Tiểu luận chu trình sản xuất và hệ thống kiểm soát nội bộ công ty cổ phần nhà bè (hệ thống thông tin kế toán)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Tiểu Luận CHU TRÌNH SẢN XUẤT VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY NHÀ BÈ GVHD ThS Đinh Văn Thịnh Lớp D01 Nhóm thực hiện Nhóm 1 Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2020 2 | N h ó m 1 – H T T T K T 2 MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN 3 I NGHIÊN CỨU, THIẾT LẬP VÀ ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH SẢN XUẤT ĐỐI VỚI CÔNG TY 4 II THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7 1 Môi trường kiểm soát 7 1 1 Sự trung thực v.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TỐN KIỂM TỐN HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Tiểu Luận: CHU TRÌNH SẢN XUẤT VÀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CƠNG TY CỔ PHẦN MAY NHÀ BÈ GVHD: ThS Đinh Văn Thịnh Lớp: D01 Nhóm thực hiện: Nhóm Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2020 MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN I- NGHIÊN CỨU, THIẾT LẬP VÀ ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH SẢN XUẤT ĐỐI VỚI CƠNG TY II - THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Môi trường kiểm soát 1.1 Sự trung thực các giá trị đạo đức 1.2 Cam kết lực 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.4 Phân định quyền hạn trách nhiệm 1.5 Chính sách nhân Đánh giá rủi ro Các hoạt động kiểm soát 3.1 Đối với khu vực giao nhận 3.2 Đối với khu vực cắt đóng nút 3.3 Đối với khu vực KCS thành phẩm 3.4 Đối với khu vực thu hóa, đóng gói 3.5 Tại kho nguyên phụ liệu Hệ thống truyền thông thông tin 10 Hệ thống giám sát thẩm định 10 PHỤ LỤC 11 Hình Lưu đồ mơ tả cơng việc Bợ phận kho 11 Hình Lưu đồ Phân xưởng cắt 12 Hình Cơ cấu công ty 13 2|Nhóm – HTTTKT2 DANH SÁCH THÀNH VIÊN STT MSSV HỌ VÀ TÊN ĐÁNH GIÁ 030633171657 Nguyễn Thị Hồng Nhung 100% 030633171131 Trương Hoàng Mỹ Phương 100% 030633171281 Đặng Phương Quyên 100% 030633170913 Trần Thị Thu Thảo 100% 030633170894 Nguyễn Ngọc Thuận 100% 030633170895 Nguyễn Thị Thủy Tiên 100% 030633170451 Ngô Thị Tú Uyên 100% 030633170414 Nguyễn Thị Hồng Vân 100% 3|Nhóm – HTTTKT2 I- NGHIÊN CỨU, THIẾT LẬP VÀ ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH SẢN XUẤT ĐỐI VỚI CƠNG TY Nghiên cứu chu trình sản xuất Đánh giá chu trình sản xuất Đề xuất Ưu điểm Nhược điểm Tại phòng chuẩn bị sản xuất, kỹ thuật Làm nhiệm vụ nhận thông tin yêu cầu lao động từ phân xưởng may, trao đổi thông tin máy (dây chuyền sản xuất) với phân xưởng may trao đổi với khách hàng mẫu sản phẩm Việc chấp nhận yêu cầu lao động không phù hợp khơng có nguồn thơng tin qua lại phòng kế hoạch phòng chuẩn bị sxkt Việc phòng tiếp nhận yêu cầu xử lý có thể bị sai sót Khơng có chứng chứng minh đủ điều kiện để cấp Việc trao đổi thông tin nên phòng kế hoạch làm với khách hàng hai phịng hỗ trợ lẫn vấn đề hồn thiện theo yêu cầu của khách hàng có phát sinh Phịng nhận cấp thơng tin mẫu sản phẩm để liên lạc với khách hàng Phòng chuẩn bị sản xuất, kỹ thuật nên nguồn nhận thông tin báo cáo suất lao động Thuận tiện cho việc định lao động ý kiến hay phịng kế hoạch có nhu cầu sử dụng thơng tin liên hệ với phòng Để thực tốt chức chuẩn bị sản xuất tư vấn vấn đề kỹ thuật phịng khơng nên nhận cấp thơng tin mẫu sản phẩm để liên lạc với khách hàng Tại kho nguyên vật liệu Thủ kho có người: nguyên liệu, phụ liệu Thủ kho phải tham gia hầu hết cơng việc từ Thủ kho kiểm sốt rõ quy trình làm việc kho, xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng Việc phân chia trách nhiệm chồng chéo khiến nguồn lực bị lãng bí, hiệu quả, tối ưu Vì nhân viên khó phát Chỉ cần Thủ kho theo dõi yêu cầu, chứng từ, báo cáo Khâu kiểm tra số lượng, chất lượng, nhập xếp NLP nên để Phụ kho 4|Nhóm – HTTTKT2 Tiếp nhận yêu cầu, nhận NLP, kiểm tra số lượng, chất lượng xếp NLP huy chun mơn, rắc đảm nhận sau báo cáo rối truy cứu trách với Thủ kho biên nhiệm sai sót Cán bợ mặt hàng cần tham gia Phụ kho để ngừa gian lận hỗ trợ cho phần việc cấp, lý, bảo quản NLP sau của Tại phân xưởng cắt Trước chuyển bán thành phẩm cho tổ may, Tổ trưởng cắt Nhân viên thống kê ghi sổ theo dõi, báo cáo suất Tiết kiệm nguồn nhân lực, dễ truy cứu trách nhiệm Tổ trưởng cắt khó kiểm soát tình trạng xác của sản phẩm hồn thành phân xưởng Nhân viên thống kê thiếu chứng thực tế khiến báo cáo thống kê tối ưu Cả Tổ trưởng cắt Nhân viên thống kê theo dõi giai đoạn hoàn thành BTP Tổ trưởng cắt lập báo cáo hồn thành cơng việc, làm cho Nhân viên thống kê lập bảng đánh giá suất Tại chuyền may Bố trí sản xuất theo dây chuyền cụm: cụm thân trước, cụm thân sau, cụm lắp ráp Cán bộ quản lý làm việc hiệu Thường xuyên sản xuất một loại mặt hàng nên dễ dàng cho việc thiết kế chuyền cố định Tiết kiệm diện tích nhà xưởng Tay nghề công nhân cao, công nhân vắng bị ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất Lượng hàng chuyền nhiều, mỹ quan xưởng Không thể cân đối tương xứng, đợc lập các vị trí nên cần nhiều người lấy hàng, kiểm tra công đoạn khó Hệ thống lượng nguyên liệu đầu vào cân đối các bộ phận, kiểm đếm hư tổn kịp thời, phản ánh số lượng nhanh chóng Tại phận hồn thành 5|Nhóm – HTTTKT2 KCS nhận thành phẩm lần: chưa cắt đóng nút sau cắt chỉ, đóng nút, ủi sản phẩm KCS hệ thống số lượng hoàn thành hư hao quá trình cắt chỉ, đóng nút, ủi Phức tạp hóa quy trình phải hệ thống sản phẩm hư hao khơng cần thiết Chỉ chuyển giao thành phẩm cho KCS lần hồn thành tồn bợ quy trình Tại phịng kế hoạch Phịng kế hoạch có nhiều thơng tin vào từ việc thực nhận tài liệu từ khách hàng tổng công ty, nhận báo cáo suất , cấp lệnh phát nguyên vật liệu Nhận báo cáo suất lao động từ phân xưởng cắt, phân xưởng may Lệnh cấp phát nguyên vật liệu của bợ phận cắt phải nhận lệnh từ phịng kế hoạch Việc tổng hợp đánh giá suất phòng kế hoạch, thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu lên kế hoạch cho sản phẩm, đáp ứng thông tin cho khách hàng nhanh chóng Phịng kế hoạch nhiều luồng thơng tin vào, việc kiểm soát tốt nguồn thông tin đặt cao Việc lên kế hoạch kiêm đánh giá tổng hợp thông suất Khi phát sinh lợi ích từ của phịng ban Phịng kế hoạch có thể đưa định sai chấp nhận hay không chấp nhận đơn hàng Nên đưa thông tin báo cáo suất lập lưu trữ đánh giá chúng, cho phịng chuẩn bị sản xuất Lưu lượng thơng tin vào giữ các phòng với phòng kế hoạch giảm xuống Phòng kế hoạch nên đặt trọng tâm lên kế hoạch tiếp xúc với khách hàng Hỗ trợ cho các bộ phận khác thơng tin kế hoạch sản xuất Phịng kế hoạch thực việc lên kế hoạch (ra mẫu, số lượng nguyên vật liệu cần, số lao động, bảng màu, ) Việc nhận lệnh từ phịng kế hoạch khơng phù hợp với việc tổ chức mơ hình trực tuyến chức bộ phận chuyên trách nhiệm chuyên môn riêng Khơng có đạo, các đơn vị trực tiếp tiếp nhận lệnh từ tổng công ty, thực trao đổi thực kế hoạch sản xuất của công ty đề Phân xưởng cắt nhận quy trình mẫu, sơ đồ phê duyệt yêu cầu sản xuất từ phòng chuẩn bị sản xuấtkỹ thuật dựa vào trưởng phân xưởng cắt tự phát lệnh nhận nguyên liệu đến kho ngun liệu Quy trình thơng tin ngắn hơn, hiệu hơn, nhanh phục vụ cho việc cắt nguyên liệu thô giao cho phân xưởng may nhanh 6|Nhóm – HTTTKT2 II - THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ Mơi trường kiểm sốt 1.1 Sự trung thực giá trị đạo đức Mang đến xu thời trang đến với người Việt Nam giới vai trò nhà cung cấp sản phẩm thời trang công nghệ hàng đầu Cung cấp cho khách hàng người tiêu dùng sản phẩm thời trang đáng tin cậy với dịch vụ chuyên nghiệp NBC không tập trung mục tiêu kinh doanh mà cịn tích cực khẳng định lãnh đạo của việc cải thiện mức sống xã hội phát triển cho CBCNV cho cộng đồng Đảm bảo bảo tiêu đề lợi nhuận, tăng cổ tức cho cổ đơng, đóng góp vào ngân sách nhà nước phát triển Tổng công ty 1.2 Cam kết lực Tạo điều kiện cho nhân viên làm việc một môi trường đầy đủ, an toàn ,lành mạnh chuyên nghiệp để nhân viên có thể phát triển hết tiềm của họ Tập trung xây dựng tiêu chuẩn hóa đợi ngũ cán bộ quản lý nhắm xếp kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực cho công ty, thúc đẩy tuyển dụng nguồn nhân lực chất lượng cao ngồi nước Xây dựng chế đợ đãi ngợ hợp lý thu hút nhân tài, triển khai hợp đồng pháp lý với cán bộ nhân viên, nâng cao lực quản lý kỹ chuyên môn Các nhân viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ thực công việc Đối với cán bộ nhân viên có lực trình đợ chun mơn tham giao các khóa đào tạo chuyên sâu để phát huy tiềm của thân 1.3 Cơ cấu tổ chức Tổng công ty CP May Nhà Bè (NBC) tổ chức theo mơ hình đầy đủ quản trị doanh nghiệp của một công ty cổ phần đại chúng Theo đó, Đại hợi đồng cổ đơng (ĐHCĐ) chế với quyền định vấn đề quan trọng 1.4 Phân định quyền hạn trách nhiệm Cơ cấu bộ máy phân chia trách nhiệm rõ ràng cụ thể, phù hợp với chức của bộ phận xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của cấp đơn vị, phòng kế hoạch, phòng kế toán lãnh đạo đơn vị q trình hoạt đợng của doanh nghiệp Hợi đồng quản trị định hướng đưa các đạo, giải pháp quan trọng, hiệu kịp thời thị trường, nhân sự, đầu tư, tái cấu trúc hệ thống, Tổng giám đốc phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các Phó tổng, Giám đốc điều hành, Giám đốc khu, Các phòng ban liên quan quản lý trưởng phịng phân cơng việc rõ ràng đảm bảo công việc chung thực đầy đủ hiệu 7|Nhóm – HTTTKT2 Nhân cơng chia làm nhiều tổ khác làm việc quản lý của tổ trưởng, tổ trưởng chịu quản lý của giám đốc phân xưởng, tạo thuận lợi việc quản lý kiểm soát tình hình phân xưởng 1.5 Chính sách nhân Có kế hoạch các vấn đề liên quan đến việc tuyển dụng, lao động, lương bổng, bảo hiểm xã hội, phúc lợi, khen thưởng kỷ luật cán bộ, nhân viên người lao động theo chuẩn mực, thơng lệ sách quản lý tốt Chính sách lương thưởng của Tổng cơng ty áp dụng theo nguyên tắc gắn tiền lương với chất lượng, suất hiệu người Cụ thể, để chăm lo tết 2019 cho người lao động tăng 10% so với năm 2018, với mức thưởng bình qn 17,4 trd/người Bên cạnh đó, cơng ty trọng chăm lo đời sống cho người lao động như: tạo môi trường làm việc tốt, cải thiện bữa ăn ca, tặng quà ngày lễ, Tết Hỗ trợ cho người lao đợng có hồn cảnh khó khăn, xây nhà tình thương Tổ chức ngày hợi gia đình năm phát đợng phong trào thi đua tạo khơng khí sơi nổi, vui tươi, ấm áp với tham gia của tồn thể cán bợ, cơng nhân viên tạo đợng lực cho nhân viên cống hiến lực cho công ty Đánh giá rủi ro Nhận diện rủi ro Đánh giá rủi ro Phòng kế hoạch nhận tài liệu mã hàng của khách hàng từ mail => có thể xảy lỗi Cần nhiều công nhân lấy hàng, kiểm tra hàng cho các cơng đoạn khó => khơng cân đối tương xứng đợc lập các vị trí Lỗi vải vải test màu không sơ đồ được; sơ đồ bị bể khổ Rủi ro sản ngược chiều chi tiết => ùn ứ công việc xuất Không độ khớp thiếu chi tiết nhận rập từ khách hàng => sơ đồ thiếu chi tiết thiếu dấu bấm => thời gian may Vải cắt xong thành phẩm sau ép keo có thể bị lỗi, khơng đạt u cầu => có thể gây thiếu hụt bán thành phẩm Lượng hàng chuyền nhiều => dễ gây nhầm lẫn các sản phẩm tương tự Rủi ro Nếu thiếu nhân bộ phận (đặc biệt bợ phận chuyền may nguồn lao hồn thành sản phẩm) => ùn ứ công việc, đơn hàng không tiến đợ động 8|Nhóm – HTTTKT2 Cơng nhân may sai, bị lỗi số cơng nhân cịn thiếu kinh nghiệm, trình đợ chun mơn, chạy theo số lượng, tổ trưởng quản lý không chặt chẽ số lượng phụ liệu => sản lượng sản xuất thiếu so với thực tế Rủi ro Việc theo dõi suất cơng đoạn chưa mã hóa => tốn thời cơng nghệ gian nhân công theo dõi thủ công Các hoạt động kiểm soát 3.1 Đối với khu vực giao nhận Lấy suất giao nhận, chuyển trả thành phẩm phải ghi rõ ràng, có kí nhận Thực ghi bảng sổ bàng phụ trách Giao nhận hàng Wash phải đếm sản phẩm có sổ phiếu ghi nhận hai bên Tập kết hàng gọn gàng, nơi quy định treo bảng nhận dạng 3.2 Đối với khu vực cắt đóng nút Phối hợp kỹỹ thuật kế hoạch đóng nút quần mẫu cho khách hàng duyệt Theo dõi việc ghi suất 2h/lần công nhân biểu ghi suất Hàng để ngăn nắp, vị trí có biển nhận dạng 3.3 Đối với khu vực KCS thành phẩm Theo dõi biểu báo cáo ngày Cân đối điều đợng lực lượng ủi,đóng nút thành phẩm theo giờ, ngày một cách hợp lý khoa học Duy trì kiểm soát biểu mẫu ghi suất cá nhân 3.4 Đối với khu vực thu hóa, đóng gói Phải có danh sách xuất cho mã hàng Đóng hàng theo danh sách Lập bảng nhận dạng khu vực thu hóa , đóng gói 3.5 Tại kho nguyên phụ liệu Thủ kho tiếp nhận kế hoạch từ Phòng Kế Hoạch Sản Xuất Bước 1: Nhận NPL Hàng hóa nhập nợi địa cần số chứng từ sau: phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chủn nợi bợ Hàng hóa nhập từ cơng ty mẹ công ty cần : lệnh cấp phát đơn hàng , phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nợi bợ 9|Nhóm – HTTTKT2 Bước 2: Kiểm tra số lượng NPL Phải kiểm tra theo lệnh cấp phát có chứng từ kèm theo: kiểm tra số lượng, chủng loại, kỹ thuật, mẫu mã, thành phần phần trăm ghi bao bì Bước 3: Nhập kho Khi hàng nhập kho, nhân viên kho phải phân mã hàng, chủng loại Hệ thống truyền thông thông tin Các quy định công ty ban hành theo dạng văn phổ biến cụ thể cho người lao động Tại nơi các khu vực máy móc, cửa vào quan có các bảng nợi quy cảnh báo an tồn lao đợng để cơng nhân viên có thể nắm ghi nhớ đảm bảo an toàn làm việc Bên cạnh các nội quy tác phong, giờ giấc làm việc, công ty cịn có các quy định các hoạt đợng văn hóa - thể dục ngày cho nhân viên thực Cơng đồn lao đợng, ví dụ như: 14 giờ tổ chức tập thể dục, nhằm giải tỏa căng thẳng làm việc cho công nhân Bên cạnh làm hiệu cơng việc nâng cao 15 giờ Cơng đồn đọc tin tức thơng qua loa giúp người cập nhập tin tức ngày cuộc sống xung quanh 11 giờ 30 phút 16 giờ 30 phút Cơng đồn tổ chức ca nhạc nhằm tạo khơng khí vui vẻ nơi làm việc Hệ thống giám sát thẩm định Hợi đồng quản trị, ban kiểm soát, giám đốc, phó giám đốc các bộ phận liên quan thường xuyên giám sát, theo dõi, kiểm tra tiến độ công việc hồn thành (hàng ngày, tháng, hàng q) Các phịng ban có nhắc nhở, kiểm tra thường xuyên cơng tác ATLĐ, vệ sinh CN Các phịng ban thực kiểm tra, giám sát thường xuyên việc chấp hành quy định nơi xí nghiệp ( tác phong, bảo vệ tài sản, chất lượng sản phẩm, giữ gìn vệ sinh ), hành vi vi phạm bị trừ điểm thi đua, cảnh cáo hay bị thơi việc Có bợ phận kế toán kiểm tra định hình sử dụng, bảo quản vật tư, tài sản,… kịp thời phát khắc phục sai sót cơng ty để nâng cao hiệu sử dụng vốn 10 | N h ó m – H T T T K T PHỤ LỤC Hình Lưu đồ mô tả công việc Bộ phận kho 11 | N h ó m – H T T T K T Hình Lưu đồ Phân xưởng cắt 12 | N h ó m – H T T T K T Hình Cơ cấu cơng ty 13 | N h ó m – H T T T K T ... LẬP VÀ ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH SẢN XUẤT ĐỐI VỚI CƠNG TY Nghiên cứu chu trình sản xuất Đánh giá chu trình sản xuất Đề xuất Ưu điểm Nhược điểm Tại phòng chu? ??n bị sản xuất, kỹ thuật Làm nhiệm vụ nhận thông. .. THÀNH VIÊN I- NGHIÊN CỨU, THIẾT LẬP VÀ ĐÁNH GIÁ CHU TRÌNH SẢN XUẤT ĐỐI VỚI CÔNG TY II - THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Môi trường kiểm soát ... đưa thông tin báo cáo suất lập lưu trữ đánh giá chúng, cho phòng chu? ??n bị sản xuất Lưu lượng thông tin vào giữ các phòng với phòng kế hoạch giảm xuống Phòng kế hoạch nên đặt trọng tâm lên kế