Giáo trình Tổ chức và phục vụ tiệc (Trình độ: Trung cấp) cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản cần phải có để vận dụng vào nghiệp vụ tổ chức và phục vụ các sự kiện, hội nghị, yến tiệc trong quá trình kinh doanh và phục vụ khách tại nhà hàng và khách sạn. Mời các bạn cùng tham khảo!
NHÂN SỰ 1.1 Giới thiệu
Phân loại: 3 nhóm chính
Giám đốc bộ phận tiệc, hay còn gọi là trưởng bộ phận tiệc, là vị trí quan trọng trong bộ phận ẩm thực của khách sạn, chịu sự chỉ đạo của giám đốc khách sạn hoặc giám đốc ẩm thực Vị trí này đảm nhiệm nhiều chức năng và nhiệm vụ thiết yếu trong việc tổ chức và quản lý các sự kiện tiệc tùng, đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Tại WWW.STHC.EDU.VN, chúng tôi chuyên quản lý, giám sát và điều hành tất cả các hoạt động liên quan đến tiệc và phòng tiệc Đội ngũ của chúng tôi sẵn sàng trao đổi với khách hàng khi cần thiết, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và đạt hiệu quả kinh doanh tối ưu.
Tổ chức đội ngũ nhân viên và thiết lập quy trình phục vụ yến tiệc, hội nghị, phòng họp trong và ngoài khách sạn cần tuân thủ các tiêu chuẩn nghiệp vụ đã đề ra Việc này giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
- Xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch ngân sách, chi phí, kế hoạch tiền lương, kế hoạch quảng cáo, kế hoạch thiết bị, dụng cụ
- Xây dựng kế hoạch cho các hoạt động hội nghị, tiệc đã đặt trước
- Xây dựng kế họach đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên
- Thực hiện việc kiểm tra chất lượng phục vụ thường xuyên và định kỳ
- Chủ động đề xuất với cấp trên các sáng kiến sửa đổi trong quy trình làm việc cho phù hợp với điều kiện thực tế
- Tìm và quản lý nguồn khách cho dịch vụ tiệc
- Chỉ đạo việc xây dựng thực đơn tiệc, lập giá bán món ăn, bữa tiệc
- Quản lý nguồn nhân lực bộ phận tiệc
- Quản lý chi phí, doanh thu, lợi nhuận của bộ phận tiệc
- Kiểm soát chi phí nhân sự, chi phí nguyên vật liệu, chi phí dụng cụ bể, vỡ, đề xuất mua sắm trang thiết bị phục vụ
- Hạch toán lợi nhuận của từng bữa tiệc, từng suất ăn và từng kỳ kinh doanh
- Chịu trách nhiệm chính điều hành diễn biến, chương trình bữa tiệc
Giải quyết các vấn đề phát sinh cho khách hàng trong quá trình điều hành là rất quan trọng, đảm bảo tôn trọng quyền lợi của khách và tuân thủ các quy định của doanh nghiệp.
- Phân công công việc, sắp xếp ca cho nhân viên
- Phối hợp với bộ phận bếp thay đổi thực đơn phù hợp với yêu cầu của
WWW.STHC.EDU.VN | 13 khách, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm
- Phối hợp với phòng tổ chức tuyển chọn nhân sự cho bộ phận
- Tạo mối quan hệ tốt và thu thập ý kiến của khách, để có đề xuất hợp lý lên cấp trên
- Tạo mối quan hệ tốt với các bộ phận khác trong khách sạn
- Không ngừng tự nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn, tham gia đầy đủ các lớp đào tạo do khách sạn tổ chức
- Chấp hành đúng các nội quy của khách sạn, sẵn sàng nhận nhiệm vụ khác khi được phân công
Nhân viên nhận đặt tiệc có trách nhiệm tiếp nhận thông tin từ khách hàng qua nhiều kênh như trực tiếp, điện thoại hoặc các phương tiện liên lạc khác Họ cần ghi chú các thông tin quan trọng như lý do, số lượng khách, tính chất và phong cách của buổi tiệc, hội nghị hoặc hội thảo theo yêu cầu Những thông tin này sẽ được thông báo đến ban quản lý và các bộ phận liên quan để chuẩn bị cho sự kiện sắp diễn ra.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng trong việc tổ chức các loại tiệc như tiệc công ty, hội nghị, hội thảo, tiệc tất niên, sinh nhật và nhiều sự kiện cá nhân hoặc doanh nghiệp khác.
- Thực hiện chào giá và thuyết phục khách hàng với các dịch vụ của nhà hàng
- Phụ trách các giấy tờ liên quan đến việc xúc tiến đặt tiệc cho khách hàng, thanh toán cho khách hàng
Để đảm bảo công tác phục vụ tiệc diễn ra suôn sẻ, việc nắm rõ thông tin trong đơn đặt tiệc cùng với các yêu cầu đặc biệt của khách hàng là rất quan trọng Hãy triển khai thông tin nhận được từ khách hàng một cách kịp thời và rõ ràng cho nhân viên, giúp họ thực hiện nhiệm vụ phục vụ một cách hiệu quả nhất.
- Báo cáo tình hình đặt tiệc cho ban quản lý vào mỗi đầu ca
- Chăm sóc khách hàng, nhận và giải quyết các tố cáo, góp ý của khách hàng
- Xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng
- Các công việc khác do ban Giám đốc và lãnh đạo trực tiếp yêu cầu
Thư ký bộ phận tiệc, hay còn gọi là nhân viên bán hàng, làm việc dưới sự chỉ đạo của Trưởng bộ phận tiệc Chức năng chính của họ là hỗ trợ bộ phận tiệc và hội nghị bằng cách theo dõi lịch hoạt động, quản lý thời vụ, và tiếp nhận, bảo quản các công văn, tài liệu và thông tin liên quan Nhiệm vụ của thư ký bao gồm việc đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý công việc của bộ phận tiệc và hội nghị.
- Trợ giúp quản lý thiết lập bảng phân công, chấm công, lịch làm việc
- Soạn thảo, đánh máy, in ấn các tài liệu, giấy tờ liên quan dến bộ phận tiệc và hội nghị
- Nghe và trả lời điện thoại, tiếp nhận và lưu giữ công văn, hợp đồng, tài liệu của bộ phận
- Tiếp đón khách đến đặt tiệc
Chúng tôi cung cấp thông tin chi tiết về năng lực kinh doanh, điều kiện tổ chức tiệc, cùng với các yếu tố liên quan đến dịch vụ và sản phẩm của khách sạn, nhà hàng.
Tiếp nhận thông tin từ khách hàng đặt tiệc và xử lý chúng theo chức năng được giao Nếu thông tin vượt quá khả năng xử lý, cần báo cáo cấp trên để xin ý kiến chỉ đạo hoặc giải quyết.
- Thỏa thuận các điều khoản với khách hàng đến đặt tiệc như thực đơn, giá cả, dịch vụ kèm theo, cách thức trang trí phòng tiệc, v.v…
Hợp đồng tiệc thường được khách sạn và nhà hàng in sẵn theo mẫu chuẩn Thư ký sẽ tiếp nhận và thương thảo các điều khoản với khách hàng, sau đó điền thông tin vào hợp đồng để đảm bảo mọi yêu cầu được đáp ứng.
Khi khách hàng có yêu cầu, thư ký sẽ điều chỉnh thông tin hợp đồng để phù hợp với nhu cầu và quy định của khách sạn hoặc nhà hàng Trước bữa tiệc từ 5 đến 7 ngày, khách có thể thay đổi một số yêu cầu như số lượng khách và thực đơn Thư ký sẽ cập nhật hợp đồng và báo cáo cho giám đốc tiệc.
- Sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, thư ký báo cáo cấp trên về hợp đồng tiệc
- Thông báo cho các bộ phận liên quan khi có những yêu cầu liên quan đến những bộ phận đó
- Theo dõi các hợp đồng, trợ giúp quản lý triển khai thực hiện các họp đồng theo yêu cầu
- Tìm kiếm, liên lạc, huy động thuê nhân viên thời vụ khi có yêu cầu
- Thống kê, tổng hợp các thông tin, tài liệu báo cáo cho quản lý bộ phận tiệc
Tham gia các cuộc họp trong bộ phận, chuẩn bị tài liệu cần thiết, ghi chép biên bản và tổng hợp ý kiến, đề xuất Đồng thời, nhắc nhở các thành viên thực hiện theo yêu cầu đã đề ra.
Để tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đồng nghiệp, nhân viên cần duy trì tác phong chuyên nghiệp, ăn mặc lịch sự và giao tiếp lịch thiệp Việc tuân thủ nội quy và kỷ luật của khách sạn là điều thiết yếu, đồng thời cần chủ động trong công việc và hoàn thành các nhiệm vụ được cấp trên giao phó.
Quản lý tiệc đóng vai trò quan trọng như một người hỗ trợ, tư vấn và là cánh tay phải của giám đốc tiệc Họ thường xuyên tương tác với các bộ phận và nhân viên để đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện diễn ra suôn sẻ.
WWW.STHC.EDU.VN | 16 thảo luận về các chi tiết liên quan đến phục vụ tiệc Những chức năng chủ yếu của quản đốc tiệc là:
- Lập kế hoạch, giám sát, tổ chức phục vụ bữa tiệc
- Tiếp thị, giải quyết các yêu cầu của khách hàng đặt tiệc
- Đặt ra các tiêu chuẩn phục vụ các món ăn, đồ uống cho nhân viên
- Bố trí nhân viên phục vụ phù hợp với yêu cầu và tính chất của bữa tiệc
- Chỉ đạo các trưởng nhóm chuẩn bị phòng tiệc, bàn tiệc chu đáo
FUNCTION (TIỆC & HỘI HỌP) 2.1 Khái niệm tiệc
Giới thiệu
Tiệc là hình thức ăn uống cao cấp hơn bữa ăn thông thường, thường gắn liền với các sự kiện lớn nhỏ Được xem là bữa ăn trang trọng và thịnh soạn, tiệc thường có số lượng khách đông đảo, với thực đơn tối thiểu từ 5 món trở lên và có chương trình nghi lễ được xác định trước.
Ngày nay, dịch vụ kinh doanh tiệc đã trở thành một phần quan trọng trong ngành ẩm thực, đặc biệt tại các khách sạn và nhà hàng cao cấp Nhiều doanh nghiệp chuyên tổ chức tiệc mà không phục vụ bữa ăn hàng ngày, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của loại hình dịch vụ này Các khách sạn và nhà hàng không chỉ đơn thuần cung cấp món ăn và đồ uống, mà còn mang đến cho thực khách trải nghiệm "đẳng cấp" khi tham gia các bữa tiệc sang trọng.
Trong xã hội hiện đại với nền kinh tế phát triển, nhiều người có mức sống cao đang ngày càng đòi hỏi những dịch vụ sang trọng và đắt tiền Sự gia tăng này đã tạo ra cơ hội cho các chủ khách sạn và nhà cung cấp dịch vụ cao cấp để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, 24 sạn và nhà hàng đang nỗ lực tìm kiếm sự khác biệt trong kinh doanh để thu hút khách hàng, đặc biệt là thông qua loại hình kinh doanh tiệc.
Các thuật ngữ trong bộ phận Tiệc
Tiệc là một bữa ăn thịnh soạn, thường quy tụ đông người với nhiều mục đích khác nhau Các bữa tiệc diễn ra tại các phòng tiệc lớn nhỏ hoặc ngoài trời, được trang trí đẹp mắt với thiết bị tiện nghi và lịch sự Tùy vào mục đích, các loại tiệc có tính chất khác nhau như tiệc ngoại giao mang tính lễ nghi và trang trọng, trong khi tiệc cưới, tiệc hội nghị hay hội thảo thường ồn ào và náo nhiệt.
+ Phân loại theo cách ăn uống phục vụ tiệc thì bao gồm tiệc ngồi và tiệc đứng
+ Phân loại theo các món ăn: tiệc bao gồm tiệc Âu, tiệc Á Tiệc rượu và tiệc trà
Tiệc có thể được phân loại theo mục đích tổ chức, bao gồm các loại như tiệc khai trương, tiệc tổng kết, tiệc cưới, tiệc hội nghị hội thảo, và tiệc chia tay.
2.1.2.2 Hội nghị/ hội thảo – Conference/ Convention
Hội thảo là cuộc gặp gỡ giữa những người có chung mối quan tâm tại một địa điểm cụ thể, nhằm thảo luận về các chủ đề liên quan Những hội thảo phổ biến thường xoay quanh các ngành nghề, nghề nghiệp và sở thích chung của người tham gia.
Các cuộc hội thảo thường tập trung vào việc thảo luận các vấn đề khoa học, lý luận và thực tiễn hiện tại Mục tiêu chính của những buổi hội thảo này là làm rõ các cơ sở lý luận và thực tiễn liên quan đến các vấn đề đang được đề cập.
Hội nghị là cuộc họp có tổ chức nhằm tổng kết hoạt động của công ty, rút ra kinh nghiệm và xác định phương hướng phát triển trong tương lai.
2.1.2.3 Tổ chức tiệc – Banquet/ Catering
Banquet là bộ phận thuộc khối F&B (Food & Beverage) trong khách sạn, có nhiệm vụ tổ chức các sự kiện như hội nghị, tiệc cưới và các buổi tiệc cho doanh nghiệp Đây là một phần quan trọng giúp tạo ra doanh thu cho khách sạn, đặc biệt trong mùa thấp điểm khi lượng khách đặt phòng giảm Thông thường, chỉ các khách sạn vừa và lớn mới có bộ phận Banquet để đáp ứng nhu cầu này.
3 sao trở lên mới có các bộ phận thuộc mảng Banquet
Các loại hình tiệc
2.2.1 Tiệc tiếp đón trước tiệc chính (Reception before Dinner)
Tiệc rượu là một hình thức tiệc đứng, phục vụ đa dạng các loại đồ uống như rượu nhẹ, cocktail, bia và nước ngọt, kết hợp với các món ăn nhẹ Loại tiệc này thường diễn ra trước buổi tiệc chính hoặc có thể là buổi tiệc chính trong các sự kiện giao lưu, gặp gỡ và họp mặt.
Là loại tiệc sang trọng, nhẹ nhàng, tiệc cocktail thích hợp cho những buổi chiêu đãi họp mặt
Tiệc Cocktail đang ngày càng trở nên phổ biến trong các nhà hàng và khách sạn lớn, mang đến một phong cách sống sang trọng và nhẹ nhàng Thông thường, tiệc Cocktail được tổ chức theo hình thức tiệc đứng với số lượng khách đông đảo Các không gian lý tưởng cho buổi tiệc này có thể là trong nhà hoặc sân vườn rộng rãi của khách sạn.
Tiệc Cocktail là một sự kiện thân mật, nơi khách mời thưởng thức đồ uống hơn là thức ăn, không cần dao, muỗng hay nĩa Thực đơn thường bao gồm các món nguội được cắt thành miếng vừa ăn, và tiệc thường diễn ra vào buổi trưa hoặc tối Số lượng khách tối thiểu cho mỗi bữa tiệc là 12 người, với ít nhất 6 món ăn được phục vụ.
Tiệc Cocktail không yêu cầu không gian rộng lớn, vì số lượng khách thường ít hơn so với các loại tiệc khác Cần bố trí khu vực riêng cho thức ăn và đồ uống để khách dễ dàng lựa chọn Mặc dù tiệc đứng, nên chuẩn bị một số ghế gần tường cho khách ngồi khi cần Sử dụng bàn tròn cao giúp khách có thể đặt thức ăn và thoải mái trò chuyện Tiệc cocktail chủ yếu gồm thức uống cocktail và các món ăn nhẹ dùng tay (finger food) Có ba loại cocktail chính: cocktail khai vị với vị chua kích thích vị giác, cocktail giải khát pha từ nước trái cây, và cocktail ngọt ngào dùng sau bữa ăn giúp tiêu hóa.
2.2.3 Tiệc ngồi kiểu đặt trước Âu / Á (Western / Chinese set)
Tiệc Set menu, hay còn gọi là tiệc bàn tròn, là một hình thức tiệc truyền thống lâu đời, phù hợp cho hầu hết các sự kiện Dù có nhiều loại hình tiệc hiện đại xuất hiện, tiệc bàn tròn vẫn được ưa chuộng nhờ sự kết hợp giữa tính tiện lợi và sự sang trọng.
Bàn tròn là lựa chọn phổ biến nhờ vào khả năng tạo không khí thân mật và ấm cúng cho các buổi tiệc Ngoài ra, kiểu bàn này còn giúp tiết kiệm không gian và thuận tiện cho việc bài trí cũng như phục vụ, mang lại sự tiện lợi cho người sử dụng.
Mỗi bàn tiệc thường có từ 10 đến 12 người, tùy thuộc vào phong tục địa phương và loại sự kiện Đồ ăn được phục vụ theo từng món để phù hợp với không gian của bàn tiệc.
Nếu biết cách sắp xếp và bài trí thì buổi tiệc bàn tròn của bạn sẽ trở nên rất ấm cúng, sang trọng và lịch sự
Buffet là một hình thức tiệc phổ biến bắt nguồn từ Thụy Điển vào đầu thế kỷ XIX Đến năm 1939, thuật ngữ "buffet" được sử dụng rộng rãi khi Thụy Điển tổ chức triển lãm thực phẩm tại New York, và từ này được người Pháp đọc là "buýp - phê".
Hiện nay, buffet đã trở thành một hình thức ăn uống phổ biến Tuy nhiên, không ít người vẫn thắc mắc về khái niệm buffet và cách thưởng thức đúng cách, ngay cả những người đã từng trải nghiệm.
Tiệc Buffet là hình thức tiệc tự chọn, có thể tổ chức theo kiểu đứng hoặc ngồi Lợi ích lớn nhất của tiệc buffet là khả năng phục vụ nhiều người cùng lúc trong một không gian hạn chế, so với tiệc ngồi truyền thống.
Buffet mang lại cơ hội giao tiếp tuyệt vời cho thực khách, đặc biệt trong các buổi tiệc xã giao Thời gian thưởng thức buffet thường kéo dài, tạo điều kiện cho mọi người kết nối và trò chuyện với nhau.
Tiệc buffet là hình thức ẩm thực phổ biến cho cả bữa tối và bữa trưa, cho phép khách tự do lựa chọn từ nhiều món ăn phong phú Trong tiệc buffet đứng, các món ăn nóng được phục vụ trong lồng hấp, tạo điều kiện cho khách tự phục vụ Đôi khi, tiệc buffet cũng có thể được tổ chức với bàn ghế để khách có thể thưởng thức món ăn ngay tại chỗ mà không cần phải xếp chỗ trước.
Một hình thức buffet độc đáo đang ngày càng phổ biến là buffet kinh doanh Thay vì phục vụ thực khách bằng nhiều món ăn khác nhau, điều này vừa tốn thời gian vừa tốn nhân lực, nhiều nhà hàng hiện nay đã áp dụng các loại buffet như buffet trưa, buffet chiều, buffet sáng và buffet dạ tiệc để tối ưu hóa quy trình phục vụ.
Tiệc buffet, mang phong cách phương Tây, thường bao gồm các món ăn đặc trưng như món Tây và món Âu Tuy nhiên, theo thời gian, buffet đã được biến tấu để phù hợp với văn hóa Việt Nam, với sự xuất hiện của các loại buffet chay, buffet ngọt và buffet các món Việt, mang đến sự đa dạng và phong phú cho thực đơn.
2.2.5 Tiệc ngoài trời (Outside Catering)
Dịch vụ ngoài trời là hình thức phục vụ ăn uống không chỉ dành cho bữa tiệc lớn và tiệc đứng trong nhà, mà còn được cung cấp tại các địa điểm ngoài khách sạn Bộ phận phục vụ ăn uống thường được yêu cầu thực hiện các dịch vụ tương tự để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Các kiểu phòng họp
Kiểu chữ I/ hình khối / Ban giám đốc (Block shape / Board of Director)
2.3.3 Kiểu rạp hát (Theater style)
2.3.4 Kiểu bàn tròn (Banquet Party)
2.3.5 Các kiểu phòng họp khác
THỰC HÀNH 01: KẾT RÈM TRANG TRÍ
Sau khi học xong bài này, học viên có thể:
- Thực hiện được các kiểu trang trí rèm căn bản
- Giải thích được các bước thực hiện kết rèm trang trí bàn
- Áp dụng được trong thực tế khi làm việc
Kết rèm trang trí cho bàn tiệc không chỉ làm cho buổi tiệc trở nên trang trọng và sinh động hơn, mà còn thu hút ánh nhìn của khách mời Rèm thường được làm từ các loại vải như satin, voan hoặc phi bóng, được ủi thẳng và tạo hình theo nhiều kiểu dáng khác nhau, phù hợp với chủ đề của buổi tiệc hoặc yêu cầu của chủ nhân sự kiện.
Quy trình kết rèm
Vải satin (Khổ rộng – dài 10-12m)
Các kiểu kết rèm căn bản
Kết rèm gợn sóng “Wave”
B1: Trở trái mặt vải sil bóng
B2: Cố định vải tại cạnh sau của bàn
B3: Kết căn bản 3 đoạn, mỗi đoạn 12 cm
B4: Lấy lớp vải ngoài nối vào đoạn thứ 3 ( gắp lai vải vào 1cm) B5: Tiếp tục kết căn bản hết chiều dài bàn
Kết rèm kiểu chữ V hai tầng (W Shape)
B1: Trở trái mặt vải, gấp lên 2 tầng
B2: Cố định cạnh sau của bàn dài 1m20 B3: Chia cạnh bàn làm 5 điểm
B4: Tạo 3 múi tại 1 điểm, mỗi múi dài 6cm B5: Kéo múi thứ 3 nối vào điểm tiếp theo B6: Tiếp tục đến hết chiều dài bàn.
Những nguyên tố cần thiết khi soạn thực đơn
Sau khi học xong bài này, học viên có thể:
- Liệt kê được các loại thực đơn của bốn kiểu tiệc
- Giải thích được các yếu tố cần thiết khi soạn thực đơn
- Thực hiện được thực đơn tiệt đặt trước
3.1 Những yếu tố cần thiết khi soạn thực đơn
Thực đơn của nhà hàng và khách sạn, đặc biệt là trong các bữa tiệc lớn, đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị và quyết định năng lực kinh doanh cũng như hiệu quả quản lý Việc lập kế hoạch xây dựng thực đơn là công việc thiết yếu trong quá trình phục vụ bữa tiệc Trước khi bắt đầu, các nhà quản trị tiệc cần nắm vững những yêu cầu quan trọng mà thực đơn cần đáp ứng để đảm bảo sự thành công của sự kiện.
3.1.1 Nắm bắt nhu cầu khách hàng
- Thực đơn pjải thỏa mãn mong muốn của khách hàng chứ không phải của đầu bếp, của giám đốc tiệc hay của người quản lý
Thực đơn không chỉ đơn thuần là danh sách món ăn, mà còn phải phục vụ mục tiêu tiếp thị hiệu quả Để thu hút khách hàng, thực đơn cần xác định chính xác nhu cầu của họ và cung cấp các món ăn vào thời điểm và địa điểm phù hợp, với mức giá hợp lý mà khách hàng sẵn sàng chi trả Mục tiêu cuối cùng của thực đơn là khuyến khích khách hàng quay lại khi họ có nhu cầu đặt tiệc, từ đó tăng cường sự trung thành và doanh thu cho nhà hàng.
3.1.2 Mục tiêu của buổi tiệc
Một thực đơn phù hợp sẽ phản ánh đúng bản chất của buổi tiệc Việc xây dựng thực đơn cần dựa trên loại hình khách mời, mục đích tổ chức và số lượng khách dự kiến tham gia.
3.1.3 Chi phí của buổi tiệc
Chi phí thực đơn cần được tính toán hiệu quả, đảm bảo rằng giá của các món ăn lựa chọn nằm trong ước tính chi phí tiêu chuẩn cho phép, phù hợp với cấp hạng của khách sạn hoặc nhà hàng.
3.1.4 Khả năng chế biến của Bếp
Thực đơn các món ăn cần phải phù hợp với khả năng chế biến của bộ phận Bếp Nếu các món ăn quá phức tạp và vượt quá kiến thức cũng như kỹ năng của họ, bộ phận Bếp sẽ không thể thực hiện thực đơn một cách hiệu quả.
3.1.5 Năng lực của nhân viên phục vụ
Thực đơn cần phải phản ánh phong cách của nhà hàng và khả năng của nhân viên phục vụ Nếu yêu cầu của khách hàng về phong cách tiệc quá đặc biệt hoặc vượt quá khả năng của nhà hàng, sẽ dẫn đến khó khăn trong việc chuẩn bị và phục vụ, gây ảnh hưởng đến chất lượng bữa tiệc.
Lập thực đơn theo mùa giúp nhà hàng tối ưu hóa chi phí nguyên liệu, từ đó cung cấp những suất ăn giá cả hợp lý Việc sử dụng nguyên liệu tươi mới theo mùa không chỉ giảm giá thành mà còn mang đến hương vị thơm ngon cho các món ăn.
Giới hạn thời gian ảnh hưởng đến việc phục vụ món ăn trong các buổi tiệc, với chương trình sự kiện quyết định thời điểm phục vụ Một số buổi tiệc cần nhiều thời gian cho giao lưu hoặc thực hiện chương trình, lễ, điều này có thể gây tác động tiêu cực đến thời gian phục vụ món ăn của nhà hàng và đội ngũ phục vụ.
Nguyên tắc thiết kế thực đơn
3.2.1 Nguyên liệu không trùng lặp
- Do một bữa tiệc thường được phục vụ ít nhất từ 5 món Vì vậy các món phải đa dạng về thực phẩm, màu sắc, hương vị và kiểu dáng
- Các món ăn trong một thực đơn không nên cùng một loại thực phẩm có cùng cách chế biến tương tự
3.2.2 Khẩu vị và món ăn phù hợp nhiều đối tượng
Để tạo ra những món ăn hấp dẫn, việc kết hợp nguyên liệu là vô cùng quan trọng Các món ăn kèm cần phải phù hợp với thực phẩm chính, chẳng hạn như khoai tây chiên thường đi kèm với món chiên hoặc các món hầm có nước sốt thường ăn với bánh mì hoặc bún Hơn nữa, nguyên liệu thừa từ một món ăn có thể được tận dụng để chế biến các món khác, ví dụ như đầu thừa từ món quay hoặc nướng có thể được sử dụng để làm súp hoặc salad.
- Nên chọn các món mới lạ, có điểm nhấn, thu hút sự chú ý của thực khách
3.2.3 Cấu trúc thực đơn và trình bày món ăn đa dạng
Kết hợp ẩm thực địa phương với món ăn quốc tế không chỉ làm phong phú thực đơn mà còn tăng sức hấp dẫn cho dịch vụ Bên cạnh những món ăn đặc trưng của từng vùng miền, việc đưa vào những món ăn phổ biến từ các quốc gia khác sẽ tạo ra sự đa dạng và thu hút hơn cho thực khách.
- Số lượng, chất lượng món ăn phù hợp với tính chất và giá tiền bữa tiệc
Khách sạn nên xây dựng nhiều thực đơn tiệc với các món ăn và giá cả đa dạng để tạo sự thuận tiện cho khách hàng trong việc lựa chọn Trong trường hợp khách muốn đổi món từ thực đơn này sang thực đơn khác, khách sạn cần căn cứ vào đặc tính và giá trị của món ăn để điều chỉnh giá cho phù hợp.
Mọi thay đổi trong thực đơn cần được thảo luận với bếp trưởng để đảm bảo tính khả thi trong quá trình chế biến, phục vụ và kiểm soát chi phí thực phẩm.
Nếu tất cả các tiện nghi đã sẵn sàng và không cần thay đổi, thư ký và trưởng bộ phận tiệc có thể thương lượng với khách hàng để xác định giá tiệc và các chi phí khác một cách hợp lý, mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Khi khách hàng yêu cầu món ăn không có trong thực đơn của khách sạn hoặc nhà hàng, hãy thảo luận với đầu bếp để tổ chức nấu thử và ăn thử trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
- Tránh các món ăn quá nhiều nước, có xương, dai
3.2.5 Chọn nguyên liệu theo mùa
Lựa chọn thực phẩm theo mùa là điều cần thiết, như mùa hè nên ưu tiên các món ăn mát lạnh, trong khi mùa đông lại thích hợp với những món cay nóng để giữ ấm.
- Đặc sản vùng miền, món ăn theo mùa
3.2.6 Khác biệt giữa các bữa ăn (trưa, tối)
- Các món ăn cơ cấu hợp lý về số lượng món khai vị, món chính, món tráng miệng, sự sắp xếp về trình tự phục vụ các món ăn
Để đạt được hiệu quả kinh tế trong chế độ dinh dưỡng, thực đơn cần cung cấp đủ lượng calo cần thiết, đồng thời đảm bảo mang lại lợi nhuận cho nhà tổ chức.
Thực đơn cần đảm bảo sự cân bằng dinh dưỡng, bao gồm nhiều loại thực phẩm và nguyên liệu đa dạng Việc chế biến phong phú không chỉ giúp thực khách nhận đủ chất dinh dưỡng mà còn nâng cao chất lượng bữa ăn.
Kỹ năng soạn thực đơn
3.3.1 Thực đơn bộ phận tiệc soạn (Standard menu) Đối với các bữa tiệc sang trọng thực đơn vừa có chức năng thông báo cho khách dự tiệc biết về trình tự món ăn và thức uống
- Thực đơn và vật để trang trí cho bàn tiệc đẹp thêm có thể khách lấy để làm kỷ niệm
- Thực đơn có chức năng quảng cáo cho nhà hàng vì vậy thực đơn phải trình bày chu đáo
- Ngoài danh mục món ăn thức uống cần phải có các nội dụng khác
Thực đơn cần ghi đầy đủ nội dung và được thiết kế như sau:
- Ngày giờ, tháng năm tổ chức
Lưu ý rằng thực đơn sẽ được in riêng cho từng bữa tiệc, kích cỡ không cố định mà sẽ được xác định dựa trên tỷ lệ với bàn tiệc, cho dù bàn tiệc lớn hay nhỏ Điều này phụ thuộc vào tính chất của bữa tiệc, trong khi kiểu chữ và kích thước viết sẽ được điều chỉnh theo thực đơn cụ thể của từng sự kiện.
- Trang 1 ghi chữ + Thực đơn , cơ quan hay cá nhân tổ chức
- Trang 2 ghi món ăn theo trình tự
- Trang 3 ghi thức uống (thức uống ghi song song với món ăn, phù hợp với tính chất món ăn)
Lưu ý: bữa tiệc có khách nước ngoài, thực đơn nên viết 2 thứ tiếng theo nguyên tắc:
- Tiếng nước ngoài viết sau
- Tiếng Việt lớn hơn tiếng nước ngoài
- Khi thực đơn dịch ra tiếng nước ngoài phải chính xác, rõ ràng
- Kiểm tra lần cuối trước khi đặt lên bàn tiệc
3.3.2 Thực đơn do khách yêu cầu (Custom menu)
THÔNG TIN 4.1 Giới thiệu
Thông tin khi nhận đặt tiệc
- Lý do tổ chức (loại tiệc)
- Ngày giờ tổ chức, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc
- Tổng số khách, đối tượng, thành phần khách
- Tổng số tiền dự kiến
- Số suất ăn dự phòng
- Các yêu cầu về trang trí, âm thanh, ánh sáng
- Dịch vụ kèm theo: Phòng nghỉ, giữ xe, tham quan, giải trí
- Ngày điều chỉnh cuối cùng
Các chứng từ văn bản
4.2.1.Sổ nhận đặt tiệc (Function book)
4.2.1.1 Mục đích Đó là sổ ghi chép các điểm có liên quan đặc biệt và những yêu cầu từ khách hàng
Sổ tiệc cần ghi các mục sau:
- Thực đơn và kiểu phục vụ
- Cách bố trí bàn tiệc
- Các yêu cầu đặt biệt
Nội dung này rất cần thiết, nó là thông tin quan trọng đối với bộ phận phục vụ nhà hàng
Sổ đặt tiệc chứa đựng những thông tin sau:
- Ngày tháng và giờ tổ chức tiệc do khách đặt
- Họ tên khách hàng đặt tiệc
- Số lượng khách, số lượng bàn khách dự kiến
- Những yêu cầu liên quan đến bữa tiệc
4.2.1.3 Những yêu cầu khi sử dụng
Khi nhận được yêu cầu đặt tiệc từ khách hàng, thư ký bộ phận tiệc sẽ ghi chép thông tin của khách vào phiếu thông tin khách hàng theo mẫu có sẵn của khách sạn nhà hàng.
Trong trường hợp khách hàng không cung cấp đủ thông tin, thư ký sẽ liên hệ để thu thập thông tin cần thiết và cập nhật vào phiếu thông tin Sau khi tiếp nhận, thư ký cần xem xét và so sánh năng lực phục vụ của khách sạn, nhà hàng với yêu cầu của khách hàng Nếu năng lực không đáp ứng được nhu cầu, thư ký sẽ giải thích một cách thuyết phục Nếu không thể đáp ứng do hết chỗ, thiếu diện tích, thiếu nhân viên hay giá cả không phù hợp, thư ký sẽ báo cáo Ban giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo và thông báo phản hồi cho khách hàng Nếu khách không đồng ý với phương án, thư ký cần tiếp tục làm việc để tìm giải pháp thích hợp.
Khi thư ký nhận chỉ đạo từ giám đốc, nên giới thiệu cho khách một địa điểm tương tự và hẹn sẽ phục vụ khách vào những dịp gần nhất.
4.2.2 Biên bản hợp đồng (Contract)
Khi tổ chức một bữa tiệc, việc ký hợp đồng chính thức là cần thiết do chi phí cao và công tác trang trí tốn kém Hợp đồng được lập sau khi hai bên thống nhất các điều kiện và yêu cầu liên quan, thường do nhà tổ chức soạn thảo trước Sau khi ký, khách hàng sẽ cần đặt cọc một khoản tiền theo quy định, có thể là ngay khi hợp đồng được ký Trước 5 đến 7 ngày diễn ra tiệc, khách hàng phải xác nhận số lượng khách hoặc điều chỉnh các yêu cầu cần thiết Lúc này, nhà tổ chức có thể yêu cầu đặt cọc lần hai để đảm bảo tính chắc chắn của hợp đồng.
- Hợp đồng được lập thành 03 bản, 01 bản gửi cho khách hàng, thư ký giữ 01 bản để theo dõi và 01 bản chuyển cho phòng kế toán
Hợp đồng giữa bên kinh doanh nhà hàng và bên khách hàng quy định rằng bên kinh doanh sẽ cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng, với điều kiện khách hàng thực hiện đặt cọc và thanh toán phí dịch vụ đúng hạn.
Để đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động của khách sạn và nhà hàng, cần có một bản hợp đồng có chữ ký và dấu của đơn vị Qua bản hợp đồng này, người phụ trách như Giám đốc khách sạn, Trưởng nhà hàng hoặc Maitre d’hotel sẽ quyết định và phân công nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan, bao gồm phục vụ bàn, bếp, tiếp đón và các bộ phận khác.
Sau khi thống nhất về việc tổ chức tiệc, Trưởng nhà hàng hoặc Maitre d’hotel cần soạn thảo một bản hợp đồng, trong đó có chữ ký của cả hai bên, để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của hợp đồng.
4.2.2.3 Những yêu cầu khi sử dụng
Khi khách hàng có yêu cầu, thư ký sẽ điều chỉnh thông tin hợp đồng để phù hợp với nhu cầu và quy định của khách sạn, nhà hàng Trước bữa tiệc từ 5 đến 7 ngày, khách có thể thay đổi một số yêu cầu như số lượng khách và thực đơn Thư ký tiệc sẽ cập nhật hợp đồng và báo cáo cho giám đốc tiệc.
- Sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, thư ký báo cáo cấp trên về hợp đồng tiệc
4.2.3 Giấy báo tiệc (Function sheet/ Banquet event order B.E.O)
Bộ phận quản lý và kinh doanh cung cấp giấy báo tiệc cho đội ngũ chuẩn bị và phục vụ, giúp họ nắm rõ thông tin về mục đích và tính chất của buổi tiệc Dựa trên những thông tin này, đội ngũ có thể dễ dàng chuẩn bị và sắp xếp trang trí phòng tiệc hoặc khu vực tổ chức, đảm bảo phù hợp với tính chất của buổi tiệc và số lượng khách hàng theo hợp đồng.
Giấy báo tiệc là tài liệu quan trọng cung cấp thông tin về địa điểm, phong cách và mục đích của buổi tiệc Nó cũng nêu rõ danh tính của chủ tiệc cùng với danh sách khách mời tham dự Bên cạnh đó, giấy báo tiệc còn ghi nhận những yêu cầu về cách bày trí và sắp xếp khu vực tổ chức, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và theo đúng mong muốn.
Chuẩn bị phòng tiệc là một bước quan trọng không thể thiếu Để thực hiện công việc này hiệu quả, cần xác định rõ các câu hỏi liên quan và phân công nhiệm vụ cụ thể.
- Những công việc nào cần thực hiện trong phòng tiệc?
- Không gian trong phòng tiệc có đủ cho tất cả các dịch vụ hỗ trợ, vui chơi giải trí và sắp đặt trang thiết bị không?
- Buổi tiệc yêu cầu bao nhiêu bàn, ghế?
- Có bất kỳ sự kiện nào đang được xem xét để chuẩn bị ngay trước hay sau buổi tiệc không?
- Phòng tiệc có thuận tiện cho khách và nhân viên phục vụ không?
- Kích thước của bàn, ghế, và những dụng cụ dự tính sẽ sử dụng cho buổi tiệc như thế nào?
Sau khi đã trả lời được những câu hỏi trên, một bảng danh mục công việc sẽ được lập và phân công người thực hiện
4.2.3.3 Những yêu cầu khi sử dụng
Khi lập giấy báo tiệc cần chú trọng đến những yếu tố sau:
- Khối lượng công việc cần hoàn thành
Số lượng khách tham dự tiệc ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng nhân viên phục vụ cần thiết Vì vậy, việc lập kế hoạch cho số lượng nhân viên phục vụ là rất quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đáp ứng tốt nhu cầu của khách mời.
- Loại hình tiệc; Loại hình tiệc ngồi hay tiệc đứng hay các loại tiệc khác quyết định đến số lượng nhân viên và các công việc cần làm
Món ăn được phục vụ với số lượng và kỹ năng cụ thể, vì vậy nhân viên phục vụ cần được đào tạo bài bản về cách thức phục vụ món ăn Việc huấn luyện này đảm bảo rằng quy trình phục vụ diễn ra chuyên nghiệp và hiệu quả, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Phong cách và nghệ thuật phục vụ là yếu tố quan trọng trong việc sắp xếp đội hình nhân viên cũng như cách phục vụ các loại đồ uống và món ăn Để đạt được hiệu quả cao, cần xây dựng một kế hoạch phân công công việc hợp lý, phù hợp với kỹ năng chuyên môn của từng nhân viên.
Cách truyền tải thông tin
Khách hàng liên hệ trực tiếp hoặc khách sạn, nhà hàng liên hệ với khách hàng để nắm bắt nhu cầu tổ chức
4.3.2 Đối với nội bộ, các bộ phận
- Thông tin từ Ban giám đốc qua các mối quan hệ với đối tác, với các cơ quan, đơn vị và cá nhân
- Thông tin từ bộ phận lễ tân tiếp nhận khách hàng đặt tiệc
- Thông tin qua mail hoặc website.
Cách xử lý tình huống khi nhận đặt tiệc
4.4.1 Nhận tiệc cận giờ với số khách đông
Khi có khách đặt tiệc gần giờ tổ chức với số lượng lớn, nhân viên nhà hàng hoặc khách sạn sẽ xem xét nhiều yếu tố như chính sách của nhà hàng, lượng khách trong ngày, thời tiết, và nguyên liệu dự trữ Dựa trên những yếu tố này, nhân viên có thể báo cáo với cấp trên để quyết định có nhận tiệc hay không.
4.4.2 Khách hủy tiệc, hủy hợp đồng
Tạm dừng thực hiện hợp đồng:
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, mỗi bên có thể tạm dừng thực hiện hợp đồng trong các trường hợp sau:
+ Do lỗi của Bên A hoặc Bên B gây ra;
+ Xảy ra sự kiện bất khả kháng;
+ Các trường hợp khác do hai bên thỏa thuận
Bên có quyền quyết định tạm dừng thực hiện hợp đồng nếu bên kia vi phạm hoặc do sự kiện bất khả kháng, nhưng cần thông báo bằng văn bản và thảo luận để tiếp tục thực hiện hợp đồng Nếu bên tạm dừng không thông báo và gây thiệt hại, họ phải bồi thường cho bên bị thiệt hại.
Bên có quyền hủy bỏ hợp đồng khi có lý do hợp lý đã được thống nhất, và trong trường hợp này, bên hủy bỏ sẽ không phải bồi thường thiệt hại cho bên vi phạm hợp đồng.
Bên hủy bỏ hợp đồng cần phải thông báo ngay cho bên kia về quyết định hủy bỏ Nếu không thông báo và gây thiệt hại cho bên kia, bên hủy bỏ sẽ phải bồi thường cho những tổn thất đó.
Khi hợp đồng bị hủy bỏ, hiệu lực của hợp đồng chấm dứt ngay lập tức từ thời điểm hủy Các bên liên quan có trách nhiệm hoàn trả tài sản hoặc tiền cho nhau.
Khi bên A hủy hợp đồng, bên A có trách nhiệm bồi thường cho bên B về những dịch vụ đã thực hiện, dựa trên đơn giá đã được thỏa thuận trong danh mục dịch vụ kèm theo.
4.4.3 Thay đổi nội dung tổ chức tiệc
Mọi thay đổi trong thực đơn cần được thảo luận với bếp trưởng để đảm bảo tính khả thi trong quy trình chế biến, phục vụ và kiểm soát chi phí thực phẩm.
Cần xác nhận lại với khách rằng không có thay đổi nào về số lượng khách, cách bố trí chỗ ngồi, hoặc thời gian diễn ra bữa tiệc.
Khi khách hàng có yêu cầu điều chỉnh thông tin hợp đồng, thư ký sẽ nhanh chóng cập nhật theo nhu cầu và quy định của khách sạn, nhà hàng Trước bữa tiệc từ 5 đến 7 ngày, khách có thể thay đổi một số yêu cầu như số lượng khách hoặc thực đơn Thư ký tiệc sẽ điều chỉnh hợp đồng và báo cáo lại cho giám đốc tiệc để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
KINH DOANH 5.1 Giới thiệu
Ý nghĩa của việc giảm chi phí
Quản lý chi phí là một yếu tố quan trọng trong chiến lược tăng trưởng kinh doanh, giúp cắt giảm chi phí và tạo ra lợi thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường.
Các nhà quản lý cần nắm rõ thông tin chi phí để đưa ra quyết định chính xác Việc tính toán và kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp quản lý ngân quỹ hiệu quả và xác định giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ Kiểm soát chi phí không chỉ là vấn đề tài chính mà còn liên quan đến cách sử dụng nhân lực của nhà quản trị, đây là yếu tố sống còn trong bối cảnh hội nhập hiện nay.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường cắt giảm chi phí và kiểm soát chi tiêu một cách nghiêm ngặt, nhưng hiệu quả vẫn không đạt như mong đợi, dẫn đến sự không hài lòng từ nhân viên và bị cho là "keo kiệt" Đặc biệt, các khách sạn và nhà hàng quy mô nhỏ thường nhầm lẫn giữa kiểm soát chi phí và cắt giảm chi phí, gây khó khăn trong việc xây dựng ý thức tiết kiệm cho nhân viên.
Sau mỗi bữa tiệc, các nhà quản trị cần đánh giá và phân tích báo cáo chi phí một cách cẩn thận Họ cũng nên có cách ứng xử phù hợp với nhân viên để kiểm soát chi phí hiệu quả Việc đưa ra chế độ thưởng phạt hợp lý sẽ giúp khuyến khích tinh thần làm việc và nâng cao ý thức tiết kiệm trong toàn đội ngũ.
Các loại chi phí
- Chi phí nguyên vật liệu
Kiểm soát các loại chi phí, hao hụt
5.2.1 Hao hụt do hoạt động
- Khi định mức nguyên vật liệu:
• Loại thực phẩm được sử dụng để chuẩn bị món ăn nhà hàng đó là gì?
• Số lượng chính xác của mỗi thành phần để chuẩn bị thức ăn hoặc đồ uống nhà hàng
• Chất lượng của nguyên liệu thô được sử dụng để chế biến thức ăn hoặc đồ uống
• Lượng hao hụt cho phép đối với một số loại thực phẩm
- Sự hao hụt được phép xảy ra trong những trường hợp:
• Làm mát và bảo quản
Xử lý nhiệt qua các phương pháp như nấu, rán và nướng là rất quan trọng trong chế biến thực phẩm Ví dụ, để có được 330gr bít tết bò nướng, cần sử dụng 500gr thịt bò tươi, do lượng thịt hao hụt trong quá trình nướng lên đến 34%.
- Ở bộ phận phục vụ bàn:
Nhân viên phục vụ tại nhà hàng đã thực hiện hành vi gian lận bằng cách cất giấu đồ uống mà khách mang vào, sau đó giả vờ thông báo với khách rằng họ quên đưa vào hóa đơn thanh toán Họ đã đề nghị khách hàng thanh toán thêm cho những đồ uống này bên ngoài hóa đơn, tạo ra một tình huống không minh bạch và không trung thực trong dịch vụ.
Nhân viên phục vụ đã thông đồng với nhân viên bếp để xuất bán đồ ăn mà không ghi vào hóa đơn Sau đó, họ đề nghị khách hàng thanh toán ngoài và xin lỗi, cho rằng đó chỉ là một sơ suất nhỏ.
Nhân viên phục vụ có thể thông đồng với nhân viên bar, thu ngân hoặc nhân viên bếp để xóa bỏ các món ăn và đồ uống trong đơn hàng, nhằm mục đích thu tiền riêng và chia chác lợi nhuận.
Nhân viên phục vụ thường thêm vỏ chai vào đống vỏ chai của khách để tính thêm tiền, đặc biệt là với những khách đã uống nhiều, gần say, hoặc trong các bữa tiệc đông người.
• Nhân viên phục vụ lấy bớt các món ăn ngon ra khỏ khẩu phần của khách để ăn riêng
• Nhân viên bếp thông đồng với nhân viên bàn để bán món ăn ngoài, thu tiền không vào doanh thu nhà hàng và chia nhau
• Nhân viên bếp ăn vụng đồ ăn ngon trong bếp
• Nhân viên bếp mang đồ ăn, gia vị chế biến ra ngoài bán hoặc mang về nhà sử dụng
Nhân viên bếp thông báo trả bình gas mặc dù gas chưa hết, dẫn đến việc nhà hàng vẫn phải chi trả cho bình gas đó Số gas còn lại trong bình được xem như đã sử dụng hết Nhân viên bếp sẽ nhận được khoản tiền từ nhà cung cấp gas cho số gas này.
Nhân viên bếp thường bỏ qua các sản phẩm chất lượng thấp khi kiểm soát nhập vào bếp, do sự thông đồng với nhà cung cấp nhằm nhận phần trăm chiết khấu từ các sản phẩm này.
• Nhân viên bếp chủ quan lơ là trong việc bảo quản thực phẩm, gây hư hỏng nhiều, phải hủy
• Nhân viên bar ăn, uống các loại đồ uống trong bar, các loại nguyên liệu như đường, chanh, trà, hoa quả
• Nhân viên bar mang các loại nguyên liệu trong bar ra ngoài bán hoặc mang về nhà sử dụng
Nhân viên bar thường mang đồ uống từ bên ngoài vào để hợp tác với nhân viên phục vụ, và có khả năng là cả nhân viên thu ngân, nhằm mục đích bán hàng và thu tiền một cách không chính thức.
• Nhân viên bar thông đồng với nhân viên bàn để bán đồ uống ngoài, thu tiền không vào doanh thu nhà hàng và chia nhau
- Người phụ trách mua sắm có thể hưởng lợi từ việc nâng giá các hàng hóa mua vào, đỏi hỏi phần trăm hoa hồng từ các nhà cung cấp
- Kế toán công nợ nhà cung cấp thông đồng với nhà cung cấp sửa chứng từ để nâng cao công nợ rồi hưởng lợi
Kế toán công nợ và người phụ trách kế toán có thể thông đồng để sửa đổi chứng từ công nợ, hoặc thậm chí lập ra nhà cung cấp ảo nhằm tăng cao công nợ, từ đó chia sẻ lợi ích không chính đáng.
- Ké toán, thủ quỷ gây khó khăn cho nhà cung cấp để đòi tiền quà tặng
- Nhân viên kho có thể mang hàng hóa ra ngoài bán, hoặc mang về nhà sử dụng
(thường với các loại thực phẩm đồ khô gia vị).
Các biện pháp giảm chi phí
5.3.1 Tiết kiệm: điện, nước, gas
1 Sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng
• Thay thế các thiết bị cũ:
Các thiết bị nấu và chế biến thực phẩm tiêu thụ năng lượng lớn, vì vậy bạn nên xem xét việc thay thế chúng bằng các thiết bị mới, hiện đại và tiết kiệm năng lượng để giảm thiểu chi phí và bảo vệ môi trường.
• Sử dụng các thiết bị tiết kiệm năng lượng:
Bếp chiên nhúng hiện đại là giải pháp tối ưu thay thế cho các chảo chiên truyền thống, giúp tiết kiệm diện tích và dễ dàng sử dụng Thiết bị này không chỉ tiện ích mà còn tiết kiệm dầu chiên nhờ giảm thiểu tình trạng dầu bị cháy trong quá trình nấu.
Máy rửa chén công nghiệp: Máy rửa chén là giải pháp tiết kiệm nước, nhân công và kinh phí bởi số lượng làm sạch lớn trong thời gian ngắn
• Chọn các thiết bị có nhãn dán Ngôi sao năng lượng (Energy Star):
Nhãn “Ngôi sao năng lượng” hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân nhận diện và sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất sử dụng mà còn giúp giảm thiểu chi phí trong quá trình vận hành.
Nhãn năng lượng Ngôi sao năng lượng (Energy Star) là chương trình nổi tiếng nhất thế giới về tiết kiệm năng lượng, được triển khai tự nguyện bởi Cơ quan Bảo vệ môi trường (EPA) của Mỹ từ năm 1992.
2 Vệ sinh và bảo trì thiết bị
Để tiết kiệm năng lượng và kéo dài tuổi thọ thiết bị, việc duy trì sự sạch sẽ và bảo trì thường xuyên là rất quan trọng Nếu không, thiết bị sẽ tiêu tốn nhiều năng lượng hơn Hãy thực hiện một số gợi ý đơn giản để nâng cao hiệu quả sử dụng năng lượng.
Cuộn dây tủ lạnh nằm ở mặt sau hoặc dưới tủ lạnh và dễ bị bám bụi theo thời gian Lớp bụi này làm giảm khả năng thoát nhiệt, khiến tủ lạnh tiêu tốn nhiều năng lượng và thời gian hơn để làm lạnh Để duy trì hiệu suất làm lạnh, bạn nên thường xuyên rút phích điện và vệ sinh các cuộn dây.
Bộ lọc nước là hệ thống quan trọng giúp ngăn ngừa vôi hóa và khoáng chất trong các thiết bị sử dụng nước Việc thay thế bộ lọc nước đúng thời điểm không chỉ giảm tắc nghẽn cho các bộ phận bên trong mà còn duy trì hiệu quả hoạt động của thiết bị.
Trong các nhà hàng, lượng nước tiêu thụ thường rất lớn, vì vậy việc giảm thiểu lượng nước sử dụng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn bảo vệ môi trường Dưới đây là một số cách đơn giản để giảm tiêu thụ nước: lắp đặt vòi sen và vòi nước tiết kiệm, sử dụng máy rửa chén hiệu quả và tái sử dụng nước khi có thể Bằng cách áp dụng những biện pháp này, nhà hàng có thể giảm hóa đơn tiền nước một cách hiệu quả.
Sử dụng van phun lưu lượng thấp để thay thế các van phun cũ trước khi rửa giúp tiết kiệm nước hiệu quả Các mẫu van mới có xếp hạng GPM thấp hơn, dễ dàng lắp đặt và tiêu thụ ít nước hơn, mang lại lợi ích cho môi trường và tiết kiệm chi phí.
Cài đặt thiết bị sục khí lưu lượng thấp cho bồn rửa tay giúp giảm lượng nước chảy ra mà không cần phải có xếp hạng lưu lượng GPM cao Sử dụng thiết bị này là giải pháp hiệu quả để tiết kiệm nước và bảo vệ môi trường.
Kiểm tra và sửa chữa vòi nước bị rò rỉ là rất quan trọng Đừng xem nhẹ những vết rò rỉ, vì chúng có thể dẫn đến hóa đơn tiền nước tăng cao bất ngờ Hãy thường xuyên kiểm tra đường ống nước và thực hiện các biện pháp sửa chữa kịp thời để tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.
4 Sử dụng bóng đèn tiết kiệm năng lượng
Thay thế bóng đèn sợi đốt bằng bóng đèn tiết kiệm điện giúp giảm đáng kể chi phí điện chiếu sáng và bảo vệ môi trường thông qua việc tiết kiệm năng lượng, giảm khí thải nhà kính Ba loại bóng đèn tiết kiệm điện phổ biến hiện nay bao gồm bóng đèn compact CFL, bóng đèn halogen và đèn LED.
Bóng đèn LED: Bóng đèn LED tiết kiệm điện so với bóng đèn sợi đốt với một con số đáng kinh ngạc lên tới 90%
Bóng đèn CFL (đèn huỳnh quang compact) là loại bóng đèn tiết kiệm năng lượng phổ biến nhất hiện nay, là sự thay thế hoàn hảo cho bóng đèn truyền thống So với bóng đèn sợi đốt, đèn CFL tiêu thụ ít năng lượng hơn từ 60-80%, giúp tiết kiệm chi phí điện và bảo vệ môi trường.
5 Giảm mức sử dụng nhiệt
Tìm kiếm những cách nhỏ để giảm mức sử dụng nhiệt trong nhà hàng như sử dụng ít nước nóng hơn và ngăn nhân viên thay đổi cài đặt nhiệt độ trên bộ điều chỉnh nhiệt Đầu tư vào bộ điều chỉnh nhiệt thông minh, có thể lập trình từ xa và tối ưu hóa việc sử dụng năng lượng Nhiều nhà hàng thường cài nhiệt độ ở mức cố định và ngăn việc tự ý điều chỉnh để tiết kiệm chi phí.
Nhiệt độ rửa chén bắt buộc trong ngành dịch vụ thực phẩm là khoảng 60 độ
C Do đó, bạn nên tối ưu hóa nhiệt độ nước để đảm bảo nhà hàng của bạn không sử dụng nước nóng hơn mức cần thiết
6 Giảm nhiệt độ môi trường trong nhà bếp của bạn
Khi nhiệt độ trong nhà bếp tăng cao, thiết bị làm lạnh phải hoạt động tối đa để bảo quản thực phẩm Để đảm bảo hiệu suất tối ưu cho các thiết bị này, việc duy trì nhiệt độ xung quanh ở mức thấp là rất quan trọng.
Làm thế nào để giảm thiểu bể vỡ
5.4.1.Hệ thống Decoy (Decoy system)
Trong các căn bếp thương mại bận rộn, việc thiết lập một quy trình làm việc hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo khách hàng nhận được dịch vụ chất lượng, sạch sẽ và hài lòng Hệ thống Decoy trong các nhà hàng phục vụ giúp nhân viên phân loại chén đĩa một cách dễ dàng và nhanh chóng, từ đó đưa vào máy rửa chén mà không gây nhầm lẫn hay trì hoãn.
Hệ thống Decoy trong nhà hàng giúp nhân viên sắp xếp dĩa từ các bàn ăn một cách nhanh chóng và chính xác Để khởi động hệ thống, chỉ cần lắp một khay hoặc kệ đựng dĩa có khả năng chứa đủ số lượng cần thiết, với các dĩa được sắp xếp theo thứ tự từ bé đến lớn để dễ kiểm soát Ngoài ra, có thể thêm một kệ hoặc khay khác phía trên để tăng gấp đôi lượng dĩa tối đa, từ đó nâng cao hiệu suất và tạo không gian cho các vật dụng nhỏ hơn như dĩa tráng miệng, ly, tách và các vật dụng đựng thức uống khác.
Khi nhân viên phục vụ hoặc bếp mang đĩa bẩn, họ có thể xếp chúng thành những chồng bằng nhau, phân loại theo loại và kích thước Sau đó, nhân viên rửa sẽ phân loại các chồng đĩa này vào các khay đựng đĩa thích hợp.
Các dụng cụ phục vụ ăn uống cần được chà sạch trước khi phân loại vào khay đựng đĩa, vì thức ăn thừa có thể làm mất thăng bằng chồng đĩa Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên trong nhà hàng, bạn nên thiết lập một khu vực để loại bỏ thức ăn thừa, có thể là một thùng rác hoặc một bồn rửa có vòi xịt.
Hệ thống decoy có thể hỗ trợ nhà hàng trong việc dọn dẹp các dụng cụ ăn uống như muỗng, nĩa và đũa bằng cách sử dụng các thùng hoặc khay chứa được thu dọn từ các bàn ăn.
5.4.2 Lợi ích của hệ thống Decoy
Trong những ngày đông khách, hệ thống dọn rửa dụng cụ ăn uống của Decoy đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ Nó không chỉ giúp phục vụ khách hàng nhanh chóng mà còn mang lại lợi thế trong quản lý Bằng cách thiết lập một hệ thống dễ kiểm soát, nhà hàng có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu quả phục vụ.
Sử dụng các dụng cụ phục vụ ăn uống và thiết bị chất lượng cao giúp giảm thiểu thiệt hại trong quá trình chế biến và phục vụ khách hàng Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí cho nhà hàng mà còn giảm nguy cơ thất thoát thiết bị do đổ, vỡ hoặc hư hỏng trong quá trình tẩy rửa.
Ngành dịch vụ ăn uống nổi tiếng với tỉ lệ nhảy việc cao, do đó, việc rèn luyện nhân viên là rất quan trọng Hệ thống Decoy giúp đơn giản hóa quá trình này bằng cách chỉ ra các yếu tố rõ ràng và dễ nhận biết, đặc biệt trong các vị trí vận chuyển, dọn dẹp chén đĩa và tẩy rửa Hệ thống này không chỉ hiệu quả trong việc khởi đầu quá trình tẩy rửa chén đĩa mà còn giảm thiểu nhu cầu về nhân lực cho các bếp ăn thương mại.
5.4.3.Nguyên nhân và cách khắc phục bể vỡ
1.Ngâm bát đĩa lâu mới rửa
Một trong những sai lầm phổ biến sau khi ăn là thói quen ngâm bát đĩa trong chậu thay vì rửa ngay Hành động này tạo điều kiện cho vi khuẩn phát triển, với khoảng thời gian từ 1 đến 4 tiếng sau khi ăn là thời điểm vi khuẩn dễ xâm nhập Chỉ sau 8-18 tiếng, vi khuẩn có thể sinh sôi nhanh chóng, với khả năng phân tách thành hơn 1 tỷ vi khuẩn chỉ sau 10 giờ Do đó, để ngăn ngừa sự phát triển của vi khuẩn, tốt nhất là rửa bát đĩa ngay sau khi sử dụng.
2 Cho nước tẩy rửa trực tiếp vào bát đĩa
Nhiều người cho rằng việc đổ trực tiếp chất tẩy rửa lên bát đĩa sẽ giúp loại bỏ dầu mỡ hiệu quả hơn, nhưng thực tế điều này không chỉ gây lãng phí nước mà còn dẫn đến việc lạm dụng chất tẩy rửa Nếu bát đĩa không được rửa sạch, chất tẩy rửa có thể còn sót lại và xâm nhập vào cơ thể, gây ra các vấn đề tiêu hóa như tiêu chảy và đau bụng Do đó, khi rửa bát đĩa, hãy sử dụng chất tẩy rửa một cách hợp lý để đảm bảo an toàn cho sức khỏe.
1 lượng nước rửa chén vừa đủ ra 1 vật dụng riêng pha thêm với nước rồi dùng vải rửa bát tạo bột rồi rửa bát đĩa
3.Dùng vải rửa chén đĩa như "vải vạn năng", không thay vải rửa bát đĩa định kỳ
Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, vải rửa chén, cọ nồi và bồn rửa là những nơi chứa nhiều vi khuẩn trong bếp Để đảm bảo vệ sinh, bạn nên làm sạch những vật dụng này trước và sau khi rửa bát Sau khi giặt miếng rửa chén, hãy phơi chúng ở nơi khô ráo và có ánh nắng Ngoài ra, nên định kỳ thay vải rửa bát mới mỗi 2-3 tuần để giữ cho bếp luôn sạch sẽ và an toàn.
Vải rửa chén không phải là vải vạn năng và việc sử dụng một chiếc khăn cho nhiều mục đích như rửa chén, lau bàn bếp và lau bát đĩa là rất nguy hiểm Hành động này có thể dẫn đến việc lây truyền vi khuẩn từ nơi này sang nơi khác, gây ảnh hưởng xấu đến sức khỏe Do đó, cần phân loại khăn lau trong nhà bếp: loại dùng để rửa bát đĩa, loại để lau dao thớt, và loại dùng để lau bát đĩa, nhằm ngăn ngừa sự lây lan của vi khuẩn.
3.Bát đĩa rửa xong nên để nơi khô ráo cho khô rồi mới cho vào tủ
Nhiều người có thói quen xếp bát đĩa vào tủ ngay sau khi rửa mà không để cho chúng khô, điều này có thể dẫn đến ô nhiễm thứ cấp và ảnh hưởng đến sức khỏe Để đảm bảo an toàn, sau khi rửa, bạn nên để bát đĩa ráo nước trước khi cất Đối với các nhà hàng, khách sạn và cơ sở kinh doanh ăn uống, việc sử dụng máy sấy bát đĩa là giải pháp hiệu quả giúp bát khô nhanh chóng và sẵn sàng sử dụng ngay lập tức.
4.Dùng khăn lau khô bát đũa ngay sau khi rửa
Theo các chuyên gia, việc rửa bát thông thường chỉ giúp loại bỏ thức ăn và dầu mỡ, trong khi vi khuẩn vẫn khó bị tiêu diệt Những sai lầm cơ bản trong quá trình rửa bát của nhiều người càng tạo điều kiện cho vi khuẩn phát triển mạnh mẽ hơn.
Sau khi rửa bát, nhiều người thường lau khô bằng khăn mà không biết rằng đây là một sai lầm nghiêm trọng Một cuộc điều tra của Hiệp hội y tế dự phòng Trung Quốc cho thấy khăn rửa bát chứa lượng vi khuẩn rất cao, bao gồm E.coli, tụ cầu khuẩn Staphylococcus, nấm Candida albicans, vi khuẩn Salmonella và 19 loại vi khuẩn gây bệnh khác Những vi sinh vật này có thể dễ dàng lây lan qua thực phẩm và xâm nhập vào cơ thể, dẫn đến nhiều bệnh tật nghiêm trọng.
