Ghi chú: -------► : Thể hiện sự quản lý; : Thể hiện trách nhiệm báo cáo a. Các đơn vị tham gia trong mơ hình 03 vịng bảo vệ
32
- Vịng bảo vệ thứ 3 bao gồm: Kiểm tốn nội bộ - Vịng bảo vệ thứ 2 bao gồm:
• Tồn bộ các phịng thuộc khối QLRR (phịng QLRRTD, Phịng QLRRTT,
Phịng QLRRVH, Phịng TT&PHRR)
• Phịng hỗ trợ
• Phịng pháp chế
- Vịng bảo vệ thứ 1 bao gồm: tất cả các đơn vị kinh doanh, văn phòng khu vực, các phòng hội sở và các đơn vị liên quan.
b. Các đơn vị có chức năng kép
Một số đơn vị trong mơ hình 03 vịng bảo vệ có chức năng kép khi thực hiện nguyên tắc phân chia các đơn vị theo từng vòng bảo vệ dựa trên chức năng.
Phịng kế tốn CN Phịng hỗ trợ tín dụng CN Phịng dịch vụ khách hàng CN Phịng kho quỹ CN
Kế tốn nội bộ Kế tốn tín dụng Kế toán giao dịch Kế toán ngân quỹ
Trong Oceanbank, các nghiệp vụ kế toán đươc phân tách thành bộ phận kế tốn/thanh tốn tại Hội sở chính và tại CN gồm kế toán giao dịch, kế toán nội bộ, kế toán nội bộ, kế toán kho quỹ. Nghiệp vụ kế toán được tổ chức thực hiện chi tiết tại các bộ phận, đảm bảo nhân viên tại các bộ phận có nghiệp vụ rõ ràng nhất định.
Oceanbank tổ chức quản lý kế tốn theo ngành dọc, một Khối ở hội sở chính sẽ quản lý một mảng nghiệp vụ tại các CN và PGD cấp 1. Ví dụ Khối bán lẻ quản lý mảng nghiệp vụ quan hệ khách hàng cá nhân, K.TCKT quản lý kế toán nội bộ, kế toán giao dịch tại CN. Mặc dù K.TCKT có nhiệm vụ TCCTKT trên tồn hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở bước tổng quát mang tính hướng dẫn nên việc thực hiện chi tiết tại CN bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác như quyết định của Khối quản lý mảng nghiệp vụ đó, quyết định của CN.
2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI DƯƠNG
Mơ hình tổ chức nói chung và TCCTKT nói riêng của Oceanbank trước thời điểm đưa phần mềm lõi corebanking mới vào sử dụng, năm 2012 là mơ hình phân tán. Khi bắt đầu thực hiện kế hoạch chuyển đổi trên, Oceanbank đã đặt ra chiến lược xây dựng mơ hình kế tốn tập trung trên tồn hệ thống từ 2011-2017. Điều này hợp lý vì mơ hình phân tán phù hợp với quy mơ hoạt động nhỏ, mức độ tập trung quyền lực cao, có tính phân quyền cao cả về tổ chức và nhân lực nên khó có thể tăng quy mơ, các cấp quản lý khó kiểm sốt bao qt và tính chun nghiệp trong xử lý cơng việc kế tốn khơng cao. Bên cạnh đó, các nghiệp vụ kế toán phát sinh được bộ phận kế tốn CN xử lý, vơ hình chung dồn dồn gánh nặng cơng việc hành chính lên bộ phận kế tốn, khơng đảm bảo tính phân cơng phân nhiệm. Theo u cầu tăng trưởng, mở rộng mạng lưới điểm giao dịch, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ, cải thiện tốc độ phục
vụ khách hàng thì khối lượng cơng việc kế tốn cũng tăng lên, phức tạp nhưng phải tiết kiệm thời gian công sức, giản lược tối đa các cơng việc thừa. Mơ hình kế tốn phân tán sẽ khó đáp ứng được u cầu thay đổi này, đòi hỏi Oceanbank phải thay đổi, chuẩn hóa hoạt động TCCTKT theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả, an toàn. Do nhiều nguyên nhân tác động như khủng hoảng kinh tế tồn cầu, nền kinh tế Việt Nam khó khăn chung, đặc biệt giai đoạn 2014 -2016 NHNN đưa Oceanbank vào diện kiểm sốt đặc biệt, đóng băng rất nhiều hoạt động nên lộ trình thay đổi TCCTKT theo hướng tập trung hóa bị chậm so với kế hoạch. Từ 2011- nay Oceanbank thực hiện chun mơn hóa sâu các chức năng kế tốn, theo đó có kế tốn CN và kế tốn Hội sở chính. Năm 2018, Oceanbank vẫn duy trì mơ hình kế tốn vừa tập trung vừa phân tán trên lộ trình chuyển đổi theo hướng tập trung hóa hồn tồn, tn thủ
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Oceanbank đang sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán, nghiêng về hướng tập trung nhiều hơn.
Theo mơ hình này, tại trụ sở chính có bộ phận kế tốn trung tâm, có một số ít đơn vị trực thuộc thực hiện tồn bộ cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo kế tốn gửi về bộ phận kế tốn trung tâm, có đơn vị chỉ bố trí nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ hạch toán, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu, truyền dữ liệu về máy chủ va bộ phận kế toán trung tâm làm nhiệm vụ tổng hợp cho tồn hệ thống. Có thể nói tuy hình thức tổ chức vừa phân tán vừa tập trung tùy vào điều kiện của các đơn vị, nhưng tổ chức xử lý dữ liệu đều tập trung tại trung tâm cơ sở dữ liệu toàn hệ thống.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Oceanbank gồm bộ phận kế tốn trung tâm là Khối Tài chính kế tốn (K.TCKT), khối quản lý tín dụng, khối dịch vụ khách hàng, trung tâm thanh toán, trung tâm kho quỹ và bộ phận kế toán tại CN/PGD cấp 1. K.TCKT là bộ phận tập trung nhiều lao động kế toán nhất (trên 50 người) làm đầy đủ công việc kế tốn tài chính (tiền lương, tài sản, thuế, dự phịng, quyết tốn), kế tốn nội bộ, xử lý thuế , lập và phân tích báo cáo kế tốn, và ban hành chế độ chính sách chung về mặt kế tốn cho tồn hàng. Các Khối nghiệp vụ cịn lại đều có bộ phận làm kế tốn riêng của Khối đó như kế tốn trung tâm thanh tốn, kế toán cho
35
vay của Khối làm cơng tác tín dụng, kế tốn ngân quỹ tại Trung tâm kho quỹ. Riêng một số hoạt động cần xử lý nhanh và có tính nhạy cảm cao về thời gian đuợc đua hết về CN nhu cho vay thấu chi, vay cầm cố tài sản, giao dịch tiền mặt, chuyển tiền tại quầy giao dịch,.. .dựa trên việc phân chia thời gian làm việc, sự hỗ trợ của công nghệ để phục vụ khách hàng một cách tối uu. Kế toán CN đuợc phân theo từng mảng: kế toán nội bộ, kế toán giao dịch, kế toán cho vay, kế toán ngân quỹ
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế tốn tại Oceanbank
Hội sở chính và CN đều đảm bảo thực hiện đầy đủ các phần hành kế tốn, khác nhau ở phạm vi và tính chất cơng việc. Kế tốn Hội sở chính tổng hợp tồn hàng, lập và phân tích báo cáo dựa trên dữ liệu tổng thể, phân tích sâu, là đầu mối chỉ đạo và huớng dẫn các CN thực hiện cơng tác kế tốn. Kế tốn CN làm việc thực tế chi tiết đến từng khách hàng, trong phạm vi CN, lập báo cáo cho CN theo yêu cầu của Ban giám đốc CN.
Oceanbank đặt tên phần hành kế toán theo nội dung hoạt động, tổ chức cơ cấu nhân sự làm kế toán dựa theo phần hành kế toán phụ trách gồm: kế toán cho vay, kế toán ngân quỹ, kế toán giao dịch, kế toán nội bộ. Mỗi phần hành có bảng mơ tả cơng việc riêng đầy đủ chi tiết, yêu cầu về nhân sự dựa trên các tiêu chí: phạm vi của phần hành kế toán, chức năng nhiệm vụ của phần hành, các đầu công việc thuờng xuyên, công việc định kỳ, trách nhiệm lập báo cáo, tiêu chuẩn đánh giá, kỹ năng và trình độ của nguời lao động.
Kế tốn cho vay
Năm 2011, mơ hình kế tốn cho vay có tính phân tán cao. Tại các PGD cấp 1, CN đều bố trí kế tốn cho vay để thực hiện việc giải ngân, thu nợ, tất tốn; xuất nhập tài sản đảm bảo; thu phí;.. .và hầu nhu cơng tác kế tốn cho vay thực hiện tại CN/PGD. Giai đoạn 2012-2018, Oceanbank dự kiến thay đổi theo huớng tập trung với hai giai đoạn chính. Giai đoạn 1: Thực hiện tập trung nhân sự, cơng việc kế tốn cho vay từ các điểm giao dịch về CN lớn/Vùng địa lý. Giai đoạn 2: tập trung toàn bộ cơng tác kế tốn cho vay từ các CN/Vùng địa lý về Hội sở chính. Oceanbank đã thực hiện xong giai đoạn 1, hiện đang thực hiện giai đoạn 2. Tính đến 31/12/2018, tỷ lệ nhân sự kế tốn tín dụng tại CN chuyển về Hội sở chính chiếm khoảng 65%. Oceanbank áp dụng cơ chế điều chuyển nhân sự linh hoạt giữa các đơn vị CN - Hội sở chính để cùng hỗ trợ nhau trong cơng tác chuyển đổi.
Biểu đồ 2.1 Tỷ trọng cho vay của Oceanbank năm 2018
(nguồn: Phòng Kế hoạch - K.TCKT - Oceanbank)
Bảng 2.4: Phân chia thời gian làm việc của kế tốn tín dụng giữa CN và Hội sở chính
Năm 2012 Năm 2018 KHCN KH SME KHDN LỚN ĐẦU Tư KHÁC KHCN KH SME KHDN LỚN ĐẦU Tư KHÁC
Nhân sự tại HO
(Đv: nguời) Địa điểm
Số CN/PGD có trên 6 nhân sự kế tốn (Đv: chi nhánh) Số CN/PGD có 6 nhân sự kế tốn trở xuống
KTGD thanh tốn 12 Miền Bắc 11 39
KTGD tín dụng 10 Miền Trung 4 16
KTGD nguồn vốn 6 Miên Nam 6 30
KTGD dịch vụ thẻ 8 Cả nuớc 21 85 TỔNG SỐ NHÂN VIÊN KẾ TOÁN 36 324 45% 55% 48% 52% 100%
Kế tốn cho vay có vai trị quan trọng trong hoạt động của Oceanbank. Số
lượng sản phẩm cho vay nhiều nhất trong các mảng hoạt động kéo theo lượng nghiệp vụ kế toán đi cùng nặng hơn so với các phần hành khác, nên khi chuyển đổi mơ hình cần nhiều thời gian. Hiện nay, trung tâm tại Hội sở chính và CN đều có
chức năng phê duyệt các văn kiện tín dụng, thực hiện hạch tốn giải ngân, thu nợ, quản lý số liệu, tùy vào phân cấp hạn mức phê duyệt Oceanbank quy định nhưng hầu như thực hiện tập trung. Một số công việc vẫn do CN làm như giao dịch trực tiếp với khách hàng, công việc giới hạn về thời gian như xuất nhập kho tài sản đảm bảo, lưu trữ hồ sơ khách hàng vay cầm cố sổ tiết kiệm/vay tín chấp/thấu chi.. .Kế tốn viên tại CN sẽ chuyển hồ sơ lên Hội sở chính thơng qua phần mềm nội bộ để Hội sở chính làm cơng tác tổng hợp.
Kế toán giao dịch
Độ phân tán trong phần hành kế toán giao dịch vẫn cao, gần 90% nhân sự xử lý nghiệp vụ kế toán giao dịch tập trung tại CN , công việc cũng do CN đảm nhận. Quầy giao dịch vẫn là kênh bán hàng chính của Oceanbank. Các nghiệp vụ giao dịch liên quan đến tài khoản, dịch vụ thẻ được thực hiện từng món một cách thủ cơng tại các CN từ khâu tiếp nhận hồ sơ, nhập dữ liệu và hạch tốn. Điều này có thể sẽ là trở ngại vì nếu cơng nghệ hỗ trợ khơng tốt, Oceanbank sẽ không theo kịp xu hướng tự động hóa các kênh bán hàng và giao dịch theo lơ số lượng lớn. Bên cạnh đó, các nghiệp vụ kế tốn giao dịch khác như chuyển tiền, thanh tốn cịn nhiều bước giao nhận chứng từ, lưu trữ thông tin, kiểm sốt trong q trình hạch tốn và
38
kiểm sốt. u cầu về phòng chống rủi ro còn sơ sài, các vịng bảo vệ trong quy trình lỏng lẻo, các chính sách về kế tốn giao dịch chua chú trọng đến mặt phịng ngừa rủi ro. Ví dụ, những u cầu về độ tuân thủ đạo luật FATCA khi giao dịch với chủ tài khoản nuớc ngồi chua có quy định, quy trình, huớng dẫn riêng, chua xây dựng chi tiết danh sách nghi ngờ rửa tiền và tài trợ khủng bố, hệ thống công nghệ nhận biết dấu hiệu rủi ro chua đuợc chú ý đầu tu. Điểm nổi bật là việc Oceanbank đua hệ thống các phần mềm có độ bảo mật cao vào sử dụng, qua nhiều năm xây dựng và đồng bộ với nhau nhu hệ thống thẻ SmartVista, phần mềm lõi Corebanking FCC, chuơng trình cho tài trợ thuơng mại TF, chuơng trình giải pháp tài chính ERP, hệ thống thanh tốn luơng,.. .Oceanbank đã có một kho dữ liệu tập trung, các vấn đề đuợc liên kết chặt chẽ. Điều này giúp bộ phận giao dịch tiết kiệm nhiều thời gian tác nghiệp trên máy, các cơng việc đều có cơ sở đáng tin cậy, dữ liệu có độ chính xác cao hơn so với truớc khi đầu tu vào công nghệ.
Khảo sát về bộ phận kế toán giao dịch tại các CN
Trung tâm kho quỹ đặt tại Hội sở chính, điều hành và quản lý tồn bộ các hoạt động kho quỹ. Việc xây dựng mơ hình này trải qua hai giai đoạn: điều hòa tiền mặt (các hoạt động phân chia khu vực, đầu mối kho quỹ hàng thứ nhất là Trung tâm kho quỹ, CN đầu mối hàng thứ hai, thứ ba, nơi đặt kho tiền, luồng luân chuyển tiền mặt,.); và
39
quản lý tài sản đảm bảo, ấn chỉ quan trọng. Với sự hỗ trợ của hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm nội bộ chuyên dụng có độ bảo mật cao, đến hiện tại Oceanbank đã hồn thành kế hoạch hai giai đoạn triển khai mơ hình quỹ tập trung trên toàn hệ thống, bao gồm tập trung nguồn nhân lực (thành phần tham gia hoạt động kho quỹ nhu kế toán, lái xe tiền, bảo vệ xe tiền, lãnh đạo có thẩm quyền), lập chế độ tài chính thích hợp (chi phí cho nhân viên, chi phí cơng cụ lao động tập trung về CN đầu mối, các chế độ dành riêng cho hoạt động kho quỹ), và tập trung cơng nghệ nhu có ứng dụng riêng chun giao nhận hồ sơ tài sản đảm bảo, phân loại và quản lý tài sản, quản lý ấn chỉ, sử dụng GPS định vị toàn cầu, phần mềm theo dõi quản lý quãng đuờng.
Mơ hình quỹ tập trung ứng dụng tin học hiện đại tăng cuờng tính bao quát quản lý và điều hành tại Trung tâm kho quỹ - Hội sở chính. Số liệu tền mặt và tài sản đảm bảo không bị phân tán nhiều nơi quản lý, đuợc tổng hợp tại một đầu mối làm giảm rủi ro trong công tác tiền mặt, giảm luợng cơng việc hành chính giấy tờ, dữ liệu từ chi tiết đến tổng hợp luôn sẵn sàng để cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo.
Bảng 2.6: Danh sách phân chia các quỹ đầu mối tại Oceanbank
Sơ đồ 2.5: Quy trình tiếp quỹ giữa CN/PGD đề nghị tiếp quỹ và CN/Đầu mối tiếp quỹ
41
2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
Trong kế hoạch chuyển đổi mơ hình tập trung hóa kế tốn, Oceanbank đã đầu tu rất nhiều tiền của và công sức cho hệ thống hỗ trợ lập chứng từ, luân chuyển chứng từ giữa các đơn vị. Oceanbank có chứng từ kế tốn nơi bộ, chứng từ kế tốn tín dụng và chứng từ kế tốn giao dịch.
về hình thức
Oceanbank có chứng từ giấy và chứng từ điện tử. về nội dung, tất cả thiết kế, huớng dẫn cho chứng từ đều do phòng chế độ kế tốn - K.TCKT đảm nhận. Ngồi ra có Khối quản lý rủi ro và Khối pháp chế tu vấn, cho ý kiến và ký kiểm soát chịu trách nhiệm truớc khi triển khai các mẫu ấn chỉ trên tồn hệ thống, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và an toàn.
Các quy định về chứng từ kế toán tối thiểu của Oceanbank
Quy định tối thiểu gồm phạm vi áp dụng cho từng loại chứng từ, danh mục chứng từ và huớng dẫn sử dụng đi kèm, nguời có thẩm quyền, thời gian luân chuyển, quy định luu trữ, quy định xử lý trong các truờng hợp liên quan. Quy trình lập và luân chuyển, luu trữ, bảo quản chứng từ đuợc xây dựng dựa trên thực tế quá trình xử lý nghiệp vụ, khơng cố định cho bộ phận cụ thể nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho hoạt động kế toán. Oceanbank quy định tất cả chứng từ luu tại tập hồ sơ là bản gốc, có huớng dẫn cụ thể với chứng từ sao chup, khôi phục, sai sót và cách