Ví dụ báo cáo chi tiết tình hình thực hiện kế hoạch Q1/2018 tính đến hết ngày 30/03/2018 của Oceanbank (hình 2.4.1 - 2.4.4, chi tiết phụ lục 02) gồm cụ thể lãnh đạo phụ trách, mã đơn vị (gồm các mã line nhỏ), tên đơn vị, phân nhóm đơn vị, chỉ tiêu huy động tại thời điểm 30/03/2018 và so sánh với cùng kỳ năm 2017, so với kế hoạch; tương tự với các chỉ tiêu khác như dư nợ cuối kỳ, giảm rịng nợ có vấn đề, tỷ lệ nợ có vấn đề, doanh thu hoạt động dịch vụ, doanh số thanh toán quốc tế, tăng trưởng của ngân hàng điên tử, chi phí hoạt động, thu nhập lãi thuần, lợi nhuận trước
58
thuế, xếp loại cho đơn vị. Đây vừa mang tính chất thống kê so sánh, vừa là BCKTQT.
2.2.6. Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn
Sau giai đoạn khó khăn 2014 - 2016, Oceanbank coi trọng cơng tác kiểm tra kế tốn.
Như đã nêu lên mơ hình tổ chức của Oceanbank hiện nay, có nhiều bộ phận tham gia vào cơng tác kiểm tra kế tốn. Yếu tố tập trung của công tác này thể hiện ở việc tất cả các kết quả kiểm tra kế tốn đều tập hợp tại Hội sở chính, do Ban kiểm toán nội bộ làm đầu mối, chịu trách nhiệm cao nhất về cơng tác kiểm tra kế tốn, điều phối nguồn lực cho việc kiểm tra. Cụ thể:
- Vòng bảo vệ thứ 3 bao gồm: Kiểm toán nội bộ - Vòng bảo vệ thứ 2 bao gồm:
+ Tồn bộ các phịng thuộc khối QLRR (phịng QLRRTD, Phòng QLRRTT, Phòng QLRRVH, Phòng TT&PHRR)
+ Phòng hỗ trợ + Phòng pháp chế
- Vòng bảo vệ thứ 1 bao gồm: tất cả các đơn vị kinh doanh, văn phòng khu vực, các phòng hội sở và các đơn vị liên quan
Trong đó, các đơn vị tự quản lý, kiểm soát hoạt động kế toán hàng ngày, tuân thủ quy định về thời hạn như BCKTQT phải lập trong 6 ngày làm việc đầu tiên của tháng và 15 ngày đầu tiên của quý; tuân thủ yêu cầu thiết kế kiểm soát nội bộ như khơng được vừa hạch tốn vừa phê duyệt giao dịch, chi tiền trước hạch toán sau; tuân thủ quy định về phân quyền, thẩm quyền như Trưởng phịng giao dịch khơng được tự ý duyệt tờ trình hạch tốn lùi ngày nếu khơng có sự ủy quyền của Ban lãnh đạo; tuân thủ yêu cầu hỗ trợ công nghệ như phải phản hồi trong vòng 2 tiếng từ khi tiếp nhận yêu cầu.
Hoạt động kiểm tra kế tốn tại Oceanbank có thể được thực hiện thủ cơng hoặc tự động truy xuất từ kho dữ liệu kế tốn
Kiểm tốn độc lập Nhà nuớc
HĐQT/BAN KIỂM SỐT/CÁC ỦY BAN QLRR
L_______________________________________________________________________________________ I Quản trị rủi ro Kiểm soát hoạt động hàng ngày, theo dõi áp dụng biện pháp kiểm sốt phù hợp Tn thủ Kiểm sốt tài
chính An tồn Chất luợng
Thanh tra Kiểm soát nội
bộ
Kiểm toán nội bộ (định kỳ hoặc đột xuất)
◄-----■► : Luồng trao đổi, hỗ trợ thơng tin ^^¼∙ : Luồng báo cáo trực tiếp
Sơ đơ 2.16: Mơ hình tơ chức kiêm tra kê tốn qua ba vịng bảo vệ 2.2.7. Tô chức phân tích báo cáo tài chính
Phịng báo cáo thuộc K.TCKT làm đầu mối trong cơng tác phân tích BCTC Thực chất, Oceanbank xây dựng hệ thống thông tin so sánh giữa kết quả thực hiện đã tổng hợp đuợc với kế hoạch, tiêu chuẩn của ngành và đánh giá, so sánh với thị truờng, so sánh giữa các kỳ với nhau
Quy trình phân tích BCTC trải qua 4 bước chính sau:
Buớc 1: Tổng hợp dự toán, kế hoạch từ các báo cáo kế hoạch đầu kỳ Buớc 2: Tổng hợp tình hình thực hiện trong kỳ báo cáo cần phân tích
Buớc 3: Phân tích sự ' kiểm sốt và quản lý chặt chẽ hoạt động kế tốn. Xuất
phát từ
phân tích biến động chi phí , so sánh đánh giá chi phí thực hiện với chi phí dự tốn
nhằm phát
hiện những tồn tại, thiếu sót cũng như những điểm yếu trong quá trình thực hiện. Bước 4: Lập bảng kết quả sau phân tích, thể hiện sự so sánh với tiêu chuẩn ngành (qua các văn bản pháp luật), so sánh các kỳ với nhau, đưa ra nhận định.
Như vậy, các điều Oceanbank cần lưu ý khi tổ chức phân tích BCTC
- Thơng tin đầu ra: u cầu của lãnh đạo là các thơng tin về phân tích, đánh giá các kết quả thực hiện trong kỳ nhằm kiểm soát và quản lý chặt chẽ hoạt
động kế
toán. Xuất phát từ u cầu đó đầu ra của phân tích báo cáo là các báo cáo
phân tích
biến động chỉ tiêu tài chính, phân tích biến động chi phí , so sánh đánh giá chi phí
thực hiện với chi phí dự tốn nhằm phát hiện những tồn tại, thiếu sót cũng như
những điểm yếu trong quá trình thực hiện.
- Quy trình xử lý: Với yêu cầu cần thực hiện trên báo cáo, các cán bộ cần vận dụng kiến thức phân tích, dự báo của mình để xử lý thơng tin trên các báo
phân tích định kế tốn tác nghiệp
61
2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI OCEANBANK 2.3.1 Những kết quả đã đạt được
Sau 6 năm triển khai mơ hình tập trung kế tốn và ứng dụng công nghệ tin học vào kế toán, Oceanbank đạt những kết quả sau:
a. Cơng tác kiểm tra kế tốn chặt chẽ
Khi NHNN đưa vào diện kiểm soát đặc biệt, Vietinbank hỗ trợ điều hành, mức chấp nhận rủi ro của Oceanbank giảm đi đáng kể. Việc quan trọng của Oceanbank khi đó là bảo tồn, duy trì hoạt động nên hiện nay Oceanbank chú trọng cơng tác kiểm sốt rủi ro kế tốn thơng qua kiểm soát hồ sơ, chứng từ hạch toán đảm bảo tuân thủ quy định, quy trình nghiệp vụ. Do đó, số hồ sơ sai sót, khơng đúng quy định giảm xuống, tạo ra mơi trường lành mạnh cho hoạt động kế tốn, cung cấp thơng tin đáng tin cậy.
Bên cạnh đó, để ngăn chặn rủi ro, các khâu trong quy trình kế tốn có nhiều bước, nhiều chốt kiểm soát, hệ thống chứng từ giấy Oceanbank hiện nay tuy rườm rà nhưng đảm bảo đầy đủ, ổn định. Theo số liệu nội bộ Oceanbank, năm 2018 so với 2017 giảm tỷ lệ lỗi tuân thủ với TSĐB là 30%; chứng từ giải ngân giảm 10%; vi phạm lỗi phê duyệt giảm 13.5%. Kết quả các đợt kiểm tra CN thì tỷ lệ sai phạm đều giảm và các lỗi trọng yếu giảm hẳn.
b. Chất lượng nhân sự làm kế toán đã tăng
Oceanbank có yêu cầu về chất lượng nhân sự làm kế toán ngày càng cao, chặt chẽ, quy định thành văn bản chỉ đạo, nâng cao chế độ đãi ngộ, tuyển dụng được nhiều lao động giỏi tốt nghiệp từ các trường Đại học uy tín. Trong tương lai gần, đội ngũ này được kỳ vọng sẽ tạo nên tập thể có kỷ luật, trình độ đồng đều, có khả năng nhanh chóng nắm bắt triển khai kỹ thuật mới. Chất lượng nhân sự tăng đi cùng với việc ứng dụng khoa học công nghệ khiến việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán linh hoạt hơn, việc sử dụng chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu chính xác, đảm bảo cho chất lượng của thông tin kế tốn. Đó là cơ sở cho các nội dung TCCTKT tiếp theo được đúng đắn, sâu sắc. Các báo cáo được lập có hệ thống, cán bộ cơng tác kiểm tra kế tốn đề cao việc phịng chống rủi ro, kết quả phân tích
BCTC cũng sâu sắc hơn.
c. Hệ thống văn bản kế toán được sắp xếp bài bản, khoa học
Từ khi Vietinbank hỗ trợ điều hành, nhờ học hỏi kinh nghiệm thiết kế hệ thống văn bản kế toán, nhiều quy định cũ lập từ lâu, nhỏ lẻ rời rạc đã được thay bằng hệ thống văn bản kế tốn mới có tính bao qt và quy định rõ ràng, có thể ngắn hơn nhưng mạch lạc và khúc chiết, không bị rườm rà chia nhỏ, giúp cho người sử dụng dễ hình dung các vấn đề khi đọc, trong khi tác nghiệp lại linh hoạt hơn, khơng bị gị bó vào những cách xử lý tình huống nhỏ lẻ, yêu cầu cao sự phối hợp giữa hội sở chính lập văn bản và đơn vị cấp dưới cùng xử lý, các đơn vị đều có trách nhiệm.Qua đó, TCCTKT trở nên hợp lý hơn.Các đơn vị trong bộ máy kế toán phối hợp với nhau tốt hơn, tuân theo hệ thống văn bản.
Trình độ ứng dụng cơng nghệ tăng
Oceanbank đầu tư nhiều cho hệ thống công nghệ, giúp giảm bớt gánh nặng tác nghiệp thủ cơng, năng suất lao động kế tốn tăng. Một nghiệp vụ bất kỳ phát sinh tại CN có thể được truyền ngay về trung tâm, cập nhật số liệu kế tốn chung của tồn hệ thống. Mơ hình quản lý dữ liệu tập trung cho phép các giao dịch thực hiện trong ngày của các CN đều được hạch toán tại máy chủ tại Hội sở chính. Mọi dữ liệu của tồn bộ các CN của Oceanbank xuất phát từ các nguồn khác nhau như yêu cầu từ khách hàng, từ mạng điện tử, từ nội bộ CNh đều được truyền tải về Hội sở chính , thực hiện xử lý và lưu trữ có hệ thống tại máy chủ của Hội sở chính. Những giao dịch sai sót bản chất nghiệp vụ như chi phí hạch tốn vào doanh thu, hạch tốn sai tài khoản, hay giao dịch thừa, giao dịch nghi ngờ có gian lận, rửa tiền, dấu hiệu tội phạm như giao dịch thẻ,.... bị chặn tự động theo thiết kế của hệ thống tích hợp hàng rào bảo vệ. Nhờ đó, cơng tác vận dụng tài khoản kế tốn đảm bảo chính xác, khơng mất thời gian sửa chữa. Cơng tác kiểm tra kế tốn vì thế cũng gọn nhẹ đi đáng kể so với cách đối chiếu thủ công ngày trước, cán bộ kiểm tra tập trung vào những nghiệp vụ khó hoặc nhiều rủi ro.
d. Hình thức kế tốn tập trung ưu việt hóa tổ chức cơng tác kế tốn
63
sở chính giúp dữ liệu khơng bị phân tán nhiều nơi nên việc quản lý sát sao hơn; thống nhất về thời gian tập hợp, phân công phân nhiệm, thẩm quyền tác nghiệp và TCCTKT theo quan điểm của duy nhất Ban lãnh đạo Hội sở chính, tránh tình trạng các đơn vị giải quyết vấn đề kế tốn theo các quan điểm khác nhau, xung đột nhau. Hội sở chính điều hành cơng việc thống nhất về định huớng, quan điểm, lập truờng, cách thức làm việc phối hợp. Đó là kỷ luật tạo nên một tập thể mạnh.
2.3.2 Những tồn tại
Sau khi tìm hiểu thực trạng cơng tác kế toán của Oceanbank, tác giả thấy nổi lên những vấn đề sau:
a về tổ chức bộ máy kế toán
về cơ cấu nhân sự làm kế toán cịn ruờm rà, các bộ phận kế tốn tín dụng cịn phải vừa tác nghiệp vừa kinh doanh, bộ phận kế toán ngân quỹ vận hành máy ATM cho CN, các đua đến chi phí cho nhân viên tăng. Bên cạnh đó, Oceanbank chua hồn thành chuyển đổi mơ hình tập trung hóa, bộ máy kế tốn hiện thiết kế theo mơ hình vừa phân tán vừa tập trung, dữ liệu vẫn bị thiếu sót khi đua dữ liệu đến điểm cuối là máy chủ tại Hội sở chính.
b. về tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế tốn của Oceanbank cịn khá nặng về số luợng, thủ tục giấy tờ, chua đua chứng từ điện tử phổ biến rộng rãi. về cơ bản, do khẩu vị rủi ro thay đổi nên Oceanbank thận trọng trong việc xử lý nghiệp vụ kế tốn, khâu phê duyệt, điều chỉnh sai sót khá nhiều thủ tục, giấy tờ. Với xu thế cách mạng số 4.0 hiện nay, nếu Oceanbank có hệ thống chứng từ điện tử thì cơng việc đuợc xử lý nhanh, các kênh bán hàng mới nhu internet banking, mobile banking, POS phát triển, nhiều sự lựa chọn tiếp cận khách hàng thay vì kênh bán trực tiếp tại quầy đang là chủ lực. Hơn nữa, Oceanbank sử dụng chứng từ điện tử sẽ tiết kiệm đuợc chi phí thuê kho, luu kho, vận chuyển, bảo vệ chứng từ giấy.Việc tập trung dữ liệu diễn ra nhanh gọn nhờ tốc độ máy móc tổng hợp dữ liệu chứng từ điện tử, nếu tận dụng uu điểm này Oceanbank sẽ khai thác tốt nguồn dữ liệu chứng từ điện tử.
Hệ thống tài khoản kế tốn Oceanbank hiện có nhiều tài khoản GL khơng có phát sinh trong vịng mấy năm trở lại đây như tài khoản GL theo dõi giao dịch thẻ mua xăng dầu trả trước đã dừng cung cấp dịch vụ, hay tài khoản tiền mặt tại máy ATM khơng cịn hoạt động nữa. Bên cạnh đó có một số tài khoản có nội dung mơ tả khơng đầy đủ so với nghiệp vụ thực tế như nghiệp vụ quyết toán với các tổ chức thẻ Quốc tế.
d. về hình thức kế tốn
Oceanbank ứng dụng công nghệ thông tin rất nhiều trong hoạt động kế tốn, nhiều chương trình hỗ trợ như hệ thống thẻ Smart Vista, hệ thống hạch toán trên FCC, hệ thống giải pháp tài chính ERP, hệ thống Appman trình ký online. Tuy vậy, Oceanbank chưa khai thác triệt để điểm mạnh của hình thức kế tốn máy vi tính là tốc độ và khả năng phân lọc dữ liệu, khả năng đồng bộ. Các phần mềm tại Oceanbank thiếu các tính năng tự động hóa xử lý giao dịch trên màn hình, phân tích xu hướng, đưa ra giải pháp và cảnh báo.
e. về tổ chức lập báo cáo tài chính
Hệ thống BCTC cũng như BCKTQT tương đối mỏng về số lượng so với các NHTM khác, công tác thủ công nhiều. Như Vietinbank có khoảng 600 báo BCKTQT các loại, MBbank có khoảng 400. So với các NHTM khác, số lượng BCTC, BCKTQT của Oceanbank cịn sơ sài và hàm lượng thơng tin trong báo cáo không bằng.
f. về cơng tác kiểm tra kế tốn
Cơng tác kiểm tra kế tốn của Oceanbank vẫn dựa vào sức người là chủ yếu, thực hiện kiểm tra giám sát trực tiếp, đối chiếu số liệu thủ công bằng phần mềm văn phịng phổ biến, khơng có phần mềm hỗ trợ chuyên dụng cho những việc này. về lâu dài hiệu quả công tác kiểm tra kế tốn có thể giảm, khi lượng chứng từ tăng lên, số lượng nhân viên kiểm tra tăng kéo theo chi phí tăng trong khi tốc độ không tăng nếu không thay đổi cách thức thủ cơng như hiện nay.
Oceanbank chưa có kế hoạch cụ thể xây dựng khung quản trị rủi ro bao gồm cả TCCTKT. Hiện nay, các NHTM trên thế giới đều có xu hướng xây dựng khung quản trị rủi ro theo Basel (I, II, III) nhằm chuẩn hóa hoạt động quản trị rủi ro bao gồm cả tổ chức công tác kiểm tra kế toán, gồm: thuê đơn vị tu vấn triển khai phân tích
độ lệch cơ sở dữ liệu (Data gap), nghiên cứu khoảng 20 quy trình đánh giá rủi ro, lập báo cáo đánh giá tác động ro (ICAAP), lập báo cáo đánh giá tác động định luợng (QIS); thực hiện các dự án xây dựng hệ thống khởi tạo các khoản vay , dự án nâng cấp
hệ thống xếp hạng nội bộ (Credit Rating System), dự án hoàn thiện khung quản lý rủi
ro thị truờng; dự án tính tốn tài sản có rủi ro (RWA) theo Basel. Oceanbank chua có kế hoạch cụ thể theo xu huớng này để hoàn thiện cơng tác kiểm tra kế tốn..
Hiện nay, hệ thống các tiêu chí đánh giá hiệu quả cơng việc kế tốn của Oceanbank ít so với các NHTM khác, mới dừng ở tiêu chí số luợng giao dịch, thời gian xử lý. Tuy nhiên khoảng thời gian xử lý công việc cũng rất rộng, có cơng việc tn theo huớng dẫn trong quy định thì nhanh, nếu nằm ngồi sự huớng dẫn, ít phát sinh thì thời gian suy nghĩ cách giải quyết đó lâu. Chất luợng của giao dịch chua đuợc coi trọng. Oceanbank thực hiện khảo sát công việc kế tốn trong 5 quy trìnhBảng 2.9: khảo sát cơng việc kế tốn năm 2018 trong 5 quy trình
Chuyển tiền
quốc tế Khơng có
Chua có, chua bị
chặn thời hạn Chua có Chua có
Chuyển tiền
trong nuớc Ít nhất 7 GD/ngày
Chua có, trừ chuyển tiền ra ngồi hệ thống truớc 17h.
Chua có Chua có
Vận hành
tín dụng Chua có Chua có Chua có