CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI
Một số khái niệm công nợ và kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tạo ra các mối quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán, cũng như giữa các đơn vị và trong nội bộ công ty Từ những mối quan hệ này, phát sinh các khoản nợ phải thu hoặc phải trả, được gọi là công nợ Công nợ bao gồm các khoản phải thu và phải trả.
Công nợ bao gồm các khoản phải thu và phải trả liên quan đến nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài doanh nghiệp Các khoản phải thu là số tiền mà doanh nghiệp kỳ vọng nhận được từ khách hàng hoặc đối tác.
Các khoản phải thu là tài sản của doanh nghiệp, nhưng hiện tại đang do cá nhân hoặc tổ chức khác tạm thời chiếm dụng Chúng được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán, bao gồm cả các khoản nợ chưa thu hồi và những khoản nợ chưa đến hạn thanh toán Các khoản phải thu được xem là tài sản vì chúng đại diện cho số tiền mà doanh nghiệp sẽ nhận được trong tương lai.
Các khoản phải thu của doanh nghiệp được phân loại theo thời gian thu hồi nợ Khoản phải thu ngắn hạn là những khoản có thời gian thu tiền không quá một năm hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường Ngược lại, khoản phải thu dài hạn là những khoản có thời gian thu tiền trên một năm hoặc lớn hơn chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, và được ghi nhận là tài sản dài hạn trên Bảng cân đối kế toán.
Khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng mà chưa nhận được thanh toán ngay lập tức, khoản tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định được gọi là khoản phải thu Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có các khoản phải trả, phản ánh nghĩa vụ tài chính đối với bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp, phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã diễn ra trước đó, mà doanh nghiệp cần thanh toán bằng nguồn lực của mình.
Khoản phải trả là trách nhiệm hiện tại của doanh nghiệp đối với các đơn vị khác, phát sinh từ các nghiệp vụ kinh tế trong quá khứ Doanh nghiệp có nghĩa vụ sử dụng tài sản của mình để hoàn thành trách nhiệm này Thông thường, các doanh nghiệp vay vốn từ ngân hàng và nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu huy động vốn hoặc khi gặp khó khăn tài chính.
Trên Bảng cân đối kế toán, khoản phải trả được xem là nợ của doanh nghiệp Nợ phải trả được phân loại dựa vào thời hạn thanh toán, bao gồm nợ ngắn hạn cho các khoản nợ dưới một năm và nợ dài hạn cho các khoản nợ trên một năm.
Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán
Thanh toán là quá trình chuyển giao tài sản giữa các bên, bao gồm cá nhân, công ty hoặc tổ chức, thường diễn ra trong các giao dịch mua bán sản phẩm hoặc dịch vụ có tính ràng buộc pháp lý.
1.2.2 Khái niệm phương thức thanh toán và hình thức thanh toán:
Phương thức thanh toán là hình thức chi trả cho hợp đồng mua bán mà bên bán và bên mua đã thống nhất Đối với thanh toán trong nước, thường có nhiều lựa chọn khác nhau để đáp ứng nhu cầu của cả hai bên.
2 phương thức thanh toán là: thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm
Thanh toán trực tiếp là hình thức mà doanh nghiệp thương mại thực hiện thanh toán ngay cho người bán sau khi nhận hàng Phương thức thanh toán có thể bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, hoặc hàng đổi hàng, tạo sự thuận tiện và nhanh chóng trong giao dịch.
Thanh toán chậm trả là tình huống khi doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán Hình thức thanh toán này có thể được thực hiện dựa trên các điều kiện tín dụng ưu đãi đã được thỏa thuận giữa hai bên.
Hình thức thanh toán là tổng thể các quy định liên quan đến cách thức trả tiền, bao gồm sự liên kết giữa các yếu tố trong quá trình thanh toán Có hai loại hình thức thanh toán chính: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các hình thức như tiền Việt Nam, ngoại tệ, hối phiếu ngân hàng và các giấy tờ có giá trị Đây là phương thức thanh toán trực tiếp giữa bên mua và bên bán Khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ, bên mua sẽ xuất tiền mặt từ quỹ để trả cho người bán Hình thức này thường chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, vì khi giao dịch có giá trị lớn, việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn Thông thường, thanh toán bằng tiền mặt được áp dụng cho công nhân viên và các nhà cung cấp nhỏ.
Thanh toán không bằng tiền mặt là phương thức thanh toán thông qua việc chuyển khoản hoặc bù trừ qua ngân hàng Các hình thức thanh toán này bao gồm: Séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi và thư tín dụng (L/C).
Séc là một phương thức thanh toán do chủ tài khoản lập theo mẫu của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản để trả cho đơn vị được ghi trên Séc Người phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng Séc, và Séc chỉ được phát hành khi tài khoản có đủ số dư Các loại Séc thanh toán bao gồm Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức.
Thanh toán bằng ủy nhiệm thu là phương thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc thu hộ một khoản tiền từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
Thanh toán bằng ủy nhiệm chi là hình thức mà chủ tài khoản ủy quyền cho ngân hàng chuyển một số tiền nhất định cho các mục đích như trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước và thực hiện các khoản thanh toán khác.
Thanh toán bù trừ là hình thức áp dụng giữa hai tổ chức có quan hệ mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau Trong quá trình này, hai bên sẽ định kỳ đối chiếu số tiền đã thanh toán và số tiền phải thanh toán để thực hiện bù trừ Sau khi bù trừ, các bên chỉ cần chi trả số chênh lệch còn lại Việc thanh toán cần được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận và lập thành văn bản để làm căn cứ theo dõi.
Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) là hình thức mà bên mua phải mở một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo thanh toán cho bên bán Sau khi giao hàng, ngân hàng của bên mua sẽ chuyển tiền cho ngân hàng của bên bán Hình thức này thường được áp dụng giữa các đơn vị không cùng địa phương và không tin tưởng lẫn nhau Mặc dù ít được sử dụng trong thanh toán nội địa, L/C lại rất phổ biến trong thanh toán quốc tế, chủ yếu sử dụng ngoại tệ.
Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.
Nội dung kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán trong doanh nghiệp
1.3.1 Khoản phải thu trong doanh nghiệp
1.3.1.1 Khái niệm khoản phải thu
Phải thu khách hàng xuất hiện khi doanh nghiệp thực hiện bán hàng hóa, vật tư, tài sản thanh lý hoặc dịch vụ theo hình thức bán chịu hoặc trả trước Để giảm thiểu rủi ro và tổn thất do khách hàng không thanh toán hoặc giảm khả năng thanh toán nợ, doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán thanh toán một cách hiệu quả với từng khách hàng, đặc biệt là những khách hàng có số tiền phải thu lớn.
Khoản phải thu là quyền lợi của doanh nghiệp đối với tiền, hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp dự kiến sẽ nhận được trong tương lai Đây là tài sản của doanh nghiệp đang bị chiếm dụng bởi các tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân khác, và doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi khoản nợ này.
Các khoản phải thu trong doanh nghiệp sản xuất – thương mại bao gồm phải thu khách hàng, các khoản phải thu nội bộ, các khoản phải thu khác và dự phòng phải thu khó đòi Trong số đó, khoản phải thu khách hàng đóng vai trò quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Do đó, việc theo dõi và quản lý các khoản phải thu này là rất cần thiết để đảm bảo tình hình tài chính ổn định.
1.3.1.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản phải thu
Ghi chép nợ phải thu khách hàng cần được thực hiện một cách kịp thời và chặt chẽ, bao gồm các thông tin về đối tượng, thời hạn thanh toán và chiết khấu Kế toán phải thu cần nắm rõ tình hình nợ phải thu, chính sách bán chịu và quy định về thanh toán quốc tế Định kỳ, kế toán phải lập báo cáo chi tiết về tình hình nợ phải thu và tiến hành đối chiếu công nợ với những khách hàng thường xuyên vào cuối kỳ.
Kế toán cần thực hiện xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác minh bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày, đặc biệt là những khoản khó thu hồi Điều này nhằm làm căn cứ cho việc lập dự phòng phải thu khó đòi liên quan đến các khoản thu này.
Các tài khoản phải thu thường có số dư bên Nợ, nhưng có thể xuất hiện số dư bên Có đối với từng đối tượng phải thu Vào cuối kỳ kế toán, khi lập báo cáo tài chính, các chỉ tiêu phải thu và phải trả được tính toán bằng cách lấy số dư chi tiết các khoản nợ phải thu, để phản ánh trên Bảng cân đối kế toán ở hai chỉ tiêu “Tài sản” và “Nguồn vốn”.
1.3.1.3 Nguyên tắt kế toán các khoản phải thu a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi ( trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. e) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giả hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao f) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc :
- Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng ( bên Nợ tài khoản
Khi kế toán ghi nhận giao dịch, tài khoản 131 phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, cụ thể là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi khách hàng thực hiện thanh toán Đối với trường hợp nhận tiền trước từ người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh sẽ được áp dụng cho số tiền đã nhận trước trong bên Nợ tài khoản 131.
Khi thu hồi nợ phải thu từ khách hàng (bên Có tài khoản 131), kế toán cần quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế cụ thể cho từng đối tượng khách nợ Nếu khách nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá thực tế được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động của các giao dịch đó Đối với trường hợp nhận trước tiền từ người mua, bên Có tài khoản 131 sẽ áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền, tương ứng với tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền.
Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản phải thu từ khách hàng có gốc ngoại tệ tại mọi thời điểm lập Báo cáo tài chính, tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch với nhiều ngân hàng, họ có thể lựa chọn tỷ giá mua của một ngân hàng mà họ thường xuyên giao dịch Đối với các đơn vị trong tập đoàn, tỷ giá chung do Công ty mẹ quy định sẽ được áp dụng để đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ từ các giao dịch nội bộ, đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế.
1.3.2 Khoản phải trả trong doanh nghiệp
1.3.2.1 Khái niệm khoản phải trả
Khoản phải trả là một phần của nguồn vốn doanh nghiệp, thể hiện nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp và các bên liên quan về vật tư, hàng hóa, sản phẩm đã nhận trong một khoảng thời gian nhất định Đây là những khoản doanh nghiệp chiếm dụng từ các cá nhân và tổ chức khác, cả trong và ngoài doanh nghiệp.
Nợ phải trả là các khoản nợ mà doanh nghiệp phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh và mua hàng, cần thanh toán cho các chủ nợ Theo thời hạn thanh toán, nợ phải trả được chia thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Trong bảng cân đối kế toán, khoản phải trả được xem là nợ của doanh nghiệp, bao gồm cả nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Nợ dài hạn là những khoản nợ và nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp cần thanh toán sau một năm kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán.
Nhiệm vụ của tổ chức kế toán công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán
Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có nguồn gốc ngoại tệ tại mọi thời điểm lập Báo cáo tài chính, theo quy định pháp luật hiện hành.
Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá lại khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Các đơn vị trong tập đoàn áp dụng tỷ giá chung do Công ty mẹ quy định, đảm bảo sát với tỷ giá thực tế để đánh giá các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ từ giao dịch nội bộ Đối với bên giao nhập khẩu ủy thác, số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu được ghi nhận như khoản phải trả thông thường Đối với vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhưng chưa có hóa đơn, cần sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh về giá thực tế khi nhận hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán cần ghi rõ các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, và giảm giá hàng bán nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
1.4 Nhiệm vụ của tổ chức kế toán công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán
Tổ chức ghi chép là cần thiết để theo dõi chi tiết các khoản phải thu và phải trả theo từng đối tượng và thời gian, nhằm đảm bảo thanh toán kịp thời và tránh tình trạng chiếm dụng vốn Đối với khách hàng có giao dịch thường xuyên hoặc số dư nợ lớn, việc kiểm tra và đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ nên được thực hiện định kỳ hoặc vào cuối niên độ kế toán Nếu cần thiết, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản.
Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và kỷ luật thanh toán là rất quan trọng Cần tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ của từng loại cho quản lý, từ đó giúp đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp.
Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán chi tiết, tổng hợp là cần thiết để quản lý công nợ phải thu và phải trả hiệu quả Cần xây dựng nguyên tắc và quy trình kế toán rõ ràng cho việc thanh toán với người mua, người bán, đảm bảo tính khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, đồng thời tuân thủ các quy định và chế độ hiện hành.
Kế toán khoản phải thu và phải trả trong trong nghiệp
1.5.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng
1.5.1.1 Kế toán phải thu khách hàng
Quan hệ phải thu khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện bán hàng hóa, vật tư, tài sản thanh lý hoặc cung cấp dịch vụ theo hình thức bán chịu hoặc trả trước Để giảm thiểu rủi ro và tổn thất do khách hàng không thanh toán hoặc giảm khả năng thanh toán, doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán thanh toán một cách hiệu quả với từng khách hàng, đặc biệt là những khách hàng có số tiền phải thu lớn.
Chứng từ sổ sách sử dụng:
- Giấy báo Có của ngân hàng
- Biên bản xác nhận công nợ
- Biên bản nghiệm thu bán hàng
- Sổ chi tiết theo dõi khách hàng
Tài khoản sử dụng: TK 131 “ Phải thu của khách hàng”
TK 131 “ Phải thu khách hàng”
SDĐK: Khoản phải thu KH đầu kỳ SDĐK: số tiền KH ứng trước còn
- Số tiền phải thu KH mua chịu - Số tiền khách hàng đã trả nợ
- Số tiền thu thừa của khách đã trả - Nợ phải thu giảm do giảm giá, chiết khấu
Đánh giá lại các khoản thu bằng cách xem xét số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ Số tiền còn phải thu từ khách hàng vào cuối kỳ sẽ được xác định để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
TK 131 có thể có dư Nợ hoặc dư Có Do đó, khi tổng hợp nợ với khách hàng, cần phân loại rõ ràng các khách hàng có số dư Nợ để ghi vào mục “Tài sản” và các khách hàng có số dư Có để ghi vào mục “Nguồn vốn” trong Bảng cân đối kế toán.
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ phải thu khách hàng
1.5.1.2 Quy trình ghi sổ kế toán
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán phải thu khách hàng
(1) Tiếp nhận yêu cầu mua nợ hàng: khi khách hàng muốn mua nợ thì nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu mua nợ của khách hàng
Sau khi nhận được yêu cầu mua nợ từ khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ chuyển thông tin này đến kế toán công nợ để xử lý.
Kiểm tra sự tồn tại của khách hàng là bước đầu tiên khi tiếp nhận yêu cầu mua nợ Kế toán công nợ sẽ xác minh xem khách hàng có nằm trong danh sách hay không.
Theo dõi chi tiết công nợ Ghi sổ
Chấp nhận cho nợ Kiểm tra yêu cầu
Kiểm tra sự tồn tại của khách hàng
Gửi đề nghị mua nợ của khách hàng
Trước khi quyết định mua nợ của khách hàng, cần xác nhận yêu cầu mua nợ từ phần mềm kế toán Sau đó, kiểm tra tình trạng nợ của công ty để đưa ra quyết định phù hợp Nếu đồng ý mua nợ, cần thiết lập các điều kiện rõ ràng, bao gồm thời gian thanh toán và việc ký kết hợp đồng.
Nếu khách hàng đã tồn tại trong danh mục Khách hàng trên phần mềm kế toán của công ty thì thực hiện bước (8)
Nếu khách hàng chưa từng giao dịch với công ty, họ sẽ không được phép nợ do thiếu thông tin và nguy cơ vỡ nợ cao Công ty thường áp dụng các chính sách ưu đãi để thu hút và giữ chân khách hàng, nhằm xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền vững.
Kế toán cần kiểm tra thông tin khách hàng trên phần mềm để xác định xem họ có đủ điều kiện mua nợ tiếp hay không Việc này bao gồm việc xem xét chi tiết công nợ của khách hàng; nếu họ còn nợ và có nguy cơ cao, công ty sẽ thảo luận và thiết lập thỏa thuận về việc trả nợ đúng hạn Ngoài ra, cũng cần kiểm tra xem khách hàng có phát sinh khoản trả trước nào để có thể bù trừ công nợ.
Khi khách hàng yêu cầu mua nợ, kế toán sẽ kiểm tra và nếu chấp nhận, bộ phận bán hàng sẽ tiến hành xuất bán và lập hóa đơn Sau khi chấp nhận yêu cầu, công ty sẽ lập một bản cam kết mua nợ, trong đó ghi rõ thời gian thanh toán Hai bên sẽ ký kết thỏa thuận, và bên mua có trách nhiệm thanh toán nợ đúng hạn cho công ty.
Khi kế toán thông báo đồng ý cho khách hàng mua nợ, bộ phận bán hàng sẽ căn cứ vào hợp đồng đã ký kết và phiếu xuất kho để lập hóa đơn GTGT.
Sau khi hoàn tất thủ tục bán nợ hàng hóa và dịch vụ, kế toán sẽ dựa vào hóa đơn giá trị gia tăng đã được kiểm tra cùng với các chứng từ liên quan để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Quá trình này bao gồm việc xác định tài khoản và hạch toán Nợ Có Các dữ liệu này sẽ được tự động cập nhật lên các số liệu kế toán tổng hợp và các số liệu chi tiết liên quan.
Theo dõi chi tiết nợ là một bước quan trọng trong quy trình kế toán, giúp dữ liệu tự động cập nhật vào các số liệu liên quan trong phần mềm kế toán sau khi ghi sổ.
1.5.2 Kế toán khoản phải trả người bán
1.5.2.1 Kế toán phải trả người bán
Trong quan hệ mua bán vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố định và dịch vụ, việc phải trả cho người bán là điều thường gặp Khi doanh nghiệp thực hiện mua chịu, sẽ phát sinh nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả Ngược lại, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán, sẽ hình thành khoản nợ phải thu từ người cung cấp.
Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Tài khoản sử dụng: TK 331: “ Phải trả người bán”.
TK 331 “ Phải trả người bán”
SDĐK: Số tiền phải trả người bán đầu kỳ
- Số nợ phải trả người bán đã trả - Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng
Số nợ sẽ được ghi giảm khi người bán chấp nhận trả lại tiền mà doanh nghiệp đã ứng trước, bao gồm cả việc giảm giá, chiết khấu và trả lại hàng Giá trị hàng hóa nhận được sẽ tương ứng với số tiền đã ứng trước.
Số tiền ứng trước cho người bán sẽ được điều chỉnh lại theo hóa đơn khi hàng hóa, vật tư chưa được nhận, trước đó ghi theo giá tạm tính.
- đánh giá lại các khoản phải trả bằng ngoại tệ
SDCK: Số tiền đã ứng trước cho người SDCK: Số tiền phải trả người bán cuối kỳ hoặc số tiền tra nhiều hơn số phải trả
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI
GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI
Đánh giá chung về công tác kế toán kế toán công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán trong công ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại và Dịch Vụ Cơ Khí Trung Nghĩa
Vụ Cơ Khí Trung Nghĩa
Trong bối cảnh nền kinh tế biến động hiện nay, hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn và hạn chế sự phát triển Tuy nhiên, nhờ vào khả năng lãnh đạo xuất sắc của ban Giám đốc cùng với sự đoàn kết, năng động và nhiệt huyết của đội ngũ nhân viên, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể và ngày càng nhận được sự tín nhiệm từ khách hàng.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại và Dịch Vụ Cơ Khí Trung Nghĩa, tôi nhận thấy công tác kế toán có nhiều ưu điểm, đặc biệt là trong việc quản lý thanh toán với người mua và người bán, nhưng cũng tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
3.1.1 Những tích cực, ưu điểm
Công ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại và Dịch Vụ Cơ Khí Trung Nghĩa áp dụng mô hình tổ chức quản lý trực tiếp, giúp lãnh đạo có toàn quyền quyết định trong sản xuất kinh doanh Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và có trách nhiệm, đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng, không bị trì trệ.
Mặc dù công ty phục vụ nhiều khách hàng với chế độ hoa hồng và chiết khấu thương mại đa dạng, nhưng kế toán công nợ vẫn thường xuyên chính xác và hiếm khi xảy ra sai sót.
Kế toán theo dõi rất tốt nên việc bù trừ vào công nợ của khách hàng ít khi nhầm lẫn.
Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán "Nhật kí chung" kết hợp với phần mềm kế toán Misa Phương pháp này cho phép kế toán chỉ cần nhập dữ liệu và thực hiện tính toán trên máy tính, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác Cuối kỳ, các sổ sách kế toán theo quy định sẽ được in ra để lưu trữ.
Công tác kế toán công nợ được thực hiện qua quy trình hạch toán và ghi sổ đơn giản, dễ dàng áp dụng cả trong kế toán thủ công và kế toán máy Phòng Tài chính kế toán có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên, giúp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và tự kiểm soát lẫn nhau Đội ngũ nhân viên trong phòng đều có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm làm việc tốt, luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm đối với công việc của mình.
3.1.2 Những hạn chế, nhược điểm
Bên cạnh những thành công mà công ty đã đạt được vẫn còn một số hạn chế mà công ty cần phải khắc phục:
Quản lý công nợ là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của công ty Hiện tại, công ty chưa áp dụng biện pháp quản lý công nợ hiệu quả, dẫn đến tình trạng nhiều khách hàng thanh toán chậm hạn Do đó, công ty cần tăng cường biện pháp quản lý công nợ chặt chẽ nhằm đảm bảo khách hàng thanh toán đúng thời hạn.
Công ty chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán sớm trong công tác kế toán, điều này dẫn đến việc không khuyến khích khách hàng thanh toán công nợ kịp thời, ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng quay vòng vốn lưu động của công ty.
Khi hàng hóa đã về nhưng hóa đơn chưa được gửi đến, đơn vị cần phản ánh chính xác giá trị hàng hóa Việc điều chỉnh không đúng khi hóa đơn đến có thể dẫn đến những sai sót trong báo cáo tài chính.
Kế toán phải thu cần cải thiện việc theo dõi và thu thập dữ liệu từ các phòng ban liên quan, nhằm đảm bảo việc nhập liệu chính xác và kịp thời.
Một số giải pháp, ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán tại công ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại và Dịch Vụ Cơ Khí Trung Nghĩa
3.2.1 Đối với kế toán khoản phải thu khách hàng
Khi ký kết hợp đồng, công ty cần ghi rõ thời hạn thanh toán Đối với các giao dịch mua hàng trả chậm, số dư nợ của khách hàng không được vượt quá 20% doanh thu Thời gian nợ phải được thanh toán trong vòng một năm; nếu quá hạn, khách hàng sẽ phải chịu lãi suất theo mức lãi suất ngân hàng tại thời điểm thanh toán.
Công ty cần chú trọng vào việc tìm kiếm các hợp đồng với khách hàng có phương thức thanh toán nhanh Đồng thời, việc điều tra tình hình tài chính và khả năng chi trả của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng là rất quan trọng để đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp.
Công ty cần lập kế hoạch quản lý thu nhập hợp lý cho từng hợp đồng kinh tế Đối với các hợp đồng lớn với nhiều lô hàng và mẫu mã, nên chia thành các lô hàng nhỏ để thực hiện thanh toán từng phần và thanh toán dứt điểm Phương pháp này giúp giảm áp lực thanh toán cho các bên đối tác.
Công ty cần thực hiện chính sách thu hồi nợ mua hàng quá hạn một cách hiệu quả bằng cách thông báo cho khách hàng ít nhất 10 ngày trước thời hạn thanh toán Điều này giúp khách hàng chủ động hơn trong việc thanh toán, tránh tình trạng trì hoãn Công ty có thể sử dụng nhiều hình thức thông báo như gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp hoặc ủy quyền cho đại diện thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết.
Để cải thiện việc quản lý các khoản phải thu và đảm bảo thanh toán đúng hạn, công ty nên thêm cột “thời hạn thanh toán” vào hợp đồng kinh tế.
3.2.2 Đối với kế toán các khoản phải trả người bán
Quản lý các khoản phải trả tại công ty đóng vai trò quan trọng không kém so với quản lý các khoản phải thu Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa việc chiếm dụng vốn mà còn đảm bảo sử dụng nguồn vốn hợp lý trong quá trình kinh doanh Hơn nữa, việc thanh toán kịp thời các khoản nợ với nhà cung cấp cũng góp phần duy trì uy tín và sự tin cậy trong hoạt động kinh doanh.
Việc kéo dài thời gian chiếm dụng vốn từ nhà cung cấp và khách hàng có thể làm giảm tính tự chủ trong kinh doanh và gây khó khăn trong việc thanh toán nợ trong tương lai Để cải thiện công tác thanh toán nợ với nhà cung cấp, Công ty cần áp dụng một số biện pháp hiệu quả.
- Công ty phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các sổ, sách liên quan đến các khoản phải trả người bán
Công ty cần theo dõi thường xuyên các khoản nợ chưa thanh toán và đã thanh toán, đồng thời kiểm tra thời hạn thanh toán để xác định những khoản nợ nào đã đến hạn hoặc quá hạn Việc này giúp công ty có kế hoạch chi trả kịp thời, bảo vệ uy tín và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác.
Để quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét các khoản nợ có thể gia hạn thời gian thanh toán Việc này giúp chủ động hơn trong việc thanh toán và sử dụng số tiền dư thừa để thanh toán các khoản nợ đến hạn Hiện tại, công ty chỉ theo dõi số tiền nợ mà chưa chú trọng đến thời hạn thanh toán, điều này cần được cải thiện.
Đối với các khoản nợ quá hạn mà Công ty chưa thể thanh toán, việc thương lượng với nhà cung cấp để gia hạn thời gian thanh toán là một giải pháp hợp lý.
3.2.3 Công ty nên theo dõi nợ theo thời hạn thanh toán tuổi nợ
Cuối mỗi quý, các công ty cần tạo bảng báo cáo tuổi nợ khách hàng và nhà cung cấp trên phần mềm Excel Việc này giúp theo dõi tất cả các khoản nợ mà công ty đang nợ người bán, cũng như những khoản nợ từ khách hàng Điều này đảm bảo công ty có thể thực hiện thanh toán và thu hồi nợ kịp thời.
BÁO CÁO TUỔI NỢ KHÁCH HÀNG Tên khách hàng
Nợ còn phải thu Quá hạn thanh toán
BÁO CÁO TUỔI NỢ NHÀ CUNG CẤP Tên nhà cung cấp
Dựa vào bảng báo cáo, doanh nghiệp có thể xác định thời gian khách hàng chậm thanh toán và công ty cũng như thời gian thanh toán chậm cho nhà cung cấp, từ đó kịp thời phản ánh và xử lý vấn đề này.
Một số giải pháp hỗ trợ khác
3.3.1 Hoàn thiện các phương thức thanh toán để quản lý tốt các khoản phải thu khách hàng Đối với phương thức chuyển tiền tức thì: phương thức này chỉ sử dụng trong những trường hợp:
- Sử dụng mối quan hệ tin tưởng bạn hàng lẫn nhau trong nội bộ cty.
Mua bán với số lượng không lớn chủ yếu được sử dụng để thanh toán các chi phí dịch vụ ngoại thương như vận tải, bảo hiểm, hoa hồng và tiền trả trước Phương thức nhờ thu cũng là một lựa chọn phổ biến trong giao dịch này.
Khi áp dụng phương thức nhờ thu phiếu trơn, người bán chỉ cần cung cấp cho ngân hàng một tờ hối phiếu mà không kèm theo chứng từ gửi hàng Đồng thời, bộ chứng từ gửi hàng sẽ được gửi trực tiếp cho người mua, cho phép họ nhận hàng theo ý muốn Việc thanh toán dựa trên thực tế hàng hóa mà người mua đã nhận.
Phương thức này chỉ nên được áp dụng giữa các bên có mối quan hệ lâu dài và tin cậy, nhằm thanh toán các khoản tiền hàng hóa và dịch vụ giữa các công ty.
3.3.2 Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán
Công ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại và Dịch Vụ Cơ Khí Trung Nghĩa hiện chưa tối ưu hóa chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước hạn Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và thu hồi vốn nhanh chóng, công ty nên áp dụng triệt để chính sách chiết khấu thanh toán.
Tỷ lệ chiết khấu thanh toán hiện chưa được Bộ Tài Chính quy định thống nhất, do đó, các công ty có thể xác định mức chiết khấu dựa trên tình hình tài chính của mình, lãi suất tiền gửi tại ngân hàng nơi mở tài khoản, và tham khảo từ một số doanh nghiệp cùng ngành có quy mô tương tự.
Tỷ lệ chiết khấu thanh toán cần được ghi rõ trong hợp đồng giữa hai bên, là điều kiện cần thiết để thực hiện chiết khấu cho từng khách hàng Để khuyến khích việc thanh toán sớm, doanh nghiệp nên áp dụng tỷ lệ chiết khấu cao hơn lãi suất tiết kiệm, nhưng không được vượt quá lãi suất cho vay của ngân hàng.
3.3.3 Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Công ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại và Dịch Vụ Cơ Khí Trung Nghĩa hiện chưa lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi Tuy nhiên, để kiểm soát nguồn tài chính và bảo toàn vốn kinh doanh, công ty cần chủ động dự phòng cho các khoản nợ khó đòi có thể phát sinh trong tương lai, nhằm tránh tổn thất không đáng có.
Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản dự phòng cho giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn hoặc những khoản nợ chưa quá hạn nhưng có khả năng không thu hồi được do khách hàng không đủ khả năng thanh toán.
Dự phòng phải thu khó đòi là một biện pháp quan trọng giúp công ty bảo vệ nguồn tài chính trước các khoản nợ khó đòi, từ đó duy trì vốn kinh doanh và đảm bảo giá trị chính xác của các khoản nợ phải thu trong báo cáo tài chính Doanh nghiệp có thể lập dự phòng này khi các khoản nợ đáp ứng các điều kiện nhất định.
Khoản nợ cần phải có chứng từ gốc và được xác nhận bởi khách nợ về số tiền còn lại Các tài liệu cần thiết bao gồm hợp đồng kinh tế, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ liên quan khác.
- Các khoản nợ không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
3.3.4 Hoàn thiện bộ máy kế toán
Công ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại và Dịch Vụ Cơ Khí Trung Nghĩa chuyên lắp đặt và gia công, vì vậy việc theo dõi công nợ và quản lý hàng hóa là rất quan trọng để tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn Việc xác định mức dự trữ hàng hóa tối ưu không chỉ giúp công ty nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường mà còn thu hút khách hàng và đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động kinh doanh.
Hiện tại, bộ máy kế toán của công ty còn đơn giản và thiếu nhân sự Nếu công ty có đủ nguồn tài chính trong tương lai, việc tuyển thêm nhân viên kế toán là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý công tác kế toán.
Công ty nên tổ chức nhiều hơn các lớp đào tạo hướng dẫn, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Quản lý công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán đang trở thành một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh Doanh nghiệp cần phải thu hồi công nợ một cách chính xác và kịp thời, đồng thời ngăn ngừa các rủi ro tiềm ẩn dẫn đến nợ xấu và nợ khó đòi, trong khi vẫn duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác Vì vậy, việc hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua và người bán để quản lý công nợ hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp.
Công Ty TNHH Sản Xuất - Thương Mại Và Dịch Vụ Cơ Khí Trung Nghĩa đã hệ thống hóa lý luận kế toán thanh toán, phân tích thực trạng kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán Bài viết cũng đưa ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán Quá trình nghiên cứu khẳng định vai trò quan trọng của công nợ trong doanh nghiệp, đồng thời giúp tác giả mở rộng kiến thức và tích lũy kinh nghiệm thực tiễn quý báu cho tương lai.