Hà Nội, ngày 16 tháng 10 năm 2020 BÁO CÁO Vv Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo I CĂN CỨ PHÁP LÝ 1 1 Quyết định 062020QĐ TTg về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam; 1 2 Quyết định 762010QĐ TTg về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam; 1 3 Quyết định 7292020QĐ BNG về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam; 1 4 Quyết định 142016QĐ UBND thành phố Hà Nội ban hành quy chế quản l.
Hà Nội, ngày 16 tháng 10 năm 2020 BÁO CÁO V/v: Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo I CĂN CỨ PHÁP LÝ 1.1 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg việc tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam; 1.2 Quyết định 76/2010/QĐ-TTg việc tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam; 1.3 Quyết định 729/2020/QĐ-BNG việc cơng bố thủ tục hành tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam; 1.4 Quyết định 14/2016/QĐ-UBND thành phố Hà Nội ban hành quy chế quản lý, tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế địa bàn thành phố Hà Nội II ĐỐI TƯỢNG PHẢI XIN CẤP PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO 2.1 Theo quy định Quyết định 06/2020/QĐ-TTg Hội Nghị, hội thảo quốc tế phải thực thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo Theo quy định Điều Quyết định 06/2020/QĐ-TTg: “1 Hội nghị, hội thảo quốc tế” hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngồi, tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp lãnh thổ Việt Nam, theo hình thức trực tuyến với đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm: a) Hội nghị, hội thảo quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có tham gia có nhận tài trợ nước ngoài; b) Hội nghị, hội thảo tổ chức nước ngồi tổ chức.” Trong “Cơ quan, tổ chức Việt Nam” bao gồm quan, tổ chức thành lập theo pháp luật Việt Nam thuộc thẩm quyền quản lý Chính phủ, quan hành nhà nước trung ương quyền địa phương 2.2 Đối với Hội nghị, hội thảo khơng có yếu tố nước tức tổ chức cơ, quan tổ chức Việt Nam, khơng có tham gia hay nhận tài trợ nước ngồi khơng cần thực thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị III QUY ĐỊNH VỀ THỰC HIỆN XIN GIẤY PHÉP 3.1 Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Điều Quyết định 06/2020/QĐ-TTg) 3.1.1 Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sau: − Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự người đứng đầu quan chức cấp Bộ trưởng tương đương trở lên nước, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế; − Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến vấn đề chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phịng, dân tộc, tơn giáo, quyền người thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 3.1.2 Người có thẩm quyền định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quan, địa phương cho phép đơn vị tổ chức sau tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trường hợp khơng thuộc quy định nêu đó: (i) Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm tn thủ quy trình tiếp nhận, thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định Điều 3, 4, Quyết định 06/2020/QĐ-TTg thẩm quyền, thẩm định hồ sơ (Khoản Điều Quyết định 06/2020/QĐ-TTg) (ii) Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế Hà Nội (Điều Quyết định 14/2016/QĐ-UBND) − Chủ tịch UBND Thành phố định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế UBND Thành phố cho phép đơn vị trực thuộc, tổ chức nước (trừ trường hợp thuộc thẩm quyền quản lý Bộ Ngoại giao) có thành viên tham dự từ cấp Phó Thị trưởng tương đương trở xuống nội dung không liên quan đến vấn đề trị, an ninh, quốc phịng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ, không thuộc phạm vi bí mật nhà nước; − Chủ tịch UBND Thành phố ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ định việc cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đơn vị tổ chức doanh nghiệp thuộc tất loại hình hoạt động hợp pháp Việt Nam, ngoại trừ loại hình doanh nghiệp nhà nước, công ty TNHH nhà nước thành viên thuộc thành phố 3.2 Đầu mục hồ sơ (Khoản Điều Quyết định 06/2020/QĐ-TTg) 3.2.1 Hồ sơ xin phép bao gồm: − Công văn xin phép tổ chức; − Đề án tổ chức theo Mẫu 01;; − Văn có ý kiến quan liên quan trường hợp quy định pháp luật khác có yêu cầu; − Văn đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có) Số lượng hồ sơ: Một (01) (iii) Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo Hà Nội, hồ sơ xin cấp phép gồm (Khoản Điều Quyết định 14/2016/QĐ-UBND) − Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Theo mẫu Phụ lục I); − Nội dung: nội dung trình bày hội nghị, hội thảo quốc tế tài liệu dự kiến phát hội nghị, hội thảo quốc tế Tài liệu tiếng nước phải dịch tiếng Việt đóng dấu xác nhận đơn vị; − Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư (đồng thời Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế doanh nghiệp; − Giấy phép hoạt động tổ chức nước ngồi quan có thẩm quyền Việt Nam cấp (nếu có); − Cơng văn thống quan chủ quản quan, đơn vị nhà nước trực thuộc Sở, ban, ngành, UBND quận, huyện, thị xã; − Công văn thống Sở, ngành theo lĩnh vực chuyên ngành UBND quận, huyện, thị xã theo phân cấp quản lý quỹ, hội đoàn thể thuộc Thành phố; − Đối với hội thảo tư vấn du học nước ngồi, ngồi giấy tờ kể trên, cần có: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học tự túc; văn ký kết hợp tác du học, đào tạo đơn vị tổ chức (tư vấn) với phía đối tác nước ngồi; thư từ giao dịch chứng nhận đại diện phía nước ngồi tham dự hội thảo; − Đối với hội nghị hội thảo giới thiệu thuốc cần có Giấy tiếp nhận hồ sơ hội thảo giới thiệu thuốc Sở Y tế Hà Nội; − Văn xác nhận tiếp nhận thông báo tổ chức hội nghị, hội thảo, đào tạo bán hàng đa cấp Sở Công thương Hà Nội riêng hội nghị, hội thảo quốc tế hoạt động bán hàng đa cấp tổ chức địa điểm trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện địa điểm kinh doanh doanh nghiệp có nội dung quy định Khoản Điều 18 Nghị định 42/2014/NĐ-CP; − Các giấy tờ nộp chứng thực quan nhà nước có thẩm quyền (khi nộp mang theo để cán tiếp nhận hồ sơ đối chiếu) Số lượng: (01) hồ sơ 3.3 Trình tự thực (Phần II Quyết định 729/2020/QĐ-BNG) 3.3.1 Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép Thủ tướng Chính phủ (Mục I.1) − Bước 1: Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho quan người có thẩm quyền Thời hạn 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức − Bước 2: Sau nhận hồ sơ, người có thẩm quyền lấy ý kiến văn Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; quan, địa phương liên quan Cơ quan, địa phương lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời văn thời gian không 15 ngày kể từ ngày nhận văn đề nghị − Bước 3: Sau có đầy đủ ý kiến văn Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; quan, địa phương liên quan, người có thẩm quyền trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế − Bước 4: Sau nhận ý kiến Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm quyền trả lời văn cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ Công an quan, địa phương có liên quan − Cách thức thực hiện: Trực tiếp, bưu điện, trực tuyến (tùy theo quan người có thẩm quyền) 3.3.2 Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép Thủ tướng Chính phủ (Mục II.1) − Bước 1: Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho quan người có thẩm quyền Thời hạn 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức − Bước 2: Sau nhận hồ sơ, người có thẩm quyền lấy ý kiến văn quan, địa phương có liên quan Cơ quan, địa phương lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời văn thời gian không 15 ngày kể từ ngày nhận văn đề nghị − Bước 3: Sau có đầy đủ ý kiến văn quan, địa phương liên quan, người có thẩm quyền trả lời văn cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho quan, địa phương có liên quan − Cách thức thực hiện: Trực tiếp, bưu điện, trực tuyến (tùy theo quan người có thẩm quyền) 3.3.3 Đối với chương trình, dự án, phi dự án phê duyệt có hợp phần tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chưa có Đề án tổ chức theo Mẫu 01 (đính kèm trên) quan phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án khơng phải quan người có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức cần tiến hành thực theo quy trình quy định khoản Quyết định 06/2020/QĐ-TTg trước tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (tức phải tiến hành nộp hồ sơ theo quy định đầu mục thời hạn nộp hồ sơ trường hợp nêu mục 3.3.1 3.3.2 Báo cáo này) 3.3.4 Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế địa bàn Hà Nội ((Điều Quyết định 14/2016/QĐ-UBND) (i) Thời gian nộp hồ sơ: 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Khoản 2) (ii) Địa điểm nộp hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ hành Sở Ngoại vụ Hà Nội, số 10 Lê Lai, Hoàn Kiếm, Hà Nội (Khoản 4) (iii) Thời hạn giải hồ sơ (Khoản 5) − Đối với trường hợp Chủ tịch UBND Thành phố cho phép: 07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Trường hợp cần phải lấy ý kiến quan chuyên môn 12 ngày − Đối với trường hợp Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép: 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Trường hợp cần phải lấy ý kiến quan chuyên môn 10 ngày − Đối với trường hợp hồ sơ không hợp lệ, vòng 02 ngày, Sở Ngoại vụ trả lại có văn trả lời hướng dẫn bổ sung đầy đủ, theo quy định (điểm d, Khoản 2, Điều Quyết định 14/2016/QĐ-UBND) − Đối với trường hợp quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có đề nghị thay đổi nội dung kế hoạch tổ chức: Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND Thành phố cho phép, có thay đổi phải có giải trình văn gửi Sở Ngoại vụ 05 ngày trước ngày tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế để Sở Ngoại vụ trình UBND Thành phố định trả lời đồng ý không đồng ý nội dung thay đổi sau 03 ngày kể từ nhận văn giải trình; Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giải Giám đốc Sở Ngoại vụ, có thay đổi phải giải trình văn gửi Sở Ngoại vụ 03 ngày trước ngày tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế Sở Ngoại vụ có trách nhiệm trả lời đồng ý khơng đồng ý nội dung thay đổi sau 02 ngày kể từ nhận văn giải trình 3.3.5 Nếu đơn vị tổ chức cần xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, đơn vị tổ chức quan người có thẩm quyền thực việc xin chủ trương đăng cai theo quy trình thẩm quyền quy định Điều Điều Quyết định 06/2020/QĐ-TTg − Hồ sơ xin chủ trương cần nêu lý do, mục đích, chủ đề, dự kiến thành phần tham dự dự kiến nguồn kinh phí (Điều Quyết định 06/2020/QĐ-TTg) − Trình tự thực theo quy định Mục III.1 IV.1 Phần II Quyết định 729/2020/QĐ-BNG IV QUY ĐỊNH VỀ SAU KHI ĐƯỢC CẤP PHÉP Sau người có thẩm quyền cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm (Khoản Điều Quyết định 06/2020/QĐ-TTg): 4.1.1 Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung Đề án phê duyệt; thực quy định tài hành; 4.1.2 Báo cáo quan người có thẩm quyền kết tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thời gian 15 ngày chịu trách nhiệm nội dung báo cáo kể từ kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp (Mẫu 02 kèm theo) V QUY ĐỊNH VỀ XỬ PHẠT HÀNH CHÍNH 5.1 Bộ Ngoại giao, Bộ Cơng an quan quản lý lĩnh vực liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế, địa phương nơi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có trách nhiệm đề nghị quan người có thẩm quyền xem xét đình việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế xử lý theo quy định pháp luật xử lý vi phạm hành phát việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm quy định nêu (Khoản Điều Quyết định 06/2020/QĐ-TTg) 5.2 Thẩm quyền xử phạt vi phạm hội nghị, hội thảo tổ chức địa bàn Hà Nội (Điều Quyết định 14/2016/QĐ-UBND): 5.2.1 Sở Ngoại vụ thực việc tra, kiểm tra quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có biện pháp xử lý kịp thời, lập biên bản, đình việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật cố ý làm trái quy định Quy chế trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (điểm đ Khoản 1) ; 5.2.2 Công an thành phố Hà Nội phối hợp với Sở Ngoại vụ quan liên quan việc kiểm tra thực hiện, có biện pháp xử lý kịp thời quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật cố ý làm trái quy định Quy chế trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (điểm b Khoản 2); 5.2.3 Các quan liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế (Sở Xây dụng, Sở Thơng tin Truyền thơng, Sở Văn hóa Thể thao) thông báo phối hợp với Sở Ngoại vụ để xử lý vi phạm phát việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật quy định Quy chế này, đơn vị quản lý lĩnh vực liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo (điểm d Khoản 6) ... 729/2020/QĐ-BNG) 3.3.1 Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép Thủ tướng Chính phủ (Mục I.1) − Bước 1: Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho... quyền) 3.3.2 Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép Thủ tướng Chính phủ (Mục II.1) − Bước 1: Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế... định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quan, địa phương cho phép đơn vị tổ chức sau tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trường hợp không thuộc quy định nêu đó: (i) Bộ trưởng, Thủ trưởng