TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TẬP NHÓM Môn Quản trị Văn phòng Đề tài Nghiệp vụ văn phòng cơ bản Lớp tín chỉ Quản trị Văn phòng (116) 3 Nhóm sinh viên thực hiện 1 Đỗ Thu Phương 2 Nguyễn Ngọc Mai 3 Nguyễn Minh Quang 4 Nguyễn Đình Dưỡng 5 Vũ Thuỳ Linh 6 Nguyễn Phương Anh 7 Nguyễn Quỳnh Hoa 8 Đào Ngọc Thanh – nhóm trưởng 9 Đào Ngọc Thanh – nhóm trưởng Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Thị Phương Hiền Hà Nội 2016 Phân công công việc Nhóm mình sẽ làm về Tổ chức công tác thông.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TẬP NHÓM Mơn: Quản trị Văn phịng Đề tài: Nghiệp vụ văn phịng Lớp tín chỉ: Quản trị Văn phịng (116) _3 Nhóm sinh viên thực hiện: Đỗ Thu Phương Nguyễn Ngọc Mai Nguyễn Minh Quang Nguyễn Đình Dưỡng Vũ Thuỳ Linh Nguyễn Phương Anh Nguyễn Quỳnh Hoa Đào Ngọc Thanh – nhóm trưởng Đào Ngọc Thanh – nhóm trưởng Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Phương Hiền Hà Nội - 2016 Phân cơng cơng việc Nhóm làm về: Tổ chức cơng tác thơng tin vì: giáo trình viết: thông tin mạch máu quan đơn vị, thứ keo đặc biệt để gắn kết phận tổ chức lại với hoạt động hợp tác với nhờ có thơng tin có nghiệp vụ, nhóm có người người chưa join nhóm, bạn làm nghiệp vụ tóm tắt thơi cụ thể sau: Đào Ngọc Thanh - chương - Tổ chức công tác thông tin chị Đỗ Thu Phương - chương - Quản lý thời gian làm việc bạn Vũ Ngọc Mai làm chương phần 1,2,3,4,5 chương bạn Nguyễn Minh Quang làm chương chương bạn Nguyễn Đình Dưỡng làm chương bạn Vũ Thuỳ Linh làm chương 10 phần 6,7 chương bạn Nguyễn Phương Anh làm chương 11 phần 1,2 bạn Nguyễn Quỳnh Hoa làm chương 11 phần 3,4 bạn tóm tắt ngắn gọn ý nên người tự làm silde đăng lên nhóm nhóm trưởng tổng hợp Chương 4: Tổ chức công tác thông tin Thế thông tin? Các cách phân loại thơng tin văn phịng Các ngun tắc quy trình tổ chức thơng tin I Thế thơng tin, thơng tin gì, vai trị thơng tin Theo giáo trình “quản trị văn phịng” trường ĐH KTQD Hiểu cách chung thơng tin q trình trao đổi người gửi người nhận Tuy nhiên thông tin khái niệm sử dụng nhiều lĩnh vực, tuỳ thuộc lĩnh vực nghiên cứu mà người ta đưa quan niệm khác thông tin Thông tin lĩnh vực quản trị phản ánh nội dung hình thức vận động liên lạc đối tượng, yếu tố hệ thống hệ thống với mơi trường Ngồi ra: thông tin nội dung trao đổi hay nhiều người trở lên có mối liên hệ lẫn theo phạm trù để với mục đích thích nghi người Và: thơng tin làm thay đổi kiến thức, nhận thức người thông qua văn bản, thông tư sách báo luồng truyền thông tin qua phương tiện loa đài ti vi, vô tuyến Vậy thông tin phản ánh vật tượng giới quan hoạt động xã hội đời sống xã hội người Con người cảm nhận làm tăng hiểu biết tiến hành thực hoạt động có ích cho thân, cộng đồng xã hội (loại bỏ thông tin mang tính tiêu cực) Để thực chức tham mưu tổng hợp phận VP phải có thơng tin, thơng thu nhận, hiểu đánh giá cần thiết, kịp thời có ích cho tồn cơng tác đánh giá trình độ nhà quản lý nhân viên có trách nhiệm Vai trị thơng tin Thơng tin coi là: II Tài nguyên công ty tạo lợi cạnh tranh thông tin phương tiện để thống hoạt động tổ chức thông tin sở để nhà quản trị ban hành định đắn thông tin phương tiện để gắn hoạt động quan đơn vị với môi trường bên ngồi thơng tin phương tiện đặc trưng hoạt động quản lý Cách phân loại thông tin văn phòng Căn cấp quản lý - Thông tin xuống (từ xuống) - Thông tin từ lên - Thông tin ngang - Thông tin chéo Thông tin từ xuống: thông tin gửi từ cấp cao xuống cấp thấp theo hệ thống có phân cấp Các loại hình thơng tin thường sử dụng loại thông tin văn bản, phát biểu, trao đổi Loại thơng tin thường bị mát hay bị bóp méo truyền qua nhiều cấp khác - Do cần phải có thơng tin phản hồi để kiểm tra xem thơng tin có đến đối tượng cách đầy đủ hay không Thông tin từ lên (lên trên): thông tin gủi từ cấp lên cấp theo hệ thống tổ chức Các loại hình văn văn hành chuyên loại, hội nghị, tư vấn, hệ thống góp ý, thăm dị ý kiến Dùng thơng tin bị cản trở cấp trung gian. - Do cần tạo mơi trường để cấp tự thông tin đầy đủ lên cấp Thông tin ngang: gồm cá nhân phận ngang cấp với mà họ khơng có mối quan hệ trực tiếp mà mối quan hệ phối hợp giúp thủ trưởng tổ chức hoàn thành cơng việc phận phụ trách Các loại thông tin sử dụng loại văn bản, phát biểu trao đổi, hội nghị Các thông tin sử dụng để đẩy nhanh dịng thơng tin cải thiện tự hiểu biết, phối hợp hoạt động để đạt mục tiêu tổ chức Thông tin chéo: thông tin phận cá nhân nhiều cấp khác mà họ khơng có mối quan hệ báo cáo (trực tiếp) giống thông tin ngang loại thông tin phong phú nhanh nhạy gây hậu xấu làm lan truyền thơng tin khơng xác Căn vào lĩnh vực hoạt động - Thông tin môi trường vĩ mô - Thông tin môi trường ngành - Thông tin nội Thông tin môi trường vĩ mô: thơng tin tác động lên tồn kinh tế quốc gia bao gồm: thơng tin trị - pháp luật, thơng tin kinh tế, thơng tin văn hố – xã hội, thông tin khoa học – kỹ thuật, thông tin tự nhiên – môi trường Thông tin môi trường ngành: thông tin diễn lĩnh vực hoạt động cụ thể Thông tin nội bộ: cung cấp hoạt động thực trạng nhiều mặt mạnh, mặt yếu quan, đơn vị người nề nếp tổ chức tài Căn vào tính chất đặc điểm sử dụng - Thơng tin tra cứu - Thông tin thông báo Thông tin tra cứu: thông tin mang đến cho người nhận nội dung mang tính chất quy ước, cứu để định như: văn quy phạm pháp luật, phát minh, sáng chế nhà khoa học Thông tin thông báo: thông tin mang đến cho người tiếp nhận xác nhận, biểu vấn đề (văn hố, kinh tế, xã hội) để chủ động đề xuất biện pháp quản lý có hiệu Căn vào tính chất pháp lý - Thơng tin thức - Thơng tin khơng thức Thơng tin thức: thị mệnh lệnh truyền đạt từ xuống văn họp, điện thoại, thông tin thức từ lên như: thư góp ý, đơn khiếu nại, đề nghị, thông tin ngang để mở rộng phạm vi thông tin sang phận để phối hợp với phịng ban ví sụ Phịng Hành – nhân với phịng Kỹ thuật trao đổi thông tin lịch liên hoan chào mừng ngày 20/10 - thông tin công nhận cách thức tổ chức Thơng tin khơng thức: thông tin truyền không qua kênh thức dư luận, lời đồn đại, đốn khơng có hệ thống, dư luận dạng đặc trưng loại thông tin này, tin tức lan truyền nhanh chóng sử dụng khơng tốt mục đích cá nhân chí vượt qua tầm kiểm sốt tổ chức - cần phổ biến nhiều thơng tin qua kênh thức tốt Căn vào hình thức truyền đạt (loại hình thơng tin) thơng tin văn Đây loại hình thơng tin cung cấp chứng pháp lý, tài liệu tham khảo với độ xác cao, thơng tin không cung cấp phản hồi đồng thời tạo hàng đống giấy tờ tạo văn chất lượng thông tin lời Được thực thông qua họp, trao đồi, điện thoại…ưu điểm loại thông tin đem lại trao đổi thông tin nhanh chóng phản hồi lập tức, nhiên có nhược điểm đơi tốn thời gian, hiệu thấp thiếu xác thơng tin qua mạng internet Với đời máy vi tính phát triển khoa học ký thuật, loại hình thơng tin khẳng định vị trí quan trọng xã hội thơng tin khơng lời, thơng tin qua nét mặt, cử chỉ… Đó thông tin liên lạc nhiều cách khác nét mặt, cử … hình thành, biến đổi tuỳ thuộc vào hồn cảnh cụ thể khơng gian, thời gian, tâm lý tình cảm người trao đổi thông tin Thông tin không lời nhằm hỗ trợ thông tin lời để nâng cao hiệu thông tin Phân loại theo thời gian Thông tin khứ: thông tin phản ánh vật tượng xảy khức, thông tin dùng làm sở để xây dựng kế hoạch để đánh giá phát triển vật tượng Thông tin tại: phản ánh kết hoạt động phát triển tổ chức thời điểm tại, tin tức nóng hổi mà nhà quản trị cần thu thập Thông tin tương lai: dự báo, dự đốn tương lai sở thông tin khứ tại, yếu tố ảnh hưởng đến vật, tượng Thông tin giúp cho nhà quản trị nhận biết thuận lợi khó khăn tương lai trước mắt, từ có định cho phù hợp III Tổ chức công tác thông tin Yêu cầu tổ chức công tác thông tin Thông tin phải phù hợp: thông tin phong phú, phức tạp tạo từ nhiều nguồn, nhiều loại hình khác nhau, cần đảm bảo phù hợp thông tin với cơng việc quan, tổ chức Đảm bảo tính xác: thơng tin chất liệu để nhà quản lý phân tích, đánh giá tình hình phải đảm bảo tính xác, thơng tin sai lệch làm cho kết phân tích khơng xác từ định sai lầm, gây hậu xấu Đảm bảo tính đầy đủ: thơng tin đầy đủ mô tả trọn vẹn vật, tượng, q trình, thơng tin khơng đầy đủ làm cho nhà quản lý nhận biết sai tượng, vật Đảm bảo tính kịp thời: thơng tin khơng kịp thời khơng có giá trị việc định thời đại ngày đơn vị chạy đua để tìm kiếm thơng tin tính kịp thời lại quan trọng Đảo bảo tính hệ thống, tổng hợp: thơng tin khơng địi hỏi đầy đủ lượng mà phải xây dựng theo hệ thống có logic, cung cấp thơng tin có hệ thống mang tính tổng hợp giúp cho nhân viên văn phịng tiết kiệm thời gian chi phí Thông tin cần đơn giản, dễ hiểu: thông tin cần phải đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng, rành mạch, dễ nhớ, trường hợp sử dụng thông tin chun ngành, chun mơn kỹ thuật cần phải giải thích rõ ràng, ghi đầy đủ Thông tin cần đảm bảo u cầu bí mật: thơng tin thuộc phạm vi bí mật cần phải thực đầy đủ quy trình bảo mật thơng tin cơng tác thơng tin Đảm bảo tính hiệu quả: việc trang bị máy móc thiết bị đại cho công tác thông tin phải cân nhắc nhu cầu với kỹ sử dụng, kết mang lại chi phí bỏ để tránh lãng phí Quy trình tổ chức cơng tác thơng tin bước 1: xác định nhu cầu thông tin Chúng ta cần xác định rõ số lượng, loại thông tin cần thu thập Đây vấn đề cốt yếu cơng tác thơng tin sở xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thơng tin thơng tin khơng thích hợp cho việc định thơng tin Để xác định nhu cầu thông tin cần vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan, phận, cấp nội dung công việc, định bước 2: xây dựng tổ chức nguồn thơng tin Có nhiều nguồn thơng tin khác như: thông tin từ cấp xuống cấp với dạng văn bản, thông tin từ cấp gửi lên báo cáo tờ trình kiến nghị, thông tin từ quan khác Nhà nước Đảng uỷ đồn thể mang tính chất giao dịch, phối hợp công việc, thông tin từ quan nghiên cứu khoa học kho lưu trữ, thư viện, thơng tin từ trang báo tạp chí ngồi nước, thơng tin từ dư luận xã hội đơn thư lời đồn đại dân chúng… Việc xây dựng tổ chức nguồn thông tin việc lựa chọn nguồn thông tin cho phù hợp để từ chọn lựa cung cấp thơng tin cho nguồn cho phù hợp Đối với nguồn thông tin sơ cấp: dùng phương pháp chọn mẫu hay quan sát hay thực nghiệm hay vấn để có kết từ nghiên cứu, khảo sát, điều tra Đối với nguồn thông tin thứ cấp: thông tin thu thập xử lý cung cấp bước 3: thu thập thơng tin Cần xác định mơ hình thu thập thông tin xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ cho phận, cá nhân trách nhiệm chủ yếu phận, chức văn phịng bước 4: phân tích xử lý thơng tin Đây cơng việc địi hỏi nhà quản trị viên phải sử dụng hiểu biết để phân tích đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin thu nhận để sản xuất thông tin đầu cung cấp cho cán lãnh đạo, yêu cầu bước phải tổng hợp tình hình phản ánh chất vật, việc, cần kiểm tra tính xác, hợp lý tài liệu, điều địi hỏi người quản trị cần có lực trình độ vừa phải có tinh thần trách nhiệm cao bước 5: cung cấp phổ biến thông tin Sau phân tích thơng tin cần phải phổ biến nhanh chóng kịp thời đến đối tượng cần thiết thơng qua hình thức thích hợp bước 6: lưu trữ bảo quản thông tin Thông tin khơng có lần vài lần sử dụng mà cần lưu trữ theo phương pháp khoa học yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ bảo quản thơng tin Hồn thiện hệ thống thơng tin quan đơn vị - thiết lập kênh thông tin rõ ràng sử dụng nhiều kênh thông tin tăng cường thông tin phản hồi đảm bảo thông tin lúc sử dụng ngôn ngữ đơn giản đầu tư xây dựng sở vật chất cho hoạt động thông tin đào tạo, bồi dưỡng cán nhân viên Quản trị thông tin Quản trị thông tin việc mà tổ chức xác định sử dụng phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, sử dụng phổ biến loại bỏ cách hiệu thơng tin tổ chức Nội dung quản trị thông tin - - - - quản trị nguồn thơng tin ví dụ nhà quản trị cần nắm rõ nguồn cung cấp thông tin, thông tin đến từ đâu, nơi cung cấp đầy đủ, xác kịp thời nguồn thơng tin đó… quản trị tiêu chuẩn thơng tin xây dựng sách ví dụ tiêu chuẩn xây dựng thơng tin đúng, xác, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu, loại thông tin cần quy định xử lý nào? phân loại thông tin thường với thông tin mật…thông tin khẩn quản trị xử lý thông tin ví dụ nhà quản trị cần xác định rõ thông tin cần cho phận nào, khách hàng nào, cấp quản lý nào, đơn vị tiếp nhận xử lý thơng tin đó, phản hồi, đối chiếu theo dõi tiến độ xử lý thơng tin quản trị cơng nghệ thơng tin phần tham gia vào cơng nghệ thơng tin máy tính trang thiết bị điện tử, vi xử lý, bảo mật, mật mã thơng tin, mã hố thơng tin, cơng nghệ không giúp cập nhật thông tin, tra cứu tìm kiếm mà cịn giúp cho đơn vị cơng tác quản lý thông tin đại bắt nhịp với nhịp sống số công nghệ Văn Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), phịng, ban thuộc quận: Gị Vấp, Văn Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa, - Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên, Văn Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ, - Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, cụ thể: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010 Kỹ thuật trình bày Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dịng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Điều 10 Tên loại trích yếu nội dung văn Thể thức Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ cơng văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ: QUYẾT Về việc điều động cán ĐỊNH Trích yếu nội dung cơng văn trình bày số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch văn thư, lưu trữ năm 2009 kiểm tra công tác Điều 11 Nội dung văn Thể thức a) Nội dung văn thành phần chủ yếu văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chun mơn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt dấu ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: “… quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư”; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; - Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa văn hành b) Bố cục văn Tùy theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định, cụ thể: - Nghị (cá biệt): theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm theo khoản, điểm Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, điều phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề Kỹ thuật trình bày Nội dung văn trình bày ô số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dịng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng cuối kết thúc dấu “phẩy” Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Điều 12 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Thể thức a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu, ví dụ: KT CHỦ PHÓ CHỦ TỊCH TỊCH KT BỘ THỨ TRƯỞNG TRƯỞNG Trường hợp cấp phó giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TL BỘ TRƯỞNG TL CHỦ VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ TỊCH - Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức, ví dụ: TUQ GIÁM TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỘ ĐỐC b) Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức vụ Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi chức vụ mà Nhà nước khơng quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền quan, tổ chức quy định cụ thể văn Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn (không thuộc cấu tổ chức quan quy định định thành lập; định quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan) ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn ban hội đồng Đối với ban, hội đồng không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn ban hội đồng, không ghi chức vụ quan, tổ chức Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban Phó Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng ghi sau, ví dụ: TM HỘI CHỦ TỊCH ĐỒNG (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) KT TRƯỞNG PHÓ TRƯỞNG BAN BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A Trần Văn B Chức vụ (Chức danh) người ký văn hội đồng ban Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng Trưởng ban, lãnh đạo Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng Phó Trưởng ban ghi sau, ví dụ: TM HỘI CHỦ TỊCH ĐỒNG (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) THỨ Trần Văn B KT TRƯỞNG PHÓ TRƯỞNG BAN BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Lê Văn C c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn hành chính, trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Đối với văn giao dịch; văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học lực lượng vũ trang ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm Kỹ thuật trình bày Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a; chức vụ khác người ký trình bày số 7b; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên người ký văn trình bày số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký người có thẩm quyền trình bày số 7c Điều 13 Dấu quan, tổ chức Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu quan, tổ chức trình bày số 8; dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn Điều 14 Nơi nhận Thể thức Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung, ví dụ: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn Kỹ thuật trình bày Nơi nhận trình bày ô số 9a 9b Phần nơi nhận số 9a trình bày sau: - Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dịng; trường hợp cơng văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng; tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối dịng cuối có dấu chấm; gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung cơng văn hành loại văn khác) trình bày sau: - Từ “Nơi nhận” trình bày dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩu; riêng dịng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm Điều 15 Các thành phần khác Thể thức a) Dấu mức độ mật Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Điều 5, 6, 7, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 b) Dấu mức độ khẩn Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định c) Đối với văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” d) Đối với cơng văn, ngồi thành phần quy định bổ sung địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa trang thông tin điện tử (Website) đ) Đối với văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành phải có ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành e) Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã g) Văn có hai trang trở lên phải đánh số trang chữ số Ả-rập Kỹ thuật trình bày a) Dấu mức độ mật Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu độ mật đóng vào số 10a, dấu thu hồi đóng vào số 11 b) Dấu mức độ khẩn Con dấu độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm, từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày chữ in hoa, phơng chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn đóng vào số 10b Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi c) Các dẫn phạm vi lưu hành Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày ô số 11; cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm d) Địa quan, tổ chức; địa thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa Trang thông tin điện tử (Website) Các thành phần trình bày số 14 trang thứ văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn đ) Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Được trình bày số 13; ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số Ảrập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng e) Phụ lục văn Phụ lục văn trình bày trang riêng; từ “Phụ lục” số thứ tự phụ lục trình bày thành dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm g) Số trang văn Số trang trình bày góc phải cuối trang giấy (phần footer) chữ số Ảrập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ Số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn minh họa Phụ lục IV kèm theo Thơng tư Mẫu trình bày số loại văn hành minh họa Phụ lục V kèm theo Thông tư Thể thức kỹ thuật trình bày Theo qui định từ Điều 16 đến Điều 17 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ : Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính: Điều 16 Thể thức Thể thức bao gồm: Hình thức “SAO Y BẢN CHÍNH” “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” Tên quan, tổ chức văn Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận thực theo hướng dẫn Điều 9, 12, 13 14 Thơng tư Điều 17 Kỹ thuật trình bày Vị trí trình bày thành phần thể thức (trên trang giấy khổ A4) Thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức kèm theo Thông tư (Phụ lục III) Các thành phần thể thức trình bày tờ giấy, sau phần cuối văn cần photocopy, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Kỹ thuật trình bày a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” trình bày số (Phụ lục III) chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm b) Tên quan, tổ chức văn (tại ô số 2); số, ký hiệu (tại ô số 3); địa danh ngày, tháng, năm (tại ô số 4); chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b 5c); dấu quan, tổ chức văn (tại ô số 6); nơi nhận (tại số 7) trình bày theo hướng dẫn trình bày thành phần thể thức Phụ lục III Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức minh họa Phụ lục IV; mẫu trình bày minh họa Phụ lục V kèm theo Thông tư Chương 11: Soạn thảo văn quản lý (phần 3, 4) 6.3 Ngôn ngữ văn quản lý Phong cách ngơn ngữ hành phong cách tiếng việt gọt rũa dùng văn thuộc phạm vi cơng tác quản lí, điều hành, tổ chức, giao dịch quan, tổ chức, công dân nước 6.3.1 Đặc điểm phong cách ngơn ngữ hành Ngơn ngữ hành mang tính chất đại chúng phổ biến phong cách ngơn ngữ hành có đặc điểm: - Tính xác, mạch lạc, rõ ràng - Tính khn mẫu - Tính khách quan, nghiêm túc - Tính trang trọng, lịch - Tính phổ thơng, đại chúng 6.3.2 Cách sử dụng câu, diễn đạt, xưng hô văn Cách sử dụng câu Có loại câu thường sử dụng: - Câu tường thuật Câu cầu khiến Câu nghi vấn Câu cảm thán Trong văn hành thường sử dụng chủ yếu câu tường thuật sử dụng trực tiếp ngồi cịn số loại câu câu khẳng định câu phủ định, câu chủ động câu bị động dùng văn quản lý nhà nước Cách diễn đạt trình bày Diễn đạt ngắn gọn, đoạn nên nêu ý chính, câu đoạn phải có liên kết với để phản ánh chủ đề Cách sử dụng loại dấu câu Dấu câu phương tiện ngữ pháp dùng chữ viết có tác dụng làm rõ mặt chữ viết cấu tạo ngữ pháp cần phải dụng xác loại dấu câu Cách xưng hơ văn hành Phụ thuộc vào đối tượng gửi nhận cá nhân hay tổ chức mà sử dụng cách xưng hô khác - Trường hợp tự xưng Nếu văn gửi lên cấp tự xưng phải nêu lên đầy đủ tên quan Nếu văn gửi cấp tự xưng cần nêu cấp bậc chủ quản như: Bộ, Tổng cục, Ủy ban nhân dân Nếu văn gửi cho quan ngang cấp quan ngồi hệ thống tự xưng thêm từ “chúng tơi” sau tên quan gửi văn - Trường hợp gọi tên quan cá nhân nhận văn Nếu quan nhận văn cấp trực tiếp gọi tên (từ lần thứ trở đi) quan nhận cần nêu tên cấp bậc chủ quản quan Nếu quan chủ quản quan ngang cấp quan ngồi hệ thống gọi tên quan nhận cần nêu tên đầy đủ quan Nếu văn gửi cho cá nhân (cán bộ, cơng chức, cơng dân…) nên gọi “ông” nam “bà” nữ Nếu người nhận văn có chức vụ, chức danh học hàm, học vị danh hiệu cao quý khác nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú…thì cần thể hiên tơn trọng gọi theo chức vụ, chức danh, học hàm, học vị danh hiệu cao quý mà người tặng 6.4 Quy trình soạn thảo văn quản lý 6.4.1.Các yêu cầu Để văn quản lý văn pháp quy phát huy chức cần đảm bảo thực hiên yêu cầu chuẩn mực để có văn chuẩn - - Đảm bảo tính mục đích Trước ban hành văn cần xác định mục đích, vấn đề cần giải Bảo đảm tính khoa học Về nội dung: văn phải có đầy đủ thơng tin quy phạm đầy đủ thông tin thực tế số liệu kiện cẩn thiết - - - Về hình thức: Căn vào nội dung văn để xây dựng, trình bày hình thức cho phù hợp Đảm bảo tính quy phạm Quy phạm pháp luật quy tắc sử mang tính bắt buộc, tùy theo nội dung, mệnh lệnh cụ thể để nêu thành quy phạm phải nêu rõ điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, hồn cảnh nhà nước muốn chủ thể phải xử xự nào, không thực tì nhà nước xử lý Đảm bảo tính đại chúng Văn phải có nội dung thiết thực, rõ ràng, dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo mức tối đa tính phổ cập Đảm bảo tính khả thi Văn phải có khả thi hành thực tế, nội dung phải phản ánh thực tế 6.4.2 Quy trình soạn thảo văn Bước 1: Chuẩn bị Là bước quan trọng tạo thuận lợi chất lượng cho văn Phân công soạn thảo: vào nội dung, tính chất văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan ,tổ chức giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo Đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo: xác định mục đích, nội dung vấn đề, xác định nội dung, tên loại trích yếu văn bản, thu thập thơng tin, phân tích, lựa chọn,xây dựng đề cương Bước 2: Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức thể thức văn theo quy định nhà nước - Viết thảo: sở đề cương xây dựng tiến hành soạn thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung - Xin ý kiến góp ý cho thảo - Tổng hợp ý kiền chỉnh sửa Bước 3: Duyệt văn - Lãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt nội dung thảo - Trưởng phịng hành – tổ chức duyệt thể thức tính pháp lý - Lãnh đạo quan duyệt ký ban hành Bước 4: Hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành - Hồn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy, sốt lại trình ký văn - Cán văn thư hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành ... trưởng tổng hợp Chương 4: Tổ chức công tác thông tin Thế thông tin? Các cách phân loại thơng tin văn phịng Các ngun tắc quy trình tổ chức thơng tin I Thế thơng tin, thơng tin gì, vai trị thơng tin. .. vật, tượng Thông tin giúp cho nhà quản trị nhận biết thuận lợi khó khăn tương lai trước mắt, từ có định cho phù hợp III Tổ chức công tác thông tin Yêu cầu tổ chức công tác thông tin Thông tin phải... viên Quản trị thông tin Quản trị thông tin việc mà tổ chức xác định sử dụng phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, sử dụng phổ biến loại bỏ cách hiệu thông tin tổ chức Nội dung quản trị