Các tài khoản chi tiết được lập theo loại hình phí hoặc nội dung phí, mục đích, sản phẩm, phân khúc khách hàng hoặc khối nghiệp vụ. Ngoài ra, Oceanbank còn thiết kế nhiều tài khoản trung gian phải thu phải trả, tài khoản thu chi nội bộ để thuận tiện cho cơng việc kế tốn, rà sốt, kiểm sốt, quản trị dữ liệu và có riêng văn bản quy định sử dụng hệ thống tài khoản trung gian. Ví dụ có tài khoản trung gian phân hệ tiền gửi, tương ứng với tài khoản 4599 của NHNN, sinh ra để tạm giữ số tiền cần chuyển khi khách thay đổi kỳ hạn sổ tiết kiệm mà không cần rút tiền mặt ra hoặc đổ vào tài khoản tiền gửi . Ngay sau đó, số phát sinh trên tài khoản này sẽ được tất tốn về 0 khi trích tiền từ tài khoản trung gian vào tài khoản tiền gửi. Hay
Cấp I Cấp II Cấp III TK NHNN TK
OCEANBANK TÊN TÀI KHOẢN Tính chất Loại tiền Kiểm sốthạch toán
Loại 1: Vốn khả dụng và các khoản đầu tư
10 Tiền mặt, chứng từ có giá trị ngoại tệ, kim loại quý, đá quý
101 Tiền mặt bằng đồng Việt Nam
1011 Tiền mặt tại đơn vị
101100000 101100000 Tiền mặt tại đon vị N VND Thủ công
1012 Tiền mặt tại đơn vị hạch tốn báo số 1013 Tiền mặt khơng đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý
101300000 101300000 Tiền mặt không đủ tiêu chuẩn lưu thông chờ xử lý N VND Thủ công
1014 Tiền mặt tại máy ATM
101400062 101400062 Tiền mặt tại máy ATM - Phạm Ngũ Lao N VND Bán tự động 101400063 101400063 Tiền mặt tại máy ATM - Phường Chí Linh, Hải Dưong N VND Bán tự động 101400066 101400066 Tiền mặt tại máy ATM - PGD Bình Giang, Hải Dưong N VND Bán tự động 101400067 101400067 Tiền mặt tại máy ATM - PGD Tứ Kỳ, Hải Dưong N VND Bán tự động 101400068 101400068 Tiền mặt tại máy ATM - Ninh Giang, Hải Dưong N VND Bán tự động 101400070 101400070 Tiền mặt tại máy ATM - PGD Thanh Miện, Hải Dưong N VND Bán tự động 101400200 101400200 Tiền mặt tại máy ATM - Khu đơ thị đền Lừ, Hồng Mai N VND Bán tự động
47
có thể lấy ví dụ về tài khoản trung gian giữa hệ thống ERP giải pháp tài chính và phần mềm lõi FCC. Hai phần mềm này đều thuộc hệ thống corebanking.nhưng hoạt động tách rời nhau. Ví dụ khi chi thưởng cho KH, phần thưởng KH được quản lý trên ERP, nhưng chi phí Oceanbank bỏ ra cần được hạch tốn trên FCC. Vì vậy, cần có một tài khoản trung gian giữa hai phân hệ này để cuối ngày bộ phận CNTT đồng bộ số liệu để kết nối, đối chiếu hai phân hệ này với nhau, tài khoản chi phí khi đó được hạch tốn theo lô. Điều này giúp kế toán giao dịch giảm lượng công việc, không cần thao tác và làm số bút tốn nhiều, cịn bộ phận kiểm sốt sẽ quản lý được quá trình thực hiện của kế toán giao dịch và chứng từ cần thiết, tạo nên các chốt kiểm soát để sau này lập được các báo cáo, đối soát, kiểm tra dữ liệu.
Sơ đồ 2.10: Tóm tắt cách thức truyền thơng tin kế tốn giữa các phần mềm với nhau
1a: Tập hợp dữ liệu trên các ứng dụng khác khơng hạch tốn trực tiếp 1b: Hạch tốn tài khoản trung gian
2: Đối chiếu theo lơ số liệu giữa các ứng dụng khơng hạch tốn trực tiếp với tài khoản trung gian trên FCC
3: kết chuyển từ tài khoản trung gian sang tài khoản doanh thu/chi phí/tiền gửi của KH.
2+3: Có một số nghiệp vụ khơng cần hạch tốn thủ cơng tài khoản trung gian
48
mà số liệu cập nhật vào ERP, hệ thống thẻ, TF,... được đối chiếu ngay trên ứng dụng và kết chuyển vào tài khoản doanh thu/chi phí/tiền gửi KH.
Oceanbank khơng cố định một hệ thống tài khoản mà linh hoạt khởi tạo tài khoản mới tùy theo yêu cầu, hoặc có thể thêm quyền, thêm chức năng cho tài khoản. Để tạo sự thuận tiện nhất cho cán bộ tác nghiệp, tài khoản, chứng từ hồ sơ và sản phẩm cụ thể nào đó cần đi kèm với nhau không tách rời , thành một bộ thống nhất. Việc tạo sự gắn kết này hầu hết phụ thuộc vào cơng nghệ, theo đó gán mã cho sản phẩm, liên kết với tài khoản thích hợp, chặn đường kết nối với các tài khoản khác, các trường thông tin trên máy sẽ giống như thông tin trong hồ sơ gốc, dữ liệu và thiết lập cơ chế tự động đồng bộ dữ liệu, tổng hợp lên một số báo cáo.
Theo thiết kế của K.TCKT và Trung tâm công nghệ thông tin, 1 tài khoản GL tổng hợp có 9 ký tự số với đặc điểm chính là lưỡng tính hay đơn tính, có chặn với các bút toán sai hay khơng, được hạch tốn thủ công, tự động hay bán tự động. Oceanbank hiện có 1443 tài khoản GL tổng hợp nội bảng và 222 tài khoản GL
ngoại bảng.
49
trình cần chặt chẽ, bài bản, có nhiều chốt kiểm soát tùy theo thẩm quyền của cán bộ, hệ thống công nghệ thông tin cần hỗ trợ tốt cho nguời sử dụng.
Oceanbank chọn hình thức kế tốn trên máy vi tính.
- Thứ nhất, cách ghi sổ thủ cơng mất thời gian khơng cịn phù hợp với ngành ngân hàng, cơng việc hành chính đuợc cắt giảm để dành thời gian cho công việc khác.
- Thứ hai, dù phải đầu tu nhiều tiền của cơng sức để tổ chức hình thức kế tốn trên máy vi tính nhung về lâu dài đảm bảo tồn bộ cán bộ thực hiện theo một quy trình thống nhất trên tồn hệ thống, khơng cịn truờng hợp các CN làm theo các huớng khác nhau.
- Thứ ba, nghiệp vụ trong NHTM phức tạp, nhiều bộ phận tham gia, mỗi nghiệp vụ lại yêu cầu một cách ghi chép cung cấp thông tin khác nhau. Sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính, có thể kết hợp các hình thức nhật ký chung; chứng từ ghi sổ; nhật ký - chứng từ, Oceanbank linh hoạt hoạt thiết kế sử dụng cho
phù hợp với từng nghiêp vụ, từng phân hệ trên hệ thống.
Hầu hết trên các phân hệ Oceanbank thiết kế theo hình thức nhật ký - chứng từ. Ví dụ, đối với phân hệ tín dụng bảo lãnh, Oceanbank kết hợp hình thức kế tốn máy với hình thức nhật ký - chứng từ, khởi tạo dữ liệu trên hệ thống theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ, hệ thống hoá các nghiệp vụ theo từng nội dung kinh tế. Ví dụ trong nghiệp vụ cho vay, nguời dùng có thể lựa chọn kỳ hạn, loại hình cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, cầm cố GTCG, cho vay tiêu dùng; tổng hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ, thể hiện ở báo cáo nhật chứng từ in cuối ngày.
Số liệu hệ thống gồm tổng hợp, chi tiết theo nhiều tiêu chí, do đó tại bất kỳ thời điểm nào, nguời dùng cũng truy xuất đuợc dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau. Vì sử dụng hình thức kế tốn máy, ứng dụng nhiều cơng nghệ hỗ trợ, không dùng sức nguời
Sơ đồ 2.11: Tổ chức vận dụng hình thức ghi sổ nhật ký - chứng từ trên phần mễm lõi FCC
Trong đó: --------------► Ghi sổ hàng ngày
I ^^> Ghi sổ định kỳ
I_________+. Đối chiếu
(1) Căn cứ chứng từ để ghi sổ chi tiết (hay sổ phụ khách hàng) (2) Căn cứ chứng từ sau khi vào sổ phụ để lập nhật ký chứng từ (3) Cuối ngày lập bảng cân đối tài khoản
(4) Đối chiếu nhật ký chừng từ với sổ chi tiết
(5) Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản để lên sổ tổng hợp (6) (7) (8): Lên bảng cân đối tài khoản cuối tháng, quý, năm
Đối với nghiệp vụ tất tốn tiền gửi có kỳ hạn là tài sản cầm cố để thu nợ vay, cán bộ kế tốn thực hiện trên màn hình như hình 2.2 . Theo quy trình chung về hình thức nhật ký - chứng từ, tổng số tiền sau khi tất toán khoản tiền gửi có kỳ hạn có thể phân làm nhiều phần: phần chuyển tiền, phần để chuyển khoản và phần treo vào tài khoản trung gian để các bộ phận tiếp theo xử lý. Đối với ba cấu phần này đều có trường “CR AMOUNT” hay số tiền ghi Có; trường dùng cho việc phân tích nghiệp vụ theo các tài khoản đối ứng Nợ “DR AMOUNT”. Trường ghi Có khơng nhập thủ cơng được, mà được đối chiếu tự động với trường ghi Nợ để lấy dữ liệu lập nên báo cáo tự động. Cuối ngày, chi tiết số tiền của các giao dịch sẽ dựa trên số ghi Có, hiển
51
thị trên báo cáo nhật ký chứng từ cuối ngày của GDV.
Sơ đồ 2.12: Sử dụng hình thức kế tốn máy dựa trên hình thức nhật ký - chứng từ trong nghiệp vụ tất toán TGCKH là tài sản cầm cố để thu nợ 2.2.5 Tổ chức lập báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán của Oceanbank bao gồm 3 mảng: BCTC, báo cáo thống kê và BCKTQT.
chính làm, các CN có trách nhiệm báo cáo số liệu về Hội sở chính. Ngồi ra, các CN chủ động lập báo cáo thống kê theo yêu cầu của lãnh đạo ở phạm vi CN. Nguồn dữ liệu để
Báo cáo tài chính (BCTC)
Trong mảng BCTC, ngoài các báo cáo theo quy định của pháp luật lập hàng ngày, tuân theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, Luật kế toán 2015 cùng các văn bản pháp luật liên quan, K.TCKT và kế tốn tại CN ln theo dõi sát, chủ động báo cáo chỉ tiêu tài chính tới lãnh đạo.
Tại Hội sở chính, đầu mối lập BCTC là Phịng báo cáo, K.TCKT. BCTC tối thiểu gồm có: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo luu chuyển tiền tệ, báo cáo các khoản phải thu - phải trả, bảng cân đối nguyên tệ, báo cáo thu nhập chi phí theo nguyên tệ, báo cáo thu nhập chi phí quy đổi về bản tệ, sao kê tín dụng, sao kê tiền gửi. Hàng ngày, các kế tốn viên tồn hệ thống chấm đối chiếu các dữ liệu trên BCTC với sao kê chi tiết các khoản mục, lập báo cáo riêng của mình, tổng hợp dữ liệu đua lên hệ thống dữ liệu, bộ phận CNTT ở CN mã hóa dữ liệu và truyền về đầu mối tập trung là Hội sở chính. Bộ phận CNTT ở Hội sở chính có nhiệm vụ giải mã thủ cơng hoặc tự động tồn bộ dữ liệu của hệ thống, đua về dạng dữ liệu K.TCKT có thể đọc đuợc.
Trên dữ liệu ban đầu của toàn hệ thống, K.TCKT tổng hợp, xử lý để lập thành BCTC.
Báo cáo thống kê:
Oceanbank lập rất nhiều báo cáo thống kê theo yêu cầu của Nhà nuớc và yêu cầu nội bộ, tuân thủ Luật Thống kê số 89/2015/QH13 ngày 23/11/2015 và thông tu số 35/2015/TT-NHNN ngày 31/12/2015 quy định chế độ báo cáo thống kê áp dụng với các TCTD, CN ngân hàng nuớc ngoài của Thống đốc NHNN.
lập báo cáo thống kê là từ kho dữ liệu nội bộ Oceanbank (để báo cáo NHNN), từ các trang thông tin chính thức của NHNN, tổng cục thống kê, các NHTM khác, các NHTM nước ngoài, khảo sát nghiên cứu của tổ chức uy tín ( để báo cáo theo yêu cầu nội bộ).
Trong giai đoạn 2014 - 2016 khó khăn, NHNN xếp vào dạng kiểm soát đặc biệt, Oceanbank lập báo cáo thống kê liên tục phục vụ NHNN, Kiểm toán Nhà nước và cơ quan thuế, đặc biệt về tín dụng và thuế. Giai đoạn cao điểm này, Oceanbank đã lập khoảng 15.000 báo cáo thống kê/năm.
Ví dụ để tạo báo cáo thống kê về tài sản có, vốn tự có, vốn điều lệ, các chỉ tiêu tài chính khác, so sánh với những kỳ khác, so sánh với thị trường ngành ngân hàng, xây dựng kế hoạch tài chính cho giai đoạn tiếp theo, Oceanbank dùng cả báo cáo tổng hợp các chỉ tiêu điển hình của các loại TCTD.
Oceanbank có kế hoạch phát triển kênh Ngân hàng số từ năm 2017. Oceanbank sử dụng khảo sát trên trang chính thức của McKinsey, ngồi việc tìm hiểu xu hướng phát triển kênh bán hàng của khu vực, còn giúp Oceanbank lập kế hoạch về nguồn tài trợ, phân bổ các nguồn tài trợ, tốc độ tăng các chỉ tiêu dựa trên số tuyệt đối và số tương đối qua từng tháng
Exhibit 1. Digital consumers represent a sizable population in most markets
Digital-banking penetration’ (2014) 96 96 94 93 92 63 57 44 41 36 19 18 13
South Austr- Singa- Hong Taiwan Japan China Viet- Malay- Indon- Thai- India Philip-
thiêu hạn g trườn g (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) NHTM Nhà nước 4.869.5 66 0, 13 271.4 72 1,07 149.0 01 0,75 9,31 31, 56 Ngân hàng Chính sách xã hội 194.8 08 - 0,54 0 13.8 93 0,00 NHTM Cổ phần 764.586.8 70 0, 07330.0 -2,42 34267.2 0,00 5610, 94 32, NH Liên doanh, nước ngồi 1.161.0 87 2, 15 161.6 33 -0,76 113.2 53 -0,21 23, 53 - Cơng ty tài chính, cho th 169.6 21 1, 07 33.5 75 3,10 26.4 21 0,00 19, 68 34, 59 Ngân hàng Hợp tác xã 33.2 31 2, 47 3.9 46 0,00 3.027 0,00 18, 68 37, 76 Quỹ tín dụng nhân dân 112.1 49 - 0,90 4.411 0,61 Tồn hệ thơng 3611.127.3 57 0, 33800.6 -0,69 40577.2 0,16 5711, 77 28,
“Digital consumers" represent more than 700 million customers across Asia
Biểu đồ 2.2: Tỷ lệ khách hàng sử dụng dịch vụ selfservice năm 2017 (mobile/internet banking,%)
(Nguồn: Khảo sát của McKinsey 2015)
Biêu đô 2.3: Toc độ tăng tỷ lệ sử dụng “NH sô” tại Việt Nam và khu vực năm 2015 -2017
(Nguồn: Khảo sát của McKinsey 2018)
Bảng 2.8 : Một sơ chỉ tiêu về rủi ro điên hình trong các loại TCTD 31/11/2018)
(Nguồn: https://www.sbv.gov.vn/, báo cáo thống kê đến tháng 12/2018 trong đó Oceanbank thuộc khối NHTM Nhà nước)
- Bước 1: Bộ phận kế toán tại CN truyển toàn bộ dữ liệu về tập trung tại K.TCKT thông qua các phần mềm nội bộ, đồng thời lập những báo cáo thống kê trong phạm vi CN theo yêu cầu của Ban lãnh đạo CN.
- Bước 2: K.TCKT sử dụng các cơng cụ thống kê như mơ hình kinh tế lượng, SPSS để xử lý thông tin và thiết lập các báo cáo thống kê. Bên cạnh đó, có một số
báo cáo thống kê được lập tự động.
- Bước 3: Các báo cáo thống kê được sử dụng phục vụ Ban lãnh đạo, NHNN kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập, cơ quan thuế và các cơ quan khác.
Sơ đồ 2.14 : Tổ chức lập báo cáo thống kê. tại Oceanbank
Dưới đây là ví dụ về một báo cáo thống kê Oceanbank gửi cho NHNN, đưa ra thống kê về các chỉ tiêu kinh doanh các hoạt động chính của Oceanbank như tổng nguồn hoạt động, tổng nợ, kinh doanh ngoại tệ, chi trả kiều hối, thanh toán quốc tế dịch vụ thẻ và dịch vụ khác, kết quả về nợ xấu đã thu hồi. Cụ thể nguồn hoạt động gồm nguồn vốn huy động và các nguồn nhận từ NHNN, vay các TCTD khác, được chi tiết theo từng nguồn khách hàng mục tiêu, loại tiền tệ, hoặc theo cơ cấu tiền gửi (tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi thanh tốn), từ đó tính các tỷ lệ, chỉ số cần thiết (do báo cáo có nhiều trường thơng tin nên tác giả tách làm 3 hình liên tiếp nhau, chi tiết hình 2.3.1 - 2.3.3 , phụ lục 02). Báo cáo còn cho biết tổng nợ chi tiết theo thị trường 1, thị trường 2, TGCKH tại TCTD khác, trái phiếu DN, nợ đã bán chưa thu được tiền. Trong đó nổi bật có hoạt động thanh tốn quốc tế đã tăng 1298.59%.
56
Báo cáo kế toán quản trị
Tất cả BCKTQT do K.TCKT đảm nhận. Mục tiêu trong kế hoạch tập trung hóa kế tốn quản trị gồm tập trung dữ liệu, tập trung công nghệ, tập trung quản trị vận hành hệ thống BCKTQT, thiết lập hệ thống KPIs.