Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 1 Chu trình mua hàng và thanh toán 2 1 1 Xử lý các đơn đặt hàng 2 1 2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ 2 1 3 Ghi nhận các khoản nợ người bán 2 1 4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán 3 2 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán 3 3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán 3 3 1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng 3 3 2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán 4 4 Ví dụ về Kiểm.

MỤC LỤC MỞ ĐẦU Ngày nay, kiểm soát nội đóng vai trị quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty như: người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng, phát triển lên doanh nghiệp Chu trình mua hàng tốn có vai trị quan trọng cơng ty nào,vì việc kiểm sốt chu trình việc cần thiết quan trọng Hơn nữa, công ty Vinatex lại công ty dệt may nên khâu mua hàng phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty không mua nước mà cịn nhập từ nước ngồi Do đó, em thấy khâu mua hàng quan trọng định thành, bại đợt sản xuất cơng ty, địi hỏi cơng ty cần phải có quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá hợp lý để cơng ty cạnh tranh giá chất lượng thị trường Từ nhận thức đó, với việc nghiên cứu công ty cổ phần Vinatex, em nhận thấy vấn đề kiểm sốt chu trình mua hàng tốn cơng ty cần thiết cần quan tâm, vậy, em chọn đề tài kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán áp dụng thực tiễn tại công ty cổ phần vinatex Đà Nẵng Do thời gian kiến thức nhiều hạn chế, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy cơ, để làm em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn NỘI DUNG Chu trình mua hàng tốn 1.1 Xử lý đơn đặt hàng Bản yêu cầu sản phẩm dịch vụ lập công ty khách hàng điểm khởi đầu chu kỳ Mẫu xác yêu cầu phê chuẩn quy định phụ thuộc vào chất hàng hố dịch vụ sách công ty Sự phê chuẩn đắn nghiệp vụ mua hàng phần cảu chức bảo đảm hàng hố dịch vụ mua theo mục đích phê chuẩn cơng ty tránh cho việc mua q nhiều mua mặt hàng không cần thiết Sau nhận yêu cầu mua hàng phận doanh nghiệp, phận mua hàng lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu bản: giá cả, chất lượng hàng mua, tin cậy bán hàng giao hàng Sau lựa chọn nhà cung cấp, phận mua hàng đàm phán lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp lựa chọn để xác định yêu cầu hàng mua yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Một đơn đặt hàng chuyển cho phận nhận hàng để làm sở kiểm tra nhận hàng 1.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ Khi nhận hàng, phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng nhà cung cấp đối chiếu với đơn đặt hàng, sau lập Biên nhận hàng Bản Biên nhận hàng chuyển đến phận liên quan (bộ phận mua hàng phịng kế tốn) theo quy định Sau kiểm nhận, phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo hàng nhận hàng làm thủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho trách nhiệm quản lý hàng chuyển giao cho phận kho hàng 1.3 Ghi nhận khoản nợ người bán Khi nhận Hoá đơn bán hàng nhà cung cấp, kế toán toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ tính tốn Hố đơn mua hàng Sau đó, tiến hành đối chiếu thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá ) Hoá đơn bán hàng với chứng từ gốc liên quan Biên nhận hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho Hoá đơn Phiếu nhập kho sở để ghi tăng hàng hố dịch vụ mua vào; cịn Hố đơn dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa toán) 1.4 Xử lý ghi sổ khoản toán cho người bán Đối với hầu hết đơn vị, biên lai kế toán toán lưu giữ toán Thanh toán thường thực uỷ nhiệm chi phiếu chi làm thành nhiều bản, mà gốc gửi cho người toán, lưu lại hồ sơ theo người toán Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra chứng từ như: Hoá đơn, Biên nhận hàng Đơn đặt hàng Những chứng từ sau sử dụng để tốn cần đánh dấu “đã tốn” để đảm bảo chứng từ khơng sử dụng lại Giấy báo Nợ ngân hàng Phiếu chi chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ toán Trong hầu hết trường hợp, ngân phiếu toán ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, ghi vào số hồ sơ số phiếu chi lưu trữ có tác dụng sổ nhật ký chi tiền mặt Các gian lận sai sót thường gặp chu trình mua hàng tốn  Người khơng có thẩm quyền đề nghị mua hàng  Gian lận việc đặt hàng với nhà cung cấp  Nhân viên mua hàng thơng đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa hồng chiết khấu thương mại  Nhân viên nhận hàng nhận sai hàng - chẳng hạn hàng hoá sai số lượng, chất lượng hay quy cách  Nhà cung cấp phát hành gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị phát hành hoá đơn đúp  Khi toán séc, uỷ nhiệm chi phiếu chi tiền mặt có tốn nhầm nhà cung cấp, với chữ ký uỷ quyền không đúng, đề xuất toán khoản giả mạo cho người giả mạo hoá đơn bị toán hai lần liền  Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản mang tên cơng ty khơng có thật Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán 3.1 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ mua hàng Mục tiêu phát sinh quyền kiểm soát: nghiệp vụ mua hàng ghi sổ, phê chuẩn đắn liên quan đến số hàng thực Mục tiêu đầy đủ: tất hàng nhận kỳ ghi sổ đầy đủ Mục tiêu đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào đo lường dựa sở giá gốc Mục tiều ghi chép xác: nghiệp vụ mua hàng ghi tài khoản, giá trị kỳ kế toán Mục tiêu khai báo: hàng mua vào cần phải thuyết minh phù hợp với quy định chuẩn mực kiểm toán 3.2 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ toán Mục tiêu phát sinh: khoản chi tiền ghi sổ toán cho hàng mua phê chuẩn nhận Mục tiêu đầy đủ: tất khoản chi tiền mua hàng ghi sổ đầy đủ Mục tiêu ghi chép xác: khoản chi tốn tiền mua hàng ghi tài khoản, đứng số tiền kỳ kế tốn Ví dụ Kiểm sốt chu trình mua hàng thu tiền Cơng ty Cổ phần Vinatex 4.1 Khái quát chu trình mua hàng công ty Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ: Lưu đồ mua hàng công ty: PHÒNG KD KHO Đơn đặt hàng BỘ PHẬN QA Nhận hàng hoá Kiểm tra chất lượng Sao chép (3 bản) Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL PHÒNG KTCN KT CÔNG NỢ A Lấy mẫu NPL từ kho Kiểm tra số lượng Gửi cho nhà cung cấp Bảng phối màu Nhập kho lập phiếu nhập kho A Phiếu NK Nhận BCKTCLNPL Bảng phối màu Ghi sổ kế toán Ghi thẻ kho Kiểm tra A Nhận Hoá đơn GTGT, tờ khai NK, Packing List từ KH Sao chép Kiểm tra, đối chiếu 4.2 Xét duyệt mua hàng Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho cơng ty phịng kinh doanh nơi trực tiếp nhận, sau tài liệu chuyển sang cho phịng cơng nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL) cân đối lực sản xuất xí nghiệp có liên quan để xem xét khả cơng ty đáp ứng thời hạn giao hàng cho khách hàng không Hơn nữa, cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng Nếu phịng cơng nghệ kiểm tra thấy đáp ứng yêu cầu đơn hàng thống với phịng kinh doanh tất nội dung BC chuyển cho Trưởng phịng kinh doanh ký duyệt, sau chuyển thông báo lại cho khách hàng Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty đối chiếu PO với BC số lượng giá trị đơn hàng, thấy phù hợp lập bảng tổng hợp tất nguyên phụ liệu cần mua cho đơn hàng vào Costing sheet, bảng định mức ngun phụ liệu phịng cơng nghệ tài liệu có liên quan để tiến hành thủ tục mua Phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp Đối với hàng mua nước việc ký duyệt phó phịng kinh doanh, cịn hàng nhập trưởng phòng kinh doanh ký duyệt Đơn đặt hàng lập thành liên: gửi cho kế tốn cơng nợ để làm toán tiền hàng, cho phận kho để dùng làm nhận hàng gốc lưu phòng kinh doanh Do mua hàng nhà cung cấp công ty định nên nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng cơng ty Sau đó, nhà cung cấp gửi PI (bảng xác nhân người bán) cho công ty tiến hành làm hợp đồng Sau mẫu đơn đặt hàng trưởng phòng kinh doanh ký duyệt: Vinatex Danang TO: Ms Thuy Company: Ly Minh Tel: 08.8912888 Fax: 08.8918088 CC: Jennifer/sarah From: Ms.Trang Email: vntdn.trang@dng.vnn.vn VINATEX DANANG COMPANY 25 Tran Quy Cap Str, DaNang City, Viet Nam Tel: 0511.863757 Fax: 0511.823367 Email: vinatexdn@dng.vnn.vn BM/KDXNK/7.4-03; 01/11/2004; LSD: 02; TR: 1/1 PURCHASE ORDER PO # : S083000014 Date: AUG 22/2008 4.3 Nhận hàng Khi hàng về, có bốn phận tham gia nhận hàng: Thủ kho: Trực tiếp nhận hàng, sau xem xét, so sánh số lượng Packing List, Đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay khơng Lúc này, thủ kho kiểm tra số thùng, số kiện, số Trong vòng ba ngày sau hàng nhập kho, thủ kho cần kiểm tra chi tiết nguyên phụ liệu (ưu tiên kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên phụ liệu có kế hoạch sản xuất trước) nộp Biên kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu (tổng hợp) dựa sở Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL phận Quản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập Khi hàng mà Tờ khai nhập hay Hóa đơn chưa Thủ kho phải lập Biên tạm nhập cho lơ hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký bên liên quan để làm nhập hàng vào kho Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế tốn để lấy Hóa đơn Khi hàng mà Tờ khai nhập Hóa đơn hàng nhập kho Thủ kho phải kiểm tra số lượng chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn Sau làm thủ tục nhập kho ký nhận sau Hóa đơn hàng nhập đủ theo yêu cầu Cả hai trường hợp Thủ kho phải lập Biên nhận hàng, có chữ ký bên giao hàng Sau đó, phải chép gồm Hóa đơn có chữ ký Thủ kho mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng chứng từ có liên quan gửi cho Kế tốn cơng nợ làm sở để hạch toán Nếu hàng nhập vào xảy thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Thủ kho cần lập Biên thừa thiếu để làm sở theo dõi lơ hàng nhanh chóng thơng báo cho Sales mặt hàng có liên quan Trong lúc đó, hàng thiếu nhập số thực nhận, cịn hàng thừa nhập theo số Packing list hay Hóa đơn xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu Nếu hàng mà đưa vào sản xuất Thủ kho phải lập Biên tạm xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký bên có liên quan Trong trường hợp chứng từ phải có chữ ký cấp lãnh đạo có liên quan kế tốn Khi có vấn đề ngồi thẩm quyền Thủ kho phải có Giấy đề xuất có chữ ký người có thẩm quyền có liên quan Bộ phận Quản lý chất lượng (QA) kho: Kiểm tra chất lượng lô hàng có u cầu hay khơng, sau lập Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu chuyển cho Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp Các quy định chi tiết kiểm tra phụ liệu: Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóng đinh ghim hay dán keo) Các loại bao bì: Kiểm tra hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm quy cách xếp đáy bao); kiểm tra thông tin in bao bì, chữ in bao khơng bị nhịe, chữ, độ bám chữ bao, vị trí in bao; kiểm tra vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám keo dán bao bì,… Các loại nút thường: Kiểm tra thơng số, màu sắc, độ bóng loại nút; kiểm tra thông tin in mặt nút, đồng nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng nút Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, dây kéo, vải dệt dây kéo Kéo đầu khóa lên xuống lần xoay đầu khóa vịng, bẻ gập dây kéo làm lần để kiểm tra độ bền Nếu dây kéo kim loại mạ kim loại dùng vải 100% Cotton trắng để lau kiểm tra ten màu kim loại độ bền màu dây Những loại khác (nhãn loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy theo yêu cầu quy định tài liệu mua sản phẩm mẫu để kiểm tra Nếu phát phụ kiện khơng phù hợp phải để riêng ghi rõ phụ liệu không đạt Khi kiểm tra xong lơ phụ liệu phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng lô phụ liệu: Nếu chấp nhận lô hàng: Ghi kiểm tra/đạt phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó, cán QA kho trình cho lãnh đạo phịng QA phê duyệt giao liên cho phận kho làm nhận hàng, liên lưu phịng QA Nếu khơng chấp nhận lô hàng: ghi kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó, trình lãnh đạo phịng QA phê duyệt chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý Phụ liệu khơng đạt u cầu khơng nhập kho VINATEX DANANG PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG NGUYÊN PHỤ LIỆU Hôm nay, vào lúc…giờ…ngày…tháng…năm… o:… đại diện phòng KD phòng QA công ty tiến hành kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho mã hàng:……… Khách hàng:……… kết sau: Ý kiến đề nghị: THỦ KHOĐẠI DIỆN P.KDĐẠI DIỆN P.QA  Bộ phận Kỹ thuật công nghệ: Kiểm tra tính phù hợp nguyên phụ liệu lấy mẫu đưa vào Bảng phối màu Vinatex DaNangBảng phối màuMã số: BM/KTCN/7.5-03 Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: 30/07/2001 Trang 01/02 BẢNG PHÔI MÀU Khách hàng: ReSources Mẫu hàng:Quần dài (Wrinkle FREE) Mã hàng:Body : 21261 (PO#1009508/09) WS :21912 MX Số lượng:61,184 pcs Đơn vị SX:XN II B (Lưu) Đã Nẵng, ngày 03 tháng 03 năm 2008Phòng KTCN 10  Bộ phận Sales: Kiểm tra lơ hàng có theo yêu cầu đặt hay không vào Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ QA Bảng phối màu từ phòng KTCN Cán Sales kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi trang bìa Bảng phối màu với hàng thực nhận Phần bên Bảng phối màu nguyên phụ liệu mẫu thực tế cần thiết để may nên mặt hàng cụ thể, để đối chiếu với hàng thực nhận chất lượng, mẫu mã hàng mua Đối với lô hàng khơng đạt tiêu chuẩn chất lượng nhân viên phòng Kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỉ lệ số lượng khơng phù hợp Từ giải với ngun phụ liệu khơng phù hợp kịp thời khiếu nại với nhà cung cấp thời gian sớm nhằm bảo đảm an toàn cho sản xuất 4.4 Nhập kho ghi sổ Sau nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn tiến hành nhập kho hàng hóa Khi nhập kho, Thủ kho Kế toán kho cần vào chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ: Thủ kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Biên tạm nhập, Biên nhận hàng, Báo cáo kiểm tra chất lượng, Giấy đề xuất (nếu có) Kế tốn kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Phiếu xuất kho (người bán), Giấy đề xuất (nếu có), Biên tạm nhập, Biên nhận hàng, Biên thừa thiếu, Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng nhập Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán kho tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu mục Tờ khai hàng hóa nhập với chứng từ có liên quan Khi thấy phù hợp tiến hành ghi tăng nguyên phụ liệu sổ chi tiết TK 152, bảng kê nguyên phụ liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, thủ kho ghi vào thẻ kho Căn Hóa đơn GTGT người bán cung cấp, kế toán kho kiểm tra số tiền, mã số thuế ghi hóa đơn có khơng, sai gửi trả lại cho nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồng phải có phê chuẩn Tổng giám đốc cơng ty Sau kiểm tra xong, kế tốn kho sử dụng User Password để truy cập vào hệ thống nhập liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã nhập xuất”, “số phiếu nhập”, “số hóa đơn”, “số seri”, “ngày hóa đơn”, … Trường hợp 11 hàng nhập kho chưa có danh sách mã hàng mà cơng ty mã hóa kế tốn kho phải báo cho phòng Kinh doanh để tạo thêm danh mục mặt hàng vào danh sách Khi liệu nhập đầy đủ vào máy tính tự động kết chuyển số liệu vào sổ sách báo cáo liên quan (sổ TK152, chứng từ ghi sổ TK 152, Bảng cân đối kế tốn,…) theo chương trình lập trình sẵn Định kỳ, kế tốn kho đối chiếu số dư cuối kỳ TK 152 với số dư Bảng tổng hợp cân đối kế tốn tổng hợp lập, có chênh lệch kế toán kho kiểm tra lại xem việc nhập liệu ban đầu có khơng việc định khoản chưa xác để sửa chữa lại trực tiếp máy cho phù hợp Tuy nhiên, sử dụng phần mềm kế tốn nên đơi khơng tránh khỏi sai sót lỗi phần mềm, kế tốn kho khơng thể tiến hành sửa chữa trực tiếp máy được, lúc kế toán kho phải lập bảng tổng hợp sai sót lỗi chương trình trình cho phịng kinh doanh kiểm tra, xem xét Các thủ tục kiểm soát việc toán tiền hàng 5.1 Kiểm soát nợ phải trả Việc ghi nhận nợ thực có đầy đủ chứng chứng minh việc mua hàng hoàn tất Do vậy, sau nhận hàng kế toán kho phải chứng từ gồm: Phiếu nhập kho (liên 2), Hợp đồng, Hóa đơn GTGT (liên 2), Tờ khai nhập khẩu… chuyển cho kế tốn cơng nợ lưu giữ với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi) để làm toán tiền hàng - Phiếu nhập kho kế toán kho lập cần phải có chữ ký người nhận hàng (chứng tỏ hàng thực nhận) chữ ký thủ kho (chứng tỏ hàng nhận số lượng) để toán theo số hàng thực nhận - Hợp đồng cần phải có chữ ký đóng dấu Tổng giám đốc công ty để chứng minh việc mua hàng có thật - Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận thủ kho nhận hàng ghi mặt sau hóa đơn - Tờ khai nhập đối chiếu với hợp đồng số, ngày, ngày hết hạn hợp đồng; đối chiếu với phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT (liên 2) số lượng hàng nhập số tiền phải trả Mục đích để khơng tốn vượt q số lượng hàng đặt mua số lượng hàng thực nhận 12 Đối với việc chiết khấu, giảm giá hàng mua cơng ty với nhà cung cấp khơng có văn thức, cơng ty nhận biết khoản giảm giá dựa vào thói quen mua hàng Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá trực tiêp hóa đơn cho cơng ty Chính vậy, coi nhược điểm công ty việc kiểm sốt khoản giảm giá, chiết khấu; dễ có thông đồng nhân viên mua hàng với nhà cung cấp việc thực giảm giá hóa đơn, có sai lệch so với khối lượng hàng thực tế mua Kế tốn cơng nợ dựa vào Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn vận tải,… (người bán có thật) Đơn đặt hàng phê chuẩn làm ghi sổ Khi nhận đầy đủ chứng từ toán liên quan đến việc mua hàng kế tốn kho cung cấp kế tốn cơng nợ tiến hành kiểm tra định khoản hóa đơn, đối chiếu thơng tin hóa đơn với đơn đặt hàng biên nhận hàng trước tiến hành ghi sổ, mục đích để khơng toán vượt số lượng hàng đặt mua Mỗi nhà cung cấp mở sổ chi tiết theo dõi riêng theo “mã NCC” với đầy đủ thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,… Dữ liệu khoản nợ phải trả người bán kế tốn cơng nợ nhập vào máy theo chương trình kế tốn máy (Pro Accounting) Sau đó, chương trình tự động cập nhật vào sổ chi tiết người bán bảng kê khoản phải trả người bán… Cuối tháng, kế tốn cơng nợ đối chiếu sổ chi tiết người bán với Sổ kế tốn tổng hợp lập thơng qua bảng tổng hợp cân đối số phát sinh Trong phận kế toán có phân quyền rõ ràng nên kế tốn cơng nợ có User Password riêng để truy cập vào hệ thống liệu liên quan đến khoản phải trả, không phép truy cập vào Sổ Cái hay Bảng tổng hợp khác Cơng ty cần phải có kiểm soát chặt chẽ việc trả nợ cho khách hàng để đảm bảo việc cân đối nguồn vốn Với phương châm “đặt uy tín chất lượng lên hàng đầu” công ty thường trả nợ hạn nhà cung cấp theo thời gian quy định hợp đồng không để nợ tồn hạn Nợ phải trả người bán tiêu quan trọng Báo cáo tài nên cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp; mà kế tốn cơng nợ lưu giữ chứng từ tốn sao, cần phải có đóng dấu “sao y chính” kèm theo chữ ký cấp có thẩm quyền như: Trưởng phịng kinh doanh, Tổng giám đốc cơng ty… 13 5.2 Kiểm soát việc chi tiền toán 5.2.1 Kiểm soát việc chi tiền mặt Lưu đồ kiểm soát chu trình tốn: PHỊNG KD KT THANH TỐN Lập giấy đề xuất KT TRƯỞNG THỦ QUỸ Lập giấy toán Kiểm tra, xem xét Lập phiếu chi Phiếu chi Kiểm tra, xét duyệt A Nhận HĐGGT, bảng báo giá Chi tiền Phiếu chi Các chứng từ liên quan Ghi sổ quỹ Đối với hàng mua nước khối lượng mua khơng lớn cơng ty lập Phiếu chi để toán Bộ chứng từ tốn tiền mua hàng gồm có: Giấy đề xuất, Giấy tốn, Hóa đơn GTGT, Phiếu chi chứng từ khác có liên quan Giấy đề xuất: Do phó phịng Kinh doanh lập phải có xét duyệt Ban - Giám Đốc cơng ty Sau đó, Giấy đề xuất chuyển cho phịng kế tốn giải thực việc chi tiền Trường hợp số tiền cần chi lớn địi hỏi phải có Bảng báo giá từ nhà cung cấp kèm theo Hóa đơn GTGT chấp nhận lời đề nghị từ phịng kinh doanh 14 CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc GIẤY ĐỀ XUẤT Kính gửi: - Giám Đốc Cơng Ty Vinatex Danang - Phịng kế tốn Tên tơi : THÁI BÌNH THU TRANG Đơn vị cơng tác : Phịng KD Xin đề xuất: Thanh tốn tiền cho Cơng ty TNHH & DV Sơn Trà Lý toán: Mua nguyên phụ liệu sử dụng cho PO#1009508/09 Số tiền toán: 101.283.270 ( Một trăm lẻ triệu, hai trăm tám ba nghìn, hai trăm bảy mươi đồng y) Phương thức toán: Chuyển khoản (hàng nhận kho, cho sản xuất) Qua ngân hàng: Ngân hàng đầu tư phát triển TPHCM Địa chỉ: 134 Nguyễn Công Trữ, P.Nguyễn Thái Bình, Quận 1, HCM A/C No: 310-10-00-001361-8 Người thụ hưởng: Công ty TNHH TM & DV Sơn Trà Vậy, kính đề nghị ban giám đốc phịng kế toán quan tâm giải Ý KIẾN GIÁM ĐỐC Đà Nẵng, ngày 31 tháng năm 2020 NGƯỜI ĐỀ XUẤT THÁI BÌNH THU TRANG - Giấy tốn: Khi Giấy đề xuất chấp nhận kế tốn tốn tiến hành lập Giấy tốn, có ghi rõ số tiền cần chi định khoản Sau đó, kế tốn tốn kiểm tra, đối chiếu số tiền định khoản giấy toán với chứng từ duyệt, thấy phù hợp chuyển lên cho Kế tốn trưởng Giám đốc ký duyệt trước tiến hành lập phiếu chi 15 VINATEX DANANG Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc GIẤY THANH TỐN Kính gửi : Tổng Giám Đốc công ty Vinatex Đà Nẵng Tên tơi : Nguyễn Thị Hợp Nội dung tốn: Thanh tốn tiền hàng mua ngun phụ liệu cho cơng ty TNHH TM & DV Sơn Trà Tổng cộng số tiền toán số: 101.283.270 đ Số tiền chữ: Một trăm lẻ triệu, hai trăm tám ba nghìn, hai trăm bảy mươi đồng y Giám đốc - Kế toán trưởng Phụ trách phận Người xin toán Phiếu chi lập dựa giấy toán (nhu cầu toán thực phát sinh), Biên nhận hàng Hóa đơn bán hàng (hàng hóa thực nhận)… Kế toán trưởng kế toán toán kiểm tra khớp chứng từ trước ký duyệt chứng từ chi Phiếu chi lập thành liên: liên giao cho thủ quỹ, liên kế toán toán lưu Thủ quỹ kiểm tra số tiền Phiếu chi với chứng từ gốc kèm (Hóa đơn GTGT), xác nhận chữ ký phiếu chi xác tiến hành chi trả tiền cho nhà cung cấp - Cần phải ý không ký khống chứng từ chi với lý người có thẩm quyền phê duyệt vắng lúc cần thiết Hơn nữa, chứng từ chi cần đánh số thứ tự ghi sổ theo thứ tự để tránh trường hợp ghi thiếu ghi trùng, cịn hóa đơn bán hàng cần đóng dấu tốn sau toán để tránh trường hợp sử dụng lại - Các nghiệp vụ chi tiền cần chi với số tiền duyệt chi hóa đơn chứng từ khác có liên quan Sau nghiệp vụ chi tiền hồn thành kế toán toán cần ghi giảm khoản tiền tương ứng để tránh gian lận Cuối tháng, phiếu chi xếp theo thứ tự từ bé đến lớn trước đóng thành tập để lưu trữ kế toán toán kiểm tra lần số tiền phiếu chi với Sổ quỹ chi tiền; liệt kê phiếu chi thất lạc, hay ghi sai số tiền để tiến hành giải sau 16 Vinatex Danang 25 Tran Quy Cap-DN ĐKKD: 113403 Số thuế: 040.041.0498 Mẫu số 02-TT Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐCĐKT Ngày 1/11/95 Bộ Tài Chính Số phiếu: 18.03 Liên PHIẾU CHI Ghi nợ: 111101 11/03/2008 Người nhận tiền: Cơng ty TNHH TM & DV Sơn TràGhi có: 33115 Địa chỉ: 134 Nguyễn Cơng Trữ, P.Nguyễn Thái Bình, Quận 1, HCM Về khoản: Mua nguyên phụ liệu sử dụng cho PO#1009508/09 Số tiền: 101.283.270 đ Bằng chữ: Một trăm lẻ triệu, hai trăm tám ba nghìn, hai trăm bảy mươi đồng y Kèm theo: chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vịKế toán trưởngKế toán toán Nhận đủ tiền: Ngày… tháng… năm Thủ quỹNgười nhận tiền 5.2.2 Kiểm sốt việc chi tiền thơng qua ngân hàng NGÂN HÀNG KT TIỀN GỬI BỘ PHẬN KHÁC Thông báo từ NH Đối chiếu, Nhận kiểm chứng tra từ gốc, giấy đề xuất từ KT kho phòng KD Sổ phụ NH Giấy báo Nợ Cập nhật vào máy 17 Khi khối lượng hàng mua nhiều, số tiền tốn lớn cơng ty thường tốn qua ngân hàng Các hình thức tốn mà cơng ty thường áp dụng là: ủy nhiệm chi, L/C T/T (gồm trả trước sau) Khi có nhu cầu phải tốn, phịng Kinh doanh lập Giấy đề xuất gửi cho phận kế toán xem xét Nếu đồng ý kế tốn tiền gửi ngân hàng tiến hành lập ủy nhiệm chi tiến hành mở L/C, T/T tùy theo phương thức toán đề cập hợp đồng Sau hoàn tất việc toán tiền hàng, ngân hàng gửi giấy báo Nợ sổ phụ ngân hàng cho công ty Kế toán tiền gửi vào chứng từ gốc mua hàng, giấy đề xuất toán để kiểm tra đối chiếu với số tiền ngân hàng toán ghi giấy báo Nợ sổ phụ kế tốn có khớp với hay khơng, kế tốn tiền gửi dùng User Password để truy cập hệ thống cập nhật số liệu máy tính 5.3 Kiểm sốt mơi trường xử lí thơng tin máy tính Cơng ty sử dụng phần mềm Pro Accounting cơng tác kế tốn Để đảm bảo việc cung cấp thông tin trung thực xác cần thiết phải có kiểm sốt kế tốn điều kiện tin học hóa 5.3.1 Kiểm soát chung 3.3.1.1 Kiểm soát việc truy cập hệ thống Phân quyền sử dụng: Phần mềm kế toán sử dụng công ty cho phép phân quyền sử dụng Theo đó, nhân viên kế tốn có User Password riêng để truy cập vào hệ thống phép cập nhật, sửa chữa, in ấn… phần hành mà đảm nhận Riêng kế tốn tổng hợp kế toán trưởng phép truy cập vào liệu tất phần hành Kế toán phần hành phép truy nhập vào báo cáo hay sổ sách tổng hợp năm toán xong 5.3.1.2 Kiểm soát lưu trữ liệu - Phần mềm sử dụng cần cài đặt tính tự động lưu trữ liệu nhập vào sau khoảng thời gian định để tránh trục trặc bất ngờ đột xuất - Cuối tháng, kế toán viên tiến hành in ấn sổ sách máy đối chiếu với chứng từ gốc, sau đóng thành tập lưu trữ Mỗi kế tốn viên có trách nhiệm lưu trữ chứng từ sổ sách liên quan tới phần hành 5.3.2 Kiểm soát ứng dụng 18 5.3.2.1 Kiểm soát nhập liệu - Kế toán cần nhập “mã NCC”, “mã hàng” vào máy, chương trình tự động hiển thị thơng tin có liên quan thiết kế từ trước Trong trình thiết kế mã nhà cung cấp hay mã hàng có trùng lắp phần mềm tự báo lỗi - Chứng từ gốc đánh số thứ tự trước nhập vào máy để hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ Khi nhập xong, nhân viên kế toán phần hành đánh dấu sử dụng để tránh tình trạng liệu nhập hai lần - Dữ liệu trước nhập vào máy cấp có thẩm quyền phê duyệt 5.3.2.2 Kiểm soát xử lý liệu - Cơng ty áp dụng kế tốn máy từ năm 2006 nên liệu lưu máy tính chưa nhiều, mà cơng ty chưa có quy định cụ thể thời gian lưu trữ liệu vượt thời hạn liệu chuyển sang lưu trữ thiết bị lưu trữ khác - Dữ liệu chứng từ mệnh lệnh chứng từ thực phải phù hợp với - Hệ thống thiết kế đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết nhằm phát ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau chuyển Sổ Cái 5.3.2.3 Kiểm sốt thơng tin đầu - Cần phải kiểm tra xem xét kỹ sổ sách báo cáo in để đảm bảo thơng tin cung cấp xác, trung thực hợp lý; phải đảm bảo hình thức sổ sách, báo cáo phù hợp với quy định chế độ kế toán Việt Nam 19 KẾT LUẬN Qua trình tìm hiểu kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn nói riêng, em thấy vấn đề kiểm soát cần quan tâm cấp lãnh đạo cơng ty để có hệ thống kiểm soát hữu hiệu, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh thơng suốt có hiệu Trong thời gian thực tập công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng, hướng dẫn thầy Nguyễn Công Phương, với giúp đỡ anh chị phịng Kế tốn, phịng Kinh doanh, Kho, phịng QA, phịng KTCN giúp em có điều kiện tìm hiểu cơng tác hạch tốn kế tốn vấn đề khác liên quan tới đề tài Cùng với kiến thức học trình tìm hiểu, quan sát thực tế giúp em hoàn thiện đề tài Tuy vậy, đề tài khơng thể tránh khỏi sai sót hạn chế định Em mong nhận góp ý thầy anh chị phịng kế tốn cơng ty Em xin chân thành cảm ơn 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS.Nguyễn Quang Quynh – TS.Ngơ Trí Tuệ, Giáo trình Kiểm tốn tài chính,tái lần 2, Nhà xuất Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, 2006 ThS.Thái Phúc Huy chủ biên, Hệ thống thơng tin kế tốn, tái lần thứ 2, Nhà xuất thống kê, 2004 Bài giảng kiểm toán tài chính, Khoa kế tốn, Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng 21 22 23 ... mang tên cơng ty khơng có thật Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn 3.1 Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ mua hàng Mục tiêu phát sinh quyền kiểm soát: nghiệp vụ mua hàng ghi sổ, phê chuẩn... Qua q trình tìm hiểu kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn nói riêng, em thấy vấn đề kiểm soát cần quan tâm cấp lãnh đạo cơng ty để có hệ thống kiểm soát hữu hiệu, đảm bảo...MỞ ĐẦU Ngày nay, kiểm sốt nội đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực