Tầm quan trọng của phần mềm ERP
Hiện nay, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực trong cuộc sống, khiến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp trở nên cần thiết Trước lời kêu gọi mạnh mẽ cho cuộc cách mạng công nghệ 4.0 từ các tổ chức và chính phủ, các doanh nghiệp ngày càng nhận thức rõ tầm quan trọng của công nghệ và đang tiến hành các bước chuyển đổi để xây dựng hệ thống thông tin tối ưu.
Hệ thống thông tin (HTTT) hiện nay có ảnh hưởng sâu sắc đến quy trình ra quyết định của các nhà quản lý và lãnh đạo, từ việc lập kế hoạch đến lựa chọn sản phẩm và dịch vụ đưa vào sản xuất HTTT đóng vai trò chiến lược quan trọng trong hoạt động của tổ chức, với ba vai trò chính: hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ quản lý và tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc gia tăng giá trị cho tổ chức thông qua việc cải tiến sản phẩm và quy trình nghiệp vụ, nâng cao chất lượng sản phẩm, đồng thời hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định.
Hệ thống thông tin (HTTT) chiến lược đóng vai trò quan trọng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh hiện nay Trong bối cảnh đầy biến động, HTTT quản lý giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự sống còn của tổ chức Những hệ thống này là công cụ thiết yếu, hỗ trợ tổ chức đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững.
Vai trò của phần mềm quản lý doanh nghiệp:
Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ để cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, từ đó tạo tiền đề cho việc nâng cao khả năng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng Việc này cũng giúp tăng khả năng thích nghi với thị trường và cải thiện chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng Hơn nữa, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác và nhà đầu tư là một yếu tố quan trọng để thu hút sự quan tâm và hợp tác.
Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, việc tăng cường khả năng quản lý và giám sát là vô cùng quan trọng Sử dụng các công cụ hiện đại giúp mở rộng khả năng truy cập thông tin, từ đó thực hiện công việc nhanh chóng và thuận tiện hơn Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh mà còn giảm giá thành sản phẩm Hơn nữa, việc tối ưu hóa nguồn nhân lực, vật lực và tài lực trong sản xuất kinh doanh sẽ mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp.
Đối với người lao động, việc thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa giúp giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, từ đó nâng cao năng suất lao động.
Sapo là công ty chuyên cung cấp giải pháp bán hàng công nghệ, nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng phần mềm trong quản lý doanh nghiệp, khác biệt hoàn toàn so với các công ty kinh doanh sản phẩm truyền thống.
Trong bối cảnh số lượng nhân viên tăng nhanh và các chi nhánh công ty phân bố rộng rãi trên cả nước, việc quản lý nhân sự hiệu quả trở nên cấp thiết Quản lý tuyển dụng, nhân viên, đánh giá và tiền lương cần được thực hiện một cách thống nhất Việc áp dụng phần mềm quản lý sẽ giúp tập trung hóa quy trình hành chính và nguồn nhân lực, tạo điều kiện cho nhà quản lý phân công công việc, theo dõi tiến độ và khen thưởng dễ dàng hơn Nhờ đó, hiệu quả công việc được nâng cao, năng lực nhân viên cải thiện và hiệu quả kinh doanh cũng sẽ tăng lên.
Ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu đối với doanh nghiệp
Tạo sự linh hoạt và thuận tiện cho phòng nhân sự trong việc quản lý nguồn lực nhân sự, giúp Ban Lãnh đạo kiểm soát nhân lực công ty một cách hiệu quả và dễ dàng.
- Nâng cao hiệu quả quản lý cho các nhà quản trị
- Thể hiện sự chuyên nghiệp trong quy trình làm việc
- Tăng hiệu quả quản lý nhân sự giúp giảm bớt nhân sự trong phòng nhân sự
Với những lý do đã nêu, tôi quyết định chọn đề tài "Phân tích thiết kế phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cho công ty cổ phần công nghệ Sapo" làm khóa luận tốt nghiệp.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Mục tiêu nghiên cứu
Trong khóa luận tốt nghiệp này, tôi sẽ hệ thống hóa các cơ sở lý luận và lý thuyết về hệ thống thông tin, đồng thời tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Tập trung phân tích, đánh giá thực trạng tình hình ứng dụng CNTT, HTTT tại Công ty cổ phần phần mềm Sapo
- Chỉ ra những thuận lợi, thách thức cũng như những thành công và hạn chế trong việc ứng dụng CNTT, HTTT
Để hỗ trợ công ty trong việc tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và hệ thống thông tin (HTTT) trong quản lý và kinh doanh, cần đề xuất một số giải pháp phù hợp với điều kiện hiện tại Những giải pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện khả năng ra quyết định Việc áp dụng CNTT và HTTT không chỉ giúp công ty tăng cường khả năng cạnh tranh mà còn đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường.
- Đề xuất xây dựng phần mềm ERP và đặc biệt là chức năng quản lý nhân sự
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nghiên cứu trên, khóa luận phải thực hiện các nhiệm vụ:
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống và hệ thống thông tin (HTTT) là quá trình quan trọng trong phân tích và thiết kế HTTT Việc này được thực hiện thông qua việc tìm hiểu, nghiên cứu và đọc các tài liệu, sách, tạp chí liên quan.
Tiến hành điều tra bằng phiếu khảo sát để thu thập thông tin về tình hình tài chính, hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin và quy trình quản trị hệ thống thông tin tại công ty.
Đánh giá hệ thống thông tin hiện tại của công ty cho thấy cả ưu điểm và nhược điểm, đồng thời chỉ ra nguyên nhân tồn tại các vấn đề Để cải thiện hiệu quả hoạt động, cần thiết phải phân tích và thiết kế chức năng của phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao khả năng quản lý và ra quyết định trong công ty.
ĐỐI TƯỢNG VÀ P HẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu
- Dự án xây dựng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cho công ty cổ phần phần mềm Sapo và các thông tin liên quan đến dự án
- Hệ thống nhân sự và quản lý nhân sự tại doanh nghiệp
- Các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng và các kiến thức liên quan.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Công ty cổ phần công nghệ Sapo
Phạm vi thời gian của nghiên cứu này tập trung vào giai đoạn từ 2016 đến 2019, nhằm phân tích và đánh giá thực trạng hiện tại Bài viết cũng đề xuất các giải pháp phát triển chức năng bổ sung cho phần mềm, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp thu thập dữ liệu
- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thông tin thu thập để làm nghiên cứu dựa trên các nguồn tài liệu sau:
Nguồn tài liệu nội bộ doanh nghiệp bao gồm bảng tổng kết, báo cáo hoạt động kinh doanh trong ba năm gần đây, báo cáo tài chính và tài liệu về hiệu quả lao động của nhân sự trong công ty.
Nguồn tài liệu bên ngoài doanh nghiệp bao gồm các công trình khoa học, luận án tiến sĩ và thạc sĩ, ấn phẩm từ các cơ quan nhà nước, cũng như sách báo, tạp chí định kỳ và sách chuyên ngành Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và kiến thức cần thiết cho doanh nghiệp.
Để tìm hiểu thông tin về Công ty cổ phần công nghệ Sapo, bạn có thể truy cập trực tiếp vào website của công ty, nơi cung cấp các giáo trình điện tử ebook và các bài báo điện tử liên quan.
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp điều tra trắc nghiệm được áp dụng thông qua phiếu điều tra với các câu hỏi nhằm làm rõ những vấn đề khó khăn trong quản lý nhân sự Trong quá trình thực hiện, 50 phiếu được phát ra và 40 phiếu đã được thu về.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp sẽ được thực hiện với các đối tượng như Giám đốc, trưởng phòng và bộ phận quản lý nhân sự trong công ty Mục tiêu của cuộc phỏng vấn là làm rõ quan điểm của ban lãnh đạo về cách thức và hiệu quả của công tác quản lý nhân sự hiện tại Các cuộc phỏng vấn sẽ được tiến hành trực tiếp với từng cá nhân để thu thập thông tin chi tiết và chính xác.
Phương pháp xử lý dữ liệu
Trong báo cáo khóa luận tổng hợp này, em áp dụng phương pháp định tính kết hợp với phương pháp xử lý dữ liệu định lượng Kết quả được lượng hóa bằng phần mềm Excel, nhằm cung cấp số liệu phục vụ cho việc phân tích thực trạng và làm cơ sở cho việc xây dựng một số biểu đồ trong khóa luận.
Việc vẽ các sơ đồ sẽ sử dụng phần mềm vẽ trực tuyến Draw.io.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Bài khóa luận được cấu trúc gồm nhiều phần như tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng và hình, cùng với chương mở đầu Ngoài ra, khóa luận chính bao gồm ba chương quan trọng.
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về phần mềm ERP, giúp hiểu rõ khái niệm và tầm quan trọng của nó trong quản lý doanh nghiệp Chương 2 phân tích và đánh giá thực trạng các nguồn lực của công ty, từ đó nhận diện những điểm mạnh và yếu trong hệ thống hiện tại Cuối cùng, Chương 3 phát triển và đề xuất kế hoạch xây dựng phần mềm ERP phù hợp cho công ty, nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động.
TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
Những khái niệm cơ bản
Thông tin là dữ liệu được tổ chức và xử lý để tạo ra giá trị gia tăng, phù hợp với mục đích sử dụng của người dùng Nó bao gồm các giá trị dữ liệu liên quan, mang lại ý nghĩa trọn vẹn cho sự vật hay hiện tượng trong một ngữ cảnh cụ thể (PGS.TS Đàm Gia Mạnh, 2017).
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử tương tác và ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp để đạt được mục tiêu chung Các phần tử trong hệ thống có thể là vật chất như máy móc, hoặc phi vật chất như con người, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động và quy trình xử lý.
Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và quy trình thủ tục, nhằm mục đích thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin trong tổ chức và doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các quy tắc, kỹ năng và phương pháp rõ ràng, giúp con người và thiết bị thu thập, phân tích dữ liệu để tạo ra thông tin cần thiết cho các nhà ra quyết định.
Phần mềm là hệ thống chương trình giúp các chuyên gia trong từng lĩnh vực thực hiện công việc hiệu quả hơn trên máy tính Nhiệm vụ chính của phần mềm là tạo điều kiện cho các nhà chuyên môn thực hiện các thao tác nghiệp vụ một cách dễ dàng và nhanh chóng, vượt trội hơn so với việc thực hiện trong thế giới thực.
Phần mềm hệ thống bao gồm các chương trình được phát triển nhằm hỗ trợ cho các ứng dụng khác, giúp xử lý các cấu trúc thông tin phức tạp và rõ ràng, như trình biên dịch, trình soạn thảo và tiện ích quản lý tệp.
ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning, là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tự kiểm soát trạng thái nguồn lực Nhờ vào các quy trình nghiệp vụ được thiết lập trong hệ thống, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch khai thác tài nguyên một cách hợp lý.
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp phần mềm đa chức năng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh Hệ thống này cho phép thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu từ nhiều phòng ban, bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, chi phí, sản xuất, cung cấp dịch vụ, tiếp thị, bán hàng, giao hàng và thanh toán.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.2.1 Các thành phần của hệ thống thông tin
- Hệ thống thông tin bao gồm 5 thành phần:
Hình 1 Mô hình tổng quát hệ thống thông tin (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý)
Nguồn lực phần cứng trong hệ thống thông tin bao gồm các thiết bị vật lý cần thiết cho quá trình nhập, xử lý và truyền phát thông tin Phần cứng là những thiết bị hữu hình, có thể nhìn thấy và cầm nắm, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của hệ thống.
Phần mềm là các chương trình cài đặt trong hệ thống, đóng vai trò quản lý và xử lý thông tin Nó giúp kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện các quy trình xử lý và cung cấp thông tin theo nhu cầu của người dùng.
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, liên quan và được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp Nó phục vụ cho việc khai thác thông tin đồng thời từ nhiều người dùng và ứng dụng với các mục đích khác nhau tại nhiều thời điểm khác nhau.
Mạng máy tính là tập hợp các máy tính và thiết bị vật lý được kết nối qua đường truyền vật lý theo một kiến trúc nhất định, sử dụng các giao thức để chia sẻ tài nguyên trong tổ chức Nhờ vào mạng máy tính, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin, chia sẻ tài nguyên và làm việc cùng nhau mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý.
Trong hệ thống thông tin hiện đại, nguồn lực con người là yếu tố then chốt, bao gồm tất cả những cá nhân tham gia vào quản lý, xây dựng, mô tả, lập trình, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống Con người không chỉ là thành phần quan trọng nhất mà còn đóng vai trò chủ động trong việc tích hợp các thành phần của hệ thống, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động.
* Quy trình xây dựng hệ thống thông tin
Giai đoạn 1 của quá trình phân tích thiết kế hệ thống là khảo sát hiện trạng và xác lập dự án Quá trình khảo sát này thường được thực hiện qua hai giai đoạn, nhằm đánh giá tình hình hiện tại và xác định các yêu cầu cần thiết cho dự án.
- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án
Khảo sát chi tiết là bước quan trọng để xác định tính chính xác của các hoạt động sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích đi kèm Giai đoạn khảo sát hệ thống yêu cầu sự chú ý đến các yếu tố cần thiết nhằm đảm bảo hiệu quả và tính khả thi của dự án.
+ Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ
+ Đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới
+ Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới
+ Đề ra kế hoạch cho dự án
+ Lập báo cáo về khảo sát và xác định tính khả thi
- Các hình thức khảo sát:
Quan sát và theo dõi là quá trình quan trọng, bao gồm cả hình thức chính thức và không chính thức Quá trình này đòi hỏi việc ghi chép cẩn thận và áp dụng các phương pháp khoa học để rút ra những kết luận thuyết phục.
Phỏng vấn điều tra là phương pháp giao tiếp trực tiếp với người dùng hệ thống, giúp thu thập thông tin chính xác Thông thường, người phân tích sử dụng bảng hỏi và mẫu điều tra nhanh để tiến hành thu thập dữ liệu hiệu quả.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống là bước tiếp theo sau khi khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, tập trung vào việc nghiên cứu sâu các thành phần cơ bản của hệ thống Trong giai đoạn này, các công việc cần thực hiện bao gồm việc phân tích chi tiết các yếu tố cấu thành hệ thống để đảm bảo tính hiệu quả và khả năng vận hành.
- Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống
Phân tích hệ thống dữ liệu là một bước quan trọng trong việc xây dựng lược đồ cơ sở dữ liệu ở mức logic, nhằm đảm bảo lưu trữ lâu dài các thông tin cần thiết cho hệ thống.
- Phân tích khả thi về kỹ thuật: Xem xét khả năng kỹ thuật hiện đại, đề xuất giải pháp kỹ thuật áp dụng hệ thống thông tin mới
Phân tích khả năng kinh tế là bước quan trọng trong việc đánh giá khả năng tài chính để đầu tư vào hệ thống thông tin mới Điều này không chỉ giúp xác định nguồn lực cần thiết mà còn làm nổi bật những lợi ích tiềm năng mà hệ thống mang lại, từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc đến tăng cường hiệu quả hoạt động.
Phân tích khả thi hoạt động là việc đánh giá khả năng vận hành của hệ thống trong các điều kiện bình thường, đồng thời xem xét các yếu tố tổ chức và quản lý mà tổ chức cho phép.
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống: Là công đoạn cuối của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế
Nhiệm vụ của giai đoạn này là chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang vật lý Các công việc cần thực hiện của giai đoạn này là:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế các kiểm soát
Giai đoạn 4: Cài đặt hệ thống là quá trình xây dựng các file cơ bản và viết chương trình thực hiện các chức năng của hệ thống mới theo các kiểu khai thác đã định Giai đoạn này chủ yếu tập trung vào mã hóa dữ liệu và giải thuật, do đó còn được gọi là giai đoạn mã hóa Một nhiệm vụ quan trọng trong giai đoạn này là tạo tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng và tài liệu kỹ thuật cho các chuyên gia tin học, nhằm hỗ trợ phát triển hệ thống trong tương lai.
Giai đoạn 5: Chuyển giao hệ thống là bước cuối cùng trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, nơi người phân tích thực hiện hiệu chỉnh và đưa hệ thống vào vận hành thử nghiệm với số liệu giả để phát hiện các sai sót Sau khi hoàn tất, người phân tích sẽ tiến hành đào tạo người sử dụng tại từng vị trí trong hệ thống để đảm bảo họ có thể vận hành hiệu quả.
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước Đã có nhiều sách và các công trình nghiên cứu nói về phân tích thiết kế hệ thống thông tin có thể kể đến như :
Giáo trình "Hệ thống thông tin quản lý" của Đàm Gia Mạnh (2017) do NXB Thống Kê phát hành, cung cấp thông tin hữu ích cho những ai muốn tìm hiểu và áp dụng kỹ năng xây dựng và triển khai hệ thống thông tin trong sản xuất và kinh doanh Nội dung giáo trình không đi sâu vào khía cạnh kỹ thuật, mà tập trung vào các khái niệm cơ bản, phân tích nền tảng công nghệ và cung cấp lý thuyết, phương pháp cũng như công cụ cần thiết để quản lý hệ thống thông tin Ngoài ra, tài liệu còn chỉ ra các loại hệ thống thông tin hiện tại, là nguồn tham khảo quan trọng cho phần cơ sở lý luận của em.
Cuốn sách "Phát triển hệ thống hướng đối tượng UML 2.0 và C++" của PGS.TS Nguyễn Văn Ba (2008) cung cấp cái nhìn chi tiết về UML và các nguyên tắc lập trình hướng đối tượng Tác phẩm này bao gồm các khái niệm cơ bản như mô hình hóa hướng đối tượng, cấu trúc, hành vi và thiết kế hệ thống, cùng với các nền tảng của C++ Năm chương đầu tiên tập trung vào phân tích hệ thống và trình bày các biểu đồ cấu trúc tĩnh trong UML Chương thứ 6 là chương dài và phức tạp nhất, tập trung vào phát triển hệ thống với mục tiêu thiết kế hệ thống hiệu quả.
Bùi Thị Huế (2014) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với chủ đề “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng” tại Công ty Cổ phần Thương mại Cát Linh Nghiên cứu này thuộc Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Thương mại, nhằm cải thiện hiệu quả quản lý bán hàng thông qua việc áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hiện đại.
Mại là một chủ đề quan trọng trong việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý theo hướng đối tượng, với các đặc điểm như phân tích và thiết kế gần gũi với thực tiễn, khả năng tái sử dụng dễ dàng, và tính an toàn cao nhờ vào việc đóng gói và che giấu thông tin Hệ thống này còn nổi bật với tính kế thừa, giúp giảm chi phí và đảm bảo tính mở Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống theo hướng đối tượng yêu cầu thời gian và chi phí lớn, nên thường chỉ phù hợp với các hệ thống lớn và phức tạp.
Mai Thị Hường (2018) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân công cho công trình xây dựng tại công ty cổ phần LIDECO 2” Nghiên cứu thuộc Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý nhân công trong ngành xây dựng.
Thương mại điện tử tại Đại học Thương Mại là một đề tài quan trọng, được phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng với cơ sở lý luận chi tiết và đầy đủ Tuy nhiên, trong quá trình này, có một số mâu thuẫn giữa các yếu tố phân tích và thiết kế cần được giải quyết.
Nguyễn Minh Tâm (2011), Luận văn “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và bán máy tính tại
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Phố Hiến, phối hợp với Khoa Hệ thống thông tin, Đại học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội, đã thực hiện một đề tài xây dựng phần mềm quản lý theo hướng đối tượng Đề tài này nhằm khắc phục những nhược điểm của phương pháp phân tích thiết kế theo hướng chức năng, bao gồm việc phân tích và thiết kế gần gũi với thực tế, khả năng tái sử dụng cao, đóng gói và che giấu thông tin để tăng cường tính an toàn cho hệ thống Đặc biệt, hệ thống còn có tính kế thừa cao, giúp giảm chi phí và mở rộng khả năng phát triển Nguồn tham khảo từ Đoàn Văn Công (2011) trong luận văn thạc sĩ về "ERP và mô hình hóa quản lý doanh nghiệp" tại Khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học Công Nghệ, Đại học Quốc gia.
Hà Nội đang nghiên cứu và phát triển mô hình ERP cho các doanh nghiệp nhỏ, nhằm tạo ra hệ thống dễ triển khai và có khả năng mở rộng trong tương lai Mô hình này cho phép sử dụng lại các phân hệ hiện có, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức Qua đó, các doanh nghiệp có thể xây dựng các phân hệ độc lập nhưng vẫn tích hợp cao, dễ dàng kết nối với hệ thống ERP phát triển sau này.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Hiện nay, có nhiều tài liệu và công cụ phân tích, thiết kế hệ thống thông tin trên toàn thế giới Dưới đây là một số tài liệu và công cụ mà tôi đã tìm hiểu.
The Unified Modeling Language Reference Manual, 2nd Edition, J Rumbaugh, I Jacobson, and
G Booch Đây là một tài liệu đầy đủ và chính xác nhất về UML, tất cả các đặc tả về ngôn ngữ mô hình hóa UML đều được đề cập trong tài liệu này Tài liệu được sử dụng ở dạng tra cứu những khái niệm khi cần thiết hoặc các bạn muốn học đầy đủ và sâu về UML
Cuốn sách "Learning UML 2.0" của Kim Hamilton và Russell Miles cung cấp một tài liệu đầy đủ về các nội dung chính của UML, thường được sử dụng trong giai đoạn phân tích thiết kế Tài liệu này có ưu điểm là được trình bày theo dạng thực hành từng bước, đi kèm với các tình huống cụ thể, cùng với phần dẫn nhập giải thích rõ ràng về tính cần thiết, đầu vào và đầu ra của mỗi giai đoạn Với các ví dụ thực tế, cuốn sách dễ đọc và dễ hiểu, rất phù hợp cho việc học nhanh và thực hành hiệu quả.
Cuốn sách "Management Information System: Managing Digital System" của Kenneth C Laudon và Jane P Laudon được chia thành bốn phần chính, tập trung vào hệ thống thông tin trong bối cảnh kinh doanh toàn cầu hiện nay Nội dung sách đề cập đến cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, ứng dụng hệ thống thông tin trong kỷ nguyên số, và phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý Ngoài ra, tác phẩm cũng bàn luận về cơ sở dữ liệu, quản lý thông tin và bảo mật hệ thống thông tin, cung cấp cái nhìn toàn diện về quản lý thông tin trong thời đại số.
Karina Cuadro's article, “The Pros of Using System Analysis & Design for Your Business,” highlights the advantages of information systems in enhancing overall business quality By increasing competitiveness, these systems help identify new markets and opportunities, leading to improved processes and higher quality standards Additionally, they facilitate quality control and contribute to reduced production costs.
Enterprise Architect (EA) là phần mềm toàn diện cho phân tích và thiết kế UML, hỗ trợ quy trình phát triển phần mềm từ việc thu thập yêu cầu, phân tích, thiết kế mô hình, đến kiểm tra, kiểm soát thay đổi và bảo trì, đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAP O
Quá trình thành l ập và phát tri ển của công ty cổ phần công nghệ SAPO19 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sapo, được thành lập vào ngày 20/08/2008, nhanh chóng khẳng định vị trí hàng đầu trong lĩnh vực bán lẻ và thương mại điện tử với hai sản phẩm chủ đạo là Bizweb và Sapo Trong 11 năm phát triển từ 2008 đến 2019, Sapo luôn nỗ lực mang lại sự hài lòng cho khách hàng thông qua các sản phẩm và giải pháp công nghệ tối ưu Công ty cũng không ngừng nghiên cứu và tiên phong trong các giải pháp công nghệ mới, góp phần củng cố vị thế của mình trên thị trường.
Bảng 1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP Công Nghệ Sapo
Năm 2008 Chính thức thành lập công ty
Năm 2010 Sapo cho ra mắt giải pháp bán hàng trực tuyến Bizweb
Năm 2012 Bizweb được trao tặng danh hiệu Sao Khuê năm 2012
Tháng 09/2013 Sapo mở chi nhánh tại Hồ Chí Minh
Năm 2013 Bizweb đã ghi danh vào giải thưởng Nhân tài đất Việt 2013 với hơn
4000 khách hàng và Sao Khuê 2012 với 2000 khách hàng
Tháng 01/2014 CYBERAGENT VENTURES – quỹ đầu tư thuộc tập đoàn
Cyberagent Nhật Bản đầu tư vào Bizweb Tháng 10/2014 Ra mắt phần mềm quản lý bán hàng thông minh Sapo.vn
Năm 2015 Sapo được trao tặng danh hiệu Sao Khuê năm 2015 với hơn 5000 khách hàng
Vào tháng 04/2018, Bizweb và Sapo đã hợp nhất để tạo ra nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh Sapo, phục vụ hơn 43.000 khách hàng Đến tháng 06/2019, Sapo đã ra mắt phần mềm quản lý nhà hàng và café mang tên Sapo FNB.
Tháng 08/2019 Ra mắt giải pháp quản lý bán hàng online Sapo Go
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Tổng Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm quan sát và kiểm soát mọi vấn đề từ lớn đến nhỏ Dưới sự lãnh đạo của Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc, các giám đốc khối như khối tăng trưởng và khối kinh doanh cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển và hoạt động hiệu quả của công ty.
Ban trợ lý đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban tổng giám đốc trong việc quan sát và kiểm soát các vấn đề Họ cung cấp các thông tin và phân tích cần thiết để giúp ban tổng giám đốc đưa ra những quyết định tối ưu.
Khối hỗ trợ kinh doanh bao gồm các phòng như tài chính kế toán, hành chính nhân sự, đào tạo, kiểm soát & chất lượng, và tổng hội, với nhiệm vụ chính là hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty Khối này đảm nhận việc tính toán doanh thu, lợi nhuận, lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân viên, đồng thời tạo lập và duy trì văn hóa doanh nghiệp.
Phòng marketing và phòng PRC đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh của công ty Họ thực hiện các chiến dịch PR và quảng cáo nhằm nâng cao nhận thức về công ty và sản phẩm dịch vụ Đồng thời, việc khảo sát thị trường và đề xuất các chính sách hợp lý cũng là một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển.
Khối dịch vụ khách hàng bao gồm các phòng như CSKH, dịch vụ, triển khai, tư vấn và gia hạn, với chức năng tiếp nhận và xử lý phản hồi từ khách hàng Đội ngũ này cũng lên kế hoạch chăm sóc khách hàng, triển khai dịch vụ cho khách hàng mới, và tư vấn gia hạn hợp đồng cho những khách hàng có hợp đồng sắp hết hạn.
Khối công nghệ và phát triển sản phẩm bao gồm các phòng ban như trung tâm kỹ thuật, phòng DMS, phòng IT và phòng thiết kế Các phòng ban này có nhiệm vụ lên kế hoạch cho việc xây dựng tính năng và sản phẩm mới, đảm bảo hệ thống DMS nội bộ hoạt động trơn tru, cấu hình máy tính và thiết lập bảo mật cho hệ thống mạng công ty, cũng như thiết kế banner và giao diện website.
Khối kinh doanh là bộ phận đông đảo nhất trong công ty, có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và ký kết hợp đồng Vai trò của khối này rất quan trọng vì nó giúp tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức nhân sự tại Sapo
Lĩnh vực hoạt động
Công Ty CP Công Nghệ Sapo hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực dịch vụ công nghệ thông tin với mã ngành 6209, bao gồm khắc phục sự cố máy tính, cài đặt phần mềm, thiết kế và phát triển website, cũng như cung cấp giải pháp quản lý bán lẻ và thương mại điện tử Mặc dù công ty có đăng ký kinh doanh trong 15 lĩnh vực khác nhau như mã 4799, 6201, 8560, và 4610, nhưng hiện tại, trọng tâm chính của Sapo là cung cấp các dịch vụ liên quan đến máy vi tính và công nghệ thông tin.
Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2017-2019
Bảng 2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty CP Công Nghệ Sapo từ năm 2017 đến 6/2019 Đơn vị: VNĐ
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 31.678.230.273 42.731.155.598 23.120.337.758
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 6.908.000 10.940.648 3.057.000
3 Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ 31.671.322.273 42.720.214.950 23.117.280.758
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20.087.194.201 30.317.194.201 17.296.882.646
6 Chi phí quản lý kinh doanh 20.273.182.354 29.601.422.107 16.786.009.872
8 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (242.163.344) 1.213.520.518 509.594.453
9 Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành - -
10 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (242.163.344) 1.213.520.518 509.594.453
Lợi nhuận âm năm 2017 của công ty chủ yếu do sản phẩm chưa được tối ưu hóa, hoạt động không ổn định và giá gói sản phẩm cao, gây khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng Thêm vào đó, các chính sách dành cho nhân viên kinh doanh chưa hoàn thiện, hạn chế khả năng phát huy tiềm năng của họ Hiện nay, công ty đã ra mắt sản phẩm mới và phân chia gói phần mềm hợp lý, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận hơn Đồng thời, các chính sách đối với nhân viên kinh doanh đã được nới lỏng, tạo điều kiện cho họ phát huy tối đa năng lực.
THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Qua quá trình thực tập và khảo sát, tôi nhận thấy rằng Sapo chưa áp dụng phần mềm ERP để quản lý hiệu quả các vấn đề hiện tại Đặc biệt, khó khăn trong quản lý nhân sự là một vấn đề nổi bật, do đó, việc triển khai chức năng này cần được ưu tiên hàng đầu Thực trạng này cho thấy sự cần thiết phải cải thiện quy trình quản lý nhân sự tại Sapo.
2.2.1 Thực trạng quản lý tài sản
SAPO là một công ty công nghệ với tài sản chủ yếu là trang thiết bị văn phòng phục vụ cho quản lý và làm việc của nhân viên Trụ sở chính của công ty nằm tại tầng 5 và 6 tòa nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Hà Nội Phòng kinh doanh được trang bị laptop cá nhân, điện thoại bàn, wifi và máy in, cùng với các tiện nghi như máy lọc nước, tủ lạnh và lò vi sóng cho nhân viên Phòng nhân sự cũng có trang thiết bị tương tự Để quản lý chấm công, công ty sử dụng máy chấm công vân tay tại các cửa ra vào Ngoài ra, SAPO có 3 phòng họp với máy chiếu phục vụ cho thuyết trình và đào tạo Kho của công ty lưu trữ điện thoại bàn và sản phẩm mẫu máy bán hàng S1 và S2 để nhân viên kinh doanh sử dụng trong việc hướng dẫn khách hàng.
Công ty đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát tài sản do số lượng lớn và kích thước nhỏ gọn của các thiết bị, dẫn đến tình trạng thất thoát và hư hỏng Hiện tại, phòng nhân sự phụ trách quản lý tài sản hỏng hóc và thiếu hụt, trong khi phòng IT xử lý các sự cố kỹ thuật Để cải thiện quản lý tài sản và cập nhật tình trạng thiết bị một cách thường xuyên, việc triển khai hệ thống ERP là rất cần thiết, giúp báo cáo kịp thời cho ban giám đốc.
2.1.2 Thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin
Trang thiết bị phần cứng:
Công ty trang bị hệ thống phần cứng hiện đại với một máy chủ tại FPT Server và mỗi nhân viên kinh doanh được cung cấp một laptop và điện thoại bàn Tất cả laptop, dù do công ty hay cá nhân sở hữu, đều phải cài đặt Windows 10, đổi tên theo quy chuẩn và cài phần mềm diệt virus Phòng IT sẽ kiểm tra và xác nhận khả năng truy cập hệ thống cũng như kết nối internet qua cổng mạng hoặc wifi Sau thời gian thử việc, nhân viên sẽ nhận điện thoại bàn với số hotline công ty để hỗ trợ tư vấn khách hàng Mỗi phòng ban được trang bị máy in Canon Laser Printer LBP 2900 để phục vụ in ấn tài liệu Tại trụ sở chính, có 5 máy chấm công vân tay, trong đó 3 máy ở tầng 6 cho phòng nhân sự và các phòng kinh doanh, 2 máy ở tầng 5 cho phòng IT và phát triển sản phẩm Văn phòng cũng được trang bị hệ thống dây mạng và router wifi để đảm bảo internet cho nhân viên.
Phần mềm ứng dụng tại công ty:
Hiện nay hệ điều hành chính được cài đặt tại các laptop của nhân viên là hệ điều hành Window
10 Đây là hệ điều hành phổ biến, thông dụng và được nhiều công ty lựa chọn
Phần mềm văn phòng Microsoft Office là một công cụ quan trọng, được sử dụng rộng rãi trong việc soạn thảo văn bản, hợp đồng, tính toán, lập kế hoạch và báo cáo.
Phần mềm gõ tiếng Việt Unikey
Các trình duyệt web: CocCoc, Chrome, Firefox
Ứng dụng nén và giải nén tập tin: UltraISO
Skype, Zalo giúp liên lạc giữa các bộ phận trong công ty
Phần mềm Teamview 12 có chức năng giúp cho nhóm hỗ trợ có thể giám sát hoạt động kiểm tra các máy đang hoạt động
Facebook WorkPlace để nhân viên có thể giao tiếp, trao đổi công việc, sự kiện trong nội bộ công ty
Phần mềm Lightshot cho phép người dùng chụp ảnh màn hình dễ dàng và chỉnh sửa ngay lập tức, bao gồm các tính năng như cắt dán và chèn nội dung, giúp nhân viên trao đổi công việc một cách thuận tiện và hiệu quả.
Phần mềm diệt virut: Công ty sử dụng phần mềm Avast free antivirus 2019
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng DMS
Hiện nay, công ty đang sử dụng mô hình mạng hình sao, mang lại sự ổn định và dễ dàng trong cấu hình mạng, giúp kiểm soát và khắc phục sự cố hiệu quả Công ty sử dụng mạng LAN để truyền tải thông tin quan trọng, đồng thời cũng sử dụng wifi và Internet Dịch vụ mạng hiện tại của công ty được cung cấp bởi VNPT.
Cơ sở dữ liệu và quản trị cơ sở dữ liệu
Công ty hiện đang sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008, nhờ vào các tính năng đơn giản và dễ sử dụng, giúp nâng cao khả năng quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả Quá trình kiểm soát truy cập được thực hiện thông qua biện pháp phân quyền cơ sở dữ liệu và bảo mật thông tin trên đường truyền, đảm bảo an toàn trong quá trình khai thác dữ liệu giữa máy trạm và máy chủ, đồng thời luôn diễn ra quá trình cập nhật dữ liệu.
Công ty hiện chưa có bộ phận chuyên trách về quản trị và bảo mật, dẫn đến nhiều thách thức trong việc đảm bảo an toàn thông tin Tuy nhiên, việc phân quyền truy cập vào hệ thống thông tin (HTTT) đã góp phần nâng cao hiệu quả bảo mật thông tin trong công ty.
2.1.3 Thực trạng quản lý quan hệ khách hàng
Sự bùng nổ của thương mại điện tử đã tạo ra một lượng lớn nhà bán hàng online, tất cả đều hướng đến việc bán hàng đa kênh Đây là một thị trường tiềm năng lớn cho Sapo, nhưng cũng đặt ra thách thức trong việc quản lý quan hệ khách hàng Để cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ như Kiot Việt và Tpos, Sapo cần xây dựng chiến lược và giải pháp chăm sóc khách hàng một cách chu đáo và hiệu quả.
Theo kết quả điều tra tại phòng kinh doanh, bộ phận thường xuyên tương tác với khách hàng, tất cả thông tin và dữ liệu liên quan đến khách hàng vẫn được quản lý thủ công mà chưa có phần mềm tích hợp nào Dữ liệu này được ghi chép và báo cáo cho ban quản lý thông qua sổ sách và báo cáo tổng hợp hàng tháng Khi số lượng khách hàng ngày càng tăng, phương pháp quản lý cũ sẽ trở nên không hiệu quả, gây lãng phí thời gian của nhân viên và giảm hiệu suất công việc.
2.1.4 Thực trạng hoạt động thương mại điện tử
Hoạt động mua bán hàng trực tuyến
Hiện nay, công ty chưa chú trọng phát triển hoạt động mua bán hàng trực tuyến, chỉ giới hạn ở việc bán một số phần cứng kèm theo dịch vụ phần mềm quản lý.
Hoạt động chăm sóc khách hàng trực tuyến
Hoạt động chăm sóc khách hàng trực tuyến của Sapo được đẩy mạnh với nhiều hình thức hỗ trợ Trên trang chủ của website, khách hàng có thể sử dụng khung chat để trò chuyện trực tiếp với nhân viên hỗ trợ Ngoài ra, khách hàng cũng có thể gửi email để nhận sự hỗ trợ hoặc truy cập cổng support.sapo.vn để được giúp đỡ.
Hoạt động marketing trực tuyến
Công ty hiện đang chú trọng đến hoạt động marketing trực tuyến thông qua việc sản xuất các video ngắn giới thiệu về công ty và sản phẩm Sapo, được quảng bá trên kênh Facebook Tuy nhiên, mức độ triển khai vẫn còn hạn chế và kết quả đạt được vẫn chưa cao.
2.1.5 Thực trạng quản lý nhân sự
Công ty được sáng lập bởi ông Trần Trọng Tuyến cùng 4 người khác và đã trải qua nhiều năm khó khăn để phát triển mạnh mẽ Hiện nay, công ty được điều hành bởi Giám đốc kiêm CEO Trần Trọng Tuyến và Phó Giám đốc Nguyễn Thị Minh Khuê, cùng với sự hỗ trợ của Ban Trợ lý giám đốc do chị Nguyễn Thị Phương Liên lãnh đạo Đội ngũ lãnh đạo còn bao gồm Ban giám đốc, các Trưởng phòng và Trưởng nhóm, tạo nên một hệ thống quản lý hiệu quả cho sự phát triển bền vững của công ty.
Bảng 3 Cơ cấu nhân viên của Công Ty CP Công Nghệ Sapo theo khối
STT Bộ phận Số lượng nhân viên
5 Khối dịch vụ khách hàng 40
6 Khối công nghệ và phát triển sản phẩm
9 Phòng quản lý nhân sự 8
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Công ty cổ phần công nghệ Sapo sở hữu cơ sở hạ tầng hiện đại và nguồn nhân lực trẻ, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc Điểm nổi bật của Sapo so với các doanh nghiệp khác là đội ngũ lãnh đạo và nhân viên trẻ tuổi, mang lại lợi thế cạnh tranh Mặc dù còn trẻ, nhân lực của Sapo không thiếu kinh nghiệm, đồng thời sở hữu sự sáng tạo và năng lực vượt trội.
Một trong những điểm yếu lớn nhất của công ty là vấn đề bảo mật Hiện tại, các laptop của nhân viên chỉ được trang bị phần mềm diệt virus miễn phí, điều này có thể không đủ để bảo vệ hệ thống khi quy mô công ty ngày càng mở rộng Mặc dù chưa xảy ra sự cố lớn nào, nhưng không thể đảm bảo rằng hệ thống sẽ luôn an toàn trong bối cảnh này.
Một trong những điểm yếu lớn trong quản lý tài sản là việc thực hiện thủ công, dễ dẫn đến sai sót và nhầm lẫn Những thất thoát tài sản này có thể gây tổn thất nghiêm trọng cho công ty, thậm chí làm gián đoạn hoạt động kinh doanh Nếu không có giải pháp kịp thời, quá trình tiếp nhận vấn đề và báo cáo cho ban quản lý sẽ mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Một trong những điểm yếu của Sapo là quản lý quan hệ khách hàng, với phương thức cũ gây ra nhiều bất cập Nếu không cải thiện, những vấn đề này sẽ gia tăng và gây tổn thất vô hình cho công ty Việc kiểm soát kém mối quan hệ với khách hàng có thể dẫn đến mất khách vào tay đối thủ, làm cho cuộc cạnh tranh trở nên khó khăn hơn.
Điểm yếu lớn nhất của Sapo là quy trình quản lý nhân sự, hiện đang diễn ra một cách thủ công và chưa đồng bộ, gây khó khăn cho ban quản lý cấp cao trong việc theo dõi Với sự gia tăng số lượng nhân sự mới, việc quản lý tiền lương và đào tạo sẽ trở nên phức tạp hơn, tạo thêm áp lực cho phòng nhân sự trong tương lai Nếu không cải thiện, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc đạt được sự đồng nhất về công nghệ và thể hiện tính chuyên nghiệp trong quản lý.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ DỀ XUẤT PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM ERP
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Dựa trên kết quả phân tích dữ liệu, thực trạng quản lý tại nhiều bộ phận của công ty gặp nhiều khó khăn, bao gồm quản lý nhân sự, tiền lương, tài sản, tài chính-kế toán và quan hệ khách hàng Hiện nay, công ty chưa áp dụng phần mềm nào để quản lý tập trung các vấn đề này, dẫn đến sai sót trong quản lý do sự không đồng nhất Với sự phát triển mạnh mẽ của công ty cổ phần công nghệ Sapo, nhu cầu về quản lý nhân sự, tài sản và tài chính ngày càng tăng cao Do đó, việc xây dựng phần mềm ERP để quản lý tập trung các nguồn lực doanh nghiệp là cần thiết và cấp bách Ban lãnh đạo đã đồng ý và có đủ tài chính để phát triển phần mềm ERP phù hợp với quy mô công ty, giúp quản lý và lãnh đạo dễ dàng kiểm soát các nguồn lực một cách thuận tiện và đồng bộ.
Qua quá trình phỏng vấn ban lãnh đạo và đánh giá thực trạng công ty, đã chỉ ra rằng phần mềm ERP là cần thiết Ban lãnh đạo ưu tiên triển khai chức năng quản lý nhân sự do những bất cập trong quản lý nhân sự hiện tại Với giới hạn của khóa luận tốt nghiệp và sự cấp thiết của việc quản lý nhân sự, đề tài sẽ tập trung phát triển chức năng này.
Ban lãnh đạo và giám đốc công ty có thể dễ dàng nắm bắt tình hình nhân viên thông qua các báo cáo chi tiết được cung cấp bởi phần mềm quản lý.
Các trưởng phòng ban có khả năng bố trí và tính toán công việc một cách hợp lý, nhanh chóng và chính xác Họ nắm bắt tình hình nhân viên trong công ty để đưa ra thông tin và quyết định chính xác, đồng thời báo cáo lại với ban giám đốc.
- Xây dựng sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ luồng dữ liệu
- Thiết kế CSDL, các ràng buộc toàn vẹn
- Thiết kế ứng dụng: thuật toán, Forms
- Cài đặt chương trình, nhập liệu, chạy và kiểm thử
- Báo cáo về việc phát triển và lợi ích đạt được của phần mềm
Để phát triển phần mềm ERP, cần thiết phải sử dụng ngôn ngữ lập trình có khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu cùng với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp.
- Ngôn ngữ lập trình C#: Visual Studio 2015
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2014
GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG PHẦN MỀM ERP
Sơ đồ 2 Sơ đồ phân rã chức năng tổng
3.2.1.1 Sơ đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự
Sơ đồ 3 Sơ đồ chức năng quản lý nhân sự
- Sơ đồ phân rã chức năng lập danh mục cơ sở
1 Tạo danh mục 1.1 Danh mục bộ phận
Sơ đồ 4 Sơ đồ phân rã chức năng lập danh mục cơ sở
1.5 Danh mục hình thức khen thưởng, kỉ luật
1.6 Danh mục hình thức làm việc
1.7 Danh mục trình độ ngoại ngữ
1.8 Danh mục trình độ chuyên môn
1.10 Danh mục trình độ văn hóa 1.9 Danh mục trình độ tin học
2 Chỉnh sửa thông tin nhân viên
Sơ đồ 5 Sơ đồ phân rã chức năng chính sửa thông tin nhân viên
Sơ đồ 6 Sơ đồ phân rã chức năng tìm kiếm nhân viên
Sơ đồ 7 Sơ đồ phân rã chức năng lập báo cáo
Sơ đồ 8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
4.1 Báo cáo theo sơ yếu lí lịch
4.2 Danh sách lao động hết hợp đồng
4.3 Báo cáo quá trình khen thưởng
4.4 Báo cáo tổng hợp tiền lương
4.5 Danh sách lao động đóng bảo hiểm
Sơ đồ 9 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
1.0 Lập danh mục quản lí
2.0 Cập nhật thông tin nhân viên
4.0 Báo cáo 3.0 Tìm kiếm thông tin nhân viên Nhân viên
Các phòng ban Thông tin nhân viên Thông tin nhân viên
Yêu cầu Tìm kiếm Thông tin
Hồ sơ công tác Thông tin vào
Hồ sơ nhân viên Danh mục
3.2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
Sơ đồ 10 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng lập danh mục
Sơ đồ 11 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng chỉnh sửa thông tin nhân viên
Danh mục nhân viên Danh mục dân tộc
Danh mục chính trị Danh mục chuyên ngành
Danh mục tình trạng hôn nhân
Danh mục trình độ ngoại ngữ
Danh mục tôn giáo Danh mục chuyên ngành
2.1 Cập nhật mới Nhân viên
Thông tin Thông tin NV
Nhân viên Hồ sơ nhân viên
Sơ đồ 12 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng tìm kiếm nhân viên
Sơ đồ 13 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng tổng hợp báo cáo
Thông tin Danh mục Đã được Cập nhật
Chương trình quản lý nhân sự bao gồm ba khối chính: quản lý hệ thống, quản lý kho dữ liệu và thống kê báo cáo.
Bảng 4 Thiết kế dữ liệu danh mục hồ sơ nhân viên
Tên trường Kiểu trường Độ rộng Diễn giải
MA_NV Character 8 Mã nhân viên
BI_DANH Character 48 Bí danh
NGAY_SINH Date 8 Ngày sinh
NOI_SINH Character 48 Noi sinh
GIOI_TINH Numeric 1 Giói tính
MA_HTKLKT Character 8 Mã hình thức kỉ luật kt
MA_TDNN Character 8 Mã trình độ ngoại ngữ
MA_TDTH Character 8 Mã trình độ tin học
MA_TDVH Character 8 Mã trình độ văn hóa
MA_TINH Character 8 Mã tỉnh
MA_HUYEN Character 8 Mã huyện
QUE_QUAN Character 48 Quê quán
HO_KHAU Character 48 Hộ khẩu
DT_NR Character 16 Điện thoại nhà riêng
EMAIL Character 32 Địa chỉ Email
SO_CMND Character 16 Số chưng minh
NGAY_CMND Date 8 Ngày cấp cntnd
NOI_CMND Character 25 Noi cấp chứng minh
CHIEU_CAO Numeric 5 Chiều cao
CAN_NANG Numeric 4 Cân nặng
NHOM_MAU Character 2 Nhóm máu
TP_GD Character 48 Thành phân gia đình
TP_BT Character 48 Thành phần bản thân
NGAY_VCD Date 8 Ngày vào công đoàn
CHUC_VUCD Character 8 Chức vụ công đoàn
SO_THECD Character 16 Số thẻ công đoàn
NGAY_CTCD Date 8 Ngày cấp thẻ công đoàn
NOI_CTCD Character 10 Nơi cấp thẻ công đoàn
MA_DVCS Character 8 Mã đơn vị cơ sở
MA_BP Character 8 Mã bộ phận
MA_CV Character 8 Mã chức vụ
SO_HD Character 8 Số hợp đồng
NGAY_KYHD Date 8 Ngày kí hợp đồng
NGAY_TINHL Date 8 Ngày tính lương
MA_BACL Character 8 Mã bậc lương
TG_TANGL Date 8 Thời gian tăng lương
SO_BH Character 16 Số bảo hiểm
NGHI_VIEC Logical 1 Nghỉ việc
NGAY_NV Date 8 Ngày nghỉ việc
HS_LUONG Numeric 5 Hệ số lương
Bảng 5 Thiết kế dữ liệu danh mục hệ số lương
Tên trường Kiểu trường Độ rộng Diễn giải
NGAY_HL Date 8 Ngày hiệu lực
HE_SO Numeric 8 Hệ số
Bảng 6 Thiết kế dữ liệu danh mục ngoại ngữ
Tên Trường Kiểu trường Độ rộng Diễn giải
MA_NN Character 8 Mã ngoại ngữ
TEN_NN Character 48 Tên ngoại ngữ
TEN_NN2 Character 48 Tên ngoại ngữ 2
Bảng 7 Thiết kế dữ liệu danh mục trình độ tin học
Tên Trường Kiểu Trường Độ rộng Diễn giải
MA_TDTH Character 8 Mã trình độ tin học
TEN_TDTH Character 48 Tên trình độ tin học
TEN_TDTH2 Character 48 Tên trình độ tin học 2
Bảng 8 Thiết kế dữ liệu danh mục bằng cấp
Tên Trường Kiểu trường Độ rộng Diễn giải
MA_BC Character 8 Mã bằng cấp
TEN_BC Character 48 Tên bằng cấp
TEN_BC2 Character 48 Tên bằng cấp 2
Sơ đồ 14 Thuật toán đăng nhập
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI BAN LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả, công ty cần nhanh chóng hoàn thiện và đưa vào sử dụng phần mềm ERP, đặc biệt là chức năng quản lý nhân sự để hỗ trợ ban quản lý Đồng thời, công ty nên lập kế hoạch phát triển chức năng quản lý quan hệ khách hàng ngay sau khi hoàn thiện quản lý nhân sự, nhằm tăng cường hiệu quả làm việc của các phòng kinh doanh Việc hệ thống hóa thông tin khách hàng sẽ rút ngắn thời gian làm việc và đóng góp lớn vào sự phát triển và năng lực cạnh tranh của công ty Đối tượng khách hàng mục tiêu của Sapo là những cá nhân bận rộn, vì vậy việc phát triển chức năng quản lý quan hệ khách hàng là cần thiết và hợp lý trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng.
Hệ thống thông tin của công ty, được xây dựng cách đây 11 năm, đã không còn hiệu suất cao do cấu trúc cơ sở dữ liệu không đáp ứng được khối lượng dữ liệu ngày càng lớn Do đó, công ty cần lập kế hoạch nâng cấp hoặc cài đặt hệ thống ERP nhằm cải thiện hiệu quả làm việc, tăng năng suất lao động cho nhân viên và nâng cao hiệu quả quản lý cho Ban Lãnh đạo Ngoài ra, cần xây dựng kế hoạch quản lý hệ thống thông tin hợp nhất cho ba miền Bắc – Trung – Nam để phát triển công ty theo đúng mục tiêu đã đề ra Đầu tư vào nâng cao chất lượng hệ thống máy chủ và phát triển hạ tầng công nghệ thông tin là cần thiết để đảm bảo lưu trữ và bảo mật thông tin, đồng thời đáp ứng yêu cầu của phần mềm ERP cho hệ thống lớn của công ty.
