Các kỹ năng cần thiết khi soạn thảo văn bản

Các kỹ năng cần thiết khi soạn thảo văn bản

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

1 Khái niệm văn bản QPPL

• Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ

tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa (Điều 1 Luật ban hành VBQPPL sửa đổi năm 2002)

• b, Theo thủ tục, trình tự luật định

Khái niệm, đặc điểm văn bản QPPL

Khái niệm, đặc điểm của văn bản

áp dụng pháp luật

 1, Khái niệm

Văn bản áp dụng pháp luật là văn bản do những chủ thể có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và hình thức pháp luật quy định, có nội dung là mệnh lệnh cụ thể với những đối tượng xác định, được thực hiện một lần trong thực tiễn

2, Đặc điểm

a, Do những chủ thể có thẩm quyền ban hành (cơ quan nhà nước, thủ tưởng cơ quan nhà nước, công chức, cá nhân);

b, Được ban hành theo thủ tục và hình thức pháp luật quy định;

c, Nội dung là mệnh lệnh cụ thể với đối tượng xác định;

d, Chỉ được thực hiện một lần

Khái niệm, đặc điểm của văn bản hành chính

 1, Khái niệm

Văn bản hành chính là những văn bản được ban hành nhằm triển khai

thực hiện văn bản pháp luật của cấp trên, điều hành quản lý trong nội bộ

cơ quan; để giao dịch công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân; trao đổi thông tin và ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra là cơ sở để chủ thể có thẩm quyền ban hành

văn bản áp dụng pháp luật.

2, Đặc điểm

a, Tên gọi và nội dung của VBHC không được pháp luật quy định;

b, Không tạo ra và không làm thay đổi hành vi ứng xử của cá nhân (không phải là quyết định pháp lý).

c, Nội dung chứa đựng những sinh hoạt thường ngày của cơ quan NN, tổ chức xã hội, đơn vị kinh tế…

c, Không được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước

HÌNH THỨC CỦA VĂN BẢN

TỔNG CỤC HẢI QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CỤC HẢI QUAN HÀ NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN PHÁP LUẬT

*Bố cục nội dung của VBPL được chia thành ba phần:

Trình bày cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của VBPL

- Cơ sở pháp lý: + Đối với những VBPL có cơ cấu điều khoản:

Căn cứ 1: VBPL quy định trực tiếp thẩm quyền của chủ thể ban hành;

Căn cứ 2: VBPL quy định trực tiếp nội dung công việc cần giải quyết

+ Đối với những VBPL có cơ cấu nghị luận:

Sau khi có……….;

Sau khi … ban hành …………;

Kể từ khi có……… ;

- Cơ sở thực tiễn:

+ Đối với VBPL có cơ cấu điều khoản:

Xét đề nghị của………

Xét (biên bản, công văn, tờ trình…) của………

+ Đối với VBPL có cơ cấu nghị luận:

Trình bày về thực trạng của công việc gồm:

- Thành tựu đạt được;

- Hạn chế, tồn tại, vướng mắc của công việc

- Nguyên nhân dẫn đến những khiếm khuyết.

Ví dụ: Chỉ thi của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan…

2, NỘI DUNG CHÍNH CỦA VĂN BẢN PHÁP LUẬT

* Nội dung của VBQPPL:

Nội dung của văn bản pháp luật

* Nội dung chính của văn bản áp dụng pháp luật

Điều 1 Giải quyết công việc phát sinh

Điều 2 Nghĩa vụ của đối tượng thi hành (nếu có)

(Ai có nghĩa vụ, có trách nhiệm làm gì?)

Điều 3 Quyền lợi của đối tượng thi hành (nếu có)

(Ai có quyền được hưởng cái gì, tại đâu?)

vụ, quyền lợi của đương sự, chỉ những nghĩa vụ, quyền lợi nào liên quan trực tiếp và có sự thay đổi so với trước đây mới trình bày trong văn bản.

3, Phần kết thúc của văn bản pháp luật

Phần kết thúc, người soạn thảo phải trình bày về hiệu lực pháp lý của văn bản, bao gồm:

- Hiệu lực pháp lý về đối tượng

Ai chịu trách nhiệm thi hành văn bản này

- Hiệu lực pháp lý về thời gian

Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký

Văn bản này có hiệu lực sau… ngày kể từ…

BÀI TẬP MẪU

TỔNG CỤC HẢI QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CỤC HẢI QUAN HÀ NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN HÀ NỘI

Căn cứ Quyết định số 15/2003/QĐ-BTC ngày 10-02-2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng cục Hải quan và Quyết định số 02/2006/QĐ-BTC ngày 06-01-2006 sửa đổi, bổ sung Quyết định

Điều 1 Bổ nhiệm Chi cục phó Chi cục Hải quan Phú Thọ đối với ông Nguyễn Văn A, sinh ngày

… tháng… năm…, hiện là Đội trưởng Đội nghiệp vụ, kể từ ngày … tháng … năm…

Điều 2 Ông Nguyễn Văn A có trách nhiệm bàn giao và nhận chức vụ mới chậm nhất đến

ngày…( trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được Quyết định này).

Điều 3 Ông Nguyễn Văn A có quyền được hưởng phụ cấp chức vụ … theo quy

định của pháp luật hiện hành.

Điều 4 Chánh văn phòng Cục Hải quan Hà Nội, Chi cục trưởng Chi cục Hải

quan Phú,Th ọ, Trưởng phòng Tổ chức, cán bộvà ông Nguyễn Văn A chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này

Điều 5 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

- Như Điều 4;

- Lưu VT, TCCB.

NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Cơ cấu nội dung của văn bản hành chính cũng gồm 3 phần:

1, Phần mở đầu:

- Nêu lý do, mục đích ban hành văn bản (công văn, thông báo, tờ

trình);

- Nêu khái quát tình hình khi thực hiện công việc(báo cáo);

- Nêu thời gian, địa điểm xảy ra sự việc (biên bản)

2, Nội dung chính:

- Nêu sự việc cần giải quyết (công văn, thông báo, tờ trình)

- Nêu diễn biến của sự việc (biên bản)

- Nêu kết quả của công việc cần báo cáo gồm thành tưu, hạn chế (báo cáo)

3, Phần kết thúc:

- Tóm tắt nội dung chính và yêu cầu triển khai thực hiện

- Một câu thể hiện thái độ lịch sự, cầu thị

- Số lượng văn bản và thời điểm kết thúc (biên bản)

CÁCH THỨC SOẠN THẢO CÁC LOẠI VĂN BẢN

1, CÔNG VĂN

- Là văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và cá nhân nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.

- Vai trò của công văn:

+ Trao đổi thông tin;

+ Trình cấp trên đề án, chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bản; + Chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho cấp dưới;

+ Đề xuất ý kiến để cấp trên xem xét phê duyệt;

+ Cấp trên trả lời đề nghị của cấp dưới;

+ Thăm hỏi, cảm ơn;

+ Giải thích, hướng dẫn văn bản PL của cấp trên;

+ Thông báo chủ trương, chính sách mới của Nhà nước…

CÁCH SOẠN THẢO CÔNG VĂN

- Trình bày nội dung phải rõ ràng, cụ thể và thống nhất;

- Sử dụng văn phong hành chính đảm bảo lịch sự, nghiêm túc, trang trọng và có sức thuyết phục cao;

- Câu văn lập luận ngắn gọn, kết cấu logic, chặt chẽ;

- Thể thức trình bày theo quy định của pháp luật, nhưng lưu ý có sự đặc thù:

+ Không trình bày tên ở chính giữa;

+ Trích yếu nội dung được trình bày dưới số, ký hiệu;

+ Mở đầu là địa chỉ nơi công văn được gửi đến thông qua từ

“kính gửi”

+ Nêu rõ mục đích, lý do ban hành công văn;

+ Yêu cầu diến đạt ngắn gọn, rõ ràng, nêu bật được nội dung chính được đề cập trong công văn

2, Phần nội dung chính của công văn:

+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc: nội dung cần chỉ đạo ( nghiêm

+ Công văn hướng dẫn, giải thích: nội dung cần hướng dẫn, giải

thích ( Khách quan, cụ thể, thống nhất để cấp dưới dễ thực hiện );

+ Công văn đề nghị: nội dung cần đề nghị ( thuyết phục và có lý

do xác đáng);

+ Công văn từ chối: nêu rõ lý do từ chối ( lịch sự, khiêm tốn );

+ Công văn tiếp thu phê bình: nội dung tiếp thu và hứa thực hiện

tốt hơn ( mềm mỏng, cầu thị);

+ Công văn thăm hỏi, cảm ơn: lý do cảm ơn, hình thức thăm

hỏi, động viên ( thể hiện sự chân thành không sáo mòn);

+ Công văn trình: nội dung là đề án, chương trình, dự thảo văn

bản, kế hoạch… ( logic, khoa học và cầu thị thể hiện rõ mong muốn cấp trên phê duyệt)

3, PHẦN KẾT THÚC CỦA CÔNG VĂN

quyết công việc:

+ Công văn hướng dẫn: yêu cầu cấp dưới thực hiện thống nhất; + Công văn chỉ đạo, đôn đốc: Yêu cầu triển khai công việc kịp

thời, hiệu quả;

+ Công văn đề nghị: mong muốn cấp trên tạo điều kiện giải

+ Công văn mời họp: mong muốn người được mời có mặt…

Xin chân thành cảm ơn!, Xin trân trọng cảm ơn!…

HÌNH THỨC CỦA CÔNG VĂN

CHI CỤC HẢI QUAN NỘI BÀI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_

Số: … /CCHQNB-GSQL

v/v……… Nội Bài, ngày … tháng … năm …

Kính gửi:

-………

………

………

………

………

………

- Như trên ; PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG

- Lưu VT,

BIÊN BẢN

- Khái niệm : Là văn bản hành chính được sử dụng để ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở để cấp có thẩm quyền ban hành văn bản áp dụng pháp luật

- Yêu cầu khi soạn thảo biên bản:

+ Phải mô tả trung thực, chi tiết, chính xác sự việc xảy ra; + Người viết biên bản không được bình luận sự kiện;

+ Tối thiểu phải có hai chữ ký;

vụ việc).

- Cách ghi biên bản : Có hai cách ghi:

+ Ghi chi tiết, đầy đủ sự kiện (biên bản vụ việc);

hội nghị).

Lưu ý: Người viết BB có thể kết hợp cả hai cách ghi.

BỐ CỤC NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC CỦA BIÊN BẢN

VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC HẢI QUAN

Vào hồi… giờ… ngày … tháng … năm…

Tại ……….

Chúng tôi gồm:

1, ………, chức vụ:………, đơn vị:………

2, ………, chức vụ: ………, đơn vị:……… Với sự chứng kiến của:

- Người làm chứng:

Ông/bà: ………., sinh ngày: ………, cư trú tại:……… Nghề nghiệp: ………Có số CMTND/số hộ chiếu là:……… , do Công an

………cấp ngày … tháng … năm …

- Người phiên dịch (nếu có):

Ông/bà: ………., sinh ngày: ………, cư trú tại:……… Nghề nghiệp: ………Có số CMTND/số hộ chiếu là:……… , do Công an

………cấp ngày … tháng … năm …

tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực Hải quan đối với:

Ông/ bà: ………., sinh ngày: ………, cư trú tại:………

Nghề nghiệp: ………Có số CMTND/số hộ chiếu là:……… , do Công an ………cấp ngày … tháng … năm … Sự việc diễn ra như sau: ………

………

………

………

………

Hành vi … của ông/bà vi phạm điểm … khoản … Điều … Nghị định số 97/2007/NĐ-CP ngày 07-6-2007 của Chính phủ quy định việc xử phạt vi phạm hành chính và cưỡng chế thi hành quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan Xét thấy cần ngăn chặn vi phạm, đảm bảo xử phạt, chúng tôi đã đình chỉ hành vi vi phạm hành chính và áp dụng các biện pháp ngăn chặn sau đây: ………

Biên bản được lập thành … bản, mỗi bản gồm … trang có giá trị như nhau, 01 bản giao cho đương sự, ……….

và được đọc công khai cho mọi người cùng nghe.

Thời điểm kết thúc lập biên bản hồi … giờ….

Người vi phạm Người lập biên bản

BÁO CÁO

- Khái niệm : Là văn bản được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, làm cơ sở để đánh giá hoạt động quản lý, đề xuất những biện pháp và chủ trương mới.

- Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo :

+ Về nội dung:

Nội dung phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm;

Thông tin phải đảm bảo trung thực, chính xác;

khẩn cấp).

+ Kỹ thuật soạn thảo:

Sử dụng văn phong nghị luận

Rõ ràng, mạch lạc và thuyết phục

Phân chia nội dung logic, chặt chẽ.

+ Bố cục nội dung của báo cáo: gồm ba phần

Trình bày khái quát về những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện công việc cần báo cáo.

+ Trình bày kết quả đạt được của công việc, bao gồm:

- Những thành tựu đạt được và nguyên nhân;

- Những hạn chế, vướng mắc và nguyên nhân

+ Trình bày những giải pháp và phương hướng hoàn thiện

- Khẳng định lại nội dung báo cáo;

- Mong muốn được đóng góp ý kiến để hoàn thiện nội dung báo cáo;

- Một câu thể hiện thủ tục “Xin báo cáo cấp trên (trước Hội

nghị)…”

HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG BÁO CÁO

CỤC HẢI QUAN TP HỒ CHÍ MINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CHI CỤC HẢI QUAN TÂN SƠN NHẤT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

II/ Kết quả đạt được

1, Những thành tựu đạt được (nên phân chia theo lĩnh vực chuyên môn)

Nguyên nhân có được những thành tựu đó.

2, Những hạn chế, vướng mắc

Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế.

III/ Phương hướng, giải pháp khắc phục

……….

Trên đây là toàn bộ nội dung bản Báo cáo về …, Chi cục Hải quan Nội Bài rất mong nhận được ý kiến chỉ đạo

và nhận xét của cấp trên để bản Báo cáo hoàn thiên hơn nữa Xin kính trình cấp trên xem xét

Trên đây là toàn bộ nội dung bản Báo cáo về …, Chi cục Hải quan Nội Bài rất mong nhận được ý kiến chỉ đạo và nhận xét của cấp trên để bản Báo cáo hoàn thiện hơn nữa Xin kính trình cấp trên xem xét.

Nơi nhận: KT.CHI CỤC TRƯỞNG

- Cục Hải quan TP HCM; PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG

- Lưu: VT, ….

TỜ TRÌNH

- Khái niệm :

Là văn bản được sử dụng để đề xuất và mong cấp trên phê duyệt một vấn

đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan nhà nước như: đề xuất một chủ trương, chính sách, phương án, đề án công tác; chế độ tiêu chuẩn, định mức; dự thảo văn bản mới hoặc đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ văn bản hay quy định nào đó trong văn bản không còn phù hợp.

- Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình :

+ Phân tích được những điểm tích cực, tiêu cực của tình hình làm căn cứ thuyết phục cho đề xuất mới (lý do);

+ Dự đoán những vấn đề có thể xảy ra xung quanh đề xuất mới;

+ Đề ra được các giải pháp thực hiện;

+ Sử dụng văn phong nghị luận để diễn đạt đảm bảo rõ ràng, lý lẽ chặt chẽ và mang tính thuyết phục cao.

Bố cục nội dung của tờ trình, bao gồm ba phần:

Nhận định tình hình (nêu chủ yếu về những hạn chế, tồn tại của vấn đề cần đề xuất), thông qua đó cấp trên thấy được sự cần thiết phải phê duyệt đề xuất này

Nêu cụ thể vấn đề cần đề xuất, có thể trình bày các ý kiến khác nhau xung quanh vấn đề đề xuất làm căn cứ, sau đó khẳng định cơ quan

trình theo quan điểm, ý kiến nào, tại sao?

Nếu trình cấp trên đề án, phương án công tác thì nội dung chính là

toàn bộ đề án, phương án đã được lập sẵn…

+ Phần kết thúc:

- Phân tích ý nghĩa, tác dụng của vấn đề cần trình;

- Nhấn mạnh đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận

HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG CỦA TỜ TRÌNH

BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

I/ SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH THÔNG TƯ

- Về cơ sở thực tiễn: Việc xử phạt vi phạm hành chính đôi khi chưa có sự thống nhất;

- Mục đích: hướng dẫn cách thức áp dụng thống nhất hoạt động xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.

II/ NGUYÊN TẮC VÀ QUAN ĐIỂM CHỈ ĐẠO

II/ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA DỰ THẢO

III/ NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN XIN Ý KIẾN CHỈ ĐẠO

………

III/ QUAN ĐIỂM VÀ TƯ TƯỞNG CHỈ ĐẠO

IV/ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA DỰ THẢO

V/ NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN XIN Ý KIẾN CHỈ ĐẠO

THÔNG BÁO

Là văn bản có vai trò truyền đạt nội dung của văn bản pháp luât, chủ trương, chính sách của Nhà nước, một tin tức, một sự việc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan.

+ Phải chứa đựng thông tin cần truyền đạt;

+ Cách diễn đạt ngắn gọn, trọng tâm, trực tiếp vào thông tin cần

truyền đạt

+ Bố cục nội dung đủ ba phần:

(không cần trình bày lý do, tình hình… như các văn bản khác);

báo

HÌNH THỨC CỦA THÔNG BÁO

CHI CỤC HẢI QUAN NỘI BÀI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_ _

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi địa điểm làm thủ tục hải quan

_

………

………

………

………

………

………

……….

- Các đơn vị trực thuộc; PHÓ CHI CỤC TRƯỞNG

- Lưu: VT, …