Năm 2019 Số lượng tiêu thụ trong kỳ
Số lượng tồn cuối kỳ
Số lượng cần sản xuất trong kỳ
Quý 1 07 cái 00 cái 12 cái
Quý 2 20 cái 00 cái 20 cái
Quý 3 13 cái 01 cái 12 cái
Quý 4 05 cái 01 cái 05 cái
3.1.3.3.3. Dự toán mua hàng
Hiện nay, do đặc thù máy móc, thiết bị của công ty được đầu tư từ năm 1997 nên hạn chế về cơng suất. Xí nghiệp Cơ khí khơng đáp ứng kịp thời các đơn hàng nên Ban Tổng Giám đốc quyết định th gia cơng bên ngồi nhằm đảm bảo cung ứng hàng hóa đầy đủ, thông suốt hoạt động sản xuất kinh doanh. Các sản phẩm th ngồi gia cơng thường là các mặt hàng truyền thống hoặc hàng đặt theo yêu cầu của khách hàng. Dự tốn hàng hóa mua vào do Phịng Tài chính - Kế tốn lập nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần mua vào trong kỳ dự toán. Dự toán mua hàng được lập cho từng sản phẩm dựa vào dự tốn sản xuất. Trong đó, chỉ tiêu số lượng hàng hóa mua vào được xác định theo tỷ lệ khoảng 25% sản lượng cần sản xuất trên dự tốn sản xuất, khơng bao gồm các mặt hàng sản xuất theo yêu cầu. Đây là tỷ lệ được xác định căn cứ năng lực sản xuất thực tế tại Xí nghiệp Cơ khí và định hướng chuyển đổi hoạt động kinh doanh của Ban Tổng Giám đốc tại năm lập kế hoạch.
Cụ thể: Trường hợp dự toán mua hàng sản phẩm Két sắt NH-650: Bảng 3.3: Bảng dự toán mua hàng Két sắt NH-650 năm 2019
Năm 2019 Số lượng cần sản xuất trong kỳ Số lượng cần mua trong kỳ
Quý 1 12 cái 03 cái
Quý 2 20 cái 05 cái
Quý 3 12 cái 03 cái
Quý 4 05 cái 01 cái
(Nguồn: Phịng Tài chính – Kế tốn - Cơng ty BMC)
(Dự toán mua hàng tại phụ lục 3.3)
3.1.3.3.4. Dự tốn chi phí ngun liệu trực tiếp
Trung tâm Kỹ thuật – Chất lượng cung cấp cho Phịng Tài chính – Kế tốn định mức nguyên vật liệu được xây dựng cho một đơn vị sản phẩm (chi tiết Bảng
định mức vật tư tại phụ lục 3.4A). Trung tâm Kỹ thuật – Chất lượng sẽ dựa trên tình
hình sản xuất thực tế của một sản phẩm để định mức. Dựa vào bảng định mức này và dự toán sản xuất, dự toán mua hàng, Phịng Tài chính – Kế tốn lập dự toán nhằm xác định số lượng và giá cả nhằm đảm bảo tình hình nguyên vật liệu phục vụ
cho sản xuất ổn định. Dự tốn chi phí NVL trực tiếp bao gồm các chỉ tiêu: định mức nguyên vật liệu, lượng nguyên vật liệu sử dụng, đơn giá.
Chi phí NVL trực tiếp = Lượng NVL sử dụng x Đơn giá
Trong đó: Đơn giá NVL bằng giá xuất kho NVL tại thời điểm lập kế hoạch. Lượng NVL sử dụng = Định mức NVL cho 1 đơn vị sản phẩm x Số lượng sản phẩm cần sản xuất.
Số lượng sản phẩm cần sản xuất được tính dựa trên dự tốn sản xuất đã lập. Cụ thể: Dựa vào bảng định mức và đơn giá nguyên vật liệu, bảng dự toán sản xuất, chi phí nguyên liệu Tole 6x1500x6000 cho sản phẩm Két sắt NH-650 trong quý 1/2019 được tính như sau: 20.5 x 9 x 15.545 = 2.868.053 đồng.
(Dự toán CP NVL trực tiếp tại phụ lục 3.4B)
3.1.3.3.5. Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Do đặc thù sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Cơ khí và Xí nghiệp Xây dựng – Thiết bị an toàn khác nhau nên Phịng Tài chính – Kế tốn lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp cho từng đơn vị và tổng hợp thành dự tốn của tồn cơng ty.
Trung tâm Kỹ thuật – Chất lượng cung cấp cho Phịng Tài chính – Kế tốn định mức công lao động (chi tiết Bảng định mức công lao động tại phụ lục 3.5A) để lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp của Xí nghiệp Cơ khí. Dự tốn được tính cho từng loại sản phẩm với các chỉ tiêu gồm số lượng sản phẩm cần sản xuất, số lượng nhân cơng sử dụng, đơn giá nhân cơng, chi phí nhân cơng trực tiếp.
Chi phí nhân cơng trực tiếp = Tổng giờ cơng x Đơn giá giờ công
Tổng giờ công = Khối lượng sản phẩm sản xuất x Định mức thời gian lao động trực tiếp cho 1 đơn vị sản phẩm
Đơn giá giờ cơng được tính bằng tiền cơng thực tế của một đơn vị sản phẩm (chi tiết Bảng giá nhân công tại phụ lục 3.5B) tại thời điểm lập kế hoạch.
Cụ thể: Dựa vào bảng định mức công lao động. giá nhân cơng năm 2018 và bảng dự tốn sản xuất, chi phí nhân cơng trực tiếp cho 1 sản phẩm Két sắt NH-650 trong năm 2019 được tính như sau:
Bảng 3.4: Bảng dự toán CP NCTT cho 1 SP Két sắt NH-650
(Đơn vị tính: Đồng)
Cơng đoạn Tổng giờ công / 1 sản
phẩm Đơn giá Thành tiền
Cắt dập uốn 02 151.000 302.000
Hàn ráp 01 155.000 155.000
Cơ khí 01 29.000 29.000
Lắp ráp khóa 01 160.000 160.000
Sơn 01 145.000 145.000
Chi phí nhân cơng trực tiếp 791.000
(Nguồn: Phịng Tài chính – Kế tốn - Cơng ty BMC)
(Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp XN Cơ khí tại phụ lục 3.5C)
Với dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp của Xí nghiệp Xây dựng – Thiết bị an tồn, Phịng Tài chính – Kế tốn chịu trách nhiệm lập dựa trên dữ liệu của năm trước, sau đó điều chỉnh tăng giảm bậc lương theo chế độ quy định. Các chỉ tiêu được tập hợp trong dự toán này bao gồm:
- Số lượng lao động: là số lượng lao động có tại thời điểm lập dự tốn. - Lương căn bản: dựa vào bảng thang lương và quy định mức lương cơ bản của Nhà nước.
- Các loại bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội (17,5%). bảo hiểm y tế (3%). bảo hiểm thất nghiệp (1%). kinh phí cơng đồn (2%).
- Các chế độ khác: tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền tăng ca, tiền cơm.
(Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp XN XD-TBAT tại phụ lục 3.5D)
3.1.3.3.6. Dự tốn chi phí sản xuất chung
Phịng Tài chính – Kế tốn lập dự tốn chi phí sản xuất chung cho Xí nghiệp Cơ khí và Xí nghiệp Thiết bị - An tồn. sau đó tổng hợp thành dự tốn cho tồn cơng ty. Dự tốn chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản mục: Chi phí quản lý xí nghiệp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sử dụng máy móc thiết bị theo từng quý. Các khoản mục chi phí của các xí nghiệp tương đối ổn định nên dự tốn chi
phí sản xuất chung bằng với chi phí thực tế năm trước và phân bổ cho từng loại sản phẩm theo sản phẩm sản xuất thực tế năm trước.
CP SXC từng SP = ( CP SXC tồn cơng ty
∑sản lượng SX các SP ) 𝑥 Sản lượng SX từng SP Chi phí SXC đơn vị = Chi phí SXC từng SP
Sản lượng SX của từng SP
(Dự tốn chi phí sản xuất chung tại phụ lục 3.6)
3.1.3.3.7. Dự tốn chi phí thành phẩm tồn kho cuối kỳ
Phịng Tài chính – Kế tốn căn cứ vào dự tốn tiêu thụ, dự toán mua hàng và dự toán sản xuất và giá thành đơn vị tại thời điểm lập kế hoạch:
CP TP tồn kho cuối kỳ = Số lượng tồn kho cuối kỳ x Giá thành đơn vị
(Dự tốn chi phí TP tồn kho cuối kỳ tại phụ lục 3.7)
3.1.3.3.8. Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Phịng Tài chính – Kế toán lập dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp bằng với chi phí phát sinh thực tế năm trước. Nghĩa là dự tốn chi phí bán hàng năm sau dựa trên các chi phí quảng cáo, chi phí văn phịng phẩm, chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí cơng tác của nhân viên kinh doanh, các chi phí tiền điện thoại, cơng tác phí, chi phí vận chuyển hàng hóa...thực tế năm trước.
Tương tự, Phịng Tài chính – Kế tốn sẽ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp năm hiện hành của văn phịng. các trung tâm, xí nghiệp, chi nhánh để tiến hành lập bảng tổng hợp dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng q cho tồn cơng ty năm sau.
Cụ thể chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp quý I/2019 được ước tính bằng chi phí thực tế phát sinh quý I /2018 là 774.985.340 đồng.
(Dự tốn chi phí bán hàng và QLDN tại phụ lục 3.8)
3.1.3.3.9. Dự toán tiền
Các chỉ tiêu dự toán tiền gồm:
- Tiền tồn đầu kỳ: được lập dựa trên tiền tồn cuối qúy IV năm trước chuyển sang tại ngày lập dự toán tiền.
- Tiền thu trong kỳ bao gồm các khoản kỳ trước ước tính được thu trong kỳ này, khoản phải thu bán hàng trong kỳ, phải thu khác (nếu có). Căn cứ để lập chỉ tiêu này là dự toán tiêu thụ. Nếu dự toán tiêu thụ được bao nhiêu thì số tiền thu được bấy nhiêu do cơng ty khơng áp dụng chính sách cho khách hàng nợ.
- Tiền chi trong kỳ là dự toán các khoản chi tiền như chi tiền mua nguyên vật liệu, chi trả tiền nhân cơng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, nộp thuế, cổ tức….
- Cân đối thu chi: Là chênh lệch giữa phần thu và phần chi. Nếu cân đối thu, chi sau khi đảm bảo mức dự trữ tiền mặt cần thiết, có thể sử dụng số tiền này để trả các khoản nợ vay trước hạn. hoặc đầu tư tài chính… Ngược lại, chi lớn hơn thu thì cơng ty lập kế hoạch huy động vốn để bù đắp, đảm bảo vốn cho kinh doanh.
(Dự toán tiền tại phụ lục 3.9)
3.1.3.3.10. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Dự toán Báo cáo kết quả họat động kinh doanh thể hiện kết quả kinh doanh dự kiến mà Ban Tổng Giám đốc yêu cầu là chỉ tiêu doanh thu năm kế hoạch phải tăng 15% so với doanh thu thực tế năm trước. Đây là căn cứ để so sánh, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh trong năm kế hoạch. Vì vậy, Phịng Tài chính - Kế tốn lập theo mẫu Báo cáo KQHĐKD dựa trên tất cả các báo cáo dự tốn đã lập trước đó.
Doanh thu được lấy số liệu từ dự toán tiêu thụ. giá vốn hàng bán lấy từ dự tốn chi phí thành phẩm tồn kho cuối kỳ, chi phí được lấy số liệu từ dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Các khoản mục cịn lại được dự tốn bằng với số liệu năm trước. Sau khi lập xong, Phịng Tài chính - Kế tốn sẽ điều chỉnh lại một số khoản mục để phù hợp với mục tiêu đặt ra của Ban Tổng Giám đốc.
(Dự toán báo cáo KQHĐKD tại phụ lục 3.10)
3.1.4. Đánh giá những ưu, nhược điểm trong cơng tác dự tốn ngân sách tại Công ty BMC tại Công ty BMC
3.1.4.1. Ưu điểm
Cơng ty đã áp dụng mơ hình lập dự tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin từ trên xuống. Mặc dù đây chưa phải là mơ hình phù hợp nhất nhưng nhìn chung mơ hình này đã được quy định cụ thể, chi tiết về thời gian lập, cách thức lập trong quy trình lập dự tốn của cơng ty.
Ban Tổng Giám đốc đã phân cơng Phịng Tài chính - Kế tốn phụ trách chính với sự phối hợp hỗ trợ của Trung tâm Kinh doanh – Tiếp thị. Phòng Hành chính – Nhân sự. Trung tâm Kỹ thuật – Chất lượng và các xí nghiệp, chi nhánh thành viên. Điều này tạo sự thống nhất trong nội bộ, làm định hướng chung cho cơng tác lập dự tốn ngân sách cơng ty và tiết kiệm thời gian lập dự toán.
Một ưu điểm khác của mơ hình dự tốn này là cơng tác dự tốn thực hiện một lần cho cả năm và mọi dự toán đều dựa trên mục tiêu tăng doanh thu do Hội đồng Quản trị chỉ định nên tương đối đơn giản, dễ thực hiện.
b/ Quy trình dự tốn
Quy trình lập dự tốn ngân sách tại cơng ty được chia thành 3 giai đoạn sau: - Giai đoạn chuẩn bị: Ban Tổng Giám đốc công ty xác định rõ mục tiêu kinh doanh phù hợp với điều kiện, tiềm năng phát triển của công ty nên rất thuận lợi cho việc lập dự toán ngân sách.
- Giai đoạn soạn thảo: Cơng tác lập dự tốn ngân sách được giao cho một bộ phận chuyên trách là Phịng Tài chính- Kế tốn. Tất cả biểu mẫu khi lập dự toán ngân sách được Phịng Tài chính- Kế tốn lập ra nên có sự thống nhất khi thực hiện cho các năm tiếp theo.
- Giai đoạn theo dõi: Phịng Tài chính - Kế toán đều lập liên tục từ năm này sang năm khác và tổng hợp tình hình thực hiện trong năm nên dễ dàng so sánh, đánh giá để rút kinh nghiệm cho năm tiếp theo.
c/ Các dự toán
Hệ thống dự toán ngân sách cơ bản của công ty tương đối đầy đủ gồm dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng, dự toán sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí thành phẩm tồn kho cuối kỳ, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Trong dự toán tiêu thụ, dựa trên mục tiêu do Ban Tổng Giám đốc đặt ra, giá bán tại thời điểm lập kế hoạch, chi phí hoạt động ước lượng tương ứng như chi phí phát sinh trong năm trước, việc tiến hành lập dự toán trở nên đơn giản và tiết kiệm được thời gian.
Các định mức được xây dựng đầy đủ, rõ ràng cho từng sản phẩm. Việc xây dựng định mức thường xuyên được Trung tâm Kỹ thuật – Chất lượng kiểm tra, điều chỉnh theo điều kiện sản xuất thực tế tại các trung tâm, xí nghiệp, chi nhánh cấp dưới nên phản ánh khá chính xác.
d/ Ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Công ty đã trang bị được một số thiết bị cơ bản như máy tính, ổ cứng di động, mạng nội bộ để phục vụ cho cơng tác lập dự tốn.
3.1.4.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm, cơng tác dự tốn ngân sách tại cơng ty vẫn bộc lộ những nhược điểm hạn chế cần khắc phục.
a/ Mơ hình dự tốn
Mơ hình thơng tin từ trên xuống đang áp dụng mang nặng tính áp đặt, thiếu chính xác và khơng phản ánh được tình hình thực tế tại cơng ty.
Khi khơng có sự tham gia phản hồi thơng tin. đóng góp ý kiến của các phịng ban, trung tâm, xí nghiệp, chi nhánh thành viên về sự phù hợp của các chỉ tiêu đưa ra với năng lực cũng như tình hình thị trường hiện tại, tính khả thi hoặc khả năng phát triển các chỉ tiêu, việc lập dự toán dựa vào mục tiêu kinh doanh do Ban Tổng Giám đốc đề ra của Phịng Tài chính - Kế tốn sẽ gây áp lực cho các đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện dự toán ngân sách cho năm kế hoạch. Việc này đã áp đặt một mức ngân sách tối đa cho các bộ phận, nếu các chỉ tiêu q cao có thể gây tâm lý bất bình trong cán bộ cơng nhân viên.
Ngược lại, nếu các chỉ tiêu này quá thấp so với năng lực và nhu cầu thị trường hiện tại cũng dẫn đến sự thiếu trách nhiệm, không xây dựng được tinh thần phấn đấu, sáng tạo trong công việc và không phát huy được hết năng lực, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả hoạt động kinh doanh của tồn cơng ty.
b/ Quy trình dự toán
Dự toán ngân sách chưa thực hiện tốt chức năng hoạch định và kiểm sốt. Điều này khiến cho cơng ty thường phải thay đổi, điều chỉnh lại kế hoạch sản xuất cho phù hợp với q trình hoạt động của từng xí nghiệp.
- Giai đoạn chuẩn bị:
+ Ban Tổng Giám đốc công ty bằng kinh nghiệm và ý kiến chủ quan của mình đã đưa ra mục tiêu kinh doanh kỳ vọng cho các đơn vị cấp dưới. Do đó, mục tiêu đặt ra thường cao hơn so với tiềm lực thực tế của công ty, dẫn đến việc xây dựng các chỉ tiêu không thiết thực, ảnh hưởng đến lòng tin của cấp dưới đối với ban lãnh đạo công ty, khơng tạo được sự gắn bó bền lâu của cấp dưới.
+ Cơng ty chưa có một bộ phận chun trách cho cơng tác lập, kiểm tra và điểu chỉnh dự toán ngân sách.
- Giai đoạn soạn thảo:
Phịng Tài chính - Kế tốn giữ vai trị đảm nhiệm chính của tồn bộ các dự tốn nhưng khơng thấy rõ việc thu thập, trao đổi thơng tin lập dự tốn với các đơn vị liên quan. Tất cả các dự toán ngân sách đều dựa vào các số liệu tài chính là chủ yếu, ít có sự tác động ảnh hưởng của các nhân tố khác như tỷ lệ lạm phát, biến động thị trường do việc Hiệp định Đối tác Tồn diện và Tiến bộ xun Thái Bình Dương