Hội sở chính và CN đều đảm bảo thực hiện đầy đủ các phần hành kế toán, khác nhau ở phạm vi và tính chất cơng việc. Kế tốn Hội sở chính tổng hợp tồn hàng, lập và phân tích báo cáo dựa trên dữ liệu tổng thể, phân tích sâu, là đầu mối chỉ đạo và huớng dẫn các CN thực hiện cơng tác kế tốn. Kế tốn CN làm việc thực tế chi tiết đến từng khách hàng, trong phạm vi CN, lập báo cáo cho CN theo yêu cầu của Ban giám đốc CN.
Oceanbank đặt tên phần hành kế toán theo nội dung hoạt động, tổ chức cơ cấu nhân sự làm kế toán dựa theo phần hành kế toán phụ trách gồm: kế toán cho vay, kế toán ngân quỹ, kế toán giao dịch, kế tốn nội bộ. Mỗi phần hành có bảng mơ tả công việc riêng đầy đủ chi tiết, yêu cầu về nhân sự dựa trên các tiêu chí: phạm vi của phần hành kế toán, chức năng nhiệm vụ của phần hành, các đầu công việc thuờng xuyên, công việc định kỳ, trách nhiệm lập báo cáo, tiêu chuẩn đánh giá, kỹ năng và trình độ của nguời lao động.
Kế tốn cho vay
Năm 2011, mơ hình kế tốn cho vay có tính phân tán cao. Tại các PGD cấp 1, CN đều bố trí kế tốn cho vay để thực hiện việc giải ngân, thu nợ, tất toán; xuất nhập tài sản đảm bảo; thu phí;.. .và hầu nhu cơng tác kế tốn cho vay thực hiện tại CN/PGD. Giai đoạn 2012-2018, Oceanbank dự kiến thay đổi theo huớng tập trung với hai giai đoạn chính. Giai đoạn 1: Thực hiện tập trung nhân sự, cơng việc kế tốn cho vay từ các điểm giao dịch về CN lớn/Vùng địa lý. Giai đoạn 2: tập trung toàn bộ cơng tác kế tốn cho vay từ các CN/Vùng địa lý về Hội sở chính. Oceanbank đã thực hiện xong giai đoạn 1, hiện đang thực hiện giai đoạn 2. Tính đến 31/12/2018, tỷ lệ nhân sự kế tốn tín dụng tại CN chuyển về Hội sở chính chiếm khoảng 65%. Oceanbank áp dụng cơ chế điều chuyển nhân sự linh hoạt giữa các đơn vị CN - Hội sở chính để cùng hỗ trợ nhau trong cơng tác chuyển đổi.
Biểu đồ 2.1 Tỷ trọng cho vay của Oceanbank năm 2018
(nguồn: Phòng Kế hoạch - K.TCKT - Oceanbank)
Bảng 2.4: Phân chia thời gian làm việc của kế tốn tín dụng giữa CN và Hội sở chính
Năm 2012 Năm 2018 KHCN KH SME KHDN LỚN ĐẦU Tư KHÁC KHCN KH SME KHDN LỚN ĐẦU Tư KHÁC
Nhân sự tại HO
(Đv: nguời) Địa điểm
Số CN/PGD có trên 6 nhân sự kế tốn (Đv: chi nhánh) Số CN/PGD có 6 nhân sự kế toán trở xuống
KTGD thanh toán 12 Miền Bắc 11 39
KTGD tín dụng 10 Miền Trung 4 16
KTGD nguồn vốn 6 Miên Nam 6 30
KTGD dịch vụ thẻ 8 Cả nuớc 21 85 TỔNG SỐ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN 36 324 45% 55% 48% 52% 100%
Kế tốn cho vay có vai trị quan trọng trong hoạt động của Oceanbank. Số
lượng sản phẩm cho vay nhiều nhất trong các mảng hoạt động kéo theo lượng nghiệp vụ kế toán đi cùng nặng hơn so với các phần hành khác, nên khi chuyển đổi mơ hình cần nhiều thời gian. Hiện nay, trung tâm tại Hội sở chính và CN đều có
chức năng phê duyệt các văn kiện tín dụng, thực hiện hạch tốn giải ngân, thu nợ, quản lý số liệu, tùy vào phân cấp hạn mức phê duyệt Oceanbank quy định nhưng hầu như thực hiện tập trung. Một số công việc vẫn do CN làm như giao dịch trực tiếp với khách hàng, công việc giới hạn về thời gian như xuất nhập kho tài sản đảm bảo, lưu trữ hồ sơ khách hàng vay cầm cố sổ tiết kiệm/vay tín chấp/thấu chi.. .Kế toán viên tại CN sẽ chuyển hồ sơ lên Hội sở chính thơng qua phần mềm nội bộ để Hội sở chính làm cơng tác tổng hợp.
Kế tốn giao dịch
Độ phân tán trong phần hành kế toán giao dịch vẫn cao, gần 90% nhân sự xử lý nghiệp vụ kế toán giao dịch tập trung tại CN , công việc cũng do CN đảm nhận. Quầy giao dịch vẫn là kênh bán hàng chính của Oceanbank. Các nghiệp vụ giao dịch liên quan đến tài khoản, dịch vụ thẻ được thực hiện từng món một cách thủ cơng tại các CN từ khâu tiếp nhận hồ sơ, nhập dữ liệu và hạch tốn. Điều này có thể sẽ là trở ngại vì nếu cơng nghệ hỗ trợ khơng tốt, Oceanbank sẽ khơng theo kịp xu hướng tự động hóa các kênh bán hàng và giao dịch theo lô số lượng lớn. Bên cạnh đó, các nghiệp vụ kế tốn giao dịch khác như chuyển tiền, thanh tốn cịn nhiều bước giao nhận chứng từ, lưu trữ thơng tin, kiểm sốt trong q trình hạch tốn và
38
kiểm sốt. u cầu về phịng chống rủi ro cịn sơ sài, các vịng bảo vệ trong quy trình lỏng lẻo, các chính sách về kế tốn giao dịch chua chú trọng đến mặt phịng ngừa rủi ro. Ví dụ, những u cầu về độ tuân thủ đạo luật FATCA khi giao dịch với chủ tài khoản nuớc ngồi chua có quy định, quy trình, huớng dẫn riêng, chua xây dựng chi tiết danh sách nghi ngờ rửa tiền và tài trợ khủng bố, hệ thống công nghệ nhận biết dấu hiệu rủi ro chua đuợc chú ý đầu tu. Điểm nổi bật là việc Oceanbank đua hệ thống các phần mềm có độ bảo mật cao vào sử dụng, qua nhiều năm xây dựng và đồng bộ với nhau nhu hệ thống thẻ SmartVista, phần mềm lõi Corebanking FCC, chuơng trình cho tài trợ thuơng mại TF, chuơng trình giải pháp tài chính ERP, hệ thống thanh tốn luơng,.. .Oceanbank đã có một kho dữ liệu tập trung, các vấn đề đuợc liên kết chặt chẽ. Điều này giúp bộ phận giao dịch tiết kiệm nhiều thời gian tác nghiệp trên máy, các cơng việc đều có cơ sở đáng tin cậy, dữ liệu có độ chính xác cao hơn so với truớc khi đầu tu vào công nghệ.
Khảo sát về bộ phận kế toán giao dịch tại các CN
Trung tâm kho quỹ đặt tại Hội sở chính, điều hành và quản lý tồn bộ các hoạt động kho quỹ. Việc xây dựng mơ hình này trải qua hai giai đoạn: điều hòa tiền mặt (các hoạt động phân chia khu vực, đầu mối kho quỹ hàng thứ nhất là Trung tâm kho quỹ, CN đầu mối hàng thứ hai, thứ ba, nơi đặt kho tiền, luồng luân chuyển tiền mặt,.); và
39
quản lý tài sản đảm bảo, ấn chỉ quan trọng. Với sự hỗ trợ của hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm nội bộ chuyên dụng có độ bảo mật cao, đến hiện tại Oceanbank đã hoàn thành kế hoạch hai giai đoạn triển khai mơ hình quỹ tập trung trên tồn hệ thống, bao gồm tập trung nguồn nhân lực (thành phần tham gia hoạt động kho quỹ nhu kế toán, lái xe tiền, bảo vệ xe tiền, lãnh đạo có thẩm quyền), lập chế độ tài chính thích hợp (chi phí cho nhân viên, chi phí cơng cụ lao động tập trung về CN đầu mối, các chế độ dành riêng cho hoạt động kho quỹ), và tập trung cơng nghệ nhu có ứng dụng riêng chun giao nhận hồ sơ tài sản đảm bảo, phân loại và quản lý tài sản, quản lý ấn chỉ, sử dụng GPS định vị toàn cầu, phần mềm theo dõi quản lý quãng đuờng.
Mơ hình quỹ tập trung ứng dụng tin học hiện đại tăng cuờng tính bao quát quản lý và điều hành tại Trung tâm kho quỹ - Hội sở chính. Số liệu tền mặt và tài sản đảm bảo không bị phân tán nhiều nơi quản lý, đuợc tổng hợp tại một đầu mối làm giảm rủi ro trong cơng tác tiền mặt, giảm luợng cơng việc hành chính giấy tờ, dữ liệu từ chi tiết đến tổng hợp luôn sẵn sàng để cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo.