BỘ TƯ PHÁP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HỌC VIỆN TƯ PHÁP Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 1123/QĐ-HVTP Hà Nội, ngày 01 tháng năm 2017 QUYẾT ĐỊNH Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN TƯ PHÁP Căn Luật Giáo dục đại học ngày 18 tháng năm 2012; Căn Điều lệ Trường đại học ban hành kèm theo Quyết định số 70/2014/QĐ-TTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 Thủ tướng Chính phủ; Căn Nghị định 96/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp; Căn Quyết định số 23/2004/QĐ-TTg ngày 25 tháng 02 năm 2004 Thủ tướng Chính phủ việc thành lập Học viện Tư pháp; Căn Quyết định số 2229/QĐ-BTP ngày 22 tháng 12 năm 2015 Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Học viện Tư pháp; Căn Quyết định số 738/QĐ-HVTP ngày 08 tháng năm 2017 Giám đốc Học viện Tư pháp ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Học viện Tư pháp; Theo đề nghị Trưởng Phòng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại Trưởng Phịng Tổ chức cán bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều Vị trí chức Vị trí Phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại Phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại đơn vị chức cấp phòng trực thuộc Học viện Tư pháp Chức Phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại Phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại có chức sau: a) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện Tư pháp lãnh đạo, đạo, điều hành quản lý hoạt động Học viện Tư pháp cơng tác hành chính, tổng hợp đối ngoại; b) Tham mưu, giúp Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Giám đốc Học viện Tư pháp triển khai thực công tác thi đua, khen thưởng Học viện; c) Quản lý nội cấp đơn vị phòng; d) Phối hợp với đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc Học viện phạm vi chức năng, nhiệm vụ phịng phân cơng Giám đốc Học viện Điều Nhiệm vụ quyền hạn Cơng tác hành a) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện tổng hợp, xây dựng triển khai thực kế hoạch công tác năm kế hoạch công tác khác Học viện; theo dõi, đôn đốc đơn vị thuộc Học viện thực kế hoạch công tác Học viện phối hợp thực kế hoạch công tác năm đơn vị thuộc Bộ có liên quan tới Học viện; tổng hợp, đánh giá tình hình, kết thực kế hoạch cơng tác báo cáo Lãnh đạo Bộ Tư pháp Giám đốc Học viện; b) Giúp Giám đốc Học viện thẩm định kế hoạch công tác năm đơn vị thuộc Học viện; tổ chức góp ý kế hoạch cơng tác năm đơn vị liên quan thuộc Bộ Tư pháp; c) Chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan tham mưu cho Giám đốc Học viện xây dựng, tổ chức thực quy trình ISO Học viện Tư pháp d) Tham mưu cho Giám đốc Học viện phối hợp với Văn phòng Bộ Tư pháp đơn vị liên quan xây dựng dự thảo Kết luận Lãnh đạo Bộ Tư pháp nội dung liên quan đến Học viện; đôn đốc đơn vị thuộc Học viện thực kết luận Lãnh đạo Bộ Tư pháp; đ) Chủ trì phối hợp với đơn vị, cá nhân thuộc Học viện tham mưu xây dựng dự thảo kết luận Lãnh đạo Học viện; đôn đốc đơn vị thực kết luận Lãnh đạo Học viện; e) Tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc bảo mật thông tin, tài liệu theo quy định pháp luật Bộ Tư pháp; tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn đến, chụp, làm thủ tục chuyển giao văn đến Lãnh đạo, đơn vị cá nhân Học viện; tiếp nhận giao dịch thư điện tử, fax điện thoại liên hệ công tác; g) Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn đơn vị trước trình Lãnh đạo Học viện ký, phê duyệt; kiểm tra thủ tục việc ban hành văn hành Học viện; h) Truyền đạt định, đạo, thông báo Lãnh đạo Học viện đến đơn vị cá nhân toàn Học viện; i) Xây dựng dự thảo định công tác Lãnh đạo Học viện; thực thủ tục cấp giấy giới thiệu giấy đường cho công chức, viên chức, người lao động, học viên; thực y chính, trích sao lục theo quy định pháp luật; xác nhận chữ ký công chức, viên chức, người lao động thuộc Học viện; ký thừa lệnh văn Giám đốc Học viện giao; k) Tham mưu cho Giám đốc Học viện việc làm chứng thư số chữ ký số; quản lý dấu Học viện Tư pháp tên khắc lãnh đạo Học viện; đóng dấu văn bản, giấy tờ theo quy định thể thức thủ tục hành chính; l) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu việc ứng dụng phần mềm quản lý văn đi, đến Học viện; m) Tham mưu công tác đạo, kiểm tra, hướng dẫn đơn vị lập giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào lưu trữ Học viện Tư pháp theo quy định; n) Lập lịch công tác tuần Lãnh đạo Học viện đăng tải Cổng thông tin điện tử nội Học viện Tư pháp; theo dõi, đôn đốc việc thực lịch công tác này; o) Thực công tác lễ tân Học viện, tiếp đón phối hợp tiếp đón đồn khách nước quốc tế; tham mưu cho Lãnh đạo Học viện việc điều phối kiện, hội nghị, hội thảo, tọa đàm Học viện; chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan thuộc Học viện chuẩn bị điều kiện cần thiết cho việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo kiện Học viện theo phân công Lãnh đạo Học viện; p) Chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu để Lãnh đạo Học viện công tác tham dự hội nghị, hội thảo; q) Làm đầu mối tiếp nhận thơng tin, trì quan hệ Học viện với quan cấp trên, Bộ, Ngành, địa phương quan, tổ chức khác; r) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực Quy chế làm việc, Quy chế văn hóa công sở, Quy chế văn thư, lưu trữ Học viện theo quy định Công tác tổng hợp a) Chủ trì, phối hợp với đơn vị xây dựng báo cáo công tác tháng, quý, năm, báo cáo đột xuất Học viện; thực báo cáo thống kê theo lĩnh vực, nhiệm vụ giao;b) Chủ trì tham gia xây dựng dự thảo đề án, quy chế, quy định lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn Phịng, trình Giám đốc Học viện phê duyệt; c) Tổ chức góp ý đề án, quy chế, quy định Học viện theo yêu cầu Giám đốc Học viện; trường hợp đề án, quy chế, quy định cịn có sai sót nội dung tổ chức làm việc với đơn vị chủ trì soạn thảo để hồn thiện trước trình Giám đốc xem xét, phê duyệt; d) Phối hợp với đơn vị thuộc Học viện xây dựng nội dung thông tin, quản lý cổng thông tin điện tử; khai thác, sử dụng sở liệu tình hình cơng tác Học viện; đ) Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo Học viện giao Công tác đối ngoại a) Tham mưu, giúp Giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch dài hạn, năm Học viện Tư pháp công tác đối ngoại; b) Tham mưu, giúp Giám đốc xây dựng, tổ chức ký kết, tổ chức thực chương trình, dự án hợp tác Học viện Tư pháp ngồi nước; c) Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan xây dựng, trình Giám đốc kế hoạch cử đồn ra, đón đồn vào tổ chức thực kế hoạch sau phê duyệt; d) Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan thuộc Học viện thực việc chuẩn bị nội dung, phiên dịch, lễ tân, khánh tiết để Lãnh đạo Học viện đón tiếp làm việc với đồn khách nước theo quy định; đ) Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan xây dựng dự thảo kế hoạch, chương trình dự án hợp tác quốc tế; soạn thảo dự thảo văn hợp tác quốc tế Học viện; tổ chức triển khai, theo dõi báo cáo Lãnh đạo Bộ phụ trách Giám đốc Học viện việc thực kế hoạch, chương trình dự án hợp tác quốc tế Học viện; e) Trưởng phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại Người phát ngôn cung cấp thơng tin cho báo chí Học viện Tư pháp theo quy định pháp luật; g) Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan thuộc Học viện giúp Giám đốc thực thăm hỏi hiếu, hỷ cá nhân bên ngồi có mối quan hệ với Học viện; h) Thực hoạt động khác công tác đối ngoại Lãnh đạo Học viện Tư pháp giao Công tác thi đua, khen thưởng a) Là đơn vị làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Học viện Tư pháp; b) Tham mưu, đề xuất với Giám đốc Học viện chủ trương, sách, nội dung, chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức phong trào thi đua; hướng dẫn, đôn đốc đơn vị đăng ký danh hiệu thi đua khen thưởng; tổng hợp, báo cáo kết đăng ký thi đua với Cụm thi đua, Bộ Tư pháp; tổ chức sơ kết, tổng kết phong trào thi đua, công tác khen thưởng; xây dựng, hoàn thiện, thể chế thi đua, khen thưởng; tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn tổ chức thực quy định pháp luật thi đua, khen thưởng; c) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện thực nhiệm vụ Trưởng cụm Phó Trưởng cụm thi đua theo quy định Quy chế tổ chức hoạt động Cụm thi đua, Khu vực thi đua ngành Tư pháp; thực chế độ báo cáo theo quy định Bộ yêu cầu Trưởng Cụm thi đua; d) Chủ trì, phối hợp với đơn vị thuộc Học viện tham mưu cho Giám đốc công tác xây dựng, bồi dưỡng, tuyên truyền, nhân rộng điển hình tiên tiến, gương người tốt, việc tốt Học viện; rà soát, tổng hợp hồ sơ đề nghị đơn vị trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Học viện Tư pháp xét, đề nghị Giám đốc Học viện tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền Giám đốc, đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền Bộ trưởng đề nghị Bộ trưởng trình cấp có thẩm quyền xét tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng theo quy định pháp luật; đ) Định kỳ năm kết thúc phong trào thi đua theo đợt, theo chuyên đề, tham mưu, giúp Giám đốc Học viện Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Học viện tiến hành tổng kết, đánh giá cơng tác thi đua, khen thưởng, bình xét danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng, gửi báo cáo hồ sơ đề nghị xét danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng Bộ Tư pháp theo quy định; e) Chủ trì, phối hợp với Phịng Tổ chức cán đơn vị tham mưu đề xuất khen thưởng cho cá nhân, tập thể sở kết đánh giá phân loại cán bộ, công chức, viên chức người lao động , kết xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ quan, đơn vị; g) Phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ, đơn vị cá nhân có liên quan giải khiếu nại, tố cáo thi đua, khen thưởng thuộc thẩm quyền Học viện theo quy định pháp luật Công tác quản lý nội đơn vị (Phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại) a) Lập trình Lãnh đạo Học viện phụ trách phê duyệt kế hoạch công tác năm đơn vị; xây dựng danh mục công việc, nhiệm vụ thường xuyên hàng năm thủ tục hành thực cơng việc, nhiệm vụ theo danh mục Phịng; xây dựng mơ tả cơng việc theo danh mục công việc, nhiệm vụ thường xuyên hàng năm vị trí việc làm cá nhân Phòng; lập, quản lý nộp hồ sơ cơng việc Phịng vào lưu trữ Học viện theo quy định; b) Tổ chức phân công công việc thường xuyên cho viên chức lao động đơn vị văn báo cáo Giám đốc Học viện văn việc phân công công việc thường xuyên cho viên chức lao động đơn vị công khai việc phân công; phân cơng cơng việc đột xuất theo vị trí việc làm lực trình độ chun mơn, nghiệp vụ viên chức người lao động đơn vị; c) Tổ chức thực việc bố trí, xắp xếp cho viên chức người lao động đơn vị học tập nâng cao theo kế hoạch Học viện để đạt tiêu chuẩn trình độ đào tạo, bồi dưỡng lực chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định pháp luật tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức tiêu chuẩn người lao động theo vị trí việc làm; d) Tổ chức trao đổi, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ nội đơn vị tổ chức cho viên chức người lao động đơn vị tự học để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; đ) Báo cáo việc tập sự, thử việc viên chức người lao động, đề xuất ký kết hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động người tập sự, thử việc đơn vị; báo cáo việc vi phạm kỷ luật viên chức người lao động; báo cáo, đề xuất tinh giản biên chế, chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động người làm việc đơn vị; e) Quản lý việc thực thời gian lao động, chấm công; xây dựng quy định lề lối làm việc mối quan hệ công tác cá nhân đơn vị; g) Tổ chức lấy tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm, giới thiệu quy hoạch, đề xuất bổ nhiệm cán bộ, công chức, viên chức phạm vi thẩm quyền đơn vị; h) Tổ chức phong trào phát huy sáng kiến, giải pháp cải tiến tự nguyện nghiên cứu khoa học đơn vị; i) Chấp hành tra, kiểm tra Giám đốc Học viện tra, kiểm tra kiểm tốn quan có thẩm quyền; k) Tổ chức thi hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng; tổ chức thi hành định khác Giám đốc có liên quan đến cơng tác Phịng; thực quy chế, quy trình, hướng dẫn Học viện quan cấp trên; l) Thực công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hịm thư điện tử cơng vụ; phối hợp với Ban Biên tập Cổng thông tin điện tử Học viện Tư pháp để cập nhật thông tin đơn vị Cổng thông tin điện tử; m) Báo cáo kết công tác phương hướng nhiệm vụ công tác đơn vị cá nhân đơn vị theo Quy chế tổ chức hoạt động Học viện hướng dẫn Giám đốc Học viện; n) Tổ chức thực kê khai tài sản, bổ sung lý lịch viên chức người lao động viên chức lao động đơn vị theo quy định pháp luật; o) Xây dựng văn hóa chất lượng, phân loại, đánh giá viên chức người lao động phạm vi thẩm quyền đơn vị; p) Tổ chức thực phong trào thi đua, báo cáo thành tích thi đua đơn vị cá nhân; bình xét thi đua, khen thưởng phạm vi thẩm quyền đơn vị; q) Xây dựng, giữ gìn phát huy truyền thống đồn kết thống đơn vị; r) Phản ánh, đề nghị với Giám đốc khó khăn, bất cập vướng mắc đơn vị Học viện đề xuất, kiến nghị sửa đổi quy định có liên quan để khắc phục khó khăn, bất cập vướng mắc; s) Quản lý, sử dụng bảo vệ tài sản, trang thiết bị Học viện cấp giao; t) Thực quy định tài Học viện pháp luật; u) Tham gia hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao, du lịch Học viện, tổ chức trị, trị - xã hội Học viện, Bộ Tư pháp quyền địa phương vv… phát động tổ chức; v) Tổ chức tự nguyện quyên góp, ủng hộ đồng bào bị bão lụt, thiên tai, Bà mẹ Việt Nam anh hùng, người có cơng với cách mạng, người có hồn cảnh đặc biệt khó khăn vv… Học viện, tổ chức trị, trị - xã hội Học viện, Bộ Tư pháp quyền địa phương vv… phát động tổ chức; x) Tổ chức cho viên chức người lao động Phòng thực kiểm tra sức khỏe theo kế hoạch Học viện Cơng đồn Học viện Cơng tác phối hợp Công tác phối hợp với đơn vị, tổ chức, cá nhân Học viện phạm vi chức năng, nhiệm vụ Phòng phân công Giám đốc thực theo Quy chế Tổ chức hoạt động Học viện Tư pháp, quy chế khác, quy trình, quy định, hướng dẫn Học viện quy định cụ thể sau: a) Phòng chịu đạo, lãnh đạo trực tiếp Giám đốc Học viện, có trách nhiệm tổ chức thực hiện, báo cáo Giám đốc kết giải cơng việc giao; b) Phịng đầu mối giúp Lãnh đạo Học viện thực quan hệ với đơn vị cấp vụ trở xuống, địa phương quan, tổ chức có liên quan lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ Phịng; c) Trong q trình triển khai thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định khoản 1, 2, 3, Điều này, phát sinh vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị khác thuộc Học viện Phịng có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với đơn vị để giải quyết; d) Khi có yêu cầu đơn vị khác thuộc Học viện việc giải vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị mà có liên quan đến lĩnh vực thuộc phạm vi chức Phịng Phịng có trách nhiệm phối hợp giải quyết; đ) Trường hợp phát sinh vấn đề vượt thẩm quyền có ý kiến khác Phịng với đơn vị khác thuộc Học viện Trưởng phịng có trách nhiệm báo cáo Giám đốc Học viện theo quy định; e) Phối hợp với Phòng Tổ chức cán việc tham mưu trì kỷ cương, kỷ luật lao động, đánh giá, phân loại công chức, viên chức, người lao động theo quy định; g) Phối hợp với Phòng Quản trị tham mưu thực công tác dân quân tự vệ, bảo vệ an ninh, trật tự toàn Học viện; h) Phối hợp với Chi Tổ chức - Hành chính, Tổ Cơng đồn Phịng Tổ chức cán bộ, Phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại, Chi đồn khối liên phịng Học viện Tư pháp cơng tác phân loại, đánh giá đảng viên, đoàn viên tổ chức này; phối hợp để viên chức, người lao động thực kế hoạch công tác tổ chức Điều Cơ cấu tổ chức, biên chế số lượng người lao động Cơ cấu tổ chức Phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại a) Trưởng phịng Phó Trưởng phịng; b) Viên chức người lao động Biên chế số lượng người lao động Phòng a) Biên chế Phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại số viên chức biên chế nghiệp Học viện Tư pháp; b) Số lượng người lao động Phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại số người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động quy định Nghị định số 68/2000/NĐ-CP Nghị định số 05/2015/NĐ-CP Chính phủ; c) Biên chế số lượng người lao động Phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại Giám đốc Học viện giao Điều Hiệu lực thi hành Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Nội dung quy định cơng tác hành chính, tổng hợp hợp tác quốc tế văn trước trái với quy định hết hiệu lực thi hành Trong trình thực hiện, văn quy phạm pháp luật, văn Đảng văn Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định cơng tác hành chính, tổng hợp, đối ngoại có sửa đổi, bổ sung thay thực theo quy định văn Trưởng phịng Hành chính, Tổng hợp Đối ngoại, Trưởng phòng Tổ chức cán Trưởng đơn vị khác thuộc Học viện Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 4; - Bộ trưởng Bộ Tư pháp (để báo cáo); - Thứ trưởng Bộ Tư pháp Lê Tiến Châu (để báo cáo); - Vụ Tổ chức cán (để phối hợp); - Các Phó Giám đốc (để thực hiện); - BCH Cơng đồn, BCH Đồn niên CSHCM, Chi hội cựu chiến binh, Ban tiến Phụ nữ; chi bộ, tổ cơng đồn, chi đồn (để phối hợp); - Cổng Thông tin điện tử Học viện Tư pháp (để đăng tải); - Lưu: VT, HSCV GIÁM ĐỐC (Đã ký) Đoàn Trung Kiên ... gia xây dựng dự thảo đề án, quy chế, quy định lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quy? ??n hạn Phịng, trình Giám đốc Học viện phê duyệt; c) Tổ chức góp ý đề án, quy chế, quy định Học viện theo yêu cầu... k) Tổ chức thi hành Quy? ??t định quy định chức năng, nhiệm vụ, quy? ??n hạn cấu tổ chức Phòng; tổ chức thi hành định khác Giám đốc có liên quan đến cơng tác Phịng; thực quy chế, quy trình, hướng dẫn... năng, nhiệm vụ Phòng phân công Giám đốc thực theo Quy chế Tổ chức hoạt động Học viện Tư pháp, quy chế khác, quy trình, quy định, hướng dẫn Học viện quy định cụ thể sau: a) Phòng chịu đạo, lãnh đạo