Câu hỏi ôn tập Kỹ năng làm việc nhóm

Tài liệu Câu hỏi ôn tập Kỹ năng làm việc nhóm cung cấp đến bạn một số câu hỏi về kỹ năng làm việc nhóm để bạn ôn tập về khái niệm, ưu và nhược điểm của làm việc nhóm, chỉ ra được những nguyên nhân dẫn đến hoạt động làm việc nhóm có hiệu quả thấp;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Câu hỏi ơn tập  Anh/chị hãy nêu khái niệm nhóm, làm việc (theo) nhóm là gì? Trình bày những ưu và nhược  điểm của làm việc nhóm? Theo anh/ch, những ngun nhân nào dẫn đến hoạt động làm việc  nhóm có hiệu quả thấp? Cho ví dụ minh họa ­ Nhóm là 1 số người có các kĩ năng hỗ trợ nhau, họ cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu  hoạt động chung để giải quyết vấn đề mà họ cùng chịu trách nhiệm ­ Nhóm là 1 tập hợp 2 hay nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu, các thành viên trong nhóm tương  tác với nhau, hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành vi của các thành viên khác ­ Làm việc theo nhóm là khả  năng làm việc cùng nhau nhầm hướng tới 1 tầm nhìn chung. Nó   cũng là khả  năng dẫn dắt các cá nhân phấn đấu để  đạt được những thành tựu vì mục tiêu   chung của tổ chức. Đây là nguồn nhiên liệu cho phép những người bình thường đạt được các   kết quả phi thường ­  Ưu nhược điểm của làm việc nhóm : + Ưu điểm: hiệu quả, chun mơn hóa, hợp tác hóa, gia tăng năng suất lao động,… + Nhược điểm: phụ thuộc nhau, vướng víu, khơng hiểu ý nhau, dễ bất hịa,… ­  Những ngun nhân dẫn đến hoạt động làm việc nhóm hiệu quả  thấp : khơng hiểu ý  nhau, bất đồng ngơn ngữ, bất đồng ý kiến, khơng chịu lắng nghe, khơng tơn trọng ý kiến của  người khác,… Làm việc nhóm là gì? Hãy trình bày những ưu điểm và nhược điểm của làm việc nhóm?   Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì lý do gì? Theo anh/chị, làm việc nhóm cần đảm   bảo những u gì? Tại sao làm việc nhóm lại quan trọng trong thời đại cơng nghệ 4.0? ­ Làm việc theo nhóm là khả  năng làm việc cùng nhau nhầm hướng tới 1 tầm nhìn chung. Nó   cũng là khả  năng dẫn dắt các cá nhân phấn đấu để  đạt được những thành tựu vì mục tiêu   chung của tổ chức. Đây là nguồn nhiên liệu cho phép những người bình thường đạt được các   kết quả phi thường ­  Ưu nhược điểm của làm việc nhóm : + Ưu điểm: hiệu quả, chun mơn hóa, hợp tác hóa, gia tăng năng suất lao động,… + Nhược điểm: phụ thuộc nhau, vướng víu, khơng hiểu ý nhau, dễ bất hịa,… ­  Những ngun nhân dẫn đến hoạt động làm việc nhóm hiệu quả  thấp : khơng hiểu ý  nhau, bất đồng ngơn ngữ, bất đồng ý kiến, khơng chịu lắng nghe, khơng tơn trọng ý kiến của  người khác,… ­ Cá nhân tham gia làm việc nhóm vì nhiều lí do. Các nhóm khác nhau cung cấp những lợi ích  khác nhau cho thành viên của mình, vì vậy một người có thể tham gia 1 số nhóm nhất định và   điều đó xuất phát từ 1 số lí do: ­ + An tồn: các cá nhân có thể  giảm được tình trạng mất an tồn của tình trạng đơn lẻ. Mọi   người cảm thấy mạnh mẽ và tự tin hơn khi thuộc một nhóm nào đó ­ + Hội nhập: các nhóm có thể đáp ứng các nhu cầu xã hội. Mọi người có thể phát triển các mối  quan hệ  xã hội khi là thành viên nhóm. Đối với nhiều người, những mối quan hệ trong cơng  việc sẽ thỏa mãn nhu cầu hội nhập của họ ­ + Sức mạnh: điều gì 1 cá nhân riêng lẻ  khơng thề  đạt được lại có thể  đạt được thơng qua   hành động nhóm. Trong nhiều trường hợp, nhóm có lợi thế  hơn cá nhân, vì nó hội tự  được  nhiều tài năng, kiến thức để hồn thành cơng việc ­  Làm việc nhóm cần đảm bảo những u cầu:  Mục tiêu chung Giao tiếp hiệu quả Quản trị thống nhất Phân cơng hiệu quả Trách nhiệm rõ ràng Quản lí xung đột  Tin cậy Tơn trọng Gắn kết 10 Gương mẫu 11 Cải tiến liên tục ­ Làm việc nhóm quan trọng trong xã hội 4.0 vì: làm việc nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và   hiệu quả của cơng việc, có thể giảm một số nhân sự, khâu trung gian, có thể dễ dàng đối phó   với những biến đổi của mơi trường, có thể  tạo ra mơi trường làm việc mà các kiến thức và   kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra tồn diện và phù hợp hơn,  đó là những điều kiện rất cần thiết để phát triển trong xã hội 4.0 Trình bày tóm tắt các hình thức  làm việc  nhóm mà  anh/chị  đã được  học. Phân tích  những  ưu điểm và nhược điểm của các hình thức làm việc nhóm? Theo anh/chị,nhóm   của mình thuộc hình thức nhóm nào?Vì sao?        Hình     th   ức làm việc nhóm :  Phân loại theo hình thức tổ chức ­ ­Nhóm chính thức (nhóm kết cấu):Là nhóm có tổ  chức  ổn đinh, có ch ̣ ức năng nhiệm vụ  rõ  ràng, thường tập hợp những người cùng chung chun mơn hoặc có chun mơn gần gũi nhau,   tồn tại trong thời gian dài.  + Nhóm chỉ  huy được xác đinh theo s ̣ ơ đồ  tổ  chức. Nó bao gồm một nhà quản lý và một số  nhân viên dưới quyền + Nhóm nhiệm vụ  bao gồm một số người cùng làm việc để  hồn thành một cơng việc nào đó  theo sự phân cơng của tổ chức ­ Nhóm khơng chính thức (nhóm phi kết cấu):Thường được hình thành theo những u cầu  nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chun mơn khơng giống nhau và ở  nhiều lĩnh vực khác nhau  +Nhóm lợi ích là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể  mà mỗi người trong số họ quan tâm + Nhóm bạn bè được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm chung, bất kể họ có làm   việc cùng nhau hay khơng.   Phân loại theo hình thức làm việc ­ Nhóm chức năng:Gồm các cá nhân làm việc cùng nhau để  thực hiện các cơng việc có tính  chất tương đồng và tương hỗ ­ Nhóm liên chức năng:Gồm các thành viên từ các lĩnh vực, cơng việc khác nhau trong tổ chức   được tập hợp lại thành một nhóm để giải quyết các vấn đề liên quan đến lĩnh vực, cơng việc  họ đang đảm nhận Nhóm giải quyết vấn đề:Gồm các thành viên được tập hợp một cách tạm thời để  xác đinh ̣   các vấn đề hoặc tìm ra các giải pháp khả thi cho một vấn đề nào đó mà tổ chức đang phải đối   mặt.  Nhóm làm việc tự chủ:Gồm các thành viên cùng làm việc với nhau, nhăm t ̀ ạo hiệu quả trong  q trình sản xuất và cung cấp dich v ̣ ụ Nhóm trực tuyến (Nhóm Ảo):Gồm các thành viên có mối quan hệ cơng việc với nhau, nhóm   ảo thường khơng gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc của nhóm là giao tiếp qua   các phương tiện như điện thoại, thư điện tử (Email), mạng xã hội zalo, facebook, diễn đàn,…          Ưu điểm:  ­ ­ ­ Nhóm thuộc hình thức nhóm khơng chính thức (nhóm phi nghĩa): được thành lập để  phục vụ  cho mơn kĩ năng làm việc nhóm, có cùng mục tiêu là hồn thành các bài mơn kĩ năng  Theo anh/chị trong hoạt động học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên, hình thức   làm việc nhóm nào là hiệu quả nhất? Vì sao? Ví dụ  Trong học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên, hình thức làm việc nhóm khơng chính  thức có hiệu quả nhất vì nó dược hình thành đer thực hiện các nhiệm vụ, tập hợp người cùng   chun mơn hoặc khơng cùng chun mơn, cùng một mục tiêu nên mỗi ngươidf sẽ quan tâm Kỹ năng là gì? Để rèn luyện được một kỹ năng anh/chị thực hành theo các bước nào? Ví   dụ  Kỹ  năng là khả  năng thực hiện đúng hành động, hoạt động phù hợp với những   mục tiêu và điều kiện cụ thể tiến hành hoạt động ấy cho dù đó là hành động cụ thể hay   hành động trí tuệ Để rèn luyện được một kỹ năng, bạn có thể thực hành theo các bước sau: ­ Learn (Làm quen): tiếp cận và làm chủ  được kiến thức chun mơn và trau dồi   thêm kiến thức liên ngành ­ Apply (Áp dụng): áp dụng kiến thức học được và khơng ngừng cải tiến vào cơng  việc, cuộc sống hàng ngày. Đây là q trình rất quan trọng để  dần biến kiến thức mới   thành kỹ năng của bản thân. Lúc này, bạn cũng cần tiếp thu ý kiến đóng góp, chỉnh sửa   nhăm hồn thi ̀ ện các kỹ năng đến mức thuần thục ­ Master (Mài sắc):  sau một thời gian áp dụng, kỹ  năng mới đã dần được hồn   thiện. Lúc này, bạn đã có thể thuần thục kỹ năng này, nhưng cịn một vài điểm cần gọt   giũa thêm để đưa kỹ năng lên đỉnh cao ­ Share (Sẻ chia): đỉnh cao nhất của việc học một kỹ năng chính là có thể chia sẻ,  hướng dẫn lại cho người khác làm giống mình. Bởi chỉ  khi bạn hồn tồn làm chủ  kiến  thức, thấu hiểu một kỹ năng, bạn mới có đủ tự tin để  chia sẻ cho người khác. Bạn cần   đặt mục tiêu 4 giai đoạn này ngay từ đầu để có một lộ trình học tập, ren luy ̀ ện hiệu quả  Kỹ  năng làm việc nhóm là gì? Tuef khái niệm, q trình làm việc nhóm cần trang bị  những kỹ năng gì? Theo anh/chị, kỹ năng nào là quan trọng nhất?Vì sao   Kỹ  năng làm việc nhóm  là kỹ  năng tương tác giữa các thành viên trong một   nhóm, là cách thưc khi ́ ến nhiều người hợp sưc cùng th ́ ực hiện một nhiệm vụ chung nhằm   thúc đẩy hiệu quả cơng việc, đạt được mục tiêu. Để có thể làm việc nhóm hiệu quả, mỗi  thành viên trong nhóm cân có nh ̀ ững kỹ năng nhất định để có thể thích nghi, hịa nhập tốt  nhất trong mơi trường làm việc nhóm. Từ đó, hiệu quả cơng việc mới được tăng cao, tinh   thân g ̀ ắn kết nhóm được thắt chặt và kỹ  năng làm việc nhóm khơng ngừng được cải  thiện hơn Từ khái niệm kỹ năng làm việc nhóm, q trình làm việc nhóm cần trang bi nh ̣ ững   kỹ năng cần thiết sau: Kỹ năng giao tiếp (Giao tiếp ngồi văn bản, Lắng nghe, Giao tiếp   phi ngơn ngữ); Kỹ năng tổ  chức và điều hành cuộc họp; Kỹ  năng thuyết phục; Kỹ  năng   giải quyết mâu thuẫn, xung đột; Kỹ  năng lập kế  hoạch và tổ  chức làm việc nhóm; Kỹ  năng tổ chức ­ phân cơng cơng việc; Kỹ năng thu thập và xử lý thơng tin; Kỹ năng thuyết   trình; Kỹ năng ra quyết đinh; K ̣ ỹ năng quản lý thời gian; Kỹ năng giải quyết vấn đề Theo em kỹ năng quan trọng nhất trong làm việc nhóm là kĩ năng giao tiếp ( giao   tiếp ngồi văn bản, lắng nghe, giao tiếp phi ngơn ngữ) bởi vì khi làm việc nhóm u cầu   tất yếu đó là sự  tương tác,hợp tác, thấu hiểu, phụ thuộc lẫn nhau.Để  các cá nhân có thể  giao tiếp, hịa nhập,thấu hiểu, dễ  dàng trong việc hợp tác mỗi cá nhân phải đưa ra quan  điểm của bản thân và lắng nghe, góp ý quan điểm của người khác và đó là u cầu về kĩ   năng lắng nghe. Nói đơn giản, kĩ năng lắng nghe có thể đáp ứng nhu cầu hợp tác của khái  niệm nhóm. Và khi tách các kĩ năng cịn lại ra khái niệm nhóm thì tach bất cứ các kĩ năng   nào ra khỏi nhóm, nhóm vẫn có thể  hoạt động  ổn khơng đến mức hồn hảo nhưng sẽ  khơng phá vỡ  nhóm, nhưng nếu ta tách kĩ năng giao tiếp ra khỏi nhóm, khả  năng nhóm   hủy là rất cao Anh/chị  trình bày khái niệm chu trình PDCA? Phân biệt giữa cải tiến và đổi mới?Vận  dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm Plan (lập kế hoạch): xác đinh m ̣ ục tiêu ­ nhiệm vụ; nguồn lực ­ dự tốn chi phí;  phương án thực hiện ­ phịng ngừa; thiết lập các điểm, vùng kiểm sốt Do  (thực hiện):  ở  giai đoạn này, khơng chỉ  đơn giản là thực hiện. Trước tiên,  phải cung cấp nguồn lực đầy đủ, huấn luyện phổ  biến tất cả  mọi người có liên quan  cùng thống nhất biện pháp thực hiện đã được xác đinh  ̣ ở khâu lập kế hoạch (Plan), tránh  tình trạng mỗi người làm một kiểu dẫn đến sai lệch mục tiêu Check (kiểm tra): dựa vào các điểm kiểm sốt để kiểm tra kết  quả thực hiện  ở  từng nấc thang của tổng thể bản kế hoạch. Đầu tiên là các cá nhân tự kiểm tra, nếu có sự  sai lệch chủ  động sửa lỗi trước, sau đó mới tiến tới cấp trên kiểm tra và kiểm tra chéo   giữa các bộ phận            Act (hoạt động cải tiến): ở khâu này, có hai trường hợp xảy ra. Nếu kết quả đạt u   cầu (Yes), lập kế hoạch mới với những thơng tin đầu vào mới để tiếp tục thực hiện. Nếu kết   quả khơng đạt u cầu (No), phải tìm ra ngun nhân và biện pháp khắc phục để đạt được Tiêu chí Cải tiến Đổi mới Thời gian Tăng dần và liên tục Ngắt qng, đột phá Tốc độ Từng bước nhỏ Từng bước lớn Cách thức Duy trì và cải tiến Phá bỏ và xây mới Tính chất Kỹ thuật hiện tại Kỹ thuật mới Hiệu quả Dài hạn, khơng đột ngột Ngắn hạn,tác động ngay ­ Cuối năm nay sẽ đi du lịch thái lan và bạn cần ít nhất là 10 triệu để thực hiện chiến đi này ­ P(1) Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng sẽ  tiết kiệm 2 triệu đồng, và để  làm điều đó bạn sẽ  nhận  thêm việc làm thêm và giảm chi phí ăn vặt trong từng tháng ­ D(2) bạn bắt đầu nhận việc làm thêm tại nhà và hạn chế đi ăn uống cùng bạn bè ­ C(3) sau một tháng thực hiện và bạn kiểm tra kết quả  thì chỉ  tiết tiết kiệm được 1.5 triệu,   mặc dù bạn giảm chi phí ăn vặt, nhưng mua sắm vẫn tốn của bạn một mớ tiền ­ A(4) bạn khắc phục các hạn chế đang có và bắt đầu lên kế hoạch lại bước (1) để đạt được 2   triệu tiền tiết kiệm mỗi tháng, ngồi làm thêm và hạn chế  chi tiêu cho ăn uống thì bạn cũng  phải giảm chi tiêu mua sắm o Điều kiện ­ Xác định mục tiêu chung ­ Lắng nghe người khác ­ Tổ chức ­ phân cơng cơng việc hiệu quả ­ Thuyết phục, trình bài để chia sẽ những kiến thức  ­ Tơn trọng và giúp đỡ lẫn nhau ­ Có trách nhiệm với cơng việc của mình ­ Khen ngợi, ủng hộ những cố gắng, nỗ lực của các thành viên ­ Hãy ln đúng giờ ­ Tự  kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự  tương tác của các   thành viên trong nhóm Trình bày khái niệm kỹ  năng và kỹ  năng giáo tiếp. theo anh/chị, kỹ  năng giao tiếp có  tầm quan trọng như thế nào đối với sự hình thành và triển của nhóm mà anh/chị  đang  tham gia? Ví dụ  .   Kỹ năng: ­ Khả năng vận dụng kiến thức, hiểu biết của con người để thực hiện việc gì đó ­ Thơng thạo nhờ vào q trình đào tạo và rèn luyện Kỹ năng giao tiếp: ­ Khả năng ứng dụng tri thức khoa học vào q trình giao tiếp có hiệu quả nhất Tầm quan trọng của giao tiếp: ­ Truyền đạt rõ ràng, chính xác những gì muốn nói đến người nghe ­ Là cầu nối giúp gắn kết các mối quan hệ ­ Giúp mình hạn chế những hiểu lầm dẫn đến mâu thuẫn, xung đột ­ Được mọi người tin tưởng, tơn trọng Anh/chị hãy trình bày một số mẹo nhỏ để có kỹ năng lắng nghe? ­  Hãy kiểm sốt cảm xúc của bạn khi lắng nghe và khơng cho phép mình bị cảm xúc chi phối ­ Hãy nhớ rằng: trước tiên là hiểu và sau đó mới đánh giá. Khi bạn giúp người nói tự  tin thể  hiện, giao tiếp một cách thoải mái hơn, bạn sẽ  có được sự  tin tưởng   người khác và ý  nghĩa hơn nữa, bạn giúp họ khán phủ ra những điều thủ vị về bản thân họ ­ Một người lắng nghe đồng cảm đóng vai trị là một người thúc đẩy hành động và tạo động  lực cho người khác. Trong đó, thành cơng được đo bằng khả năng hiểu được những vấn đề  của người nói ­ Lắng nghe một cách cẩn thận, khơng đánh giá hay phản xét và khi thích hợp, lặp lại cụm từ  nào đó để  khuyến khích người đó mở lịng hơn. Hãy chú ý nhiều tới những gì khơng được   nói hoặc những gì đang được nối với căm xúc và ngơn ngữ cơ thể ­ Lắng nghe khơng phải là bản năng mà là nghệ  thuật, kỹ  năng sống cần phải rèn luyện lâu  dài. Lắng nghe chính là hùng biện nhất song lại ít người biết được điều đó. Trong giao tiếp   với nhau chúng ta thường tranh nhau thể hiện mà thật ít người tranh nhau để lắng nghe. Nếu  bạn đang có thói quen xấu này, hãy thay đổi nó ngay lập tức. Khi bạn lắng nghe tốt, bạn sẽ  tự có kỹ năng giao tiếp hiệu quả Anh/chị  hãy trình bày q trình hình thành và phát triển nhóm làm việc? Là thành viên  của nhóm, bạn nên làm gì để góp phần giúp nhóm vượt qua giai đoạn “Sóng gió”? Ví dụ                    Giai đoạn “Hình thành” ­ Làm quen và hiểu về nhiệm vụ của nhóm ­ Áp dụng ngun tắc cơ bản của cơng việc và tương tác nhóm                     Giai đoạn “Sóng gió” ­ Xảy ra xung đột khi có sự khác biệt về quan điểm liên quan đến vấn đề quan trọng                     Giai đoạn “chuẩn hóa” ­ Bắt đầu xây dựng gắn kết trong nhóm nhằm đạt được sự đồng thuận trong giải quyết cơng  việc                     Giai đoạn “thực hiện” ­ Các thành viên cùng nổ lực hồn thành nhiệm vụ của nhóm. Cảm giác tin tưởng, hịa nhập,  gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ  . Họ đối mặt để giải quyết các vấn đề một cách   chín chắn  và tích cực vì lợi ích chung. Cảm giác trưởng thành thực thụ  ở  tất cả  các thành   viên của nhóm                     Giai đoạn “kết thúc” ­ Tạm dừng để  đánh giá nhiệm vụ. , đối chiếu với mục tiêu xác đinh ban đ ̣ ầu xem đã hồn  thành hay chưa. Việc kết thúc dự án cũng đưa làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này 10 Nếu là trưởng nhóm, anh/chị sẽ làm gì và áp dụng những kỹ năng nào để  nhóm có thể  hoạt động tốt trong mỗi giai đoạn hình thành và phát triển?  Nếu là trưởng nhóm em sẽ: ­ Động viên mọi người hồn thành cơng việc theo 1 cách tốt nhất ­ Lắng nghe, tiếp thu kiến thức, tơn trọng ý kiến của các thành viên nhóm ­ Lập kế hoạch phân cơng, nhiệm vụ, kiểm sốt tiến độ cơng việc ­ Quản lý tốt thời gian đảm bảo đúng tiến độ Áp dụng những kỹ  năng nào để  nhóm có thể  hoạt động tốt trong mỗi giai đoạn   hình thành và phát triển: ­ Giai đoạn “Hình thành” : kĩ năng giao tiếp, kĩ năng lắng nghe, kĩ năng phản biện,kĩ  năng thuyết phục ­ Giai đoạn “Sóng gió” : kĩ năng giao tiếp, kĩ năng lắng nghe ­ Giai đoạn “ Chuẩn hóa” : kĩ năng giao tiếp, kỹ năng đưa ra quyết định ­ Giai đoạn “Thể hiện” : kĩ năng truyền cảm hứng làm việc, kĩ năng trình bày ­ Giai đoạn “Kết thúc” : kĩ năng giao tiếp, kĩ năng lắng nghe 11 Anh/chi hãy v ̣ ận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm? Để nhóm làm việc  có hiệu quả cần hội tụ một số điều kiện tối thiểu nào?            Vận dụng PDCA ­ Cuối năm nay sẽ đi du lịch thái lan và bạn cần ít nhất là 10 triệu để thực hiện chiến đi này ­ P(1) Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng sẽ  tiết kiệm 2 triệu đồng, và để  làm điều đó bạn sẽ  nhận  thêm việc làm thêm và giảm chi phí ăn vặt trong từng tháng ­ D(2) bạn bắt đầu nhận việc làm thêm tại nhà và hạn chế đi ăn uống cùng bạn bè ­ C(3) sau một tháng thực hiện và bạn kiểm tra kết quả  thì chỉ  tiết tiết kiệm được 1.5 triệu,   mặc dù bạn giảm chi phí ăn vặt, nhưng mua sắm vẫn tốn của bạn một mớ tiền ­ A(4) bạn khắc phục các hạn chế đang có và bắt đầu lên kế hoạch lại bước (1) để đạt được 2   triệu tiền tiết kiệm mỗi tháng, ngồi làm thêm và hạn chế  chi tiêu cho ăn uống thì bạn cũng  phải giảm chi tiêu mua sắm o  Điều kiện  ­ Xác định mục tiêu chung ­ Lắng nghe người khác ­ Tổ chức ­ phân cơng cơng việc hiệu quả ­ Thuyết phục, trình bài để chia sẽ những kiến thức  ­ Tơn trọng và giúp đỡ lẫn nhau ­ Có trách nhiệm với cơng việc của mình ­ Khen ngợi, ủng hộ những cố gắng, nỗ lực của các thành viên ­ Hãy ln đúng giờ ­ Tự  kiểm tra và liên tục cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và sự  tương tác của các   thành viên trong nhóm 12 Trình bày lợi ích của làm việc nhóm trong mơi trường học tập. Ví dụ  Giảm áp lực học một mình: thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác thoải mái, khơng   bi căng th ̣ ẳng như lúc làm việc một mình. Sự hỗ trợ, hợp tác của những người trong nhóm  giúp họ trở nên tự tin hơn và vì thế việc học tập của họ sẽ đạt hiệu quả hơn ­   Hiệu quả học tập tốt hơn: các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ phương pháp   học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ. Sự phối hợp   của nhiều người sẽ giúp thực hiện được cơng việc lớn hơn và chất lượng cao hơn. Đưa   ra nhiều giải pháp trong q trình thực hiện ­    Phát triển kỹ năng: tạo mơi trường tốt để  người học phát triển những kỹ năng  như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, khả năng chiu trách nhi ̣ ệm, kỹ năng chia   sẻ  thơng tin. Đó là những kỹ  năng có ích cho cơng việc hiện tại và cho phát triển sự  nghiệp sau này ­ Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng học viên Vd: Trong bài kiểm tra cuối kì là làm video nếu làm một mình bản thân sẽ phải đảm nhận tất cả các phần của cơng việc nhưng khi làm việc   nhóm bản thân sẽ chỉ phải làm 1/10 cơng việc tức là 1 phần nhỏ trong thành  quả cuối cùng ví dụ bản thân chỉ  đảm nhiệm phần chỉnh sửa video 13 Trình bày lợi ích của làm việc nhóm trong mơi trường doanh nghiệp. Ví dụ ­ Phát triển các nhóm làm việc, doanh nghiệp sẽ giải quyết được các vấn đề  phức tạp   về chun mơn trong từng cơng việc cụ thể, bên cạnh đó mơ hình nhóm sẽ giúp doanh  nghiệp: ­ Đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất; ­ Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia; ­ Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phịng ban, liên cơng ty, giảm thiểu các   thủ tục, vướng mắc trong phối hợp giữa các bộ phận với nhau; ­ Tạo sự  chủ  động cho nhân viên, cấp trên có thể  tin tưởng khi trao quyền cho một   nhóm làm việc; ­ Củng cố tinh thần hợp tác, đồn kết giữa các thành viên, xây dựng văn hóa cơng sở và  văn hóa doanh nghiệp ­ VD để có thể mở của hàng onl lại cần người edit video người chụp ảnh người quảng   cáo,… bạn ko thẻ nào 1 mình gánh hết mọi thứ đc tốn sức khỏe tốn thời gian và cùn   ko đạt hiệu quả cao, hãy để những người chun mơn làm những thứ họ chun  14 Anh/chị hãy trình bày các yếu tố, ngun tắc thực hiện giao tiếp hiệu quả, rào cản của  q trình giao tiếp?           Yếu tố giao tiếp hiệu quả: ­ Phải xây dựng được một bản thơng điệp rõ ràng, chính xác, dễ hiểu ­ Đảm bảo dịng chảy thơng tin ­ Lắng nghe chân thành và thực hiện hồi đáp khi cân thi ̀ ết ­ Hiểu được mơi trường giao tiếp ­ Sử dụng ngơn ngữ phù hợp                       Ngun tắc giao tiếp hiệu quả: ­ Đảm bảo sự hài hịa về lợi ích giữa các bên giao tiếp ­ Đảm bảo sự bình đẳng trong giao tiếp ­ Ln ln hướng tới giải pháp tối ưu ­ Tơn trọng các giá trị văn hóa                       Rào cản giao tiếp: ­ ­ ­ ­ ­ ­ Định kiến, thành kiến Sự khác biệt về ngơn ngữ, văn hóa, phong tục tập qn Sự chênh lệch về trình độ nhận thưc, khơng gian đ ́ ịa lý Mơi trường giao tiếp khơng thuận lợi Bản thân của chúng ta Thơng điệp khơng rõ ràng 15 Theo anh/chi, trong các giai đo ̣ ạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn nào là khó   khăn nhất? Để  vượt qua giai đoạn khó khăn này, Anh/chi c ̣ ần sử  dụng những kỹ năng  nào? ­ Trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn khó khăn nhất là giai đoạn  “sóng gió”. Cơng việc bắt đầu của nhóm được khai triển một cách chậm chạp, đầy   trắc trở, khơng khí làm việc trong nhóm trở  nên căng thẳng, chất lượng cơng việc sẽ  khơng cao. Sự khác biệt về cá tính, cách làm việc, khả năng nhìn nhận vấn đề sẽ dẫn   đến những mâu thuẫn, thậm chí có thể dẫn đến các xung đột giữa các thành viên, làm  gia tăng nguy cơ đổ vỡ nhóm. Khi mức độ khơng hài lịng đồng hành cùng cảm giác bất  mãn, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung, họ dàn sức mạnh để phịng thủ  và sẵn sàng chĩa vào nhau ­ Để  vượt qua giai đoạn khó khăn này điều quan trọng là phải cần khuyến khích các   thành viên tham gia vào và giải quyết mâu thuẫn, sự khác biệt để  cùng nhau thiết lập   các ngun tắc và cách thức làm việc. Nếu các cá nhân có hành vi “khơng phù hợp” với  nhóm phải loại bỏ và đào thải 16 Vẽ sơ đồ  và trình bày nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA (Deming) mà Anh/chị  đã được học? Cho ví dụ  minh họa. Theo Anh/chi, vi ̣ ệc vận dụng chu trình PDCA vào  tiến trình làm việc nhóm địi hỏi các thành viên phải tn thủ  những cam kết, những  quy tắc gì?  Một ví dụ cho quy trình PDCA đó là khi bạn lựa chọn sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp dịch vụ  viễn thơng khơng dây: • Đầu tiên bạn Lập kế hoạch (Plan) là sẽ khơng xảy ra các cuộc gọi bị rớt mạng nào; • Thực hiện kế hoạch (Do) là khi bắt đầu sử dụng dịch vụ thoại của nhà cung cấp; • Kiểm tra (Check) là việc bạn sẽ  giám sát q trình hiệu quả  thực và phát sinh xảy ra một vài cuộc   gọi bị rớt mạng; • Thực hiện điều chỉnh (Act) chính là việc bạn quyết định cái phải thực hiện điều chỉnh – cụ  thể  là,   chấp nhận có mơt số lượng các cuộc gọi bị rớt mạng, liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ để  cố  gắng   sửa chữa vấn đề, hoặc chuyển sang sử dụng dịch vụ của đơn vị viễn thơng khác.  * Tiến trình làm việc nhóm địi hỏi các thành viên phải tn thủ  thực hiện những cam kết,   những quy tắc Đặt nhóm lên trên hết; Trao đổi thơng tin một cách cởi mở và thẳng thắn; Hãy trở thành một phần của giải pháp; Tơn trọng sự đa dạng; Đặt và khuyến khích đặt các câu hỏi đúng đắn; Áp dụng một quy trình giải quyết vấn đề đúng đắn; Xây dựng lịng tin qua tính chính trực và sự gương mẫu; Cam kết hướng tới sự xuất sắc; Khuyến khích tư duy tương thuộc ­ Sự phối hợp nhip nhàng, ch ̣ ặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm; ­ Có sự khích lệ, động viên trong nhóm; ­ Sự bảo đảm các nguồn lực; ­ Nhóm có sự tự chủ Ngược lại, nhóm sẽ làm việc khơng hiệu quả khi các yếu tố trên khơng được bảo đảm 17 Vẽ sơ đồ mơ tả chu trình PDCA. Từ chu trình này, anh/chị hãy phân biệt cải tiến và đổi   mới. Cho ví dụ  minh họa  ứng dụng chu trình PDCA trong nhiệm vụ  mà nhóm Anh/chị   đang thực hiện   Phân biệt đổi mới và cải tiến:  Tiêu chí Cải tiến Đổi mới Thời gian Tăng dần và liên tục Ngắt quãng, đột phá Tốc độ Từng bước nhỏ Từng bước lớn Cách thức Duy trì và cải tiến Phá bỏ và xây mới Tính chất Kỹ thuật hiện tại Kỹ thuật mới Hiệu quả Dài hạn, khơng đột ngột Ngắn hạn,tác động ngay                VD:  Plan: lên kế hoạch làm bài báo cáo Do: tổ chức họp zoom, phân cơng nhiệm vụ từng thành viên Check: kiểm tra nội dung phù hợp với bài báo cáo và so sánh với kế hoạch đã đề ra Act: phân tích nội dung, vấn đề để kịp tiến độ 18 Vận dụng chu trình PDCA để  kiểm sốt một mơn học cụ  thể  trong chương trình học  của bạn? Băng tr ̀ ải nghiệm của mình, bạn thấy yếu tố  nào trong chu trình PDCA là   quan trọng nhất? Vì sao?                     *Lập chu trình PDCA kiểm sốt mơn Tốn Cao Cấp 1 ­ Plan: Đạt từ 3,5 điểm trở lên trong học phần mơn Tốn Cao Cấp 1 Học kì 1 ­ Do:Tham gia đầy đủ  các buổi học để  đạt 100% điểm học phần, hồn thành tốt   tất cả các bài kiểm tra, mạnh dạn phát biểu để có cơ hội được cộng điểm thường xun ­ Check: Kiểm tra thơng qua kết quả những bài kiểm tra thường kì và kết quả học   phần cuối kì ­ Act:  o Nếu kết quả  đạt u cầu thì bản thân phải cố  gắng tiến bộ  hơn, đặt cho mình  một mục tiêu mới hoặc ít nhất là giữ vững phong độ hiện tại o Nếu kết quả  khơng đạt u cầu bản thân cần phaỉ  kiểm tra cách thực hiện kế  hoạch,   bản phân đã thiếu sót mảng nào để sửa đổi và hồn thành tốt hơn                        *Yếu t ố quan tr ọng nh ất là Plan, là mục tiêu cũng như  là yếu tố quyết định kế  hoạch sẽ thực hiện vì khi có Plan rõ ràng chúng ta sẽ xác định được kì vọng về mình trong tương   lai vì vậy có thể  vạch ra được kế  hoạch rõ ràng , mục tiêu là điều kiện tất yếu trong mọi kế  hoạch dù là hoạt động nhóm hay cá nhân bởi khi khơng có mục tiêu mọi hành động sẽ  trở  nên  mất phương hướng và đơi khi là vơ nghĩa 19 Nhóm của anh/chị chuẩn bị tổ chức bán hàng gây quỹ để cùng chung tay ủng hộ cho các   đơn vị đang điều trị bệnh nhân nhiễm COVID 19 tại TP.HCM.Giả sử, bạn được phân  cơng làm nhóm trưởng của một nhóm có 11 thành viên và thời gian chuẩn bị là 2 tuần Từ tình huống trên,anh/chị hãy trình bày về: ­ Q trình hình thành và phát triển nhóm từ  lúc ban đầu cho đến khi hồn thành  nhiệm vụ? ­ Vận dụng mơ hình PDCA như thế nào trong q trình thực hiện nhiệm vụ? ­ Những kỹ năng cần có của một người nhóm trưởng trong q trình làm việc nhóm   để thực hiện nhiệm vụ trên?       Q trình hình thành và phát triển:                   Giai đoạn “Hình thành” ­ Làm quen và hiểu về nhiệm vụ của nhóm ­ Áp dụng ngun tắc cơ bản của cơng việc và tương tác nhóm                     Giai đoạn “Sóng gió” ­ Xảy ra xung đột khi có sự khác biệt về quan điểm liên quan đến vấn đề quan trọng                     Giai đoạn “chuẩn hóa” ­ Bắt đầu xây dựng gắn kết trong nhóm nhằm đạt được sự đồng thuận trong giải quyết cơng  việc                     Giai đoạn “thực hiện” ­ Các thành viên cùng nổ lực hồn thành nhiệm vụ của nhóm. Cảm giác tin tưởng, hịa nhập,  gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ  . Họ đối mặt để giải quyết các vấn đề một cách   chín chắn  và tích cực vì lợi ích chung. Cảm giác trưởng thành thực thụ  ở  tất cả  các thành   viên của nhóm                     Giai đoạn “kết thúc” ­ Tạm dừng để  đánh giá nhiệm vụ. , đối chiếu với mục tiêu xác đinh ban đ ̣ ầu xem đã hồn  thành hay chưa. Việc kết thúc dự án cũng đưa làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này Nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA: ­Plan (lập kế hoạch): bán hàng gây Quỹ để cùng chung tay ủng hộ cho các đơn vi đang ̣   điều tri b ̣ ệnh nhân nhiễm COVID 19 tại Thành phố Hồ Chí Minh ­Do (thực hiện):  +Họp nhóm +Phân cơng nhiệm vụ +Chọn hàng hóa để bán  +Nơi lấy hàng hóa  +Phương thức bán hàng +Tính tồn các khoảng phí +Tổng kết thu +Chọn nơi đáng tin cậy để ủng hộ ­Check (kiểm tra): kiểm tra, thống kê thành quả đã làm đươc. Đã hồn hồn được mục   tiêu chưa ­  Những kỹ năng cần có của một người nhóm trưởng trong q trình làm việc nhóm để     thực hiện nhiệm vụ    trên?  ­ Nhận đinh v ̣ ề năng lực, kỹ năng của cá nhân trong nhóm và xử lý thơng tin hai chiều ­ Tạo cảm hứng, duy trì tốt các mối quan hệ nội bộ của nhóm ­ Tìm cách khắc phục những yếu kém ... ? ?năng? ?làm? ?việc? ?nhóm? ?là gì? Tuef khái niệm, q trình? ?làm? ?việc? ?nhóm? ?cần trang bị  những? ?kỹ? ?năng? ?gì? Theo anh/chị,? ?kỹ? ?năng? ?nào là quan trọng nhất?Vì sao   Kỹ ? ?năng? ?làm? ?việc? ?nhóm  là? ?kỹ ? ?năng? ?tương tác giữa các thành viên trong một   nhóm,  là cách thưc khi... nhất trong mơi trường? ?làm? ?việc? ?nhóm.  Từ đó, hiệu quả cơng? ?việc? ?mới được tăng cao, tinh   thân g ̀ ắn kết? ?nhóm? ?được thắt chặt và? ?kỹ ? ?năng? ?làm? ?việc? ?nhóm? ?khơng ngừng được cải  thiện hơn Từ khái niệm? ?kỹ? ?năng? ?làm? ?việc? ?nhóm,  q trình? ?làm? ?việc? ?nhóm? ?cần trang bi nh... giải quyết mâu thuẫn, xung đột;? ?Kỹ ? ?năng? ?lập kế  hoạch và tổ  chức? ?làm? ?việc? ?nhóm; ? ?Kỹ? ? năng? ?tổ chức ­ phân cơng cơng? ?việc; ? ?Kỹ? ?năng? ?thu thập và xử lý thơng tin;? ?Kỹ? ?năng? ?thuyết   trình;? ?Kỹ? ?năng? ?ra quyết đinh; K ̣ ỹ? ?năng? ?quản lý thời gian;? ?Kỹ? ?năng? ?giải quyết vấn đề