MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Mục tiêu của luận văn là phân tích thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty BMC, nhằm tìm hiểu và đánh giá các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả công tác này Từ đó, luận văn sẽ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình dự toán ngân sách tại Công ty BMC.
+ Phân tích những nguyên nhân dẫn đến nhược điểm của việc lập dự toán tại Công ty BMC
+ Đánh giá thực trạng về dự toán ngân sách tại Công ty BMC
+ Đề xuất các giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty BMC.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Luận văn sử dụng phương pháp định tính để thực hiện nghiên cứu Trong đó:
- Luận văn sử dụng phương pháp tiếp cận, thu thập, tổng hợp, phân tích để thiết lập tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan
Luận văn áp dụng các phương pháp quan sát, thống kê mô tả và tổng hợp thông tin thực tế từ Công ty BMC, kết hợp với phỏng vấn chuyên gia, nhằm đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty này.
- Luận văn sử dụng phương pháp so sánh, phân tích, suy luận để đề xuất những giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty BMC.
Ý NGHĨA THỰC TIỄN
Dựa trên phân tích và đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty BMC, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình này Đồng thời, luận văn cũng trình bày kế hoạch thực hiện cụ thể để nâng cao chất lượng công tác dự toán ngân sách, góp phần cải thiện hiệu quả quản lý tài chính của công ty.
GIỚI THIỆU VỀ BMC VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DTNS TẠI CÔNG TY
KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BMC
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty BMC
Tên công ty: Công ty Cổ phần Cơ khí Ngân hàng
Tên tiếng Anh: Banking Mechanical Joint Stock Company
Trụ sở chính: Số 7 Phạm Văn Hai, Phường 01, Quận Tân Bình, TP HCM Điện thoại: (028) 38 444 663 – 39 975 067
Chi nhánh Hà Nội: 50 Đường Trung Yên 9A, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội
Chi nhánh Trần Đại Nghĩa: B19/400L Đường Trần Đại Nghĩa, Ấp 2, Xã Tân Nhựt, Huyện Bình Chánh, TP.HCM
Cửa hàng: 431 Lê Hồng Phong, Phường 02, Quận 10, TP Hồ Chí Minh Website: www.cknh.vn
Giấy Chứng nhận ĐKKD số 0300462855 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp, đăng ký lần đầu ngày 17/02/2005, đăng ký thay đổi lần thứ 10 ngày 13/8/2018
Vốn điều lệ ban đầu: 9.698.440.000 đồng (Chín tỷ sáu trăm chín mươi tám triệu bốn trăm bốn mươi nghìn đồng)
Vốn điều lệ: 63.136.850.000 đồng (Sáu mươi ba tỷ một trăm ba mươi sáu triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng)
Sau năm 1975, nhằm đáp ứng nhu cầu bảo quản an toàn kho quỹ và tài liệu của các ngân hàng phía Nam, Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã ban hành Quyết định số 95/NH-QĐ vào ngày 02/10/1976, thành lập Xí nghiệp Cơ khí từ một xưởng sửa chữa ô tô tư nhân tiếp quản từ chế độ cũ.
Ngân hàng, trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, có nhiệm vụ sản xuất két sắt, hòm sắt và thực hiện sửa chữa ô tô theo kế hoạch đã đề ra, đảm bảo số lượng và chất lượng của ngành.
Năm 1996, công ty vinh dự nhận Huân chương Lao động Hạng Nhì và Hạng Ba do những thành tích xuất sắc trong công tác từ năm 1991 đến 1995, góp phần quan trọng vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ Quốc.
Ngày 01/6/2004, Thống đốc NHNN Việt Nam ra Quyết định số 668/QĐ- NHNN về việc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước Công ty Cơ khí Ngân hàng II
Vào ngày 17 tháng 2 năm 2005, Công ty Cổ phần Cơ khí Ngân hàng đã chính thức đăng ký kinh doanh với Giấy chứng nhận số 4103003119 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp, với vốn điều lệ đăng ký là 9.698.440.000 đồng.
Năm 2010, BMC vinh dự nhận giải “Thương hiệu Nổi tiếng Quốc gia” Đến ngày 15/12/2015, vốn điều lệ của công ty đã tăng lên 63.136.850.000 đồng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ 8 từ Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty BMC
Công ty BMC chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ bảo quản, lưu thông tiền tệ, vàng bạc và chứng từ có giá trị, nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống ngân hàng, kho bạc và các tổ chức khác theo yêu cầu.
- Tư vấn thiết kế, sản xuất, lắp đặt cửa kho bạc, cửa chống cháy, thoát hiểm
- Sản xuất két sắt, khóa két sắt, tủ, kệ, thùng xe chở tiền- vàng bạc
- Thiết kế, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống chống đột nhập, camera quan sát, hệ thống hút ẩm, bảng tỉ giá, xếp hàng tự động…
Chúng tôi chuyên cung cấp và giao dịch vật tư, phụ tùng và linh kiện cho ngành ngân hàng, bao gồm máy kiểm đếm tiền, thiết bị đổi tiền, máy trả tiền tự động, cũng như các vật tư hỗ trợ cho hoạt động bảo quản và lưu thông tiền tệ.
1.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
TRUNG TÂM KINH DOANH – TIẾP THỊ
Nhóm Kinh doanh – Tiếp thị
Nhóm Bảo trì, sửa chữa thiết bị kho quỹ
PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
Nhóm Quản lý chất lượng
Nhóm Thiết kế – Kỹ thuật
XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG – THIẾT BỊ
Nhóm Thi công lắp đặt, sửa chữa thiết bị
Nhóm Thiết kế, dự toán, quyết toán
PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
Nhóm Kinh doanh sản phẩm
Nhóm Hành chính – Kế toán
Nhóm Lắp đặt thiết bị an toàn
CƠ KHÍ – CHI NHÁNH TRẦN ĐẠI NGHĨA
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Điều hành và quản lý kế hoạch sản xuất cùng chiến lược kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm cả việc hợp tác đầu tư và thiết lập liên doanh với các tổ chức kinh tế khác Đồng thời, cần giám sát và kiểm soát hoạt động của các đơn vị trực thuộc công ty để đảm bảo hiệu quả và sự phát triển bền vững.
+ Trung tâm Kinh doanh – Tiếp thị
- Tổ chức thực hiện nghiên cứu thị trường, tiếp thị, khuyến mãi, quảng cáo, hội nghị khách hàng… theo tình hình thị trường
- Thừa lệnh Ban Tổng Giám đốc lập và ký kết các hợp đồng mua bán, bảng báo giá, chứng từ hóa đơn của công ty với khách hàng
- Chăm sóc, giải quyết kịp thời các yêu cầu, sự cố của khách hàng
+Phòng Hành chính – Nhân sự
Quản lý tuyển dụng và đào tạo nhân viên, phát động phong trào thi đua, và thực hiện các chế độ liên quan đến tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng và kỷ luật theo quy định của Nhà nước.
+Phòng Tài chính – Kế toán
Tham mưu và tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh là cơ sở quan trọng để Ban Tổng Giám đốc đưa ra các giải pháp điều hành kịp thời, phù hợp nhằm điều chỉnh tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Đảm bảo phản ánh chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, thống kê, quản lý tài sản, đồng thời lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và điều lệ công ty.
+ Trung tâm Kỹ thuật – Chất lượng
Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cùng với việc xây dựng quy trình công nghệ và sản xuất hợp lý, là những yếu tố quan trọng giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm giá thành Đồng thời, tổ chức thực hiện quy trình kiểm tra chất lượng một cách hiệu quả cũng góp phần đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất.
- Tổ chức các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao tay nghề cho công nhân
+Xí nghiệp Xây dựng – Thiết bị an toàn
Chúng tôi chuyên khảo sát hiện trạng, tư vấn, thiết kế và lập dự toán cho các công trình sửa chữa, nâng cấp và xây dựng hệ thống thiết bị an toàn mới Dịch vụ của chúng tôi đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật do Ngân hàng Nhà nước quy định.
Thực hiện các hoạt động sản xuất theo đúng quy định kỹ thuật và chất lượng, đồng thời đảm bảo tiến độ sản xuất theo kế hoạch đã được Ban Tổng Giám đốc phân công.
Bảng 1.1: Quy mô tài sản Công ty BMC
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Tổng giá trị tài sản 110.568.629.605 96.293.217.333 56.638.172.963 Tài sản ngắn hạn 14.987.337.588 33.378.842.315 8.183.462.187 Tài sản dài hạn 95.581.292.017 62.914.375.018 51.454.710.776
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán - Công ty BMC)
Bảng 1.2: Quy mô các bộ phận tại Công ty BMC
Chi Nhánh Trần Đại Nghĩa 3.426.6
Cửa hàng trưng bày và giới thiệu sản phẩm 262.4
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán - Công ty BMC) + Quy mô lao động
Tính đến ngày 31/12/2018 tổng số lao động của công ty là 61 người
Bảng 1.3: Quy mô lao động Công ty BMC
Tiêu chí Số người Tỷ lệ (%)
II Phân theo trình độ lao động
1 Đại học và trên đại học 24 39,34
3 Đã đào tạo qua trường công nhân kỹ thuật dạy nghề 17 27,87
III Phân theo loại hợp đồng
1 Hợp đồng không xác định thời hạn 32 52,46
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự - Công ty BMC)
1.1.5 Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty BMC
Bảng 1.4: Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh tại BMC
STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
2 Lợi nhuận sau thuế Đồng 1.348.847.743 12.218.643.072 (1.747.770.964)
4 Vốn chủ sở hữu Đồng 66.652.990.710 58.625.746.842 56.566.975.878
Doanh thu của công ty BMC đang có xu hướng giảm sút qua các năm Cụ thể, năm 2017, doanh thu giảm 3.043.805.994 đồng, tương ứng với 7,55% so với năm 2016 Đến năm 2018, doanh thu tiếp tục giảm mạnh với con số 6.898.733.501 đồng, tương ứng 18,51% so với năm trước đó.
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DTNS
1.2.1 Vai trò của công tác dự toán ngân sách trong doanh nghiệp
Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện hiệu quả các chức năng quản lý, giảm thiểu quyết định sai lầm và hạn chế rủi ro trong thị trường Nó hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất lao động và quản lý nguồn lực, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế biến động và cạnh tranh khốc liệt với các đối thủ.
+ Chức năng lập kế hoạch
Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị xác định mục tiêu tương lai của doanh nghiệp và ước tính nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu đó Nếu kết quả dự toán không khả quan, các nhà quản trị cần điều chỉnh để cải thiện tình hình Vai trò của dự toán ngân sách thể hiện qua việc lập các loại dự toán như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung và chi phí bán hàng Chẳng hạn, nhà quản trị cần dự đoán doanh thu kỳ tới dựa trên dự toán tiêu thụ để lập kế hoạch ứng phó kịp thời trước khi doanh nghiệp gặp khó khăn.
Vai trò kiểm soát trong doanh nghiệp được thể hiện qua việc dự toán ngân sách, đóng vai trò là thước đo để kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch so với số liệu thực tế Để phân tích và đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, việc lập dự toán là cần thiết cho doanh nghiệp.
+ Chức năng tổ chức và điều hành
Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành, giúp các nhà quản trị huy động, điều phối và sử dụng hiệu quả nguồn lực Nó hỗ trợ thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp, truyền tải chiến lược kinh doanh đến từng bộ phận và tạo ra sự phối hợp, liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
Dự toán ngân sách giúp xác định trách nhiệm và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, từ đó hỗ trợ việc tổ chức nhân sự hiệu quả hơn nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
+ Chức năng ra quyết định
Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, nhà quản trị cần đưa ra nhiều quyết định quan trọng dựa trên việc phân tích và tổng hợp thông tin Các quyết định này bao gồm việc phân bổ nguồn lực cho các bộ phận, mở rộng sản xuất để tiết kiệm chi phí, và đầu tư vào máy móc, thiết bị Độ chính xác của dự toán đóng vai trò quan trọng, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn và hiệu quả hơn.
1.2.2 Nhận định về công tác dự toán ngân sách tại công ty
Công tác dự toán ngân sách tại BMC hiện nay còn nhiều hạn chế do áp dụng mô hình dự toán cũ và quy trình cứng nhắc từ hơn 10 năm trước Điều này dẫn đến sự thiếu sót, thiếu chính xác và không đầy đủ trong việc lập dự toán Mô hình dự toán thông tin từ trên xuống đã không còn phù hợp với bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh cao, nơi yêu cầu sự đa dạng và linh hoạt.
Phòng Tài chính – Kế toán đang phải gánh vác trách nhiệm chính mà không có sự hỗ trợ từ các phòng ban khác, dẫn đến tình trạng quá tải cho kế toán viên và chất lượng dự toán ngân sách bị ảnh hưởng nghiêm trọng, thiếu thông tin và độ chính xác Các dự toán hiện tại vẫn còn mang tính chủ quan, chủ yếu dựa vào mục tiêu kinh doanh và dữ liệu tại thời điểm lập kế hoạch, mà không xem xét đầy đủ các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, do đó chưa đáp ứng được nhu cầu phân tích và đánh giá sâu sắc của các nhà quản trị.
Mặc dù công ty đã thiết lập hệ thống mạng máy tính nội bộ, nhưng quy trình dự toán vẫn chủ yếu phụ thuộc vào ứng dụng Excel thủ công, dẫn đến hiệu quả thấp và báo cáo phức tạp, khó hiểu Hơn nữa, công tác dự toán đã được thực hiện từ lâu nhưng chưa nhận được sự đầu tư cần thiết, thiếu sự quan tâm và tham gia của ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên.
Các vấn đề này làm cho dự toán ngân sách không còn khả năng định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp, không phản ánh chính xác tiềm lực và gây khó khăn cho quá trình ra quyết định quan trọng của ban lãnh đạo.
1.2.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách
BMC đang đối mặt với nhiều thách thức trong hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm sự giảm sút thị phần và doanh thu do tái cơ cấu tổ chức tín dụng từ năm 2016 đến 2020 Cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang thúc đẩy nền kinh tế không dùng tiền mặt, trong khi chi phí nguyên vật liệu gia tăng do tác động của cuộc chiến thương mại Mỹ - Trung Quốc và giá điện, xăng tăng cao vào năm 2019 Hệ thống máy móc, thiết bị lạc hậu và năng suất thấp đã đẩy chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lên cao Bên cạnh đó, sự thay đổi trong đội ngũ lãnh đạo cấp cao cũng ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của BMC.
2017 kéo theo những thay đổi trong cơ cấu tổ chức, đường lối hoạt động kinh doanh của công ty
Khắc phục những thiếu sót trong hệ thống dự toán ngân sách là vấn đề cấp thiết mà Ban Tổng Giám đốc cần chú trọng để định hướng công ty vượt qua khó khăn Công tác dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quyết định của nhà quản trị, giúp giải quyết bài toán doanh thu và chi phí Nếu khắc phục được những nhược điểm trong lập dự toán, ban lãnh đạo sẽ có cái nhìn khách quan và chính xác hơn, từ đó điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp và đưa ra những quyết định quan trọng nhằm cải thiện tình hình tiêu thụ và sản xuất, đảm bảo sự tăng trưởng ổn định.
Chương 1 của luận văn trình bày lịch sử 40 năm hình thành và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Cơ khí Ngân hàng, cùng với công tác kế toán và những thuận lợi, khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh Chương này cũng nhấn mạnh vai trò quan trọng của công tác dự toán ngân sách trong doanh nghiệp, đồng thời đưa ra cái nhìn tổng quát về các vấn đề hiện tại trong công tác dự toán ngân sách tại BMC Từ đó, bài viết khẳng định sự cần thiết phải hoàn thiện công tác dự toán ngân sách nhằm nâng cao chất lượng dự toán, hỗ trợ nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định kinh tế hợp lý trong quá trình điều hành doanh nghiệp.
Trong chương tiếp theo, tác giả sẽ tiến hành tổng quan về các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước, tham khảo các luận điểm khoa học để phân tích và đánh giá một cách khách quan thực trạng của doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp toàn diện.
CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN
CỨU CÓ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI
CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU TRONG NƯỚC
Nguyễn Thị Liêm (2018) đã thực hiện một nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến công tác dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp thương mại ở TP Hồ Chí Minh, thông qua phương pháp phỏng vấn chuyên gia và giảng viên về kế toán quản trị, cũng như Giám đốc và Kế toán Trưởng của các doanh nghiệp Nghiên cứu đã xác định được một số nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến dự toán ngân sách, bao gồm phong cách lãnh đạo, ứng dụng công nghệ thông tin, cơ cấu sở hữu, mức độ tham gia của người lao động trong quá trình dự toán ngân sách và quy mô công ty.
Sử dụng các công cụ phần mềm như SPSS, phân tích Cronbach’s alpha, phân tích nhân tố khám phá EFA và phân tích hồi quy, nghiên cứu chỉ ra rằng năm nhân tố được đề xuất đều ảnh hưởng đến công tác dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp thương mại ở TP.HCM Trong số đó, cơ cấu sở hữu có tác động mạnh nhất, tiếp theo là phong cách lãnh đạo, ứng dụng công nghệ thông tin, quy mô công ty, và cuối cùng là mức độ tham gia của người lao động trong dự toán ngân sách.
Từ đó, tác giả kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác dự toán ngân sách như sau:
+ Nâng cao nhận thức của chủ sở hữu, nhà điều hành doanh nghiệp để có sự đầu tư thích đáng cho công tác lập dự toán ngân sách
Nhà lãnh đạo cần thể hiện phong cách quản lý mẫu mực và xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, công bằng Việc thiết lập chính sách quy định về quy tắc ứng xử đạo đức và phê duyệt bảng mô tả công việc là cần thiết để phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho từng vị trí Điều này sẽ giúp đảm bảo việc thực hiện ngân sách hiệu quả hơn.
Để nâng cao hiệu quả công tác dự toán ngân sách, việc hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin là rất cần thiết Hệ thống này giúp truyền tải nhanh chóng, kịp thời và chính xác các mục tiêu và chính sách đến từng bộ phận.
Điều chỉnh quy mô cần kết hợp với hiệu quả quản lý, xem xét quy mô phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động cũng như các điều kiện liên quan, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc dự toán ngân sách.
Để thực hiện dự toán ngân sách hiệu quả, Ban Giám đốc cần truyền đạt các mục tiêu chung của doanh nghiệp đến từng phòng ban, từ đó xác định chỉ tiêu và nhiệm vụ cụ thể cho mỗi bộ phận Bên cạnh đó, việc tổ chức đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên chuyên trách cũng rất quan trọng nhằm cải thiện chất lượng dự toán ngân sách.
Bài luận văn áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính để xây dựng mô hình các nhân tố ảnh hưởng đến công tác dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp thương mại ở TP.HCM, đồng thời phát triển thang đo và thực hiện đánh giá sơ bộ cho các biến nghiên cứu Ngoài ra, nghiên cứu còn kết hợp phương pháp định lượng nhằm kiểm định lại thang đo, mô hình nghiên cứu và các giả thuyết đã đề ra.
Trần Thị Ngọc Duyên, 2017 Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty
Cổ phần PHAVI Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Kinh tế TP.HCM
Tác giả đã phân tích thông tin và số liệu thực tế từ doanh nghiệp để đánh giá ưu, nhược điểm của mô hình dự toán và quy trình lập ngân sách Bài viết đề xuất thiết lập thời hạn cho từng giai đoạn trong quy trình lập dự toán, chuyển đổi từ mô hình thông tin trên xuống sang mô hình phản hồi, đồng thời hoàn thiện các báo cáo với phương pháp thống kê dự báo Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phối hợp giữa các phòng ban và phòng kế toán trong việc lập dự toán chi phí, cũng như tối ưu hóa nguồn lực thông qua thông tin quyết định Ngoài ra, tác giả đề cập đến việc tổ chức lại bộ máy kế toán và áp dụng phần mềm ERP cho dự toán ngân sách khi công ty có đủ kinh phí Phương pháp nghiên cứu được sử dụng bao gồm định tính, thống kê và thảo luận với Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan.
Nguyễn Thị Hải (2017) đã nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở tỉnh Bình Phước trong luận văn Thạc sĩ của mình tại Trường Đại học Công nghệ TP.HCM Nghiên cứu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về các nhân tố quyết định đến hiệu quả lập dự toán ngân sách, từ đó giúp các doanh nghiệp cải thiện quy trình quản lý tài chính của họ.
Tác giả xác định sáu nhân tố chính ảnh hưởng đến công tác dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp SME ở Bình Phước, bao gồm: nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, tổ chức công tác kế toán, quy trình dự toán, chế độ chính sách nhà nước và đặc điểm doanh nghiệp SME Trong số này, chế độ chính sách nhà nước có ảnh hưởng mạnh nhất, tiếp theo là cơ sở vật chất, và các yếu tố còn lại như đặc điểm doanh nghiệp SME, tổ chức công tác kế toán, nguồn nhân lực, có ảnh hưởng thấp hơn, trong đó quy trình dự toán có tác động yếu nhất Dựa trên kết quả nghiên cứu, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả lập dự toán ngân sách cho các doanh nghiệp này, sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp, kết hợp giữa định tính và định lượng.
Trần Thị Hiền, 2016 Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Beton 6 Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Kinh tế TP.HCM
Luận văn đã thực hiện đánh giá chi tiết về công tác dự toán ngân sách của công ty, phân tích ưu, nhược điểm của mô hình dự toán thông tin phản hồi và kỹ thuật lập dự toán ngân sách theo chương trình, mục tiêu Tác giả chỉ ra những vấn đề tồn tại trong các loại dự toán hiện tại, như dự toán tiêu thụ thiếu độ chính xác, chưa dự toán sản phẩm không có đơn hàng, và sai lệch trong dự toán chi phí nguyên vật liệu Ngoài ra, các dự toán liên quan đến giá thành sản phẩm, tồn kho thành phẩm, chi phí tài chính và báo cáo kết quả kinh doanh cũng được xem xét Để khắc phục những hạn chế này, tác giả đề xuất các bước hoàn thiện mô hình và quy trình dự toán, tổ chức bộ máy kế toán quản trị tách biệt, xây dựng thông tin chi phí, và áp dụng kỹ thuật phân tích định lượng trong dự báo sản lượng và doanh thu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, thống kê mô tả, so sánh, tổng hợp, thu thập thông tin và phỏng vấn chuyên gia.
Chế Hồng Hải (2016) đã thực hiện luận văn Thạc sĩ tại Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, tập trung vào việc hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí (PVFCCo) Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tối ưu hóa quy trình dự toán ngân sách trong lĩnh vực phân bón và hóa chất.
Tác giả đã phân tích và đánh giá những thành công, bài học kinh nghiệm, nguyên nhân và hạn chế trong công tác dự toán ngân sách tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh Cụ thể, tác giả khuyến nghị áp dụng mô hình thông tin phản hồi để nâng cao sự phối hợp giữa Hội đồng quản trị và các Giám đốc, Trưởng phòng ban trong việc xây dựng mục tiêu dự toán Để khắc phục nhược điểm kéo dài quy trình lập dự toán, cần cụ thể hóa các bước kết hợp kỹ thuật dự toán ngân sách cuốn chiếu và hoàn thiện hệ thống chứng từ, dự toán theo hướng chi tiết, liên kết với hoạt động kinh doanh Ngoài ra, cần bổ sung quy định chính thức về rủi ro, tích hợp phân tích rủi ro với mô hình dự toán qua kỹ thuật dự toán linh hoạt, đồng thời hoàn thiện bộ máy lập dự toán ngân sách về nhân sự, công nghệ và phân công rõ ràng vai trò, trách nhiệm của các cá nhân chuyên trách Tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính qua thu thập thông tin, so sánh, quan sát, phân tích và phỏng vấn, kết hợp với cơ sở lý luận.
Nguyễn Thúy Hằng, 2012 Xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2
Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Kinh tế TP.HCM
Tác giả đã tiến hành khảo sát 121 doanh nghiệp tại Khu công nghiệp Biên Hòa 2 để nghiên cứu ảnh hưởng của năm yếu tố: nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, chế độ chính sách nhà nước, tổ chức công tác kế toán, và quy trình thực hiện dự toán đến công tác dự toán của các doanh nghiệp Kết quả cho thấy 54,5% doanh nghiệp không lập dự toán ngân sách, trong đó 46,3% là doanh nghiệp sản xuất, 5,8% là doanh nghiệp dịch vụ, 0,8% là doanh nghiệp thương mại, và 1,7% là các doanh nghiệp khác Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng công tác lập dự toán ngân sách chưa được chuyên môn hóa, mang tính chất kiêm nhiệm và chưa được đầu tư đúng mức Từ đó, tác giả đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình này, sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng với sự hỗ trợ của công cụ SPSS.
CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU Ở NƯỚC NGOÀI
Frow N Marginson D & Ogden S., 2010 ‘‘Continuous” budgeting: Reconciling budget flexibility with budgetary control Accounting Organizations and Society Volume 35 pp 444-461
Bài báo này trình bày nghiên cứu về phương pháp lập ngân sách liên tục tại các chi nhánh Châu Âu của công ty công nghệ thông tin đa quốc gia Astoria, với trọng tâm là hiệu quả của phương pháp này so với phương pháp truyền thống trong bối cảnh tổ chức doanh nghiệp ngày càng phức tạp và thị trường cạnh tranh cao Tác giả áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính thông qua các cuộc phỏng vấn với bốn nhà quản lý cấp cao, bao gồm hai người phụ trách kiểm soát ngân sách toàn bộ chi nhánh Châu Âu, một giám đốc và 25 nhà quản lý cấp trung từ các lĩnh vực như phát triển sản phẩm, sản xuất, cung ứng vật tư, tiếp thị bán hàng, nhân sự và tài chính.
Astoria đã thể hiện hiệu quả trong việc điều chỉnh ngân sách linh hoạt, đáp ứng chiến lược cạnh tranh và đạt được các mục tiêu tài chính Công ty áp dụng Quy trình Hiệu suất Xuất sắc (PEP) để lập kế hoạch chiến lược trong ba đến năm năm, cập nhật hàng năm và truyền đạt mục tiêu đến các nhà quản lý bộ phận PEP cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tiến trình đạt mục tiêu thông qua các đánh giá định kỳ về hiệu suất Quy trình kiểm soát ngân sách được liên kết chặt chẽ với PEP, đảm bảo các nhà quản lý bộ phận chịu trách nhiệm về việc đạt mục tiêu chiến lược và kiểm soát ngân sách theo kế hoạch Phương pháp lập ngân sách liên tục là một phần thiết yếu của hệ thống kiểm soát quản trị, giúp các nhà quản lý phản ứng linh hoạt với các sự kiện bất ngờ, đồng thời duy trì mức ngân sách và đạt được mục tiêu lợi nhuận tổng thể.
Các công cụ “Chất lượng” của Astoria cho phép nhà quản lý bộ phận điều chỉnh và phân bổ nguồn lực linh hoạt trong phạm vi trách nhiệm, đảm bảo sự nhất quán với mục tiêu công ty Khi điều kiện kinh doanh thay đổi, họ cần phản ứng nhanh chóng nhưng vẫn phải tuân thủ mục tiêu ngân sách Hệ thống “niềm tin”, văn hóa tổ chức và “giới hạn” khuyến khích nhà quản lý phân tích nguyên nhân vấn đề và tìm giải pháp thông qua thảo luận với đồng nghiệp và cấp trên Điều này tạo ra sự tương tác hiệu quả trong quản lý, giúp hoạt động của công ty diễn ra trơn tru cả theo chiều ngang và chiều dọc.
Các nhà quản lý thường xuyên đánh giá hiệu suất dựa trên các chỉ số để đạt được mục tiêu Trong quá trình tìm kiếm giải pháp, họ không chỉ xem xét các mục tiêu của bộ phận mình mà còn chú ý đến các hoạt động khác có thể hỗ trợ cho mục tiêu chung của công ty, dù có thể ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu riêng của bộ phận Quy trình này được biết đến là phương pháp lập ngân sách liên tục.
Nghiên cứu cho thấy phương pháp lập ngân sách liên tục vượt trội hơn so với phương pháp lập ngân sách truyền thống và phương pháp lập ngân sách trên cả (beyond budgeting), nhờ vào tính linh hoạt và ưu việt của nó.
Phương pháp lập ngân sách đề nghị từ bỏ việc lập ngân sách truyền thống để cải thiện quy trình kiểm soát quản lý, cho phép các nhà quản lý chịu trách nhiệm trực tiếp về hiệu suất và nhu cầu khách hàng Sự phân cấp kiểm soát giúp các nhà quản lý bộ phận linh hoạt hơn trong việc sử dụng phán đoán và sáng kiến để đạt mục tiêu mà không bị ràng buộc bởi kế hoạch cụ thể, tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến sự rối loạn trong phân bổ nguồn lực nếu không được quản lý chặt chẽ Phương pháp lập ngân sách liên tục khuyến khích các nhà quản lý điều chỉnh ngân sách và phân bổ lại nguồn lực để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn, đồng thời duy trì sự cân bằng tài chính trong toàn công ty.
Các mục tiêu ngân sách được xác định đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn các nhà quản lý, giúp họ đánh giá tính hợp lý và sự cần thiết của các đề xuất thay đổi Điều này không chỉ tạo ra một hệ thống "giới hạn" và "niềm tin" mà còn thúc đẩy các nhà quản lý bộ phận tập trung vào những mục tiêu chính của công ty.
Phương pháp lập ngân sách liên tục khi được áp dụng trong doanh nghiệp, kết hợp với các yếu tố khác trong hệ thống kiểm soát, giúp liên kết ngân sách với việc thực hiện chiến lược, thay vì chỉ tập trung vào việc đạt được mục tiêu ngân sách như phương pháp truyền thống Phương pháp này không chỉ khắc phục nhược điểm của các phương pháp cũ mà còn duy trì sự chú trọng đến vai trò của các mục tiêu và trách nhiệm trong lập ngân sách, phù hợp với môi trường kinh doanh biến động và cạnh tranh cao.
Lueg R & Lu S., 2013 How to Improve Efficiency in Budgeting - The Case of Business Intelligence in SMEs European Journal of Management pp
Đề tài nghiên cứu quy trình lập ngân sách trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể là CDRF (Chinese-Danish Research Foundation), nhằm tăng cường hợp tác nghiên cứu giữa Đan Mạch và Trung Quốc Các tác giả áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính, bao gồm quan sát trực tiếp và tham gia vào quá trình thực hiện Họ đã hợp tác với Trưởng phòng Kế hoạch và Kiểm soát, thực hiện bảy cuộc phỏng vấn chính thức cùng với các cuộc trò chuyện không chính thức để tìm hiểu về mục đích, thành phần và những thiếu sót của quy trình lập ngân sách hiện tại.
Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng sự lãng phí thời gian và hiệu quả kém trong lập ngân sách xuất phát từ chất lượng dữ liệu thấp và hệ thống công nghệ thông tin phức tạp, không thân thiện với người dùng Để nâng cao hiệu quả thu thập và xử lý dữ liệu trong quy trình lập ngân sách với chi phí thấp, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bài viết đã đề xuất áp dụng giải pháp Business Intelligence (BI) và triển khai ứng dụng VBA trên Excel nhằm cải thiện quy trình lập ngân sách.
The model for enhancing budgeting efficiency, as illustrated in Figure 2.1, emphasizes the role of business intelligence in small and medium-sized enterprises (SMEs) According to Lueg and Lu (2013), implementing strategic improvements in budgeting processes can significantly boost operational effectiveness This approach not only streamlines financial planning but also fosters better decision-making within organizations.
Orlando J., 2009 Turning Budgeting Pain into Budgeting Gain
Strategic Finance Volume March 2009 pp 47-51
Bài viết này phân tích những điểm yếu trong quy trình lập ngân sách dựa trên khảo sát “The 2007 Budgeting Survey: Benchmarks & Issues” của Centage Corp và IOMA, với sự tham gia của các Giám đốc Tài chính từ nhiều công ty thuộc hơn 20 ngành nghề Kết quả khảo sát chỉ ra ba vấn đề cần được giải quyết để cải thiện và tối ưu hóa quy trình lập ngân sách.
Thân thiện với người sử dụng
Lập ngân sách hiệu quả đòi hỏi sự chính xác và tin cậy từ con người, công cụ và quy trình Tuy nhiên, điểm yếu lớn nhất thường nằm ở con người, khi các nhà quản lý không chịu trách nhiệm về ngân sách và thiếu sự tham gia cũng như hiểu biết về quy trình Sự thiếu hụt công cụ ngân sách, chủ yếu dựa vào Excel, dẫn đến quy trình thủ công không rõ ràng và thiếu linh hoạt Khi ngân sách không gắn kết với chiến lược công ty, sẽ phát sinh nhiều nhược điểm, khiến cho con người và công cụ không đáp ứng được yêu cầu về độ chính xác và sự phù hợp.
Nghiên cứu cũng đề xuất bảy bước để cải thiện quy trình lập ngân sách gồm:
- Đánh giá lại quy trình để điều chỉnh, gắn trách nhiệm của nhà quản lý bộ phận với ngân sách bằng hình thức khen thưởng, kỷ luật
- Nâng cấp công nghệ lập ngân sách để tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác của dữ liệu
Việc truyền tải thông tin đến nhân viên trong doanh nghiệp là rất quan trọng để họ hiểu rõ cách lập ngân sách hỗ trợ cho việc đạt được chiến lược và mục tiêu của công ty Khi nhân viên nắm vững quy trình lập ngân sách, cả công ty và nhân viên sẽ phát triển bền vững, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sự thành công chung.
Quy trình ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính Việc thiết lập một thời gian biểu rõ ràng giúp các bộ phận có thể phối hợp và thực hiện nhiệm vụ đúng hạn Ngoài ra, việc xác định giả định và trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận là cần thiết để tránh những sai sót trong ngân sách Khi ngân sách được thực hiện không chính xác, các bộ phận sẽ gặp khó khăn trong việc đạt được mục tiêu tài chính, dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng cho toàn bộ tổ chức.
pp 444-461
XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu các đề tài trong và ngoài nước cho thấy công tác dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng dự toán là yêu cầu cấp thiết mà các doanh nghiệp cần thực hiện để phát triển trong môi trường thị trường ngày càng cạnh tranh.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công tác dự toán ngân sách bao gồm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, tổ chức kế toán, quy trình thực hiện và đặc điểm doanh nghiệp Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng nhất, đặc biệt khi thiếu đội ngũ chuyên trách và nhân viên có trình độ chuyên môn Sự đầu tư không đúng mức vào hệ thống công nghệ thông tin và cơ sở vật chất cũng dẫn đến chất lượng dự toán ngân sách kém Tổ chức kế toán hiệu quả thông qua phân chia trách nhiệm rõ ràng sẽ cải thiện độ chính xác của dữ liệu lập dự toán Một quy trình thực hiện chi tiết giúp đảm bảo tiến độ và giảm lãng phí thời gian và nhân sự Ngoài ra, công tác dự toán ngân sách rất đa dạng, phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động và lĩnh vực kinh doanh của từng doanh nghiệp.
Các nghiên cứu đều chỉ ra rằng công tác dự toán ngân sách cần linh hoạt, phù hợp và chính xác cao Việc thực hiện hiệu quả dự toán ngân sách không chỉ giúp điều chỉnh ngân sách một cách linh hoạt mà còn kiểm soát chi phí, đáp ứng yêu cầu chiến lược cạnh tranh và đạt được mục tiêu tài chính Khi dự toán ngân sách được thực hiện tốt, các nhà quản trị doanh nghiệp sẽ có cơ sở chính xác để đưa ra những quyết định kinh tế quan trọng trong môi trường kinh doanh đầy biến động và cạnh tranh cao.
Sau 10 năm triển khai thực hiện, công tác dự toán ngân sách tại Công ty CP
Cơ khí Ngân hàng chưa được chú trọng cải thiện chất lượng, do đó, tác giả nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty nhằm nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo BMC về tầm quan trọng của công tác này Việc điều chỉnh dự toán ngân sách sẽ giúp công ty phù hợp hơn với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại.
Các nghiên cứu trong nước và quốc tế chỉ ra rằng dự toán ngân sách kém hiệu quả thường do một số nguyên nhân chính như: sự thiếu quan tâm đầu tư từ ban lãnh đạo, hệ thống công nghệ thông tin lạc hậu, quy trình dự toán không gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, thiếu phân chia trách nhiệm cụ thể và sự tham gia của tất cả các bộ phận Để khắc phục những nhược điểm này, các tác giả đề xuất giải pháp như nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo và nhân viên về tầm quan trọng của dự toán, đầu tư nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, điều chỉnh quy trình dự toán phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp và nâng cao chất lượng đội ngũ chuyên môn trong lập dự toán ngân sách.
Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác dự toán ngân sách tại BMC nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường Đồng thời, phương pháp định tính sẽ được áp dụng để phân tích thực trạng dự toán ngân sách tại BMC trong chương tiếp theo.
KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT VÀ DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN – TÁC ĐỘNG
KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT
3.1.1 Phương pháp nghiên cứu chung
Luận văn áp dụng phương pháp định tính để nghiên cứu dự toán ngân sách và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại BMC Tác giả xây dựng nền tảng lý thuyết về dự toán ngân sách thông qua việc tổng hợp các công trình khoa học trong và ngoài nước liên quan Bên cạnh đó, tác giả cũng sử dụng phương pháp thảo luận nhóm và phỏng vấn các chuyên gia, bao gồm Ban Tổng Giám đốc và các Trưởng phòng ban của Công ty.
CP Cơ khí Ngân hàng tiến hành đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty, nhằm nắm bắt nhu cầu về chất lượng của dự toán ngân sách sau khi đã hoàn thiện.
Tác giả đã tiến hành quan sát và thu thập thông tin thực tế từ công ty cùng với các báo cáo, tài liệu liên quan để tổng hợp và thống kê mô tả nội dung cơ bản của công tác dự toán mà công ty đang thực hiện Cuối cùng, tác giả áp dụng phương pháp so sánh, phân tích và suy luận nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại BMC.
3.1.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã phỏng vấn năm chuyên gia tham gia lập dự toán ngân sách tại BMC, nhằm tìm hiểu và phân tích thực trạng công tác dự toán từ các góc độ khác nhau Những chuyên gia được phỏng vấn bao gồm: Ông Lê Quang Hùng – Tổng Giám đốc, Ông Phạm Lý – Phó Tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh, Ông Phạm Trung Kiên – Giám đốc Trung tâm Kỹ thuật – Chất lượng, Ông Nguyễn Quốc Phi – Kế toán trưởng, và Bà Nguyễn Thị Thùy Trang – Kế toán tổng hợp.
Nội dung phỏng vấn tập trung vào việc đánh giá của các chuyên gia về thực trạng công tác dự toán ngân sách tại BMC, nhận xét về nguyên nhân gây ra những nhược điểm trong công tác này, và mong đợi về hiệu quả của dự toán ngân sách sau khi được cải thiện Các chuyên gia cũng đưa ra đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác dự toán ngân sách, đồng thời đánh giá tính khả thi của những giải pháp nghiên cứu kiến nghị.
Tác giả đã tiến hành phỏng vấn và thảo luận nhóm với các chuyên gia để thu thập ý kiến và đánh giá về những vấn đề quan trọng mà họ quan tâm Dựa trên những nhận xét này, tác giả đề xuất các sáng kiến và giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình, đồng thời bàn luận về cách triển khai hiệu quả mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
3.1.2.2 Phương pháp khảo sát thực tế tại đơn vị Để tiếp cận nguồn dữ liệu thực tế tại đơn vị, tác giả tiến hành tổng hợp, thu thập thông tin dựa trên hồ sơ, báo cáo của các bộ phận, phòng ban liên quan như: báo cáo dự toán ngân sách hàng năm, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và dữ liệu kế toán của Phòng Tài chính – Kế toán; báo cáo tình hình tiêu thụ, bảng báo giá sản phẩm của Trung tâm Kinh doanh- Tiếp thị; danh sách nhân sự của Phòng Hành chính – Nhân sự; bảng định mức vật tư và công lao động của Trung tâm Kỹ thuật- Chất lượng; báo cáo sản xuất, thi công của các xí nghiệp thành viên Qua đó, tác giả tổng hợp, trình bày chi tiết thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty BMC
3.1.3.1 Thực trạng về mô hình dự toán ngân sách tại Công ty BMC
Trước đây, công ty hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, do đó, mô hình tổ chức thông tin của công ty chủ yếu theo hướng từ trên xuống.
Hàng năm, dựa trên tình hình sản xuất kinh doanh trong 9 tháng đầu năm và dữ liệu nghiên cứu thị trường, Hội đồng Quản trị xác định các mục tiêu chiến lược cho công ty và giao Ban Tổng Giám đốc tỷ lệ tăng doanh thu cho năm kế hoạch so với năm trước.
Ban Tổng Giám đốc sẽ xác định các chiến lược cụ thể cho sản xuất, tiêu thụ và phân công nhiệm vụ cho các bộ phận trong công ty Phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán ngân sách cho từng bộ phận dựa trên dữ liệu của năm trước Sau khi hoàn tất, Phòng Tài chính - Kế toán sẽ tổng hợp và gửi dự toán cho Ban Tổng Giám đốc xem xét Nếu được phê duyệt, dự toán này sẽ trở thành ngân sách chính thức của công ty cho năm tiếp theo.
3.1.3.2 Thực trạng về quy trình lập dự toán ngân sách tại Công ty BMC
Việc lập dự toán ngân sách năm sau được thực hiện trong khoảng ba tháng từ ngày 01/10 đến ngày 30/12 của năm trước
Vào giữa tháng 10 hàng năm, Hội đồng Quản trị tổ chức cuộc họp với Ban Tổng Giám đốc nhằm tổng kết và đánh giá kết quả hoạt động thực tế.
Trong 9 tháng đầu năm, chúng tôi đã so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch đã đề ra, đồng thời tiến hành thảo luận và phân tích thị trường Qua đó, chúng tôi nhận định tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại và xác định các chiến lược mục tiêu cho công ty trong năm tiếp theo.
Dựa trên mục tiêu kinh doanh, Ban Tổng Giám đốc giao Phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm lập dự toán ngân sách cho từng bộ phận, bao gồm dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí thành phẩm tồn kho, chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Sau 30 ngày kể từ ngày nhận được mục tiêu kinh doanh năm tới của Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc, Phòng Tài chính - Kế toán sẽ trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt dự toán ngân sách vào khoảng giữa tháng 12 Các biểu mẫu được Phòng Tài chính - Kế toán thiết lập và ban hành kèm theo quy trình
Sau khi ngân sách được phê duyệt, Phòng Tài chính - Kế toán sẽ triển khai dự toán đến các bộ phận liên quan Trung tâm Kinh doanh – Tiếp thị sẽ nhận chỉ tiêu từ kế hoạch tiêu thụ và tiến hành thực hiện Đồng thời, kế hoạch sản xuất sẽ được lập và phân bổ sản lượng cho Xí nghiệp Xây dựng – Thiết bị an toàn và Xí nghiệp Cơ khí.
DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN - TÁC ĐỘNG
3.2.1 Những nguyên nhân dẫn đến những nhược điểm
Việc lập dự toán tại công ty chưa được chú trọng đúng mức do thiếu một bộ phận chuyên trách, dẫn đến Phòng Tài chính – Kế toán phải kiêm nhiệm công việc này Sự quá tải từ các nhiệm vụ kế toán hàng ngày khiến cho nhân viên không thể thực hiện lập dự toán một cách hiệu quả, dẫn đến việc lập dự toán mang tính đối phó và không đảm bảo tính chính xác của ngân sách.
Đội ngũ nhân viên thiếu kinh nghiệm và chưa được đào tạo chuyên sâu về kỹ năng lập dự toán ngân sách, dẫn đến chất lượng công tác này tại công ty không cao và độ tin cậy chưa được đảm bảo.
3.2.2 Tác động của những nhược điểm đến kết quả và hiệu quả hoạt động tại Công ty BMC
Qua khảo sát thực tế, dự toán ngân sách của Công ty BMC chưa đáp ứng hiệu quả cho việc quản lý hoạt động kinh doanh Những nhược điểm này khiến bức tranh tài chính của công ty không phản ánh chính xác, dẫn đến tình trạng tồn đọng hoặc thiếu hụt hàng hóa, ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền và quyết định tài chính Hệ quả là công ty thiếu nguồn lực tài chính cần thiết để duy trì sản xuất, đầu tư trang thiết bị và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Công ty thiếu sự linh hoạt trong công tác dự toán ngân sách, quá cứng nhắc trong việc bám sát mục tiêu kinh doanh Các dự toán ngân sách đều bị ảnh hưởng bởi mục tiêu đề ra, dẫn đến việc bộ phận lập dự toán điều chỉnh các chỉ tiêu tiêu thụ, sản xuất và chi phí để đảm bảo doanh thu tăng theo tỷ lệ mà Hội đồng Quản trị chỉ định Hệ quả là, dự toán ngân sách không phản ánh đúng tiềm năng thực sự của doanh nghiệp.
Công ty BMC hiện đang sử dụng mô hình dự toán thông tin từ trên xuống, với quy trình gồm ba giai đoạn: Chuẩn bị, Soạn thảo và Theo dõi Hệ thống dự toán ngân sách cơ bản của công ty được xây dựng dựa trên các mục tiêu kinh doanh do Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc đề ra.
Mô hình dự toán hiện tại của doanh nghiệp bộc lộ nhiều nhược điểm, thiếu linh hoạt và không phù hợp với tình hình cạnh tranh Hệ thống dự toán vẫn dựa vào mục tiêu kinh doanh và dữ liệu tại thời điểm lập kế hoạch, mà không xem xét các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Mặc dù có hệ thống mạng máy tính nội bộ, công tác dự toán vẫn chủ yếu sử dụng Excel thủ công, dẫn đến hiệu quả thấp và báo cáo phức tạp, khó hiểu Phòng Tài chính – Kế toán đảm nhiệm chính mà không có sự tham gia của các phòng ban khác, gây quá tải cho kế toán viên và làm giảm chất lượng dự toán ngân sách Những vấn đề này làm mất khả năng định hướng của dự toán ngân sách, không phản ánh đúng tiềm lực của doanh nghiệp và gây khó khăn cho quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo.
Để cải thiện tình trạng hiện tại, công ty cần khẩn trương triển khai các giải pháp hoàn thiện mà tác giả đã đề xuất trong chương tiếp theo.
