebook… Khi có ý định làm việc thuộc nhóm 4, tự hỏi thân liệu nhận lợi ích gì? Nếu khơng có có ít, kiên chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian Ơn tập Kỹ mềm - Mỗi công việc nên viết ma trận cho mình, lập ma trận lớn mục tiêu thân sau Dwight D Eisenhower có câu nói “Việc quan trọng khẩn cấp, việc khẩn cấp quan trọng” Giải thích câu nói ứng dụng vào ngày bình thường bạn học tập, làm việc? "Việc quan trọng thường không khẩn cấp việc khẩn cấp thường không quan trọng" Dwight Eisenhower Quan trọng hoạt động có kết dẫn đạt mục tiêu, cho dù hoạt động cá nhân công việc Khẩn cấp hoạt động thường tập trung chúng địi hỏi ý đến hậu việc khơng có hành động đối phó Nếu tách biệt khác chúng lần đơn giản, tiến hành cách liên tục gặp khó khăn Điều tuyệt vời ma trận Eisenhower cung cấp khung rõ ràng cho định lặp lặp lại liên tục Và giống điều khác sống, kiên định điều tối quan trọng Trong sống ngày có cơng việc ln quan tâm giải nó, cơng việc dịng chảy khơng ngừng, quan trọng ta khơng thể kiểm sốt được, thường ngắn dai dẳng buộc ta phải giải nhanh chóng, chẳng hạn viết báo cáo, gọi đột ngột, tin nhắn từ bạn bè… Cách giải tốt nhanh chóng kết thúc cơng việc này, uỷ quyền cho người khác học cách nói “khơng” để tránh thời gian Trong đó, cơng việc quan trọng khẩn cấp chúng địi hỏi ta phải ln giành nhiều thời gian cho quan trọng ảnh hướng đến mục tiêu thân, địi hỏi bạn phải có tầm nhìn để định hướng mục tiêu lâu dài phải có kiên trì bền bỉ để tạo bàn đạp đưa bạn tiến tới mục tiêu, cột mốc mà bạn đặt Sắp xếp, xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên cách tiếp cận thời gian theo định hướng hoạt động hay định hướng mục tiêu? Giải thích sao? - Sắp xếp, xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên cách tiếp cận thời gian theo định hướng hoạt động - Vì kế hoạch lập để hành động giải công việc, hoạt động hàng ngày thân để hoàn thành mục tiêu Vẽ giải thích ma trận khẩn cấp – quan trọng? Sắp xếp công việc ngày bạn vào ma trận Ôn tập Kỹ mềm imNot Import ant 5.1 Ma trận khẩn cấp – quan trọng Giải thích câu 5.2 Ma trận ngày thân Urgent - Ơn thi mơn gần kề - Tổng kết cuối năm Trả Họplời độttinxuất nhắn - Những gọi đột xuất Not urgent - Ơn thi đợt cho mơn cịn vài tuần đến ngày thi Ngồi thiền Lướt facebook - Chơi game Nêu giai đoạn hình thành phát triển nhóm: đặc điểm giai đoạn, ảnh hưởng trưởng nhóm giai đoạn, xung đột tiềm gây ảnh hưởng đến kết nhóm, cách phịng tránh, cách xử lý xung đột này? 6.1 Giai đoạn hình thành: Đặc điểm: Thành viên rụt rè, chưa dám đưa ý kiến, tìm trưởng nhóm… Ảnh hưởng trưởng nhóm: + Thiết lập ổn định cấu nhóm theo tiêu chuẩn chung + Nên đặt số điều lệ nguyên tắc hoạt động nhóm + Thường xuyên trao đổi cách cởi mở chun mơn, nguyện vọng, sở thích, sở trường kinh nghiệm tích lũy trước lao vào làm dự án + Phân công vai trò nhiệm vụ thành viên + Xác định mục tiêu chung Những xung đột tiềm năng: Chưa có Cách phịng tránh: Chưa có Cách xử lý: Chưa có 6.2 Giai đoạn xung đột: Đặc điểm: Phân chia bè phái, nhiều ý kiến trái chiều, mạnh dạng đưa ý kiến nhân, thay đổi quy tắc nhóm… Ảnh hưởng trưởng nhóm: Ôn tập Kỹ mềm + Vai trò trưởng nhóm phát huy tối đa việc định hướng hoạt động giải xung đột cá nhân hướng hành vi vào nhiệm vụ + Không nên tham gia vào dự án lớn cơng việc địi hỏi phối hợp đồng cao + Cần có đốn mức độ định + Cần chấp nhận số thất bại để rút kinh nghiệm xem tất yếu q trình phát triển nhóm Những xung đột tiềm năng: Chia bè phái, tan rã nhóm, ý kiến tiêu cực… Cách phịng tránh: Thống thành viên, giải ý kiến, nói rõ mục tiêu nhóm lợi ích cá nhân Cách xử lý: Giải xung đột, lựa chọn ý kiến, tạo tinh thần đồn kết 6.3 Giai đoạn bình thường hóa: Đặc điểm: Thành viên nhận biết lợi ích nhóm cá nhân, có tinh thần đồng đội, trình bày ý kiến thảo luận thoải mái… Ảnh hưởng trưởng nhóm: + Vai trị nhiệm vụ trưởng nhóm chuyển dần vào thành viên + Phát huy tính dân chủ, tiếng nói tập thể quan trọng + Quy trình biểu mẫu cần đặt nặng, hướng người làm việc theo chuẩn thể tính chuyên nghiệp + Không nên phân tán lực lượng + Nên tham gia vào dự án có khách hàng có ràng buộc thời gian Những xung đột tiềm năng: Chia bè phái, tan rã nhóm, ý kiến tiêu cực… Cách phòng tránh: Thống thành viên, giải ý kiến, nói rõ mục tiêu nhóm lợi ích cá nhân Cách xử lý: Giải xung đột, lựa chọn ý kiến, tạo tinh thần đoàn kết 6.4 Giai đoạn hoạt động trôi trải: Đặc điểm: Nhóm hoạt động ổn định, thành viên nhận biết lợi ích nhóm cá nhân, có tinh thần đồng đội, trình bày ý kiến thảo luận thoải mái… Ảnh hưởng trưởng nhóm: + Mỗi thành viên phát huy cao độ lực cá nhân, tăng cường tín nhiệm lẫn có ý thức trách nhiệm cao Vai trị trưởng nhóm lúc giống thành viên khơng cần giám sát điều khiển công việc thành viên + Tôn trọng cá nhân làm việc hiệu theo cách riêng họ + Nên đưa nhóm tham gia vào dự án quan trọng Những xung đột tiềm năng: Chia bè phái, tan rã nhóm, ý kiến tiêu cực… Cách phịng tránh: Thống thành viên, giải ý kiến, nói rõ mục tiêu nhóm lợi ích cá nhân Cách xử lý: Giải xung đột, lựa chọn ý kiến, tạo tinh thần đồn kết Giải thích nguyên tắc làm việc nhóm? - Có nguyên tắc làm việc nhóm: + Tạo đồng thuận: tổ chức họp tăng tính đồng đội, rèn luyện kỹ làm việc nhóm, làm quen với nhau, phân cơng nhiệm vụ Ơn tập Kỹ mềm + Thiết lập mối quan hệ cần thiết: có mối quan hệ người bảo trợ chính, người có kiến thức chun ngành, người quản lý tài + Khuyến khích óc sáng tạo: thành viên nhóm phải sáng tạo không ngừng công việc tránh khn mẫu Hỗ trợ khuyến khích sáng tạo thành viên + Phát sinh ý kiến mới: tiếp nhận ý kiến mới, phân tích, trình bày cho nhóm để lựa chọn ý kiến tốt + Học cách ủy thác: Ủy thác công việc: lên kế hoạch phân chia công việc phù họp Ủy thác quyền hành: trao đổi trao cho cá nhân có khả điều hành cơng việc + Khuyến khích phát biểu ý kiến: khuyến khích thành viên có quyền đưa ý kiến bàn bạc thảo luận + Chia sẻ trách nhiệm: thành viên phải có tinh thần đồng đội hồn thành cơng việc cá nhân chia sẻ cơng việc nhóm để hồn thành mục tiêu + Cần linh hoạt: thay đổi kế hoạch có biến cố xảy ra, uyển chuyển cơng việc Giải thích quy luật làm việc nhóm? Quy luật tầm quan trọng: Một cá nhân riêng lẻ tạo thành cơng lớn Quy luật tồn cảnh: Mục tiêu quan trọng vai trị Quy luật thích hợp: Tất người điều có điểm mạnh riêng Quy luật thách thức lớn: Thách thức lớn tinh thần làm việc nhóm cao Quy luật chuỗi: Sức mạnh nhóm bị ảnh hưởng có liên kết yếu Quy luật xúc tác: Những nhóm làm việc thành cơng có cá nhân thay đổi thứ Quy luật tầm nhìn: Tầm nhìn giúp thành viên có phương hướng hoạt động có tự tin Quy luật “con sầu làm rầu nồi canh”: Những thái độ không tốt làm ảnh hưởng đội Quy luật lòng tin: Những người nhóm phải tin tưởng làm việc Quy luật chi phí: Nhóm thất bại vươn tới tiềm lực thất bại việc trả giá Quy luật ghi điểm: Nhóm tạo thay đổi cho biết rõ vị trí Quy luật vị trí: Những nhóm giỏi có tầm hiểu biết rộng Quy luật nhận dạng: Những giá trị chung xác định rõ chất nhóm Quy luật giao tiếp: Sự tác động lẫn kích thích hoạt động tốt Quy luật lợi thế: Sự khác nhóm khả lãnh đạo So sánh nhóm ngắn hạn nhóm dài hạn phương diện sau: thời gian hoạt động, cách thức tổ chức, đặc điểm hình thành, đặc điểm chun mơn thành viên, vai trị trưởng nhóm, cách thức hoạt động nhóm Phương diện Thời gian hoạt động Nhóm Ngắn hạn Thời gian Cách tổ chức Đặc điểm hình thành Đặc điểm chun mơn Vai trị trưởng nhóm Cách hoạt động Khơng có Thường Có khác Đa phần Giải Ơn tập Kỹ mềm ngắn, khơng có định chức danh trách nhiệm cụ thể không hợp nhau, chưa pháp, tự qua đào phát tạo khơng có trưởng nhóm cơng việc gấp rút, Có chung Có tổ chun Dẫn dắt Có tính chức, hợp môn để điều hành Lâu dài, thi đua, Dài hạn pháp, giải nhóm tiến cố định lịch trình mục tiêu cơng việc, đến mục rõ ràng chung vấn đề tiêu chung 10 Những khó khăn bạn gặp phải q trình làm việc nhóm? Hậu khó khăn thành đạt nhóm? Có chức danh nhiệm vụ, phân công công việc rõ ràng Hậu Không dám dưa ý kiến dẫn đến khơng hồn Nể nang mối quan hệ thành nhiệm vụ nhóm giao Thành viên nhóm khơng rõ nhiệm vụ mình, tới Khơng dứt khốt, đẩy trách hạn nộp khơng làm Nhóm khơng hồn thành nhiệm cho người khác nhiệm vụ thầy giao Có nhiều thành viên không hợp tác, không tham gia làm Làm riêng ăn chung việc nhóm bị trừ điểm nhóm chịu Thụ động, khơng đưa ý Nhóm khơng có tính sáng tạo, thất bại khơng có nhiều ý kiến tưởng, khơng chịu nhận xét Làm việc riêng họp Thành viên không nắm bắt cơng việc, họp nhóm khơng hiệu Khó khăn 11 Đưa tình mà bạn làm việc nhóm q khứ trình độ chun mơn thành viên nhóm khơng đồng nhau? Người trưởng nhóm cần xử lý tình này? 11.1 Tình 11.2 Giải Ôn tập Kỹ mềm 12 Từ thực tế cách sử dụng thời gian bạn, bạn nêu nguyên nhân gây lãng phí thời gian cách bạn khắc phục sau học xong kỹ quản lý thời gian? - Nguyên nhân gây lãng phí thời gian thân: + Chưa định kế hoạch ngày + Do thói quen chây ì lười biến thân + Do chưa tận dụng thời gian rảnh, nghỉ sớm + Lãng phí thời gian vào mạng xã hội: lướt facebook, zalo, xem youtube,… + Do khoảng cách di chuyển xa + Gặp gỡ trò chuyện lâu với bạn bè - Cách khắc phục: + Lập kế hoạch ngày + Nghỉ ngơi hợp lý + Hạn chế lại + Thay đổi lười biến công việc hữu ích: đọc sách, ngồi thiền… + Giành thời gian cố định cho bạn bè, người thân + Tận dụng thời gian rảnh chờ đợi để làm việc khác phục vụ mục tiêu Ôn tập Kỹ mềm 13 Với vai trò người trưởng nhóm, bạn cần ý điều để phát triển nhóm lên? - Với vai trị người trưởng nhóm điều để phát triển nhóm lên: + Tự nhận thức vai trị làm việc nhóm + Thấu hiểu thành viên nhóm + Xác định vai trị trách nhiệm làm việc nhóm + Xây dựng mục tiêu, nguyên tắc làm việc + Đào tạo liên tục + Là gương + Luôn ghi nhận phản hồi + … .. .Ôn tập Kỹ mềm 2 Tồn đọng lười biến thói quen chây ì VD: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình chuyển sang P2 + P2 – Quan trọng không khẩn cấp: P2 không yêu... quan đến công việc Nếu làm việc P2 có phát sinh việc P1 ưu tiên hồn thành P1 trước, sau giải nốt P2 không để sang ngày hôm sau + P3 – Không quan trọng khẩn cấp: Đây công việc không ảnh hưởng... + P4 – Không quan trọng không khẩn cấp: Đây công việc không làm giành thời gian tối thiểu cho công việc VD: xem phim, hài, lướt facebook… Khi có ý định làm việc thuộc nhóm 4, tự hỏi thân