Giới thiệu văn bản về xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng ở Pháp

NHÌN RA THẾ GIỚI Số 11/2007 GIỚI THIEU VAN BAN VE XÂY DỰNG KHO LƯU TRỮ CHUYÊN DỤNG Ở PHÁP TS Va Thi Minh Huong Phó Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ơng hồ Pháp số quốc gia châu Âu có quan lưu trữ hình thành sớm quan tâm đặc biệt đến việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng nhiều qui mô khác Lưu trữ Quốc gia Pháp thành 1790 Hệ thống lưu trữ công gồm Quốc gia, Lưu trữ vùng, Lưu Lưu trữ thành phố Đến nay, lập có trữ hầu từ năm Lưu trữ tỉnh hết tỉnh (96 tỉnh) có nhà kho lưu trữ chuyên dụng xây dựng cải tạo lại Nhiều Lưu trữ vùng xây dựng nhà kho lưu trữ Trong thời gian qua, Tổng cục Lưu trữ Pháp ban hành nhiều văn hướng dẫn xây dựng, cải tạo, qui hoạch nhà kho lưu trữ Chỉ tính riêng từ năm 1992 trở lại đây, văn ban hành gồm: qui định an ninh bảo vệ tải liệu; tiêu chuẩn kỹ thuật để tối ưu hóa sàn nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ biện pháp bảo vệ chống hỏa hoạn kho lưu trữ; chuyên đề nghiên cứu nhà kho lưu trữ Pháp, hướng dẫn Nhà nước địa bạn đọc số nội dung Thông tư số DITN/RES/2007/001 ngày 31/01/2007 hướng dẫn qui định để xây dựng, mở rộng cải tạo nhà kho lưu trữ Cộng hồ Pháp 1, Địa điểm diện tích đất Về địa điểm, yêu cầu khu vực đất lựa chọn để xây dựng kho cao ráo, không nằm vùng ngập nước, qui định nêu u cầu “khơng gân khu vục có đường Ơng dẫn gaz, khói vùng nhiễm" "phải gần đường giao thông đề thuận tiện phương tiện xe tải, xe ca, xe ô-lô xe Ơ-tơ cơng cộng" Về diện tích, khu đất lựa chọn xây dựng để có thiểu nhiên, tương kho lưu trữ "phải tạo điêu kiện thể mở rộng lương lai, tối gấp đơi diện tích kho tạ Tất người ta khơng thể qui định cứng quan diện tích đất xây dựng với sức chứa nhà kho xây dựng (sự tương quan phụ thuộc vào chiều cao việc dùng giá cố định hay giá di động), có phương quan nhà kho lưu trữ; hướng dẫn tải trọng sản cần lưu ý thể đưa nguyên tắc là: nhà định để xây dựng, tạo nhà kho lưu trữ khu kho lưu trữ; tiêu chuẩn xây dựng cải tạo nhà kho lưu trữ, hướng dẫn qui mở rộng cải Để cung cấp thêm thông tin tham khảo trình nghiên cứu xây dựng văn việc xây dựng kho lưu trữ đến đối tượng quan tâm, giới thiệu Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam văn vấn đề Cộng hoà Pháp Trong số này, chúng tơi-xin giới thiệu tới kho có sức chứa 20.000 mét giá có định thi diện tích đắt tối thiễu phải 3.000 mổ Phân khu giao thông 2.1 Các phân khu: Trong nhà kho lưu trữ cần phân biệt rõ khu vực riêng: khu vực bảo quản nhà kho; khu vực làm việc cán nhân viên lưu trữ (khơng mở cho cơng chúng) gồm: phịng làm việc, phòng họp, phòng tiếp nhận tài liệu, phòng xử lý (lựa chọn, phân loại, vệ sinh, khử trùng, ), loại hủy, xưởng (sao chụp microfilm, chụp 33 Nhin thé gidi Số 11/2007 ảnh, đóng sách, tu bổ, ảnh, ); khu vực kích thước tơi thiểu phải 1,50 x 1,20 m làm việc theo nhóm, phịng hội thảo, phòng dành cho hoạt động giáo dục, khu vệ sinh, ; dàng thao tác vận chuyển tải liệu - Chiều rộng cầu thang tối thiểu mở cho cơng chúng: sảnh vào, qy gửi đồ, phịng đọc, phịng trưng bảy triển lãm, phịng nhà cơng vụ; bãi đậu xe khuôn viên 2.2 Các tuyến giao thông chiều ngang gồm tuyến: a- Nhận xử lý tài liệu (tuyến giao thông dành cho nhân viên): cửa dành cho xe vận chuyển tài liệu —> phòng nhận tài liệu nộp lưu —> phòng khử trùng — phòng phân loại — xưởng -> kho lưu trữ; lựa chọn b- Đưa tài liệu hủy (tuyến giao thơng dành cho nhân viên): phịng lựa chọn tài liệu kho -> phòng loại hủy tài liệu — máy hủy tài liệu cửa dành cho xe vận chuyên tài liệu; c- Sử dụng tài liệu (tuyến giao thông dành kho; cho d- Các + Sảnh + Sanh + Sảnh nhân viên): kho -> phòng đọc > tuyến cơng chúng: vào -› phịng hướng dẫn độc giả, vao —> quầy gửi đồ —› phòng đọc; vào -> phòng triển lãm, phòng hội thảo, phòng hoạt động giáo dục; + Sảnh vào —> khu vệ sinh công cộng; VỤ; Chiều rộng cửa thang máy tương xứng với chiều rộng bên thang đề có thé dé phải 1,20 m Kho lưu trữ Thông tư đặc biệt nhắn mạnh đến vấn đề môi trường khí hậu kho lưu trữ Để bảo đảm bảo quản tốt tài liệu, khuyến cáo trước trì kho nhiệt độ độ ẩm định suốt thời gian năm, tài liệu giấy nhiệt độ 18” + 2, độ am la 55% + chế độ điều hồ đảm bảo kiểm sốt tự động tỷ lệ Tuy nhiên, với chế độ giá thành đầu tư khai thác cao, chế độ tu bảo dưỡng nặng nề, có ảnh hưởng đến phát triển bên vững Hơn nữa, mệt số dự án xây dựng nhà kho lưu trữ khơng sử dụng chế độ điều hịa khơng khí mà áp dụng mơ hình kho kho, hay sử dụng loại vật liệu đảm bảo việc trì nhiệt độ Khuyến cáo: trường hợp, muốn bảo quản tốt tài liệu cần phải sử dụng hộp đựng tài liệu có chất lượng với nước tự phục điều kiện nhiệt độ, độ ẩm lưu thông + Sảnh vào —› thư viện, quầy bán đồ lưu - Tải trọng sàn: 900kg/mẺ giá cố định có chiều cao 2,20 m 1300kg/m?, đối + Sảnh vào -> quầy uỗng niệm lưu trữ; khơng khí kho Lưu ý: trường hợp, tuyến với giá di động có chiều cao 2,2 m (khuyến cáo trước tai san la 1200 kg/m? va 1700 kg/m’) tuyến a, b c, phải tính đến giao lưu trữ kết cấu khung bê-tơng Nhà kho việc + Sanh vào —> phịng thư ký —› phịng làm cơng chúng khơng giao với thông dành riêng cho người tàn tật 2.3 Tuyén giao théng theo chiéu doc (giữa tâng): Đối với nhà kho cao tầng, tối thiểu phải có cầu thang máy (đảm bảo vừa vận chuyển xe chở tài liệu, vừa vận - Kết cấu: Thông thường nhà kho với kết cầu tự đỡ không đảm bảo vấn đề chịu lửa không phù hợp với kho lưu trữ Sàn nhà bắt buộc phải đổ bê-tơng kín, tránh để hở dải tắm van san - Kích thước: diện tích phịng kho lưu trữ cầu thang hiểm (đối với kho có sức tối đa 200 m” để đảm bảo an toàn hỏa hoạn Cửa vào kho tối thiểu phải rộng m thang máy vận chuyển tài liệu) vận chuyển chuyển nhân viên), cầu thang chứa 20.000 mét giá tài liệu tối thiểu phải có Thang máy bình thường có sức chở 750 kg, bên phải đủ rộng để chở xe vận chuyển tài liệu chất đầy tài liệu, 34 (có thể rộng 1,20 m để tạo điều kiện cho việc tài liệu) phải có cánh Chiều cao từ sản 2,10 m 2,50 m (Tiêu chuẩn ISO11799 đòi hỏi khoảng cách từ mặt sàn đến ván giá cùng, khoảng Nhìn giới Số 11/2007 cách từ trần nhà đến đỉnh hộp mặt giá phải 15 cm) - Cửa vào cửa số: Để hạn chế ánh sáng tự nhiên, phịng kho có thê có cửa kính khơng vượt 1/10 diện tích mặt tường Cửa số phải có cửa chớp đề tránh tia cực tím (UV) Có thể lắp mành phía ngồi để ngăn bớt ánh sáng (Lưu ý trường hợp không mở cửa hàng ngày để tránh khơng khí bên ngồi vào kho mang âm chất nhiễm vào kho) Chỉ có tài liệu để hộp đề gần cửa SỐ, - Lắp đặt giá: Chiều sâu giá từ 0,30 m đến 0,40 m tùy theo kích thước tài liệu, thông thường nên 0,30 m Đối với giá cố định tài liệu thị ngồi chút, song giá di động tuyệt đối khơng Mỗi giá lắp hai mặt áp vào chiều dài giá dài không 10 m Chiều cao giá 2,20 m Khoảng cách tối thiểu hai mặt giá 0,80 m khoảng cách đường 1,20 m - Các phòng kho đặc biệt: Kho đặc biệt để bảo quản loại hình tài liệu như: đồ, sơ đồ, microfilm, tài liệu ảnh, tài liệu âm thanh, tài liệu số, v.v Thông số nhiệt độ, độ âm loại hình tài liệu tham khảo Tiêu chuẩn ISO 11799, nhiên, yêu cầu lắp đặt hệ thống điều hòa tủ lạnh đặt Nhưng, việc phục vụ khai thác tài liệu phòng đọc - nơi điều kiện nhiệt độ độ ẩm không kho - thường dẫn đến việc thay đổi đột ngột chế độ bảo quản (điều tối ky công tác bảo quản tài liệu lưu trữ) Trong trường hợp này, nên sử dụng độ Thang máy cầu thang phải cách ly cần thiết Phải có hệ thống báo cháy tự động theo đơn vị để bảo vệ từ vòng đầu, tránh việc báo động toan khu vực Do tính chất hỏa hoạn kho lưu trữ lửa khơ bốc khói nên hệ thống báo cháy tốt hỗn hợp báo nhiệt báo khói Việc báo động kéo theo việc cửa cắt lửa tự động đóng mở cánh cửa khói ngồi Khuyến cáo Tránh lắp đặt đầu dị kiểu i-ơng loại bắt đầu bị cắm sử dụng từ năm 2007 Các cánh cửa an ninh đặt tất lỗi thoát hiểm cần để mở từ phía Tuy nhiên, báo cháy tự động khơng khuyến khích áp dụng, với lý nguy báo hệ nước làm hại tài liệu trường cháy không Trong trường thống dùng tài liệu đựng hộp phòng hợp hợp, toàn wet Hơn nữa, hệ thống báo cháy tự động ga (FM200, hay co? sử dụng đỗi với số kho đặc biệt, lý giá thành cao cần có khơng gian cần thiết để chứa ga Ngồi ra, cần phải tính đến hệ thống báo cháy phun sương phía ngồi kho bột khô kho đảm bảo tiêu chuẩn theo qui định Đối với phòng làm việc khu vực dành cho cơng chúng thiết bị báo cháy phải đảm bảo theo tiêu chuẩn phòng dạng máy 11799) Lý tưởng trường hợp đặc loại túi bảo quản trung gian hệ thống nước quay mà tiêu chuẩn ISO 11799 không loại bỏ Tổng cục Lưu trữ Pháp lại loại Việc bảo vệ hỏa hoạn phịng để tính, phịng kỹ thuật đặc biệt (như phong bì giữ khơng khí (điểm 6.7 Tiêu chuẩn xưởng đóng sách, phịng chụp ảnh), kho ưu tiên số hóa loại hình tài liệu để phục phịng chứa chất dễ cháy, phải tuân theo tiêu chuẩn riêng loại vụ mục đích sử dụng Bảo vệ chống hỏa hoạn Việc phòng ngừa chủ yếu phải ngăn cách khu vực kho với khu vực làm việc khu vực dành cho công Chúng tường sàn cắt lửa mức độ giờ, cửa cất lửa mức biệt (bảo quản tài liệu ảnh từ tính), phịng Bảo vệ chong trom cắp đột nhập Toàn hệ thống cửa tằng phải có chân Song sắt, cửa chớp, hệ thống báo động Khuyến cáo tiêu chuẩn ISO 11799 nên có người gác thường 35 Nhìn giới Số 11/2007 xuyên, hay sử dụng hệ thống theo dõi từ xa với công ty chuyên bảo vệ không khuyến khích Pháp Tổng cục Lưu trữ Pháp lại khuyến khích mơ hình phải có nhà công vụ cho giảm đốc trung tâm lưu trữ nhà cho thường trực (và điều thực hằu hết nhà kho lưu trữ quốc gia lưu trữ tỉnh xây Pháp) Việc trộm cắp phòng đọc xảy thường xuyên Lưu trữ Thư viện Để đối phó với việc này, vai trò trách nhiệm phụ trách phòng đọc chủ yếu với thực biện pháp như: theo dõi trực tiếp bàn làm việc, bắt buộc phải cất túi sách, đồ dùng ngồi phịng đọc (tại tủ gửi đò), kiểm tra hồ sơ tài liệu tư trang độc giả trước khỏi phòng đọc Ngoài ra, hệ thống trung tâm ca-mê-ra kiểm soát theo phải dõi đặt nội với số vị trí nơi đăng ký độc giả, nơi xuất nhập tài liệu độc giả với nhân viên lưu trữ, khu vực gửi đồ độc giả số phịng dành cho cơng chúng Tuyệt đối cắm độc giả vào khu vực kho lưu trữ nhân viên lựu vụ bảo dưỡng nhân viên phịng làm việc cán trữ Người ngồi vào làm nhiệm máy móc, điện, nước, phải có lưu trữ Bảo vệ chống thiên tai từ nước Cho dù nguyên nhân từ bên tắc đường ống, bị thắm, hay từ bên lũ lụt, từ mái hay đường nước, nước mối nguy hại lớn việc bảo vệ tài liệu Ngồi biện pháp phịng ngừa nêu trên, khơng lắp đặt hệ thống đường ông dẫn nước kho Giá phải lắp đặt cách sàn 15 cm Nước mưa phải chảy phía nhà kho cố gắng chạy qua đường ống kín xung quanh tịa nhà Ánh sáng Ánh sáng mặt trời có hại tải liệu Tiêu chuẩn ISO 11799 nêu: "ánh sáng không chiếu trực tiếp vào kho lưu trữ” Trong khu vực kho bảo quản ảnh, phim, tài liệu từ tính, phải tuyệt đối khơng có nguồn ánh sáng Tuy nhiên, để tránh bát tiện nhà kho bị đóng hồn tồn, áp dụng mẫu nhà kho có cửa số nhỏ (chiếm 1/10 36 diện tích với tắm chắn ánh sáng hay kính lọc chống tia cực tím) Một mơ hình khác tiện lợi so với mẫu việc mở cửa có tắm kinh cho phép đảm bảo lưu thơng khơng khí tự nhiên trường hợp hệ thống điều hòa bị hỏng Trong trường hợp, ánh sáng mặt trời không chiếu trực tiếp vào tài liệu giá tài liệu Một số khu vực kho tuyệt đối khơng có nguồn ánh sáng kho bảo quản ảnh, phim, tài liệu từ tính Tuy vậy, người ta đặc biệt quan tâm đến việc tránh hiệu ứng nhà kính kho dùng nhiều cửa kính, đặc biệt phịng chỉnh lý xử lý kỹ thuật tài liệu Trong nhà kho, ánh sáng nhân tạo (ánh sáng đèn) tác nhân gây hại cho tải liệu ánh sáng thường xuyên q mạnh khơng lọc tia cực tím Nên có hệ thống kiểm sốt ánh sáng để tránh trường hợp khơng có người vào kho đèn sáng Loại đèn dùng kho đèn huỳnh quang có phận phản xạ lọc tia cực tím Ngồi hệ thống ngắt điện cho phịng kho, cần có phận ngắt điện toàn khu vực nhà kho làm việc Trong nhà xây dựng, hệ thống động qua trung tâm kỹ thuật chiêu sáng lối thoát hiểm chuẩn phải trang bị Trong phòng làm kho điều khiển tự Hệ thống đèn theo tiêu đầy đủ việc khu dành cho công chúng ánh sáng phải đảm bảo tiêu chuẩn cho loại phịng Trong phòng đọc, phòng chỉnh lý, xưởng, độ ánh sáng phải từ 350 đến 400 lux Người ta dùng loại: đèn huỳnh quang có chao khuyếch tán có thêm phận lọc tia cực tím; loại đèn ánh sáng nóng có phận lọc tia cực tím hay loại đèn hai cực (đi-ết) phát quang Phịng máy chủ Sự phát triển cơng nghệ địi hỏi phải có phịng tin học để lưu tài liệu lưu trữ điện tử (còn gọi phòng máy chủ) Phịng chủ u gồm máy tính có dung lượng lớn để lưu trữ liệu số (đĩa từ, liệu vật mang tin quang học) liệu truyền tự động Còn vật mang tin số tháo (khơng đường Nhìn giới Số 11/2007 truyền) bảo quản phịng kho đặc biệt Các phòng tin học để máy chủ phải trang bị trì chống nhân tố nhự lửa, nước, bụi, nhiệt độ, độ ẩm, điện từ, phải đảm bảo yêu cầu: Vách ngăn cách lửa; sàn nhà làm vật liệu bền đáp ứng yêu cầu hành độ 4m cách điện, phòng máy chủ phải trang bị đầu dò cháy lắp ghép với hệ thống báo động báo cháy tự động Có thể sử dụng số loại khí chống cháy phịng máy chủ CO”, FM200, khí trơ Sản nhà phịng máy tính phải có khả chịu PHÁT HUY VỊ TRÍ LÀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO HÀNG ĐÀU CỦA VIỆT NAM VỀ LƯU TRỮ HỌC ừa qua, Đại Quản học Khoa Lưu trị văn phòng Khoa học Xã trữ học - Trường hội Nhân văn , Đại học Quốc gia Hà Nội long trọng tổ chức Lễ Kỷ niệm 40 năm ngày lập Đến dự buổi lễ có đơng đảo trọng lượng tồn thiết bị (hiện thiết bị máy chủ máy kèm theo tính quan khách Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng, Đại diện cần kiểm sốt việc vào phịng để máy chủ, cắm triệt để viên, học viên, sinh viên Khoa nặng 350 kg/m” Để đảm bảo an toản, nên tính đến sản nhà chịu trọng lượng 800 kg/ m”) Ngồi ra, người khơng có nhiệm vụ vảo Các khu vực khác KHXHNV toàn thể giảng qua thời kỳ Trong suốt 40 năm qua, Khoa Xưởng Đối với nhà kho lưu trữ cần có nhà xưởng phục vụ cho việc tu bể, chụp microfilm, số hóa với khối lượng nhỏ, đặc biệt tải liệu quan trọng, quí, hiếm, dễ hỏng, kích thước lớn, v.v khó khăn việc chuyển ngồi Ngồi ra, có xưởng chụp ảnh kho lưu trữ có khối lượng ti liệu ảnh nhiều có nhiều hoạt động văn hóa Đối với xưởng cần tính toán khả chịu tải trọng sản thiết bị lắp đặt vào quan lưu trữ trung ương địa phương, Lãnh đạo Trường Đại học Nhà công vụ Nhà công vụ phục vụ cho yêu cầu an ninh Mặc dù hệ thống truyền tin báo động điện thoại số Luu trữ hoc va Quan trị văn phòng đào tạo hàng ngàn cử nhân, hàng chục thạc sĩ tiến sĩ Các dé tai Khoa đảm nhận góp phần giải nhiều vấn đề đặt thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ Sản phẩm đào tạo, nghiên cứu khoa học xã hội chấp nhận Hiện nay, Đảng Nhà nước tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ Đây vừa hội, vừa thách thức to lớn đòi hỏi Khoa phải cố gắng đổi nội trường hợp hiệu có mặt người gác, có mặt thường xuyên giám đốc, quan trọng dung, khẩn cắp điều tốt Chính lý mà đội ngũ cán vững mạnh để xứng người có quyền định trường hợp nay, nhà kho lưu trữ (quốc gia hay địa phương) tính tốn có nhà công vụ dành cho Giám đốc lưu trữ đó./ phương pháp đào tạo, tập trung nghiên cứu giải đề tực tiễn, xây dựng phát triển đáng vị trí đứng đầu đào tạo ngn nhân lực văn thư, lưu trữ Lễ kỷ niệm dịp để cac thay, tồn thể học viên ôn lại truyền thống 40 năm vẻ vang Direction des Archives de Franee, Les bátimerfs d'archivesConstruction et équipemermts (Nhà kho lưu trữ-Xáy dựng thiết bị), Paris, 1985 Direction des Archives de France, Batiments Vingt ans darchitecture franCaise (1965-1985) trữ-20 năm kiến trúc Pháp) Paris, 1986 d‘archives- (Nhà kho lưu Khoa, dịp để Khoa vững bước đường phát triển góp phần “Phát huy ngn lực nhân văn vươn tới tầm cao giới Giữ gìn tính hoa dân tộc vun bồi nguyên khí quốc gia”.! Trần Mạnh 37 ... dưỡng nặng nề, có ảnh hưởng đến phát triển bên vững Hơn nữa, mệt số dự án xây dựng nhà kho lưu trữ không sử dụng chế độ điều hịa khơng khí mà áp dụng mơ hình kho kho, hay sử dụng loại vật liệu đảm... vụ cho giảm đốc trung tâm lưu trữ nhà cho thường trực (và điều thực hằu hết nhà kho lưu trữ quốc gia lưu trữ tỉnh xây Pháp) Việc trộm cắp phòng đọc xảy thường xuyên Lưu trữ Thư viện Để đối phó... Ngồi ra, có xưởng chụp ảnh kho lưu trữ có khối lượng ti liệu ảnh nhiều có nhiều hoạt động văn hóa Đối với xưởng cần tính tốn khả chịu tải trọng sản thiết bị lắp đặt vào quan lưu trữ trung ương