Bảng 2.6: Danh sách phân chia các quỹ đầu mối tại Oceanbank
Sơ đồ 2.5: Quy trình tiếp quỹ giữa CN/PGD đề nghị tiếp quỹ và CN/Đầu mối tiếp quỹ
41
2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Trong kế hoạch chuyển đổi mơ hình tập trung hóa kế tốn, Oceanbank đã đầu tu rất nhiều tiền của và công sức cho hệ thống hỗ trợ lập chứng từ, luân chuyển chứng từ giữa các đơn vị. Oceanbank có chứng từ kế tốn nơi bộ, chứng từ kế tốn tín dụng và chứng từ kế tốn giao dịch.
về hình thức
Oceanbank có chứng từ giấy và chứng từ điện tử. về nội dung, tất cả thiết kế, huớng dẫn cho chứng từ đều do phòng chế độ kế tốn - K.TCKT đảm nhận. Ngồi ra có Khối quản lý rủi ro và Khối pháp chế tu vấn, cho ý kiến và ký kiểm soát chịu trách nhiệm truớc khi triển khai các mẫu ấn chỉ trên toàn hệ thống, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và an tồn.
Các quy định về chứng từ kế toán tối thiểu của Oceanbank
Quy định tối thiểu gồm phạm vi áp dụng cho từng loại chứng từ, danh mục chứng từ và huớng dẫn sử dụng đi kèm, nguời có thẩm quyền, thời gian luân chuyển, quy định luu trữ, quy định xử lý trong các truờng hợp liên quan. Quy trình lập và luân chuyển, luu trữ, bảo quản chứng từ đuợc xây dựng dựa trên thực tế quá trình xử lý nghiệp vụ, khơng cố định cho bộ phận cụ thể nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho hoạt động kế tốn. Oceanbank quy định tất cả chứng từ luu tại tập hồ sơ là bản gốc, có huớng dẫn cụ thể với chứng từ sao chup, khơi phục, sai sót và cách khắc phục. Riêng với chứng từ điện tử,việc lập, ký, kiểm soát, truyền nhận và luu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán bằng giấy, chứng từ đuợc lập cần độ bảo mật cao. Với công nghệ và nguồn lực nhu hiện nay, Oceanbank sử dụng khá ít chứng từ điện tử, chủ yếu là các chứng từ đối với các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực thanh toán nhu thanh toán liên hàng, thanh toán bù trừ, thanh toán thẻ, nộp thuế điện tử, dịch vụ thanh toán với các tổ chức khác. Các nghiệp vụ khác nhu nghiệp vụ cho vay, huy động tiền gửi tiết kiệm, phát hành cổ phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu... và các nghiệp vụ thu, chi tài chính khác khơng thuộc hoạt động thanh toán cần lập chứng từ giấy, không sử dụng chứng từ điện tử vì liên quan nhiều đến yếu tố pháp lý nhu xác thực danh tính khách
hàng, quan hệ dân sự yêu cầu giao dịch trực tiếp. Do hành lang pháp lý cho chứng từ điện tử chua chi tiết cũng nhu Oceanbank chua chắc chắn về khả năng bảo đảm an tồn trong q trình xử lý, truyền tin, luu trữ nên chua thử nghiệm chứng từ điện tử trên diện rộng
Hình 2.1: Chữ ký số đã được mã hóa của khách trên giấy đề nghị
Luợng chứng từ giấy ngày càng nhiều, vì thế Oceanbank đang xây dựng phuơng án tập hợp chứng từ về một đầu mối, số hóa cho các chứng từ giấy vào kho luu trữ, giống nhu một dạng mã vạch gán cho chúng, là một phần của kế hoạch chuyển đổi sang mơ hình tập trung hóa để giảm thời gian quản lý khai thác và tìm kiếm lại hồ sơ.
Oceanbank có các tiêu chí sau để đánh giá cơng tác tổ chức hệ thống chứng từ: hợp pháp, có thể triển khai trên tồn bộ hệ thống; tỷ lệ tối thiểu của
luợng hồ sơ, chứng từ đuợc luân chuyển trên hệ thống máy tính là 85%; các truờng thông tin đuợc lấy từ hồ sơ, chứng từ kế toán đảm bảo đúng nhu thực tế, dễ dàng tổng hợp; các chốt kiểm sốt chứng từ truớc và sau mỗi quy trình nghiệp vụ tuân
43
thủ nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc luân chuyển chứng từ của Oceanbank
Nguyên tắc là có trật tự nhất định với từng loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ phát sinh, các bộ phận tham gia có trách nhiệm tích cực phối hợp với nhau. Đối với chứng từ không luân chuyển qua phần mềm nội bộ chuyên dụng, đơn vị hạch tốn có trách nhiệm luu tại đơn vị, định kỳ chuyển về kho tập trung khu vực. Đối với chứng từ luân chuyển qua phần mềm nội bộ chuyên dụng phải đảm bảo khi ghép chứng từ của mỗi nghiệp vụ tại tất cả các bộ phận tham gia phải có đầy đủ hồ sơ chứng từ gốc. Việc giao nhận hồ sơ, chứng từ giữa các bộ phận phải theo dõi chi tiết về thời gian, nguời giao, nguời nhận, số luợng và nội dung chứng từ giao nhận.
Sơ đồ 2.6: Quy trình áp dụng cơng nghệ thơng tin kết hợp ln chuyển chứng từ giấy dự kiến
Về hình thức luân chuyển, Oceanbank quy định hai hình thức: luân chuyển
giữa khách hàng và Oceanbank và luân chuyển trong nội bộ Oceanbank. Đối với khách hàng, Oceanbank thông báo công khai về quy định thời gian giao nhận chứng
từ, thời gian hạch toán kế toán như giờ cut-off, cách thức phối hợp cụ thể, đặc biệt, Oceanbank có hợp đồng chi tiết với khách hàng là DN. Đối với luân chuyển nội bộ, đơn vị tự tổ chức luân chuyển bám sát theo quy định, tùy loại chứng từ kế tốn tín dụng, kế tốn nội bộ hay kế toán giao dịch mà Oceanbank dùng phần mềm luân chuyển thích hợp.
Quy trình luân chuyển và lưu trữ hồ sơ, chứng từ nội bộ bằng phần mềm ELOC (dành cho kế tốn tín dụng), EDOC (dành cho kế toán giao dịch) và APPMAN (dành cho kế toán nội bộ và các chứng từ, tờ trình khác) như sau:
Bước 1: Kế toán tại CN/PGD khởi tạo hồ sơ Bước 2: Phê duyệt tại cấp CN/PGD
Bước 3: CN dùng phần mềm luân chuyển nội bộ để gửi hồ sơ lên cho kế tốn Hội sở chính
Bước 4: Kế tốn tại Hội sở chính hạch tốn theo phân cơng, tổng hợp số liệu, lập báo cáo
Bước 5: KSV tại Hội sở chính duyệt
Bước 6: Kế tốn viên tại Hội sở chính phối hợp cùng bộ phận cơng nghệ thơng tin đóng tác vụ, thơng báo kết quả dữ liệu cho CN/PGD
Bước 7: Hội sở chính và CN/PGD cùng đối chiếu cuối ngày để lưu chứng từ. Bước 8: CN lưu chứng từ gốc, Hội sở chính lưu chứng từ hạch tốn
Quy định về bảo quản, cung cấp chứng từ trong thời hạn lưu trữ
Cán bộ tại Oceanbank không được cung cấp chứng từ cho bên ngồi nếu khơng có quyết định của lãnh đạo. Đối với cung cấp nội bộ trong CN và giữa các CN với nhau cần có sự chấp thuận bằng văn bản của trưởng BP kế toán nếu tra cứu tại phòng. Nếu cán bộ mượn chứng từ ra khỏi kho lưu trữ cần có sự chấp thuận của trưởng BP kế toán bằng văn bản, cán bộ nhận phải ký vào sổ theo dõi mượn tài liệu và có trách nhiệm trao trả đúng thời hạn. Đối với cung cấp chứng từ ra bên ngồi cần có phê duyệt của Ban lãnh đạo CN, ký xác nhận đầy đủ ngày tháng, nội dung chứng từ, sao chụp lại chứng từ trước khi ra khỏi kho lưu trữ.
45
Sơ đồ 2.7 : Quy trình luân chuyển và lưu trữ hồ sơ từ CN/PGD lên Hội sở chính
r Cán bộ Iam đế' nghị BP Inn trữ CIUIg cắp chứng tù đê tra cứn và phải có sự chấp thuận của lãnh đao BP k⅛ tốn tài bên i (thanh kiếm tra, tốn, Cung cấp liêu ngồi tra, I kiêm Jhue...) Có văn bản đề nghị và được trưởng BPKT chấp nhạn. Ngươi mượn ký xác nhận váo Sô theo dõi
cho mượn tài liệu. Neu mượn
chứng từ ra khỏi phòng hm trữ
Hêt thời hạn mượn, người mượn trao trâ đầy đù ho sơ tài liệu và ký xác nhận vào
Sô theo dõi.
' Can bọ lưu trư '
cung cấp tập chứng từ cho người yêu cầu đế tra cứu ngay
S_____tai phong______?
Cung cap chúng từ trong
nội bộ đon vị
Nêu tra cứu trực tiêp tại phịng
Việc cung câp phải có phê duyệt cùa lãnh đạo chi nhánh Việc giao nhận phái có ký xác nhận cùa đơn vị , nhận chứng từ. , Phô tô chứng tứ trước khi giao
nhận
Sơ đồ 2.8: Tóm tắt quy định bảo quản, cung cấp chứng từ trong thời hạn lưu trữ 2.2.3 Tổ chức vận dụng và thực hiện hệ thống tài khoản kế toán
Oceanbank, dựa trên quy định hệ thống tài khoản kế tốn các tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004 và Thông tư
10/2014/TT-NHNN sửa đổi Hệ thống tài khoản kế toán (HTTKKT) TCTD, soạn
thảo quy định hệ thống tài khoản gồm mục đích, tên, nội dung tài khoản. Oceanbank có một bảng danh sách các tài khoản GL Oceanbank và tài khoản theo quy định của NHNN tương ứng của chúng (GL hay viết tắt của General Ledger: sổ cái). Hệ thống tài khoản kế toán Oceanbank dùng trong nội bộ, hệ thống tài khoản do NHNN quy định dùng để báo cáo NHNN.
Sơ đồ 2.9: Tổ chức vận dụng HTTKKT tại Oceanbank
Các tài khoản chi tiết được lập theo loại hình phí hoặc nội dung phí, mục đích, sản phẩm, phân khúc khách hàng hoặc khối nghiệp vụ. Ngoài ra, Oceanbank còn thiết kế nhiều tài khoản trung gian phải thu phải trả, tài khoản thu chi nội bộ để thuận tiện cho cơng việc kế tốn, rà sốt, kiểm sốt, quản trị dữ liệu và có riêng văn bản quy định sử dụng hệ thống tài khoản trung gian. Ví dụ có tài khoản trung gian phân hệ tiền gửi, tương ứng với tài khoản 4599 của NHNN, sinh ra để tạm giữ số tiền cần chuyển khi khách thay đổi kỳ hạn sổ tiết kiệm mà không cần rút tiền mặt ra hoặc đổ vào tài khoản tiền gửi . Ngay sau đó, số phát sinh trên tài khoản này sẽ được tất tốn về 0 khi trích tiền từ tài khoản trung gian vào tài khoản tiền gửi. Hay
Cấp I Cấp II Cấp III TK NHNN TK
OCEANBANK TÊN TÀI KHOẢN Tính chất Loại tiền Kiểm sốthạch tốn
Loại 1: Vốn khả dụng và các khoản đầu tư
10 Tiền mặt, chứng từ có giá trị ngoại tệ, kim loại quý, đá quý
101 Tiền mặt bằng đồng Việt Nam
1011 Tiền mặt tại đơn vị
101100000 101100000 Tiền mặt tại đon vị N VND Thủ công
1012 Tiền mặt tại đơn vị hạch tốn báo số 1013 Tiền mặt khơng đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý
101300000 101300000 Tiền mặt không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý N VND Thủ công
1014 Tiền mặt tại máy ATM
101400062 101400062 Tiền mặt tại máy ATM - Phạm Ngũ Lao N VND Bán tự động 101400063 101400063 Tiền mặt tại máy ATM - Phường Chí Linh, Hải Dưong N VND Bán tự động 101400066 101400066 Tiền mặt tại máy ATM - PGD Bình Giang, Hải Dưong N VND Bán tự động 101400067 101400067 Tiền mặt tại máy ATM - PGD Tứ Kỳ, Hải Dưong N VND Bán tự động 101400068 101400068 Tiền mặt tại máy ATM - Ninh Giang, Hải Dưong N VND Bán tự động 101400070 101400070 Tiền mặt tại máy ATM - PGD Thanh Miện, Hải Dưong N VND Bán tự động 101400200 101400200 Tiền mặt tại máy ATM - Khu đơ thị đền Lừ, Hồng Mai N VND Bán tự động
47
có thể lấy ví dụ về tài khoản trung gian giữa hệ thống ERP giải pháp tài chính và phần mềm lõi FCC. Hai phần mềm này đều thuộc hệ thống corebanking.nhưng hoạt động tách rời nhau. Ví dụ khi chi thưởng cho KH, phần thưởng KH được quản lý trên ERP, nhưng chi phí Oceanbank bỏ ra cần được hạch tốn trên FCC. Vì vậy, cần có một tài khoản trung gian giữa hai phân hệ này để cuối ngày bộ phận CNTT đồng bộ số liệu để kết nối, đối chiếu hai phân hệ này với nhau, tài khoản chi phí khi đó được hạch tốn theo lô. Điều này giúp kế toán giao dịch giảm lượng công việc, không cần thao tác và làm số bút tốn nhiều, cịn bộ phận kiểm sốt sẽ quản lý được quá trình thực hiện của kế toán giao dịch và chứng từ cần thiết, tạo nên các chốt kiểm soát để sau này lập được các báo cáo, đối sốt, kiểm tra dữ liệu.
Sơ đồ 2.10: Tóm tắt cách thức truyền thơng tin kế tốn giữa các phần mềm với nhau
1a: Tập hợp dữ liệu trên các ứng dụng khác khơng hạch tốn trực tiếp 1b: Hạch toán tài khoản trung gian
2: Đối chiếu theo lô số liệu giữa các ứng dụng khơng hạch tốn trực tiếp với tài khoản trung gian trên FCC
3: kết chuyển từ tài khoản trung gian sang tài khoản doanh thu/chi phí/tiền gửi của KH.
2+3: Có một số nghiệp vụ khơng cần hạch tốn thủ cơng tài khoản trung gian
48
mà số liệu cập nhật vào ERP, hệ thống thẻ, TF,... được đối chiếu ngay trên ứng dụng và kết chuyển vào tài khoản doanh thu/chi phí/tiền gửi KH.
Oceanbank khơng cố định một hệ thống tài khoản mà linh hoạt khởi tạo tài khoản mới tùy theo yêu cầu, hoặc có thể thêm quyền, thêm chức năng cho tài khoản. Để tạo sự thuận tiện nhất cho cán bộ tác nghiệp, tài khoản, chứng từ hồ sơ và sản phẩm cụ thể nào đó cần đi kèm với nhau khơng tách rời , thành một bộ thống nhất. Việc tạo sự gắn kết này hầu hết phụ thuộc vào cơng nghệ, theo đó gán mã cho sản phẩm, liên kết với tài khoản thích hợp, chặn đường kết nối với các tài khoản khác, các trường thông tin trên máy sẽ giống như thông tin trong hồ sơ gốc, dữ liệu và thiết lập cơ chế tự động đồng bộ dữ liệu, tổng hợp lên một số báo cáo.
Theo thiết kế của K.TCKT và Trung tâm công nghệ thông tin, 1 tài khoản GL tổng hợp có 9 ký tự số với đặc điểm chính là lưỡng tính hay đơn tính, có chặn với các bút toán sai hay khơng, được hạch tốn thủ công, tự động hay bán tự động. Oceanbank hiện có 1443 tài khoản GL tổng hợp nội bảng và 222 tài khoản GL
ngoại bảng.
49
trình cần chặt chẽ, bài bản, có nhiều chốt kiểm soát tùy theo thẩm quyền của cán bộ, hệ thống công nghệ thông tin cần hỗ trợ tốt cho nguời sử dụng.
Oceanbank chọn hình thức kế tốn trên máy vi tính.
- Thứ nhất, cách ghi sổ thủ cơng mất thời gian khơng cịn phù hợp với ngành ngân hàng, cơng việc hành chính đuợc cắt giảm để dành thời gian cho công việc khác.
- Thứ hai, dù phải đầu tu nhiều tiền của cơng sức để tổ chức hình thức kế tốn trên máy vi tính nhung về lâu dài đảm bảo tồn bộ cán bộ thực hiện theo một quy trình thống nhất trên tồn hệ thống, khơng cịn truờng hợp các CN làm theo các huớng khác nhau.
- Thứ ba, nghiệp vụ trong NHTM phức tạp, nhiều bộ phận tham gia, mỗi nghiệp vụ lại yêu cầu một cách ghi chép cung cấp thông tin khác nhau. Sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính, có thể kết hợp các hình thức nhật ký chung; chứng từ ghi sổ; nhật ký - chứng từ, Oceanbank linh hoạt hoạt thiết kế sử dụng cho
phù hợp với từng nghiêp vụ, từng phân hệ trên hệ thống.
Hầu hết trên các phân hệ Oceanbank thiết kế theo hình thức nhật ký - chứng từ. Ví dụ, đối với phân hệ tín dụng bảo lãnh, Oceanbank kết hợp hình thức kế tốn máy với hình thức nhật ký - chứng từ, khởi tạo dữ liệu trên hệ thống theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ, hệ thống hoá các nghiệp vụ theo từng nội dung kinh tế. Ví dụ trong nghiệp vụ cho vay, nguời dùng có thể lựa chọn kỳ hạn, loại hình cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, cầm cố GTCG, cho vay tiêu dùng; tổng hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ, thể hiện ở báo cáo nhật chứng từ in cuối ngày.