UBND THỊ XÃ BUÔN HỒ PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số /QĐ PGDĐT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Buôn Hồ, ngày tháng 5 năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế quản lý, in, bảo quản,[.]
UBND THỊ XÃ BN HỒ CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /QĐ-PGDĐT Bn Hồ, ngày tháng năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế quản lý, in, bảo quản, sử dụng cấp phát tốt nghiệp trung học cở sở TRƯỞNG PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Căn Quyết định số 2452/QĐ-UBND, ngày 28/9/2016 UBND thị xã Buôn Hồ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Phòng Giáo dục Đào tạo; Căn Thông tư số 21/2019/TT-BGDĐT, ngày 29/01/2019 Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành quy chế quản lý tốt nghiệp trung học sở, trung học phổ thông, văn giáo dục đại học chứng hệ thống giáo dục quốc dân; Xét đề nghị Bộ phận Chuyên môn THCS phòng Giáo dục Đào tạo QUYẾT ĐỊNH: Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế quản lý, in, bảo quản cấp phát tốt nghiệp trung học sở Điều 2: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều 3: Bộ phận chuyên môn THCS, hiệu trưởng trường trung học sở, trường phổ thơng có nhiều cấp học trực thuộc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./ Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG - Như điều 3; - Lưu: VT, THCS Trần Ngọc Cẩm UBND THỊ XÃ BN HỒ PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY CHẾ Quản lý, bảo quản, in cấp phát tốt nghiệp Trung học sở (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-PGDĐT ngày tháng năm 2021 Trưởng phòng Giáo dục Đào tạo thị xã) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Quy chế quy định quy trình quản lý, bảo quản, sử dụng cấp phát tốt nghiệp trung học sở (sau gọi tắt văn bằng) phòng Giáo dục Đào cấp gồm: Nguyên tắc quản lý, bảo quản, cấp phát phôi bằng, văn cấp văn bằng; hủy bỏ phôi, thu hồi, hủy bỏ văn bằng; quy trình chỉnh sửa văn bằng; sổ gốc cấp phát văn việc giao nhận văn bằng, sổ gốc cấp phát văn bằng; chi phi mua phôi bằng, lệ phí cấp phát văn bằng; kiểm tra xử lý quản lý cấp phát văn Quy chế áp dụng phòng Giáo dục Đào tạo trường trung học sở, trường phổ thơng có nhiều cấp học trực thuộc phòng Giáo dục Đào tạo Điều Nguyên tắc quản lý, bảo quản, cấp phát văn Văn quản lý thống phân cấp trách nhiệm quản lý, bảo quản cấp phát quan phòng Giáo dục Đào tạo trường trung học sở, trường phổ thơng có nhiều cấp học trực theo quy định Điều Quy chế Bản tốt nghiệp cấp lần Trường hợp văn cấp cho người học phát bị viết sai lỗi quan cấp văn quan cấp văn có trách nhiệm cấp lại cho người học Nghiêm cấm hành vi gian lận cấp phát sử dụng văn Bảo đảm công khai, minh bạch cấp phát văn Điều Phân cấp đăng ký, quản lý cấp phát văn Phòng Giáo dục Đào tạo a Có trách nhiệm tổng hợp số phơi gửi đăng ký mua phôi đến Sở Giáo dục Đào tạo; b Quản lý việc sử dụng phôi bằng, tổ chức in văn theo quy định Sở Giáo dục Đào tạo; c Kiểm tra, đối chiếu ghi xác, đầy đủ thơng tin ghi văn bằng; d Lập đầy đủ hồ sơ làm để cấp phát, quản lý lưu trữ văn vĩnh viễn; e Bảo đảm xác chịu trách nhiệm thông tin hồ sơ, sổ gốc văn bằng; f Bảo quản lưu trữ văn trường hợp người học chưa đến nhận văn Cán phụ trách chuyên mơn THCS phịng Giáo dục Đào tạo chịu trách nhiệm in, quản lý, bảo quản cấp phát văn Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo phòng Giáo dục Đào tạo xử lý vấn đề liên quan đến văn theo quy định pháp luật Các trường trung học sở, trường phổ thơng có nhiều cấp học a Có trách nhiệm lập danh sách người học đủ điều kiện để công nhận tốt nghiệp THCS trình phịng Giáo dục Đào tạo phê duyệt chịu trách nhiệm tính xác thông tin danh sách đề nghị; b Chịu trách nhiệm bảo quản văn sổ gốc cấp phát văn kể từ nhận bàn giao; c Ban hành quy chế quy trình quản lý, bảo quản cấp phát văn bằng; kiểm tra việc cấp phát văn định kỳ, đột suất, quy định rõ trách nhiệm cá nhân chế tài xử lý để xảy vi phạm đơn vị; d Ban hành định phân công CBQL nhân viên làm công việc quản lý, bảo quản cấp phát văn theo quy định; e Công khai thông tin phát văn tốt nghiệp trang thông tin điện tử trường; f Trường hợp văn bị mất, đơn vị quản lý văn có trách nhiệm lập biên bản, đồng thời thơng báo với quan Công an nơi gần phòng Giáo dục Đào tạo để xử lý kịp thời g Nộp tốt nghiệp THCS hệ quy tốt nghiệp THCS hệ vừa học vừa làm (Bổ túc) nhà trường phòng Giáo dục Đào tạo thị xã yêu cầu 4 Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ QUẢN LÝ VIỆC BẢO QUẢN, SỬ DỤNG, CẤP PHÁT VĂN BẰNG Điều Cấp phát phôi văn Phòng Giáo dục Đào tạo nhận phôi tốt nghiệp trung học sở theo số lượng tốt nghiệp trung học sở đăng ký với Sở Giáo dục Đào tạo Việc cấp phát phôi văn phải đảm bảo chặt chẽ phải lập sổ quản lý Điều Đăng ký mua nhận phơi văn Phịng giáo dục đào tạo có trách nhiệm đăng ký số lượng phôi tốt nghiệp trung học sở theo số lượng tốt nghiệp trung học sở theo thời gian Sở Giáo dục Đào tạo quy định năm Căn số lượng phôi đăng ký phòng giáo dục đào tạo chuyển trả số tiền Sở Giáo dục Đào tạo theo số tài khoản thông báo Cán nhận văn phải có giấy giới thiệu để lưu hồ sơ phòng Giáo dục Đào tạo xuất trình chứng minh nhân dân để kiểm tra Việc nhận văn phải đảm bảo nhận đủ số lượng có ký nhận bàn giao Điều Bảo quản văn Phôi văn chưa sử dụng sử dụng phải đặt khu vực khác nhau, có khóa bảo vệ hệ thống phịng chống cháy nổ Việc bảo quản văn phải đảm bảo chặt chẽ, khơng để xảy thất Trường hợp văn bị mất, đơn vị quản lý văn có trách nhiệm lập biên thơng báo với quan Công an nơi gần báo cáo Sở Giáo dục Đào tạo để xử lý kịp thời Điều Sổ gốc cấp văn Sổ gốc cấp văn tài liệu quan có thẩm quyền cấp văn bằng, lập thực việc cấp văn ghi chép đầy đủ nội dung tiếng Việt mà quan cấp Sổ gốc cấp văn phải ghi chép xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, khơng tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ lưu trữ vĩnh viễn Mẫu sổ gốc cấp văn quy định Phụ lục I, Phụ lục II kèm theo Quy chế 5 Số vào sổ gốc cấp dãy số gồm 10 số Trong số đầu quy định năm tốt nghiệp, số thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo năm tốt nghiệp từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 Việc lập quản lý sổ gốc cấp tốt nghiệp trung học sở phải thực theo quy định sau: a) Phòng Giáo dục Đào tạo lập sổ gốc theo danh sách người học tốt nghiệp trường thuộc phạm vi quản lý; Phòng Giáo dục Đào tạo bàn giao sổ gốc cấp văn kèm theo văn ghi đầy đủ nội dung, ký đóng dấu cho nhà trường để phát văn cho người học thời hạn năm (kể từ học sinh công nhận tốt nghiệp); Nhà trường ghi thông tin văn vào sổ đăng b) Sau thời hạn quy định, nhà trường bàn giao lại sổ gốc văn người học chưa đến nhận cho phòng Giáo dục Đào tạo, đồng thời lại sổ gốc lưu trường để theo dõi; trường hợp người học chưa nhận văn trường nhận tốt nghiệp trung học sở phòng Giáo dục Đào tạo c) Hiệu trưởng trường ban hành Quyết định cử người chịu trách nhiệm việc cấp phát quản lý tốt nghiệp trung học sở, bổ túc THCS Điều In văn Căn danh sách công nhận tốt nghiệp trung học sở, phòng giáo dục đào tạo in tốt nghiệp trung học sở Lập Sổ gốc cấp tốt nghiệp trước in văn Quy hoạch số hiệu phôi theo trường trước in để tránh nhầm lẫn kiểm sốt xác số lượng phơi văn In nháp trước lần in Thực in theo trường Kiểm tra chất lượng, số lượng in, số hiệu phôi in Điều chỉnh kịp thời số hiệu văn sổ gốc cấp phát trường hợp lệch số hiệu văn in Trường hợp văn in hỏng hủy theo quy định trình Bộ Giáo dục Đào tạo cấp phôi văn Điều Cấp phát văn Người có quyền nhận văn bằng: a) Người cấp văn bằng; b) Người đại diện theo ủy quyền người cấp văn Trình tự thủ tục nhận văn bằng: a) Người công nhận tốt nghiệp phải xuất trình có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu giá trị sử dụng để người cấp phát văn kiểm tra Trường hợp người nhận văn người quy định điểm b khoản Điều Quy chế phải xuất trình giấy ủy quyền theo quy định pháp luật b) Người nhận văn có trách nhiệm kiểm tra thơng tin văn trước ký nhận văn c) Người cấp phát văn ghi rõ họ tên, chứng minh nhân dân hộ chiếu người nhận văn bằng; Lưu trữ vĩnh viễn giấy ủy quyền (nếu có) kèm theo sổ gốc cấp văn Điều 10 Thu hồi, hủy bỏ văn Các trường hợp văn bị thu hồi, hủy bỏ thực theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo Ngoài trường hợp quy định Bộ Giáo dục Đào tạo Phơi văn bị hỏng q trình hồn thiện thu hồi hủy bỏ Phòng giáo dục đào tạo lập văn việc thu hồi, hủy bỏ văn trung học sở Báo cáo việc thu hồi, hủy bỏ văn Sở Giáo dục Đào tạo Trường hợp văn bị hủy bỏ bị lỗi q trình hồn thiện gửi trực tiếp Sở Giáo dục Đào tạo để lập biên hủy bỏ văn đăng ký mua phôi văn bổ sung Văn thu hồi hủy bỏ lưu trữ vĩnh viễn đơn vị cấp văn (đối với trường hợp văn bị lỗi q trình hồn thiện lưu trữ vĩnh viễn Sở Giáo dục Đào tạo) Điều 11 Công bố công khai thông tin cấp văn trang thông tin điện tử Việc công bố công khai thông tin cấp văn trang thông tin điện tử nhằm công khai, minh bạch hoạt động đào tạo cấp văn sở giáo dục, quan quản lý giáo dục; giúp cho quan, tổ chức, cá nhân kiểm tra, giám sát hoạt động cấp văn cách thuận lợi; hạn chế tình trạng gian lận tiêu cực việc cấp văn bằng; hạn chế việc sử dụng văn giả Thông tin công bố công khai cấp văn gồm nội dung ghi văn theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo; phải đảm bảo xác so với sổ gốc cấp văn bằng, phải cập nhật lưu trữ thường xuyên trang thông tin điện tử quan cấp văn bằng; bảo đảm dễ quản lý, truy cập, tìm kiếm Trường hợp văn chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ phải cơng bố cơng khai trang thông tin điện tử quan chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn Việc công bố công khai thông tin cấp, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn trang thông tin điện tử thực văn cấp trước ngày Quy chế có hiệu lực thi hành Chương III KIỂM TRA, THANH TRA, XỬ LÝ VI PHẠM Điều 12 Kiểm tra, tra Thanh tra sở, phịng Khảo thí kiểm định chất lượng giáo dục cơng nghệ thơng tin, phịng giáo dục đào tạo tiến hành kiểm tra, tra việc, quản lý, cấp phát Các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm in, quản lý, cấp phát sử dụng văn có trách nhiệm phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, tra Điều 13 Xử lý vi phạm Cơ quan cấp văn bằng, người có thẩm quyền cấp văn bằng, người cấp văn có hành vi vi phạm quy định quản lý, cấp phát, sử dụng văn bị xử phạt vi phạm hành theo quy định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực giáo dục; bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật; tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình sự./ TRƯỞNG PHỊNG Trần Ngọc Cẩm PHỤ LỤC I MẪU SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC CƠ SỞ (Kèm theo Quyết định số /QĐ-SGDĐT ngày tháng năm 2018 Sở Giáo dục Đào tạo Đắk Lắk) CƠ QUAN CẤP VĂN BẰNG SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC CƠ SỞ Quyết định công nhận tốt nghiệp số … ngày tháng năm Năm tốt nghiệp: …………………………………………………… Học sinh trường: ……………………………………………………… Hình thức đào tạo: ………………………………………………… Số TT Họ tên người học Ngày tháng năm sinh Nơi sinh Giới tính Dân tộc Xếp loại tốt nghiệp Số hiệu văn Số vào sổ gốc cấp văn Người nhận văn ký ghi rõ họ tên Địa danh, ngày … tháng … năm … THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN CẤP VĂN BẰNG (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ghi 10 PHỤ LỤC II MẪU SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC PHỔ THÔNG (Kèm theo Quyết định số /QĐ-SGDĐT ngày tháng năm 2018 Sở Giáo dục Đào tạo Đắk Lắk) CƠ QUAN CẤP VĂN BẰNG SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP TRUNG HỌC PHỔ THÔNG Quyết định công nhận tốt nghiệp số … ngày tháng năm Kỳ thi: …………………………………………………………… Năm tốt nghiệp: ………………………………………………… Số TT Họ tên người học Ngày tháng năm sinh Nơi sinh Giới tính Dân tộc Khóa thi: ………………………………………………… Học sinh trường: ………………………………………… Hội đồng thi Số hiệu văn Số vào sổ gốc cấp văn Người nhận văn ký ghi rõ họ tên Địa danh, ngày … tháng … năm … THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN CẤP VĂN BẰNG (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ghi 11