Quản lý hồ sơ tại viện khoa học công nghệ xây dựng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS PHẠM THỊ HẠNH Sinh viên thực : TÔ MAI CHI Mã số sinh viên : 1805LTHA009 Khóa : 2018-2022 Lớp : 1805LTHA HÀ NỘI - 2022 LỜI CẢM ƠN Trong trình nghiên cứu thực đề tài “Quản lý hồ sơ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ”, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ths Phạm Thị Hạnh - người hướng dẫn, giúp đỡ mặt kiến thức phương pháp để hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Viện trưởng Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng với cán bộ, viên chức quan tạo điều kiện giúp đỡ nhiệt tình để trình khảo sát hiệu Đề tài khóa luận tốt nghiệp thực dựa tham khảo, đúc rút kinh nghiệm từ cơng trình nghiên cứu, viết quản lý hồ sơ Do giới hạn kiến thức khả lý luận nhiều thiếu sót hạn chế, kính mong dẫn đóng góp thầy để đề tài khóa luận tốt nghiệp tơi hồn thiện LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Quản lý hồ sơ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ” cơng trình nghiên cứu độc lập Các số liệu, kết trình bày khóa luận hồn tồn trung thực, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có sai sót, vi phạm xảy Hà Nội, ngày 06 tháng năm 2022 Sinh viên Tô Mai Chi DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Nội dung Chữ viết tắt Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng VKHCNXD Quy chuẩn xây dựng Việt Nam QCXDVN DANH MỤC HÌNH ẢNH STT Tên hình ảnh Trang Ảnh Hình ảnh văn bản, tài liệu lưu giữ túi đựng 23 tài liệu hộp đựng hồ sơ Ảnh Hồ sơ thiết kế vẽ thi công dự án “Khu chung cư 28 hỗn hợp dịch vụ biệt thự, liền kề cao cấp” VKHCNXD tham gia tư vấn Ảnh Các hồ sơ, tài liệu lưu giữ hộp đựng hồ sơ 33 xếp gọn gàng tủ Ảnh Một số hồ sơ nguyên tắc để thùng giấy, 35 khơng bảo quản bìa hay túi đựng hồ sơ vào hồ sơ nguyên tắc phận Văn thư quan Ảnh Tủ đựng hồ sơ, tài liệu có dấu hiệu cánh tủ bị kênh, rỉ 36 sét nên khó khăn đóng phận Văn thư quan Ảnh Mẫu đơn xin mượn tài liệu VKHCNXD ban hành 38 Ảnh Hồ sơ lưu trữ bảo quản phận Văn thư để 40 phục vụ giải công việc DANH MỤC SƠ ĐỒ Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 1.1.2.1 Quy trình lập hồ sơ cơng việc Sơ đồ 1.1.2.2 Quy trình lập hồ sơ nhân 10 Sơ đồ 1.1.2.3 Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc 11 Sơ đồ 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 20 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Nội dung quản lý hồ sơ 1.1.3 Vai trò lập hồ sơ quản lý hồ sơ hoạt động quan, tổ chức 13 1.1.4 Trách nhiệm quản lý hồ sơ quan, tổ chức 14 1.2 Cơ sở pháp lý 16 1.2.1 Văn quy phạm pháp luật quan quản lý Nhà nước quản lý hồ sơ 16 1.2.2 Quy định Bộ Xây dựng Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng quản lý hồ sơ 16 Tiểu kết chương 18 CHƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 19 2.1 Khái quát Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 19 2.1.1 Lịch sử hình thành 19 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 19 2.1.3 Chức nhiệm vụ 21 2.2 Quản lý hồ sơ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 22 2.2.1 Cơ sở vật chất 22 2.2.2 Nhân quản lý hồ sơ 23 2.2.3 Quản lý hồ sơ 24 Tiểu kết chương 40 CHƯƠNG NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 41 3.1 Nhận xét 41 3.1.1 Ưu điểm 41 3.1.2 Hạn chế 42 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ 43 3.2.1 Xây dựng ban hành quy chế quản lý hồ sơ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 43 3.2.2 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ quản lý hồ sơ cho cán bộ, viên chức 47 3.2.3 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác quản lý hồ sơ phòng ban, đơn vị 47 3.2.4 Bổ sung kinh phí để trang bị sở vật chất phục vụ quản lý hồ sơ 48 3.2.5 Triển khai số hóa tài liệu để nâng cao hiệu quản lý hồ sơ, tài liệu quan 48 Tiểu kết chương 52 KẾT LUẬN 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 PHỤ LỤC 56 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tất quan, tổ chức hay doanh nghiệp hoạt động lãnh thổ Việt Nam giới hàng ngày sản sinh khối lượng lớn văn bản, tài liệu Những văn bản, tài liệu có mục đích chung phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan, tổ chức phải đảm bảo lưu giữ cẩn thận an tồn Do việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ hoạt động quan trọng cần thiết quan, tổ chức Quản lý hồ sơ khoa học giúp cho việc tra cứu thông tin quan, tổ chức nhanh chóng, đủ xác để giải công việc kịp thời, hiệu quả, đồng thời góp phần giữ gìn bí mật quan, tổ chức hay doanh nghiệp Quản lý hồ sơ tốt cịn hạn chế tình trạng tài liệu bị bó gói bị thất lạc trước nộp lưu vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ nhằm phục vụ tốt cho khai thác, nghiên cứu tài liệu, đồng thời giữ gìn hồ sơ, tài liệu khỏi tác nhân gây hại đảm bảo đưa vào lưu trữ hồ sơ, tài liệu tình trạng tốt Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng quan có quy mơ lớn bao gồm nhiều phịng ban, đơn vị, khối lượng tài liệu sản sinh hàng ngày nhiều đặc thù có hồ sơ, tài liệu vẽ thiết kế Quản lý hồ sơ khoa học, hợp lý điều cần thiết quan trọng quan Để tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ nhận thức tầm quan trọng công tác Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, định thực đề tài "Quản lý hồ sơ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng " Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ quan, tổ chức đề tài mà trước có nhiều cơng trình nghiên cứu, viết liên quan thực Các cơng trình nghiên cứu trước phần làm rõ vấn đề lý luận quản lý hồ sơ, tìm hiểu phân tích thực trạng quản lý hồ sơ, tài liệu số quan, tổ chức cụ thể Dưới số tài liệu tham khảo quan trọng giúp tơi kế thừa làm sở để hồn thiện khóa luận mình: Các giáo trình: - PGS Vương Đình Quyền (2011), “Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; - PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), “Giáo trình Văn thư”, NXB Lao Động; Các Luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp: - Nguyễn Thị Hường (2019), “Nâng cao chất lượng hoạt động lập nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, luận văn thạc sĩ - Nguyễn Doãn Phương Nam (2020), “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Sở Xây dựng thành phố Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp - Nguyễn Thị Hồng Liên (2020), “Quản lý hồ sơ công việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp - Phạm Thảo Lan (2020), “Quản lý hồ sơ công tác Đảng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp Các viết tạp chí, website Sở nội vụ, Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng: - Kiều Thị Ngọc Mai (2000), viết “Ý kiến công tác quản lý tài liệu lập hồ sơ quan quản lý hành nhà nước”, số 6, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam - Tơ Duy Nghĩa (2002), viết “Suy nghĩ việc lập hồ sơ vấn đề Uỷ ban Kiểm tra Trung ương”, số 2, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam - Cơ quan chưa có đủ kinh phí để đầu tư máy móc, trang thiết bị phục vụ số hóa; - Số hóa khối tài liệu vẽ thiết kế cần thực máy số hóa tài liệu khổ lớn cần thành thạo nghiệp vụ số hóa hồ sơ, tài liệu cán thực Đây hạn chế lớn tồn công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ quan Hai công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu, hạn chế việc giữ gìn bảo quản tài liệu, hồ sơ Nhiều phịng ban, đơn vị khơng trọng cơng tác bảo quản hồ sơ để xảy tình trạng hồ sơ, tài liệu tiếp xúc với tác nhân gây hại độ ẩm, bụi bẩn Cán phụ trách quản lý hồ sơ phòng ban, đơn vị khơng có nhiều kinh nghiệm việc bảo quản hồ sơ, tài liệu Một số tủ dựng hồ sơ, tài liệu xuất tình trạng hư hỏng tải, không đáp ứng đủ nhu cầu lưu giữ hồ sơ, tài liệu Những nguyên nhân khiến công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu số phịng ban chưa hiệu Thứ ba cơng tác tổ chức khai thác sử dụng thông tin hồ sơ, tài liệu, thường xuyên xảy tình trạng đến hạn trả hồ sơ cá nhân mượn hồ sơ chưa thực Điều gây khó khăn việc quản lý hồ sơ 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ 3.2.1 Xây dựng ban hành quy chế quản lý hồ sơ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng Tuy VKHCNXD ban hành Quy chế Văn thư Lưu trữ riêng văn ban hành từ năm 2010 nên khơng cịn phù hợp với tình hình Để thực tốt hoạt động lập hồ sơ quản lý hồ sơ, VKHCNXD cần phải xây dựng quy chế quản lý hồ sơ, tài liệu Mục đích việc ban hành quy chế riêng để có quy định phù hợp, thực tế với tình hình hoạt động quan giúp cán thực 43 tốt nội dung nghiệp vụ việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ Các cán bộ, viên chức Viện vào quy định quy chế để thực nghiêm chỉnh, từ nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ quản lý hồ sơ quan Quy chế quản lý hồ sơ áp dụng tất phòng ban, đơn vị thuộc Viện Theo quan điểm cá nhân tác giả, quy chế quy định lập hồ sơ quản lý hồ sơ Viện, cần xác định rõ thuật ngữ chuyên ngành để cán bộ, viên chức hiểu nắm bắt xác nội dung cần thiết việc quản lý hồ sơ, đồng thời xác định rõ trách nhiệm hoạt động lập hồ sơ quản lý hồ sơ cá nhân quan, cụ thể Viện trưởng VKHCNXD, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng đơn vị, cán Văn thư quan, Văn thư đơn vị, toàn thể cán làm việc Tiếp đến vào tình hình thực tế quan để thống quy định phù hợp đảm bảo tính thực tiễn cao VKHCNXD tham khảo điều khoản văn quy định quan quản lý Nhà nước Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Thông tư 04/2014/TTBNV ngày 16/4/2013 Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức số văn quy định Nhà nước Cụ thể văn quy định ban hành Viện nêu quy định nghiệp vụ sau: Lập hồ sơ Văn quy định rõ trách nhiệm, quy trình lập hồ sơ, yêu cầu việc lập hồ sơ Quy định việc lập Danh mục hồ sơ Những lưu ý việc lập hồ sơ hành thơng thường hồ sơ xây dựng Cụ thể sau: 44 * Mở hồ sơ Mỗi phòng ban, đơn vị hàng năm phải lập Danh mục hồ sơ dự kiến Cán bộ, viên chức vào Danh mục hồ sơ lập, phịng ban, đơn vị thuộc Viện thực tế cơng việc giao, chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ * Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập, cập nhật đầy đủ văn bản, tài liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ; - Việc thu thập văn bản, tài liệu hình thành trình giải công việc phải thực thường xuyên; - Đối với hồ sơ xây dựng, cán lập hồ sơ phải thu thập vẽ thiết kế thức dự thảo; - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải xếp theo trình tự thời gian diễn biến công việc * Kết thúc biên mục hồ sơ Sau cơng việc hồn thành tiến hành kết thúc hồ sơ Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tài liệu không liên quan khỏi hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ * Yêu cầu hồ sơ lập - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng; - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc 45 * Trách nhiệm lập hồ sơ - Viện trưởng VKHCNXD phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quann; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ quan - Trưởng phịng Hành có trách nhiệm: Tham mưu cho Viện trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ phòng ban, đơn vị thuộc Viện Tổ chức thực việc lập hồ sơ quan - Trách nhiệm Trưởng đơn vị: Trưởng phòng ban, đơn vị thuộc Viện chịu trách nhiệm trước Viện trưởng việc lập hồ sơ - Trách nhiệm cán bộ, viên chức quan: Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cán bộ, viên chức phải lập hồ sơ công việc Cán bộ, viên chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển cong tác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu hình thành trình làm việc cho đơn vị theo quy chế Viện - Trách nhiệm cán Văn thư quan, Văn thư đơn vị: Hướng dẫn cán bộ, viên chức lập hồ sơ công việc theo quy định Nhà nước Bảo quản hồ sơ Quy chế đưa quy định rõ ràng thống việc bảo quản hồ sơ: - Quy định nghiệp vụ bảo quản hồ sơ giai đoạn Văn thư; - Phương pháp bảo quản hồ sơ an toàn, hạn chế tác nhân gây hại đến hồ sơ, tài liệu; - Kinh phí đầu tư cho sở vật chất hàng năm Khai thác sử dụng thông tin hồ sơ, tài liệu - Văn quy định hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: đọc chỗ; y chính; in giấy, chép tập tin tài liệu điện tử… - Thủ tục, quy trình phục vụ khai thác sử dụng thông tin hồ sơ, 46 tài liệu cá nhân quan quan - Đề trách nhiệm Viện trưởng, Trưởng đơn vị, cán chun mơn cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Theo tác giả, xây dựng quy chế Văn thư Lưu trữ nói chung, lập hồ sơ quản lý hồ sơ nói riêng giải pháp quan trọng việc nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ Viện Bởi quy chế ban hành, cán bộ, viên chức quan vào văn để thực lập hồ sơ, quản lý hồ sơ theo quy định, tạo nên thống khâu nghiệp vụ tồn quan, từ nâng cao chất lượng công việc 3.2.2 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ quản lý hồ sơ cho cán bộ, viên chức Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức để nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ lập hồ sơ quản lý hồ sơ, từ hạn chế sai sót, nhầm lẫn q trình giải cơng việc; nâng cao hiệu suất làm việc chất lượng việc lập hồ sơ quản lý hồ sơ phòng ban, đơn vị Việc tham gia lớp tập huấn, đào tạo bồi dưỡng công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ quan trọng cần thiết với tất cán bộ, viên chức quan Bởi lập hồ sơ quản lý hồ sơ trách nhiệm cá nhân quan Việc nắm rõ quy định, quy chế nội dung quản lý hồ sơ giúp cán bộ, viên chức hiểu trách nhiệm quản lý hồ sơ Các phòng ban, đơn vị cần xếp thời gian phù hợp để cử cán tham gia khóa bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quản lý hồ sơ Viện quan bên tổ chức 3.2.3 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác quản lý hồ sơ phòng ban, đơn vị Việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực quản lý hồ sơ phòng ban, đơn vị thuộc quan thường xuyên giúp lãnh đạo Viện 47 Trưởng đơn vị nắm bắt tình hình thực tế việc thực lập hồ sơ quản lý hồ sơ Từ nắm bắt ưu điểm để phát huy hạn chế cịn tồn để tìm cách khắc phục Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá tình hình thực quản lý hồ sơ phòng ban, đơn vị, cần kiểm tra đồng nghiệp vụ lập hồ sơ quản lý hồ sơ Đồng thời xem xét kỹ kết thực nghiệp vụ cá nhân để biết cá nhân làm tốt, cá nhân chưa làm tốt để có đánh giá công khách quan tình hình thực quản lý hồ sơ phịng ban, đơn vị, có khen thưởng cho cá nhân làm tốt phê bình, kỷ luật với cá nhân sai phạm Tăng cường công tác thu đua khen thưởng xử lý vi phạm hoạt động lập hồ sơ quản lý hồ sơ để cán bộ, viên chức có thêm động lực trách nhiệm với cơng việc đảm nhiệm, từ nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ quản lý hồ sơ phịng ban, đơn vị tồn quan 3.2.4 Bổ sung kinh phí để trang bị sở vật chất phục vụ quản lý hồ sơ Mặc dù quan đầu tư vật dụng phục vụ quản lý hồ sơ, nhiên số phịng ban, đơn vị, tủ đựng hồ sơ khơng đáp ứng nhu cầu lưu giữ hồ sơ, tài liệu Khối lượng văn bản, tài liệu sản sinh hàng ngày quan lớn, phòng ban, đơn vị có hai tủ đựng tài liệu khơng đáp ứng nhu cầu Vì Viện trưởng cần trọng đầu tư thêm kinh phí để phịng ban, đơn vị trang bị thêm tủ đựng hồ sơ vật dụng bìa túi đựng tài liêu, hộp đựng hồ sơ, đảm bảo phục vụ công tác quản lý hồ sơ phịng ban, đơn vị 3.2.5 Triển khai số hóa tài liệu để nâng cao hiệu quản lý hồ sơ, tài liệu quan Có thể thấy nguyên nhân khiến việc số hóa hồ sơ, tài liệu Viện 48 chưa thực kinh phí đầu tư trang thiết bị số hóa lớn, nhân đảm nhiệm số hóa tài liệu quan cịn thiếu số lượng kiến thức, kinh nghiệm việc số hóa khối tài liệu lớn Viện cần thực thời gian dài Vì vậy, Viện trưởng cần có quan tâm đầu tư công tác số hóa hồ sơ, tài liệu quan Trước hết xác định quy mô nhân thực số hóa đầu tư máy móc, trang thiết bị phòng ban, đơn vị Nhân thực số hóa viên chức quan, tham gia khóa tập huấn nghiệp vụ số hóa tài liệu để nắm bắt tốt nghiệp vụ Bên cạnh Viện dựa vào đặc điểm tài liệu hình thành Viện để trang bị máy móc phục vụ số hóa cho phù hợp Đối với tài liệu hành thơng thường cần sử dụng máy in kết hợp scan tài liệu để thực số hóa Tuy nhiên tài liệu vẽ thiết kế xây dựng khổ lớn cần đến máy số hóa tài liệu khổ lớn chuyên dụng máy quét OS Q Đức máy quét Flatbed FB0 Zeutschel Đây máy quét chuyên dụng dành cho tài liệu khổ lớn Tiếp đến, phịng ban, đơn vị phải có kế hoạch cụ thể số lượng hồ sơ, tài liệu cần số hóa, xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị cao thực số hóa trước, hồ sơ, tài liệu có giá trị thấp số hóa sau Những hồ sơ, tài liệu vừa hồn thành hồ sơ cơng trình lớn, cơng trình trọng điểm ưu tiên số hóa trước Theo Tiêu chuẩn An ninh thơng tin ISO/IEC27001:2013, có 07 bước số hóa thực hiện: Bước 1: Nhận bàn giao tài liệu giấy Đơn vị, cá nhân thực số hóa tài liệu tiếp nhận tài liệu từ phong ban, đơn vị từ kho lưu trữ Cần lập biên giao nhận tài liệu để xác định số lượng, tên phơng (khối) tài liệu số hóa 49 Bước 2: Chuẩn bị tài liệu Cán số hóa kiểm tra tài liệu thu thập đồng thời phân loại theo phông (khối) tài liệu Để chuẩn bị tốt cho bước tài liệu cần lấy khỏi bìa cứng, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng trang tài liệu Khâu phân loại tài liệu cần phân loại riêng tài liệu rách hư hỏng để lên phương án phục hồi (nếu có thể) Bước 3: Quét tài liệu - Thiết lập hệ thống: Scan thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu, tạo liệu metadata - Lựa chọn máy quyét tài liệu hợp lý để phù hợp với loại tài liệu, giúp rút ngắn thời gian quét Hồ sơ hành thơng thường số hóa máy scan tích hợp với máy in, với tài liệu khổ lớn scan máy chuyên dụng Tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu để áp dụng kỹ thuật scan tờ hồ sơ lưu trữ thông thường, hay áp dụng kỹ thuật tiến Bookscan dạng tài liệu địng Tài liệu hồ sơ giấy thơng thường khổ A4 – A0 tiến hành máy quét tự động Các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả hư hỏng tiến hành quét máy quét phẳng Các tài liệu dạng tài liệu không tháo gáy thực máy quét sách A4 – A0 Bước 4: Kiểm tra file sau quét Việc kiểm tra file đầu ra, file tài liệu sau quét chia làm lần để đảm bảo chất lượng không bị sai sót Trường hợp tài liệu sau qt khơng đáp ứng yêu cầu bị mờ, góc… cần tiến hành quét lại Tiêu chí kiểm tra bao gồm: Bước 5: Nhập liệu liệu Quá trình nhập liệu áp dụng hai phương pháp hỗn hợp hai: - Nhập liệu tự động: Áp dụng gốc chất lượng cao, tài liệu 50 với cách nhập liệu nên sử dụng công nghệ OCR (nhận dang ký tự quang học) để bóc tách thơng tin nhập liệu tự động vào trường thông tin yêu cầu - Nhập liệu thủ công: Áp dụng với gốc chất lượng thấp, tài liệu cũ, nhận dạng Nhân viên nhập liệu nhập tay liệu trường thông tin yêu cầu Các trường thông tin tài liệu sau nhập liệu lưu trữ file sở liệu, liên kết với file ảnh quét Vì sở liệu số hóa bao gồm file ảnh file chứa trường thôn tin nhập liệu Bước 6: Kiểm tra liệu sau nhập liệu Tiêu chí kiểm tra: Kiểm tra nội dung trường nhập liệu đối chiếu với tài liệu gốc quét Nếu sai sửa lại phần mềm có lưu vết thơng tin sửa Bước 7: Hoàn thiện sở liệu sau nhập liệu Thực kết xuất lưu trữ thông tin vào hệ thống phần mềm quản lý Viện: Máy chủ, thiết bị lưu trữ… Những lợi ích việc số hóa hồ sơ tài liệu VKHCNXD là: - Kéo dài tuổi thọ tài liệu: Với tài liệu vật lý, thời gian lưu trữ lâu chất lượng lưu trữ giảm Những tài liệu có khả bị hỏng yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt… Đặc biệt trình sử dụng bị thất cá nhân sơ ý Thông tin lưu trữ dạng số giúp quan lưu trữ khoảng thời gian dài mà không cần lo lắng tuổi thọ tài liệu Ngồi ra, số hóa tài liệu lưu trữ giúp cán dễ dàng khôi phục chỉnh lý tài liệu dễ dàng - Tiết kiệm thời gian, chi phí: Tài liệu số hóa tìm kiếm dễ dàng với vài thao tác máy tính Đồng thời giúp quan giảm thiểu số lượng tài liệu giấy cần bảo quản nên tiết kiệm tối đa chi phí nhân lực 51 Tiểu kết chương Tại chương cuối, nêu ưu điểm hạn chế tồn quản lý hồ sơ VKHCNXD Từ đưa giải pháp nhằm phát huy ưu điểm cách khắc phục hạn chế Những giải pháp góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ quan 52 KẾT LUẬN Việc quản lý hồ sơ có khoa học giúp cho việc tra cứu thông tin quan, tổ chức nhanh chóng, đủ xác để giải công việc kịp thời, hiệu quả, đồng thời góp phần giữ gìn bí mật quan, tổ chức hay doanh nghiệp Quản lý hồ sơ tốt cịn tránh tình trạng tài liệu bị bó gói bị thất lạc trước đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho khai thác, nghiên cứu Qua trình tìm hiểu khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ Viện Khoa học Cơng nghệ Xây dựng, thấy bản, phòng ban, đơn vị thuộc quan thực tốt công tác quản lý hồ sơ phịng ban, đơn vị Có hoạt động nghiệp vụ thực đầy đủ, nghiêm túc theo quy định số nghiệp vụ số đơn vị chưa thực nghiêm chỉnh Những điều phần làm giảm hiệu công việc ảnh hưởng tới công tác quản lý hồ sơ quan Việc đưa giải pháp đề tài đóng góp phần nhỏ việc khắc phục hạn chế nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ hành quan 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 16/4/2013 Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 công tác văn thư Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (2016), Quyết định số 1795/QĐVKH ngày 11/11/2016 Viện trưởng VKHCNXD ban hành Quy chế đào tạo trình độ tiến sĩ Viện KHCN Xây dựng; Chu Ngát (2021), viết “Tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc quan, tổ chức”, địa chỉ: https://sonoivu.backan.gov.vn/Pages/thong-tin-chuyen-nganh-388/van-thuluutru-439/tam-quan-trong-cua-viec-lap-ho-so-3b0fc8ab335f86c8.aspx Kiều Thị Ngọc Mai (2000), viết “Vài ý kiến công tác quản lý tài liệu lập hồ sơ Cơ quan quản lý hành nhà nước”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số Nguyễn Dỗn Phương Nam (2020), “Cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Sở Xây dựng thành phố Hà Nội”, khóa luận tốt nghiệp, trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Nguyễn Thị Hồng Liên (2020), “Quản lý hồ sơ công việc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, khóa luận tốt nghiệp, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10 Phạm Thảo Lan (2020), “Quản lý hồ sơ công tác Đảng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, khóa luận tốt nghiệp, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 54 11 PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), “Giáo trình Văn thư”, NXB Lao Động; 12 TS Chu Thị Hậu (2016), “Giáo trình Lý luận phương pháp công tác lưu trữ”, NXB Lao Động; 13 Tô Duy Nghĩa (2002), viết “Một vài suy nghĩ việc lập hồ sơ vấn đề Uỷ ban Kiểm tra Trung ương”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 14 Viện khoa học công nghệ xây dựng (2018), địa chỉ: http://www.ibst.vn/tin-tuc/chuc-nang-nhiem-vu/chuc-nangnhiemvu714603.html 55 PHỤ LỤC Hình ảnh Viện Khoa học Cơng nghệ Xây dựng Hình ảnh Tủ đựng hồ sơ, tài liệu đặt phận Văn thư 56 Hình ảnh Tập lưu văn “Phiếu đề nghị giao việc” năm 2022 phận Văn thư, VKHCNXD Hình ảnh Máy in phục vụ cho công tác văn thư khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu 57 ... thực trạng quản lý hồ sơ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng chương 18 CHƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 2.1 Khái quát Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 2.1.1 Lịch... hiệu quản lý hồ sơ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng Căn vào thực trạng quản lý hồ sơ chương 2, đưa ưu điểm hạn chế quan quản lý hồ sơ, đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu quản lý hồ sơ Viện Khoa học. .. lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu quy trình, phục vụ cho việc bảo quản khai thác sử dụng dễ dàng 1.2.2 Quy định Bộ Xây dựng Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng quản lý hồ sơ Viện Khoa học Công nghệ