HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S TẠI VĂN PHÒNG

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S TẠI VĂN PHÒNG Đơn vị thực hiện: Công ty TNHH Tư vấn & Đào tạo ISO Solutions Giảng viên: Trần Kim ThoaFOUNDER VIETNAM VEG CEO ISO SOLUTIONS ISO 45001 IRCA Lead Auditor ID#167498 Hải Phòng, tháng năm 2021 CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 27 September 2021 info@isosolutions.net Thời gian: Buổi sáng : 08h30 – 10h00 Buổi sáng : 10h15 – 11h30 Giữa buổi có giải lao 15ph BẮT ĐẦU CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS info@isosolutions.net Chào mừng bạn tham dự khóa học! Hãy đồng ý với rằng: Tắt chuông điện thoại Tham gia thảo Đúng luận CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS info@isosolutions.net OPENING Tên bạn gì? Vai trị bạn tổ chức? Tổ chức bạn áp dụng hệ thống quản lý nào? Đã biết/áp dụng/chưa có kiến thức 5S Trình bày với lớp CƠNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS info@isosolutions.net MỤC ĐÍCH KHĨA HỌC -HIỂU TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC CẢI TIẾN NĂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG -HIỂU ĐƯỢC TỔNG QUAN VỀ CÔNG CỤ 5S VÀ BIẾT CÁCH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG THỰC HÀNH 5S CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS info@isosolutions.net NỘI DUNG 5S LÀ GÌ ? 5S VÀ KAIZEN LỢI ÍCH CỦA 5S ? LÝ THUYẾT 5S CÁC BƯỚC ÁP DỤNG 5S THỰC TẾ CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS info@isosolutions.net 5S LÀ GÌ? 5S VÀ KAIZEN CƠNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 7 info@isosolutions.net CHẤT LƯỢNG? BÀI TẬP GIẢ SỬ ANH/CHỊ ĐI VÀO SHOP THỜI TRANG ĐỂ MUA MỘT BỘ QUẦN ÁO MỚI ANH/CHỊ HÃY NÊU CÁC YẾU TỐ CÓ THỂ THU HÚT ĐỂ ANH/CHỊ QUYẾT ĐỊNH MUA BỘ QUẦN ÁO TẠI SHOP THỜI TRANG ĐĨ? CƠNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS info@isosolutions.net CHẤT LƯỢNG MÀU SẮC CHẾ ĐỘ SAU KHI BÁN CHẤT LIỆU VẢI THƢƠNG HIỆU NHÀ SẢN XUẤT … CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS info@isosolutions.net Chất lượng? Mức độ tập hợp đặc tính vốn có đáp ứng u cầu Chất lượng Đặc tính: Đặc trưng để phân biệt Yêu cầu: Nhu cầu hay mong đợi công bố, ngầm hiểu chung hay bắt buộc CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 10 info@isosolutions.net S0 – CHUẨN BỊ Một họp kick-off meeting thể cam kết lãnh đạo thông báo lịch thực 5S Nhóm 5S thực hỗ trợ cho BP, đưa nhãn mác, màu sắc quy định chuẩn… Review lại Quy trình quản lý tài liệu Quy trình quản lý hồ sơ (danh mục thời gian hồ sơ cần lưu trữ/ khu lưu hs chung cần CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 91 info@isosolutions.net S0 – CHUẨN BỊ - Quy định tài liệu lưu trữ thời gian lưu trữ mềm/ cứng… - Quy định tên viết tắt phòng/ban để đánh mã số 92 Short Name of each Department 2-4 letters indicating department GNL = General, CO = Company ENG = Engineering Y/N PJT F.NO L.NO YARD NUMBER PROJECT NAME FILE NUMBER LOCATION NUMBER PMP = Project Management & Planning PRD = Production PAL = Purchase & Logistics QC = Quality Control HSEQ = HSEQ FNA = Finance & Accounting SF = Safety & Facility HRA= Human Resource & Administration ICT = Information, Communication and Technology CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS CAT = Commissioning & Trial info@isosolutions.net WP = Work Preparation S0 – CHUẨN BỊ Y/N A2810 PJT DIAMOND YARD b b Contract B1 Specifications Monthly meeting In documents To be signed Bill of Mat'l AA1 B1 HSEQ DEPT DWG F.NO PMP/F01 L No A1-1 TECHNICAL DEP'T - 93 Đưa gáy file, hộp 5cm, 7cm, 9cm… Nhãn dán cho dạng khay đựng TL CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS info@isosolutions.net S0 – CHUẨN BỊ - Danh mục tài liệu cho file kẹp, hộp đựng tài liệu CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 94 info@isosolutions.net S1 – SÀNG LỌC – SEIRI TẠI VỊ TRÍ LÀM VIỆC Vật dụng khơng cần dùng Vật dụng cần dùng PHÂN LOẠI XỬ LÝ Khơng cịn giá trị Thẻ đỏ Loại bỏ Khơng biết cịn cịn giá trị hay khơng Thẻ vàng Lưu tạm chờ xử lý ***Lưu ý: - Xin phê duyệt BLĐ, cần - Có thể k sử dụng thẻ màu S2 – Seiton – Sắp xếp 95 CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS info@isosolutions.net S2 – Sắp xếp – Seiton Tất CÁC ĐỐI TƯỢNG nơi làm việc sau xác định CẦN DÙNG xếp đảm bảo an toàn, thuận tiện mỹ quan cho nơi làm việc Phác thảo/ dự kiến sơ vị trí, layout xếp thử vật dụng theo phác thảo/ dự kiến Đánh dấu, kẻ vạch … nhận biết vị trí thức vật dụng xếp CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 96 info@isosolutions.net CÁC BƯỚC ÁP DỤNG 5S THỰC TẾ CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 97 97 info@isosolutions.net CÁC BƯỚC ÁP DỤNG 5S THỰC TẾ CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 98 98 info@isosolutions.net CÁC BƯỚC ÁP DỤNG 5S THỰC TẾ CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 99 99 info@isosolutions.net S3 – Sạch – Seiso Thực tổng vệ sinh Xác định khu vực, phân công trách nhiệm lập lịch vệ sinh cụ thể (ngày / tuần / tháng) Chuẩn bị đầy đủ thiết bị dụng cụ vệ sinh phù hợp với vật cần vệ sinh định khu để đồ vệ sinh đẹp mắt Thực vệ sinh theo lịch xác định Lưu ý: Loại trừ/ hạn chế nguồn gây dơ bẫn CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 100 info@isosolutions.net Thực hành S4 – Săn sóc – Seiketsu - Chuẩn mực đánh giá: Quy định Thực hành 5S - Áp dụng Checklist đánh giá 5S: S có tiêu chí riêng - Phương pháp chấm: Kiểm tra chéo, Đi tìm chứng tốt KPH Kỹ thuật áp dụng • Chấm điểm 5S • Khen thưởng đơn vị thực tốt • Cải tiến nơi chưa đạt yêu cầu CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 101 info@isosolutions.net CÁC BƯỚC ÁP DỤNG 5S THỰC TẾCHECKLIST VÀ CÁC TIÊU CHÍ 5S SURVEY IN OFFICE RESULTS Department Score (checkbox) Score Condition Observed Sep-17 SE Ms Thao +Mr Ha 44 Good 50 Very good (Score No.) AC Accounting Very Good (Low - None) 60-46 HR Human resource Good (1 problems) 45-31 ALU Admin and Labor OK (2 problems) 30-16 Bad (3-4 problems) 15-1 Very Bad (high problems or more), or non existant 50 44 50 55 Very good 42.7 Good HSEQ HSEQ ICT 53 Very good Ict 33 OK 5S - OVERVIEW 60 Ranking Ranking S1 - SORT 55 53 S1 25 42.7 40 33 30 18 20 20 15 18 13.7 15 20 10 10 SE AC HR ALU HSEQ ICT SE AC HR ALU HSEQ ICT 15 18 20 13.7 18 S2 14 14 16 12.4 18 S3 15 18 19 16.6 17 18 SE S2 - SET IN ORDER 20 AC 18 14 14 ALU HSEQ ICT S3 - SHINE 16 15 HR 20 12.4 18 19 AC HR 15 16.6 17 18 ALU HSEQ ICT 15 10 10 0 SE AC HR ALU HSEQ ICT SE * Note: + + + + Admin and Labor union: The room of Ms Yen is very good However, the kitchen should improve more Accounting department: In general, 5S at Accounting is good However, the electric hose should arrange well ICT: The general area (near Engineering department) has a lot of change However, the rooms of ICT not have change Secretary (Ms Thao + Mr Ha) : There are a lot of change However, it should be attention in corner, items CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 102 10 info@isosolutions.net S4 – Săn sóc – Seiketsu OFFICE 5S GOOD EXAMPLES No Items Picture Department Remarks / Comments S2 - Set in Accounting order Automatic Binder Step Lưu trữ quản lý tài liệu Electrical Document control Lưu trữ quản lý hồ sơ Document control S2 - Set in order HR Good arrangment and control! Lưu trữ quản lý hồ sơ Document control Good S2 - Set in Accounting arrangment order and control! Lưu trữ quản lý hồ sơ Document control S2 - Set in order Custom Good arrangment ! - Một báo cáo tổng hợp thiết lập gửi BLĐ tổng kết Quá trình từ S1-S3 khuyến nghị cải tiến sau kết Đánh giá lần - Đánh giá định kỳ hàng tháng CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 103 info@isosolutions.net S5 – Sẵn sàng – Shitsuke - Các nguyên tắc thực hành 5S nhận thức gắn liền với công việc, chức năng, nhiệm vụ phân công phận cách tự giác trở thành thói quen hàng ngày CBNV - CBNV đơn vị đào tạo tái đào tạo thực hành tốt 5S quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan - Các kết đánh giá 5S, biểu đồ thể kết hoạt động 5S đạt được, học kinh nghiệm kế hoạch cải tiến sau lập, cơng khai, trì, cập nhật phổ biến tồn Cơng ty CẦN KÉO DÀI ÍT NHẤT THÁNG-1 NĂM CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 104 info@isosolutions.net 5S INTRODUCTION THẢO LUẬN – HỎI, ĐÁP THANKS FOR ATTENTION! ĐOÀN KẾT, HỢP TÁC VÀ CÙNG THÀNH CÔNG CÔNG TY TƯ VẤN & ĐÀO TẠO ISO SOLUTIONS 105 10 info@isosolutions.net