Chức năng của các bộ phận: Phòng cung ứng: Lập, theo dõi và kiểm soát kế hoạch mua hàng theo từng kỳ, từng bộ phận, dự án Phòng tài chính kế toán: Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng tài chính kế toán: Là người được hội đồng quản trị bổ nhiệm đứng đầu Phòng tài chính kế toán, người chịu trách nhiệm thực thi, giám sát các hoạt động tài chính kế toán của Phong Phu Corp. Tham mưu, tư vấn, báo cáo Ban lãnh đạo Phong Phu Corp xây dựng các chiến lược đầu tư tài chính, các công tác kế toán, quản lý sử dụng nguồn vốn và quản trị rủi ro tài chính cho doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, giám sát các công việc hàng ngày và các nghiệp vụ kế toán của kế toán viên. Phó phòng kế toán: Thay kế toán trưởng kí duyệt các chứng từ trước khi thanh toán, kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí để tính kết quả sản xuất, lập báo cáo quyết toán. Kế toán tổng hợp: thu thập, tổng hợp, xử lý kiểm tra ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm về số kiệu chi tiết đến tổng hợp trên sổ kế toán. Kế toán bộ phận: Thực hiện và xử lý các nghiệp vụ liên quan Lập các chứng từ( phiếu chi, phiếu nhập kho..) đồng thời ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh Theo dõi, hạch toán thuế phải nộp, các chi phí (vận chuyển, dịch vụ, …) Theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng, hợp đồng; tiến độ thanh toán bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp …. Ban Tổng giám đốc: Kiểm tra, kiểm duyệt các hợp đồng kinh tế. Kiểm soát các bộ phân có liên quan
Hệ thống thơng tin kế tốn Giới thiệu cơng ty Thông tin công ty Tên công ty: Tổng công ty Cổ phần Phong Phú Lĩnh vực sản xuất: Sản xuất sợi; Sản xuất may, thêu; Sản xuất vải dệt thoi; Sản xuất hàng may sẵn (trừ trang phục); Bao bì Địa chỉ: 48 Tăng Nhơn Phú, Khu phố 3, Phường Tăng Nhơn Phú B, Quận 9, TP HCM Giấy CNĐKKD: Số 0301446006 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 20/02/2009 Thông tin sử dụng: Thông tư 200 Phần mềm kế toán sử dụng: BRAVO Hệ thống thơng tin kế tốn Sơ đồ tổ chức phịng kế tốn Chức phận: - Phịng cung ứng: Lập, theo dõi kiểm soát kế hoạch mua hàng theo kỳ, phận, dự án - Phịng tài chính- kế tốn: - Kế tốn trưởng kiêm Trưởng phịng tài kế tốn: Là người hội đồng quản trị bổ nhiệm đứng đầu Phịng tài kế toán, người chịu trách nhiệm thực thi, giám sát hoạt động tài kế tốn Phong Phu Corp Tham mưu, tư vấn, báo cáo Ban lãnh đạo Phong Phu Corp xây dựng chiến lược đầu tư tài chính, cơng tác kế tốn, quản lý sử dụng nguồn vốn quản trị rủi ro tài cho doanh nghiệp Kế toán trưởng người đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, giám sát công việc hàng ngày nghiệp vụ kế toán kế tốn viên - Phó phịng kế tốn: Thay kế tốn trưởng kí duyệt chứng từ trước tốn, kết chuyển khoản doanh thu, chi phí để tính kết sản xuất, lập báo cáo tốn Hệ thống thơng tin kế tốn - Kế tốn tổng hợp: thu thập, tổng hợp, xử lý kiểm tra ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm số kiệu chi tiết đến tổng hợp sổ kế toán - Kế toán phận: Thực xử lý nghiệp vụ liên quan Lập chứng từ( phiếu chi, phiếu nhập kho ) đồng thời ghi nhận nghiệp vụ phát sinh - Theo dõi, hạch toán thuế phải nộp, chi phí (vận chuyển, dịch vụ, …) - Theo dõi tiến trình thực đơn hàng, hợp đồng; tiến độ tốn bù trừ cơng nợ nhà cung cấp - … Ban Tổng giám đốc: Kiểm tra, kiểm duyệt hợp đồng kinh tế Kiểm sốt phân có liên quan - Chu trình chi phí 2.1 Xác định nhu cầu: - - Đầu tiên, theo kế hoạch sản xuất, nhu cầu mua nguyên vật liệu phát sinh xưởng sản xuất, chuyền trưởng lập giấy đề nghị mua dạng thô sơ (tên loại nguyên vật liệu, số lượng) Bộ phận sản xuất xác định số lượng xác cần đặt dựa kế hoạch sản xuất Sau gửi giấy đề nghị mua hàng cho phòng cung ứng Phịng cung ứng lập u cầu mua hàng thức bao gồm liên (một liên giữ lại phận, liên chuyển cho giám đốc xét duyệt) 2.2 Lựa chọn nhà cung cấp: Công ty chọn từ 3- nhà cung cấp yêu cầu gửi báo giá để lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng đủ điều kiện: Chất lượng sản phẩm Tiến độ đơn hàng (giao kho hàng công ty theo thời gian quy định hợp đồng) Giá thỏa thuận theo điều kiện hợp đồng Và sách kèm theo (khuyến mãi, giảm giá,…) Sau lựa nhà cung cấp phù hợp, giám đốc sản xuất tổng giám đốc đàm phán giá đưa nhà cung cấp cuối để tiến hành kí kết hợp đồng mua bán sản phẩm Đối với ngun liệu cơng ty, cơng ty kí kết 2-3 nhà cung cấp để đáp ứng đủ kế hoạch sản xuất tránh độc quyền nhà cung cấp Hệ thống thơng tin kế tốn Hợp đồng: Giám đốc sản xuất kí nhận với nhà cung cấp Chu trình chi phí liên quan đến hoạt động như: yêu cầu đặt hàng, đặt hàng, nhận hàng, chấp tḥn hóa đơn người bán, tốn tiền cho người bán Bắt đầu Yêu cầu mua hàng Số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách, thời gian… Đề nghị báo giá Báo giá NCC Phê duyệt No Yes Hợp đồng/ đơn đặt hàng mua Hệ thống thông tin kế tốn 2.3 Lưu đồ q trình mua hàng tốn Nhà cung cấp Phịng cung ứng Bộ phận sản xuất Kế toán toán Kho Thủ quỹ Kế tốn cơng nợ Hệ thống thơng tin kế toán Xác định nhu cầu mua hàng Giấy yêu cầu mua hàng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Giấy đề nghị mua hàng Giám đốc sx kí duyệt Hợp đồng kí GĐSX Hợp đồng bán hàng Xuất hàng hóa đơn Cung cấp thơng tin HTK Giấy gửi hàng Nhận hàng hóa Nhận hàng kiểm hàng Nhận hàng kiểm hàng Hệ thống thông tin kế tốn Nhà cung cấp Phịng cung ứng Bộ phận sản xuất Kế toán toán Kho Thủ quỹ Kế toán cơng nợ Thanh tốn Phiếu nhận hàng Phiếu nhận hàng Nhập kho Ghi nhận nợ phải trả Trả chậm Đối chiếu ghi nhận Phiếu chi Phiếu nhập kho Phiếu chi Kí phiếu chi Chi tiền Hệ thống thơng tin kế toán 2.3.1 Xử lý đặt hàng (1) Xử lý yêu cầu hàng (2) Xử lý mua hàng Bộ phận kho: Cung cấp thông tin hàng tồn kho cho phận sản xuất Bộ phận sản xuất: Bộ phận sản xuất dựa vào kế hoạch sản xuất kì liên hệ trực tiếp với phận kho để xác định hàng tồn kho, đồng thời liên hệ với phận kinh doanh xem xét có lượng hàng tăng đột biến hay không để xác định nhu cầu mua hàng Sau lập phiếu đề nghị mua hàng gửi cho phòng cung ứng Phòng cung ứng: Nhân viên phòng cung ứng lập yêu cầu mua hàng trình lên giám đốc sản xuất xét duyệt, lập đơn đặt hàng Trường hợp 1: Giám đốc sản xuất kí duyệt mua hàng Nếu giám đốc sản xuất xét duyệt, phòng cung ứng lập đơn đặt hàng (2 liên), liên giữ lại phận, liên lại gửi đến nhà cung cấp để đặt hàng theo nhu cầu Phương thức đặt hàng: fax, thư điện tử (email), nhân viên gửi trực tiếp đơn đặt hàng qua cho nhà cung cấp Trường hợp 2: Giám đốc sản xt khơng kí duyệt Nếu giám đốc sản xt khơng kí duyệt nhu cầu mua hàng, q trình mua hàng kết thúc Nhà cung cấp: Về mã hàng hóa nhà cung cấp tạo, để phân biệt với nhà cung cấp khác Hệ thống thơng tin kế tốn Nhận đơn đặt hàng từ phịng cung ứng cơng ty hai bên lập kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa Lập phiếu gửi hàng theo đơn đặt hàng gửi đến Gửi hàng hóa đơn Về việc nhà cung cấp không thông báo cho công ty thay đổi liên quan đến hàng hóa, ngừng sản xuất, ngừng cung cấp hàng hóa quy định hợp đồng phạt tiền tương ứng mặt hàng lần chậm thông báo 2.3.2 Nhận hàng (1) Chấp nhận hàng (2) Nhận mẫu sản phẩm thực tế (3) Phản hồi duyệt mẫu (4) Kiểm tra giao Phương thức nhận hàng: nhà cung cấp giao hàng đến bãi tập kết nguyên vật liệu doanh nghiệp Quá trình nhận hàng cần có người nhận nhân viên cung ứng, sản xuất kho để nhận hàng, đối chiếu kiểm đếm Nhân viên sản xuất: Nhận hàng hóa đơn Đối chiếu, kiểm đếm hàng giao (số lượng, mẫu mã, chất liệu, màu sắc, kích thước ) Kho: Nhận hàng lập phiếu nhập kho, lưu trữ Đối chiếu, kiểm đếm hàng với nhân viên sản xuất Khi hàng nhập kho hồn tất, thủ kho kí xác nhận phiếu nhập kho Trường hợp giao sai hàng: Nếu số lượng không đủ , sai, không phẩm chất phẩm chất so với hợp đồng => Thủ kho đánh giá mức độ báo với nhân viên sản xuất để trả hàng thương lượng với nhà cung cấp việc giảm khoản phải trả cho lô hàng Hệ thống thơng tin kế tốn 2.3.3 Chấp nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả (1) Chấp nhận hóa đơn (2) Ghi nhận phải trả (3) Theo dõi toán Nhà cung cấp: giao hàng đồng thời phát hành hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng người bán phát hành ghi nhận thông tin liên quan đến bán hàng: Tên người mua; Mặt hàng bán; Số lượng; Giá hàng bán; Vận chuyển giao hàng; Điều khoản toán Chứng từ trả tiền cho người bán; Phiếu chi; Nhân viên sản xuất: Đối chiếu thông tin: + Thông tin đặt hàng + Thông tin nhận hàng Xác nhận thông tin phù hợp chấp nhận hóa đơn + Thơng tin nhập kho Kế tốn cơng nợ: Trường hợp chưa tốn ngay, kế tốn cơng nợ ghi nhận khoản nợ phải trả theo dõi nhà cung cấp Theo dõi liệu đơn đặt hàng hợp đồng mua từ phận sản xuất - Kế hoạch, hạch toán phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuế nhập khẩu, VAT vào phần mềm Theo dõi công nợ hạn toán, báo cáo hạn toán, nhắc nhở toán phần mềm Theo dõi bù trừ công nợ 10