Hướng dẫn quản lý các tài liệu dạng bản cứng một cách khoa học, dễ truy cập nhất

Hướng dẫn quản lý các tài liệu dạng bản cứng một cách khoa học, dễ truy cập nhất

Hướng dẫn quản lý tài liệu - bản cứng

Tài liệu là tài sản có giá trị của tổ chức, là nguồn thông tin chủ yếu và quan trọng, có thể mang tính pháp lý, và là một loại tài sản pháp lý

Nhằm quản lý và sử dụng tài liệu một cách hữu hiệu và an toàn, việc thiết lập hệ thống lưu trữ và đưa ra các nguyên tắc lưu trữ và qui định quản lý tài liệu là một yêu cầu cần thiết của mỗi một doanh nghiệp

Văn bản này giới hạn trong việc hướng dẫn quản lý các loại tài liệu bản cứng Các bộ phận chủ quản phối hợp với nhân viên chuyên trách văn thư lưu trữ phòng Hành chính căn cứ theo “Qui định về công tác quản lý văn bản trong hệ thống Ngân hàng Thương mại Cổ phần FPT” của Ban pháp chế và Hướng dẫn thực hiện này, thiết lập hệ thống quản lý tài liệu bản cứng cho bộ phận của mình

I/ KHÁI QUÁT CHUNG:

1 Vai trò của việc quản lý tài liệu:

- Tìm kiếm, chia sẻ thông tin dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả

- Thỏa mãn các yêu cầu của pháp luật

- Ngăn ngừa mất mát, truy cập bất hợp pháp, bảo vệ an toàn thông tin

- Tối ưu hóa chi phí

2 Nguyên tắc quản lý tài liệu:

- Tài liệu phục vụ cho mục đích công việc của tổ chức phải được đăng ký quản lý và lưu trữ với một thời hạn nhất định hoặc vô thời hạn

- Hệ thống lưu trữ logic, thống nhất, dễ hiểu, dễ vận hành, có thể điều chỉnh

- Qui định chặt chẽ, hợp lý, đảm bảo việc truy vết người sử dụng nhưng không gây cản trở hay làm mất nhiều thời gian cho việc truy cập tài liệu

- Quy trình bảo vệ tài liệu mật và quan trọng được thực hiện nghiêm túc và giám sát chặt chẽ

- Khu vực lưu trữ được phân chia hợp lý, có biển hiệu, sơ đồ chỉ dẫn, thuận tiện cho việc tác nghiệp, đảm bảo an toàn cho người lao động cũng như các điều kiện phục vụ cho việc giữ gìn tài liệu luôn ở trạng thái tốt, tránh bị bủi bẩn, hư hỏng, mất mát hoặc khai thác bất hợp pháp

- Tối thiểu hóa việc lưu trữ tài liệu bản cứng

3 Vòng đời của tài liệu:

Tạo tài liệu => Sử dụng => Lưu trữ => Tiêu hủy

II/ XÂY DỰNG HỆ THỐNG:

1 Tiêu chí xây dựng hệ thống:

- Dễ dàng duy trì

- Thỏa mãn yêu cầu sử dụng

- Đáp ứng các qui định pháp lý

- Tính thống nhất về hệ thống lưu trữ và danh mục chú giải

- Tính tương thích giữa hệ thống lưu trữ điện tử và lưu trữ vật lý

- Tính tương thích của hệ thống quản lý tài liệu với các hệ thống quản lý khác

- Phương tiện lưu trữ phù hợp, đầy đủ

- Đảm bảo các điều kiện an toàn lao động, chống ẩm, chống mối mọt, chống cháy

nổ, chống truy cập trái phép, v.v…

- Tính chi phí hiệu quả

2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống:

- Lưu trữ tập trung những tài liệu mang tính chia sẻ kiến thức, những thông tin cần

sử dụng hay minh bạch, truyền thông rộng rãi

- Lưu trữ phân tán những tài liệu chuyên môn đặc thù theo nguyên tắc ưu tiên bộ phận phát hành, tần suất sử dụng cao và chịu trách nhiệm bảo vệ tài liệu

- Xây dựng bảng danh mục và phân nhóm tài liệu tổng hợp và cho từng khu vực lưu trữ của hệ thống Định nghĩa loại tài liệu được phân nhóm trong danh mục

- Xây dựng chính sách về tạo lập, sử dụng và bảo mật thông tin

- Xây dựng tài liệu hướng dẫn về thủ tục và qui trình lưu trữ

- Chỉnh sửa và cập nhật hướng dẫn lưu trữ hàng năm hoặc khi có sự thay đổi về hệ thống và thủ tục

- Tương thích với hệ thống quản lý tài liệu điện tử

3 Khảo sát tài liệu:

- Xác định những loại tài liệu/thông tin cần lưu trữ trên hệ thống

- Xác định tài liệu cần lập danh mục

- Xác định thời gian cần lưu trữ của tài liệu

- Định lượng tài liệu sẽ được tạo ra, lưu thông, lưu trữ, tìm kiếm hàng ngày

- Định lượng tần suất tài liệu được cập nhật, sao lưu hàng ngày

- Xác định đối tượng sử dụng tài liệu Phân quyền truy cập sử dụng Định lượng đối tượng sử dụng hàng ngày

- Xác định tính cần thiết phải lưu trữ những tài liệu cũ sang hệ thống mới

- Xác định cấp bảo mật của tài liệu

4 Thời hạn lưu trữ:

- Mục đích của việc giới hạn thời gian lưu trữ bằng cách tiêu hủy tài liệu nhằm:

o Cắt giảm chi phí không cần thiết Sử dụng không gian công sở hiệu quả, đảm bảo không có tài liệu được lưu trữ hay sao lưu thừa, không có giá trị

sử dụng hoặc yêu cầu tuân thủ thủ tục pháp lý

o Đảm bảo an toàn thông tin

- Thời hạn lưu trữ của tài liệu phụ thuộc 4 giá trị sau:

o Tính Hành chính: Tài liệu phục vụ cho công việc hàng ngày

o Tính Pháp lý: Một số tài liệu cần lưu trữ do yêu cầu của pháp luật

o Tính Tài chính: Các chứng từ, báo cáo, hợp đồng kinh tế, v.v…

chứng minh các nghiệp vụ kinh tế / tài chính hay các khoản đầu tư, chi phí, lợi nhuận, v.v… của Bank

o Tính Lịch sử: Một số tài liệu mang tính lịch sử / sự kiện lớn của

Bank cần lưu truyền lại

- Thời hạn lưu trữ của tài liệu cần được sự chấp thuận của các thành phần sau:

o Các cơ quan luật pháp

o Cơ quan Thuế

o Tổng Giám đốc Bank

- Phụ lục 1: Quy đinh thời hạn lưu trữ

5 Điện tử hóa tài liệu:

- Mục đích: dễ dàng quản lý tập trung nguồn thông tin của tổ chức, giúp người sử dụng truy cập thông tin nhanh chóng khi được phân quyền và có phương tiện truy cập thích hợp, giảm thiểu chi phí tiếp cận thông tin, chi phí nhân lực, phương tiện

và không gian lưu trữ hồ sơ

- Nguyên tắc xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử (e.filing system):

o Tránh xây dựng nhiều hơn 4 tầng lưu trữ cho một thư mục gốc

o Mô tả / định nghĩa cho từng tầng lưu trữ

o Xây dựng bảng danh mục tài liệu cho các tầng lưu trữ của hệ thống

o Các files có cùng chủ đề để cùng thư mục

o Xây dựng tài liệu hướng dẫn về thủ tục và qui trình lưu trữ

o Chỉnh sửa và cập nhật hướng dẫn lưu trữ hàng năm hoặc khi có sự thay đổi về hệ thống và thủ tục

6 Khu vực và phương tiện lưu trữ:

- Khu vực lưu trữ tập trung:

o Thuộc khu vực phòng Hành chính

o Nên có phòng riêng có khóa, bàn đọc, máy tính và thủ thư

- Khu vực lưu trữ bộ phận:

o Thuộc bộ phận phòng ban

o Bố trí tại khu vực thuận tiện và an toàn Có thư ký bộ phận làm nhiệm vụ lưu trữ và quản lý tài liệu

- Khu vực lưu trữ cá nhân:

o Tại khu vực làm việc cá nhân

o Cá nhân tự lưu trữ và bảo quản

- Phương tiện lưu trữ:

o Phương tiện chứa đựng:

 Két bảo mật, chống cháy

 Tủ sắt chống cháy có khóa

 Tủ gỗ có khóa

 Kệ sắt

 Giá gỗ

 Hộc bàn, ngăn kéo

 Thùng đựng tài liệu

 Các loại văn phòng phẩm dùng cho lưu trữ: Album, bìa còng, chia file, hộp đĩa, túi đựng hồ sơ, nhãn hồ sơ, v.v…

o Phần mềm quản lý tài liệu

o Trang thiết bị: máy photocopy, máy hủy tài liệu, scanner, v.v…

III/ PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ

1 Lập danh mục và cây thư mục lưu trữ tài liệu:

- Mỗi nhân viên lập danh mục tài liệu cho mình

- Mỗi bộ phận tập hợp các danh mục tài liệu của nhân viên, tổ chức sắp xếp, lập danh mục tài liệu cho bộ phận

- Quản trị mạng tập hợp các danh mục tài liệu điện tử của các bộ phận, tổ chức sắp xếp, lập danh mục tài liệu cho toàn Bank trên hệ thống mạng

- Nhân viên chuyên trách văn thư, lưu trữ phòng Hành chính Tổng hợp tập hợp danh mục tài liệu bản cứng của các bộ phận, tổ chức sắp xếp, lập danh mục và cây thư mục quản lý các tài liệu bản cứng của toàn Bank lưu trữ tại bộ phận HCTH

- Khi lập danh mục lưu trữ, cần phải có chú giải trữ để hướng dẫn lưu trữ tài liệu vào đúng nơi qui định theo một logic đã được lập sẵn Đôi khi một tài liệu có thể thuộc hơn một lĩnh vực, người lưu trữ cần xác định nội dung chính của tài liệu để phân nhóm hợp lý hơn Đồng thời cũng cần có thêm ghi chú để tham khảo Việc chú giải cũng có tác dụng hướng dẫn người sử dụng nhanh chóng và dễ dàng tìm tài liệu

- Phụ lục 2: Danh mục tài liệu

2 Gán mã số quản lý:

Mỗi tài liệu đăng ký quản lý cần được đặt tên và mã tài liệu theo những nguyên tắc nhất định, thống nhất Tên do người tạo tài liệu đặt, mã do người quản lý tài liệu của bộ phận đặt và đăng ký vào hệ thống

Sử dụng Mẫu đăng ký tài liệu: FPTB/HCTH/M009

- Tên tài liệu: Đặt tên ngắn gọn, dễ hiểu

o Các tài liệu văn bản có tần số lặp lại cuối tên nên đặt thời gian tạo văn bản theo nguyên tắc yy.mm.dd

VD: Biên bản họp Ban điều hành – 07.10.26

o Các tài liệu văn bản có tần số hiệu chỉnh, cuối tên nên đặt theo số lần chỉnh sửa

VD: Hướng dẫn quản lý tài liệu bản cứng – V1

- Mã tài liệu: FPTB/TBP/yy/TLnnn

TBP: Tên viết tắt của bộ phận, nhiều nhất 6 ký tự

yy: năm ban hành, 2 ký tự

TL: Tên viết tắt của tài liệu: nhiều nhất 4 ký tự

nnn: Số thứ tự

VD: FPTB/VPHDQT/07/BB040

VPHĐQT: Văn phòng Hội đồng quản trị 07: năm 2007

BB040: Biên bản (họp) số 40

3 Cập nhật thông tin quản lý tài liệu:

Những biến động phát sinh cơ bản về tài liệu như có thêm văn bản mới, cho

mượn, gửi đi, chuyển chỗ lưu trữ, thay đổi người quản lý, sao lưu, tiêu hủy, v.v… đều được ghi chép lại để theo dõi, phục vụ cho việc quản lý tài liệu một cách liên tục và chặt chẽ

Mẫu báo cáo: Theo dõi lưu hành tài liệu FPTB/HCTH/M010

4 Nguyên tắc phân khu lưu trữ:

- Theo độ bảo mật của tài liệu

- Theo chủ đề của tài liệu

- Theo trách nhiệm người quản lý tài liệu

- Theo trình tự thời gian phát sinh tài liệu

- …

5 Lập sơ đồ lưu trữ:

Mỗi khu vực lưu trữ cần lập sơ đồ để người quản lý nắm rõ được vị trí các tài liệu của bộ phận, giúp việc tìm ra tài liệu dễ dàng và nhanh chóng

Việc lập danh mục, sơ đồ và cập nhật báo cáo theo dõi tài liệu còn đảm bảo cho việc khi phải thay thế nhân viên vì một lý do nào đó thì nhân viên tiếp quản vị trí

sẽ mất ít thời gian hơn khi phải làm quen với công việc và hệ thống quản lý tài liệu của cá nhân, bộ phận đó cũng như của tổ chức

Phụ lục 3: Chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ

6 Gắn biển, dán nhãn:

Mỗi khu vực, tủ, giá, ô, folder, v.v… để một nhóm tài liệu cần gắn biển hoặc dán nhãn để dễ dàng nhận biết

Nội dung biển / nhãn bao gồm mã được gán và tên ngắn gọn của nhóm tài liệu đó

7 Lưu trữ và Bảo vệ Tài liệu tối quan trọng:

- Xác định loại tài liệu cần tiếp tục sử dụng trong trường hợp xảy ra thảm họa (hỏa hoạn, lũ lụt, phá hoại, khủng bố, bão lốc, động đất, v.v…)

- Xác định khả năng thiệt hại trong trường hợp những tài liệu này bị hủy hoại

- Xác định chuỗi hậu quả nối tiếp

- Xây dựng thủ tục quản lý, sử dụng đặc biệt

- Dự phòng bản gốc, sao lưu bản phụ (có công chứng) và cất giữ ở nơi an toàn

- Thủ tục tiêu hủy: xóa dữ liệu các tài liệu mật và quan trọng đối với film, băng đĩa Hủy vụn

- Phương tiện cất giữ, bảo vệ đặc biệt

8 Đóng dấu:

- Các loại dấu đóng vào tài liệu có tác dụng đưa ra một số chỉ dẫn nhất định về loại tài liệu cần quản lý

- Lập danh sách các con dấu sử dụng cho công tác quản lý văn thư, tài liệu Các con dấu thường dùng: HỎA TỐC, MẬT, TUYỆT MẬT, HẾT HIỆU LỰC, v.v…

- Dấu thường được đóng ở góc bên phải, phía trên, trang đầu của tài liệu

- Dấu ĐÃ THANH TOÁN xem qui định riêng của Tài chính kế toán

- Dấu pháp nhân: xem “Qui định về công tác quản lý văn bản trong hệ thống Ngân

hàng Thương mại Cổ phần FPT”, phần II - 2.11b Nguyên tắc đóng dấu

- Phụ lục 4: Danh sách con dấu

9 Các hình thức lưu trữ:

- Giấy,

- Ảnh,

- Đĩa,

- Ổ lưu trữ

- V.v…

- Điện tử hóa tài liệu:

o Xác định loại tài liệu gốc cần lưu trữ (Để làm gì, Tại sao?)

o Lập danh sách các tài liệu cần điện tử hóa

IV/ QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU:

1 Tài liệu nội bộ soạn thảo:

- Tài liệu trước khi lưu hành cần xác định số lượng bản gốc, chính sách và thủ tục

sử dụng, thời hạn lưu trữ, v.v… Điền đủ thông tin vào phần ô quy định ở trang cuối, góc bên trái, phía dưới của tài liệu In đủ số bản Đóng dấu phù hợp vào nơi qui định ở trang đầu tiên, góc phải, phía trên của tài liệu (nếu cần)

- Sau khi được ký (và đóng dấu nếu cầu) đảm bảo tính pháp lý, chuyển 1 bản gốc hoặc copy, hoặc e.file cho thư ký bộ phận và nhân viên văn thư phòng HCTH (nếu cần) đăng ký quản lý (Mẫu FPTB/HCTH/M009)

- Chuyển tài liệu đến những nơi dự định Khi chuyển tài liệu có Biên bản bàn giao tài liệu (Mẫu FPTB/HCTH/M011 ) hoặc chứng từ chứng minh việc tài liệu đã

được chuyển đi

- Bộ phận soạn thảo và các bộ phận nhận tài liệu có trách nhiệm bảo vệ tài liệu của

tổ chức Không được tự do sao lưu hay tùy tiện cho hoặc cho mượn tài liệu nếu chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền Nhân viên cố ý hoặc vô tình để rò

rỉ thông tin, gây thiệt hại cho tổ chức phải chịu trách nhiệm theo quy định

- Lưu tài liệu vào khu vực phù hợp căn cứ vào các đặc điểm của tài liệu đã được xác định

2 Tài liệu đi, đến, fax, copy:

- Xem “Qui định về công tác quản lý văn bản trong hệ thống Ngân hàng Thương mại Cổ phần FPT” của Ban pháp chế, phần III, IV, V, VI

- Tài liệu chuyển đi theo phương thức đặc biệt cần đóng dấu lên bì thư: CPN, HỎA TỐC, MẬT, v.v…

- Tài liệu mật chuyển đi cần do giao dịch viên của FPT Bank giao tận tay người

nhận kèm Biên bản bàn giao tài liệu Trong trường hợp gửi bằng dịch vụ bưu

điện, phải chuyển thư bằng phương thức Bảo đảm; Bảo đảm + Chuyển phát nhanh/Chuyển phát hẹn giờ,… hoặc có những điều khoản hợp đồng cụ thể ký kết với nhà cung cấp dịch vụ Trong trường hợp này, bao bì của nhà cung cấp dịch vụ

sẽ bao trùm lên bao bì có đóng dấu “MẬT” của Bank

3 Tài liệu lưu trữ dịch vụ chuyên nghiệp:

- Gửi đi:

o Định kỳ bộ phận chủ quản lập danh sách những tài liệu cần gửi đi lưu trữ

theo mẫu Danh sách tài liệu gửi lưu trữ (mẫu FPTB/HCTH/M013) Cần thận trọng khi chọn tài liệu gửi đi lưu trữ

o Bộ phận chủ quản gửi email hoặc điền bản mẫu Yêu cầu cung cấp bao bì tài liệu (Mẫu FPTB/HCTH/M014) cho bộ phận HCTH để chuẩn bị gói và thùng chứa tài liệu trước 2 ngày làm việc

o Bộ phận chủ quản nhận bao bì, tự đóng gói và dán nhãn cho gói / thùng tài liệu của mình

 Trên nhãn của gói / thùng tài liệu thường bao gồm những thông tin sau: Mã số bao / thùng tài liệu, Tên loại tài liệu, Giai đoạn tài liệu, Thời gian hủy, v.v…

 Nên đóng gói hoặc buộc những tài liệu có cùng tính chất với nhau

 Nên để các gói / cục tài liệu có cùng hoặc gần thời hạn tiêu hủy vào một thùng

 Thời hạn tiêu hủy: lấy mốc thời hạn muộn nhất của gói tài liệu trong thùng làm thời điểm tiêu hủy tài liệu

o Bộ phận chủ quản gửi các bao / thùng tài liệu đã được đóng cho phòng

HCTH kèm 2 Biên bản bàn giao tài liệu (Mẫu FPTB/HCTH/M011).

o Phòng HCTH kiểm tra nhãn mác của các bao / thùng tài liệu với thông tin

trên mẫu với Biên bản bàn giao tài liệu Chỉ chấp nhận những bao / thùng đảm bảo quy chuẩn như nhãn mác, niêm phong, v.v Ký Biên bản bàn giao tài liệu, trả lại một bản cho bộ phận chủ quản.

o Tổng hợp danh sách và tập hợp tất cả những tài liệu cần gửi đi lưu trữ của

Bank, chuyển đến kho của nhà cung cấp dịch vụ theo lịch hẹn Ký 2 Biên bản bàn giao tài liệu (Mẫu FPTB/HCTH/M011) với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, mỗi bên giữ 1 bản

- Lấy về:

o Chỉ bộ phận chủ quản mới có quyền yêu cầu phòng HCTH lấy hoặc mượn tài liệu từ kho lưu trữ về

o Bộ phận yêu cầu điền mẫu Yêu cầu mượn tài liệu lưu trữ (Mẫu

FPTB/HCTH/M015) có chữ ký đủ thẩm quyền phê duyệt cho phòng HCTH ít nhất trước 1 ngày làm việc

o Phòng HCTH gửi Yêu cầu mượn tài liệu lưu trữ tới nhà cung cấp dịch

vụ lưu trữ để đăng ký việc truy lục và theo dõi việc mượn tài liệu

o Bất kỳ khi nào các thùng giấy tài liệu được chuyển từ nhà cung cấp dịch

vụ đến phòng Hành chính và tới bộ phận Yêu cầu hoặc ngược lại, đều phải

làm Biên bản bàn giao tài liệu Mỗi khi giao nhận thùng tài liệu, các nhân

viên đều phải kiểm tra tình trạng vật lý và niêm phong của thùng tài liệu

o Nhà cung cấp dịch vụ và Phòng Hành chính chỉ chịu trách nhiệm về số thùng và giám sát bao bì các thùng khi tập hợp và chuyển giao, các bộ phận chủ quản chịu trách nhiệm về nội dung bên trong thùng Chỉ nhân viên có trách nhiệm của bộ phận chủ quản mới được quyền mở niêm phong và niêm phong thùng tài liệu của bộ phận đó

o Bộ phận yêu cầu mượn phải đảm bảo việc hoàn trả các tài liệu đầy đủ và nguyên vẹn cho phòng HCTH để giao lại cho kho Lưu trữ

4 Tiêu hủy tài liệu:

- Hủy tài liệu lưu trữ nội bộ:

o Việc hủy tài liệu do các bộ phận tự quyết định căn cứ trên các chính sách

và phương pháp đã được phê duyệt

o Các bộ phận có thể tự tiêu hủy hoặc yêu cầu phòng HCTH xử lý

o Tham chiếu Báo cáo quản lý tài liệu (Mẫu FPTB/HCTH/M016)

o Lập Biên bản tiêu hủy tài liệu (Mẫu FPTB/HCTH/M017)

- Hủy tài liệu gửi lưu trữ dịch vụ:

o Vào cuối mỗi tháng, nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu chuẩn bị một danh sách các thùng tài liệu đến hạn tiêu hủy gửi Phòng HCTH để khẳng định việc hủy tài liệu

o Phòng HCTH kiểm tra lại thông tin, khẳng định lại quyết định tiêu hủy bằng văn bản

o Việc tiêu hủy sẽ được thực hiện bằng những phương pháp đã thỏa thuận giữa FPTBank và nhà cung cấp, dưới sự chứng kiến của đại diện nhà cung cấp dịch vụ và Cán bộ phòng HCTH của FPTBank

o Lập Biên bản tiêu hủy tài liệu