BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực hiện Mã số sinh viên Khóa Lớp QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG THS ĐẶNG VĂN PHONG 2018 – 2022 1805QTVC Hà Nội 2022 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian nghiên cứu đề tài “Hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ ” Được sự quan tâm của Khoa Quản trị văn phòng, sự đồng hành và hỗ trợ của Th S Đặng Văn Phòn.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM KHÊ, TỈNH PHÚ THỌ Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS ĐẶNG VĂN PHONG : : : 2018 – 2022 : 1805QTVC Hà Nội - 2022 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian nghiên cứu đề tài: “Hiện đại hóa văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ.” Được quan tâm Khoa Quản trị văn phòng, đồng hành hỗ trợ Th.S Đặng Văn Phòng với giúp đỡ toàn thể anh chị Văn phịng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê giúp tơi hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Với tình cảm lời biết ơn chân thành, xin gửi lời cảm ơn tới: Các thầy cô Khoa Quản trị Văn phịng ơn tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành chương trình học tập cung cấp cho kiến thức, kỹ cần thiết để hồn thành khóa luận tốt nghiệp Các Lãnh đạo, cán bộ, công chức, nhân viên Uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Khê nói riêng Văn phịng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê nói chung giúp đỡ tơi nhiệt tình, tạo điều kiện giú đỡ tơi suốt thời gian thực nội dung đề tài Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn tới chân thành tới Th.S Đặng Văn Phong, tận tâm, nhiệt tình, hướng dẫn tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Mặc dù thân có cố gắng song thời gian kiến thức hạn chế nên khơng thể tránh khỏi sai sót, mong nhận ý kiến đóng góp từ quý thầy để khóa luận tốt nghiệp tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn Tác giả LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu Những kết số liệu khóa luận tơi thu thập, xử lý tổng hợp Uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Khê Những thông tin tham khảo tơi chọn lọc có trích nguồn rõ ràng Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà trường lời cam đoan Cẩm Khê, ngày 08 tháng năm 2022 Tác giả MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT TÊN VIẾT TẮT CNTT HĐND UBND HĐND&UBND NGHĨA ĐẦY ĐỦ Công nghệ thông tin Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC BIỂU ĐỒ DANH MỤC SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phịng phận có vai trò quan trọng việc thực chức tham mưu, tổng hợp hậu cần giúp trì hoạt động quan, tổ chức Chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định: “cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao”1 Do vậy, việc đẩy mạnh đại hóa văn phòng quan, đặc biệt quan Nhà nước yêu cần thiết giúp cho hoạt động quản lý quan thông suốt hiệu Đảng Nhà nước ta quan tâm đến vấn đề đại hoá Văn phòng đồng thời rõ: “Văn phòng sớm đại hoá, phục vụ tốt lãnh đạo Đảng Hiện đại hố Văn phịng khơng tốn lắm, điều kiện để trang bị sở vật chất khơng khó lắm, quan trọng phải đào tạo người thích ứng với trang thiết bị đại với phong cách làm việc mới, đại Trước hết, phải đại tri thức người làm việc Văn phịng, sau đại hố trang thiết bị” Cơng tác đại hóa văn phịng áp dụng hiệu giúp cho hoạt động quản lý thực thơng suốt, thủ tục hành giải nhanh gọn, tránh tình trạng sách nhiễu, lạm quyền cán bộ, cơng chức từ đem lại hài lòng người dân đến làm việc quan Đứng trước xu hội nhập kinh tế yêu cầu cải cách hành ngày cao, việc đại hóa văn phịng, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, thực tốt nghiệp vụ hành đồng thời đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến trang thiết bị kỹ thuật văn phòng yêu cầu thiết Huyền Trang (2001), “Lời dạy Chủ tịch Hồ Chí Minh cơng tác văn phịng”, Trang tin điện tử Ban Quản lý Lăng chủ Tịch Hồ Chí Minh Đỗ Mười (1994), “Bài phát biểu Đại hội Đảng Văn phòng TW” yếu Do vậy, UBND huyện Cẩm Khê nói riêng quan Nhà nước nói chung cần đẩy mạnh cơng tác đại hóa văn phịng để đáp ứng với u cầu cải cách hành bắt kịp với xu phát triển nước ta giới Là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đào tạo chuyên sâu kiến thức lý luận liên quan tới công tác văn phịng, tơi nhận thấy việc nghiên cứu vấn đề đại hóa văn phịng quan phù hợp cần thiết Xuất phát từ thực tiễn lý trên, xin chọn đề tài: “Hiện đại hóa văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ.” làm đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu: Dựa việc hệ thống hóa sở lý luận đại hóa văn phịng tìm hiểu, đánh giá thực trạng đại hóa Văn phịng UBND Cẩm Khê từ đưa giải giúp nâng cao hiệu đại hóa văn phịng UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ thời gian tới Nhiệm vụ nghiên cứu: Để hoàn thành mục tiêu nghiên nghiên cứu, tác giả cần thực nhiệm vụ sau: Một là, hệ thống hóa sở lý luận cơng tác đại hóa văn phòng Hai là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng đại hóa văn phịng Văn phịng UBND huyện Cẩm Khê Từ thành tựu, hạn chế nguyên nhân dựa phương diện: người làm văn phòng; sở vật chất, trang thiết bị văn phịng; nghiệp vụ hành văn phịng trí cơng sở văn phịng Ba là, tìm hiểu phương hướng đại hóa văn phịng UBND huyện Cẩm Khê giai đoạn từ đưa đề xuất giải pháp giúp nâng cao hiệu đại hóa văn phịng UBND Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: cơng tác đại hóa văn phịng Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nội dung: tác giả nghiên cứu vấn đề đại hóa văn phịng Văn phịng UBND huyện Cẩm Khê dựa nội dung chính: người làm văn phòng; sở vật chất, trang thiết bị văn phịng; nghiệp vụ hành trí công sở theo hướng đại Thời gian: từ năm 2020 đến năm 2022 Ngày 15/01/2016 UBND huyện Cẩm Khê ban hành kế hoạch số 44/KH-UBND Cải cách hành nhà nước huyện Cẩm Khê giai đoạn 2016 – 2020 Do năm 2020 năm kết thúc giai đoạn cải cách Chính vậy, tác giả lựa chọn thời gian nghiên cứu từ năm 2020 đến năm 2022 nhằm mục đích đánh giá thành tựu hạn chế cơng tác đại hóa văn phịng sau UBND huyện Cẩm Khê tiến hành trình cải cách hành Nhà nước Khơng gian: đề tài nghiên cứu Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê Phương pháp nghiên cứu Để đạt mục tiêu giải nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, tác giả sử dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thu thập xử lý thông tin: tiến hành thu thập thông tin, hệ thống hóa sở lý luận số liệu thu thập được, phân tích đánh giá theo nội dung Phương pháp giúp tác giả thu thập thơng tin phù hợp, xác sở lý luận thực tiễn công tác đại hóa văn phịng UBND huyện Cẩm Khê Phương pháp quan sát thực tế: sử dụng để quan sát nội dung đại hóa văn phịng, ưu điểm hạn chế thực hoạt động văn phịng đổi ứng dụng cơng nghệ đại vào hoạt động văn phòng Kết quan sát đảm bảo tính khách quan, khoa học xác Qua phương pháp tác giả có sở đánh giá thực trạng công tác đại hóa văn phịng UBND Phương pháp điều tra, khảo sát: áp dụng công chức, nhân viên văn phòng thực trạng đại hóa văn phịng; sở vật chất, trang thiết bị khó khăn, hạn chế việc thực cơng tác đại hóa văn phịng Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê Phương pháp giúp tác giả thu thập nguồn thông tin vấn đề liên quan đến đại hóa văn phịng từ làm sở đưa giải pháp phù hợp Phương pháp vấn đối tượng: sử dụng để vấn cơng chức, nhân viên thuộc Văn phịng UBND huyện Cẩm Khê phương hướng đại hóa giải pháp đại hóa văn phịng UBND Từ đó, tác giả thấy rõ định hướng tham khảo giải pháp giúp nâng cao hiệu đại hóa văn phịng để hoàn thiện Chương nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Hiện nay, có nhiều đề tài, báo khoa học, tài liệu nghiên cứu văn phịng đại hóa văn phịng kể đến như: a Sách, giáo trình Giáo trình “Quản trị hành văn phịng” Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An, NXB TP Hồ Chí Minh, 2012 Cuốn sách cung cấp cho người đọc kiến thức nghiệp vụ hành quan, tổ chức Hiện đại hóa văn phịng tác giả khái quát thông qua khái niệm nội dung nghiệp vụ Giáo trình “Quản trị văn phòng” Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học , Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh, 2015 Cuốn sách trình bày vấn đề văn phòng; đổi đại hóa văn phịng quan, tổ chức; lập tổ chức thực chương trình, kế hoạch công tác quan, tổ chức; tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý quan, tổ chức… Giáo trình “Lý luận Quản trị văn phòng” Vũ Thị Phụng (Chủ biên), Cam Anh Tuấn, Nguyễn Hồng Duy, Nguyễn Thị Kim Bình, Phạm Thị Diệu Linh, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2021 Nội dung sách tập trung vào việc tổng hợp kết nghiên cứu vấn đề lý luận văn phòng quản trị văn phòng, đồng thời chia sẻ số quan điểm, cách tiếp cận nhóm tác giả văn phịng quản trị nguồn văn phịng Vũ Đình Quyền: “Quản trị Hành văn phịng”, NXB Thống kê, 2005 Trình bày nghiệp vụ kỹ công tác hành văn phịng; thư ký, thu thập, xử lý cung cấp thông tin hoạt động quản lý, giao tiếp hành chính, tổ chức hội nghị, lễ hội hội thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản, đạo đức công cụ vấn đề thẩm mỹ; tác phong, nếp sống công sở quan, tổ chức; b Các viết, tạp chí Để làm phong phú lý luận đại hóa văn phịng, có số tạp chí chun ngành tiêu biểu như: TS Nguyễn Mạnh Cường (2013), “Chương trình Văn phòng xanh – Xu hướng văn phòng đại Việt Nam”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước Trong viết này, tác giả giới thiệu đưa lợi ích; đồng thời, chia sẻ kinh nghiệm nội dung triển khai thực “Chương trình văn phịng xanh” số quan, tổ chức Đây nội dung hữu ích giúp nâng cao hiệu cơng tác đại hóa văn phòng quan Nhà nước Kim Thị Thu Hương - Trung tâm CNTT (2013): “Hiện đại hố cơng tác Lưu trữ số giải pháp tăng cường công tác lưu trữ ngành Tài nguyên Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc”, Cổng thông tin điện tử Sở Tài nguyên Môi trường Vĩnh Phúc TS Lưu Kiếm Thanh (2008), “Cơng tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành nhà nước”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, Học viện Hành Quốc gia Tác giả đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế trình thực công tác lưu trữ giúp tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nghiệp vụ Lưu trữ nội dung đại hóa văn phòng, giải pháp mà tác giả đưa nguồn tham khảo giúp xây dựng giải pháp nâng cao hiệu đại hóa văn phịng quan, tổ chức 10 Phụ lục số 05: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT Kính chào Quý Anh/Chị, Tôi Nguyễn Thị Thanh Huyền, sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiện tơi thực khóa luận tốt nghiệp đề tài “Hiện đại hóa văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ” Kính mong Q anh/chị vui lịng dành thời gian để trả lời câu hỏi cách chọn vào thích hợp Mỗi phát biểu có câu trả lời Người thực xin cam kết đảm bảo tính riêng tư Quý Anh/Chị Quý Anh/Chị tham gia vào nghiên cứu Tất quan điểm Quý Anh/Chị có giá trị cho nghiên cứu Rất mong cộng tác chân thành Quý Anh/Chị Xin chân thành cảm ơn Quý Anh/chị nhiều Câu 1: Anh/Chị vui lịng cho biết đánh giá trình độ chuyên môn cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê? (Dành cho lãnh đạo văn phịng) Rất tốt Tốt Bình thường Khơng tốt Rất khơng tốt Câu 2: Anh/Chị vui lịng cho biết đánh giá trình độ chun mơn cán bộ, cơng chức, nhân viên thuộc Văn phịng UBND huyện Cẩm Khê? (Dành cho nhân viên) Rất tốt Tốt Bình thường Khơng tốt Rất khơng tốt Câu 3: Anh/Chị vui lịng cho biết đánh giá mức độ hoàn thành kỹ nghiệp vụ cán bộ, cơng chức, nhân viên thuộc Văn phịng UBND huyện Cẩm Khê? (Dành cho lãnh đạo văn phòng) Rất tốt Tốt Bình thường Khơng tốt Rất khơng tốt Câu 4: Anh/Chị vui lòng cho biết mức độ hài lòng cán bộ, cơng chức, nhân viên thuộc Văn phịng UBND việc thực thủ tục hành chính? Rất hài lịng Hài lịng Bình thường Khơng hài lịng Rất khơng hài lịng Câu 5: Anh/Chị vui lịng cho biết đánh giá kỹ mềm cán bộ, cơng chức, nhân viên thuộc Văn phịng UBND huyện Cẩm Khê? Rất tốt Tốt Mức độ đánh giá Bình Không tốt thường Rất không tốt Kỹ giao tiếp Kỹ thuyết trình Kỹ quản lý thời gian Kỹ làm việc nhóm Kỹ quan sát Kỹ giải vấn đề Câu 6: Anh/Chị vui lòng cho biết đánh giá phẩm chất đạo đức cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê? (Dành cho người dân) Rất tốt Tốt Bình thường Khơng tốt Rất khơng tốt Câu 7: Anh/Chị vui lòng cho biết đánh giá điều kiện sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê? Rất đầy đủ Đầy đủ Bình thường Khơng đầy đủ Rất khơng đầy đủ Câu 8: Anh/Chị vui lòng cho biết đánh giá việc thực quy trình nghiệp vụ hành Văn phịng UBND huyện Cẩm Khê? Rất tốt Tốt Mức độ đánh giá Bình Khơng tốt thường Rất không tốt Tham mưuTổng hợp Văn thưLưu trữ Quản trị nhân Quản trị thiết bị Lễ tân-Đối nội, đối ngoại Câu 9: Anh/Chị cho biết đánh giá mức độ phù hợp cách trí cơng sở Văn phịng UBND huyện Cẩm Khê Rất phù hợp Phù hợp Bình thường Không phù hợp Rất không phù hợp Câu 10: Anh/Chị vui lịng cho biết đánh giá yếu tố ảnh hưởng đến cách trí cơng sở Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê? Rất ảnh hưởng Mức độ đánh giá Ảnh Bình Khơng ảnh Rất không hưởng thường hưởng ảnh hưởng Màu sắc Ánh sáng Cây xanh BẢN NHẬN XÉT ĐỒ ÁN/KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP (Áp dụng cho giảng viên hướng dẫn) I Thông tin chung - Họ tên người hướng dẫn: ĐẶNG VĂN PHONG - Học hàm, học vị: Thạc sĩ - Chuyên ngành: Lưu trữ học - Đơn vị công tác: Khoa Quản trị văn phòng - Họ tên người làm đồ án/KLTN: Nguyễn Thị Thanh Huyền - Lớp: 1805QTVC - Khoa: Quản trị văn phòng - Tên đồ án/KLTN: Hiện đại hóa văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ II Nội dung nhận xét Tính cấp thiết đồ án/KLTN: Đề tài có tính cấp thiết Chính phủ ngày đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử hiệu lực hiệu Văn phịng có đóng góp định cơng nói trên, việc đại hố văn phịng góp phần đại hố quan Tổng quan Bài KLTN đáp ứng mục tiêu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bài KLTN sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác như: phương pháp thu thập xử lý thông tin; phương pháp quan sát thực tế; phương pháp điều tra, khảo sát; phương pháp vấn đối tượng Kết nghiên cứu đạt - Đề tài hệ thống hoá sở lý luận đại hố văn phịng; - Nêu phân tích thực trạng đại hố văn phịng quan; - Đánh giá thực trạng đại hoá văn phòng quan; - Dựa định hướng đại hố văn phịng số ngun nhân hạn chế thực trạng, tác giả đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác đại hố văn phịng quan khảo sát Về kết cấu đồ án/KLTN Bài có kết cấu ba chương: - Chương 1: Lý luận chung văn phịng đại hố văn phịng - Chương 2: Thực trạng đại hố văn phịng UBND huyện cẩm khê, tỉnh Phú Thọ; - Chương 3: Một số đề xuất nâng cao hiệu đại hoá văn phịng UBND huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ Trình bày văn phong khoa học Bài KLTN trình bày mạch lạc, logic; văn phong khoa học, lập luận chặt chẽ Trích dẫn tài liệu Bài KLTN tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác nước Những nội dung cần bổ sung, chỉnh sửa - Chỉnh sửa số lỗi tả - Cung cấp thêm số liệu số nội dung - Phân tích rõ kỹ số nội dung đại hóa - Trình bày súc tích số phần II Đánh giá tinh thần, thái độ làm việc, nghiên cứu người học - Tác giả có tinh thần cầu thị, chủ động, chăm tuân thủ nghiêm ngặt deadline giảng viên hướng dẫn; - Tác giả tiếp thu có chọn lọc, sáng tạo góp ý giảng viên; - Đơi lúc cịn chểnh mảng thiếu tập trung III Kết luận - Đồ án/KLTN chưa đạt yêu cầu: - Đề nghị: Đồng ý cho bảo vệ Không đồng ý cho bảo vệ NGƯỜI HƯỚNG DẪN Đặng Văn Phong TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2022 BẢN XÁC NHẬN HOÀN THIỆN BÀI KLTN THEO BIÊN BẢN HỘI ĐỒNG ĐÁNH GIÁ Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: 1805QTVC Tên đề tài KLTN: “Hiện đại hóa Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ.” Sau nhận Biên họp Hội đồng đánh giá KLTN, sinh viên giảng viên làm việc nghiêm túc, chỉnh sửa KLTN theo yêu cầu Hội đồng Cam kết thật, có sai sót sinh viên xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng đánh giá KLTN NGƯỜI THỰC HIỆN KLTN (Ký ghi rõ họ tên) GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN KLTN (Ký ghi rõ họ tên) Nguyễn Thị Thanh Huyền Đặng Văn Phong ... tơi hồn thành khóa luận tốt nghiệp Mặc dù thân có cố gắng song thời gian kiến thức hạn chế nên khơng thể tránh khỏi sai sót, mong nhận ý kiến đóng góp từ quý thầy để khóa luận tốt nghiệp tơi hồn... Phòng với giúp đỡ toàn thể anh chị Văn phịng HĐND&UBND huyện Cẩm Khê giúp tơi hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Với tình cảm lời biết ơn chân thành, xin gửi lời cảm ơn tới: Các thầy cô Khoa Quản... Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ.” làm đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu: Dựa việc hệ thống hóa sở lý luận đại hóa văn phịng tìm hiểu, đánh giá thực