Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu của Thư viện tại Viện Gia đình và Giới

MỤC LỤC MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài 2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 Phương pháp nghiên cứu 5 Bố cục CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 1 1 Lịch sử hình thành và phát triển 1 2 Chức năng, nhiệm vụ 1 3 Cơ cấu tổ chức 1 4 Vốn tài liệu 1 5 Đối tượng phục vụ CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 2 1 Mục đích, vai trò của xử lý tà.

MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.4 Vốn tài liệu 1.5 Đối tượng phục vụ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 2.1 Mục đích, vai trị xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Gới 2.2 Thực trạng cơng tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Gới 2.2.1 Xử lý kỹ thuật 2.2.1.1 Đóng dấu 2.2.1.2 Dán nhãn 2.2.2 Xử lý hình thức tài liệu – Biên mục mô tả 2.2.3 Xử lý nội dung 2.2.3.1 Phân loại tài liệu 2.2.3.2 Định từ khóa tài liệu 2.2.3.3 Làm tóm tắt tài liệu CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 3.1 Nhận xét 3.1.1 Xử lý kỹ thuật 3.1.2 Xử lý hình thức 3.1.3 Xử lý nội dung 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Xử lý kỹ thuật 3.2.2 Xử lý hình thức 3.2.3 Xử lý nội dung KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở liệu KHPL Ký hiệu phên loại NDT Người dùng tin ĐKCB Đăng ký cá biệt MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Xã hội ngày phát triển, người khơng ngừng hoạt động để hồn thiện thân làm cho xã hội tiến bộ, nhu cầu đáp ứng Bất việc làm người dù nhỏ cần đến thông tin Thông tin giúp cho ta định hướng việc, góp phần vào kết hành động hành động xác đạt kết cao Ngày thông tin xem nguồn tài nguyên kinh tế, giống nhu nguồn tài nguyên khác: lao động, vật chất,… Thông tin không ngừng phát triển, không bị hạn chế thời gian khả nhận thức người Bởi vì, người tiếp nhận thơng tin lại sản sinh thông tin cho xã hội Với số lượng tài liệu ngày gia tăng xã hội người dùng tin (NDT) khó khăn việc lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu Vì vậy, cơng tác xử lý tài liệu có vai trị quan trọng hết hoạt động thư viện Những sản phẩm công tác xử lý tài liệu cầu nối người dùng tin nguồn thông tin: sở liệu (CSDL), mục lục, tóm tắt,…giúp người dùng tin tìm tin, lựa chọn, tra cứu dễ dàng, nhanh chóng, xác, kịp thời Qúa trình lao động để tạo sản phẩm trình sử lý tài liệu bao gồm khâu: tiếp nhận tài liệu, đăng ký tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề, làm tóm tắt,….Mức độ thỏa mãn nhu cầu thông tin sản phẩm khác khác phụ thuộc phần lớn vào chất lượng hiệu công tác xử lý tài liệu Nhận thức tầm quan trọng công tác xử lý tài liệu việc thực nhiệm vụ hoạt động quan Thông tin – Thư viện em chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Thư viên Viện Gia đình Giới” làm đề tài tiểu luân Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: đánh giá thuận lợi, khó khăn, thách thức để từ đưa biện pháp định hướng phát triển nhằm giúp thư viện hoạt động ngày tốt Thư viện Viện Gia đình Giới Nhiệm vụ: tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Công tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới nay, bao gồm: + Xử lý kỹ thuật: đóng dấu; dán nhãn + Xử lý hình thức: Biên mục mô tả tài liệu + Xử lý nội dung: Phân loại tài liệu; Định từ khóa tài liệu; Tóm tắt tài liệu Phạm vi: Thư viện Viện Gia đình Giới Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng kiến thức học trường, đồng thời sử dụng phương pháp nghiên cứu, cụ thể là: - Tổng quan tài liệu - Quan sát, khảo sát thực tế - Trao đổi trực tiếp với cán thư viện - Xử lý, phân tích tổng tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài Bố cục Thông qua trình khảo sát thực tế, nghiên cứu, thu thập tài liệu; kiến thức em học trường hướng dẫn cô Lê Thị Thúy Hiền giúp đỡ cô, Thư viện Viện Gia đình Giới em hoàn thành đề tài với 36 trang, chia làm phần: Chương 1: Khái quát trình trình hình thành phát triển Thư viện Viện Gia đình Giới Chương 2: Thực trạng cơng tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới Chương 3: Một số nhận xét, đánh giá kiến nghị công tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới Em xin chân thành cảm ơn cô Lê Thị Thúy Hiền hướng dẫn tận tình em trình làm đề tài, cô, chú, anh, chị công tác Thư viện Viện Gia đình Giới giúp đỡ em hoàn thành đề tài CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Thư viện viện Gia đình Giới Thư viện Viện Gia đình Giới phịng trực thuộc Viện Gia đình Giới thành lập từ năm 1987 với đời Viện Gia đình Giới Nghị định 117/CP ngày 31 tháng năm 1987 Hội đồng Chính Phủ quy định thành lập “Trung tâm Nghiên cứu khoa học vê Phụ nữ” phịng ban có phịng ngiệp vụ Thư viện Nghị định số 30/2003/NĐ-CP, ngày 15 tháng 01 năm 2004 Chính phủ định đổi tên “Trung tâm Nghiên cứu khoa học Phụ nữ” thành “Viện Gia đình Giới” ( Instiute For Family and Gender Studies Viết tắt IFGS ) Hiện nay, Viện Gia đình Giới có địa là: Số 6, Đinh Cơng Tráng – Hoàn Kiếm – Hà Nội Hơn 20 năm qua, với phát triển không ngừng lớn mạnh mặt Viện Gia đình Giới, Thư viên Viện Gia đình Giới có nhiều cải tiến nhằm mục đích ngày phục vụ bạn đọc tốt thư viện nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin từ năm 1998 vào hai hoạt động chủ yếu quản lý, tổ chức khai thác kho tài liệu Thư viện để xây dựng sở liệu (CSDL) đưa CSDL vào phục vụ độc giả tra cứu khai thác Thư viện Vào năm 2004 CSDL cải tiến để phục vụ bạn đọc ngày hiệu ( phần mềm CDS/ISIS – Tiếng anh là: Computer Documentation System – Intergrate Set of Information System ) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Chức năng: Thư viện Viện Gia đình Giới thư viện chuyên ngành khoa học xã hội, quan trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam với chức năng: lưu trữ khai thác tài liệu; thu thập sư u tầm tài liệu; tiến hành hoạt động tư vấn phổ biến tài liệu thông tin; đảm bảo thông tin cho hoạt động hệ thống quan trực thuộc Viện Khoa học xã hội Do chức thư viện Viện Gia đình Giới thư viện chuyên ngành phục vụ nghiên cứu khoa học Vì vậy, xem xét vốn tài liệu thư viện xem xét lĩnh vực chính: gia đình, trẻ em, phụ nữ, giới Nhiệm vụ: - Thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác xử lý thông tin theo nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Viện Gia đình Giới - Tổ chức hoạt động Thư viện, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin, với ứng dụng công nghệ thông tin đại nhằm đáp ứng yêu cầu thu thập tham khảo thông tin phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu khoa học Viện Gia đình Giới - Quản lý tổ chức phục vụ tra cứu, cung cấp thông tin kết nghiên cứu khoa học Viện nhằm công bố quảng bá kết nghiên cứu Viện Gia đình Giới đến quan, tổ chức nghiên cứu khoa học độc giả nước 1.3 Cơ cấu tổ chức Từ quan với quy mô rộng lớn quan nhỏ cần có bố trí lực lượng hợp lý, để cho hoạt động quan đạt kết mong đợi Đó cấu tổ chức cho có chất lượng, định quan trọng tớ hoạt động quan Thư viện Viện Gia đình Giới phận nghiệp vụ Viện tổ chức cách khoa học hợp lý Cùng với đời Viện Gia đình Giới, phận nghiệp vụ Thư viện không ngừng phát triển Với đội ngũ cán thư viện: + Giám đốc thư viện: Th.S Phạm Thị Huệ + Phó giám đốc thư viện: Th.S Nguyễn Đức Tuyến Giám đốc thư viện quản lý chung tất hoạt động thư viện Cịn phó giám đốc thư viện cán thư viện trực tiếp hoạt động thư viện với công việc đặc thừ như: tiếp nhận tài liệu, sử lý tài liệu; xếp tài liệu; bảo quản tài liệu; phục vụ bạn đọc Thư viện bao gồm ba phòng dành cho hoạt động : phịng giám đốc, phịng cho phó giám đốc phòng phục vụ bạn đọc Các phòng bố trí sáng tạo khoa học giúp cho hoạt động diễn dễ dàng thuận tiện Bạn đọc đến thư viện sử dụng máy tính hỗ trợ để tìm tài liệu theo yêu cầu hỗ trợ cán thư viện viết phiếu cán thư viện xuống kho tìm tài liệu Tài liệu thư viện tổ chức theo hình thức phục vụ: kho đóng kho mở (Kho mở thư viện bố trí ln phịng phục vụ bạn đọc nên thuận tiễn cho bạn đọc) 1.4 Vốn tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới sử dụng hợp lý nguồn ngân quỹ nhà nước đầu tư cho thư viện để xây dựng thư viện ngày phát triển Với kho: kho tài liệu tiếng việt kho tài liệu nước Vốn tài liệu thư viện ngày gia tăng nhanh chóng Do có nhiều cố gắng công tác sưu tầm, lựa chọn, bổ sung vốn tài liệu, trải qua 24 năm xây dựng trưởng thành đến thư viện có vốn tài liệu với cấu sau: + sách: sách tiếng Anh 1570 Sách tiếng Việt ( Vv- Việt vừa: 2080 cuốn; Vb – Việt bé: 1550 ) Cao đẳng ( CĐ ): 153 + Báo: 21 đầu báo + tạp chí : 42 loại ( nước quốc tế ) như: Women; Logistics; Poverty, Gender, and Youth;… + Tư liệu: 2361 + Từ điển: 234 ( Anh – Việt; Hán – Việt; Việt – Pháp; Việt – Nhật ) Thư viện Viện Gia đình Giới thư viện chuyên ngành, ngày thu hút bạn đọc tới, đòi hỏi thư viện phải ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nhằm tạo điểm tiếp cận thông tin đáp ứng nhu cầu ngày cao bạn đọc Với nhiều vật mang tin phi giấy: CSDL ( 7593 biểu ghi sách 12318 biểu ghi trích ); đĩa CD – ROM ( 83 đĩa chưa đem phụ vụ bạn đọc ) 1.5 Đối tượng phục vụ Thư viện Viện Gia đình Giới có chức góp phần nâng cao kiến thức mặt, hiểu biết xã hội Với chức vậy, đối tượng bạn đọc ngày mở rộng, mang tính xã hội hóa cao: từ chỗ đơn phụ vụ cho cán viện nghiên cứu Viện Gia đình Giới , cịn phục vụ bạn đọc làm công tác nghiên cứu lý luận, thực tiễn gia đình giới Bạn đọc Thư viện Viện Gia đình Giới gồm nhóm: - Cán cơng tác viện Viện Gia đình Giới: Những người cơng tác Viện Gia đình Giới, viện Khoa học xã hội Việt Nam ln tìm tài liệu thư viện với mục đích nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn giới, gia đình phụ nữ Việt Nam nhằm cung cấp luận khoa học giúp cho Đảng Nhà nước có sở việc hoạch định đường lối sách bình đẳng giới, gia đình phụ nữ - Những người làm hoạt động nghiên cứu lý luận, thực tiễn gia đình giới Những người làm cơng tác nghiên cứu với đề tài nghiên cứu thuộc cấp từ nhà nước, cấp Bộ, đến cấp sở….Đây cán khoa học có học vị học hàm như: giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên, sinh viên trường học 10 - Nhân vật: đời, hoạt động nhân đề cập tài liệu → Ví dụ: Tư tưởng Hồ Chí Minh xây dựng phát triển văn hóa Việt Nam/ Đỗ Huy.- H.: Khoa học xã hội, 2000.- 244tr.; 20cm Cuốn sách có từ khóa nhân vật Hồ Chí Minh cho vào mục 600 ( từ khóa nhân vật ) mà Thư viện Viện Gia đình Giới tiến hành trình xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới khơng sử dụng từ khóa thời gian, hình thức tài liệu thư viện khác Bước 3: Mô tả khái niệm đặc trưng ngôn ngữ từ khóa Những khái niệm chọn từ nội dung tài liệu thuật ngữ thuộc ngôn ngữ tự nhiên Vì vậy, phải mơ tả ngơn ngữ từ khóa Những từ khóa phải đảm bảo tính xác, tính thơng dụng, ngắn gọn, súc tích,… - Xử lý tài từ đồng nghĩa: Đối với từ đồng nghĩa, chọn từ thông dụng, từ có tần suất sử dụng nhiều tài liệu yêu cầu tin → Ví dụ: Bác Hồ chiến đấu diệt “ giặc dốt”/ Đỗ Quang Chung, Nguyễn Quang La.- KNxb,1990.- 11tr.;21cm Từ khóa: Diệt dốt, xóa mù chứ, Hồ Chí Minh Trong q trình định từ khóa tự do, người đinh từ khóa bổ sung thêm số từ khóa từ rộng hơn, từ gần nghĩa từ đồng nghĩa dùng với tần suất từ khóa ưu tiên để mở rộng khả tìm tin Và Thư viện Viện Gia đình Giới việc định từ khóa khơng có giới hạn số lượng từ khóa nhiều từ khóa làm rõ nội dung tài liệu Bước 4: Sắp xếp từ khóa mẫu tìm Mặc dù tìm tin, từ khóa độc lập với cán định từ khóa xếp từ khóa theo trật tự định tạo điều kiện cho nội dung tài liệu dễ dàng xác định vấn đề xem vấn đề có thích hợp với u cầu tin khơng tìm biểu ghi 24 Có nhiều cách xếp tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới xếp tài liệu theo trật tự logic để làm bật đối tượng 600 Từ khóa nhân vật 650 dung Từ khóa ( từ khóa nội khía cạnh nghiên cứu tài liệu 651 Từ khóa địa danh Việc định từ khóa cho tài liệu phải tuân thủ theo bước kể Tuy nhiên, cơng việc mang tính chủ quan sáng tạo cán thư viện Chất lượng từ khóa phụ thuộc vào kỹ trình độ người định từ khóa cán thư viện phải nắm phương pháp nguyên tắc sử dụng ngơn ngữ từ khóa ♣ Kết q trình định từ khóa Chất lượng q trình định từ khóa tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến kết tìm tin Vì từ khóa càn đảm bảo yêu cầu sau: tính xác, đầy đủ, ngắn gọn, súc tính,… - Tính đầy đủ: số lượng từ khóa phải phán ánh đầy đủ vấn đề nội dung tài liêu: từ khóa góc độ, phương diện địa điểm, nhân vật → Ví dụ: Gia đình phụ nữ biến đổi văn hóa – xã hội nông thôn/ Nguyễn Linh Khiếu.- H.: Khoa học xã hội, 2001.- 255tr.;20cm Từ khóa: Phụ nữ Việt Nam, Phụ nữ nơng thơn, Gia đình nơng thơn, Biến đổi xã hội - Tính xác: phải phản ánh xác, phù hợp với nội dung tài liệu đồng thời phải thuộc lĩnh vực chuyên ngành, phổ thông độc lập với văn cảnh - Tính ngắn gọn, súc tích: thể nội dung dạng ngắn gọn nhất, giản lược cách bỏ hư từ, thực từ,… không mang giá trị thông tin, không làm rõ nghĩa cho từ khóa 25 ... TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 2.1 Mục đích, vai trị xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Gới ♣ Quan điểm xử lý tài liệu Theo giáo trình thơng tin học “ Xử lý. .. triển Thư viện Viện Gia đình Giới Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình Giới Chương 3: Một số nhận xét, đánh giá kiến nghị công tác xử lý tài liệu Thư viện Viện Gia đình. .. HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TẠI VIỆN GIA ĐÌNH VÀ GIỚI 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Thư viện viện Gia đình Giới Thư viện Viện Gia đình Giới phịng trực thuộc Viện Gia đình Giới thành