Hướng dẫn quản lý hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự trên nền tảng công nghệ

Hướng dẫn quản lý hoạt động đào tạo phát triển nhân sự trên nền tảng công nghệ Bài toán đào tạo phát triển (LD) trong doanh nghiệp bao gồm 2 phần chương trình được thiết kế như thế nào, và nhân sự sẽ tương tác lại ra sao Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý tất cả yếu tố liên quan trong bài toán đó (lộ trình, quy trình và con người) một cách khoa học và hiệu quả trên nền tảng phần mềm Base vn Tuỳ thuộc vào ngành nghề kinh doanh và mô hình hoạt động, mỗi doanh nghiệp sẽ s.

Hướng dẫn quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân tảng cơng nghệ Bài tốn đào tạo & phát triển (L&D) doanh nghiệp bao gồm phần: chương trình thiết kế nào, nhân tương tác lại Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý tất yếu tố liên quan tốn (lộ trình, quy trình người) - cách khoa học hiệu - tảng phần mềm Base.vn Tuỳ thuộc vào ngành nghề kinh doanh mơ hình hoạt động, doanh nghiệp suy nghĩ chương trình đào tạo & phát triển nhân khác Bởi vậy, để dễ nắm bắt toán chung định hướng lời giải chung nhất, viết chia vấn đề L&D theo đối tượng đào tạo Tương ứng với nhân viên thử việc nhân thức, có hai toán cốt lõi doanh nghiệp phải giải Đào tạo hội nhập (onboarding) Đào tạo chỗ Các nội dung mô tả minh hoạ bên dựa Case study thực tế Base.vn: Cách đội ngũ L&D đào tạo nhân phận Kinh doanh (Sales) I Hai toán cốt lõi đào tạo & phát triển đội ngũ nhân doanh nghiệp Bài toán hội nhập (onboarding) nhân Base.vn đơn vị tư vấn cung cấp giải pháp quản trị - điều hành cho doanh nghiệp thuộc quy mô nhân lĩnh vực hoạt động khác Mơ hình địi hỏi nhân viên kinh doanh Base phải đồng thời hiểu câu chuyện nội bộ, hiểu toán thị trường khách hàng gặp Bởi vậy, chương trình L&D dành cho phận Kinh doanh ln trọng Ngày trước, lộ trình đào tạo onboard cho nhân viên kinh doanh Base diễn sau: Trong vòng - tuần đầu: Đào tạo tập trung Các hình thức đào tạo thường In-class training (Thuyết giảng trực tiếp 2,5 tới ngày) Job Shadowing (Nhân viên tham gia cơng việc với đồng nghiệp có kinh nghiệm để quan sát học hỏi) Cuối tuần có review đánh giá công việc hoặc kiểm tra ngắn Từ tuần 4-8: Nhân dần luyện tập bao gồm demo giả định “làm thật” với hỗ trợ team leader Kết thúc thời gian thử việc tuần 8, nhân đáp ứng KPI đề lên thức Tuy nhiên, lộ trình onboard truyền thống ngày thể nhiều nhược điểm Rõ nét nhất, doanh nghiệp phải đối mặt với ba thách thức phổ biến đây: - Đối tượng cần đào tạo đa dạng, số lượng lớn: Tùy theo định hướng phát triển doanh nghiệp, tuyển dụng thực liên tục có nhân cũ nghỉ việc Tuy nhiên, thách thức chung nhân viên đa dạng vị trí cơng việc khác background (từ lãnh đạo phòng Marketing tới nhân viên phòng Back Office, từ sinh viên trường tới senior có kinh nghiệm nhiều năm) Mỗi đối tượng lại đòi hỏi chương trình đào tạo onboard riêng biệt Nếu số lượng nhân lúc, phận L&D phải hoạt động hết công suất: vừa phải theo sát cá nhân vừa phải kiểm sốt tình hình tổng quan doanh nghiệp Thời gian onboard lại có hạn đòi hỏi phải kết nhanh 2 - Hàm lượng kiến thức cao, khó truyền đạt hết khoảng thời gian ngắn: Mỗi nhân doanh nghiệp cần training nhiều kiến thức:       Kiến thức đặc thù ngành nghề, lĩnh vực Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Kiến thức lịch sử hình thành, văn hóa doanh nghiệp Kiến thức sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp Kỹ làm việc chuyên nghiệp, sử dụng thành thạo công cụ làm việc Kiến thức phương pháp quản trị,… Nhân vừa cần tiếp thu tất kiến thức trên, vừa cần trực tiếp áp dụng chúng để hồn thành tiêu chí thử việc thời gian vỏn vẹn hai tháng! Chỉ phụ thuộc vào kiến thức training lớp đào tạo tập trung hồn tồn khơng đủ - Nguồn lực đào tạo nhiều hạn chế Khi đào tạo nhân mới, đội ngũ đứng lớp doanh nghiệp chủ yếu Manager, Director nội Nhưng nhân phải xử lý nhiều mục tiêu cơng việc họ, nên thường dành quỹ thời gian eo hẹp cho hoạt động training "Những ngày đầu, tài liệu đào tạo dùng chung Base thường lưu Google Drive chia sẻ quyền truy cập cho nhân cần thiết Tuy nhiên, phương pháp dẫn tới nhiều bất tiện bạn thường xuyên quên tài liệu nằm đâu phải hỏi lại đầu mối Có nhiều lúc cập nhật phiên cho tài liệu Drive, nhiều bạn không nắm thông tin dùng phiên cũ, gây không đồng công việc." (Ms Lưu Phương Anh, L&D Specialist @Base.vn) Tựu chung lại, lộ trình onboard thực thi hiệu doanh nghiệp onboard nhân tập trung nhóm nhỏ theo khố (ví dụ định kỳ tháng lần), khơng phù hợp onboard riêng lẻ cho cá nhân với số lượng lớn vài chục người lúc Bài toán đào tạo chỗ với nhân thức Sau onboard thành cơng cho nhân mới, lúc tìm cách để đảm bảo họ - tất nhân hoạt động doanh nghiệp - đào tạo chỗ để khơng ngừng phát triển ngày Chương trình L&D Google mơ hình lý tưởng cho doanh nghiệp tham khảo Tại Google, có câu chuyện học tập quan tâm: Có thể thấy, khái niệm “học tập" Google định nghĩa kèm với yếu tố lâu bền, chủ động, kịp thời, hứng thú Có nghĩa là, cá nhân nhân viên trực tiếp tham gia đóng vai trị quan trọng định thành công đào tạo & phát triển Tuy nhiên, thực tế, nhiều doanh nghiệp “giao khoán” việc cho phận L&D Các hoạt động truyền đạt tri thức diễn chiều khơng nhận phản hồi q tích cực từ học viên Giữa nhân với có chia sẻ tri thức Nếu chuyên viên phụ trách L&D nghỉ ốm vài ngày bất ngờ nghỉ việc, hệ thống đào tạo ngưng trệ Các thách thức toán onboard người thiếu đội ngũ đứng lớp, tài liệu không lưu trữ tập trung, nhân không tiếp cận tới 100% tri thức, ảnh hưởng lớn tới trình đào tạo chỗ II Công thức đào tạo & phát triển đội ngũ theo góc nhìn & Vai trị cơng nghệ Có thể thấy, cơng việc đào tạo & phát triển nhân ln có góc nhìn cách tiếp cận khác tùy thuộc vào bối cảnh doanh nghiệp Tuy nhiên, để giải hai toán chung L&D onboard nhân đào tạo chỗ, nguyên tắc chung phải tuân thủ để thúc đẩy đội ngũ phát triển lâu dài “tính hệ thống”: đóng gói, kế thừa nhân “Put the support structures in place to make learning happen and then get out of the way” (Karen May, cựu Phó chủ tịch phụ trách mảng phát triển người Google) Theo đó, mơ hình L&D hiệu thực đào tạo nhân thành công nhân thành cơng tồn đội ngũ, sau người bước khỏi hệ thống - giữ lại can thiệp vào hệ thống tốt Base.vn triển khai thành cơng mơ hình Công thức xây dựng hệ thống đào tạo bao gồm hai yếu tố: Quy trình tự động & Con người chủ động Cơng thức tháo gỡ thách thức lớn L&D: Từng bước, công việc cần làm, chặng đường nhân viên cần trải qua vận hành cách tự động  Khi nhân tham gia vào hệ thống đó, cần làm theo hướng dẫn, học theo dẫn, đạt đủ điều kiện tự động nâng cấp lên level (giống chơi game)   Mỗi nhân có tinh thần chủ động tìm hiểu, học tập, sẵn sàng chia sẻ, thay cần phận L&D thúc giục nhiều lần Để công thức xây dựng thành công vận hành đúng, doanh nghiệp cần q trình đầu tư nhiều trí tuệ, cơng sức, thời gian; chí nhiều lần trải qua vòng lặp thử-sai-sửa trước xác định mơ hình đắn Ngay vậy, riêng sức người không đủ Để rút ngắn trình xây dựng hệ thống đào tạo đảm bảo hiệu thực thi, Base.vn phát triển ứng dụng chun biệt có tính hỗ trợ và/hoặc dành riêng cho công tác L&D Cần lưu ý rằng, việc triển khai công nghệ L&D đầu tư khơng phí, “Lợi cạnh tranh cuối doanh nghiệp khả học hỏi nhanh chóng áp dụng tri thức học vào cải tiến công việc” (Theo nhận định Jack Welch, cựu chủ tịch CEO General Electric) Ở phần nội dung tiếp theo, Base.vn hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân theo công thức “Quy trình tự động & Con người chủ động” - với công nghệ hỗ trợ tảng quản trị Base Platform III Hướng dẫn cách quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân ứng dụng Base Platform Xây dựng lại lộ trình onboard cho nhân mới: Để đảm bảo chất lượng đầu lộ trình onboarding thúc đẩy việc đào tạo - học tập lâu dài, Base.vn tối ưu lại lộ trình sau: Kéo dài thời gian đào tạo - học tập xuyên suốt thời gian thử việc Thiết lập checkpoint (giống đường chạy marathon) thay đếm thời gian trước Nếu checkpoint mà nhân viên không tới kịp, người bị đánh trượt khơng đạt u cầu Sẽ có thi lực nâng cấp qua checkpoint  Thực buổi thuyết trình bảo vệ lực (probation presentation) trước nhân duyệt lên thức  Tổng hợp hoạt động cần thiết lộ trình onboarding vào Kế hoạch onboarding - “tấm đồ” hướng dẫn cho nhân  Kết hợp thêm nhiều hình thức đào tạo: Coaching 1-1 nhân nhân cũ, E-learning E-sharing giúp việc học diễn lúc nào, đặc biệt hữu ích cho đội ngũ làm việc từ xa,   Mục đích việc tối ưu xếp thứ thành hệ thống logic, nhân Chỉ cần kiểm nghiệm nhân onboard thành công, tất nhân có tỷ lệ thành cơng cao tương tự Thiết lập quy trình tự động cơng tác L&D: Để thứ đóng gói nhân được, tất quy trình đào tạo & phát triển xây dựng chuẩn hóa ứng dụng chuyên biệt a Nhân Onboarding Project phần mềm quản lý dự án: Trước tiên, xây dựng checklist tất đầu việc cần làm để onboard thành công nhân mới: Cần lưu ý ngày nhận việc, Kế hoạch công việc tuần 1, tuần 2, Về bản, checklist gần giống tất vị trí, nên dùng mẫu (template) Tiếp theo, tạo lập dự án phần mềm quản lý dự án Base Wework, đưa checklist lên giao việc cho nhân viên Hệ thống hiển thị danh sách đầu việc phân loại theo nhóm cấp độ lớn nhỏ Trong đầu việc có hướng dẫn thực lưu ý cụ thể Ví dụ: Dự án: “TÂM NGUYỄN - SA - ONBOARDING PROJECT” > Nhóm cơng việc: “Thiết lập môi trường làm việc” >> Công việc: “Nhiệm vụ ngày đầu tiên" >>> Các đầu việc nhỏ: Tìm hiểu tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt lõi, Tìm hiểu sản phẩm cơng ty, Viết báo cáo, Mỗi ngày, phần mềm nhắc nhở công việc cần làm cho nhân cảnh báo tới deadline Sau cập nhật chứng kết cơng việc và/hoặc để lại bình luận, đầu việc đánh dấu hoàn thành Nhờ checklist cụ thể này, nhân tự tin nắm rõ lộ trình onboarding, chủ động thực tự đánh giá kết Từ góc nhìn phận L&D, Base Wework coi trợ lý 4.0 đắc lực Nhân làm xong việc, phần mềm gửi thông báo để kịp thời review Muốn xem tiến độ làm việc nhân đến đâu, phần mềm có sẵn báo cáo tự động Muốn trao đổi 1-1 với nhân viên, dùng tính chat nội Tất quản lý tảng nhất, tập trung khoa học Đặc biệt, phần mềm Base Wework, dự án Onboarding Project nhân khơng giới hạn Khi có nhân viên onboard, chuyên viên L&D cần nhân thêm lần, điều chỉnh lại số chi tiết, giao công việc cho người - dự án bắt đầu chạy trơn tru "Từ dự án mẫu Base Wework, khơng phải tốn nhiều thời gian cho tác vụ lặp lặp lại nữa, không cần lo lắng vài ngày có việc bận khơng tới văn phịng Mình quản lý thứ từ xa mobile app mà Cứ có 10 nhân nhân dự án 10 lần, có 100 người nhanh chóng xử lý." (Ms Lưu Phương Anh, L&D Specialist @Base.vn) b Xây dựng quy trình đánh giá thử việc/thăng cấp nhân phần mềm quản lý tự động hóa quy trình Trước kia, câu chuyện lên thức/ thăng cấp q trình phê duyệt diễn ”‘bí ẩn”, có người liên quan biết Điều vơ hình trung khiến nhân rơi vào bị động, hoàn toàn khơng biết làm làm để ghi nhận Base.vn nghiêm túc xem xét xây dựng quy trình chuẩn cho hai cột mốc nghiệp quan trọng Nhân muốn lên thức thăng cấp phải đạt nhiều tiêu chí đánh giá liên quan tới: Thâm niên, Kết công việc, Độ hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, Khả xử lý vấn đề khó cơng việc, Mức độ gắn kết với doanh nghiệp, Mức độ tự tin với vị trí cơng việc mới, Thêm vào đó, đặc thù hai quy trình cần tham gia nhiều phòng ban cấp bậc (quản lý phận, lãnh đạo, HR, L&D, ) Bởi vậy, mục tiêu xây dựng quy trình giảm thiểu ma sát vận hành minh bạch liệu Doanh nghiệp tạo hai luồng quy trình chuẩn Phần mềm quản lý tự động hóa quy trình Base Workflow, với bước tương ứng với thực tế Ví dụ: Quy trình đánh giá thử việc: L&D Đánh giá lực học tập > Quản lý đánh giá kết công việc > Lãnh đạo phê duyệt > L&D tổ chức buổi bảo vệ lực > HR tiếp nhận thơng tin > Hồn thành  Quy trình thăng cấp: Làm thi lực > Xét duyệt từ cấp quản lý > Nộp kế hoạch công việc level > Bảo vệ kế hoạch > Hoàn thành  Mỗi nhân tương ứng với thẻ nhiệm vụ hệ thống Tính tự động hóa phần mềm thể tính kéo - thả để tự động chuyển giao nhiệm vụ qua bước Người phụ trách bước giao việc với deadline giới hạn (ví dụ 24 giờ), kèm theo tất liệu tổng hợp từ giai đoạn trước đó: Số liệu KPI sao, đánh nào, để tiến hành nhiệm vụ Nhờ phần mềm Base Workflow, quy trình cải thiện đáng kể tốc độ độ xác Bộ phận L&D cấp quản lý ln nắm tổng quan thơng tin tiến trình onboarding/thăng cấp nhân thời điểm Đặc biệt, bước Xét duyệt từ cấp quản lý/lãnh đạo, doanh nghiệp tin dùng hỗ trợ Phần mềm quản lý phê duyệt Base Request Nhân team leader chủ động tạo đề xuất phần mềm điền trường thông tin liệt kê sẵn form Dựa nguyện vọng nội dung trình bày bên trong, người duyệt chấp thuận từ chối đề xuất Nếu cấp quản lý phê duyệt, phần mềm tự động chuyển tiếp thông tin tới cấp duyệt cao (thường đại diện ban lãnh đạo) Chỉ có đồng thuận từ tất cấp, đề xuất coi phê duyệt thành công Phần mềm Base Workflow Base Request tích hợp thêm chữ ký số Base Sign, giúp tiết kiệm phần lớn thời gian công sức ký duyệt công văn thơng báo bổ nhiệm nhân Nhóm ứng dụng đặc biệt hữu ích cho cấp lãnh đạo thường xun khơng có mặt văn phịng: nắm thông tin kịp thời để ký duyệt lúc nơi, thiết bị di động c Xây dựng thêm quy trình sản xuất triển khai tài liệu đào tạo Khi sở hữu cơng cụ quản lý tự động hóa quy trình 4.0 Base Workflow, doanh nghiệp hồn tồn tận dụng để “quy trình hố thứ” Một số Quy trình triển khai tài liệu/training/sharing Tại bước Phê duyệt ý tưởng, doanh nghiệp nên mời tất nhân doanh nghiệp tham gia để luồng quy trình có nhiều liệu hữu ích Hãy sử dụng từ khóa nhắc tới tài liệu gắn thẻ chúng, để tiện lợi cho việc tra cứu sau Đừng quên bước cuối trước triển khai thành công tài liệu Đo lường kết Thúc đẩy nhân chủ động học tập, tiếp thu chia sẻ tri thức Nhờ hỗ trợ công nghệ, doanh nghiệp xây dựng tối ưu quy trình quản lý đào tạo Tuy nhiên, chừng chưa đủ để tạo thành chương trình L&D hiệu Doanh nghiệp cần khích lệ tốt để nhân chủ động tiếp thu chia sẻ tri thức đồng nghiệp Hiểu toán này, Base phát triển phần mềm dạng mạng xã hội học tập “game hóa" nhiều tính năng, hứa hẹn tạo môi trường học tập lành mạnh chủ động cho nhân Phần mềm có tên Base Square - Nền tảng hỏi đáp, chia sẻ lưu trữ tri thức nội Case study thực tế Base.vn giúp doanh nghiệp hình dung cụ thể Base Square gì, làm để tối ưu hóa lợi ích học tập từ phần mềm a Đẩy mạnh mơ hình Q&A (hỏi trả lời) trực tuyến Base Square thiết kế giống trang “Quora nội bộ", để nhân doanh nghiệp thoải mái hỏi - đáp tương tác lẫn Mỗi câu hỏi đăng tải tiếp nhận nhiều câu trả lời chọn lọc đáp án Về chất, tự thân mơ hình Q&A có khả thúc đẩy học tập mạng lưới nhân nhờ tạo “phép nhân tri thức" Thay phải gửi riêng cho người có thắc mắc, lời giải xuất công khai để tất người biết Và thay ngồi im chỗ với tâm bị động, thành viên Base Square lúc đóng ba vai trị: người hỏi, người trả lời người tìm kiếm thơng tin Khối lượng hỏi - đáp thực phần mềm lớn, kho tri thức chung doanh nghiệp đầy Các hệ nhân viên tương lai kế thừa chỗ “tài sản" cách đầy đủ, khơng phải ngậm ngùi tình trạng “chảy máu chất xám" trước Để khai thác thêm chủ động hỏi trả lời Base Square, phận L&D Base.vn tận dụng số tính năng: Xây dựng thư mục chủ đề sưu tập hashtag khoa học, để câu hỏi phân loại tới đối tượng nhân quan tâm  Gợi ý danh sách chuyên gia tiềm tương ứng với chủ đề, nhằm đảm bảo số lượng chất lượng câu trả lời  Liên kết phần mềm Base Square với ứng dụng chat nội Base Message (sẵn có tảng Base.vn), để bot tự động gửi link câu hỏi tới nhân quan tâm chủ đề  Ghi nhận đóng góp nhân tích cực tham gia hỏi - đáp phần mềm Base Square có sẵn bảng xếp hạng thành tích tự động, chuyên viên L&D cần vào để tiến hành khen thưởng  Với tất động lực học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm cá nhân, đồng nghiệp khen ngợi, xếp hạng đầu bảng, lãnh đạo tuyên dương, hẳn cá nhân tích cực hoạt động mạng hỏi đáp nội b Lưu trữ tất tài liệu đào tạo thư viện chung Như đề cập mục I.1, Google Drive công cụ lý tưởng để lưu trữ tài liệu doanh nghiệp Hãy số hóa chúng lên Thư viện chung phần mềm Base Square - không gian trực tuyến vừa chuyên nghiệp vừa đảm bảo bảo mật Thư viện không giới hạn dung lượng lưu trữ, hỗ trợ đa dạng hình thức tài liệu khác template, ebook, handbook, podcast, video, đa dạng chủ đề khác lý thuyết quản trị, kỹ nghề nghiệp, chia sẻ case study, vấn 1-1, Tại Base.vn, nhân viên có quyền đóng góp tài liệu, phận L&D nên chịu trách nhiệm cho việc xây dựng cập nhật nội dung Thư viện tri thức trực tuyến nguồn lực quan trọng hình thức đào tạo E-learning E-sharing, hữu ích đồng thời cho lộ trình đào tạo onboard đào tạo chỗ Khi thư viện tri thức đủ lớn tất nhân có thói quen tra cứu Base Square, lúc doanh nghiệp tự hào văn hóa học tập "Trong cơng tác đào tạo, tốn nhỏ tưởng chừng vơ hại lại ảnh hưởng lớn tới hành vi/thói quen học tập nhân viên Sau chặng đường bước xây dựng, nhận Base Square thực vào đời sống đội ngũ hầu hết nhân có thói quen ‘Square’ tìm hiểu điều (tương tự việc tra cứu Google) Mình tin đầu vào (input) chuẩn bị tốt đầu (output) chắn tuyệt vời." (Ms Lưu Phương Anh, L&D Specialist @Base.vn) IV Tạm kết Xây dựng chương trình đào tạo & phát triển nhân đáp ứng hai tiêu chí “quy trình tự động" “con người chủ động" khơng dễ dàng Doanh nghiệp nói chung phận L&D nói riêng cần hướng, tuyển người chọn công cụ phù hợp Hy vọng hành trình đó, phần mềm quản lý chuyên biệt Base.vn giúp doanh nghiệp bạn cán đích thành cơng! ... theo cơng thức “Quy trình tự động & Con người chủ động? ?? - với công nghệ hỗ trợ tảng quản trị Base Platform III Hướng dẫn cách quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân ứng dụng Base Platform... học vào cải tiến công việc” (Theo nhận định Jack Welch, cựu chủ tịch CEO General Electric) Ở phần nội dung tiếp theo, Base.vn hướng dẫn doanh nghiệp cách quản lý hoạt động đào tạo & phát triển nhân. .. cho cá nhân với số lượng lớn vài chục người lúc Bài toán đào tạo chỗ với nhân thức Sau onboard thành công cho nhân mới, lúc tìm cách để đảm bảo họ - tất nhân hoạt động doanh nghiệp - đào tạo chỗ