Báo cáo thực tập về Chu trình Kế toán lương trong Công ty Bảo hiểm. Tiền lương là phần thu nhập của người lao động trên cơ sở số lượng và chất lượng lao động trong khi thực hiện công việc của bản thân người lao động theo cam kết giữa chủ doanh nghiệp và người lao động. Ngoài tiền lương chính mà người lao động được hưởng thì các khoản tiền thưởng, phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ là các quỹ xã hội mà người lao động được hưởng, nó thể hiện sự quan tâm của xã hội, của doanh nghiệp đến từng thành viên trong doanh nghiệp. Trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, chi phí lương và các khoản trích theo lương là một trong những chi phí quan trọng nhất phát sinh trong quá trình vận hành doanh nghiệp, ảnh hưởng trọng yếu lên kết quả hoạt động kinh doanh được trình bày trong báo cáo tài chính. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, không tạo ra sản phẩm hữu hình thì các khoản chi phí tiền lương chiếm một phần quan trọng để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.. Như vậy có thể nói rằng, tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề quan trọng được cả doanh nghiệp và người lao động quan tâm. Chế độ tiền lương phải hợp lý, hiệu quả, đảm bảo lợi ích cá nhân cho người lao động, đồng thời đảm bảo mục tiêu lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc hạch toán và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cần được quan tâm, quản lý chặt chẽ, đảm bảo giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa các lợi ích trong doanh nghiệp Tác giả đã thực tập tại Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam) và dưới sự hỗ trợ của giảng viên hướng dẫn. Nhận thấy được tầm quan trọng của tiền lương và các khoản trích theo lương, tác giả đã chọn đề tài “Công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam)” để làm báo cáo thu hoạch thực tập giữa khoá. Bài báo cáo cung cấp cái nhìn tổng quan về thực trạng, cũng như phân tích điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra một số đề xuất cho quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị thực tập.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM
Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam)
1.1.1 Giới thiệu sơ lược và lịch sử hình thành của Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam):
1.1.1.1 Giới thiệu sơ lược về Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam):
Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam) là công ty con của Công ty TNHH Bảo hiểm ABC tại Đài Loan, thuộc Tập đoàn Tài chính ABC.
Các thông tin liên quan về cơ quan như sau:
Tên cơ quan: CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM ABC (VIỆT NAM)
Trụ sở chính: Tầng 15, Tòa Nhà Ree Tower 09 Đoàn Văn Bơ - Quận 4 - TP Hồ
Mã số thuế: 0305836575 Đại diện pháp luật: Kuo, Yu - Hsin
Ngoài ra Kuo, Yu – Hsin (TGĐ) còn đại diện các doanh nghiệp:
CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM ABC (VIỆT NAM) - CN HÀ NỘI
CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM ABC (VIỆT NAM) - CN TẠI BÌNH DƯƠNG
1.1.1.2 Sơ lược về lịch sử hình thành của Công ty
Tập đoàn Tài chính ABC hướng đến mục tiêu trở thành tập đoàn tài chính hàng đầu tại Châu Á, được hình thành từ hệ thống liên kết vững mạnh giữa các công ty thành viên như Ngân hàng ABC, Ngân hàng ABC chi nhánh Hồng Kông, Bảo hiểm Nhân thọ ABC, Bảo hiểm Phi nhân thọ ABC, Chứng khoán ABC và Công ty quản lý vốn đầu tư ABC.
Lịch sử hình thành của Tập đoàn Tài chính ABC:
Năm 1961: Công ty Bảo hiểm Cathay - tiền thân của công ty Bảo hiểm ABC, được thành lập
Năm 1992: Công ty Bảo hiểm Cathay đổi tên thành Công ty TNHH Bảo hiểm
ABC Thành lập Ngân hàng thương mại ABC
Năm 1993: Thành lập ABC Nhân thọ
Năm 1995: Thành lập Công ty TNHH Tài chính chứng khoán ABC
Năm 2005: Ngân hàng ABC và Ngân hàng Taipei chính thức sáp nhập thành
Năm 2009: ABC Nhân thọ chính thức sáp nhập với Bảo hiểm ING
Năm 2011: Tập đoàn tài chính ABC kỷ niệm 50 năm thành lập và phát triển Các mốc hình thành ABC Phi Nhân Thọ tại Việt Nam
Năm 2008: Công ty TNHH Bảo hiểm ABC thành lập Công ty con tại Việt Nam
- Công ty TNHH Bảo hiểm Phi nhân thọ ABC (Việt Nam) – Văn phòng chính tại Thành phố Hồ Chí Minh và Chi nhánh Hà Nội
Năm 2010: Thành lập Chi nhánh Bình Dương
Năm 2011: Thành lập Văn phòng Đồng Nai
1.1.2 Mục tiêu, nguyên tắc hoạt động của cơ quan:
Nhằm đạt được sự tăng trưởng bền vững trong những năm tới, ABC Việt Nam cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng hoàn hảo và xây dựng hình ảnh thương hiệu được khách hàng yêu mến, tin tưởng và lựa chọn lâu dài.
“ABC Việt Nam 5 năm phát triển, 50 năm vững bước”
THÀNH TÍN - THÂN THIỆN - CHUYÊN NGHIỆP - SÁNG TẠO
1.1.2.3 Hoạt động chính của cơ quan:
Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam) cung cấp dịch vụ bảo hiểm cho khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp, cụ thể:
Bảo hiểm doanh nghiệp: Bảo hiểm tài sản; Bảo hiểm vận chuyển hàng hoá; Bảo hiểm kỹ thuật; Bảo hiểm trách nhiệm; Sản phẩm khác;
Bảo hiểm cá nhân: Bảo hiểm xe cơ giới; Bảo hiểm sức khoẻ; Bảo hiểm du lịch; Bảo hiểm tai nạn con người; Bảo hiểm nhà tư nhân;
1.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
1.3.2: Chức năng các khối phòng ban trong cơ quan:
Công ty thành lập các Khối phòng ban bao gồm các phòng chuyên môn sau đây:
Khối Kinh doanh: Bao gồm Khối kinh doanh phía Bắc, Khối Kinh doanh phía Nam - khu vực 1 và Khối Kinh doanh phía Nam - khu vực 2
Khối Kinh doanh đảm nhiệm việc tiếp thị và bán hàng để đạt mục tiêu doanh thu hàng năm của Công ty Các chức năng chính bao gồm xây dựng quy trình làm việc, lập kế hoạch kinh doanh, quản lý kênh bán hàng và các hợp đồng bảo hiểm.
Khối Điều hành Tổng hợp, bao gồm:
Ban Sản phẩm và dịch vụ:
Phòng Thẩm định bảo hiểm là bộ phận chủ chốt trong việc đánh giá và thẩm định mức độ rủi ro của đối tượng bảo hiểm Nhiệm vụ của phòng này bao gồm phê duyệt các báo giá và hợp đồng bảo hiểm dựa trên quyền hạn được giao.
Phòng Bồi thường bảo hiểm là bộ phận có nhiệm vụ xử lý các yêu cầu bồi thường phát sinh từ các hợp đồng bảo hiểm mà công ty phát hành hoặc đồng bảo hiểm, cũng như nhận tái bảo hiểm.
Phòng Tái bảo hiểm đóng vai trò quan trọng trong việc nhận và nhượng tái bảo hiểm, nhằm bảo vệ khả năng thanh toán của công ty trước những biến động ngẫu nhiên trong tổn thất chung và tổn thất tích lũy do các sự kiện gây ra.
Ban Kế hoạch tổng hợp:
Phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các dự án của công ty, trong khi Phòng Hành chính Nhân sự quản lý nguồn nhân lực và các công việc hành chính liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty thông qua các quy trình nhân sự và hành chính.
Ban Hỗ trợ điều hành:
Phòng Công nghệ thông tin: là bộ phận quản lý và đảm bảo sự hoạt động của toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin toàn Công ty
Phòng Tài chính - Kế toán: là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tài chính, kế toán của Công ty
Chuyên gia tính toán dự phòng nghiệp vụ và biên khả năng thanh toán có vai trò quan trọng trong việc xây dựng quy tắc và biểu phí bảo hiểm Họ chịu trách nhiệm chính cho các công việc đánh giá và tính toán liên quan đến dự phòng nghiệp vụ, việc chi trả bồi thường và khả năng thanh toán của Công ty.
Phòng Pháp chế là bộ phận cung cấp hỗ trợ và tư vấn pháp luật cho Ban giám đốc, các phòng/ban và nhân viên trong công ty, đồng thời kiểm soát việc tuân thủ pháp luật trong mọi hoạt động của công ty.
Ban kiểm toán nội bộ là bộ phận đại diện cho Hội đồng thành viên, có nhiệm vụ kiểm tra sự tuân thủ pháp luật và quy định của Công ty, Tập đoàn trong tất cả các hoạt động của Công ty.
1.1.4 Kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2019 – 2021:
Bảng 1.1 Kết quả hoạt động Kinh doanh của Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam) từ năm 2019 - 2021
Doanh thu thuần về dịch vụ bảo hiểm 200.021.651.159 214.572.522.868 259.685.176.745
Tổng chi phí cho dịch vụ bảo hiểm 119.411.742.465 125.518.070.594 158.209.621.224
Lợi nhuận ròng từ dịch vụ bảo hiểm 80.609.908.694 89.054.452.274 101.475.555.521
Doanh thu hoạt động tài chính
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 86.109.572.852 91.039.978.456 101.165.145.902
Bảng 1.1 Phân tích kết quả hoạt động Kinh doanh của Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam) từ năm 2019 - 2021
Năm 2020 so với 2019 2021 (dự tính) so với 2020 Chỉ tiêu Tuyệt đối (VND) % Tuyệt đối (VND) %
Doanh thu thuần về dịch vụ bảo hiểm 14.550.871.709 7.27% 45.112.653.877 21.02%
Tổng chi phí cho dịch vụ bảo hiểm 6.106.328.129 5.11% 32.691.550.630 26.05%
Lợi nhuận ròng từ dịch vụ bảo hiểm 8.444.543.580 10.48% 12.421.103.247 13.95%
Doanh thu hoạt động tài chính 8.169.832.469 19.08% 6.264.493.548 12.29%
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 4.930.405.604 5.73% 10.125.167.446 11.12%
Theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, doanh thu thuần từ dịch vụ của công ty đã tăng liên tục qua các năm, với mức tăng 7,27% trong năm 2020 so với 2019 và 21,02% trong năm 2021 so với 2020 Sự tăng trưởng này phản ánh sự phát triển mạnh mẽ của công ty trên toàn quốc, đồng thời cho thấy ngành Bảo hiểm không bị ảnh hưởng quá nghiêm trọng bởi COVID-19.
Chi phí dịch vụ bảo hiểm đã tăng đáng kể trong những năm gần đây, với mức tăng 5,11% vào năm 2020 so với năm 2019 và 26,05% vào năm 2021.
8 so với năm 2020 Điều này có thể lý giải được khi doanh thu tăng lên thì những chi phí trực tiếp liên quan cũng có xu hướng tăng
Doanh thu từ hoạt động tài chính đóng góp khoảng 20% vào tổng doanh thu của doanh nghiệp và có xu hướng tăng đáng kể, với mức tăng 19,08% so với năm 2019 và 12,29% so với năm 2020 Điều này cho thấy công ty đang sử dụng hiệu quả nguồn vốn đầu tư để tạo ra lợi nhuận Mặc dù chi phí bán hàng và quản lý cũng tăng, nhưng tỷ lệ tăng này thấp hơn so với lợi nhuận, với chi phí tăng 5,73% vào năm 2020 và 11,12% vào năm 2021 Điều này chứng tỏ công ty đang duy trì và kiểm soát chi phí hiệu quả.
Lợi nhuận của Công ty đã tăng đáng kể, với mức tăng 29,83% so với năm 2019 và tiếp tục có sự cải thiện so với năm 2020.
Tóm tắt quá trình thực tập tại Công ty TNHH Bảo hiểm ABC
Sinh viên chọn thực tập tại Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam) để trải nghiệm công việc kế toán viên và nâng cao kỹ năng cá nhân Vị trí hỗ trợ kế toán tại công ty không chỉ phù hợp với chuyên ngành học mà còn mang lại cơ hội tìm hiểu môi trường làm việc thực tế, cũng như tiếp xúc với các kế toán viên dày dạn kinh nghiệm, từ đó tích lũy thêm kiến thức chuyên môn.
Thời gian Nội dung thực tập
Trong tuần đầu tiên, thực tập sinh tập trung vào việc quan sát và nghiên cứu cấu trúc bộ máy của phòng Hành chính – Tổng hợp để hiểu rõ hệ thống kế toán của công ty Họ thực hiện các thao tác cơ bản trên hệ thống kế toán và học hỏi quy trình kế toán thông qua việc trao đổi với nhân viên phòng Tài chính - Kế toán Bên cạnh đó, thực tập sinh còn hỗ trợ các công việc giấy tờ như lưu hồ sơ, sao lưu, xếp chứng từ và soạn thảo một số giấy tờ theo mẫu đơn giản.
Trong tuần thứ hai, thực tập sinh đã có cơ hội làm việc trực tiếp với bộ phận kế toán và được đào tạo về các Thông tư liên quan đến hạch toán cho cơ quan hành chính sự nghiệp Đồng thời, thực tập sinh cũng thực hành nhiều hơn trên hệ thống kế toán thông qua việc thực hiện các phiếu kế toán liên quan.
Trong tuần thứ ba, do ảnh hưởng của Covid-19, thực tập sinh không thể đến công ty thường xuyên và chỉ được giao một số công việc hành chính Họ được hỗ trợ tài liệu liên quan để tìm hiểu về cơ cấu và kế toán tiền lương của công ty Giai đoạn này, thực tập sinh chủ yếu nghiên cứu quy trình, phương pháp và hệ thống kế toán của công ty.
Thực tập sinh tiếp tục thực hiện các công việc liên quan đến hạch toán một số khoản mục cơ bản và các công việc khác tại công ty
Trong thời gian thực tập, tác giả chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ quan sát, học hỏi và hỗ trợ công việc kế toán và hành chính Mặc dù thời gian thực tập ngắn, tác giả đã có cái nhìn tổng quát về kế toán công và hiểu rõ quy trình nghiệp vụ kế toán lương Kết thúc đợt thực tập, tác giả cảm ơn sự hỗ trợ và giúp đỡ nhiệt tình từ lãnh đạo, các kế toán viên và thành viên trong phòng Tài chính - Kế toán.
QUY TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
Chế độ lương, các khoản trích theo lương và các khoản thu nhập khác mà Công
ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam) áp dụng:
2.1.1 Nguyên tắc và phương pháp tính lương:
Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam) hiện đang áp dụng phương pháp tính lương dựa trên thời gian lao động, cụ thể là số ngày công làm việc của nhân viên.
Theo phương pháp tính lương dựa trên thời gian lao động, công chức và viên chức sẽ được trả lương dựa trên bảng chấm công, quy định 8 giờ làm việc mỗi ngày từ thứ hai đến thứ sáu Bảng chấm công là công cụ tổng hợp theo dõi số ngày làm việc, nghỉ phép, ngừng việc và nghỉ BHXH của từng cá nhân, từ đó làm cơ sở để tính lương, BHXH và quản lý lao động trong doanh nghiệp.
Khi nhân viên làm thêm giờ, họ cần đăng ký trên hệ thống và được cấp trên phê duyệt Kế toán sẽ sử dụng thông tin từ hệ thống để tính lương làm thêm giờ cho nhân viên Chế độ quy định về tiền lương làm thêm giờ và làm thêm ca trong các ngày nghỉ sẽ được tính vào quỹ tiền lương, với mức lương trả thêm cụ thể được quy định cho người lao động.
= Tiền lương giờ thực tế trả × tỷ lệ % lương được trả thêm × Số giờ làm thêm
Mức lương trả thêm do nhà nước quy định:
Mức 150% là áp dụng cho những giờ làm thêm vào ngày bình thường;
Mức 200% áp dụng cho những giờ làm thêm vào ngày nghỉ;
Mức lương 300% sẽ được áp dụng cho những giờ làm thêm trong dịp lễ, Tết, bên cạnh đó, người lao động còn được hưởng lương theo quy định cho ngày lễ, Tết.
Nếu doanh nghiệp bố trí làm việc vào ban đêm ngoài hưởng lương theo thời gian còn phải thêm ít nhất 30% theo lương thực tế cho người lao động
Mỗi nhân viên có số ngày nghỉ phép riêng dựa trên thâm niên làm việc Nếu nghỉ trong số ngày phép, nhân viên sẽ được chấm công bình thường Tuy nhiên, nếu sử dụng hết số ngày nghỉ phép quy định, nhân viên sẽ không được hưởng lương cho những ngày nghỉ vượt mức.
Về các khoản phụ cấp:
Phụ cấp tiền xăng và tiền ăn trưa cho nhân viên;
Phụ cấp chức vụ cho cấp quản lý;
Phụ cấp đặc biệt dành cho nhân viên phòng IT và phòng Bồi thường
Lương của nhân viên trong tháng được tính theo công thức:
Số ngày công chuẩn được quy định là 22 ngày mỗi tháng Số ngày làm việc thực tế được xác định dựa trên Bảng theo dõi chấm công do kế toán thu thập vào cuối tháng, bao gồm cả việc theo dõi ngày làm thêm giờ và số ngày nghỉ phép của nhân viên theo quy định của Công ty.
2.1.2 Nguyên tắc và phương pháp tính các khoản trích theo lương:
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam, từ ngày 1/6/2017, các khoản BHXH, BHYT, BHTN sẽ được trích từ 10,5% lương nhân viên, trong đó BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1% và KPCĐ 1% Công ty có trách nhiệm đóng 23,5% các khoản bảo hiểm và đoàn phí còn lại, bao gồm BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1% và KPCĐ 2% trên lương theo hệ số Các khoản trích bảo hiểm được tính dựa trên mức lương cơ bản và đều được ghi nhận vào chi phí lương của cơ quan.
Theo Khoản 2 và Khoản 3, Điều 6 của Quyết định 595/QĐ-BHXH, mức tiền lương tháng tối thiểu và tối đa để đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) được quy định cụ thể.
Mức tiền lương tháng tối đa đóng BHXH bằng 20 tháng lương cơ sở (năm 2020 tương đương 29,8 triệu đồng);
Mức lương tháng tối thiểu để đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động trong điều kiện lao động bình thường được xác định bằng mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm thực hiện việc đóng.
2.1.3 Nguyên tắc và phương pháp tính thuế Thu nhập cá nhân
Thuế TNCN được áp dụng tại Chi cục theo các quy định của Luật Thuế TNCN 2007, đã được sửa đổi bởi Luật số 26/2012/QH13 Điều 3, Khoản 2 quy định về thu nhập tiền lương, tiền công chịu thuế TNCN, trong khi Điều 19, Khoản 1 đề cập đến mức giảm trừ gia cảnh khi tính thuế Ngoài ra, Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 92/2015/TT-BTC cũng cung cấp hướng dẫn chi tiết Cơ quan thuế áp dụng biểu thuế TNCN theo phương pháp lũy tiến từng phần.
2.1.4 Tổng lương và quy tắc thanh toán lương:
Mức lương của người lao động được xác định trong hợp đồng lao động và quy định nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm quy chế trả lương và phụ cấp Sau khi trừ các khoản như thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN và các khoản khác, công ty sẽ thanh toán phần còn lại cho nhân viên Lương được thanh toán một lần vào ngày 5 của tháng sau; nếu ngày 5 rơi vào ngày nghỉ, lương sẽ được chuyển vào ngày làm việc trước đó Đối với chuyên gia, lương sẽ được chuyển vào ngày 11 hàng tháng, và việc chi trả được thực hiện qua hình thức chuyển khoản ngân hàng.
Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam)
TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam):
2.2.1 Mô tả chi tiết quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Ở các phòng ban: Về công tác chấm công, mỗi tháng, phòng Hành chính – Nhân sự phát hành Bảng theo dõi chấm công tháng về cho các phòng Mỗi ngày sẽ có 2 ca buổi sáng và buổi chiều, nhân viên thực hiện chấm công bằng cách ký tên vào mỗi ô trong tháng Trường hợp nhân viên nghỉ thì sẽ không ký tên mà ghi nhận là “OFF”, trường hợp nhân viên work from home thì sẽ ghi nhận là WFH và thực hiện hệ thống chấm công trên hệ thống
Vào ngày 3 hàng tháng, các trưởng phòng cần gửi Bảng theo dõi chấm công hoàn chỉnh cho phòng Hành chính – Nhân sự Phòng này sẽ rà soát bảng chấm công, theo dõi việc làm từ xa, làm thêm giờ, và ngày nghỉ phép của nhân viên theo quy định của Nghị định 45/2013/NĐ-CP và Bộ luật Lao động 2019 Sau khi tổng hợp, bảng chấm công sẽ được gửi đến kế toán tiền lương để kiểm tra và lưu trữ Dựa trên thông tin đã ghi nhận, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tính lương cho từng nhân viên theo số ngày làm việc, lương cơ bản và lương làm thêm giờ Cuối cùng, danh sách chi tiền lương sẽ được gửi đến Phòng Tài chính – Kế toán để hạch toán và lưu trữ.
Để thực hiện thanh toán tiền lương, kế toán sẽ gửi Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác đến Kế toán trưởng để phê duyệt Sau khi được phê duyệt, kế toán sẽ tiến hành thanh toán tiền lương cho từng nhân viên thông qua tài khoản ngân hàng đã đăng ký trước đó.
Về lưu đồ lưu chuyển chứng từ, các chứng từ liên quan trong quá trình trên được thể hiện thông qua lưu đồ dưới đây:
Sơ đồ 2.1 Lưu đồ chứng từ quy trình kế toán lương tại Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam)
Danh sách tiền lương, các khoản thu nhập khác
Danh sách tiền lương, các khoản thu nhập khác
Phòng Nhân sự - Hành chính
Mẫu bảng theo dõi chấm công
Bảng theo dõi chấm công
Bảng theo dõi chấm công
Nhập dữ liệu lên Excecl
Danh sách tiền lương, các khoản thu nhập khác
Tổng hợp lương cơ bản, phụ cấp, nghỉ phép
Thanh toán qua ngân hàng
Danh sách tiền lương, các khoản thu nhập khác
Hạch toán và ghi sổ
Sổ nhật ký chung, Sổ cái
Các phòng ban Bộ phận kế toán Kế toán trưởng
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
2.2.2 Mô tả hệ thống bảng tài khoản sử dụng trong kế toán lương tại cơ quan Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng các loại tài khoản sau:
Tài khoản 334: Phải trả người lao động
Tài khoản 338: Các khoản phải nộp theo lương gồm:
- Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội
- Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn
- Tài khoản 3386: Bảo hiểm thất nghiệp
Tài khoản 641: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 642: Chi phí bán hàng
Tài khoản 1121: Tiền gửi ngân hàng Việt Nam đồng
2.2.3 Cách ghi sổ và hạch toán các nghiệp vụ trong quy trình kế toán lương: 2.2.3.1 Hạch toán chi phí lương và các khoản trích theo lương :
Sau khi nhận danh sách chi tiền lương từ Phòng Nhân sự - Hành chính, nhân viên kế toán sẽ nhập dữ liệu lên hệ thống, bao gồm bảng theo dõi chấm công, các khoản lương và phụ cấp Tiếp theo, họ sẽ tính toán các khoản lương thực nhận bằng cách trừ đi các khoản trích theo lương và hạch toán vào phần mềm kế toán của công ty Để minh họa cho quy trình này, bài viết sẽ cung cấp một ví dụ cụ thể về cách tính lương và hạch toán các khoản trích theo lương.
Trong tháng 6 vừa qua, nhân viên Trần Tuấn Anh đã xin nghỉ 5 ngày, trong đó có 3 ngày nghỉ phép có lương Với số ngày công chuẩn là 22 ngày/tháng, nhân viên này còn lại 20 ngày làm việc thực tế Lương tháng tiêu chuẩn của Trần Tuấn Anh là 11.550.000 đồng, cộng thêm phụ cấp đặc biệt cho nhân viên phòng IT, do đó, lương theo ngày công được ghi nhận.
Phụ cấp đặc biệt = 500.000 Đối với nhân viên phòng bán hàng Nguyễn Ngọc Anh, trong tháng 6 vừa qua đã xin nghỉ
Nhân viên có 2 ngày nghỉ trong phạm vi 3 ngày phép mỗi tháng, do đó được tính lương đầy đủ theo 22 ngày công chuẩn Với mức lương tháng tiêu chuẩn là 12.000.000 đồng và không có phụ cấp đặc biệt, lương theo ngày công được ghi nhận là:
Hạch toán chi phí lương:
Hạch toán các khoản trích bảo hiểm tính vào chi phí của doanh nghiệp: BHXH trích
17,5%; BHYT trích 3%; BH thất nghiệp trích 1%; Kinh phí công đoàn trích 1%
Hạch toán các khoản trích bảo hiểm trừ vào lương nhân viên: BHXH trích 8%;
BHYT trích 1,5%; BH thất nghiệp trích 1%
2.2.3.2 Hạch toán thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương Đối với các khoản trả lương cho nhân viên, công ty hạch toán theo hình thức chuyển khoản ngân hàng như sau:
Có 112: 20.585.000 Đối với các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ::
Đánh giá quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.3.1 So sánh quy trình kế toán tiền lương so với lý thuyết
Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty được xây dựng tương tự như quy trình đã học ở trường đại học, bao gồm các bước như chấm công, tổng hợp tính toán lương, hạch toán lương và thanh toán lương Bước chấm công được thực hiện theo các phương pháp đã học, trong khi bước tính toán lương, ghi sổ và thanh toán đều tuân thủ theo Thông tư ban hành Quy trình kế toán lương được thực hiện dựa trên nguyên tắc công bằng, hợp lý, phù hợp với quy định và đáp ứng nhu cầu sử dụng tại cơ quan.
2.3.2 Điểm mạnh của quy trình:
Công ty áp dụng phương pháp tính lương phù hợp với đặc trưng hoạt động, trong đó lương của nhân viên được tính dựa trên số ngày công làm việc thực tế Hệ thống nghỉ phép được thiết lập rõ ràng, với số lượng ngày nghỉ phụ thuộc vào cấp bậc và thâm niên của từng nhân viên Quy trình xin nghỉ phép, ghi nhận chấm công và làm thêm giờ được thực hiện một cách minh bạch, có sự phê duyệt và kiểm tra từ cấp quản lý Mọi văn bản liên quan đến tính lương và thanh toán đều được chuẩn bị một cách cẩn thận.
Các nguyên tắc và phương pháp tính lương được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền nhằm đảm bảo tính công bằng và quyền lợi cho cả công ty và nhân viên.
Hệ thống quản lý nhân sự và tính lương của công ty được tổ chức bài bản, tuân thủ chuẩn mực và lưu trữ hiệu quả Tất cả văn bản và thông tin đều được phân loại theo năm, tháng, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất Chứng từ bản cứng được lưu trữ cẩn thận, phân loại theo thời gian để phục vụ kiểm tra từ các cơ quan như kiểm toán và thuế Chứng từ được trình bày đúng quy định, có đầy đủ chữ ký của người lập và người kiểm duyệt, đảm bảo tính chính xác và khoa học trong quá trình xử lý Các quy trình nhân sự, hành chính và kế toán được chuẩn hóa, tạo điều kiện cho công việc diễn ra trôi chảy và dễ dàng xác định trách nhiệm.
Vào thứ ba, công ty thực hiện hạch toán theo đúng các Thông tư và quy định của nhà nước, sử dụng phần mềm kế toán riêng để ghi chép chính xác các khoản chi phí lương cùng các khoản trích theo lương Điều này đảm bảo rằng khi được kiểm toán, sẽ không xảy ra sai sót trọng yếu nào ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thủ tục thanh toán tiền lương được thiết kế đơn giản và dễ thực hiện, giúp loại bỏ nhiều chứng từ rườm rà và phức tạp Cơ quan không cần lập Giấy xác nhận tiền lương, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thanh toán.
Phiếu chi và Bảng ký xác nhận cho từng nhân viên được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng, giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ chứng từ Quy trình này không chỉ đảm bảo tính rõ ràng và hợp lý trong thanh toán lương mà còn bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên.
2.3.3 Điểm yếu của quy trình
Hệ thống chấm công hiện tại vẫn đang sử dụng phương pháp thủ công, dẫn đến việc mất thời gian và dễ xảy ra sai sót Mặc dù duy trì hệ thống này giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, nhưng nó cũng tiềm ẩn nguy cơ gian lận và ảnh hưởng đến quyền lợi của cả nhân viên và công ty Trong bối cảnh COVID-19, việc xử lý giấy tờ chấm công càng trở nên khó khăn Mặc dù công ty đã trang bị hệ thống chấm công bằng vân tay, nhưng chưa được khai thác hiệu quả để nâng cao tính chính xác và tiện lợi trong quá trình chấm công.
Việc xét duyệt bởi cấp quản lý tăng độ chính xác nhưng thiếu tính linh hoạt trong quy trình Khi thanh toán lương, ngân hàng yêu cầu chữ ký của Ban giám đốc, dẫn đến chậm trễ nếu họ không có mặt Tương tự, các văn bản cần sự chấp thuận của người quản lý, và việc nghỉ phép của họ có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc Trong bối cảnh COVID-19, khi nhân viên làm việc từ xa, việc xét duyệt và ký tên thủ công trở nên khó khăn hơn.
CHƯƠNG 3: NHẬN ĐỊNH VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH
Bài học cho bản thân
3.1.1 Về chuyên môn nghiệp vụ
Sinh viên năm ba, với ít kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực kế toán, sẽ được tiếp cận môi trường làm việc chuyên nghiệp tại công ty, giúp họ có cái nhìn tổng quan về ngành Qua việc áp dụng kiến thức nguyên lý kế toán đã học, sinh viên có cơ hội so sánh và hiểu rõ hơn về quy trình thực tế của hệ thống kế toán Họ cũng sẽ được tìm hiểu và thực hành trên hệ thống kế toán của công ty, từ đó tích lũy kinh nghiệm và bổ sung kiến thức chuyên môn còn hạn chế.
Thứ hai, có có hội hiểu rõ hơn về quy trình kế toán lương tại một cơ quan cụ thể
Mặc dù bị ảnh hưởng bởi dịch COVID-19, sinh viên vẫn có cơ hội tiếp cận tài liệu kế toán để hiểu rõ quy trình thực hiện kế toán lương Họ đã so sánh lý thuyết và thực tiễn, từ đó có cái nhìn tổng quát về quy trình tiền lương mà không bị giới hạn trong hạch toán Sinh viên nắm vững quy trình từ chấm công đến tính toán lương cho từng nhân viên, bao gồm các vấn đề như nghỉ phép, làm thêm giờ và phụ cấp Kiến thức tích lũy từ quy trình này sẽ giúp sinh viên hoàn thiện chuyên môn của mình.
Trong quá trình thực tập tại công ty, sinh viên đã nâng cao kiến thức về công việc kế toán, đặc biệt là hạch toán các khoản phải thu trong ngành Bảo hiểm Họ đã tích lũy được hiểu biết về đặc trưng của khoản phải thu và những điều cần lưu ý khi hạch toán Sinh viên cũng có cơ hội làm việc với các tài khoản ngân hàng, hạch toán doanh thu và chi phí phát sinh Qua thực tập, họ đã liên kết lý thuyết với thực tiễn, từ đó khắc sâu nghiệp vụ chuyên môn Hơn nữa, sinh viên nhận ra rằng công việc kế toán không chỉ đơn thuần là hạch toán mà còn đòi hỏi khả năng suy luận và đánh giá để đảm bảo tính hợp lý trong công việc Nghiệp vụ kế toán là một quy trình chi tiết và phức tạp, cần sự phối hợp giữa nhiều phòng ban để đạt được kết quả tốt nhất cho công ty.
Thời gian thực tập tại Công ty đã giúp sinh viên nâng cao kỹ năng giao tiếp và phối hợp làm việc trong môi trường văn phòng chuyên nghiệp Sinh viên học được tác phong làm việc nghiêm túc và chỉn chu, đồng thời tích lũy kinh nghiệm trong việc xử lý tình huống khi có vấn đề xảy ra Sự phối hợp với các anh chị trong cơ quan không chỉ cải thiện khả năng giao tiếp mà còn giúp sinh viên thích ứng với môi trường mới và điều kiện làm việc khác nhau Đây sẽ là một kinh nghiệm quý báu cho quá trình làm việc trong tương lai.
Nâng cao khả năng tin học văn phòng, đặc biệt là trong lĩnh vực Kế toán và xử lý dữ liệu trên hệ thống kế toán, là rất quan trọng Trong thời gian học tại trường Đại học, tác giả gặp khó khăn khi tiếp cận các hệ thống cơ bản Tuy nhiên, qua quá trình học hỏi và nghiên cứu, sinh viên đã nhanh chóng làm chủ các thao tác kế toán trên hệ thống mà không tốn nhiều thời gian Ngoài ra, công việc Kế toán còn yêu cầu nhiều kỹ năng tin học khác để đáp ứng nhu cầu công việc.
Sau quá trình làm việc với 22 văn phòng, đặc biệt là Excel, sinh viên đã nắm vững các chức năng của công cụ tin học, giúp họ xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả Họ tin rằng những kinh nghiệm và kiến thức từ các kế toán viên sẽ hỗ trợ họ làm việc hiệu quả hơn trong tương lai.
3.1.3 Về định hướng nghề nghiệp
Tác giả hướng tới việc trở thành Kiểm toán viên độc lập và nhận thấy rằng việc thực tập kế toán tại công ty đã mang lại cơ hội quý báu để hiểu sâu về công việc và ngành Kế toán – Kiểm toán Những kinh nghiệm tích lũy trong quá trình thực tập sẽ hỗ trợ tác giả trong việc đánh giá chính xác các Báo cáo tài chính, vì Kiểm toán viên cần nắm vững hệ thống kế toán Thêm vào đó, việc giao lưu với các chuyên gia trong ngành giúp tác giả mở rộng góc nhìn và xác định hướng đi phù hợp cho sự nghiệp Qua đó, sinh viên cũng nhận diện được điểm mạnh, điểm yếu và những khía cạnh cần cải thiện để chuẩn bị tốt hơn cho công việc tương lai.
Đề xuất hoàn thiện nghiệp vụ kế toán và kế toán lương tại cơ quan
Cơ quan có thể nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự bằng cách áp dụng hệ thống chấm công hiện đại, như xác thực bằng vân tay hoặc thẻ từ, giúp nhân viên dễ dàng ghi nhận thời gian làm việc Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian chấm công mà còn giảm thiểu sai sót so với phương pháp thủ công Hơn nữa, phòng Nhân sự - Hành chính sẽ tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu và tăng độ chính xác khi tổng hợp bảng lương Đặc biệt, trong bối cảnh COVID-19, việc sử dụng hệ thống chấm công trực tuyến trở nên cần thiết, tạo thuận lợi cho nhân viên làm việc từ xa và giảm áp lực cho những người phụ trách giám sát.
Áp dụng công nghệ trong việc xác nhận bằng chữ ký và con dấu công ty giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong quy trình phê duyệt thông tin Các công ty nên phân quyền cho các cấp liên quan dựa trên giá trị quyết định tài chính, đồng thời sử dụng chữ ký điện tử và con dấu điện tử để rút ngắn thời gian xử lý Điều này đặc biệt quan trọng trong quy trình tiền lương, khi sự linh hoạt trong phê duyệt có thể giảm thiểu rủi ro chậm thanh toán, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu tài chính của nhân viên.
Tiền lương và các khoản trích theo lương là yếu tố quan trọng trong báo cáo tài chính, chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí doanh nghiệp Quy trình kế toán liên quan cần tuân thủ nguyên tắc công bằng, hợp lý và phù hợp với quy định, đồng thời đáp ứng nhu cầu sử dụng tại cơ quan Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, việc quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương là yêu cầu thiết yếu Tuy nhiên, lĩnh vực này cũng tiềm ẩn rủi ro gian lận do liên quan đến lợi ích của nhiều người lao động Vì vậy, kế toán lương và các khoản trích theo lương là những mục quan trọng cần được chú trọng trong các nghiệp vụ kế toán tại cơ quan hành chính nhà nước và doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam), tác giả đã hoàn thành bài báo cáo với ba phần chính, đạt được các mục tiêu đề ra Đầu tiên, tác giả đã có cái nhìn tổng quan về cơ cấu tổ chức của công ty Thứ hai, tác giả tìm hiểu quy trình tổ chức kế toán lương và các khoản trích theo lương Cuối cùng, tác giả đã đưa ra nhận định về quy trình này cùng với những định hướng và đề xuất cải thiện nghiệp vụ kế toán lương, đồng thời rút ra những bài học hữu ích cho bản thân.
Báo cáo này được thực hiện trong thời gian ngắn, còn nhiều thiếu sót, nhưng tác giả hy vọng sẽ góp phần hoàn thiện nghiệp vụ kế toán lương và các khoản trích theo lương tại cơ quan Mong rằng Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam) và bộ phận kế toán sẽ duy trì kết quả hoạt động tốt, phát triển bền vững và tạo ra nhiều giá trị cho Công ty.
Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giáo viên hướng dẫn và các anh chị tại phòng Tài chính – Kế toán vì sự hỗ trợ quý báu, giúp hoàn thành bài báo cáo thực tập giữa khóa này.
