49
trình cần chặt chẽ, bài bản, có nhiều chốt kiểm soát tùy theo thẩm quyền của cán bộ, hệ thống công nghệ thông tin cần hỗ trợ tốt cho nguời sử dụng.
Oceanbank chọn hình thức kế toán trên máy vi tính.
- Thứ nhất, cách ghi sổ thủ công mất thời gian không còn phù hợp với ngành ngân hàng, công việc hành chính đuợc cắt giảm để dành thời gian cho công việc khác.
- Thứ hai, dù phải đầu tu nhiều tiền của công sức để tổ chức hình thức kế toán trên máy vi tính nhung về lâu dài đảm bảo toàn bộ cán bộ thực hiện theo một quy trình thống nhất trên toàn hệ thống, không còn truờng hợp các CN làm theo các huớng khác nhau.
- Thứ ba, nghiệp vụ trong NHTM phức tạp, nhiều bộ phận tham gia, mỗi nghiệp vụ lại yêu cầu một cách ghi chép cung cấp thông tin khác nhau. Sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, có thể kết hợp các hình thức nhật ký chung; chứng từ ghi sổ; nhật ký - chứng từ, Oceanbank linh hoạt hoạt thiết kế sử dụng cho
phù hợp với từng nghiêp vụ, từng phân hệ trên hệ thống.
Hầu hết trên các phân hệ Oceanbank thiết kế theo hình thức nhật ký - chứng từ. Ví dụ, đối với phân hệ tín dụng bảo lãnh, Oceanbank kết hợp hình thức kế toán máy với hình thức nhật ký - chứng từ, khởi tạo dữ liệu trên hệ thống theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ, hệ thống hoá các nghiệp vụ theo từng nội dung kinh tế. Ví dụ trong nghiệp vụ cho vay, nguời dùng có thể lựa chọn kỳ hạn, loại hình cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, cầm cố GTCG, cho vay tiêu dùng; tổng hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ, thể hiện ở báo cáo nhật chứng từ in cuối ngày.
Số liệu hệ thống gồm tổng hợp, chi tiết theo nhiều tiêu chí, do đó tại bất kỳ thời điểm nào, nguời dùng cũng truy xuất đuợc dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau. Vì sử dụng hình thức kế toán máy, ứng dụng nhiều công nghệ hỗ trợ, không dùng sức nguời
Sơ đồ 2.11: Tổ chức vận dụng hình thức ghi sổ nhật ký - chứng từ trên phần mễm lõi FCC
Trong đó: ---► Ghi sổ hàng ngày
I ^^> Ghi sổ định kỳ
I_________+. Đối chiếu
(1) Căn cứ chứng từ để ghi sổ chi tiết (hay sổ phụ khách hàng) (2) Căn cứ chứng từ sau khi vào sổ phụ để lập nhật ký chứng từ (3) Cuối ngày lập bảng cân đối tài khoản
(4) Đối chiếu nhật ký chừng từ với sổ chi tiết
(5) Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản để lên sổ tổng hợp (6) (7) (8): Lên bảng cân đối tài khoản cuối tháng, quý, năm
Đối với nghiệp vụ tất toán tiền gửi có kỳ hạn là tài sản cầm cố để thu nợ vay, cán bộ kế toán thực hiện trên màn hình như hình 2.2 . Theo quy trình chung về hình thức nhật ký - chứng từ, tổng số tiền sau khi tất toán khoản tiền gửi có kỳ hạn có thể phân làm nhiều phần: phần chuyển tiền, phần để chuyển khoản và phần treo vào tài khoản trung gian để các bộ phận tiếp theo xử lý. Đối với ba cấu phần này đều có trường “CR AMOUNT” hay số tiền ghi Có; trường dùng cho việc phân tích nghiệp vụ theo các tài khoản đối ứng Nợ “DR AMOUNT”. Trường ghi Có không nhập thủ công được, mà được đối chiếu tự động với trường ghi Nợ để lấy dữ liệu lập nên báo cáo tự động. Cuối ngày, chi tiết số tiền của các giao dịch sẽ dựa trên số ghi Có, hiển
51
thị trên báo cáo nhật ký chứng từ cuối ngày của GDV.
Sơ đồ 2.12: Sử dụng hình thức kế toán máy dựa trên hình thức nhật ký - chứng từ trong nghiệp vụ tất toán TGCKH là tài sản cầm cố để thu nợ 2.2.5 Tổ chức lập báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán của Oceanbank bao gồm 3 mảng: BCTC, báo cáo thống kê và BCKTQT.
chính làm, các CN có trách nhiệm báo cáo số liệu về Hội sở chính. Ngoài ra, các CN chủ động lập báo cáo thống kê theo yêu cầu của lãnh đạo ở phạm vi CN. Nguồn dữ liệu để
Báo cáo tài chính (BCTC)
Trong mảng BCTC, ngoài các báo cáo theo quy định của pháp luật lập hàng ngày, tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, Luật kế toán 2015 cùng các văn bản pháp luật liên quan, K.TCKT và kế toán tại CN luôn theo dõi sát, chủ động báo cáo chỉ tiêu tài chính tới lãnh đạo.
Tại Hội sở chính, đầu mối lập BCTC là Phòng báo cáo, K.TCKT. BCTC tối thiểu gồm có: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo luu chuyển tiền tệ, báo cáo các khoản phải thu - phải trả, bảng cân đối nguyên tệ, báo cáo thu nhập chi phí theo nguyên tệ, báo cáo thu nhập chi phí quy đổi về bản tệ, sao kê tín dụng, sao kê tiền gửi. Hàng ngày, các kế toán viên toàn hệ thống chấm đối chiếu các dữ liệu trên BCTC với sao kê chi tiết các khoản mục, lập báo cáo riêng của mình, tổng hợp dữ liệu đua lên hệ thống dữ liệu, bộ phận CNTT ở CN mã hóa dữ liệu và truyền về đầu mối tập trung là Hội sở chính. Bộ phận CNTT ở Hội sở chính có nhiệm vụ giải mã thủ công hoặc tự động toàn bộ dữ liệu của hệ thống, đua về dạng dữ liệu K.TCKT có thể đọc đuợc.
Trên dữ liệu ban đầu của toàn hệ thống, K.TCKT tổng hợp, xử lý để lập thành BCTC.
Báo cáo thống kê:
Oceanbank lập rất nhiều báo cáo thống kê theo yêu cầu của Nhà nuớc và yêu cầu nội bộ, tuân thủ Luật Thống kê số 89/2015/QH13 ngày 23/11/2015 và thông tu số 35/2015/TT-NHNN ngày 31/12/2015 quy định chế độ báo cáo thống kê áp dụng với các TCTD, CN ngân hàng nuớc ngoài của Thống đốc NHNN.
lập báo cáo thống kê là từ kho dữ liệu nội bộ Oceanbank (để báo cáo NHNN), từ các trang thông tin chính thức của NHNN, tổng cục thống kê, các NHTM khác, các NHTM nước ngoài, khảo sát nghiên cứu của tổ chức uy tín ( để báo cáo theo yêu cầu nội bộ).
Trong giai đoạn 2014 - 2016 khó khăn, NHNN xếp vào dạng kiểm soát đặc biệt, Oceanbank lập báo cáo thống kê liên tục phục vụ NHNN, Kiểm toán Nhà nước và cơ quan thuế, đặc biệt về tín dụng và thuế. Giai đoạn cao điểm này, Oceanbank đã lập khoảng 15.000 báo cáo thống kê/năm.
Ví dụ để tạo báo cáo thống kê về tài sản có, vốn tự có, vốn điều lệ, các chỉ tiêu tài chính khác, so sánh với những kỳ khác, so sánh với thị trường ngành ngân hàng, xây dựng kế hoạch tài chính cho giai đoạn tiếp theo, Oceanbank dùng cả báo cáo tổng hợp các chỉ tiêu điển hình của các loại TCTD.
Oceanbank có kế hoạch phát triển kênh Ngân hàng số từ năm 2017. Oceanbank sử dụng khảo sát trên trang chính thức của McKinsey, ngoài việc tìm hiểu xu hướng phát triển kênh bán hàng của khu vực, còn giúp Oceanbank lập kế hoạch về nguồn tài trợ, phân bổ các nguồn tài trợ, tốc độ tăng các chỉ tiêu dựa trên số tuyệt đối và số tương đối qua từng tháng
Exhibit 1. Digital consumers represent a sizable population in most markets Digital-banking penetration’ (2014) 96 96 94 93 92 63 57 44 41 36 19 18 13
South Austr- Singa- Hong Taiwan Japan China Viet- Malay- Indon- Thai- India Philip-
thiêu hạn g trườn g (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) NHTM Nhà nước 4.869.5 66 0, 13 271.4 72 1,07 149.0 01 0,75 9,31 31, 56 Ngân hàng Chính sách xã hội 194.8 08 - 0,54 0 13.8 93 0,00 NHTM Cổ phần 764.586.8 70 0, 07330.0 -2,42 34267.2 0,00 5610, 94 32, NH Liên doanh, nước ngoài 1.161.0 87 2, 15 161.6 33 -0,76 113.2 53 -0,21 23, 53 - Công ty tài chính, cho thuê 169.6 21 1, 07 33.5 75 3,10 26.4 21 0,00 19, 68 34, 59 Ngân hàng Hợp tác xã 33.2 31 2, 47 3.9 46 0,00 3.027 0,00 18, 68 37, 76 Quỹ tín dụng nhân dân 112.1 49 - 0,90 4.411 0,61 Toàn hệ thông 3611.127.3 57 0, 33800.6 -0,69 40577.2 0,16 5711, 77 28,
“Digital consumers" represent more than 700 million customers across Asia
Biểu đồ 2.2: Tỷ lệ khách hàng sử dụng dịch vụ selfservice năm 2017 (mobile/internet banking,%)
(Nguồn: Khảo sát của McKinsey 2015)
Biêu đô 2.3: Toc độ tăng tỷ lệ sử dụng “NH sô” tại Việt Nam và khu vực năm 2015 -2017
(Nguồn: Khảo sát của McKinsey 2018)
Bảng 2.8 : Một sô chỉ tiêu về rủi ro điên hình trong các loại TCTD 31/11/2018)
(Nguồn: https://www.sbv.gov.vn/, báo cáo thống kê đến tháng 12/2018 trong đó Oceanbank thuộc khối NHTM Nhà nước)
- Bước 1: Bộ phận kế toán tại CN truyển toàn bộ dữ liệu về tập trung tại K.TCKT thông qua các phần mềm nội bộ, đồng thời lập những báo cáo thống kê trong phạm vi CN theo yêu cầu của Ban lãnh đạo CN.
- Bước 2: K.TCKT sử dụng các công cụ thống kê như mô hình kinh tế lượng, SPSS để xử lý thông tin và thiết lập các báo cáo thống kê. Bên cạnh đó, có một số
báo cáo thống kê được lập tự động.
- Bước 3: Các báo cáo thống kê được sử dụng phục vụ Ban lãnh đạo, NHNN kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập, cơ quan thuế và các cơ quan khác.
Sơ đồ 2.14 : Tổ chức lập báo cáo thống kê. tại Oceanbank
Dưới đây là ví dụ về một báo cáo thống kê Oceanbank gửi cho NHNN, đưa ra thống kê về các chỉ tiêu kinh doanh các hoạt động chính của Oceanbank như tổng nguồn hoạt động, tổng nợ, kinh doanh ngoại tệ, chi trả kiều hối, thanh toán quốc tế dịch vụ thẻ và dịch vụ khác, kết quả về nợ xấu đã thu hồi. Cụ thể nguồn hoạt động gồm nguồn vốn huy động và các nguồn nhận từ NHNN, vay các TCTD khác, được chi tiết theo từng nguồn khách hàng mục tiêu, loại tiền tệ, hoặc theo cơ cấu tiền gửi (tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi thanh toán), từ đó tính các tỷ lệ, chỉ số cần thiết (do báo cáo có nhiều trường thông tin nên tác giả tách làm 3 hình liên tiếp nhau, chi tiết hình 2.3.1 - 2.3.3 , phụ lục 02). Báo cáo còn cho biết tổng nợ chi tiết theo thị trường 1, thị trường 2, TGCKH tại TCTD khác, trái phiếu DN, nợ đã bán chưa thu được tiền. Trong đó nổi bật có hoạt động thanh toán quốc tế đã tăng 1298.59%.
56
Báo cáo kế toán quản trị
Tất cả BCKTQT do K.TCKT đảm nhận. Mục tiêu trong kế hoạch tập trung hóa kế toán quản trị gồm tập trung dữ liệu, tập trung công nghệ, tập trung quản trị vận hành hệ thống BCKTQT, thiết lập hệ thống KPIs.
Phòng kế hoạch của K.TCKT là đầu mối quản lý công cụ khai thác dữ liệu, triển
khai khung quản trị dữ liệu, điều phối, giám sát hoạt động quản lý dữ liệu cho kế toán
quản trị. Trung tâm công nghệ thông tin có nhiệm vụ cung cấp công cụ quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu, xây dựng và chuyển giao công cụ báo cáo kế toán quản trị, mã hóa
thông tin và cung cấp BCKTQT cho Ban lãnh đạo cùng các đơn vị trong Oceanbank.
Danh mục BCKTQT Oceanbank bắt buộc có hiện nay gồm: báo cáo các phân hệ ( là các báo cáo quan trọng nhất gồm 82 báo cáo về tín dụng, tiền gửi, chuyển tiền, tài trợ thương mại, nội bộ), báo cáo các hoạt động (120 báo cáo), và BCKTQT chi tiết bổ sung như báo cáo chi phí - lơị nhuận, báo cáo về KPIs, ALM, hệ thống sao kê chi tiết, hệ thống báo cáo giao dịch, và nhiều báo cáo khác nhưng ít phát sinh. Có báo cáo được lập thủ công, có báo cáo được lập tự động.
Quy trình và hoạt động của tổ chức lập BCKTQT tại Oceanbank nhìn chung tuân theo các mục tiêu kịp thời, hợp lý, cụ thể như sau:
+ Xác định mục tiêu, từ đó lập kế hoạch ngân sách rồi đưa ra dự báo. Kết quả so với dự báo như thế nào được phản ánh kịp thời cho Ban lãnh đạo, điều chỉnh kịp thời về mục tiêu và sự phân bổ ngân sách
+Phân tích đánh giá kết quả so với kế hoạch để đưa ra điều chỉnh hợp lý về kế hoạch toàn bộ nguồn lực (nhân lực, ngân sách, hệ thống hỗ trợ, các chỉ tiêu báo cáo)
45% 31%
■Báo cáo phân hệ
■Báo cáo hoạt động
■Báo cáo ALM,KPIs
■Các BC khác
Biểu đồ 2.4: Cơ cấu hệ thống BCKTQT tại Oceanbank
(nguồn: Khối TCKT, Oceanbank)
Lập kế hoạch ngân sách và dự báo
Xác định mục tiêu, lập kế hoạch ngân sách Phân tích đánh giá kết quả so với kế hoạch Điều chỉnh kế hoạch và dự báo Dự báo Hệ thống BCKTQT bám sát bộ tiêu chuẩn KPIs
Sơ đồ 2.15: Hệ thống BCKTQT tập trung của Oceanbank
Ví dụ báo cáo chi tiết tình hình thực hiện kế hoạch Q1/2018 tính đến hết ngày 30/03/2018 của Oceanbank (hình 2.4.1 - 2.4.4, chi tiết phụ lục 02) gồm cụ thể lãnh đạo phụ trách, mã đơn vị (gồm các mã line nhỏ), tên đơn vị, phân nhóm đơn vị, chỉ tiêu huy động tại thời điểm 30/03/2018 và so sánh với cùng kỳ năm 2017, so với kế hoạch; tương tự với các chỉ tiêu khác như dư nợ cuối kỳ, giảm ròng nợ có vấn đề, tỷ lệ nợ có vấn đề, doanh thu hoạt động dịch vụ, doanh số thanh toán quốc tế, tăng trưởng của ngân hàng điên tử, chi phí hoạt động, thu nhập lãi thuần, lợi nhuận trước
58
thuế, xếp loại cho đơn vị. Đây vừa mang tính chất thống kê so sánh, vừa là BCKTQT.
2.2.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Sau giai đoạn khó khăn 2014 - 2016, Oceanbank coi trọng công tác kiểm tra kế toán.
Như đã nêu lên mô hình tổ chức của Oceanbank hiện nay, có nhiều bộ phận tham gia vào công tác kiểm tra kế toán. Yếu tố tập trung của công tác này thể hiện ở việc tất cả các kết quả kiểm tra kế toán đều tập hợp tại Hội sở chính, do Ban kiểm toán nội bộ làm đầu mối, chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kiểm tra kế toán, điều phối nguồn lực cho việc kiểm tra. Cụ thể:
- Vòng bảo vệ thứ 3 bao gồm: Kiểm toán nội bộ - Vòng bảo vệ thứ 2 bao gồm:
+ Toàn bộ các phòng thuộc khối QLRR (phòng QLRRTD, Phòng QLRRTT, Phòng QLRRVH, Phòng TT&PHRR)
+ Phòng hỗ trợ + Phòng pháp chế
- Vòng bảo vệ thứ 1 bao gồm: tất cả các đơn vị kinh doanh, văn phòng khu vực, các phòng hội sở và các đơn vị liên quan
Trong đó, các đơn vị tự quản lý, kiểm soát hoạt động kế toán hàng ngày, tuân thủ quy định về thời hạn như BCKTQT phải lập trong 6 ngày làm việc đầu tiên của tháng và 15 ngày đầu tiên của quý; tuân thủ yêu cầu thiết kế kiểm soát nội bộ như không được vừa hạch toán vừa phê duyệt giao dịch, chi tiền trước hạch toán sau; tuân thủ quy định về phân quyền, thẩm quyền như Trưởng phòng giao dịch không được tự ý duyệt tờ trình hạch toán lùi ngày nếu không có sự ủy quyền của Ban lãnh đạo; tuân thủ yêu cầu hỗ trợ công nghệ như phải phản hồi trong vòng 2 tiếng từ khi tiếp nhận yêu cầu.
Hoạt động kiểm tra kế toán tại Oceanbank có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động truy xuất từ kho dữ liệu kế toán
Kiểm toán độc lập Nhà nuớc
HĐQT/BAN KIỂM SOÁT/CÁC ỦY BAN QLRR
L_______________________________________________________________________________________ I Quản trị rủi ro Kiểm soát hoạt động hàng ngày, theo dõi áp dụng biện pháp kiểm soát phù hợp Tuân thủ Kiểm soát tài
chính An toàn Chất luợng
Thanh tra Kiểm soát nội
bộ
Kiểm toán nội bộ (định kỳ hoặc đột xuất)
◄---■► : Luồng trao đổi, hỗ trợ thông tin