Tài liệu CHƯƠNG 7: SỔ SÁCH VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN pptx

CHƯƠNG 7: SỔ SÁCH VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁNMục tiêu: Học xong chương này, sinh viên phải: - Hiểu được khái niệm sổ kế toán và phương pháp ghi chép vào một số loại sổ kếtoán chủ yếu.. Sổ c

CHƯƠNG 7: SỔ SÁCH VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN

Mục tiêu:

Học xong chương này, sinh viên phải:

- Hiểu được khái niệm sổ kế toán và phương pháp ghi chép vào một số loại sổ kếtoán chủ yếu

- Trình bày ý nghĩa và tác dụng của các loại sổ sách đối với công tác kế toán

- Nắm được kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán và thực hành ghi sổ một số nghiệp vụ

kế toán

- Hiểu được những quy định chung về sổ kế toán

- Hiểu rõ về các hình thức kế toán (theo Chế độ kế toán Quyết định BTC)

Tất cả các Doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuấtkinh doanh thuộc thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảoquản sổ sách kế toán theo đúng qui định hiện hành của Nhà nước

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đốivới các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ,

thẻ kế toán chi tiết

Sổ sách kế toán có thể có rất nhiều loại khác nhau, nhưng thông thường có thểphân biệt chúng theo phương pháp ghi chép, theo mức độ khái quát của nội dungghi chép, theo hình thức cấu trúc hoặc theo hình thức tổ chức

7.1.2.1 Theo phương pháp ghi chép: có thể phân loại thành ghi theo thời gian (sổ

nhật ký); sổ ghi theo hệ thống (sổ cái và các sổ chi tiết) và sổ liên hợp (Nhật ký Sổcái, Nhật ký chứng từ)

 Sổ nhật ký được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian vàquan hệ đối ứng giữa các tài khoản của nghiệp vụ đó Số liệu kế toán trên Sổnhật ký phải phản ánh tổng hợp số phát sinh bên nợ, bên có của tất cả các tàikhoản kế toán sử dụng trong Doanh nghiệp

Sổ nhật ký phải phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:

 Số hiệu và ngày lập chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ

 Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Dưới đây là mẫu Sổ nhật ký mà kế toán thường sử dụng

Số hiệu

Ngày

 Sổ cái dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, trong

niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán đuợc qui định trong chế độ kế toán

Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tìnhhình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp

Sổ cái phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:

 Số hiệu và ngày lập chứng từ làm căn cứ ghi sổ

 Tóm tắt nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh

 Số tiền của nghiệp vụ phát sinh vào bên Nợ, bên Có của tài khoản

Dưói đây là mẫu Sổ cái mà kế toán thường sử dụng

ký và sổ cái

Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc Các doanhnghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chitiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phùhợp

Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết kết hợp chặt chẽ với nhau tạo thànhmột hệ thống sổ kế toán Một hình thức tổ chức sổ kế toán biểu hiện một hình thức

Dưói đây là mẫu Sổ Nhật ký – Sổ cái mà kế toán thường sử dụng

7.1.2.2 Theo mức độ khái quát của nội dung phản ánh, sổ kế toán được

chia làm sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và sổ kết hợp kế toán tổng hợp vàchi tiết

- Sổ kế toán tổng hợp được dùng để phản ánh tổng quát các loại tài sản,

nguồn vốn, các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Một số sổ kế toántổng hợp: Sổ cái, sổ Nhật ký - Sổ cái, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để phản ánh chi tiết các nội dung và số

tiền đã được phản ánh trong các sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ cho nhu cầuquản lý cụ thể Thuộc loại này bao gồm các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

- Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và chi tiết được sử dụng để phản ánh tổng

quát từng loại tài sản, nguồn vốn, vừa phản ánh các bộ phận cấu thành bên trongcủa từng loại tài sản, nguồn vốn hoặc quá trình sản xuất kinh doanh Thuộc loại sổ

này bao gồm một số các loại sổ cái

7.1.2.3 Theo hình thức cấu trúc, sổ kế toán có thể chia thành sổ kiểu một

bên, sổ hai bên và sổ nhiều cột, sổ bàn cờ

- Sổ kiểu một bên là loại sổ có hai cột được dùng để phản ánh hai mặt đối lập

của từng tài sản, từng nguồn vốn được bố trí cùng nằm trên một bên của trang sổ.Thuộc loại sổ này cũng bao gồm các loại sổ cái dùng trong kế toán tổng hợp

- Sổ hai bên: là loại sổ được chia làm 2 bên cân đối để phản ánh 2 mặt đối lập

(tăng, giảm) của từng tài sản hoặc từng nguồn vốn Thuộc loại sổ này bao gồm các sổcái dùng trong phản ánh tổng hợp

S hai bên có m u nh sau:ổ hai bên có mẫu như sau: ẫu như sau: ư sau:

- Sổ nhiều cột là lọai sổ dùng để vừa kế toán tổng hợp vừa kế toán chi tiết cho

từng tài sản hoặc từng nguồn vốn hoặc từng quá trình sản xuất kinh doanh Thuộcloại sổ này bao gồm một sổ cái và các loại sổ chi tiết

Sổ nhiều cột có mẫu như sau:

- Sổ bàn cờ là loại sổ được dùng để phản ánh các quan hệ đối ứng giữa các tài

khoản có liên quan hoặc phản ánh mối quan hệ qua lại giữa hai cách phân loại khácnhau của một đối tượng nào đó (khoản mục chi phí và địa điểm phát sinh) Thuộcloại sổ này bao gồm một số sổ cái và các loại sổ chi tiết theo dõi chi phí

Địa điểm phát sinh

Phân xưởng I Phân xưởng II …… Tổng

cộng Khoản mục chi phí

7.1.2.4 Theo hình thức tổ chức, sổ kế toán có thể phân biệt thành sổ đóng

thành quyển hoặc sổ tờ rời

Sổ đóng thàng quyển là loại sổ bao gồm nhiều trang sổ được đánh số thứ tựliên tục và đóngthành tập Trên trang đầu hoặc trang cuối của sổ phải ghi rõ sổ baogồm bao nhiêu trang, có chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xác nhậnđồng thời giữa 2 trang sổ phải đóng dấu giáp lai

Sổ tờ rời là loại sổ bao gồm nhiều tờ sổ được để riêng lẻ, kẹp trong các bìacứng hoặc hộp cứng theo trình tự nhất định để thuận lợi cho việc bảo quản và sửdụng khi ghi chép, kiểm tra, đối chiếu Trường hợp các tờ sổ được sử dụng những

tờ giấy cứng thì gọi là thẻ Sử dụng sổ tờ rời phải được đăng ký chặt chẽ và phải cóchữ ký của Kế toán trưởng trên từng trang sổ

Các loại sổ quan trọng như sổ quỹ, sổ cái thường dùng loại sổ đóng thànhquyển, còn các loại sổ chi tiết, bảng kê được dùng dưới dạng các tờ rời

7.1.3 Quy trình sổ sách:

Theo Luật Kế toán số 03/2003/QH11, đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ gốchợp lệ để định khoản rồi sau đó ghi vào các sổ có liên quan theo mẫu, theo đúngphương pháp và nguyên tắc

7.1.3.1 Phương pháp ghi sổ kế toán

Đơn vị phải thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ

kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kếtoán và quy định tại Chế độ kế toán

Việc ghi sổ kế toán cần phải được tiến hành theo các bước sau:

 Mở sổ kế toán: Đây là bước đầu tiên của qui trình kế toán Trong bước này, kế

toán phải chuyển số dư cuối kỳ trước vào sổ kế toán đầu kỳ này

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thànhlập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật và kế toántrưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trướckhi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để

tờ rời Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ

Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục như sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển:

Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kếtoán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và đạidiện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác

Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giũa hai trang sổphải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán

Đối với sổ tờ rời:

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên

sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ Các tờ rời trước khi dùng phải đượcgiám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào

sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tàikhoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm

Nếu sổ kế toán được đóng thành quyển thì phải đóng dấu giáp lai và đánh sốtrang theo thứ tự từ đầu đến cuối sổ

 Ghi sổ kế toán:

dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mối quan hệ vốn có củanghiệp vụ

 Khi ghi sổ kế toán phải dùng mực tốt, chữ và số liệu ghi trong sổphải rõ ràng, đầy đủ, không được tẩy xóa, dán giấy hoặc dùng các hóa chất

để sửa chữa sổ Nếu trong quá trình ghi sổ có sai sót thì phải sửa chữa theođúng phương pháp Các dòng không có số liệu ghi chép thì phải gạch chéo

 Nếu một chứng từ cần phải ghi vào nhiều sổ khác nhau thì phảiluân chuyển theo qui định của kế toán trưởng.

 Khóa sổ kế toán:

Hết kỳ kế toán (tháng, quí) và niên độ, phải tiến hành khóa sổ kế toán Ngoài raphải khóa sổ kế toán trong những trường hợp sau: kiểm kê, tài sản, sáp nhập đơn vị,chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động, giải thể Doanh nghiệp,…Khóa sổ là việc tiến hành cộng số phát sinh bên nợ, bên có và rút số dư cuối kỳcủa các tài khoản trên sổ kế toán Việc khóa sổ kế toán được tiến hành trên tất cảcác sổ theo định kỳ vào cùng một thời điểm; riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổhàng ngày

Mỗi lần khóa sổ, người giữ sổ, người kiểm tra sổ và kế toán trưởng phải ký tênvào sổ

Kết thúc niên độ kế toán, sau khi hoàn tất công việc kế toán (bao gồm việc kiểmtra, đối chiếu, khóa sổ và cung cấp số liệu cho báo cáo tài chính), đơn vị phải sắpxếp, phân loại, gói buộc, liệt kê ngoài gói, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ và đưavào lưu trữ theo qui định hiện hành của Nhà nước

Trong trường hợp ghi sổ bằng máy tính thì cuối kỳ kế toán, sau khi đã hoànthành công việc ghi sổ và khóa sổ kế toán phải tiến hành in toàn bộ các sổ kế toántổng hợp và chi tiết để đưa vào lưu trữ như đã nói ở trên

7.1.3.2 Những sai sót có thể xảy ra khi ghi sổ kế toán

Khi ghi sổ kế toán chúng ta có thể phạm phải những lỗi sau:

 Bỏ sót chứng từ hoặc số tiền ghi trên chứng từ thấp hơn số thực tế phát sinh(cộng thiếu)

 Ghi đảo (ví dụ 15 ghi thành 51)

 Ghi thiếu số hoặc thừa số, ví dụ: 5.000đ ghi thành 50.000đ và ngược lại

 Ghi trùng số 2 hoặc nhiều lần, ví dụ chi 5.000đ ghi vào sổ quỹ 2 lần hoặc ghi cótài khoản tiền mặt 2 lần,…

 Chuyển số liệu từ các sổ liên quan không đúng, ví dụ: chuyển số liệu từ sổ nhật

ký vào sổ cái sai

 Ghi sai quan hệ đối ứng

 Rút số dư tài khoản sai

 Sử dụng sai các phương pháp tính giá tồn kho, giá thành sản xuất,…

Tất cả những sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán đều phải được sửa chữa theonhững phương pháp thích hợp

7.1.3.3 Các phương pháp sửa chữa sai sót trên sổ kế toán

Theo điều 28 Luật kế toán 03/2003/QH11, khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay

có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phảisửa chữa theo một trong ba phương pháp sau: phương pháp cải chính, phương phápghi số âm và phương pháp ghi bổ sung:

 Phương pháp cải chính (xóa bỏ): phương pháp cải chính được thực hiện như

sau:

được sửa

Phương pháp cải chính thường được dùng trong những trường hợp sau:

 Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng giữa các tàikhoản

 Sai sót không ảnh hưởng đến số tổng cộng

 Phương pháp ghi số âm:

Khi dùng phương pháp ghi số âm để sửa chữa sai sót trên sổ kế toán thì trướchết cần phải viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để hủy bút toán này, sau đó dùngmực thường để ghi lại bút toán đúng Phương pháp này được áp dụng cho cáctrường hợp sau:

 Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai, đãghi sổ kế toán mà không thể sửa chữa được bằng phương pháp cải chính

 Sau khi đã lập và gửi Bảng cân đối kế toán đi rồi mới phát hiện saisót

 Sai sót trong đó bút toán tài khoản đã ghi nhiều lần (ghi trùng)hoặc số tiền ghi sổ lớn hơn số tiền thực tế phát sinh

Cơ sở để ghi bút toán điều chỉnh là chứng từ ghi sổ, trong đó thuyết minh rõnguyên nhân sai sót, số tiền đúng, số tiền đã ghi sai, chênh lệch giữa số đúng và

số sai Chứng từ ghi sổ này phải có chữ ký duyệt của kế toán trưởng đơn vị

 Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng trong trường hợp bút toán ghi đúng vềmối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản nhưng số tiền ghi sổ thấp hơn thực tếphát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế hoặc bỏ sót chứng từ, hoặc cộng sai số tiềntrên chứng từ mà số sai thấp hơn số đúng

Kế toán ghi bổ sung chênh lệch cho đủ số đúng

 Các trường hợp khác:

 Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì tùy theo từng sai sót cụ thể có thểtiến hành sửa chữa theo các phương pháp đã nói ở trên, nhưng phải tuân thủcác nguyên tắc sau: nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ thì được phépsửa trực tiếp trên máy Nếu đã in sổ thì trên sổ đã in sẽ sửa theo một trong baphương pháp nói trên, đồng thời sửa chữa lại sổ sai trên máy và in lại tờ sổmới Phải lưu tờ sổ cũ cùng với tờ sổ mới để tiện cho việc kiểm tra, kiểmsoát sau này

 Trong trường hợp báo cáo tài chính đã được duyệt hoặc sau các cuộc kiểmtoán, kiểm tra, thanh tra… nếu có quyết định điều chỉnh số liệu thì có thểđiều chỉnh ở năm báo cáo, hoặc điều chỉnh trên sổ kế toán của năm hiệnhành

7.2 Các hình thức kế toán

Hình thức tổ chức sổ kế toán, còn gọi là hình thức kế toán, bao gồm số lượng sổ

kế toán, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ, mối liên hệ giữa các loại sổ kế toán để ghichép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấpnhững thông tin cần thiết cho việc lập báo báo tài chính theo trình tự và phươngpháp nhất định

Theo quyết định 15/QĐ-BTC, Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hìnhthức kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

7.2.1 Hình thức Nhật ký chung

- Đặc điểm: Tất cả các nghiệp kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký

chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau

đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Trường hợp Doanh nghiệp mở các Nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn cứvào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, ghi ngiệp vụ phát sinh vàoNhật ký chuyên dùng liên quan Định kỳ, hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụphát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tàikhoản phù hợp trên sổ cái tổng hợp, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp

vụ được ghi đồng thời vào 2 sổ nhật ký chuyên dùng (nếu có)

Cuối tháng, cuối quí, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phátsinh

Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối sốphát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật kýchung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ nhật ký chuyên dùng sau khi đã loại trừtrùng lắp) cuối kỳ

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

- Ưu nhược điểm của hình thức Nhật ký chung

Ưu điểm của hình thức kế toán này là đơn giản, dễ làm cả bằng thủ công cũngnhư bằng máy tính Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại được tập hợp vào cácnhật ký chuyên dùng do đó dễ kiểm tra, đối chiếu…

Tuy vậy, hình thức kế toán này thích hợp cho những đơn vị có qui mô nhỏ, hoạtđộng đơn giản, như các đơn vị thương mại, dịch vụ,…

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ Nhật ký đặc biệt

Cộng chuyển sang trang sau

Ngày tháng năm

Cộng số phát sinh

Số dư cuối kỳ

Ngày tháng năm

SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN

tháng

Ghi Nợ tài khoản Số

Ngày tháng

Tài khoản khác

Số tiền Số hiệu

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

Ngày tháng năm

Ghi Nợ các tài khoản

Số Ngày

tháng

Tài khoản khác Số

tiền

Số hiệu

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

Ngày tháng năm