2.3.1. So sánh quy trình kế toán tiền lương so với lý thuyết
Về cơ bản thì quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty được xây dựng giống với quy trình kế toán lương mà thực tập sinh đã được giảng dạy tại trường đại học. Cụ thể, sẽ có đầy đủ các bước trong quy trình như: Chấm công, tổng hợp tính toán lương, hạch toán lương và thanh toán lương. Bước chấm công được thực hiện tương đối giống với những phương pháp đã được học. Ở bước tính toán lương, ghi sổ và thanh toán, công ty đều dựa theo Thông tư đã được ban hành để tính toán, vì vậy các phương pháp đều giống những gì đã được học. Quy trình phần hành kế toán lương đang được thực hiện dựa trên các nguyên tắc công bằng, hợp lý, phù hợp với quy định và đáp ứng được nhu cầu sử dụng tại cơ quan.
2.3.2. Điểm mạnh của quy trình:
Thứ nhất, phương pháp tính lương được sử dụng phù hợp với đặc trưng của công ty. Các nhân viên trong công ty đều được tính lương dựa trên số ngày công làm việc,
hưởng lương đúng theo thời gian lao động của mình. Hệ thống nghỉ phép của công ty được xây dựng rõ ràng, bài bản, mỗi người sẽ có số lượng ngày nghỉ phép riêng, phụ thuộc vào cấp bậc và thâm niên làm việc. Hệ thống xin nghỉ phép và ghi nhận chấm công cũng như làm việc ngoài giờ rõ ràng, dễ thực hiện và có người phê duyệt, kiểm tra. Trong mỗi văn bản tính lương, thanh toán lương đều được chuẩn bị một cách kĩ lưỡng và được
18
duyệt bởi những người có thẩm quyền. Những nguyên tắc và phương pháp tính lương được tính toán hợp lý, đảm bảo tính công bằng và quyền lợi của công ty nói chung và các nhân viên nói riêng.
Thứ hai, hệ thống của công ty nói chung và hệ thống liên quan đến việc quản lý nhân sự, tính lương nói riêng đều đúng chuẩn mực và được lưu trữ hiệu quả. Các
văn bản, thông tin trên hệ thống chung của công ty và trong hệ thống kế toán đều được lưu trữ một cách bài bản, gọn gàng, dễ tìm kiếm lưu trữ theo từng mục riêng, được phân chia theo năm, theo tháng để truy xuất. Ngoài ra, những chứng từ bản cứng cũng được lưu trữ cẩn thận, được phân loại theo năm, thep tháng phòng trường hợp cần thiết như các bên kiểm toán hoặc cơ quan thuế đến kiểm tra. Các chứng từ được trình bày theo đúng quy định của chuẩn mực, có đầy đủ chữ ký của người lập chứng từ và người kiểm duyệt, đảm bảo chính xác, thu thập xử lý chứng từ cẩn thận, khoa học cho quá trình tính toán và kiểm tra nếu cần. Các quy trình nhân sự, hành chính, kế toán được chuẩn hóa thành bộ quy định riêng đảm bảo công việc được hoàn thành trôi chảy và dễ dàng truy nguyên người chịu trách nhiệm.
Thứ ba, các bước hạch toán đều được thực hiện đúng theo những Thông tư, quy định của nhà nước. Công ty sử dụng phần mềm kế toán riêng và hạch toán những khoản
chi phí lương và các khoản trích theo lương đúng dựa theo những yêu cầu và quy định của Thông tư nhà nước. Đảm bảo khi được kiểm toán sẽ không có sai sót trọng yếu xảy ra ảnh hưởng đến kết quả của doanh nghiệp.
Thứ tư, thủ tục thanh toán tiền lương đơn giản, dễ thực hiện, loại bỏ được nhiều chứng từ rườm rà, phức tạp. Cơ quan không phải lập Giấy xác nhận tiền lương và
Phiếu chi cho từng nhân viên, cũng như Bảng ký xác nhận, bởi vì toàn bộ quy trình thanh toán tiền lương đã được thực hiện thông qua chuyển khoản tại ngân hàng đến tài khoản cá nhân của từng nhân viên. Vì vậy giảm thiểu chi phí trong việc lưu trữ chứng từ mà vẫn đảm bảo tính rõ ràng, hợp lý khi thanh toán lương, đồng thời đảm bảo được sự bảo mật thông tin cá nhân của từng người.
2.3.3. Điểm yếu của quy trình
Thứ nhất, chưa áp dụng được công nghê vào hệ thống chấm công, hệ thống còn thủ công và đơn giản. Tuy việc duy trì hệ thống thủ công sẽ giảm thiểu chi phí cho doanh
nghiệp, nhưng việc chấm công thủ công bằng cách ký tên vào phiếu chấm công sẽ mất thời gian và dễ gây ra sai sót. Ngoài ra, sẽ có trường hợp gian lận khi chấm công hoặc nhầm lẫn của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên và công ty. Bên cạnh đó, trong tình hình COVID-19, việc tổng hợp giấy tờ chấm công sẽ khó khăn hơn. Mặc dù công ty đã có hệ thống vân tay nhưng chưa được tận dụng để làm cho hệ thống chấm công hiệu quả hơn.
Thứ hai, việc xét duyệt bởi cấp quản lý sẽ tăng độ chính xác nhưng nhưng thiếu tính linh hoạt cho quy trình. Khi chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên, ngân
hàng sẽ yêu cầu chữ ký của các thành viên trong Ban giám đốc để xét duyệt, nên có những trường hợp Ban giám đốc không có mặt tại thời điểm cần thiết, thì có thể gây nên chậm trễ công việc và thanh toán lương chậm. Tương tự với những văn bản khác, nếu không có sự chấp thuận của người quản lý thì sẽ không đủ điều kiện xét duyệt, trong trường hợp cấp quản lý nghỉ phép thì có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Đặc biệt trong tình hình COVID-19, chủ yếu nhân viên sẽ làm việc tại nhà, việc xét duyệt và ký tên thủ công sẽ không khả quan.
20
CHƯƠNG 3: NHẬN ĐỊNH VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM ABC (VIỆT NAM)
3.1. Bài học cho bản thân
3.1.1. Về chuyên môn nghiệp vụ
Thứ nhất, bước đầu tiếp cận với môi trường làm việc nói chung và hệ thống kế toán của một doanh nghiệp cụ thể nói riêng. Sinh viên đang là sinh viên năm ba, chưa có
nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện các công việc kế toán một cách thực tế, nên việc được tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên nghiệp ở công ty sẽ giúp cho sinh viên có cái nhìn tổng quan về công việc chung cũng như công việc trong ngành Kế toán. Trên cơ sở những kiến thức về nguyên lý kế toán mà tác giả đã được giảng dạy tại trường đại học, sinh viên được áp dụng và so sánh những kiến thức đó vào trong quy trình thực tế, để có một cái nhìn toàn diện hơn về hệ thống kế toán. Bên cạnh đó, sinh viên được tiếp cận với hệ thống làm việc chung và hệ thống kế toán của công ty, tìm hiểu và thực hành trôi chảy trên hệ thống kế toán. Từ những kinh nghiệm thực tế, sinh viên tích luỹ được kiến thức cho bản thân, bổ sung cho những kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn còn hạn chế của mình.
Thứ hai, có có hội hiểu rõ hơn về quy trình kế toán lương tại một cơ quan cụ thể.
Mặc dù chịu ảnh hưởng của dịch COVID-19, sinh viên không thể đi làm thường xuyên và quan sát nhiều về cách thức thực hiện quy trình kế toán lương như mong đợi, nhưng sinh viên vẫn có cơ hội để tiếp cận đến các tài liệu về kế toán để tìm hiểu rõ hơn về quy trình và cách thức thực hiện. Sinh viên đã có một cái nhìn tổng quan, so sánh quy trình tiền lương đã được học trong lý thuyết và thực tế, để có được cái nhìn tổng quát nhất về quy trình tiền lương, không bị giới hạn và bó buộc trong vấn đề hạch toán. Đồng thời, sinh viên biết cách thực hiện quy trình từ bước chấm công, đến việc tổng hợp, tính toán lương cho từng nhân viên cụ thể và những điểm đặc biệt của công ty trong vấn đề nghỉ phép, làm thêm giờ và phụ cấp. Sinh viên tin rằng những kiến thức học được trong quy trình này sẽ giúp sinh viên hoàn hiện chuyên môn của mình.
Thứ ba, nâng cao kiến thức của mình về các công việc kế toán nói chung. Quá trình
được thực hành công việc kế toán trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể, sinh viên được tiếp cận đến việc hạch toán những khoản phải thu trong ngành Bảo hiểm. Từ đó tích luỹ thêm kiến thức về đặc trưng khoản phải thu trong ngành, những điều cần đặc biệt lưu ý khi tiến hành hạch toán, đồng thời có cái nhìn rõ ràng hơn về những nghiệp vụ trong lĩnh vực Bảo hiểm. Sinh viên cũng được tiếp cận với các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, hạch toán các khoản doanh thu và chi phí phát sinh trong từng tài khoản ngân hàng. Thông qua việc thực tập thực tế tại cơ quan, tác giả đã có cơ hội được liên kết thực tế việc thực hiện với các lý thuyết đã được học từ đó khắc sâu hơn những nghiệp vụ chuyên môn đã được học. Ngoài ra, tác giả học được rằng công việc của kế toán viên không chỉ là hạch toán và tính toán theo đúng Thông tư, quy định mà còn cần suy luận, đánh giá để công việc được thực hiện một cách hợp lý. Nghiệp vụ kế toán nói chung bao hàm một quy trình chi tiết, phức tạp và yêu cầu sự phối hợp thực hiện của nhiều phòng ban khác nhau thì mới tạo ra được kết quả tốt nhất cho công ty.
3.1.2. Về kỹ năng mềm
Thứ nhất, nâng cao kỹ năng giao tiếp và phối hợp làm việc trong môi trường văn phòng. Thời gian thực tập tại Công ty đã giúp cho sinh viên được trải nghiệm môi trường
làm việc chuyên nghiệp, học tập được tác phong làm việc chỉn chu, nghiêm túc trong mọi công việc được giao. Bên cạnh đó, việc phối hợp cùng những anh chị trong cơ quan giúp sính viên nâng cao được khả năng giao tiếp của bản thân, đồng thời tích luỹ kinh nghiệm trong việc phối hợp và xử lý tình huống khi có vấn đề xảy ra. Từ đó, nâng cao được kỹ năng hòa nhập vào một môi trường mới, thích ứng với những điều kiện làm việc, con người khác nhau. Tác giả nghĩ rằng đây sẽ là một kinh nghiệm quý báu cho quá trình làm việc trong tương lai.
Thứ hai, nâng cao khả năng tin học văn phòng, cụ thể là tin học cho lĩnh vực Kế toán và khả năng xử lý dữ liệu trên hệ thống kế toán. Trong quá trình học tại trường
Đại học, tác giả chưa được tiếp cận với các hệ thống cơ bản nên việc tiếp cận hệ thống trong thời gian đầu gặp một vài khó khăn. Tuy nhiên, sau quá trình học hỏi, nghiên cứu, sinh viên đã có thể thực hiện các thao tác kế toán trên hệ thống một cách trôi chảy, không mất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, công việc Kế toán yêu cầu nhiều kỹ năng về tin học
22
văn phòng, đặc biệt là Excel, nên sau quá trình làm việc, sinh viên đã có thể sử dụng những chức năng của các công cụ tin học để xử lý cho công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Sinh viên tin rằng, những kinh nghiệm và kiến thức đã được học từ các anh chị kế toán viên sẽ giúp sinh viên có thể làm việc hiệu quả hơn trong bất kỳ công việc nào trong tương lai.
3.1.3. Về định hướng nghề nghiệp
Tác giả có định hướng trở thành một Kiểm toán viên độc lập trong tương lai, được tiếp cận với môi trường làm việc và hệ thống kế toán của công ty tạo cơ hội cho tác giả được tìm hiểu sâu hơn về công việc và có một cái nhìn tổng quan về ngành Kế toán – Kiểm toán. Tác giả tin rằng những kinh nghiệm học được trong quá trình làm thực tập kế toán sẽ giúp ích cho công việc Kiểm toán sau này, bởi vì một Kiểm toán viên cũng cần hiểu rõ về hệ thống kế toán, công việc kế toán để có thể đánh giá một cách trung thực và hợp lý các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, việc trao đổi nói chuyện với các anh chị có kinh nghiệm trong ngành giúp sinh viên có thêm nhiều góc nhìn mới về lĩnh vực này và tìm ra được hướng đi phù hợp cho bản thân. Sinh viên cũng xác định được những điểm mạnh, điểm yếu, những thiếu sót cần phải cải thiện để giúp công việc trong tương lai thuận lợi hơn.
3.2. Đề xuất hoàn thiện nghiệp vụ kế toán và kế toán lương tại cơ quan
Thứ nhất, cơ quan có thể áp dụng công nghệ thông tin bằng cách sử dụng một hệ thống chấm công bằng công nghệ hiện đại tại cơ quan. Công ty đã có hệ thống xác
thực bằng vân tay, vậy nên có thể tận dụng hệ thống đó để thực hiện chấm công cho nhân viên. Ngoài ra, công ty có thể áp dụng hệ thống thẻ từ chuyên biệt, nhân viên chỉ cần quét thẻ mỗi khi đến công ty và khi ra về để xác nhận thời gian làm việc của mình. Việc này sẽ giúp giảm bớt thời gian chấm công cho nhân viên và giảm sai sót trong quá trình thực hiện bằng thủ công. Bên cạnh đó, khi phòng Nhân sự - Hành chính tiến hành tổng hợp tính lương, sẽ tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu từ Bảng theo dõi chấm công vào hệ thống và tăng độ chính xác của bảng chấm công. Ngoài ra, một số đặc trưng phòng ban sẽ làm việc dựa vào hệ thống máy tính, vì vậy có thể sử dụng các hệ thống máy tính để chấm công. Đặc biệt trong hoàn cảnh COVID-19, nhiều nhân viên phải làm việc tại nhà
thì việc áp dụng một hệ thống chấm công bằng hệ thống chung như vậy sẽ thuận tiện hơn, đồng thời sẽ tiết kiệm thời gian hơn cho những người phụ trách việc kiểm tra, giám sát và tổng hợp.
Thứ hai, áp dụng công nghệ để linh hoạt hơn trong việc xác nhận bằng chữ ký hoặc con dấu công ty. Công ty có thể thực hiện phân quyền cho các cấp liên quan để xét duyệt
những thông tin, nhưng cũng cần tùy thuộc vào độ lớn giá trị của quyết định tài chính. Bên cạnh đó, có thể áp dụng chữ ký điện tử, con dấu diện tử để có thể tăng tốc độ xử lý thông tin và giảm tính ách tắc của công việc khi mà những lãnh đạo cấp cao không có mặt để xét duyệt. Xét riêng trong quy trình tiền lương, việc linh hoạt trong xét duyệt sẽ làm giảm rủi ro chậm thanh toán tiền lương nhân viên, góp phần thỏa mãn nhu cầu tài chính của người lao động.
24
KẾT LUẬN
Tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần quan trọng trong báo cáo tài chính, đóng một tỉ trọng lớn trong các chi phí của các doanh nghiệp. Để trở thành công cụ có hiệu lực, quy trình tổ chức kế toán “tiền lương và các khoản trích theo lương” cần được thực hiện dựa trên các nguyên tắc công bằng, hợp lý, phù hợp với quy định và đáp ứng được nhu cầu sử dụng tại cơ quan, đồng thời cũng là một trong những yêu cầu thiết yếu trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay. Bên cạnh d dó, tiền lương và các khoản trích theo lương cũng mang nhiều rủi ro bị gian lận do gắn liền với lợi ích của nhiều người lao động. Chính vì những lý do trên, khoản mục liên quan đến kế toán lương và các khoản trích theo lương là những khoản mục có tầm quan trọng nhất trong các nghiệp vụ kế toán tại cơ quan hành chính nhà nước nói riêng và các doanh nghiệp nói chung, cần được quan tâm chú ý trong quá trình kế toán.
Trong quá trình thực tập và học hỏi tại cơ quan, tác giả đã hoàn thành bài báo cáo với bố cục 3 phần, hoàn thành được mục tiêu đề ra: Thứ nhất, có được cái nhìn tổng quan hơn về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Bảo hiểm ABC (Việt Nam). Thứ hai, tìm hiểu được quy trình tổ chức kế toán lương và các khoản trích theo lương của Công ty. Cuối cùng, tác giả đã đưa ra nhận định về quy trình và đưa một số định hướng cũng như đề xuất về việc cải thiện nghiệp vụ kế toán lương và các khoản trích theo lương tại cơ quan,