TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM TRUNG TÂM TƯ VẤN HỖ TRỢ SINH VIÊN BÁO CÁO CUỐI KỲ MÔN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CHỦ ĐỀ KẾ HOẠCH MỘT NGÀY TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TÌM HIỂU VỀ VĂN HOÁ NHẬT BẢN Giáo viên ThS TRƯƠNG CÔNG HẬU Nhóm thực hiện NHÓM W Lớp 4220003575 DHQT16DTT Hồ sơ gồm 1 Các biểu mẫu thành lập nhóm 2 Kế hoạch làm việc nhóm 3 Sơ đồ Gant 4 Hình ảnh thực hiện kế hoạch 5 Gửi video thực hiện cho giảng viên 6 Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, tháng 6 năm 2021 LỜI MỞ ĐẦU Nằm co.
Quy định địa điểm, thời gian họp nhóm, số buổi họp nhóm
- Kiểm tra phần lỗi của bài báo cáo
- Đóng góp ý kiến hoàn chỉnh bài báo cáo
- Kiểm tra nội dung bài báo cáo
Email:ntmyqu yen87cb@gma il.com
Chữ ký xác nhận của nhóm trưởng và các thành viên:
3 NỘI QUY CỦA NHÓM Điều 1: Quy định địa điểm, thời gian họp nhóm, số buổi họp nhóm
- Địa điểm: Tại nhà ( trên ứng dụng zoom ID: 886 447 084 Pass:123456)
- Thời gian: Thứ 4– Thứ 6(thời gian cụ thể sẽ thông báo trước khi buổi họp diễn ra).
Quy định nói, nghe, phát biểu ý kiến khi tham gia họp nhóm
- Nhắc lại vấn đề, diễn đạt cụ thể
- Thẳng thắn nêu quan điểm cá nhân
- Xây dựng thông điệp rõ ràng
- Đảm bảo thông tin xác thực
- Hỏi đáp khi cần thiết
- Suy nghĩ kỹ trước khi đưa ra ý kiến
- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp
- Kiểm xoát cảm xúc bản thân
- Gác lại công việc tập trung vào đề tài
- Không làm việc riêng trong quá trình thảo luận
- Trình bày mạch lạc, làm rõ nội dung Điều 3: Qui định các việc được làm và không được làm a) Những điều các thành viên trong nhóm phải thực hiện:
+ Đặt nhóm lên hàng đầu
+ Tích cực tham gia đóng góp ý kiến
+ Suy nghĩ trước khi nói
+ Có tinh thần đoàn kết
+ Tác phong đúng đồng phục quy định
+ Có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc được giao
+ Đi họp đầy đủ, đúng giờ, nghiêm túc khi tham gia hoạt động nhóm b) Những điều các thành viên trong nhóm không được thực hiện:
+ Vắng mặt các buổi họp không có lý do chính đáng (nếu vắng phải thông báo cho nhóm trưởng trước thời gian bắt đầu cuộc họp ít nhất 2h)
+ Không làm việc riêng trong quá trình họp nhóm
+ Gây mất đoàn kết trong nhóm
+ Không được đổ lỗi cho các thành viên nào trong nhóm khi cả nhóm không đạt kết quả tốt
+ Không được cắt ngang hay chen ngang khi thành viên khác đang phát biểu + Không dùng lời khiếm nhã, xem thường người khác
+ Không thực hiện công việc một cách sơ sài, đối phó
+ Không ỷ lại vào thành viên khác, đùn đẩy trách nhiệm
+ Không được qua loa, phải nêu quan điểm cá nhân Điều 4: Quy định bảo mật thông tin của nhóm:
- Không tiết lộ bất kỳ ý tưởng, kế hoạch, thông tin, tài liệu độc quyền của nhóm
- Không chia sẽ thông tin cho những người không phải là thành viên của nhóm
- Đảm bảo thông tin nhóm và thông tin cá nhân thành viên trong nhóm Điều 5: Quy định về quyền lợi của các thành viên trong nhóm
+ Tương tác tốt với nhóm kể cả khi làm việc trên nhóm ảo (+2 điểm)
+ Tham gia họp nhóm đầy đủ và đúng giờ (+2 điểm)
+ Nghiêm túc trong quá trình thực hiện và họp nhóm (+1 điểm)
+ Hoàn thành nhiệm vụ được phân công một cách hiệu quả (+2 điểm)
+ Tham gia sôi nổi, năng nổ đóng góp ý kiến (+2 điểm)
+ Tình nguyện thực hiện thêm công việc để đóng góp cho nhóm (+1 điểm) Điều 6: Quy định bổ sung, loại bớt thành viên trong nhóm:
Công việc của nhóm quá nhiều mà số lượng thành viên quá ít không đảm bảo được hoàn thành công việc
Có thể kết nạp thêm thành viên phù hợp để hoàn thành công việc đúng tiến độ
Các thành viên trong nhóm thiếu kiến thức, kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ
Kêu gọi cá nhân có tiềm năng giúp nhóm phát triển
Thành viên không tận tâm với công việc chung của nhóm, không hoàn thành nhiệm vụ được phân công
Hoàn thành công việc quá thời gian quy định, không đạt yêu cầu đề ra
Thành viên làm việc một cách hời hợt, không quan tâm, tương tác với công việc của nhóm
Thành viên có tính ích kỷ, không hợp tác làm ảnh hưởng đến các hoạt động nhóm
Nhắc nhỡ nhiều lần nhưng vẫn không cải tiến khuyết điểm của mình
Vi phạm nội quy của nhóm quá 2 lần
Thiếu kiến thức không đủ khả năng để hoàn thành mục tiêu
Vắng từ 2 buổi họp trở lên
Cái tôi bản thân quá lớn, không lắng nghe đóng góp của thành viên khác
Đùn đẩy trách nhiệm của mình cho thành viên của nhóm
Cá nhân gây chia rẽ nhóm, gây mất đoàn kết nội bộ
Sự liên kết giữa các thành viên trong nhóm có thể bị suy yếu khi có quá nhiều người tham gia hoặc rời bỏ nhóm Vì vậy, việc hạn chế số lượng thành viên trong nhóm là cần thiết để duy trì sự gắn kết và hiệu quả trong công việc.
- Nếu các thành viên trong nhóm đã ổn định thì không cần bổ sung Điều 7: Quy định giải thể nhóm:
✔ Khi đã hoàn thành mục tiêu chung
✔ Làm việc không hiệu quả, không thể hoàn thành mục tiêu
✔ Bất đồng quan điểm, sảy ra quá nhiều xung đột không thể giải quyết Điều 8: Tổ chức thực hiện:
- Điều hành để thực hiện nhiệm vụ
- Kiểm soát để thực hiện nhiệm vụ
4 QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG NHÓM W Điều 1: Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Phạm vi điều chỉnh: Team W Đối tượng áp dụng: Tất cả các thành viên trong nhóm Điều 2: Mục tiêu của nhóm
Tìm hiểu về văn hoá của nước Nhật 8/6/2021
Hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định Điều 3: Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các chức danh được phân công trong nhóm
+ Quyền: giám sát, điều phối, chỉ định, phân công, ra quyết định, khuyến khích các thành viên, động viên và an ủi, đánh giá tổng quát
Nghĩa vụ của người lãnh đạo nhóm là đại diện cho tập thể, chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề chung, và xây dựng tinh thần đồng đội Họ cần điều phối các hoạt động của nhóm một cách công bằng, rõ ràng và cụ thể, nhằm đảm bảo mọi thành viên đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình trong công việc.
- Phát biểu ý kiến, đưa ra ý tưởng
- Phản biện lại vấn đề không hài lòng về nhóm
- Đóng góp xây dựng nhóm
- Hoàn thành nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm về việc làm của mình
- Tinh thần làm việc tập thể, đặt nhóm lên hàng đầu
- Tuân theo chỉ dẫn của nhóm trưởng
- Tuân thủ nội quy của nhóm
Tham gia tích cực, đầy đủ và đúng giờ trong tất cả các hoạt động nhóm là rất quan trọng Nếu cần nghỉ, bạn phải có lý do chính đáng và xin phép nhóm trưởng để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong công việc chung.
- Đóng quỹ đầy đủ theo quy định của nhóm.( nếu có )
- Giúp đỡ lẫn nhau, đoàn kết cùng nhau
14 Điều 4: Nguyên tắc và cơ chế làm việc nhóm
● Lấy ý kiến dựa trên sự nhất trí của đa số
● Không vắng quá 2 buổi họp
● Thiết lập mối quan hệ giữa các thành viên nhóm
● Khuyến khích tư duy sáng tạo, đưa ra ý tưởng mới
● Có trách nhiệm trong với nhiệm vụ của bản thân và của nhóm
● Lắng nghe ý kiến và tiếp thu một cách tích cực
● Đóng quỹ theo quy định của nhóm
- Cơ chế làm việc nhóm:
+ Cấp 1: Lãnh đạo (trưởng nhóm) thực hiện công việc điều phối toàn bộ hoạt động công việc, điều hành và kiểm soát
Người thực hiện ở cấp 2, là thành viên trong nhóm, sẽ thực hiện công việc và nhiệm vụ theo sự phân công dưới sự giám sát và điều hành của lãnh đạo nhóm ở cấp 1 Điều 5 quy định về khen thưởng và kỷ luật trong nhóm, nhằm đảm bảo sự công bằng và khuyến khích hiệu suất làm việc.
Hoàn thành tốt công việc nhóm và hỗ trợ các thành viên khác sẽ được tuyên dương, đồng thời có cơ hội nhận thêm 2 điểm nếu thực hiện xuất sắc nhiệm vụ.
+ Năng nổ tham gia và hoàn thành tốt công việc của mình: 3 điểm
+ Tích cực đóng góp và hoàn thành mục tiêu của nhóm: 2 điểm
+ Có thái độ tốt và đóng góp quỹ đầy đủ, mặc đồng phục nhóm quy định: 3 điểm
+ Nếu không hoàn thành công việc được giao sẽ bị khiển trách trước nhóm và phạt tiền gây quỹ (50.000đồng)
+ Lần đầu vi phạm sẻ được nhắc nhở nhẹ
+ Nếu không có tinh thần trách nhiệm, không hoàn thành công việc được giao quá 2 lần sẽ bị loại khỏi nhóm
15 Điều 6: Tổ chức thực hiện
● Đề ra mục tiêu và lên kế hoạch
● Điều hành để thực hiện nhiệm vụ
● Kiểm soát để thực hiện nhiệm vụ
+ Phân chia công việc cụ thể, rõ ràng, công bằng cho từng thành viên
+ Phân bố thời gian địa điểm thực hiện
+ Đề ra thời hạn hoàn thành nhiệm vụ cho các thành viên
- Các thành viên trong nhóm thực hiện:
+ Thực hiện đúng thời hạn quy định
+ Hoàn thành nhiệm vụ được giao có hiệu quả, tránh sơ sài, đối phó
+ Đề xuất ý kiến nếu có vấn đề xảy ra
- Mục tiêu: Kế hoạch 1 ngày tổ chức hoạt động tìm hiểu văn hoá Nhật Bản trong ngày 8/6/2021
- Vận dụng nguyên tắc SMART để xác định mục tiêu :
• Specific (cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu): tìm hiểu văn hoá giao tiếp, văn hóa làm việc Nhật Bản
• Measurable (đo đếm được): tìm hiểu văn hoá Nhật Bản trong ngày 8/6/2021
Để hiểu rõ văn hóa Nhật Bản, nhóm chúng tôi cần nắm vững kiến thức từ các nguồn tài liệu đáng tin cậy và có trách nhiệm với những thông tin đã tìm hiểu, nhằm thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
• Realistic (thực tế): việc tìm hiểu văn hoá Nhật Bản không quá khó với nhóm chúng tôi
• Time bound (có thời hạn): hoàn thành nhiệm vụ trong ngày 8/6/2021
+ Họp nhóm lên kế hoạch thực hiện mục tiêu
+ Thống nhất cách hoàn thành mục tiêu đề ra
+ Chuẩn bị trang thiết bị như điện thoại, máy ảnh, để quay phim, chụp hình lại quá trình thực hiện của nhóm
2 Các nguồn lực cần thiết: Sử dụng nguyên tắc 5M
- Man (nguồn nhân lực): 8 thành viên (3 nam, 5 nữ) có các kỹ năng hỗ trợ quá trình làm việc nhóm, có kiến thức, tác phong nhanh nhẹn, lịch sự
- Money (tiền): vì làm việc trực tuyến nên không tốn chi phí
- Material (Hệ thống cung ứng): Các trang web như: wikipedia, japan.net.vn, laodongxuatkhaunhatban.vn,…
- Machine (máy móc hoặc công nghệ): áp dụng những ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint,
- Method (phương pháp làm việc): phương pháp làm việc nhóm
* Lý do chọn đề tài (Why?):
- Giúp các thành viên trong nhóm có sự gắn kết với nhau
- Phát triển tư duy sáng tạo và kỹ năng thực hành cho các thành viên trong nhóm có chung môi trường làm việc nhóm
- Giúp các thành trong nhóm hiểu biết được con người văn hoá của nước Nhật
* Công việc cụ thể (What? Who?):
Để tìm kiếm thông tin về các nhân vật như Hảo Hảo, Hương Giang, Nguyễn Quyên, Văn Thuận, Hồng Diễm, Quốc Huy và Bảo Quý, mọi người hãy cùng thực hiện tra cứu trên các trang web.
- Thực hiện: cả nhóm thực hiện
- Quay phim, chụp ảnh: Văn Thuận + Bảo Qúy
- Tạo phòng họp qua zoom: Hảo Hảo
* Cách tiến hành (How?): phân chia nhiệm vụ nhóm
- Văn Thuận chụp ảnh quá trình làm việc của nhóm
- Bảo Qúy phụ trách tìm hiểu về (vị trí địa lí, dân số, tôn giáo, tín ngưỡng, ngôn ngữ)
- Quốc Huy phụ trách tìm hiểu phong tuc, tập quán, tín ngưỡng, tôn giáo, trang phục ( quần áo, dép…) và văn hoá trả tiền
- Hương Giang tìm hiểu phần tiết chế cảm xúc khi tranh cãi, nói giảm nói tránh, các văn hóa giao tiếp khác
- Mỹ Quyên tìm hiểu phần văn hóa ăn uống, văn hoá tắm, uống rượu và trả danh thiếp
- Hồng Diễm tìm hiểu những điều cần tránh khi giao tiếp với người nhật
- Tố Nga tìm hiểu văn hóa làm việc của người Nhật
- Hảo Hảo tổng kết lại phần tìm hiểu của các bạn trong nhóm rồi đánh bản word
* Thời gian cụ thể thực hiện công việc (When, Where):
- Thứ 4 (02/06/2021): tiến hành họp qua ứng dụng zoom lúc 3h
- Thứ 6 (04/06/2021): mọi thành viên cùng nhau thực hiện nhiệm vụ của mình
- Chủ Nhật (06/06/2021): 3h các thành viên họp zoom và tổng hợp lại phần tìm hiểu của mình và cùng nhau tổng hợp lại tạo thành bài hoàn chỉnh
* Cách tìm hiểu văn hoá Nhật Bản
- Trước tiên, xem xét tổng quan văn hoá nhật thì có những điều gì cần tìm hiểu
- Tiếp theo, trưởng nhóm phân công các thành viên về nhiệm vụ của mình
- Cùng nhau thực hiện nhiệm tìm kiếm văn hoá nước nhật qua các trang wed, phương tiện đại chúng…
Tổng hợp các phần tìm kiếm để mọi người cùng phân tích và hiểu rõ hơn về nội dung, từ đó sắp xếp các ý tưởng một cách logic Điều này giúp các thành viên không chỉ nắm vững phần của mình mà còn hiểu thêm về các ý kiến và quan điểm của các thành viên khác.
Chúng tôi đã hợp tác cùng nhóm W để thu thập và tổng hợp những ý kiến hợp lý, súc tích nhất về văn hóa Nhật Bản từ nhiều nguồn thông tin trực tuyến.
- Liên hệ các bạn trong nhóm W để có một buổi họp online và thống nhất ý kiến chung
- Mục đích hoàn thành bài báo cáo cuối kì và đạt kết quả cao
+ Con người: 8 thành viên (3 nam, 5 nữ)
+ Thiết bị: Iphone XS MAX, Ip 7, Ip 7 Plus, laptop,
- Sơ đồ Gantt: để quản lý và kiểm soát
Bước 1 Các việc cần thực hiện
- Thống nhất thời gian để họp nhóm online
- Chỉnh sửa hình ảnh, video đã tìm kiếm trên wed
- Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài
- Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản
- Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên
- Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Bước 2 Trình tự công việc
1 Thống nhất thời gian để hợp nhóm online
2 Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên
3 Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản
4 Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm trên web
5 Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài
6 Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Bước 3 Thời gian thực hiện
1 Thống nhất thời gian để hợp nhóm online: 2 ngày
2 Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên: 1 ngày
3 Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản: 2 ngày
4 Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm trên web: 1 ngày
5 Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài: 1 ngày
6 Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả: 1 ngày
Bước 4 Xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc
1 Thống nhất thời gian để hợp nhóm online: 2-3/6/2021
2 Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên: 3/6/2021
3 Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản: 4-5/6/2021
4 Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm trên web: 6/6/2021
5 Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài: 6/6/2021
6 Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả: 7/6/2021
Bước 5 Bảng mô tả phân tích công việc
Nội dung Ký hiệu Độ dài thời gian (ngày)
Thời điểm bắt đầu Ngày thực hiện
Tổ chức họp nhóm A 2 Ngay từ đầu 02-03/06/2021
Nhóm trưởng phân công công việc
Tìm kiếm thông tin C 2 Sau B 04-05/06/2021
Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm
Thực hiện công việc còn lại để hoàn thành
Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Bước 6 Vẽ sơ đồ Gantt
Nhóm trưởng phân công công việc
Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm
Thực hiện công việc còn lại để hoàn thành
Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Nhậ n xét: Như vậy, chúng ta cần 7 ngày để hoàn thành công việc
* Chỉ tiêu đánh giá công việc đạt yêu cầu
- Tìm được những nội dung phù hợp để hoàn thành đề tài
- Khai thác triệt để và hiểu về văn hoá giao tiếp và văn hoá làm việc ở Nhật Bản
- Đảm bảo hoàn thành đúng thời gian đề ra vì pin các thiết bị điện tử có giới hạn
* Chỉ tiêu đánh giá thành viên:
- Năng nổ tham gia và hoàn thành tốt công việc của mình: 4 điểm;
- Tích cực đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm: 2 điểm;
- Có tinh thần trách nhiệm và cầu tiến trong lúc làm việc: 2 điểm
- Chấp hành nghiêm túc các quy định của nhóm: 1 điểm
- Đánh giá sẽ được quy ra điểm trong “Phiếu đánh giá sinh viên” sau khi hoàn thành
- Tình trạng đột nhiên cúp điện làm wifi tắt
- Thời gian của mỗi thành viên trong nhóm khác nhau
- Sự cố bất ngờ xảy ra (điện thoại hư, laptop hư, )
- Thời gian hoạt động của các thiết bị có giới hạn
- Khi bị trục trặc về đường mạng thì phải gọi cho nhóm trưởng báo cáo tình hình qua số điện thoại
- Thành viên trong nhóm cố gắng sắp xếp công việc học để có thời gian cho nhóm
- Nghiêm túc làm việc một cách nhanh chóng, hiệu quả
- Luôn chuẩn bị đồ sạc pin
- Luôn có 3G, 4G để đề phòng khi mạng nhà gặp trục trặc
7 Dự toán chi phí: Vì thực hiện đề tài trực tuyến nên không tốn chi phí
8 Báo cáo tiến độ thực hiện theo bảng
Nội dung Thời gian Người phụ trách Kinh phí Đã thực hiện
-Phân chia công việc tìm kiếm
-Thành viên trong nhóm tìm kiếm thông tin được giao
-Cả nhóm -Hảo Hảo -Văn Thuận, Quốc Huy, Bảo Quý,
Mỹ Quyên, Hương Giang, Hồng Diễm
Không phát sinh vì hoạt động làm việc nhóm tại nhà Đang thực hiện
-Chỉnh sửa word, video 03-07/06/2021 -Hảo Hảo, Quốc
-Hoàn thành word, video và nộp bài
III HÌNH ẢNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA NHÓM
HÌNH ẢNH HỌP NHÓM QUA ZOOM VÀ PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
HÌNH ẢNH NHÓM THỰC HIỆN MUC TIÊU ĐỀ TÀI
IV GIẢNG VIÊN TỔNG HỢP VIDEO https://drive.google.com/file/d/1YE39Jy- NegoeyXHI_hIatkAE6q_WsMl_/view?usp=sharing
V BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
Tên nhóm: Nhóm W Đề tài: Tìm hiểu văn hóa Nhật Bản
Thời gian thực hiện kế hoạch: 08/06/2021
Mức độ hoàn thành kế hoạch đạt được: 100%
- Thực hiện tốt công tác chuẩn bị
- Công việc diễn ra theo đúng kế hoạch
Văn hóa giao tiếp và làm việc của người Nhật Bản nổi bật với sự tôn trọng, khiêm nhường và tính kỷ luật cao Họ thường sử dụng các biểu hiện phi ngôn ngữ để truyền đạt cảm xúc và ý kiến, đồng thời chú trọng đến sự hài hòa trong mối quan hệ Các bài học quý giá từ văn hóa này bao gồm việc lắng nghe chân thành, tôn trọng ý kiến của người khác và duy trì sự kiên nhẫn trong công việc Thấu hiểu những đặc điểm này giúp cá nhân cải thiện kỹ năng giao tiếp và làm việc hiệu quả hơn trong môi trường đa văn hóa.
- Giúp các thành viên của nhóm gắn kết và hiểu nhau hơn
- Trau dồi thêm kiến thức về con người Nhật Bản
- Rèn luyện các kỹ năng cần thiết để hoàn thiện hơn trong quá trình học tập cũng như công việc trong tương lai
- Hoàn thành đề tài của môn Kỹ năng làm việc nhóm
2.Những thuận lợi khi thực hiện kế hoạch
- Do thực hiện kế hoạch trực tuyến nên không tốn chi phí
- Tất cả các thành viên đều có các thiết bị hỗ trợ như điện thoại, laptop,
- Việc tìm kiếm các thông tin trên internet nhanh chóng và dễ dàng
- Kế hoạch diễn ra như mong đợi
3.Những bất lợi và khó khăn gặp phải khi lập kế hoạch
- Mục tiêu thiếu sự rõ ràng, nhất quán
- Không sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc sử dụng không đúng cách
- Chỉ để ý kết quả, mục tiêu mà quên tập trung vào quá trình
- Đưa ra quyết định thiếu cơ sở
- Không dự liệu được thời gian của các công việc liên tiếp nhau giúp hoàn thành mục tiêu
- Thiếu khả năng tự giác, thụ động trong công việc
- Làm việc qua loa dẫn đế kết quả không đặt yêu cầu
- Các vấn đề về mạng
- Không có tinh thần tự giác, tương tác kém
4.Những kinh nghiệm rút ra khi giao tiếp, làm việc với người Nhật
Nhật Bản nổi tiếng với văn hóa chào hỏi phong phú, vì vậy việc sử dụng lời chào phù hợp trong từng tình huống là rất quan trọng Hiểu rõ cách chào hỏi sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn và hòa nhập tự nhiên với người Nhật trong cuộc sống hàng ngày.
Người Nhật rất coi trọng thời gian, vì vậy việc đến đúng hẹn là điều cần thiết Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với người khác mà còn góp phần vào việc thúc đẩy mọi việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Người Nhật thường không từ chối một cách thẳng thắn trong các tình huống công khai, vì họ rất chú trọng đến cảm xúc của người nghe Thay vì phủ nhận trực tiếp, họ sẽ lựa chọn cách từ chối khéo léo và uyển chuyển.
Người Nhật thường có xu hướng nghi ngờ lời nói và chú trọng đến hành động, vì vậy họ sử dụng im lặng như một phương tiện giao tiếp Họ tin rằng ít nói sẽ tốt hơn là nói quá nhiều, và im lặng cũng là cách để tránh làm mất lòng người khác.
- Người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại vì hành động đó được xem như một người thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực
Khi giao tiếp, việc giữ khoảng cách đứng là rất quan trọng Trong các buổi giới thiệu, mọi người thường cúi đầu chào nhau, với độ cúi tùy thuộc vào cấp bậc của từng người; cấp bậc càng cao thì cúi đầu càng thấp.
Quy định bảo mật thông tin
- Không tiết lộ bất kỳ ý tưởng, kế hoạch, thông tin, tài liệu độc quyền của nhóm
- Không chia sẽ thông tin cho những người không phải là thành viên của nhóm
- Đảm bảo thông tin nhóm và thông tin cá nhân thành viên trong nhóm Điều 5: Quy định về quyền lợi của các thành viên trong nhóm
+ Tương tác tốt với nhóm kể cả khi làm việc trên nhóm ảo (+2 điểm)
+ Tham gia họp nhóm đầy đủ và đúng giờ (+2 điểm)
+ Nghiêm túc trong quá trình thực hiện và họp nhóm (+1 điểm)
+ Hoàn thành nhiệm vụ được phân công một cách hiệu quả (+2 điểm)
+ Tham gia sôi nổi, năng nổ đóng góp ý kiến (+2 điểm)
+ Tình nguyện thực hiện thêm công việc để đóng góp cho nhóm (+1 điểm) Điều 6: Quy định bổ sung, loại bớt thành viên trong nhóm:
Công việc của nhóm quá nhiều mà số lượng thành viên quá ít không đảm bảo được hoàn thành công việc
Có thể kết nạp thêm thành viên phù hợp để hoàn thành công việc đúng tiến độ
Các thành viên trong nhóm thiếu kiến thức, kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ
Kêu gọi cá nhân có tiềm năng giúp nhóm phát triển
Thành viên không tận tâm với công việc chung của nhóm, không hoàn thành nhiệm vụ được phân công
Hoàn thành công việc quá thời gian quy định, không đạt yêu cầu đề ra
Thành viên làm việc một cách hời hợt, không quan tâm, tương tác với công việc của nhóm
Thành viên có tính ích kỷ, không hợp tác làm ảnh hưởng đến các hoạt động nhóm
Nhắc nhỡ nhiều lần nhưng vẫn không cải tiến khuyết điểm của mình
Vi phạm nội quy của nhóm quá 2 lần
Thiếu kiến thức không đủ khả năng để hoàn thành mục tiêu
Vắng từ 2 buổi họp trở lên
Cái tôi bản thân quá lớn, không lắng nghe đóng góp của thành viên khác
Đùn đẩy trách nhiệm của mình cho thành viên của nhóm
Cá nhân gây chia rẽ nhóm, gây mất đoàn kết nội bộ
Sự liên kết giữa các thành viên trong nhóm có thể bị suy yếu khi có quá nhiều người tham gia hoặc rời bỏ nhóm Vì vậy, việc hạn chế số lượng thành viên trong nhóm là cần thiết để duy trì sự gắn kết và hiệu quả trong công việc.
- Nếu các thành viên trong nhóm đã ổn định thì không cần bổ sung Điều 7: Quy định giải thể nhóm:
✔ Khi đã hoàn thành mục tiêu chung
✔ Làm việc không hiệu quả, không thể hoàn thành mục tiêu
✔ Bất đồng quan điểm, sảy ra quá nhiều xung đột không thể giải quyết Điều 8: Tổ chức thực hiện:
- Điều hành để thực hiện nhiệm vụ
- Kiểm soát để thực hiện nhiệm vụ
4 QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG NHÓM W Điều 1: Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Phạm vi điều chỉnh: Team W Đối tượng áp dụng: Tất cả các thành viên trong nhóm Điều 2: Mục tiêu của nhóm
Tìm hiểu về văn hoá của nước Nhật 8/6/2021
Hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định Điều 3: Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các chức danh được phân công trong nhóm
+ Quyền: giám sát, điều phối, chỉ định, phân công, ra quyết định, khuyến khích các thành viên, động viên và an ủi, đánh giá tổng quát
Nghĩa vụ của một thành viên trong nhóm bao gồm việc đại diện cho nhóm và chịu trách nhiệm về các vấn đề chung, đồng thời thúc đẩy sự gắn kết và tình đồng đội Họ cũng cần điều phối các hoạt động của nhóm một cách công bằng, rõ ràng và cụ thể trong công việc, đảm bảo mọi thành viên đều có cơ hội đóng góp và phát triển.
- Phát biểu ý kiến, đưa ra ý tưởng
- Phản biện lại vấn đề không hài lòng về nhóm
- Đóng góp xây dựng nhóm
- Hoàn thành nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm về việc làm của mình
- Tinh thần làm việc tập thể, đặt nhóm lên hàng đầu
- Tuân theo chỉ dẫn của nhóm trưởng
- Tuân thủ nội quy của nhóm
Tham gia đầy đủ, đúng giờ và tích cực vào tất cả các hoạt động chung của nhóm là rất quan trọng Nếu cần nghỉ, bạn phải có lý do chính đáng và xin phép nhóm trưởng trước.
- Đóng quỹ đầy đủ theo quy định của nhóm.( nếu có )
- Giúp đỡ lẫn nhau, đoàn kết cùng nhau
14 Điều 4: Nguyên tắc và cơ chế làm việc nhóm
● Lấy ý kiến dựa trên sự nhất trí của đa số
● Không vắng quá 2 buổi họp
● Thiết lập mối quan hệ giữa các thành viên nhóm
● Khuyến khích tư duy sáng tạo, đưa ra ý tưởng mới
● Có trách nhiệm trong với nhiệm vụ của bản thân và của nhóm
● Lắng nghe ý kiến và tiếp thu một cách tích cực
● Đóng quỹ theo quy định của nhóm
- Cơ chế làm việc nhóm:
+ Cấp 1: Lãnh đạo (trưởng nhóm) thực hiện công việc điều phối toàn bộ hoạt động công việc, điều hành và kiểm soát
Cấp 2 trong tổ chức là nơi mà các thành viên thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của lãnh đạo nhóm, đồng thời chịu sự giám sát và điều hành từ cấp 1 Điều 5 đề cập đến việc khen thưởng và kỷ luật trong nhóm, nhằm đảm bảo hiệu quả công việc và sự phát triển của từng thành viên.
Hoàn thành tốt công việc nhóm và hỗ trợ các thành viên khác sẽ giúp bạn được tuyên dương trước tập thể Nếu bạn đóng góp ý kiến tích cực và thực hiện nhiệm vụ hiệu quả, bạn sẽ nhận được 2 điểm cộng.
+ Năng nổ tham gia và hoàn thành tốt công việc của mình: 3 điểm
+ Tích cực đóng góp và hoàn thành mục tiêu của nhóm: 2 điểm
+ Có thái độ tốt và đóng góp quỹ đầy đủ, mặc đồng phục nhóm quy định: 3 điểm
+ Nếu không hoàn thành công việc được giao sẽ bị khiển trách trước nhóm và phạt tiền gây quỹ (50.000đồng)
+ Lần đầu vi phạm sẻ được nhắc nhở nhẹ
+ Nếu không có tinh thần trách nhiệm, không hoàn thành công việc được giao quá 2 lần sẽ bị loại khỏi nhóm
15 Điều 6: Tổ chức thực hiện
● Đề ra mục tiêu và lên kế hoạch
● Điều hành để thực hiện nhiệm vụ
● Kiểm soát để thực hiện nhiệm vụ
+ Phân chia công việc cụ thể, rõ ràng, công bằng cho từng thành viên
+ Phân bố thời gian địa điểm thực hiện
+ Đề ra thời hạn hoàn thành nhiệm vụ cho các thành viên
- Các thành viên trong nhóm thực hiện:
+ Thực hiện đúng thời hạn quy định
+ Hoàn thành nhiệm vụ được giao có hiệu quả, tránh sơ sài, đối phó
+ Đề xuất ý kiến nếu có vấn đề xảy ra
- Mục tiêu: Kế hoạch 1 ngày tổ chức hoạt động tìm hiểu văn hoá Nhật Bản trong ngày 8/6/2021
- Vận dụng nguyên tắc SMART để xác định mục tiêu :
• Specific (cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu): tìm hiểu văn hoá giao tiếp, văn hóa làm việc Nhật Bản
• Measurable (đo đếm được): tìm hiểu văn hoá Nhật Bản trong ngày 8/6/2021
Để hiểu rõ văn hóa Nhật Bản, nhóm chúng tôi cần trang bị kiến thức từ các trang web uy tín và có trách nhiệm với thông tin đã nghiên cứu, nhằm đảm bảo thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
• Realistic (thực tế): việc tìm hiểu văn hoá Nhật Bản không quá khó với nhóm chúng tôi
• Time bound (có thời hạn): hoàn thành nhiệm vụ trong ngày 8/6/2021
+ Họp nhóm lên kế hoạch thực hiện mục tiêu
+ Thống nhất cách hoàn thành mục tiêu đề ra
+ Chuẩn bị trang thiết bị như điện thoại, máy ảnh, để quay phim, chụp hình lại quá trình thực hiện của nhóm
2 Các nguồn lực cần thiết: Sử dụng nguyên tắc 5M
- Man (nguồn nhân lực): 8 thành viên (3 nam, 5 nữ) có các kỹ năng hỗ trợ quá trình làm việc nhóm, có kiến thức, tác phong nhanh nhẹn, lịch sự
- Money (tiền): vì làm việc trực tuyến nên không tốn chi phí
- Material (Hệ thống cung ứng): Các trang web như: wikipedia, japan.net.vn, laodongxuatkhaunhatban.vn,…
- Machine (máy móc hoặc công nghệ): áp dụng những ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint,
- Method (phương pháp làm việc): phương pháp làm việc nhóm
* Lý do chọn đề tài (Why?):
- Giúp các thành viên trong nhóm có sự gắn kết với nhau
- Phát triển tư duy sáng tạo và kỹ năng thực hành cho các thành viên trong nhóm có chung môi trường làm việc nhóm
- Giúp các thành trong nhóm hiểu biết được con người văn hoá của nước Nhật
* Công việc cụ thể (What? Who?):
Để tìm kiếm thông tin về các nhân vật như Hảo Hảo, Hương Giang, Nguyễn Quyên, Văn Thuận, Hồng Diễm, Quốc Huy và Bảo Quý, mọi người có thể thực hiện tra cứu trên các trang web.
- Thực hiện: cả nhóm thực hiện
- Quay phim, chụp ảnh: Văn Thuận + Bảo Qúy
- Tạo phòng họp qua zoom: Hảo Hảo
* Cách tiến hành (How?): phân chia nhiệm vụ nhóm
- Văn Thuận chụp ảnh quá trình làm việc của nhóm
- Bảo Qúy phụ trách tìm hiểu về (vị trí địa lí, dân số, tôn giáo, tín ngưỡng, ngôn ngữ)
- Quốc Huy phụ trách tìm hiểu phong tuc, tập quán, tín ngưỡng, tôn giáo, trang phục ( quần áo, dép…) và văn hoá trả tiền
- Hương Giang tìm hiểu phần tiết chế cảm xúc khi tranh cãi, nói giảm nói tránh, các văn hóa giao tiếp khác
- Mỹ Quyên tìm hiểu phần văn hóa ăn uống, văn hoá tắm, uống rượu và trả danh thiếp
- Hồng Diễm tìm hiểu những điều cần tránh khi giao tiếp với người nhật
- Tố Nga tìm hiểu văn hóa làm việc của người Nhật
- Hảo Hảo tổng kết lại phần tìm hiểu của các bạn trong nhóm rồi đánh bản word
* Thời gian cụ thể thực hiện công việc (When, Where):
- Thứ 4 (02/06/2021): tiến hành họp qua ứng dụng zoom lúc 3h
- Thứ 6 (04/06/2021): mọi thành viên cùng nhau thực hiện nhiệm vụ của mình
- Chủ Nhật (06/06/2021): 3h các thành viên họp zoom và tổng hợp lại phần tìm hiểu của mình và cùng nhau tổng hợp lại tạo thành bài hoàn chỉnh
* Cách tìm hiểu văn hoá Nhật Bản
- Trước tiên, xem xét tổng quan văn hoá nhật thì có những điều gì cần tìm hiểu
- Tiếp theo, trưởng nhóm phân công các thành viên về nhiệm vụ của mình
- Cùng nhau thực hiện nhiệm tìm kiếm văn hoá nước nhật qua các trang wed, phương tiện đại chúng…
Tổng hợp các phần tìm kiếm để mọi người cùng phân tích và hiểu rõ hơn về nội dung, sắp xếp các ý kiến một cách logic nhằm giúp các thành viên không chỉ nắm vững phần của mình mà còn hiểu được thông tin của các thành viên khác.
Chúng tôi đã hợp tác với nhóm W để thu thập và trình bày những ý kiến hợp lý và súc tích nhất về văn hóa Nhật Bản, dựa trên thông tin tìm kiếm từ các trang web uy tín.
- Liên hệ các bạn trong nhóm W để có một buổi họp online và thống nhất ý kiến chung
- Mục đích hoàn thành bài báo cáo cuối kì và đạt kết quả cao
+ Con người: 8 thành viên (3 nam, 5 nữ)
+ Thiết bị: Iphone XS MAX, Ip 7, Ip 7 Plus, laptop,
- Sơ đồ Gantt: để quản lý và kiểm soát
Bước 1 Các việc cần thực hiện
- Thống nhất thời gian để họp nhóm online
- Chỉnh sửa hình ảnh, video đã tìm kiếm trên wed
- Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài
- Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản
- Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên
- Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Bước 2 Trình tự công việc
1 Thống nhất thời gian để hợp nhóm online
2 Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên
3 Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản
4 Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm trên web
5 Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài
6 Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Bước 3 Thời gian thực hiện
1 Thống nhất thời gian để hợp nhóm online: 2 ngày
2 Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên: 1 ngày
3 Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản: 2 ngày
4 Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm trên web: 1 ngày
5 Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài: 1 ngày
6 Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả: 1 ngày
Bước 4 Xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc
1 Thống nhất thời gian để hợp nhóm online: 2-3/6/2021
2 Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên: 3/6/2021
3 Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản: 4-5/6/2021
4 Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm trên web: 6/6/2021
5 Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài: 6/6/2021
6 Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả: 7/6/2021
Bước 5 Bảng mô tả phân tích công việc
Nội dung Ký hiệu Độ dài thời gian (ngày)
Thời điểm bắt đầu Ngày thực hiện
Tổ chức họp nhóm A 2 Ngay từ đầu 02-03/06/2021
Nhóm trưởng phân công công việc
Tìm kiếm thông tin C 2 Sau B 04-05/06/2021
Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm
Thực hiện công việc còn lại để hoàn thành
Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Bước 6 Vẽ sơ đồ Gantt
Nhóm trưởng phân công công việc
Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm
Thực hiện công việc còn lại để hoàn thành
Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Nhậ n xét: Như vậy, chúng ta cần 7 ngày để hoàn thành công việc
* Chỉ tiêu đánh giá công việc đạt yêu cầu
- Tìm được những nội dung phù hợp để hoàn thành đề tài
- Khai thác triệt để và hiểu về văn hoá giao tiếp và văn hoá làm việc ở Nhật Bản
- Đảm bảo hoàn thành đúng thời gian đề ra vì pin các thiết bị điện tử có giới hạn
* Chỉ tiêu đánh giá thành viên:
- Năng nổ tham gia và hoàn thành tốt công việc của mình: 4 điểm;
- Tích cực đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm: 2 điểm;
- Có tinh thần trách nhiệm và cầu tiến trong lúc làm việc: 2 điểm
- Chấp hành nghiêm túc các quy định của nhóm: 1 điểm
- Đánh giá sẽ được quy ra điểm trong “Phiếu đánh giá sinh viên” sau khi hoàn thành
- Tình trạng đột nhiên cúp điện làm wifi tắt
- Thời gian của mỗi thành viên trong nhóm khác nhau
- Sự cố bất ngờ xảy ra (điện thoại hư, laptop hư, )
- Thời gian hoạt động của các thiết bị có giới hạn
- Khi bị trục trặc về đường mạng thì phải gọi cho nhóm trưởng báo cáo tình hình qua số điện thoại
- Thành viên trong nhóm cố gắng sắp xếp công việc học để có thời gian cho nhóm
- Nghiêm túc làm việc một cách nhanh chóng, hiệu quả
- Luôn chuẩn bị đồ sạc pin
- Luôn có 3G, 4G để đề phòng khi mạng nhà gặp trục trặc
7 Dự toán chi phí: Vì thực hiện đề tài trực tuyến nên không tốn chi phí
8 Báo cáo tiến độ thực hiện theo bảng
Nội dung Thời gian Người phụ trách Kinh phí Đã thực hiện
-Phân chia công việc tìm kiếm
-Thành viên trong nhóm tìm kiếm thông tin được giao
-Cả nhóm -Hảo Hảo -Văn Thuận, Quốc Huy, Bảo Quý,
Mỹ Quyên, Hương Giang, Hồng Diễm
Không phát sinh vì hoạt động làm việc nhóm tại nhà Đang thực hiện
-Chỉnh sửa word, video 03-07/06/2021 -Hảo Hảo, Quốc
-Hoàn thành word, video và nộp bài
III HÌNH ẢNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA NHÓM
HÌNH ẢNH HỌP NHÓM QUA ZOOM VÀ PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
HÌNH ẢNH NHÓM THỰC HIỆN MUC TIÊU ĐỀ TÀI
IV GIẢNG VIÊN TỔNG HỢP VIDEO https://drive.google.com/file/d/1YE39Jy- NegoeyXHI_hIatkAE6q_WsMl_/view?usp=sharing
V BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
Tên nhóm: Nhóm W Đề tài: Tìm hiểu văn hóa Nhật Bản
Thời gian thực hiện kế hoạch: 08/06/2021
Mức độ hoàn thành kế hoạch đạt được: 100%
- Thực hiện tốt công tác chuẩn bị
- Công việc diễn ra theo đúng kế hoạch
Khám phá những đặc điểm nổi bật trong văn hóa giao tiếp và văn hóa làm việc của người Nhật Bản sẽ giúp bạn rút ra nhiều bài học quý giá cho bản thân Văn hóa giao tiếp của người Nhật thường nhấn mạnh sự tôn trọng, khiêm tốn và tinh tế trong cách thể hiện ý kiến Bên cạnh đó, văn hóa làm việc của họ cũng nổi bật với tính kỷ luật, sự hợp tác và cam kết cao trong công việc Những yếu tố này không chỉ tạo nên sự thành công trong môi trường làm việc mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững trong giao tiếp hàng ngày.
- Giúp các thành viên của nhóm gắn kết và hiểu nhau hơn
- Trau dồi thêm kiến thức về con người Nhật Bản
- Rèn luyện các kỹ năng cần thiết để hoàn thiện hơn trong quá trình học tập cũng như công việc trong tương lai
- Hoàn thành đề tài của môn Kỹ năng làm việc nhóm
2.Những thuận lợi khi thực hiện kế hoạch
- Do thực hiện kế hoạch trực tuyến nên không tốn chi phí
- Tất cả các thành viên đều có các thiết bị hỗ trợ như điện thoại, laptop,
- Việc tìm kiếm các thông tin trên internet nhanh chóng và dễ dàng
- Kế hoạch diễn ra như mong đợi
3.Những bất lợi và khó khăn gặp phải khi lập kế hoạch
- Mục tiêu thiếu sự rõ ràng, nhất quán
- Không sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc sử dụng không đúng cách
- Chỉ để ý kết quả, mục tiêu mà quên tập trung vào quá trình
- Đưa ra quyết định thiếu cơ sở
- Không dự liệu được thời gian của các công việc liên tiếp nhau giúp hoàn thành mục tiêu
- Thiếu khả năng tự giác, thụ động trong công việc
- Làm việc qua loa dẫn đế kết quả không đặt yêu cầu
- Các vấn đề về mạng
- Không có tinh thần tự giác, tương tác kém
4.Những kinh nghiệm rút ra khi giao tiếp, làm việc với người Nhật
Nhật Bản nổi tiếng với sự đa dạng trong cách chào hỏi Việc lựa chọn lời chào phù hợp với từng hoàn cảnh là rất quan trọng trong giao tiếp hàng ngày Hiểu rõ tình huống và sử dụng đúng cách chào sẽ giúp bạn hòa nhập một cách tự nhiên vào văn hóa Nhật Bản.
Người Nhật rất coi trọng thời gian, vì vậy việc đến đúng hẹn là điều cần thiết Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với người khác mà còn góp phần giúp mọi việc diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.
Người Nhật thường không từ chối một cách thẳng thắn trong các tình huống công khai, vì họ rất chú trọng đến cảm xúc của người đối diện Thay vì phủ định trực tiếp, họ sẽ khéo léo từ chối lời mời hoặc đề nghị để tránh làm tổn thương đến người khác.
Người Nhật thường có xu hướng nghi ngờ lời nói và chú trọng đến hành động hơn Họ sử dụng im lặng như một phương thức giao tiếp, tin rằng ít nói mang lại hiệu quả hơn việc nói quá nhiều Im lặng không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp họ tránh làm mất lòng người khác.
- Người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại vì hành động đó được xem như một người thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực
Khi giao tiếp, việc duy trì khoảng cách đứng là rất quan trọng Trong quá trình giới thiệu, mọi người thường cúi đầu chào nhau, và độ cao của cúi đầu phụ thuộc vào cấp bậc Cấp bậc càng cao, cúi đầu càng thấp để thể hiện sự tôn trọng.
Quy định bổ sung, loại bớt thành viên trong nhóm
Công việc của nhóm quá nhiều mà số lượng thành viên quá ít không đảm bảo được hoàn thành công việc
Có thể kết nạp thêm thành viên phù hợp để hoàn thành công việc đúng tiến độ
Các thành viên trong nhóm thiếu kiến thức, kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ
Kêu gọi cá nhân có tiềm năng giúp nhóm phát triển
Thành viên không tận tâm với công việc chung của nhóm, không hoàn thành nhiệm vụ được phân công
Hoàn thành công việc quá thời gian quy định, không đạt yêu cầu đề ra
Thành viên làm việc một cách hời hợt, không quan tâm, tương tác với công việc của nhóm
Thành viên có tính ích kỷ, không hợp tác làm ảnh hưởng đến các hoạt động nhóm
Nhắc nhỡ nhiều lần nhưng vẫn không cải tiến khuyết điểm của mình
Vi phạm nội quy của nhóm quá 2 lần
Thiếu kiến thức không đủ khả năng để hoàn thành mục tiêu
Vắng từ 2 buổi họp trở lên
Cái tôi bản thân quá lớn, không lắng nghe đóng góp của thành viên khác
Đùn đẩy trách nhiệm của mình cho thành viên của nhóm
Cá nhân gây chia rẽ nhóm, gây mất đoàn kết nội bộ
Sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm có thể bị suy giảm khi số lượng người tham gia hoặc rời nhóm quá nhiều Vì vậy, việc hạn chế số lượng thành viên trong nhóm là cần thiết để duy trì mối liên kết và hiệu quả làm việc.
- Nếu các thành viên trong nhóm đã ổn định thì không cần bổ sung
Quy định giải thể nhóm
✔ Khi đã hoàn thành mục tiêu chung
✔ Làm việc không hiệu quả, không thể hoàn thành mục tiêu
✔ Bất đồng quan điểm, sảy ra quá nhiều xung đột không thể giải quyết
Tổ chức thực hiện
- Điều hành để thực hiện nhiệm vụ
- Kiểm soát để thực hiện nhiệm vụ
Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
Phạm vi điều chỉnh: Team W Đối tượng áp dụng: Tất cả các thành viên trong nhóm.
Mục tiêu của nhóm
Tìm hiểu về văn hoá của nước Nhật 8/6/2021
Hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định
Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các chức danh
+ Quyền: giám sát, điều phối, chỉ định, phân công, ra quyết định, khuyến khích các thành viên, động viên và an ủi, đánh giá tổng quát
Nghĩa vụ của một thành viên trong nhóm bao gồm việc đại diện cho nhóm và chịu trách nhiệm chung, giải quyết các vấn đề phát sinh, xây dựng tình đồng đội vững mạnh, và điều phối các hoạt động một cách hiệu quả Điều này đòi hỏi sự công bằng, rõ ràng và cụ thể trong công việc để đảm bảo mọi thành viên đều có thể đóng góp và phát triển.
- Phát biểu ý kiến, đưa ra ý tưởng
- Phản biện lại vấn đề không hài lòng về nhóm
- Đóng góp xây dựng nhóm
- Hoàn thành nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm về việc làm của mình
- Tinh thần làm việc tập thể, đặt nhóm lên hàng đầu
- Tuân theo chỉ dẫn của nhóm trưởng
- Tuân thủ nội quy của nhóm
Tham gia tích cực và đúng giờ trong tất cả các hoạt động chung của nhóm là rất quan trọng; nếu cần nghỉ, bạn phải có lý do chính đáng và xin phép nhóm trưởng.
- Đóng quỹ đầy đủ theo quy định của nhóm.( nếu có )
- Giúp đỡ lẫn nhau, đoàn kết cùng nhau
Nguyên tắc và cơ chế làm việc nhóm
● Lấy ý kiến dựa trên sự nhất trí của đa số
● Không vắng quá 2 buổi họp
● Thiết lập mối quan hệ giữa các thành viên nhóm
● Khuyến khích tư duy sáng tạo, đưa ra ý tưởng mới
● Có trách nhiệm trong với nhiệm vụ của bản thân và của nhóm
● Lắng nghe ý kiến và tiếp thu một cách tích cực
● Đóng quỹ theo quy định của nhóm
- Cơ chế làm việc nhóm:
+ Cấp 1: Lãnh đạo (trưởng nhóm) thực hiện công việc điều phối toàn bộ hoạt động công việc, điều hành và kiểm soát
Cấp 2 là giai đoạn mà các thành viên trong nhóm thực hiện công việc và nhiệm vụ theo sự phân công, dưới sự giám sát và điều hành của lãnh đạo nhóm (cấp 1) Điều 5 quy định về khen thưởng và kỷ luật trong nhóm, nhằm đảm bảo sự công bằng và khuyến khích tinh thần làm việc.
Hoàn thành xuất sắc công việc nhóm và hỗ trợ các thành viên khác sẽ được tuyên dương trong nhóm Nếu bạn đóng góp ý kiến tích cực, bạn sẽ nhận được 2 điểm cộng cho sự nỗ lực của mình.
+ Năng nổ tham gia và hoàn thành tốt công việc của mình: 3 điểm
+ Tích cực đóng góp và hoàn thành mục tiêu của nhóm: 2 điểm
+ Có thái độ tốt và đóng góp quỹ đầy đủ, mặc đồng phục nhóm quy định: 3 điểm
+ Nếu không hoàn thành công việc được giao sẽ bị khiển trách trước nhóm và phạt tiền gây quỹ (50.000đồng)
+ Lần đầu vi phạm sẻ được nhắc nhở nhẹ
+ Nếu không có tinh thần trách nhiệm, không hoàn thành công việc được giao quá 2 lần sẽ bị loại khỏi nhóm
15 Điều 6: Tổ chức thực hiện
● Đề ra mục tiêu và lên kế hoạch
● Điều hành để thực hiện nhiệm vụ
● Kiểm soát để thực hiện nhiệm vụ
+ Phân chia công việc cụ thể, rõ ràng, công bằng cho từng thành viên
+ Phân bố thời gian địa điểm thực hiện
+ Đề ra thời hạn hoàn thành nhiệm vụ cho các thành viên
- Các thành viên trong nhóm thực hiện:
+ Thực hiện đúng thời hạn quy định
+ Hoàn thành nhiệm vụ được giao có hiệu quả, tránh sơ sài, đối phó
+ Đề xuất ý kiến nếu có vấn đề xảy ra
- Mục tiêu: Kế hoạch 1 ngày tổ chức hoạt động tìm hiểu văn hoá Nhật Bản trong ngày 8/6/2021
- Vận dụng nguyên tắc SMART để xác định mục tiêu :
• Specific (cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu): tìm hiểu văn hoá giao tiếp, văn hóa làm việc Nhật Bản
• Measurable (đo đếm được): tìm hiểu văn hoá Nhật Bản trong ngày 8/6/2021
Để tìm hiểu văn hóa Nhật Bản một cách hiệu quả, nhóm chúng tôi cần nắm vững kiến thức từ các nguồn tài liệu đáng tin cậy và có trách nhiệm với thông tin đã tìm hiểu, nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
• Realistic (thực tế): việc tìm hiểu văn hoá Nhật Bản không quá khó với nhóm chúng tôi
• Time bound (có thời hạn): hoàn thành nhiệm vụ trong ngày 8/6/2021
+ Họp nhóm lên kế hoạch thực hiện mục tiêu
+ Thống nhất cách hoàn thành mục tiêu đề ra
+ Chuẩn bị trang thiết bị như điện thoại, máy ảnh, để quay phim, chụp hình lại quá trình thực hiện của nhóm
2 Các nguồn lực cần thiết: Sử dụng nguyên tắc 5M
- Man (nguồn nhân lực): 8 thành viên (3 nam, 5 nữ) có các kỹ năng hỗ trợ quá trình làm việc nhóm, có kiến thức, tác phong nhanh nhẹn, lịch sự
- Money (tiền): vì làm việc trực tuyến nên không tốn chi phí
- Material (Hệ thống cung ứng): Các trang web như: wikipedia, japan.net.vn, laodongxuatkhaunhatban.vn,…
- Machine (máy móc hoặc công nghệ): áp dụng những ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint,
- Method (phương pháp làm việc): phương pháp làm việc nhóm
* Lý do chọn đề tài (Why?):
- Giúp các thành viên trong nhóm có sự gắn kết với nhau
- Phát triển tư duy sáng tạo và kỹ năng thực hành cho các thành viên trong nhóm có chung môi trường làm việc nhóm
- Giúp các thành trong nhóm hiểu biết được con người văn hoá của nước Nhật
* Công việc cụ thể (What? Who?):
Để tìm kiếm thông tin về Hảo Hảo, Hương Giang, Nguyễn Quyên, Văn Thuận, Hồng Diễm, Quốc Huy và Bảo Quý, mọi người hãy cùng nhau truy cập các trang web liên quan.
- Thực hiện: cả nhóm thực hiện
- Quay phim, chụp ảnh: Văn Thuận + Bảo Qúy
- Tạo phòng họp qua zoom: Hảo Hảo
* Cách tiến hành (How?): phân chia nhiệm vụ nhóm
- Văn Thuận chụp ảnh quá trình làm việc của nhóm
- Bảo Qúy phụ trách tìm hiểu về (vị trí địa lí, dân số, tôn giáo, tín ngưỡng, ngôn ngữ)
- Quốc Huy phụ trách tìm hiểu phong tuc, tập quán, tín ngưỡng, tôn giáo, trang phục ( quần áo, dép…) và văn hoá trả tiền
- Hương Giang tìm hiểu phần tiết chế cảm xúc khi tranh cãi, nói giảm nói tránh, các văn hóa giao tiếp khác
- Mỹ Quyên tìm hiểu phần văn hóa ăn uống, văn hoá tắm, uống rượu và trả danh thiếp
- Hồng Diễm tìm hiểu những điều cần tránh khi giao tiếp với người nhật
- Tố Nga tìm hiểu văn hóa làm việc của người Nhật
- Hảo Hảo tổng kết lại phần tìm hiểu của các bạn trong nhóm rồi đánh bản word
* Thời gian cụ thể thực hiện công việc (When, Where):
- Thứ 4 (02/06/2021): tiến hành họp qua ứng dụng zoom lúc 3h
- Thứ 6 (04/06/2021): mọi thành viên cùng nhau thực hiện nhiệm vụ của mình
- Chủ Nhật (06/06/2021): 3h các thành viên họp zoom và tổng hợp lại phần tìm hiểu của mình và cùng nhau tổng hợp lại tạo thành bài hoàn chỉnh
* Cách tìm hiểu văn hoá Nhật Bản
- Trước tiên, xem xét tổng quan văn hoá nhật thì có những điều gì cần tìm hiểu
- Tiếp theo, trưởng nhóm phân công các thành viên về nhiệm vụ của mình
- Cùng nhau thực hiện nhiệm tìm kiếm văn hoá nước nhật qua các trang wed, phương tiện đại chúng…
Tổng hợp các phần tìm kiếm để mọi người cùng nhau phân tích và sắp xếp các ý tưởng một cách logic, giúp các thành viên hiểu rõ không chỉ phần của mình mà còn cả những phần của các thành viên khác.
Chúng tôi đã hợp tác với nhóm W để tổng hợp những ý kiến hợp lý và súc tích nhất về văn hóa Nhật Bản, dựa trên thông tin tìm kiếm từ các trang web uy tín.
- Liên hệ các bạn trong nhóm W để có một buổi họp online và thống nhất ý kiến chung
- Mục đích hoàn thành bài báo cáo cuối kì và đạt kết quả cao
+ Con người: 8 thành viên (3 nam, 5 nữ)
+ Thiết bị: Iphone XS MAX, Ip 7, Ip 7 Plus, laptop,
- Sơ đồ Gantt: để quản lý và kiểm soát
Bước 1 Các việc cần thực hiện
- Thống nhất thời gian để họp nhóm online
- Chỉnh sửa hình ảnh, video đã tìm kiếm trên wed
- Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài
- Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản
- Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên
- Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Bước 2 Trình tự công việc
1 Thống nhất thời gian để hợp nhóm online
2 Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên
3 Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản
4 Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm trên web
5 Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài
6 Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Bước 3 Thời gian thực hiện
1 Thống nhất thời gian để hợp nhóm online: 2 ngày
2 Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên: 1 ngày
3 Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản: 2 ngày
4 Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm trên web: 1 ngày
5 Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài: 1 ngày
6 Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả: 1 ngày
Bước 4 Xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc
1 Thống nhất thời gian để hợp nhóm online: 2-3/6/2021
2 Nhóm trưởng phân công các công việc cho từng thành viên: 3/6/2021
3 Tìm kiếm thông tin trên các trang web liên quan đến văn hóa Nhật Bản: 4-5/6/2021
4 Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm trên web: 6/6/2021
5 Thực hiện các công việc để hoàn chỉnh bài: 6/6/2021
6 Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả: 7/6/2021
Bước 5 Bảng mô tả phân tích công việc
Nội dung Ký hiệu Độ dài thời gian (ngày)
Thời điểm bắt đầu Ngày thực hiện
Tổ chức họp nhóm A 2 Ngay từ đầu 02-03/06/2021
Nhóm trưởng phân công công việc
Tìm kiếm thông tin C 2 Sau B 04-05/06/2021
Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm
Thực hiện công việc còn lại để hoàn thành
Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Bước 6 Vẽ sơ đồ Gantt
Nhóm trưởng phân công công việc
Chỉnh sửa hình ảnh và video đã tìm kiếm
Thực hiện công việc còn lại để hoàn thành
Kiểm tra lại bài và sửa lỗi chính tả
Nhậ n xét: Như vậy, chúng ta cần 7 ngày để hoàn thành công việc
* Chỉ tiêu đánh giá công việc đạt yêu cầu
- Tìm được những nội dung phù hợp để hoàn thành đề tài
- Khai thác triệt để và hiểu về văn hoá giao tiếp và văn hoá làm việc ở Nhật Bản
- Đảm bảo hoàn thành đúng thời gian đề ra vì pin các thiết bị điện tử có giới hạn
* Chỉ tiêu đánh giá thành viên:
- Năng nổ tham gia và hoàn thành tốt công việc của mình: 4 điểm;
- Tích cực đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm: 2 điểm;
- Có tinh thần trách nhiệm và cầu tiến trong lúc làm việc: 2 điểm
- Chấp hành nghiêm túc các quy định của nhóm: 1 điểm
- Đánh giá sẽ được quy ra điểm trong “Phiếu đánh giá sinh viên” sau khi hoàn thành
- Tình trạng đột nhiên cúp điện làm wifi tắt
- Thời gian của mỗi thành viên trong nhóm khác nhau
- Sự cố bất ngờ xảy ra (điện thoại hư, laptop hư, )
- Thời gian hoạt động của các thiết bị có giới hạn
- Khi bị trục trặc về đường mạng thì phải gọi cho nhóm trưởng báo cáo tình hình qua số điện thoại
- Thành viên trong nhóm cố gắng sắp xếp công việc học để có thời gian cho nhóm
- Nghiêm túc làm việc một cách nhanh chóng, hiệu quả
- Luôn chuẩn bị đồ sạc pin
- Luôn có 3G, 4G để đề phòng khi mạng nhà gặp trục trặc
7 Dự toán chi phí: Vì thực hiện đề tài trực tuyến nên không tốn chi phí
8 Báo cáo tiến độ thực hiện theo bảng
Nội dung Thời gian Người phụ trách Kinh phí Đã thực hiện
-Phân chia công việc tìm kiếm
-Thành viên trong nhóm tìm kiếm thông tin được giao
-Cả nhóm -Hảo Hảo -Văn Thuận, Quốc Huy, Bảo Quý,
Mỹ Quyên, Hương Giang, Hồng Diễm
Không phát sinh vì hoạt động làm việc nhóm tại nhà Đang thực hiện
-Chỉnh sửa word, video 03-07/06/2021 -Hảo Hảo, Quốc
-Hoàn thành word, video và nộp bài
III HÌNH ẢNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA NHÓM
HÌNH ẢNH HỌP NHÓM QUA ZOOM VÀ PHÂN CHIA CÔNG VIỆC
HÌNH ẢNH NHÓM THỰC HIỆN MUC TIÊU ĐỀ TÀI
IV GIẢNG VIÊN TỔNG HỢP VIDEO https://drive.google.com/file/d/1YE39Jy- NegoeyXHI_hIatkAE6q_WsMl_/view?usp=sharing
V BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
Tên nhóm: Nhóm W Đề tài: Tìm hiểu văn hóa Nhật Bản
Thời gian thực hiện kế hoạch: 08/06/2021
Mức độ hoàn thành kế hoạch đạt được: 100%
- Thực hiện tốt công tác chuẩn bị
- Công việc diễn ra theo đúng kế hoạch
Văn hóa giao tiếp và làm việc của người Nhật Bản nổi bật với sự tôn trọng, khiêm nhường và tinh thần đồng đội Giao tiếp thường diễn ra một cách tinh tế, nhấn mạnh vào ngữ điệu và ngữ cảnh hơn là lời nói trực tiếp Trong môi trường làm việc, người Nhật Bản coi trọng sự kỷ luật, trách nhiệm và cam kết với công việc, đồng thời ưu tiên sự hài hòa trong mối quan hệ đồng nghiệp Qua việc tìm hiểu những đặc điểm này, chúng ta có thể rút ra bài học về tầm quan trọng của sự tôn trọng và làm việc nhóm, từ đó cải thiện kỹ năng giao tiếp và hiệu quả công việc của bản thân.
- Giúp các thành viên của nhóm gắn kết và hiểu nhau hơn
- Trau dồi thêm kiến thức về con người Nhật Bản
- Rèn luyện các kỹ năng cần thiết để hoàn thiện hơn trong quá trình học tập cũng như công việc trong tương lai
- Hoàn thành đề tài của môn Kỹ năng làm việc nhóm
2.Những thuận lợi khi thực hiện kế hoạch
- Do thực hiện kế hoạch trực tuyến nên không tốn chi phí
- Tất cả các thành viên đều có các thiết bị hỗ trợ như điện thoại, laptop,
- Việc tìm kiếm các thông tin trên internet nhanh chóng và dễ dàng
- Kế hoạch diễn ra như mong đợi
3.Những bất lợi và khó khăn gặp phải khi lập kế hoạch
- Mục tiêu thiếu sự rõ ràng, nhất quán
- Không sử dụng công cụ hỗ trợ hoặc sử dụng không đúng cách
- Chỉ để ý kết quả, mục tiêu mà quên tập trung vào quá trình
- Đưa ra quyết định thiếu cơ sở
- Không dự liệu được thời gian của các công việc liên tiếp nhau giúp hoàn thành mục tiêu
- Thiếu khả năng tự giác, thụ động trong công việc
- Làm việc qua loa dẫn đế kết quả không đặt yêu cầu
- Các vấn đề về mạng
- Không có tinh thần tự giác, tương tác kém
4.Những kinh nghiệm rút ra khi giao tiếp, làm việc với người Nhật
Nhật Bản là quốc gia nổi bật với những cách chào hỏi đa dạng, vì vậy việc sử dụng lời chào phù hợp với từng hoàn cảnh là rất quan trọng Hiểu rõ tình huống và lựa chọn lời chào chính xác sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả và hòa nhập tự nhiên hơn với người Nhật trong cuộc sống hàng ngày.
Người Nhật rất coi trọng thời gian, vì vậy việc đến đúng giờ là cực kỳ quan trọng Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với người khác mà còn góp phần vào việc thúc đẩy tiến độ và hiệu quả trong công việc.
Người Nhật thường không từ chối một cách thẳng thắn trong những tình huống công khai, vì họ rất chú trọng đến cảm xúc của người nghe Khi từ chối lời mời hoặc đề nghị, họ thường chọn cách từ chối một cách khéo léo và uyển chuyển thay vì phủ định một cách trực tiếp.
Người Nhật thường coi trọng hành động hơn lời nói, và họ sử dụng im lặng như một phương thức giao tiếp hiệu quả Họ tin rằng ít nói sẽ tốt hơn là nói quá nhiều, vì vậy im lặng cũng được xem là cách để tránh làm mất lòng người khác.
- Người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại vì hành động đó được xem như một người thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực
Trong giao tiếp, việc giữ khoảng cách đứng là rất quan trọng Khi giới thiệu, mọi người thường cúi đầu chào nhau, và độ cao của cúi chào phụ thuộc vào cấp bậc của từng người; cấp bậc càng cao thì cúi chào càng thấp.
Ở Nhật Bản, chỉ tay vào người khác được coi là hành động thiếu lịch sự và thể hiện sự xem thường Khi giao tiếp, nhiều người vô tình chỉ tay để biểu đạt cảm xúc hoặc trả lời câu hỏi, nhưng điều này có thể gây phản cảm Vì vậy, chúng ta cần lưu ý và tránh hành động này để tôn trọng người đối diện.
Trong các buổi tiếp xúc đầu tiên, ấn tượng rất quan trọng; vì vậy, nếu bạn không thực hiện được lời hứa, điều cần thiết là phải xin lỗi, bất kể lý do là gì.
- Người Nhật luôn đặt người khác lên trên mình vì họ xem đó là sự quan tâm, sự tôn trọng của mình đối với người khác
Người Nhật Bản rất chú trọng đến ngôn từ trong giao tiếp, thường tránh nói "Không" một cách thẳng thừng để ngăn chặn hiểu lầm và xung đột Họ thường sử dụng cách diễn đạt nhẹ nhàng, khéo léo để gợi ý thay vì đi thẳng vào vấn đề Tuy nhiên, trong một số trường hợp, họ cũng có thể bày tỏ ý kiến một cách rõ ràng nhưng vẫn cẩn trọng để không làm người khác phật lòng.
