Tính cấp thiết và lý do chọn đề tài
Ngày nay, Việt Nam đã trở thành thành viên các hiệp hội kinh tế trong khu vực và toàn cầu như ASEAN, WTO, TPP và đánh dấu bước ngoặt quan trọng khi Việt Nam trở thành chủ nhà đăng cai APEC 2017 Với sự hội nhập vào dòng chảy quốc tế, nền kinh tế Việt Nam ngày càng có nhiều cơ hội và thách thức, để mỗi doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường cạnh tranh gay gắt đòi hỏi họ phải chuẩn bị đầy đủ cả về nguồn lực và nhân lực Doanh nghiệp sẽ mất phương hướng trước thị trường rộng lớn và sẽ không vượt qua được những rủi ro thách thức có thể xảy ra nếu không có một kế hoạch dự toán ngân sách hợp lý Dự toán ngân sách là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị và là công cụ hữu hiệu đang được các doanh nghiệp áp dụng để kiểm soát ngân sách, theo dõi kế hoạch nhằm tăng lợi nhuận tối ưu
Xây dựng dự toán ngân sách là công việc thiết yếu trong kế hoạch kinh tế của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và cá nhân Công cụ này giúp xác định mục tiêu, chiến lược, thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh, từ đó đưa ra phương hướng kinh doanh hợp lý Nó cũng giúp doanh nghiệp nhận diện cơ hội và mối đe dọa tiềm ẩn, đồng thời tìm ra giải pháp để ngăn ngừa rủi ro Hơn nữa, dự toán ngân sách còn đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên, khuyến khích sự tham gia của nhân viên để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Tham gia dự toán ngân sách là cơ hội để trao đổi thông tin hai chiều giữa cấp trên và cấp dưới Các cấp dưới nắm rõ nhiều khía cạnh công việc của họ hơn bất cứ ai khác, và khi được tham gia vào dự toán ngân sách, họ sẽ chia sẻ kiến thức, hỗ trợ cho việc đưa ra quyết định của cấp trên và xây dựng dự toán ngân sách hữu hiệu
Ngoài ra, sự tham gia vào dự toán ngân sách có thể cho phép các cấp dưới thu thập nhiều thông tin liên quan đến thực hiện công việc của họ (Earley và Kanfer 1985, Campbell và Gingrich 1986, Marginson và Ogden 2005) Trong quá trình tương tác với cấp trên, các cấp dưới có thể đặt câu hỏi để làm rõ mục tiêu, cách thức làm việc, điều kiện trong môi trường làm việc và các yếu tố khác liên quan đến công việc Trong hoạt động hằng ngày, các thông tin bất cân xứng thường xuyên diễn ra Thông qua việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, chất lượng thông tin được nâng cao, doanh nghiệp sẽ có cùng một nguồn dữ liệu, từ đó tránh được vấn đề thông tin không nhất quán khi xử lý công việc Parker (2006)
Phong cách lãnh đạo trong công ty có ảnh hưởng lớn đến mọi hoạt động, bao gồm cả quá trình xây dựng dự toán ngân sách Dù mô hình dự toán ngân sách nào được áp dụng, sự phối hợp giữa nhân viên và cấp trên là điều cần thiết Qua quá trình này, nhà quản trị có cơ hội thể hiện phong cách lãnh đạo của mình, và hành vi của cấp trên có thể tác động tích cực đến sự tham gia của nhân viên Để đề xuất ngân sách phù hợp, tất cả các bên liên quan cần được cung cấp thông tin đầy đủ về công việc của họ Khi chính sách và quy trình rõ ràng, nhân viên sẽ tự tin tham gia và đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp Ngược lại, sự thiếu rõ ràng có thể gây lo lắng cho nhân viên, ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng và kết quả công việc.
Phong cách lãnh đạo và sự hiểu biết rõ ràng trong công việc là những yếu tố quan trọng giúp nhân viên tìm thấy động lực làm việc từ đó chủ động tham gia dự toán Đã có nhiều tài liệu nghiên cứu cho rằng phong cách lãnh đạo như là tiền đề của sự tham gia dự toán (Kyj và Parker 2008, Kohlmeyer III, Mahenthiran và cộng sự,
2014) Các nghiên cứu trên thế giới như nghiên cứu của Chenhall và Brownell
Nghiên cứu của Marginson và Ogden (2005) chỉ ra mối liên hệ giữa sự không rõ ràng trong công việc và sự tham gia vào dự toán Tại Việt Nam, nhiều nghiên cứu thực tiễn như của Lê Thu Hằng (2016), Phạm Thị Phương Anh (2014) và Nguyễn Thị Minh Đức (2010) tập trung vào việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp cụ thể Các tác giả đều nhận định rằng nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng vào kế hoạch mà bỏ qua việc lập dự toán ngân sách, từ đó đề xuất các biện pháp nhằm khắc phục tình trạng này.
Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, do đó hầu hết các công ty lớn tại Việt Nam đều lập dự toán ngân sách ít nhất cho ngắn hạn 1 năm Tuy nhiên, nhiều công ty chưa chú trọng đến các yếu tố ảnh hưởng đến sự tham gia vào dự toán ngân sách Nhận thức được sự cần thiết của dự toán ngân sách và các yếu tố tác động đến sự tham gia này, tác giả đã chọn đề tài “Tác động của phong cách lãnh đạo, sự không rõ ràng trong công việc đến kết quả công việc thông qua sự tham gia vào dự toán ngân sách: bằng chứng thực nghiệm tại Việt Nam” Nghiên cứu này nhằm giúp các nhà quản trị và lãnh đạo thay đổi phong cách quản lý, văn hóa và chính sách công ty, từ đó tạo động lực cho nhân viên tham gia dự toán ngân sách, mang lại kết quả công việc tốt nhất cho cả nhân viên và tổ chức.
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu của đề tài nhằm cung cấp những bằng chứng thực nghiệm liên quan đến việc nâng cao kết quả công việc của nhân viên thông qua việc tham gia dự toán ngân sách Vì vậy, mục tiêu của nghiên cứu là xây dựng và kiểm định mô hình nghiên cứu nhằm giải thích tác động của phong cách lãnh đạo, sự không rõ ràng trong công việc đến sự tham gia dự toán ngân sách của nhân viên và mối quan hệ giữa sự tham gia dự toán ngân sách đến kết quả công việc Các mục tiêu cụ thể như sau:
Đo lường mức độ ảnh hưởng của phong cách lãnh đạo đến sự tham gia dự toán ngân sách tại môi trường Việt Nam
Đo lường mức độ ảnh hưởng của sự không rõ ràng trong công việc đến sự tham gia dự toán ngân sách tại môi trường Việt Nam
Đo lường ảnh hưởng của sự tham gia dự toán ngân sách đến kết quả công việc tại môi trường Việt Nam
Câu hỏi nghiên cứu
Để lấp đầy khe hổng nghiên cứu trên, tác giả đã đặt ba câu hỏi sau:
Thứ nhất, mức độ ảnh hưởng của phong cách lãnh đạo đến sự tham gia dự toán ngân sách tại môi trường Việt Nam như thế nào?
Mức độ ảnh hưởng của sự không rõ ràng trong công việc đến sự tham gia dự toán ngân sách tại Việt Nam là một vấn đề quan trọng Sự thiếu minh bạch có thể dẫn đến sự giảm sút trong hiệu quả làm việc và sự tham gia của nhân viên Điều này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng dự toán ngân sách mà còn gây ra sự không hài lòng trong môi trường làm việc Để cải thiện tình hình, cần tăng cường giao tiếp và cung cấp thông tin rõ ràng hơn cho tất cả các bên liên quan trong quá trình lập dự toán ngân sách.
Thứ ba, mức độ ảnh hưởng của sự tham gia dự toán ngân sách đến kết quả công việc tại môi trường Việt Nam như thế nào?
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu được thực hiện từ các nhà quản lý đang làm việc trong các doanh nghiệp tại Việt Nam
Đối tượng nghiên cứu của đề tài tập trung vào mối quan hệ giữa phong cách lãnh đạo, sự không rõ ràng trong công việc, mức độ tham gia lập dự toán ngân sách và kết quả công việc của nhân viên.
Đối tượng khảo sát của đề tài bao gồm các nhà quản lý cấp trung và cấp cơ sở, những người có kinh nghiệm trong việc lập dự toán ngân sách tại các đơn vị hoạt động ở Việt Nam.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Nghiên cứu này là lần đầu tiên khám phá mối quan hệ giữa các yếu tố ảnh hưởng đến sự tham gia vào quá trình dự toán và tác động của sự tham gia đó đối với kết quả công việc trong bối cảnh Việt Nam.
Nghiên cứu này cung cấp bằng chứng thực nghiệm hỗ trợ các lý thuyết lãnh đạo, đại diện, tâm lý và công bằng trong tổ chức trong bối cảnh dự toán ngân sách tại Việt Nam Đề tài giúp nhà quản lý điều chỉnh hành vi lãnh đạo và xây dựng văn hóa công ty thân thiện, khuyến khích sự tham gia của nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc cá nhân và tổ chức Ngoài ra, nghiên cứu cũng chỉ ra tầm quan trọng của việc đánh giá và xây dựng chính sách rõ ràng về trách nhiệm công việc, công nhận năng lực và khen thưởng phù hợp, tạo động lực cho nhân viên tham gia tích cực vào quy trình dự toán Khi nhân viên hiểu rõ mục tiêu, họ sẽ được thúc đẩy sáng tạo, vượt qua giới hạn bản thân và truyền cảm hứng cho đồng nghiệp, góp phần vào kết quả hoạt động tối ưu của công ty.
Kết cấu luận văn
Đề tài dự kiến có cấu trúc như sau:
Trong phần mở đầu, bài viết sẽ trình bày tổng quan về đề tài nghiên cứu, nhấn mạnh tính cấp thiết và lý do lựa chọn đề tài Đồng thời, sẽ nêu rõ câu hỏi nghiên cứu và mục tiêu cụ thể của nghiên cứu Bên cạnh đó, ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài cũng sẽ được đề cập, cùng với một tóm tắt ngắn gọn về nội dung chính của nghiên cứu.
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu trình bày các nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến đề tài
Chương 2: Trình bày các khái niệm chính được sử dụng trong đề tài, cơ sở lý thuyết có liên quan đến đề tài
Chương 3: Trình bày về phương pháp nghiên cứu gồm phương pháp nghiên cứu, thiết kế nghiên cứu, xây dựng thang đo và thiết kế mẫu
Chương 4 trình bày kết quả nghiên cứu và thảo luận, bao gồm thống kê mô tả, đo lường thang đo và độ tin cậy, cũng như kết quả kiểm định các giả thuyết Phần này sẽ so sánh và thảo luận các kết quả nghiên cứu với các đề tài tương tự trong và ngoài nước.
Chương 5 sẽ tóm tắt các kết luận quan trọng từ nghiên cứu, đồng thời nêu rõ những hàm ý lý thuyết và quản lý Ngoài ra, chương này cũng chỉ ra những hạn chế của đề tài, từ đó định hướng cho các nghiên cứu trong tương lai.
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
Các nghiên cứu nước ngoài
Sự tham gia dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện kết quả công việc, vì vậy nhà quản lý cần hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến nó để khuyến khích nhân viên Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng phong cách lãnh đạo, thông tin bất cân xứng và cách đánh giá kết quả sử dụng ngân sách đều tác động đến sự tham gia này Cụ thể, phong cách lãnh đạo có thể quyết định mức độ khuyến khích của cấp trên đối với cấp dưới trong quy trình lập ngân sách Các nhà quản lý thể hiện sự quan tâm, tôn trọng và xây dựng mối quan hệ dựa trên niềm tin và giao tiếp cởi mở sẽ có khả năng cao hơn trong việc khuyến khích sự tham gia của nhân viên.
Theo Shields và Shields (1998), sự bất cân xứng thông tin giữa cấp dưới và cấp trên càng lớn thì khả năng tổ chức thúc đẩy sự tham gia của ngân sách để truy cập thông tin cá nhân của cấp dưới càng cao Hai tác giả này đã chỉ ra mối tương quan thuận chiều giữa thông tin bất cân xứng và sự tham gia dự toán ngân sách Khi tồn tại thông tin mất cân xứng, việc chia sẻ thông tin và học hỏi lẫn nhau trong quá trình tham gia dự toán giúp các bộ phận hiểu nhau rõ hơn và làm rõ các vấn đề Cấp dưới đặc biệt quan tâm đến tính công bằng trong đánh giá hiệu suất công việc; do đó, cấp trên nên khuyến khích sự tham gia của cấp dưới khi mục tiêu ngân sách được sử dụng để đánh giá thành tích Lindquist (1995) nhấn mạnh rằng doanh nghiệp cần duy trì công bằng trong lập ngân sách, bao gồm sự hợp lý trong phân phối và quy trình phát triển tiêu chuẩn, để tăng cường sự tham gia Khi nhân viên nhận thức được rằng phân bổ ngân sách là rõ ràng và công bằng, họ sẽ chủ động tham gia vào quá trình lập dự toán Wentzel (2002) cũng khẳng định rằng sự tham gia có thể được sử dụng để đảm bảo công bằng trong các quy trình ngân sách.
Marginson và Ogden (2005) đã đề xuất rằng những yếu tố không rõ ràng trong công việc có thể ảnh hưởng tích cực đến cam kết thực hiện ngân sách, nhưng lại có tác động tiêu cực đến kết quả công việc Nghiên cứu của họ dựa trên việc thu thập câu trả lời từ nhiều đối tượng khác nhau.
221 của ba cấp quản lý (cấp cao, câp trung và cấp cơ sở) trong doanh nghiệp trên
Nghiên cứu với 270 phiếu gửi cho thấy mối quan hệ giữa mức độ mơ hồ và cam kết ngân sách, cho thấy những người có mức độ mơ hồ cao có khả năng cam kết ngân sách tốt hơn Tác giả chỉ ra rằng nhiều công ty áp đặt dự toán ngân sách từ trên xuống mà không cho phép quản lý cấp dưới tham gia hoặc phản hồi Để tăng cường cam kết thực hiện ngân sách của nhân viên, tác giả đề xuất cần bổ sung các yếu tố như giải trình, khen thưởng và sự tham gia vào quá trình lập dự toán ngân sách trong các nghiên cứu tiếp theo.
Nouri và Parker (1998) đã tiến hành nghiên cứu về tác động của sự tham gia vào quá trình dự toán ngân sách đối với kết quả công việc, thông qua hai yếu tố chính là ngân sách đầy đủ và tính cam kết thực hiện ngân sách Nghiên cứu này được thực hiện bằng cách gửi bảng khảo sát đến các cấp quản lý tại một công ty đa quốc gia có trụ sở chính tại
Trong lĩnh vực sản xuất hóa chất, một nghiên cứu đã thu thập được 135 phản hồi từ hệ thống email nội bộ, chiếm 66.5% tổng số khảo sát gửi đi, phản ánh sự đại diện tổng thể Qua phân tích hệ số tương quan và t-test, tác giả khẳng định rằng mối quan hệ giữa sự tham gia vào dự toán ngân sách và kết quả công việc là phức tạp, và các giả thuyết ban đầu được xác nhận Mặc dù nghiên cứu chỉ được thực hiện tại một công ty, tác giả cho rằng sự tham gia vào dự toán ngân sách sẽ giúp cung cấp ngân sách đầy đủ cho cấp dưới, từ đó nâng cao kết quả công việc Hơn nữa, việc tham gia ngân sách cũng làm tăng tính cam kết của tổ chức, dẫn đến kết quả công việc cao hơn.
Trong lĩnh vực khách sạn, Winata và Mia (2005) chỉ ra rằng giao tiếp thông qua công nghệ thông tin có ảnh hưởng tích cực đến quá trình tham gia dự toán Nghiên cứu của họ tổng hợp các đề tài trước đó, cho thấy rằng việc sử dụng công nghệ trong quản lý không chỉ gia tăng khối lượng và tốc độ xử lý dữ liệu mà còn nâng cao hiệu quả làm việc Hơn nữa, công nghệ cũng cải thiện việc trao đổi thông tin và giao tiếp giữa các cá nhân hoặc nhóm ở những chức năng, vị trí địa lý và múi giờ khác nhau, từ đó giúp quá trình tham gia dự toán ngân sách diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Nghiên cứu của Wong-On-Wing, Guo và cộng sự (2010) chỉ ra rằng cam kết tổ chức, sự thay đổi môi trường và động lực ảnh hưởng đến sự tham gia dự toán ngân sách Những cá nhân có cam kết tổ chức cao thường gắn bó với tổ chức, từ đó tăng cường động lực tham gia Khi môi trường thay đổi hoặc không chắc chắn, áp lực sẽ khuyến khích nhiều người tham gia để thu thập ý kiến và thông tin tốt hơn, giúp đối phó với các sự kiện khó lường trong tương lai Nhân viên có động lực cao sẽ chủ động tham gia vào quy trình ngân sách, qua đó nâng cao chất lượng dự toán ngân sách của toàn công ty.
Các nghiên cứu trong nước
Nghiên cứu về xây dựng dự toán ngân sách tại Việt Nam chủ yếu tập trung vào việc thực tiễn hóa quy trình lập và hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách trong các công ty cụ thể.
Lê Thu Hằng (2016) đã phân tích thực trạng và xây dựng mô hình dự toán ngân sách, quy trình dự toán ngân sách và hệ thống báo cáo tại công ty sách, với cách tiếp cận thông tin từ dưới lên để phù hợp với điều kiện công ty Đề tài cũng đề xuất ba giai đoạn trong quy trình lập dự toán ngân sách, bao gồm chuẩn bị dự toán, soạn thảo dự toán và theo dõi dự toán ngân sách.
Tác giả đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện công tác dự toán ngân sách tại công ty cổ phần gốm Việt Thành, bao gồm xây dựng hệ thống chi phí theo mô hình ứng xử và hệ thống kỹ thuật phân tích dự báo thông tin thị trường Các nghiên cứu trước đó, như của Phạm Thị Phương Anh (2014) và Trần Thị Hiền (2016), đã chỉ ra rằng việc hoàn thiện mô hình và quy trình dự toán là cần thiết để đảm bảo tính logic và thống nhất trong lập dự toán Đồng thời, việc áp dụng mô hình thông tin phản hồi và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên sẽ giúp theo dõi và điều chỉnh dự toán kịp thời Mặc dù khuyến khích sự tham gia vào dự toán ngân sách là quan trọng, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn chỉ tập trung vào kế hoạch mà bỏ qua việc lập dự toán, dẫn đến hiệu quả kinh doanh chưa cao Đặc biệt, chưa có nghiên cứu nào tại Việt Nam xem xét mối quan hệ giữa phong cách lãnh đạo, sự không rõ ràng trong công việc và sự tham gia vào dự toán ngân sách Do đó, nghiên cứu “Tác động của phong cách lãnh đạo, sự không rõ ràng trong công việc đến kết quả công việc thông qua sự tham gia vào dự toán ngân sách: bằng chứng thực nghiệm tại Việt Nam” là cần thiết để lấp đầy khoảng trống này.
Trước khi xác định các khe hổng, tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tham gia vào dự toán ngân sách đối với kết quả công việc của nhân viên Tác giả cũng trình bày kết quả từ các khảo sát lý thuyết và nghiên cứu trước đó, xác định những yếu tố ảnh hưởng đến sự tham gia dự toán ngân sách, đồng thời xem xét thực trạng các luận văn liên quan tại Việt Nam Từ những công việc này, tác giả lựa chọn nghiên cứu với chủ đề “Tác động của phong cách lãnh đạo và sự không rõ ràng trong công việc đến kết quả công việc thông qua sự tham gia vào dự toán ngân sách: bằng chứng thực nghiệm tại Việt Nam”.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm
Dự toán là công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức, theo Horgren và các cộng sự (1999).
Kế hoạch ngân sách là một bản chi tiết về các khoản thu chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, phản ánh kế hoạch tương lai thông qua các con số và giá trị (Hilton, 1991).
Dự toán ngân sách là quá trình tính toán và phối hợp chi tiết nguồn lực để thực hiện công việc trong thời gian xác định, thể hiện qua các chỉ tiêu số lượng và giá trị (Huỳnh Lợi, 2009) Ngân sách giúp thiết lập mục tiêu thông qua kế hoạch và tương tác với các hoạt động của công ty.
Theo Lebas (2015) thì dự toán ngân sách là những kế hoạch chi tiết Dự toán ngân sách là sự phối hợp tương tác của việc sử dụng các nguồn lực để đưa tổ chức thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra
Ngân sách không chỉ là kế hoạch tài chính bao gồm việc thiết lập doanh thu, chi phí mà còn là một công cụ để kiểm soát, phối hợp, đánh giá thành tích công việc và tạo động lực để hoàn thành tốt công việc (Kenis 1979)
Ngân sách là công cụ quan trọng trong việc lập kế hoạch, phối hợp, đánh giá và kiểm soát trong tổ chức, tạo sự thống nhất giữa các chức năng (Horngren, 2004) Nó chịu ảnh hưởng và tác động từ nhiều cá thể, cấu trúc và quy trình vĩ mô Ngân sách có thể được áp dụng theo cách tiếp cận từ trên xuống (top-down approach), nơi mà nhà quản lý cấp cao xây dựng ngân sách dựa trên chiến lược hoạt động, hoặc theo cách tiếp cận từ dưới lên (bottom-up approach), khuyến khích sự tham gia của nhân viên cấp thấp hơn.
Dự toán ngân sách là quá trình lập kế hoạch tài chính cho một thời kỳ xác định, trong đó xác định các mục tiêu cụ thể và nguồn lực tài chính của doanh nghiệp Qua việc sử dụng các chỉ tiêu, nhà quản lý có thể nắm rõ nguồn lực hiện có và dự đoán tình hình tương lai, từ đó giúp doanh nghiệp định hướng và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
2.1.2.Các mô hình dự toán ngân sách
Mô hình lập dự toán ngân sách là hệ thống xác định vị trí và mối quan hệ giữa các nhà quản trị và bộ phận trong quá trình thực thi ngân sách Có ba loại mô hình dự toán ngân sách chính: mô hình thông tin từ trên xuống, mô hình phản hồi và mô hình thông tin từ dưới lên.
Mô hình thông tin từ trên xuống
Mô hình thông tin từ trên xuống là quá trình mà các chỉ tiêu dự toán ngân sách được chỉ định bởi nhà quản trị cấp cao và sau đó được truyền đạt xuống các nhà quản trị cấp trung gian Những nhà quản trị này sẽ tiếp nhận thông tin và chuyển tiếp tới các nhà quản trị cấp cơ sở Cuối cùng, nhà quản trị cấp cơ sở sẽ trực tiếp xây dựng kế hoạch cho các bộ phận trong công ty Tuy nhiên, theo mô hình này, thông tin chỉ được truyền đạt theo một chiều từ cấp trên mà không có phản hồi từ cấp dưới.
Mô hình thông tin phản hồi
Các chỉ tiêu dự toán được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp và được phân bổ xuống các đơn vị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian sẽ phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở, nơi cán bộ xác định các chỉ tiêu dựa trên khả năng và năng lực của mình Sau đó, họ phản hồi kết quả về cấp trên Cuối cùng, quản trị cấp cao tổng hợp kết quả từ các bộ phận trung gian và kết hợp với chiến lược toàn doanh nghiệp để xét duyệt dự toán cho từng bộ phận.
Mô hình thông tin từ dưới lên
Các nhà quản lý cấp cơ sở lập chỉ tiêu dự toán ngân sách dựa trên nhu cầu và năng lực thực tế của đơn vị, sau đó trình lên cấp quản lý trung gian Cấp trung gian tổng hợp chỉ tiêu dự toán từ các cấp dưới và kết quả dự toán của mình để trình lên nhà quản lý cấp cao Quản lý cấp cao sẽ xem xét và phê duyệt các chỉ tiêu này dựa trên kết quả tổng hợp từ các cấp dưới và chiến lược phát triển của công ty.
2.1.3 Sự tham gia dự toán ngân sách
Sự tham gia dự toán ngân sách là quy trình ghi nhận và đánh giá kết quả của từng cá nhân dựa trên những gì họ đạt được so với dự toán ban đầu mà họ đã tham gia xây dựng Các nhà quản lý thường sử dụng thông tin liên quan đến ngân sách như tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân.
Một số tác giả như Milani (1975) và Hassel cùng Cunningham (1993) định nghĩa sự tham gia vào dự toán ngân sách là vai trò của nhà quản lý trong quá trình lập ngân sách, cũng như mức độ ảnh hưởng của họ đối với việc thiết lập các mục tiêu ngân sách.
Phong cách lãnh đạo, theo Northouse (2015), là quá trình ảnh hưởng đến nhóm cá nhân nhằm đạt được mục tiêu chung Nhà lãnh đạo có khả năng tác động đến người khác mạnh mẽ hơn so với ảnh hưởng từ người khác đến họ Có hai hình thức lãnh đạo chính: lãnh đạo được chỉ định và lãnh đạo tự chủ Lãnh đạo được chỉ định dựa vào quyền lực từ chức vụ hoặc vị trí chính thức trong tổ chức, trong khi lãnh đạo tự chủ phát sinh từ hành động và khả năng thu hút sự ủng hộ từ những người dưới quyền.
Trong tác phẩm của mình Gregoire và Arendt (2014) đã tập hợp định nghĩa về phong cách lãnh đạo trong 100 năm qua:
Hemphill và Coons (1957): lãnh đạo là hành vi của một cá nhân có ảnh hướng đến các hoạt động của một nhóm hướng tới mục tiêu chung "
Theo Burns (1978), lãnh đạo là quá trình huy động các nguồn lực như thể chế, chính trị và tâm lý để khuyến khích sự tham gia của mọi người, đồng thời thỏa mãn động lực làm việc của nhân viên cấp dưới.
Lý thuyết nền
Để xây dựng mô hình và giả thuyết nghiên cứu nhằm đạt được mục tiêu và trả lời các câu hỏi nghiên cứu, tác giả đã áp dụng các lý thuyết nền phù hợp.
2.2.1 Lý thuyết phong cách lãnh đạo (leadership theory)
Lý thuyết lãnh đạo đã thu hút sự quan tâm của nhiều tác giả nghiên cứu, đặc biệt từ những năm 1970 với các lý thuyết về hành vi lãnh đạo hiệu quả như lý thuyết con đường mục tiêu (House và Dessler 1974), lý thuyết LMX (Graen và Cashman 1975) và lý thuyết quyết định quy chuẩn (Vroom và Yetton 1973) Từ cuối những năm 1980, sự chú ý chuyển sang các lý thuyết lãnh đạo lôi cuốn và lãnh đạo tạo sự trao đổi, tập trung vào khía cạnh cảm xúc và giá trị của nhà lãnh đạo Những lý thuyết này đã được phát triển thêm bởi các nhà nghiên cứu như Bass (1985, 1996), Burns (1978) và Shamir cùng cộng sự (1993) Các lý thuyết về lãnh đạo có sức lôi cuốn cũng được đề xuất bởi các tác giả như Conger (1989), Conger và Kanungo (1987), House (1977) và Shamir cùng cộng sự (1993).
Các lý thuyết của tác giả giúp người đọc hiểu rõ cách mà nhà lãnh đạo có thể tác động đến người khác thông qua việc tiên phong vượt qua khó khăn và làm gương bằng hành động chuẩn mực Nhà lãnh đạo cuốn hút thường khơi dậy động lực liên quan đến sứ mệnh của nhóm và tổ chức, đồng thời đặt ra những mong đợi cao cho cấp dưới Họ thể hiện sự tin tưởng vào khả năng của nhân viên và khuyến khích sự hứng thú, từ đó thúc đẩy mọi người nỗ lực đạt được thành công vượt mong đợi.
Phong cách lãnh đạo lôi cuốn
Thuyết lãnh đạo lôi cuốn, được nghiên cứu đầu tiên bởi Weber vào năm 1947, mô tả những đặc điểm mà người dưới quyền mong muốn ở người lãnh đạo Theo Weber, những lãnh đạo này không dựa vào quyền lực vị trí hay truyền thống, mà dựa vào nhận thức của cấp dưới về việc lãnh đạo sở hữu những phẩm chất đặc biệt Trong những năm gần đây, lý thuyết này đã được sửa đổi và mở rộng để giải thích về lãnh đạo có sức lôi cuốn trong các tổ chức, với các nghiên cứu nổi bật từ Conger (1989), Conger và Kanungo (1987), House (1977), cùng với Shamir, House và cộng sự (1993).
Theo nghiên cứu của House (1977) và Shamir cùng cộng sự (1993), những nhà lãnh đạo lôi cuốn thường kết nối mục tiêu công việc với tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức Họ không chỉ truyền tải kỳ vọng về kết quả công việc cao mà còn thể hiện sự tự tin vào khả năng hoàn thành nhiệm vụ của cấp dưới.
Thuyết của Conger và Kanungo (1987) nhấn mạnh rằng sức lôi cuốn của lãnh đạo phụ thuộc vào những yếu tố quy kết mà người dưới quyền cảm nhận Những yếu tố này bao gồm tầm nhìn rõ ràng, sự hy sinh vì lợi ích của nhân viên, khả năng áp dụng các chiến lược độc đáo, đánh giá tình huống chính xác, hiểu biết sâu sắc về người dưới quyền, sự tự tin trong giao tiếp, cũng như khả năng sử dụng quyền lực cá nhân hiệu quả (Nguyễn, 2007).
Theo Bass (1985, 1996) và nhiều học giả khác, lãnh đạo tạo sự thay đổi được xem là khái niệm rộng hơn so với lãnh đạo lôi cuốn Lãnh đạo lôi cuốn thu hút cấp dưới thông qua hành vi chuẩn mực và phẩm chất tốt đẹp, nhưng điều này chỉ là điều kiện cần chứ chưa đủ Ngược lại, nhà lãnh đạo tạo sự thay đổi không chỉ lôi cuốn mà còn có khả năng ảnh hưởng mạnh mẽ đến những người dưới quyền, định hướng họ tới mục tiêu chung của tổ chức (Nguyễn, 2007).
Thuyết lãnh đạo tạo ra sự trao đổi
Bass và các cộng sự (1985, 1996) cho rằng lãnh đạo có sự trao đổi chủ yếu dựa vào hành vi của nhà lãnh đạo, tạo ra ảnh hưởng tích cực đến những người cấp dưới Những người này không chỉ tin tưởng và kính trọng lãnh đạo mà còn ngưỡng mộ và trung thành với họ, coi họ như biểu tượng tinh thần Quá trình ảnh hưởng này thúc đẩy cấp dưới nhận thức được tầm quan trọng của kết quả công việc, từ đó đạt được lợi ích cá nhân và lợi ích cho tổ chức Lãnh đạo có sự trao đổi (transformational leadership) khác biệt với lãnh đạo nghiệp vụ (transactional leadership), trong đó lãnh đạo nghiệp vụ tập trung vào việc thúc đẩy sự tuân thủ của cấp dưới đối với yêu cầu và quy tắc của tổ chức.
Lãnh đạo tạo ra sự trao đổi chú trọng đến cảm xúc và giá trị, từ đó thu hút hành vi và vai trò của mình trong việc tổ chức các sự kiện có ý nghĩa cho nhân viên Các nhà lãnh đạo trao đổi không chỉ truyền cảm hứng mà còn đáp ứng nhu cầu của cấp dưới thông qua việc quan tâm và khuyến khích sự sáng tạo Họ tạo động lực thúc đẩy, thay đổi hành vi của nhân viên, xây dựng môi trường làm việc thoải mái, giúp nhân viên tự do bày tỏ ý kiến và từ đó tạo ra lòng trung thành và niềm tự hào đối với lãnh đạo.
Lãnh đạo nghiệp vụ sử dụng phần thưởng và hình phạt kỷ luật dựa trên kết quả công việc của cấp dưới, bao gồm hành vi khen thưởng ngẫu nhiên và quản lý thụ động trong các trường hợp bất thường Các nhà lãnh đạo chính trị thường tạo việc làm và đầu tư chi phí để đổi lấy phiếu bầu, trong khi lãnh đạo doanh nghiệp thưởng cho nhân viên thông qua công ăn việc làm, lương và chức vụ dựa trên những đóng góp và thành tích của họ (Yukl, 2002: 241).
Khi áp dụng lý thuyết lãnh đạo vào quá trình xây dựng dự toán ngân sách, việc khuyến khích sự tham gia của nhân viên là rất quan trọng Những nhà lãnh đạo giỏi thường gần gũi và hòa đồng với cấp dưới, xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng, tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau Khuyến khích nhân viên tham gia vào dự toán ngân sách không chỉ thúc đẩy giao tiếp cởi mở mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi mọi ý kiến đều được trân trọng Khi nhân viên cảm thấy họ có ảnh hưởng đến các mục tiêu chung của doanh nghiệp, họ sẽ chủ động đề xuất ý kiến và giải pháp cho các vấn đề phát sinh trong công việc.
2.2.2 Lý thuyết đại diện (agent theory)
Lý thuyết đại diện, được phát triển bởi Jensen và Meckling (1976), được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như kế toán, tài chính và kiểm soát Theo lý thuyết này, mối quan hệ đại diện là hợp đồng giữa các cổ đông (người chủ) và người quản lý công ty (người đại diện), trong đó người quản lý được ủy quyền để quản lý tài sản của công ty Mặc dù cả hai bên đều có mục tiêu tối đa hóa lợi ích, nhưng có khả năng người quản lý không hành động vì lợi ích tốt nhất của cổ đông Mối quan hệ đại diện cũng tồn tại giữa các cấp quản lý trong hệ thống phân quyền và giữa nhà quản lý với những người sử dụng nguồn lực của tổ chức.
Lý thuyết đại diện chỉ ra rằng xung đột trong công ty thường phát sinh từ thông tin không đầy đủ và bất cân xứng giữa chủ thể và người đại diện Mâu thuẫn này chủ yếu xuất phát từ sự không hài hòa trong lợi ích, đặc biệt là mục tiêu lợi nhuận giữa chủ doanh nghiệp và các điều hành cấp cao, cũng như giữa chủ nợ và chủ doanh nghiệp Do người đại diện nắm giữ nhiều thông tin hơn và sự khác biệt trong vai trò công việc, có thể dẫn đến hành vi gây hại cho công ty Để giảm thiểu vấn đề này, công ty cần áp dụng các cơ chế thích hợp nhằm hạn chế sự phân hóa lợi ích giữa cổ đông và quản lý, thông qua việc thiết lập cơ chế đãi ngộ hợp lý cho các nhà quản trị và triển khai cơ chế giám sát hiệu quả để ngăn chặn hành vi tư lợi của người quản lý.
Trong lĩnh vực kế toán quản trị, Healy và Palepu (2001) nhấn mạnh rằng việc cân bằng lợi ích giữa nhà quản trị doanh nghiệp và nhà đầu tư bên ngoài thông qua hợp đồng tối ưu là rất quan trọng Hợp đồng này bao gồm thỏa thuận hợp lý về thù lao và tiền thưởng cho nhà quản trị Để đảm bảo sự minh bạch và đánh giá đúng đắn, doanh nghiệp cần sử dụng thông tin từ hệ thống kế toán quản trị như ngân sách, kiểm soát chi phí và phân bổ nguồn lực, giúp nhà đầu tư theo dõi sự tuân thủ cam kết trong hợp đồng cũng như đánh giá khả năng quản lý nguồn lực của nhà quản trị gắn liền với lợi ích của họ.
Theo lý thuyết đại diện, việc nhân viên tham gia lập ngân sách không chỉ giúp họ đóng góp thông tin và hiểu biết của mình, mà còn mang lại lợi ích cho cả hai bên Thứ nhất, thông tin này được tích hợp vào ngân sách, giúp đạt được các mục tiêu thực tế hơn và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, từ đó nâng cao hiệu suất công việc và cải thiện việc chia sẻ rủi ro Thứ hai, nhờ vào cam kết dựa trên ngân sách, nhân viên sẽ nỗ lực hơn, dẫn đến tăng cường hiệu quả công việc (Heinle và cộng sự, 2014).
