CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
KHÁI NIỆM, YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán là công cụ quản lý kinh tế quan trọng, giúp phản ánh và giám sát toàn diện các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.
Kế toán có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và kiểm soát các khoản thu chi tài chính, đảm bảo việc nộp và thanh toán nợ đúng hạn Ngoài ra, kế toán còn thực hiện kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản, đồng thời phát triển các biện pháp ngăn ngừa vi phạm luật kế toán Thông qua việc phân tích thông tin và số liệu kế toán, kế toán hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình điều hành đơn vị và cung cấp thông tin theo quy định pháp luật.
Tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp là yếu tố quan trọng giúp thu nhận và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tài sản, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh Điều này không chỉ giảm bớt khối lượng công việc kế toán trùng lắp và tiết kiệm chi phí, mà còn nâng cao hiệu quả trong việc kiểm kê, kiểm soát tài sản và nguồn vốn Qua đó, doanh nghiệp có thể đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, đồng thời xác định lợi ích của nhà nước và các chủ thể trong nền kinh tế thị trường.
Theo giáo trình “Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp”, Trường ĐH kinh tế
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là quá trình xác định các nhiệm vụ và nội dung mà kế toán cần thực hiện, cũng như hỗ trợ các phòng ban khác Mục tiêu là xây dựng một hệ thống kế toán đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp.
Theo giáo trình kế toán tài chính của Học viện Tài chính, tài chính kế toán tổng hợp (TCCTKT) là quá trình tổ chức và áp dụng các phương pháp kế toán nhằm kết nối các yếu tố cấu thành và công việc kế toán, từ đó thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp.
TCCTKT trong doanh nghiệp (DN) là quá trình thu thập, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của DN Để thực hiện hiệu quả, TCCTKT cần chú trọng đến hai khía cạnh chính: đầu tiên là áp dụng các phương pháp và nguyên tắc kế toán, sau đó là tổ chức bộ máy kế toán nhằm kết nối và hỗ trợ các nhân viên kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Các quan điểm về TCCTKT, dù khác nhau về cách tiếp cận và diễn đạt, đều hướng tới mục tiêu chung là tổ chức công việc kế toán một cách khoa học Mục đích là để thực hiện hiệu quả chức năng thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính một cách kịp thời, đầy đủ và trung thực Điều này phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, cả ở cấp độ vĩ mô của nhà nước và cấp độ vi mô của các doanh nghiệp.
Tác giả đồng tình với quan điểm của Học viện Tài chính rằng "Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) là quá trình áp dụng các phương pháp kế toán để kết nối các yếu tố cấu thành và các hoạt động kế toán, nhằm thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp."
1.1.2 Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán Để TCCTKT trong DN hợp lý, khoa học và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý tốt nhất cần thực hiện các yêu cầu sau đây:
TCCTKT trong các doanh nghiệp cần tuân thủ Luật kế toán cùng các văn bản hướng dẫn thi hành, chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Đồng thời, các doanh nghiệp cũng phải tuân thủ các quy định pháp lý liên quan như chính sách tài chính và thuế.
Cơ sở pháp lý cho kế toán và quản lý tài chính trong doanh nghiệp được xác định bởi Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và các chính sách, chế độ kế toán nhà nước Tất cả các đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật kế toán đều phải tuân thủ đầy đủ các quy định của văn bản pháp lý này, đây là cơ sở pháp lý cao nhất về kế toán.
TCCTKT trong các doanh nghiệp cần được điều chỉnh phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, cách thức quản lý và trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán Mỗi doanh nghiệp có những nét riêng về tổ chức quản lý, trình độ quản lý và quy mô hoạt động, cùng với những yêu cầu quản lý cụ thể khác nhau Vì vậy, để đạt hiệu quả cao, TCCTKT cần phải dựa trên đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và cấu trúc quản lý của từng doanh nghiệp.
TCCTKT trong doanh nghiệp cần đảm bảo hiệu quả bằng cách cung cấp kịp thời, trung thực và đầy đủ thông tin về hoạt động kinh doanh để phục vụ quản lý chung Các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ, cùng nhau thực hiện nhiệm vụ quản lý Mỗi bộ phận chức năng cần cung cấp thông tin phù hợp với nhiệm vụ của mình, hỗ trợ cho công tác điều hành và quản lý toàn doanh nghiệp Do đó, TCCTKT cần chú ý đến việc giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận để đảm bảo tính đồng bộ trong thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho quản lý chung.
Để đảm bảo tính tiết kiệm, nâng cao hiệu quả và khả thi trong doanh nghiệp, việc áp dụng TCCTKT là cần thiết Đây là phương án tổ chức công việc và nhân sự khoa học, hợp lý, giúp tối ưu hóa công tác kế toán và mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp.
1.1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán Để làm sáng tỏ nội dung TCCTKT trong DN, có 2 cách tiếp cập Cách thứ nhất tiếp cận theo thành phần cấu thành nên TCCTKT Cách thứ hai tiếp cận theo luồng thông tin kế toán của từng phần hành, điểm đầu - điểm cuối, các bộ phận là con nguời tham gia, các hệ thống công nghệ hỗ trợ và diễn giải mục đích, tác dụng của các thành phần tham gia luồng thông tin kế toán Trong nghiên cứu này, tác giả chọn cách tiếp cận theo các thành phần cấu thành nên TCCTKT do điều kiện nghiên cứu hệ thống thông tin theo cách hai bị giới hạn.
Nội dung TCCTKT trong DN bao gồm 7 nội dung nhu sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán.
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Tổ chức vận dụng hình thức kế toán
- Tổ chức lập báo cáo kế toán
- Tổ chức kiểm tra kế toán
- Tổ chức phân tích BCTC. a Tổ chức bộ máy kế toán.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 18
Theo Luật Tổ chức tín dụng 2010, ngân hàng được định nghĩa là tổ chức tín dụng thực hiện tất cả các hoạt động ngân hàng theo quy định Các loại hình ngân hàng bao gồm ngân hàng thương mại (NHTM), ngân hàng chính sách và ngân hàng hợp tác xã, phản ánh tính chất và mục tiêu hoạt động đa dạng của ngành ngân hàng.
Theo Luật Tổ chức tín dụng năm 2010, hoạt động ngân hàng bao gồm việc kinh doanh và cung ứng thường xuyên các nghiệp vụ như nhận tiền gửi, cấp tín dụng và cung cấp dịch vụ thanh toán qua tài khoản.
NHTM, với vai trò là trung gian tài chính, không chỉ kinh doanh tiền tệ mà còn cung cấp đa dạng dịch vụ tài chính Sự phát triển của hệ thống NHTM toàn cầu bị ảnh hưởng bởi các quy định pháp luật của từng quốc gia, có thể mở rộng hoặc hạn chế hoạt động của NHTM trong các lĩnh vực nhất định Do đó, tổ chức và hoạt động của NHTM có những đặc điểm riêng biệt.
- về cấu trúc tài chính và tài sản: NHTM là DN có quy mô lớn và cấu trúc tài sản đặc biệt
Ngân hàng thương mại (NHTM) là doanh nghiệp có quy mô lớn cả về vốn chủ sở hữu và tổng tài sản, với vốn chủ sở hữu lên tới hàng nghìn tỷ đồng tại Việt Nam Mạng lưới chi nhánh của các NHTM thường rất rộng và phân tán về địa lý Mặc dù quy mô vốn chủ sở hữu lớn, nguồn vốn chủ yếu của NHTM lại đến từ nợ huy động bên ngoài Phần lớn tài sản của NHTM là tài sản tài chính, thường chỉ là giấy tờ hoặc dữ liệu điện tử lưu trữ trong thiết bị Đồng thời, NHTM cũng có xu hướng phát triển liên tục các sản phẩm và công cụ tài chính mới.
- Hoạt động của NHTM luôn chứa đựng nhiều rủi ro và chịu sự kiểm soát, giám sát chặt chẽ của hệ thống luật pháp
Trong lĩnh vực tài chính, doanh nghiệp có hệ số nợ cao sẽ đối mặt với rủi ro hoạt động lớn hơn Nguồn vốn nợ chủ yếu của ngân hàng thương mại (NHTM) là tiền gửi, có thể bị rút ra trước hạn, gây khó khăn trong việc quản lý Sản phẩm và dịch vụ của NHTM không được bảo hộ độc quyền, đồng thời hoạt động của họ thường phức tạp và trực tiếp Hơn nữa, NHTM tham gia vào nhiều cam kết mà chưa chuyển giao vốn thực sự, dẫn đến hoạt động ngoại bảng phong phú và đa dạng, tạo ra sự khác biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác Do đó, hoạt động của NHTM tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn so với các ngành nghề khác, với các loại rủi ro như rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro vốn khả dụng và rủi ro đạo đức, có mức độ cao, tích lũy nhanh và dễ lây lan.
Là DN có quy mô lớn, mạng lưới rộng khắp, hoạt động chịu nhiều rủi ro, ảnh
Ngân hàng thương mại (NHTM) đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh tế xã hội và phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật Các quy định này bao gồm điều kiện kinh doanh, tiêu chuẩn đối với người lãnh đạo ngân hàng, yêu cầu về dự trữ bắt buộc, bảo hiểm tiền gửi, đảm bảo an toàn trong hoạt động, phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro, cũng như việc sử dụng vốn tự có để đầu tư vào tài sản cố định.
- Tính liên kết và ổn định của hệ thống NHTM
Hệ thống ngân hàng thương mại (NHTM) có tính phụ thuộc lẫn nhau cao, khiến rủi ro trong hoạt động của nó lan tỏa nhanh chóng Chỉ cần một NHTM, dù nhỏ, gặp khó khăn về thanh khoản, có thể dẫn đến nguy cơ sụp đổ toàn bộ hệ thống Hệ thống NHTM rất nhạy cảm với biến động kinh tế, kỹ thuật, chính trị và xã hội, và những biến động này tác động tức thì đến thị trường tài chính, đặc biệt là thị trường chứng khoán Do đó, việc hiểu rõ cơ chế hoạt động và sự tương tác giữa các thành phần trong hệ thống tài chính là yếu tố then chốt trong công tác quản lý vĩ mô nền kinh tế.
1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại ngân hàng thương mại
Ngân hàng thương mại (NHTM) có những đặc điểm riêng trong hoạt động kế toán, xuất phát từ tính chất đặc thù của ngành này Đối tượng kế toán của NHTM bao gồm các giao dịch tài chính phức tạp, liên quan đến tiền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng Điều này tạo ra sự khác biệt so với các doanh nghiệp thông thường, đòi hỏi hệ thống kế toán phải linh hoạt và chính xác để phản ánh đúng tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của ngân hàng.
Nguồn vốn và tài sản trong ngân hàng thương mại (NHTM) phản ánh quá trình sử dụng và quản lý vốn, cùng với các nghiệp vụ liên quan đến tài sản có và tài sản nợ Đối tượng kế toán NHTM chịu sự tác động từ sự chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng giữa các chủ thể trong nền kinh tế, dẫn đến sự phong phú và đa dạng trong các yếu tố kế toán Việc phân loại các đối tượng kế toán trở nên khó khăn, đòi hỏi sử dụng nhiều tiêu chí và cấu trúc phân tổ phức tạp Tổ chức bộ máy kế toán trong ngân hàng thương mại cần được thiết lập một cách hợp lý để đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính hiệu quả.
Với đặc điểm phạm vi hoạt động rộng và số lượng mảng nghiệp vụ đa dạng, bộ máy kế toán của ngân hàng thương mại hiện nay đang có xu hướng tổ chức theo mô hình tập trung hoặc kết hợp giữa tập trung và phân tán.
• Mô hình kế toán tập trung:
- Tập trung hóa tài khoản;
- Xử lý thông tin tập trung tại hội sở chính.
• Mô hình kế toán tập trung kết hợp phân tán:
- Nền tảng công nghệ tập trung;
- Xử lý thông tin tại ngay đơn vị;
- Chia tách kết quả lao động của từng đơn vị.
Trong ngân hàng thương mại, các mảng nghiệp vụ có sự liên kết chặt chẽ và nhiều bộ phận tham gia, vì vậy việc phân chia nhân sự làm kế toán theo hướng chuyên môn hóa là cần thiết Điều này không chỉ yêu cầu nhân viên có kiến thức sâu về từng nghiệp vụ riêng biệt mà còn cần hiểu biết tổng quát về toàn bộ hoạt động của ngân hàng để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận Yêu cầu về thông tin và báo cáo kế toán trong ngân hàng thương mại cũng vì thế mà trở nên quan trọng, nhằm cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời cho các quyết định quản lý.
Do yêu cầu quản lý hoạt động NHTM rất khắt khe, dẫn đến những thông tin kế toán của NHTM có đặc điểm sau:
Ngân hàng thương mại (NHTM) có tính tổng hợp cao với số lượng nghiệp vụ lớn và mạng lưới rộng khắp, giúp thông tin kết xuất ra có tính bao quát cao Thông tin này không chỉ phản ánh toàn bộ hoạt động của NHTM mà còn thể hiện phần lớn hoạt động kinh tế và tài chính của nền kinh tế thông qua các quan hệ tiền tệ, tín dụng và thanh toán giữa NHTM với tổ chức kinh tế và cá nhân Các chỉ tiêu trong thông tin kế toán ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, điều hành hoạt động ngân hàng và quản lý nền kinh tế.
Ngân hàng thương mại (NHTM) yêu cầu tính kịp thời và chính xác cao độ trong kế toán, do liên quan chặt chẽ đến các doanh nghiệp và cá nhân trong nền kinh tế Với việc tập trung khối lượng vốn lớn của xã hội, NHTM cần xử lý tức thời các giao dịch phát sinh và truyền đạt thông tin đến các cấp quản lý một cách nhanh chóng và tin cậy.
Tl cậy, báo cáo lập trong thời gian ngắn (theo ngày, theo tuần).
Thống nhất cao độ trong kế toán đòi hỏi phải có phạm vi hoạt động rộng và các thông tin kế toán liên kết chặt chẽ với nhau Do đó, việc tuân theo tiêu chuẩn chung thống nhất cho mỗi hệ thống là rất cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý thông tin.
CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.3.1 Các nhân tố từ bản thân ngân hàng
Quy mô của ngân hàng thương mại (NHTM) ảnh hưởng lớn đến khả năng kiểm soát thông tin kế toán Khi quy mô càng lớn, việc kiểm soát thông tin trở nên khó khăn do mạng lưới rộng, số lượng nhân viên và chứng từ lớn Chất lượng kiểm tra kế toán phụ thuộc vào sự chỉ đạo của người có thẩm quyền, và nếu NHTM áp dụng hình thức kế toán phân tán, các chi nhánh có thể tự kiểm soát thông tin, dẫn đến sự không đồng nhất trong việc đánh giá Điều này khiến hội sở chính không luôn nắm bắt được thông tin kế toán đầy đủ và đồng nhất Khi cần tập hợp thông tin, quá trình phê duyệt qua nhiều cấp độ có thể gây ra độ trễ Ngân hàng lớn thường chọn mô hình kế toán tập trung với hội sở chính làm trung tâm, giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát thông tin và đảm bảo các tiêu chuẩn đánh giá đồng nhất trong toàn hệ thống.
Quy mô của ngân hàng thương mại (NHTM) ảnh hưởng đáng kể đến quy trình kiểm tra kế toán và phân tích báo cáo tài chính (BCTC) Các NHTM lớn thường phải đầu tư nhiều thời gian và chi phí hơn cho công tác kiểm tra so với các NHTM nhỏ Do lượng dữ liệu khổng lồ, việc sắp xếp và thiết kế hệ thống phân tích BCTC trở nên phức tạp, đòi hỏi sự khoa học, bài bản và tốc độ ổn định, nhằm tránh tình trạng chồng chéo trong quá trình xử lý thông tin.
Mô hình quản lý trong doanh nghiệp phụ thuộc vào quan điểm của Ban lãnh đạo, xác định phân cấp, quyền hạn và nhiệm vụ của từng cán bộ Nó ảnh hưởng đến việc phân công công việc cho nhân viên kế toán, quyết định ai là người tiếp nhận, ghi chép và hạch toán ban đầu, cũng như ai sẽ phê duyệt và kiểm tra thông tin Mô hình quản lý càng có nhiều bộ phận và chuyên môn hóa cao, thì yêu cầu về thông tin kế toán càng cần chi tiết, nhằm đảm bảo thông tin được truyền tải đúng yêu cầu và đầy đủ đến các bộ phận liên quan.
Trình độ kiến thức và kỹ năng của nhân viên kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tác động đến hệ thống thông tin kế toán Nếu đội ngũ kế toán thiếu chuyên nghiệp và không hiểu biết về hoạt động của ngân hàng thương mại, sẽ dẫn đến việc thu thập thông tin không đầy đủ và thiếu chính xác Điều này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán mà còn làm tăng chi phí cho công tác kiểm tra và phân tích báo cáo tài chính, đồng thời yêu cầu nhiều nhân viên hơn để hoàn thành công việc trong phòng kế toán.
Nhu cầu thông tin kế toán trong ngân hàng thương mại (NHTM) cần đáp ứng yêu cầu của các nhà quản trị, bao gồm thông tin kế toán tài chính và quản trị Thông tin kế toán tài chính phải tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán, trong khi thông tin quản trị được cung cấp theo nhu cầu sử dụng nội bộ Trong bối cảnh phát triển kinh tế hiện nay, yêu cầu về trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý và kế toán trong NHTM ngày càng cao, cùng với khả năng vận dụng hệ thống pháp lý về kế toán hiệu quả hơn, dẫn đến nhu cầu về chất lượng thông tin kế toán cũng tăng lên.
Khả năng ứng dụng khoa học công nghệ trong lĩnh vực kế toán rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán Trình độ khoa học kỹ thuật cùng với cách tổ chức hiệu quả sẽ quyết định chất lượng và độ chính xác của thông tin kế toán.
24 ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp các ngân hàng thương mại (NHTM) tối ưu hóa quy trình và thủ tục, đơn giản hóa và tự động hóa công việc Nhờ vào việc truyền thông tin qua phần mềm, bộ máy kế toán trở nên gọn nhẹ hơn, công việc kiểm tra kế toán được thực hiện nhanh chóng và chính xác Việc lập và phân tích báo cáo tài chính (BCTC) cũng trở nên nhanh gọn và sâu sắc hơn nhờ sự hỗ trợ của phần mềm.
Việt Nam đang tích cực hội nhập vào nền kinh tế khu vực và toàn cầu Sự phát triển nhanh chóng của khoa học, công nghệ và thông tin yêu cầu cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác Điều này là cần thiết để hỗ trợ quản lý và ra quyết định hiệu quả Do đó, chất lượng thông tin kế toán trở thành yếu tố quan trọng đối với các ngân hàng thương mại.
1.3.2 Các nhân tố từ bên ngoài
Môi trường pháp lý đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán của nhân viên ngân hàng thương mại (NHTM), đảm bảo rằng các hoạt động này tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành Tất cả các NHTM, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động, đều phải tuân theo quy trình kế toán cơ bản giống nhau và hệ thống pháp luật như Luật Kế toán, Luật tổ chức tín dụng, và các quy định liên quan Các quy định này bao gồm quyền hạn của nhân viên kế toán, thiết kế chứng từ hợp pháp, và hệ thống tài khoản kế toán phản ánh chính xác bản chất nghiệp vụ Báo cáo tài chính cũng phải được lập theo mẫu quy định và nộp đúng hạn Khi có sự thay đổi trong quy định của Nhà nước, các thành phần của hệ thống kế toán trong NHTM cũng sẽ phải điều chỉnh theo.
Môi trường kinh doanh của ngân hàng thương mại (NHTM) bao gồm các yếu tố quan trọng như dân số, văn hóa, môi trường tự nhiên, kinh tế, khoa học công nghệ, khách hàng, nhà cung ứng, đối thủ cạnh tranh và các nhà đầu tư Những yếu tố này có tác động mạnh mẽ đến tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của NHTM.
Cạnh tranh giữa các ngân hàng thương mại (NHTM) yêu cầu thông tin kịp thời và phân tích sâu sắc, do đó, NHTM cần đầu tư vào hệ thống công nghệ hỗ trợ Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đã làm thay đổi cách thức thực hiện công việc kế toán thông qua việc áp dụng chứng từ điện tử và phần mềm xử lý dữ liệu Kế toán viên giờ đây không còn phải mất nhiều công sức cho việc phân loại chứng từ hay ghi sổ kế toán, mà cần tập trung vào việc trình bày báo cáo tài chính (BCTC) theo chuẩn mực Công nghệ hỗ trợ mạnh mẽ giúp ngành kế toán sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực, đồng thời tiếp cận gần hơn với hệ thống kế toán quốc tế.
TCCTKT chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ giá cả thị trường, lãi suất, thuế và sự ổn định của nền kinh tế, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và khả năng tìm kiếm lợi nhuận của ngân hàng thương mại Sự biến động của lãi suất tác động đến chi phí tài chính và tính hấp dẫn của các hình thức tài trợ, trong khi thay đổi về thuế có thể ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh và quyết định đầu tư Do đó, các chuyên gia cần xem xét và cập nhật hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và cơ chế kinh tế để đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và hữu ích cho người sử dụng, đồng thời điều chỉnh TCCTKT cho phù hợp với thực tiễn.
Các nhân tố pháp lý, môi trường kinh doanh, tổ chức bộ máy nhân sự kế toán và nhu cầu thông tin kế toán đều có tác động lớn đến TCCTKT tại các NHTM ở Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế khu vực và thế giới Việc xác định những nhân tố này là cần thiết để cải thiện quản lý kinh tế và cung cấp thông tin kế toán hiệu quả trong quá trình hội nhập quốc tế.
Nghiên cứu Tổ chức Công tác Kế toán Tài chính trong Ngân hàng Thương mại là cần thiết để làm rõ lý luận về vấn đề này Chương 1 tập trung vào mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và tin cậy cho công tác quản lý Nghiên cứu này đạt được nhiều kết quả quan trọng.
Hệ thống hóa và phân tích các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán trong các ngân hàng thương mại (NHTM) bao gồm: tổ chức bộ máy kế toán, thu nhận thông tin qua hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu; hệ thống hóa thông tin qua tài khoản kế toán và sổ sách; cung cấp thông tin qua báo cáo kế toán; kiểm tra kế toán; ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán; và lập dự toán các chỉ tiêu quản trị.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TNHH MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI DƯƠNG
KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI DƯƠNG
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Ngân hàng thương mại trách nhiệm hữu hạn một thành viên Đại Dương (Oceanbank) có nguồn gốc từ Ngân hàng TMCP Nông thôn Hải Hưng, được thành lập vào năm 1993 theo Quyết định số 257QĐ/nh5 và giấy phép số 0048/QĐ-NH của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Năm 2007, Oceanbank chuyển đổi sang mô hình ngân hàng thương mại cổ phần đô thị theo Quyết định số 104/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN Việt Nam.
Oceanbank chuyên cung cấp dịch vụ ngân hàng, bao gồm nhận tiền gửi từ cá nhân và tổ chức, cấp tín dụng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn dựa trên khả năng và tính chất nguồn vốn Ngân hàng cũng thực hiện các dịch vụ thanh toán, giao dịch ngoại tệ và các dịch vụ giá trị gia tăng khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Oceanbank, bắt đầu từ một ngân hàng nông thôn với vốn điều lệ 300 triệu đồng vào năm 1993, đã chuyển đổi thành Ngân hàng TMCP đô thị vào năm 2007 với vốn điều lệ 1000 tỷ đồng Đến cuối năm 2008, tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam trở thành cổ đông chiến lược, và vốn điều lệ của Oceanbank đã tăng lên 2000 tỷ đồng vào năm 2009, đạt 4000 tỷ đồng vào năm 2012 Vào cuối năm 2013, Oceanbank được chấp thuận tăng vốn điều lệ lên 5350 tỷ đồng Năm 2015, NHNN đã công bố quyết định chuyển đổi mô hình hoạt động của Oceanbank thành NHTM TNHH Một thành viên, và năm 2016, ngân hàng đã xây dựng đề án tái cơ cấu, kiện toàn bộ máy và nâng cấp các phòng giao dịch.
Năm 2018, Oceanbank đã bước vào giai đoạn quan trọng trong quá trình tái cơ cấu cùng với đối tác nước ngoài Sau 26 năm phát triển, ngân hàng đã mở rộng mạng lưới với 21 chi nhánh và hơn 100 điểm giao dịch trên toàn quốc, cùng với đội ngũ hơn 2000 cán bộ công nhân viên Hiện tại, Oceanbank hiện diện tại nhiều địa bàn trọng điểm như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Hải Dương, Nghệ An, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Vũng Tàu và Cà Mau.
Tầm nhìn và sứ mệnh
Oceanbank hướng tới việc trở thành ngân hàng thương mại được khách hàng tin tưởng và lựa chọn nhờ vào dịch vụ chất lượng, sản phẩm đa dạng và quy trình phục vụ thuận tiện Ngân hàng cũng muốn nổi bật bằng cách cung cấp các giải pháp tài chính đơn giản, sáng tạo, phù hợp với nhiều nhóm khách hàng Hơn nữa, Oceanbank mong muốn trở thành nơi làm việc lý tưởng cho người lao động, nơi họ được tạo điều kiện học tập, phát triển và thăng tiến, cùng với đãi ngộ xứng đáng để phát huy tối đa khả năng của mình.
Phần mềm lõi nghiệp vụ Core-banking Flexcuble, hợp tác với Tập đoàn Oracle, đã giúp Oceanbank cung cấp dịch vụ ngân hàng toàn diện, mở rộng quy mô và xử lý khối lượng công việc lớn Kể từ khi đi vào hoạt động vào năm 2010, Oceanbank đã nhanh chóng trở thành ngân hàng thương mại có công nghệ tiên tiến nhất, đồng thời nâng cấp hệ thống cáp quang tốc độ cao kết nối toàn bộ hệ thống.
Oceanbank đang mở rộng và phát triển mạnh mẽ các dịch vụ qua nhiều kênh bán hàng, bao gồm chuyển tiền trong nước và quốc tế, hợp tác với các tổ chức để chi trả kiều hối, thanh toán không dùng tiền mặt, cùng các kênh ATM, POS, internet banking và mobile banking Những tiện ích vượt trội này nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
5 Dự phòng rủi ro cho vay khách hàng (12,526,348,137,44
9) hoạt động, uy tín trên thị trường phần nào bị giảm sút do tác động từ những hậu quả trước đó Tuy nhiên, Oceanbank vẫn đạt những kết quả khả quan, các chỉ tiêu tài chính ngày càng được đánh giá tốt
Từ năm 2015 đến 2018, Oceanbank đã giảm gần 20% chi phí dự phòng rủi ro cho vay khách hàng, cho thấy nỗ lực đáng kể của ngân hàng trong việc cải thiện tình hình tài chính Đến cuối năm 2018, Oceanbank vẫn duy trì quyền chuyển lỗ để tính thuế TNDN, với chi phí thuế bằng 0 trong giai đoạn này Mặc dù tổng huy động khách hàng tăng hơn 10% trong 4 năm, tổng dư nợ cho vay gần như không thay đổi với tỷ lệ 1:1,5, cho thấy uy tín của ngân hàng đã được cải thiện nhưng hoạt động tín dụng vẫn bị kiểm soát chặt chẽ Sự tăng trưởng tín dụng thấp có thể phản ánh quan điểm phòng chống rủi ro của Oceanbank và điều kiện cho vay nghiêm ngặt, trong bối cảnh nền kinh tế có những tín hiệu tích cực.
Trong giai đoạn 2017 - 2018, Oceanbank có khả năng đạt được mức tăng trưởng mạnh mẽ hơn Tuy nhiên, theo khảo sát từ cán bộ ngân hàng, Oceanbank đã quyết định tập trung vào việc nâng cao ý thức phòng chống rủi ro của toàn bộ nhân viên, nhằm hướng tới một sự tăng trưởng bền vững, dù chậm nhưng chắc chắn và an toàn.
Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu trên BCTC của Oceanbank
(Nguồn: BCTC Oceanbank các năm 2015, 2016, 2017, 2018 - Khôi TCKT)
Oceanbank tập trung vào việc huy động vốn thông qua danh mục sản phẩm với phương châm “tốt nhất là đơn giản nhất” Mọi ý tưởng về sản phẩm và dịch vụ đều được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng.
Bé là triệu phú, Bé là tỉ phú - giúp cha mẹ hoạch định tương lai cho con ngay từ hôm nay Sản phẩm tiết kiệm gửi góp mua nhà, lần đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam, mang đến giải pháp "mua nhà tiền tỉ chỉ từ 1 triệu đồng gửi góp hàng tháng" Hoạt động huy động vốn của Oceanbank tăng trung bình khoảng 10% mỗi năm, tạo điều kiện cho nhiều gia đình thực hiện ước mơ an cư.
Oceanbank đã ra mắt các sản phẩm tín dụng bán lẻ mới, bao gồm Cho vay thấu chi siêu tốc Lady money dành cho viên chức với quy trình phê duyệt nhanh chóng và kiểm tra hồ sơ trực tuyến chỉ trong bốn giờ Ngân hàng cũng cung cấp gói hỗ trợ lãi suất siêu thấp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cùng chương trình lãi suất chỉ 5,91% cho khách hàng vay mua nhà, xe, và tiêu dùng Đặc biệt, Oceanbank chú trọng quản lý rủi ro theo xu thế 4.0, liên tục rà soát và đánh giá các khoản tín dụng, đồng thời đầu tư công nghệ để bảo mật hệ thống.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức Ngân hàng thương mại TNHH một thành viên Đại Dương
Cơ cấu tổ chức của Oceanbank có thể được phân theo phân cấp đơn vị quản lý hoặc theo phân công nhiệm vụ cụ thể như sau
Cơ cấu tổ chức của Oceanbank được phân cấp rõ ràng với Hội đồng thành viên đứng đầu Tiếp theo là trụ sở chính, giữ vai trò chỉ đạo các đơn vị cấp dưới, bao gồm các chi nhánh (CN) và phòng giao dịch (PGD) cấp 1 có quyền hạn tương đương Các PGD cấp 2 là đơn vị trực thuộc CN, thực hiện hạch toán và báo cáo sổ sách về CN.
Oceanbank hiện có 21 chi nhánh và 48 phòng giao dịch cấp 1, bao gồm các phòng như kế toán, giao dịch khách hàng (GDKH), và quan hệ khách hàng (QHKH) Ngoài ra, ngân hàng còn có các phòng kho quỹ, hành chính tổng hợp, các quỹ tiết kiệm và các phòng giao dịch cấp 2.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Oceanbank theo phân cấp đơn vị quản lý
Ghi chú: -► : Thể hiện sự quản lý; : Thể hiện trách nhiệm báo cáo a Các đơn vị tham gia trong mô hình 03 vòng bảo vệ Đơn vị
Vòng bảo vệ thứ nhất Vòng bảo vệ thứ hai
Khi thực hiện các chức năng khác ngoài chức năng QLRR của Phòng
Khi thực hiện chức năng QLRR pháp lý và giám sát tuân thủ
Khi thực hiện chức năng QLRR thanh khoản, QLRR lãi suất trên sổ ngân hàng và giám sát tuân thủ
- Vòng bảo vệ thứ 3 bao gồm: Kiểm toán nội bộ
- Vòng bảo vệ thứ 2 bao gồm:
• Toàn bộ các phòng thuộc khối QLRR (phòng QLRRTD, Phòng QLRRTT, Phòng QLRRVH, Phòng TT&PHRR)
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI DƯƠNG
Trước năm 2012, Oceanbank áp dụng mô hình tổ chức phân tán, phù hợp với quy mô hoạt động nhỏ và mức độ tập trung quyền lực cao Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả quản lý và chuyên nghiệp trong công tác kế toán, ngân hàng đã triển khai chiến lược xây dựng mô hình kế toán tập trung từ 2011-2017 Mô hình phân tán gây khó khăn trong việc kiểm soát và gia tăng quy mô, đồng thời tạo gánh nặng công việc cho bộ phận kế toán, không đảm bảo tính phân công rõ ràng Với yêu cầu mở rộng mạng lưới giao dịch và đa dạng hóa sản phẩm, việc chuyển đổi sang mô hình kế toán tập trung là cần thiết để đáp ứng nhu cầu phát triển.
Khối lượng công việc kế toán tại Oceanbank đã tăng lên đáng kể với 34 vụ khách hàng, đòi hỏi phải tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giản lược các công việc thừa Mô hình kế toán phân tán hiện tại không đáp ứng được yêu cầu này, buộc Oceanbank phải chuẩn hóa hoạt động tài chính kế toán theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả và an toàn Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân như khủng hoảng kinh tế toàn cầu và khó khăn chung của nền kinh tế Việt Nam, đặc biệt trong giai đoạn 2014-2016 khi NHNN đưa Oceanbank vào diện kiểm soát đặc biệt, lộ trình chuyển đổi tài chính kế toán theo hướng tập trung hóa đã bị chậm so với kế hoạch Từ năm 2011 đến nay, Oceanbank đã thực hiện chuyên môn hóa sâu các chức năng kế toán, bao gồm kế toán chi nhánh và kế toán hội sở chính Đến năm 2018, Oceanbank vẫn duy trì mô hình kế toán kết hợp giữa tập trung và phân tán, trong quá trình chuyển đổi hướng tới tập trung hóa hoàn toàn.
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Oceanbank đang sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán, nghiêng về hướng tập trung nhiều hơn.
Theo mô hình này, tại trụ sở chính có bộ phận kế toán trung tâm, trong khi một số đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ công việc kế toán và định kỳ gửi báo cáo về bộ phận trung tâm Một số đơn vị chỉ bố trí nhân viên kế toán để hạch toán, thu nhận và kiểm tra chứng từ, sau đó truyền dữ liệu về máy chủ Mặc dù hình thức tổ chức có sự phân tán và tập trung, việc xử lý dữ liệu vẫn được thực hiện tập trung tại trung tâm cơ sở dữ liệu toàn hệ thống.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Oceanbank bao gồm các bộ phận như Khối Tài chính kế toán (K.TCKT), khối quản lý tín dụng, khối dịch vụ khách hàng, trung tâm thanh toán, trung tâm kho quỹ và bộ phận kế toán tại các Chi nhánh/Phòng giao dịch cấp 1 K.TCKT là bộ phận có số lượng lao động kế toán đông đảo nhất, với hơn 50 nhân viên, thực hiện đầy đủ các công việc kế toán tài chính như tiền lương, tài sản, thuế, dự phòng và quyết toán Ngoài ra, K.TCKT còn đảm nhiệm kế toán nội bộ, xử lý thuế, lập và phân tích báo cáo kế toán, cùng việc ban hành chế độ chính sách chung về kế toán cho toàn hệ thống Các khối nghiệp vụ khác cũng có bộ phận kế toán riêng, như kế toán trung tâm thanh toán, kế toán cho vay của khối tín dụng và kế toán ngân quỹ tại trung tâm kho quỹ Một số hoạt động cần xử lý nhanh và nhạy cảm về thời gian, như cho vay thấu chi, vay cầm cố tài sản, giao dịch tiền mặt và chuyển tiền tại quầy giao dịch, được thực hiện tại các chi nhánh nhằm phục vụ khách hàng một cách tối ưu Kế toán tại các chi nhánh được phân chia theo từng mảng: kế toán nội bộ, kế toán giao dịch, kế toán cho vay và kế toán ngân quỹ.
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại Oceanbank
Hội sở chính và các chi nhánh đều thực hiện đầy đủ các phần hành kế toán, nhưng khác nhau về phạm vi và tính chất công việc Kế toán tại Hội sở chính tổng hợp dữ liệu toàn hàng, lập và phân tích báo cáo, đồng thời hướng dẫn các chi nhánh thực hiện công tác kế toán Trong khi đó, kế toán tại các chi nhánh tập trung vào việc làm việc chi tiết với từng khách hàng và lập báo cáo theo yêu cầu của Ban giám đốc chi nhánh.
Oceanbank tổ chức bộ phận kế toán theo từng lĩnh vực hoạt động, bao gồm kế toán cho vay, ngân quỹ, giao dịch và nội bộ Mỗi bộ phận đều có bảng mô tả công việc chi tiết, xác định yêu cầu nhân sự dựa trên các tiêu chí như phạm vi hoạt động, chức năng nhiệm vụ, công việc thường xuyên và định kỳ, trách nhiệm lập báo cáo, tiêu chuẩn đánh giá, cũng như kỹ năng và trình độ của nhân viên.
Năm 2011, mô hình kế toán cho vay có tính phân tán cao Tại các PGD cấp 1,
Tại Oceanbank, các chi nhánh đều có kế toán cho vay để thực hiện các nhiệm vụ như giải ngân, thu nợ, và quản lý tài sản đảm bảo Giai đoạn 2012-2018, Oceanbank đã lên kế hoạch tập trung hóa công tác kế toán cho vay qua hai giai đoạn: Giai đoạn 1 chuyển nhân sự và công việc kế toán từ các điểm giao dịch về các chi nhánh lớn; Giai đoạn 2 chuyển toàn bộ công tác kế toán cho vay về Hội sở chính Đến cuối năm 2018, khoảng 65% nhân sự kế toán tín dụng tại các chi nhánh đã chuyển về Hội sở chính Oceanbank cũng áp dụng cơ chế điều chuyển nhân sự linh hoạt giữa các đơn vị để hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình chuyển đổi.
Biểu đồ 2.1 Tỷ trọng cho vay của Oceanbank năm 2018
(nguồn: Phòng Kế hoạch - K.TCKT - Oceanbank)
Bảng 2.4: Phân chia thời gian làm việc của kế toán tín dụng giữa CN và Hội sở chính
KHDN LỚN ĐẦU Tư KHÁC
KHDN LỚN ĐẦU Tư KHÁC
Kế toán cho vay đóng vai trò then chốt trong hoạt động của Oceanbank, với số lượng sản phẩm cho vay lớn tạo ra khối lượng nghiệp vụ kế toán đáng kể Việc chuyển đổi mô hình yêu cầu thời gian dài hơn do tính phức tạp của các quy trình Hiện nay, cả trung tâm tại Hội sở chính và các chi nhánh đều có chức năng phê duyệt tín dụng, hạch toán giải ngân và thu nợ, với việc quản lý số liệu chủ yếu tập trung theo phân cấp hạn mức phê duyệt của Oceanbank Một số công việc như giao dịch trực tiếp với khách hàng và quản lý tài sản đảm bảo vẫn do các chi nhánh thực hiện Kế toán viên tại chi nhánh sẽ chuyển hồ sơ lên Hội sở chính qua phần mềm nội bộ để tổng hợp thông tin.
Kế toán giao dịch tại Oceanbank hiện đang gặp nhiều khó khăn do gần 90% nhân sự xử lý nghiệp vụ tập trung tại các chi nhánh, dẫn đến việc quầy giao dịch vẫn là kênh bán hàng chính Các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản và dịch vụ thẻ chủ yếu được thực hiện thủ công, từ tiếp nhận hồ sơ đến hạch toán, điều này có thể cản trở khả năng tự động hóa Nếu công nghệ hỗ trợ không hiệu quả, Oceanbank sẽ khó khăn trong việc theo kịp xu hướng giao dịch tự động và xử lý số lượng lớn Hơn nữa, các quy trình chuyển tiền và thanh toán còn gặp nhiều trở ngại trong việc quản lý chứng từ và kiểm soát thông tin.
Số CN/PGD có trên
6 nhân sự kế toán trở xuống
KTGD thanh toán 12 Miền Bắc 11 39
KTGD tín dụng 10 Miền Trung 4 16
KTGD nguồn vốn 6 Miên Nam 6 30
KTGD dịch vụ thẻ 8 Cả nuớc 21 85
Oceanbank đã đầu tư mạnh mẽ vào việc nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin để cải thiện quy trình phòng chống rủi ro, tuy nhiên, yêu cầu về phòng chống rủi ro vẫn còn sơ sài và các vòng bảo vệ trong quy trình còn lỏng lẻo Các chính sách kế toán giao dịch chưa chú trọng đủ đến việc phòng ngừa rủi ro, đặc biệt là trong việc tuân thủ đạo luật FATCA với các chủ tài khoản nước ngoài Hiện tại, chưa có quy định, quy trình hay hướng dẫn cụ thể cho việc này, cũng như danh sách nghi ngờ rửa tiền và tài trợ khủng bố chưa được xây dựng chi tiết Dù vậy, Oceanbank đã triển khai hệ thống phần mềm bảo mật cao như SmartVista, Corebanking FCC, và các chương trình tài chính khác, tạo ra một kho dữ liệu tập trung và liên kết chặt chẽ Điều này giúp bộ phận giao dịch tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy cao hơn trong các hoạt động giao dịch.
Khảo sát về bộ phận kế toán giao dịch tại các CN
Bảng 2.5: Phân chia số lượng nhân sự làm kế toán giao dịch trong hệ thống Oceanbank
(Nguồn: Khối Quản lý nhân sự tại trụ sở chính Oceanbank)
Hoạt động ngân quỹ của Oceanbank được tổ chức theo mô hình quỹ tập trung, với Trung tâm kho quỹ đặt tại Hội sở chính, chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ các hoạt động kho quỹ Mô hình này được xây dựng qua hai giai đoạn, bắt đầu bằng việc điều hòa tiền mặt và phân chia khu vực, trong đó Trung tâm kho quỹ là đầu mối chính.
Oceanbank đã hoàn thành kế hoạch triển khai mô hình quỹ tập trung trên toàn hệ thống qua hai giai đoạn, bao gồm việc tập trung nguồn nhân lực và thiết lập chế độ tài chính phù hợp cho hoạt động kho quỹ Hệ thống công nghệ thông tin và phần mềm nội bộ chuyên dụng với độ bảo mật cao đã hỗ trợ quản lý tài sản đảm bảo và ấn chỉ quan trọng Đồng thời, ngân hàng cũng áp dụng công nghệ GPS để định vị và phần mềm theo dõi quản lý quãng đường, nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và luân chuyển tiền mặt.
Mô hình quỹ tập trung ứng dụng công nghệ hiện đại tại Trung tâm kho quỹ - Hội sở chính giúp tăng cường quản lý và điều hành hiệu quả Việc tổng hợp số liệu tiền mặt và tài sản đảm bảo tại một đầu mối không chỉ giảm thiểu rủi ro trong quản lý tiền mặt mà còn giảm khối lượng công việc hành chính giấy tờ Dữ liệu được tổ chức từ chi tiết đến tổng hợp luôn sẵn sàng cung cấp thông tin kịp thời cho Ban lãnh đạo.
Sơ đồ 2.4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ngân quỹ
Bảng 2.6: Danh sách phân chia các quỹ đầu mối tại Oceanbank
Sơ đồ 2.5: Quy trình tiếp quỹ giữa CN/PGD đề nghị tiếp quỹ và CN/Đầu mối tiếp quỹ
(nguồn: hệ thống văn bản nội bộ Oceanbank)
2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Trong kế hoạch chuyển đổi sang mô hình tập trung hóa kế toán, Oceanbank đã đầu tư mạnh mẽ cả về tài chính lẫn nguồn lực cho hệ thống hỗ trợ lập và luân chuyển chứng từ giữa các đơn vị Ngân hàng sở hữu các loại chứng từ kế toán nội bộ, chứng từ kế toán tín dụng và chứng từ kế toán giao dịch, nhằm tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Oceanbank sử dụng cả chứng từ giấy và chứng từ điện tử, với tất cả thiết kế và hướng dẫn cho chứng từ do phòng chế độ kế toán - K.TCKT đảm nhận Bên cạnh đó, Khối quản lý rủi ro và Khối pháp chế cũng tham gia tư vấn, đưa ra ý kiến và ký kiểm soát trước khi triển khai các mẫu ấn chỉ trên toàn hệ thống, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho quy trình.
Các quy định về chứng từ kế toán tối thiểu của Oceanbank
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI OCEANBANK
2.3.1 Những kết quả đã đạt được
Sau 6 năm triển khai mô hình tập trung kế toán và ứng dụng công nghệ tin học vào kế toán, Oceanbank đạt những kết quả sau: a Công tác kiểm tra kế toán chặt chẽ
Khi NHNN đưa Oceanbank vào diện kiểm soát đặc biệt, Vietinbank đã hỗ trợ điều hành và mức chấp nhận rủi ro của Oceanbank giảm đáng kể Mục tiêu chính của Oceanbank lúc này là bảo tồn và duy trì hoạt động, vì vậy ngân hàng đã chú trọng vào công tác kiểm soát rủi ro kế toán thông qua việc kiểm soát hồ sơ và chứng từ hạch toán, đảm bảo tuân thủ quy định và quy trình nghiệp vụ Nhờ đó, số hồ sơ sai sót, không đúng quy định đã giảm, tạo ra môi trường lành mạnh cho hoạt động kế toán và cung cấp thông tin đáng tin cậy.
Để ngăn chặn rủi ro, quy trình kế toán tại Oceanbank có nhiều bước và chốt kiểm soát, mặc dù hệ thống chứng từ giấy hiện nay khá rườm rà nhưng đảm bảo tính đầy đủ và ổn định Theo số liệu nội bộ, năm 2018 tỷ lệ lỗi tuân thủ với tài sản đảm bảo giảm 30% so với 2017; chứng từ giải ngân giảm 10%; và vi phạm lỗi phê duyệt giảm 13.5% Kết quả từ các đợt kiểm tra cho thấy tỷ lệ sai phạm và các lỗi trọng yếu đều giảm đáng kể Đồng thời, chất lượng nhân sự làm kế toán cũng đã được cải thiện.
Oceanbank đang nâng cao yêu cầu về chất lượng nhân sự kế toán thông qua quy định chặt chẽ và chế độ đãi ngộ tốt, nhằm thu hút lao động giỏi từ các trường đại học uy tín Đội ngũ kế toán này kỳ vọng sẽ có kỷ luật và trình độ đồng đều, nhanh chóng tiếp cận kỹ thuật mới Việc ứng dụng khoa học công nghệ giúp hệ thống tài khoản kế toán linh hoạt hơn, cải thiện độ chính xác trong sử dụng chứng từ và ghi chép ban đầu, từ đó nâng cao chất lượng thông tin kế toán Điều này tạo nền tảng cho các nội dung tài chính kế toán tiếp theo được chính xác và sâu sắc, đồng thời hệ thống báo cáo được lập có hệ thống, với cán bộ kiểm tra kế toán chú trọng phòng chống rủi ro và phân tích kết quả.
BCTC cũng sâu sắc hơn. c Hệ thống văn bản kế toán được sắp xếp bài bản, khoa học
Kể từ khi Vietinbank hỗ trợ điều hành, hệ thống văn bản kế toán đã được cải tiến đáng kể, thay thế các quy định cũ rời rạc bằng một hệ thống mới rõ ràng và mạch lạc hơn Hệ thống này giúp người dùng dễ dàng hình dung các vấn đề, đồng thời nâng cao tính linh hoạt trong quá trình tác nghiệp Sự phối hợp chặt chẽ giữa hội sở chính và các đơn vị cấp dưới đã tạo ra trách nhiệm chung, làm cho TCCTKT trở nên hợp lý hơn và cải thiện sự phối hợp trong bộ máy kế toán.
Trình độ ứng dụng công nghệ tăng
Oceanbank đã đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống công nghệ, giúp giảm thiểu gánh nặng công việc thủ công và nâng cao năng suất lao động kế toán Mọi nghiệp vụ phát sinh tại các chi nhánh được truyền ngay về trung tâm, cập nhật số liệu kế toán chung của toàn hệ thống Mô hình quản lý dữ liệu tập trung cho phép hạch toán các giao dịch trong ngày tại máy chủ Hội sở chính, với dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như yêu cầu khách hàng, mạng điện tử và nội bộ Hệ thống tự động chặn các giao dịch sai sót, nghi ngờ gian lận, đảm bảo công tác kế toán chính xác mà không tốn thời gian sửa chữa Điều này giúp quy trình kiểm tra kế toán trở nên hiệu quả hơn, cho phép cán bộ tập trung vào những nghiệp vụ phức tạp hoặc có rủi ro cao Hình thức kế toán tập trung đã tối ưu hóa tổ chức công tác kế toán tại Oceanbank.
Hình thức kế toán tập trung tại Oceanbank được chỉ đạo từ Hội sở chính, giúp dữ liệu không bị phân tán và quản lý hiệu quả hơn Việc thống nhất về thời gian tập hợp, phân công nhiệm vụ và thẩm quyền tác nghiệp theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo Hội sở chính giúp tránh xung đột trong quan điểm kế toán giữa các đơn vị Hội sở chính điều hành công việc với định hướng, quan điểm và cách thức làm việc phối hợp, tạo nên kỷ luật và sức mạnh cho tập thể.
Sau khi phân tích tình hình kế toán tại Oceanbank, tác giả nhận thấy một số vấn đề nổi bật Đầu tiên, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán còn phức tạp, với nhân sự kế toán làm việc không hiệu quả do phải kiêm nhiệm nhiều vai trò, như bộ phận kế toán tín dụng vừa thực hiện nghiệp vụ vừa tham gia kinh doanh, và bộ phận kế toán ngân quỹ phải vận hành máy ATM cho chi nhánh, dẫn đến chi phí nhân viên gia tăng Thứ hai, Oceanbank chưa hoàn tất việc chuyển đổi sang mô hình tập trung hóa, khiến bộ máy kế toán hiện tại hoạt động theo mô hình vừa phân tán vừa tập trung, dẫn đến tình trạng thiếu sót dữ liệu khi truyền tải thông tin về máy chủ tại Hội sở chính.
Hệ thống chứng từ kế toán của Oceanbank hiện đang gặp khó khăn do khối lượng lớn và thủ tục giấy tờ phức tạp, thiếu sự áp dụng chứng từ điện tử Sự thận trọng trong xử lý nghiệp vụ kế toán và quy trình phê duyệt đã dẫn đến nhiều thủ tục rườm rà Trong bối cảnh cách mạng số 4.0, việc chuyển sang hệ thống chứng từ điện tử sẽ giúp Oceanbank xử lý công việc nhanh chóng hơn, đồng thời mở rộng kênh bán hàng qua internet banking, mobile banking và POS, thay vì chỉ dựa vào kênh bán trực tiếp Việc sử dụng chứng từ điện tử cũng giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ và vận chuyển, đồng thời cải thiện khả năng tập trung dữ liệu nhờ vào tốc độ xử lý của máy móc Nếu Oceanbank khai thác tốt nguồn dữ liệu từ chứng từ điện tử, họ sẽ có thể tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống tài khoản kế toán của Oceanbank hiện có nhiều tài khoản GL không còn phát sinh giao dịch trong những năm gần đây, như tài khoản theo dõi giao dịch thẻ mua xăng dầu trả trước đã ngừng dịch vụ và tài khoản tiền mặt tại máy ATM không còn hoạt động Ngoài ra, một số tài khoản cũng có mô tả không đầy đủ so với thực tế, đặc biệt là trong nghiệp vụ quyết toán với các tổ chức thẻ quốc tế.
Oceanbank đã ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán thông qua nhiều chương trình hỗ trợ như hệ thống thẻ Smart Vista, hệ thống hạch toán FCC, giải pháp tài chính ERP, và Appman trình ký online Tuy nhiên, ngân hàng chưa khai thác tối đa lợi thế của kế toán máy vi tính về tốc độ, khả năng phân lọc dữ liệu và đồng bộ Các phần mềm hiện tại còn thiếu tính năng tự động hóa trong xử lý giao dịch, phân tích xu hướng, đề xuất giải pháp và cảnh báo.
Hệ thống báo cáo tài chính (BCTC) và báo cáo kiểm toán quốc tế (BCKTQT) của các ngân hàng thương mại (NHTM) như Vietinbank và MBbank có số lượng tương đối lớn, với khoảng 600 và 400 báo cáo tương ứng Tuy nhiên, Oceanbank lại có số lượng BCTC và BCKTQT ít hơn và chất lượng thông tin trong các báo cáo không đạt yêu cầu Công tác kiểm tra kế toán tại các ngân hàng này vẫn còn nhiều thủ công và chưa được tối ưu hóa.
Công tác kiểm tra kế toán của Oceanbank chủ yếu dựa vào sức người, thực hiện kiểm tra và giám sát trực tiếp thông qua việc đối chiếu số liệu thủ công bằng phần mềm văn phòng phổ biến Việc không sử dụng phần mềm chuyên dụng có thể dẫn đến hiệu quả công tác kiểm tra kế toán giảm theo thời gian, đặc biệt khi lượng chứng từ gia tăng Số lượng nhân viên kiểm tra tăng sẽ kéo theo chi phí cao hơn, trong khi tốc độ kiểm tra không cải thiện nếu không thay đổi phương pháp thủ công hiện tại.
Oceanbank chưa phát triển kế hoạch cụ thể cho khung quản trị rủi ro, bao gồm cả Tổ chức kiểm soát tài chính Hiện tại, các ngân hàng thương mại trên toàn cầu đang có xu hướng xây dựng khung quản lý rủi ro quốc tế mà không có thời hạn chặt chẽ.
Chuyển tiền trong nuớc Ít nhất 7 GD/ngày
Chua có, trừ chuyển tiền ra ngoài hệ thống truớc 17h.
Vận hành tín dụng Chua có Chua có Chua có Duới 2% lỗi tác nghiệp
Bảo lãnh Chua có Chua có Chua có Chua có
Kinh doanh tiền tệ tại Oceanbank chưa áp dụng quản trị rủi ro theo tiêu chuẩn Basel (I, II, III), điều này ảnh hưởng đến việc chuẩn hóa quy trình quản trị rủi ro và công tác kiểm tra kế toán Ngân hàng cần thuê đơn vị tư vấn để phân tích độ lệch cơ sở dữ liệu (Data gap) và nghiên cứu khoảng 20 quy trình đánh giá rủi ro Ngoài ra, cần lập báo cáo đánh giá tác động rủi ro (ICAAP) và báo cáo đánh giá tác động định lượng (QIS) Oceanbank cũng cần thực hiện các dự án xây dựng hệ thống khởi tạo các khoản vay, nâng cấp hệ thống xếp hạng nội bộ (Credit Rating System) và hoàn thiện khung quản lý rủi ro thị trường, cũng như tính toán tài sản có rủi ro (RWA) theo tiêu chuẩn Basel Hiện tại, ngân hàng chưa có kế hoạch cụ thể để hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán.
