ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI BÌNH -Số: 20/2012/QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -Thái Bình, ngày 19 tháng 12 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG MẠNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ LIÊN THƠNG TỈNH THÁI BÌNH -ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI BÌNH Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005; Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ việc ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Căn Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; Xét đề nghị Sở Thông tin Truyền thơng Tờ trình số 51/TTr-STTTT ngày 27/11/2012, QUYẾT ĐỊNH Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế quản lý, vận hành sử dụng mạng văn phịng điện tử liên thơng tỉnh Thái Bình Điều Giao Sở Thơng tin Truyền thơng chủ trì, phối hợp với sở ngành liên quan hướng dẫn thi hành Quyết định Điều Quyết định có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký Điều Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc sở, Thủ trưởng ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Bộ Thông tin Truyền thông; - Cục Kiểm tra văn QPPL, Bộ Tư pháp; - TT Tỉnh ủy, TT HĐNĐ tỉnh; - Chủ tịch, PCT UBND tỉnh; - Như Điều 4; - Lưu: VT, TH TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Phạm Văn Sinh QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG MẠNG VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ LIÊN THƠNG TỈNH THÁI BÌNH (Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2012/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2012 Ủy ban nhân dân tỉnh) Chương QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mạng văn phịng điện tử liên thơng tỉnh Thái Bình Mạng văn phịng điện tử liên thơng tỉnh Thái Bình (sau gọi tắt mạng văn phòng điện tử liên thông) phần mềm tin học hoạt động mạng máy tính sử dụng quan nhà nước địa bàn tỉnh Thái Bình để quản lý văn tạo lập hồ sơ công việc, tạo sở liệu điện tử trao đổi xử tý văn liên thông qua môi trường mạng bao gồm: quản lý văn đến; ti ến trình xử lý, phát hành văn đi; quản lý hồ sơ công việc để phục vụ công tác trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý theo chức năng, nhiệm vụ phân công Mạng văn phịng điện tử liên thơng có địa truy cập mạng internet là: http://mvp.thaibinh.gov.vn Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định việc quản lý, vận hành sử dụng mạng văn phịng điện tử liên thơng hoạt động quan, đơn vị tỉnh Quy chế áp dụng sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn quan tổ chức khác tham gia vào hệ thống (sau gọi tắt quan, đơn vị) để vận hành, sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông Điều Cập nhật, luân chuyển thông tin mạng văn phịng điện tử liên thơng Cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị cấp tài khoản để truy cập mạng văn phịng điện tử liên thơng có trách nhiệm xử lý văn cập nhật thông tin theo nhiệm vụ phân công, tuân thủ tài liệu hướng dẫn quy trình vận hành, sử dụng phần mềm Trong trường hợp xảy cố kỹ thuật dẫn tới việc mạng văn phịng điện tử liên thơng ngừng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật thơng tin tạm thời ghi nhận việc xử lý phương tiện khác (ghi nhận giấy tờ tệp văn bản, ) cập nhật thông tin xử lý vào hệ thống sau cố kỹ thuật khắc phục Nghiêm túc tuân thủ quy trình hướng dẫn sử dụng phần mềm, cập nhật đầy đủ nội dung vào phần mềm theo yêu cầu đặt Điều Sử dụng chữ ký số mạng văn phịng điện tử liên thơng Mạng văn phịng điện tử liên thơng tích hợp chữ ký số để xác thực tính pháp lý văn điện tử trao đổi quan, đơn vị Văn điện tử ký số phải tiếp nhận xử lý quy trình nhằm đảm bảo tính kịp thời, an tồn, bảo mật, tin cậy xác thực liệu Chữ ký số sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông quan chứng thực chữ ký số chuyên dùng Nhà nước cung cấp Sở Thơng tin Truyền thơng có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ quan, đơn vị triển khai sử dụng chữ ký số Văn quan, đơn vị phát hành trao đổi mạng văn phịng điện tử liên thơng phải đảm bảo tích hợp chữ ký số theo quy định Luật Giao dịch điện tử văn liên quan nhằm đảm bảo tính an tồn, bảo mật, tin cậy, xác thực liệu Điều Các văn trao đổi mạng văn phòng điện tử liên thơng Các văn trao đổi mạng văn phịng điện tử liên thông gồm: Giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp; văn để biết, để báo cáo; thông báo chung; thông tin đạo, điều hành lãnh đạo; lịch cơng tác; chương trình, kế hoạch quan; tài liệu cần trao đổi q trình xử lý cơng việc loại văn khác; trừ văn thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo văn đặc biệt khác Chương QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG Điều Nguyên tắc quản lý, vận hành sử dụng Việc sử dụng hệ thống phải thực đầy đủ quy định an tồn an ninh thơng tin như: bảo đảm yêu cầu kỹ thuật an tồn sử dụng điện, phịng chống cháy nổ, thiên tai; ngăn chặn, phòng chống virus xâm nhập vào hệ thống Các liệu, thông tin truyền tải hệ thống mạng văn phịng điện tử liên thơng định kỳ chép, lưu trữ theo quy định hành Kiểm soát chặt chẽ người tham gia sử dụng mật truy nhập hệ thống; việc cài đặt phần mềm lên máy chủ hệ thống máy trạm quan, đơn vị tham gia sử dụng hệ thống Thông tin hệ thống phải thực theo quy định Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định ngành đọc công tác bảo mật Nghiêm cấm hành vi: cản trở ngăn chặn trái phép trình trao đổi liệu; thay đổi, hủy, chép, tiết lộ, di chuyển trái phép phần tồn thơng điệp liệu Thực việc điện tử hóa văn ký số văn quan, đơn vị phát hành (trừ văn thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo văn đặc biệt khác) để cập nhật, lưu trữ vào mạng văn phòng điện tử liên thông Văn quan, đơn vị phát hành cập nhật vào mạng văn phịng điện tử liên thơng, bên cạnh tệp liệu số hóa phương pháp quét văn (scan) phải cập nhật kèm theo tệp liệu gốc văn tạo văn quan trọng văn quy phạm pháp luật, chương trình, kế hoạch tỉnh để thuận tiện trình khai thác, sử dụng Khi nhận văn điện tử từ nguồn khác (thư điện tử, phần mềm gửi nhận văn khác), người trực tiếp nhận xử lý văn phải báo cáo thủ trưởng quan, đơn vị chuyên cán văn thư để cập nhật vào mạng văn phịng điện tử liên thơng Sử dụng mã tiếng Việt Unicode chuẩn TCVN 6909-2001 để trao đổi thơng tin hệ thống mạng văn phịng điện tử liên thông Điều Quy định văn thư quan, đơn vị Cập nhật văn đến: Sử dụng mạng văn phịng điện tử liên thơng để tiếp nhận, số hóa, khai báo thơng số văn đến nhận từ nguồn: Văn giấy (nhận qua đường bưu điện nhận trực tiếp), văn điện tử nhận qua phần mềm điện tử, thư điện tử, văn nhận qua nguồn khác Phát hành văn đi: Sử dụng mạng văn phịng điện tử liên thơng để số hóa, khai báo thông số văn quan ban hành, thực ký số chuyển văn cho quan, đơn vị liên quan; thực phát hành văn giấy theo đạo lãnh đạo quan, đơn vị Điều Quy định cán công chức, viên chức xử lý văn Văn đến: Cán bộ, công chức, viên chức thực việc tiếp nhận mạng văn phịng điện tử liên thơng tối thiểu ngày làm việc 01 lần Trong trình xử lý phải cập nhật thông tin, báo cáo tiến độ xử lý văn hồ sơ cơng việc thụ lý vào mạng văn phịng điện tử liên thơng để quản lý đầy đủ sở liệu Văn đi: Ngay sau văn ký ban hành, cán soạn thảo ti ến hành cập nhật bổ sung tệp tài liệu gốc văn bản, đồng thời phải kiểm tra, hiệu chỉnh thông số văn văn thư cập nhật, bổ sung thơng số theo dõi tiến trình xử lý văn Văn dự thảo: Sử dụng trường hợp cán trình văn dự thảo thơng qua mạng văn phịng điện tử liên thơng, đóng góp ý kiến với văn dự thảo cán khác chuyển đến thực chữ ký số cá nhân (nếu có) lên văn dự thảo Trong trình xử lý văn bản: Nếu đạo, thơng tin phát sinh có nhiều văn khác liên quan đến văn xử lý, cán xử lý phải cập nhật, kết nối vào hồ sơ xử lý văn Điều Quy định lãnh đạo quan, đơn vị; lãnh đạo phòng, ban, đơn vị trực thuộc Lãnh đạo quan, đơn vị lãnh đạo phòng, ban, đơn vị trực thuộc phải thường xuyên theo dõi mạng văn phịng điện tử liên thơng để nhận biết thông tin tiến độ xử lý văn bản, kịp thời đôn đốc xử lý, không để tồn đọng văn đến Lãnh đạo quan, đơn vị sử dụng mạng văn phịng điện tử liên thơng đ ể chuyển văn đến cá nhân hay phòng, ban, đơn vị trực thuộc xử lý; cho phép phát hành văn định việc phát hành hoàn toàn văn điện tử hay kết hợp phát hành văn điện tử văn giấy Trường hợp phát văn bản, hồ sơ xử lý hạn, lãnh đạo quan, đơn vị phải kịp thời đạo, đôn đốc phận liên quan xử lý khắc phục Lãnh đạo phòng, ban, đơn vị trực thuộc thường xuyên giao việc đôn đốc nhắc nhở cán thực xử lý văn tiến độ, cập nhật hồ sơ cơng việc quy định mạng văn phịng điện tử liên thơng Nếu lãnh đạo phịng, ban, đơn vị trực thuộc trực tiếp xử lý văn đến, soạn thảo văn phải thực trường hợp cán xử lý văn Điều 10 Tổ chức, vận hành mạng văn phịng điện tử liên thơng Mạng văn phịng điện tử liên thông thiết lập vận hành hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin bao gồm: mạng cục quan, đơn vị, mạng diện rộng tỉnh mạng Internet; quản trị tập trung Trung tâm Tích hợp liệu tỉnh Sở Thông tin Truyền thông đơn vị đầu mối quản lý, quản trị kỹ thuật, quản trị sở liệu hạ tầng kỹ thuật mạng văn phịng điện tử liên thơng Trung tâm Tích hợp liệu tỉnh Các quan, đơn vị phải quản lý bảo vệ an toàn hệ thống mạng máy tính kết nối Internet quan, đơn vị mình; cử 01 cán có chun mơn làm đầu mối để liên hệ phối hợp xử lý cố (nếu có) với Sở Thơng tin Truyền thơng q trình khai thác, sử dụng hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thơng Điều 11 Kinh phí trì hoạt động hệ thống văn phịng điện tử liên thơng Căn vào yêu cầu thực tế trình quản trị vận hành hệ thống, Sở Thông tin Truyền thơng lập kế hoạch trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét định nguồn kinh phí phục vụ việc nâng cấp, bảo dưỡng, sửa chữa trang thiết bị phần cứng, phần mềm hoạt động khác hệ thống mạng văn phịng điện tử liên thơng Chương TRÁCH NHIỆM SỬ DỤNG HỆ THỐNG MẠNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ LIÊN THÔNG Điều 12 Trách nhiệm quan, đơn vị Sử dụng hệ thống mạng văn phịng điện tử liên thơng để đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày quan, đơn vị Chịu trách nhiệm nội dung, độ xác bảo mật thơng tin trao đổi hệ thống mạng văn phịng điện tử liên thơng Các quan đơn vị tự trang bị hệ thống máy tính, mạng cục bộ, đường truyền Internet đảm bảo yêu cầu thực nhiệm vụ; chịu trách nhiệm xử lý cố máy tính, mạng máy tính quan, đơn vị Thủ trưởng quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức việc quản lý sử dụng chứng thực chữ ký số quan quản lý sử dụng dấu Thủ trưởng quan, đơn vị phải ban hành quy chế sử dụng mạng văn phòng điện tử nội quan chịu trách nhiệm việc sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông hệ thống chung tỉnh Lãnh đạo quan, đơn vị phải thường xuyên tham gia sử dụng đôn đốc nhắc nhở cán công chức, viên chức thực Quy chế quy định khác có liên quan Điều 13 Trách nhiệm Sở Thông tin Truyền thông Đảm bảo trì, vận hành hệ thống, kịp thời khắc phục cố, đảm bảo thông suốt phục vụ công tác đạo điều hành phần mềm Quản lý cung cấp tài khoản riêng cho cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị hệ thống phục vụ cơng tác Chủ trì tổ chức thực định kỳ lưu liệu, lưu trữ thông tin điện tử hệ thống để đảm bảo an toàn, an ninh mạng, bảo mật thông tin hệ thống theo quy định hành Xây dựng tổ chức thực kế hoạch năm cho việc nâng cấp, bảo dưỡng, phát triển sở hạ tầng hệ thống để đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng Xây dựng kế hoạch, tổ chức lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thơng có u cầu nâng cấp lên phiên Định kỳ năm đột xuất tổng hợp số liệu công tác quản lý, điều hành quan, đơn vị hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh Lập đường dây nóng hỗ trợ kỹ thuật cho người sử dụng; thường trực tiếp nhận đề xuất, góp ý trình vận hành, sử dụng hệ thống mạng văn phịng điện tử liên thơng Điều 14 Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Tự quản lý tài khoản, bảo vệ mật sử dụng cá nhân; không truy nhập vào tài khoản người khác không để người khác sử dụng địa chỉ, tài khoản mạng văn phịng điện tử liên thông Trường hợp mật phải báo cáo quan chủ quản để thông báo cho Sở Thông tin Truyền thông xử lý kịp thời Thường xuyên thực tiếp nhận, báo cáo công việc trao đổi thơng tin mạng văn phịng điện tử liên thông để trả lời kịp thời, nắm bắt nội dung, xử lý công việc cụ thể phân công cách nhanh nhất, hiệu Chịu trách nhiệm nội dung văn bản, thông tin trao đổi hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông Chấp hành nghiêm túc phân công nhiệm vụ lãnh đạo quan, đơn vị lãnh đạo phòng, ban, đơn vị trực thuộc để kịp thời xử lý văn bản, thông tin trao đổi hệ thống mạng văn phịng điện tử liên thơng Quản lý lưu trữ tài liệu theo quy định Luật Lưu trữ Khi gặp cố q trình sử dụng hệ thống mạng văn phịng điện tử liên thơng, phải báo cáo người có thẩm quyền để kịp thời xử lý Chương TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15 Tổ chức thực Thủ trưởng quan, đơn vị cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thực nghiêm túc Quy chế Đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm bị xử lý theo quy định hành Trong q trình thực hiện, có vướng mắc phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung, quan, đơn vị phản ánh Sở Thông tin Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./