Theo qui định từ Điều 16 đến Điều 17 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ : Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:
Điều 16. Thể thức bản sao
Thể thức bản sao bao gồm: 1. Hình thức sao
“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”. 2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
4. Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, 12, 13 và 14 của Thông tư này.
Điều 17. Kỹ thuật trình bày
1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)
Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục III).
Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày bản sao
a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ơ số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ơ số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức tại Phụ lục III.
Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục IV; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này.
Chương 11: Soạn thảo văn bản quản lý (phần 3, 4)
6.3. Ngôn ngữ trong văn bản quản lý
Phong cách ngơn ngữ hành chính là phong cách của tiếng việt gọt rũa dùng trong các văn bản thuộc phạm vi cơng tác quản lí, điều hành, tổ chức, giao dịch của các cơ quan, tổ chức, cơng dân trong và ngồi nước.
6.3.1. Đặc điểm của phong cách ngơn ngữ hành chính
Ngơn ngữ hành chính mang tính chất đại chúng và phổ biến vì vậy phong cách ngơn ngữ hành chính có những đặc điểm:
- Tính khn mẫu
- Tính khách quan, nghiêm túc - Tính trang trọng, lịch sự - Tính phổ thơng, đại chúng
6.3.2. Cách sử dụng câu, diễn đạt, xưng hô trong văn bản 1. Cách sử dụng câu
Có 4 loại câu thường sử dụng: - Câu tường thuật
- Câu cầu khiến - Câu nghi vấn - Câu cảm thán.
Trong văn bản hành chính thường sử dụng chủ yếu là câu tường thuật và sử dụng trực tiếp . ngồi ra cịn một số loại câu như câu khẳng định và câu phủ định, câu chủ động và câu bị động được dùng trong văn bản quản lý nhà nước 2. Cách diễn đạt và trình bày
Diễn đạt ngắn gọn, mỗi đoạn chỉ nên nêu một ý chính, các câu trong đoạn phải có sự liên kết với nhau để phản ánh chủ đề
3. Cách sử dụng các loại dấu câu
Dấu câu là phương tiện ngữ pháp dùng trong chữ viết có tác dụng làm rõ trên mặt chữ viết một cấu tạo ngữ pháp vì vậy cần phải sự dụng chính xác các loại dấu câu
4. Cách xưng hơ trong văn bản hành chính
Phụ thuộc vào đối tượng gửi và nhận là cá nhân hay tổ chức mà sử dụng cách xưng hô khác nhau
Nếu trong văn bản gửi lên cấp trên thì khi tự xưng phải nêu lên đầy đủ tên cơ quan mình.
Nếu trong văn bản gửi cấp dưới thì khi tự xưng chỉ cần nêu cấp bậc chủ quản như: Bộ, Tổng cục, Ủy ban nhân dân.
Nếu trong văn bản gửi cho các cơ quan ngang cấp hoặc cơ quan ngồi hệ thống thì khi tự xưng có thể thêm từ “chúng tơi” sau tên cơ quan gửi văn bản.
- Trường hợp gọi tên các cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản
Nếu cơ quan nhận văn bản là cấp trên trực tiếp thì khi gọi tên (từ lần thứ 2 trở đi) cơ quan nhận chỉ cần nêu tên cấp bậc chủ quản của cơ quan đó.
Nếu cơ quan chủ quản là cơ quan ngang cấp hoặc cơ quan ngồi hệ thống thì khi gọi tên cơ quan nhận cần nêu tên đầy đủ của cơ quan đó.
Nếu văn bản gửi cho các cá nhân (cán bộ, cơng chức, cơng dân…) thì nên gọi “ơng” đối với nam và “bà” đối với nữ.
Nếu người nhận văn bản có chức vụ, chức danh học hàm, học vị hoặc các danh hiệu cao quý khác như nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú…thì khi cần thể hiên sự tơn trọng có thể gọi theo chức vụ, chức danh, học hàm, học vị hoặc các danh hiệu cao quý mà người đó được tặng.
6.4. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý 6.4.1.Các yêu cầu
Để văn bản quản lý và văn bản pháp quy phát huy được chức năng của nó thì cần đảm bảo thực hiên các yêu cầu chuẩn mực để có một văn bản chuẩn.
- Đảm bảo tính mục đích
Trước khi ban hành văn bản cần xác định mục đích, vấn đề cần giải quyết là gì
- Bảo đảm tính khoa học
Về nội dung: văn bản phải có đầy đủ thơng tin quy phạm và đầy đủ thông tin thực tế về số liệu và sự kiện cẩn thiết .
Về hình thức: Căn cứ vào nội dung văn bản để xây dựng, trình bày hình thức cho phù hợp.
- Đảm bảo tính quy phạm
Quy phạm pháp luật là những quy tắc sử sự mang tính bắt buộc, tùy theo nội dung, mệnh lệnh cụ thể để nêu thành những quy phạm. phải nêu rõ những điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, trong hồn cảnh đó nhà nước muốn chủ thể phải xử xự như thế nào, nếu khơng thực hiện đúng tì nhà nước sẽ xử lý như thế nào.
- Đảm bảo tính đại chúng
Văn bản phải có nội dung thiết thực, rõ ràng, dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo mức tối đa tính phổ cập.
- Đảm bảo tính khả thi
Văn bản phải có khả năng thi hành trên thực tế, nội dung phải phản ánh thực tế
6.4.2. Quy trình soạn thảo văn bản Bước 1: Chuẩn bị
Là bước quan trọng tạo thuận lợi và chất lượng cho văn bản.
Phân công soạn thảo: căn cứ vào nội dung, tính chất của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan ,tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo Đơn vị hoặc cá nhân hoặc chủ trì soạn thảo: xác định mục đích, nội dung của vấn đề, xác định nội dung, tên loại và trích yếu của văn bản, thu thập thơng tin, phân tích, lựa chọn,xây dựng đề cương
Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức thể thức văn bản theo quy định của nhà nước
- Viết bản thảo: trên cơ sở đề cương xây dựng tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung
- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo - Tổng hợp ý kiền và chỉnh sửa Bước 3: Duyệt văn bản
- Trưởng phịng hành chính – tổ chức duyệt thể thức và tính pháp lý - Lãnh đạo cơ quan duyệt và ký ban hành
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành
- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy, sốt lại và trình ký văn bản - Cán bộ văn thư hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành