Tìm hiểu về công tác tổ chức hội thảo

BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI tHẢO mARKETING 2011 CÁC XU HƯỚNG QUOẢNG CÁO MỚI MỤC LỤC Lời mở đầu 1 I Cơ sở lí thuyết về tổ chức hội thảo 2 1 Khái niệm, mục đích và ý nghĩa về cuộc hội thảo 2 1 1 Khái niệm 2 1 2 Mục đích, ý nghĩa 2 2 Phương pháp tổ chức hội thảo 2 2 1 Phương pháp tổ chức trực tiếp 2 2 2 Phương pháp tổ chức online 3 3 Các hình thức tổ chức hội thảo 3 4 Công tác tổ chức hội thảo 4 4 1 Chuẩn bị hội thảo 4 4 2 Tiến hành hội thảo 6 4 3 Sau khi kết thúc hội thảo 7 II Liên h.

BÀI TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI : CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI THẢO MARKETING 2011-CÁC XU HƯỚNG QUOẢNG CÁO MỚI MỤC LỤC Lời mở đầu I Cơ sở lí thuyết tổ chức hội thảo .2 Khái niệm, mục đích ý nghĩa hội thảo .2 1.1 Khái niệm 1.2 Mục đích, ý nghĩa 2 Phương pháp tổ chức hội thảo 2.1 Phương pháp tổ chức trực tiếp .2 2.2 Phương pháp tổ chức online 3.Các hình thức tổ chức hội thảo Công tác tổ chức hội thảo 4.1 Chuẩn bị hội thảo 4.2 Tiến hành hội thảo 4.3 Sau kết thúc hội thảo .7 II Liên hệ hội thảo: Marketing trực tuyến 2011 – Các xu hướng quảng cáo Mục đích, ý nghĩa hội thảo .8 1.1 Mục đích hội thảo 1.2 Ý nghĩa hội thảo Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự 2.1 Thời gian .9 2.2 Địa điểm 2.3 Thành phần tham dự .9 Thiết kế, trang trí chuẩn bị trang thiết bị cho hội thảo .9 Phối hợp tổ chức 11 Dự trù kinh phí .13 Công tác hội thảo 14 6.1 Kiểm tra công tác chuẩn bị 14 6.2 Đón tiếp khách 15 6.3 Điều hành chương trình hội thảo .15 6.4 Ghi biên hội thảo 18 Sau kết thúc hội thảo 23 Nhận xét 23 Giải pháp 24 Lời kết .26 Lời mở đầu Nói đến chương trình hội thảo, khơng cịn cảm thấy xa lạ Nhưng lại biết chương trình hội thảo ấy, nhà tổ chức xếp lên kế hoạch công tác tổ chức hội thảo để buổi hội thảo thành cơng Để giải đáp thắc mắc ấy, nhóm chọn đề tài: “ Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội thảo tổ chức/ doanh nghiệp” để nghiên cứu Với đề tài này, nhóm đưa vài lý thuyết công tác tổ chức hội thảo liên hệ thực tiễn hội thảo: Marketing trực tuyến 2011 – Các xu hướng quảng cáo để giúp người đọc hiểu biết thêm nhiều thông tin, kinh nghiệm tổ chức chương trình hội thảo I Cơ sở lí thuyết tổ chức hội thảo Khái niệm, mục đích ý nghĩa hội thảo 1.1 Khái niệm Hội thảo gặp mặt nhóm người có mối quan tâm chung địa điểm thời gian định trước để thảo luận, tranh luận vấn đề có tính chất khoa học 1.2 Mục đích, ý nghĩa  Thứ nhất, truyền đạt thông tin, làm sáng tỏ nguyên nhân, sở thực tiễn Và nhiều yếu tố khác liên quan trực tiếp đến vấn đề đề cập tới  Thứ hai, tiếp thu ý kiến, nhà lãnh đạo lắng nghe ý kiến mà người tham dự đưa dự báo sơ vấn đề có liên quan  Thứ ba, đảm bảo quyền dân chủ tối thiểu người lao động Trong buổi hội thảo, người lao động người tham dự nói lên tiếng nói, quan điểm riêng cách bình đẳng Qua đó, giúp doanh nghiệp tháo gỡ  khó khăn, đưa định lãnh đạo, quản trị cách đắn Phương pháp tổ chức hội thảo 2.1 Phương pháp tổ chức trực tiếp Là mời đại biểu họp phòng họp hội trường  Ưu điểm:  Được tương tác trực tiếp với người tham gia  Quan sát theo dõi biểu cảm người tham gia  Truyền đạt nội dung cách tốt hơn, rõ ràng  Xử lý tình phát sinh nhanh chóng  Nhược điểm:  Chi phí tổ chức lớn: Chi phí thuê địa điểm, chi phí chuẩn bị, chi phí phục vụ ăn uống,  Mất nhiều thời gian di chuyển, lại 2.2 Phương pháp tổ chức online Là họp trực tuyến dạng âm âm hình ảnh giúp kết nối nhanh đến thành viên họp họ có mặt để tham dự họp Ví dụ : Họp trực tuyến qua Skype… Theo dõi thuyết trình qua phương tiện nghe nhìn phịng họp  Ưu điểm:  Kết nối nhiều bên liên quan cách nhanh chóng  Giảm bớt chi phí di chuyển, chi phí in ấn văn bản, chi phí thời gian di chuyển  Tiết kiệm công sức chuẩn bị triển khai  Nhược điểm:  Người trình bày thấy người họp phòng mình, người tham dự thấy người trình bày hình người xung quanh  Mất tương tác trực tiếp  Bị ảnh hưởng nhiều đường truyền Các hình thức tổ chức hội thảo  Workshop: Chia sẻ kiến thức lĩnh vực chuyên nganh ngân hàng, marketing, tài chính,… Đồng thời đưa nhiều vấn đề thực tế lĩnh vực để người tham gia nắm rõ thông tin  Hội nghị hội thảo khoa học: Là hình thức thảo luận công bố nghiên cứu khoa học cá nhân hay tổ chức  Hội thảo du học: Đây hội thảo giải đáp thắc mắc băn khoăn người tham dự vấn đề du học chương trình học, học bổng du học hay sống nước  Hội thảo tập huấn: Hình thức tập huấn có quy mơ lớn workshop thường diễn nội tổ chức, ban ngành Nội dung buổi tập huấn thường xoay quanh việc nâng cao kiến thức kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc diễn hiệu  Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: buổi thảo luận xoay quanh chủ đề có diễn giả Công tác tổ chức hội thảo 4.1 Chuẩn bị hội thảo  Mục đích:  Hội thảo để phát triển: Cung cấp thông tin doanh nghiệp hoạt động doanh nghiệp đến lãnh đạo phong ban, cá nhân để đóng góp ý kiến, quan điểm giúp doanh nghiệp phát triển  Hội thảo để trao đổi thông tin: Tổ chức/ doanh nghiệp đưa thông tin liên quan đến doanh nghiệp để người, đối tác nắm bắt trao đổi hợp tác  Hội thảo mở rộng dân chủ: Tạo điều kiện cho người, cá nhân đưa phát biểu, quan điểm  Hội thảo bàn bạc, giải vấn đề: Trao đổi, đưa giải pháp phù hợp cho vấn đề, khó khăn mà tổ chức, doanh nghiệp gặp phải  Xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo  Xác định thành phần tham dự hội thảo  Lập danh sách thành phần tham dự hội thảo  Trình chủ tọa văn phịng xem xét xét duyệt  Thông báo gửi giấy mời đến đại biểu  Xây dựng chương trình hội thảo  Phác thảo hoạt động chính,trình tự thời gian diễn người thực  Ổn định tổ chức  Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu  Trình bày đề dẫn hội thảo Thảo luận: Phần thảo luận sinh hoạt có tính khoa học Các tham luận phải đề cập từ nhiều góc độ Trong q trình thảo luận cần có phản biện để làm sáng tỏ vấn đề cách khách quan, biện chứng phải lấy thực tiễn làm thước đo chân lý  Tổng kết hội thảo: Khẳng định vấn đề hội thảo trí, sở nêu đề xuất kiến nghị cách giải vấn đề Những vấn đề chưa khẳng định cần hướng cho thành viên dự hội thảo tiếp tục suy nghĩ, nghiên cứu, đồng thời bám sát thực tiễn sống để điều chỉnh quan điểm  Phương án dự phịng có trường hợp đột xuất xảy  Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho hội thảo  Liên hệ địa điểm tổ chức tổng hợp số lượng khách mời dự trù kinh phí tổ chức để chọn địa điểm phù hợp  Bố trí bàn ghế, biển tên ( bố trí biển tên theo lãnh đạo cấp cao, đại biểu…)  Trang trí phịng theo nghi lễ quy định, tạo khơng gian sang trọng, lịch sự, phù hợp với nội dung buổi hội thảo (VD: Hội trường (Hội thảo nên tổ chức khoảng 100 người, kê bàn ghế hình chữ U), bàn chủ tọa, bục phát biểu…)  Trang thiết bị, âm ,ánh sáng cần rõ ràng, đầy đủ Cần chuẩn bị tốt ánh sáng để đại biểu đọc rõ tài liệu âm quan trọng, micro phải đầy đủ linh hoạt để người tham gia hội thảo chủ động phát biểu ý kiến, chất lượng âm tốt  Chuẩn bị tài liệu cho hội thảo  Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo thành viên tham gia hội thảo liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu quảng cáo sản phẩm doanh nghiệp  Cần chuẩn bị đủ tài liệu theo số lượng người tham gia, tài liệu nên xếp theo thứ tự buổi họp, logic, rõ ràng tránh nhàu nát để thể tôn trọng với người tham gia  Phải xếp đầy đủ trước hội thảo bắt đầu  Phối hợp tổ chức hội thảo  Tùy chủ đề, mục đích hội thảo cần có tham gia phòng ban khác  Đơn vị phụ trách tổ chức hội thảo  Công tác truyền thông cho kiện hội thảo (máy ảnh, máy quay)  Phân công người làm công tác tổ chức, dẫn chương trình, thư ký, phụ trách cơng tác hội trường, phụ trách tiết mục văn nghệ (nếu có)  Chuẩn bị kinh phí cho hội thảo  Liệt kê chi tiết chi phí  Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo  Dựa theo tính kế thừa hội thảo trước để xác định chi phí phù hợp 4.2 Tiến hành hội thảo  Kiểm tra công tác chuẩn bị  Trước bắt đầu hội thảo cần kiểm tra trước cơng tác chuẩn bị hồn thành chưa để buổi hội thảo diễn tốt đẹp Thiết bị âm thanh, khách mời, … ổn định vị trí (cần nhận thông báo bên công tác chuẩn bị hậu trường)  Bên hội trường ba kỹ thuật âm ánh sáng phải kiểm tra lại toàn máy móc ổn định tổ chức (mọi thiết bị setup từ trước), duyệt lại nhân cho phần văn nghệ kỹ cuối ổn định chỗ ngồi cho khách mời  Đón tiếp khách mời  Khâu đón tiếp khách mời tham dự hội thảo khâu quan trọng thể nhiệt tình chu đáo chủ nhà khách mời Bạn cần bố trí đội ngũ PG, PB, lễ tân từ vị trí gửi xe bàn đăng ký, tiến hành đón tiếp – cài hoa lên áo – ghi tên đăng ký tặng tài liệu (nếu có)  Điều hành chương trình hội thảo  Kịch hội thảo Bao quát hoạt động diễn chương trình  Các hạng mục, phần tiết mục trình diễn  Thời gian hạng mục  Cơng việc cho ekip, bố trí thời gian hiệu  Triển khai  Văn nghệ chào mừng  Tuyên bố lí do, giới thiệu đại biểu  Chiếu phim giới thiệu (nếu có)  Đại diện phát biểu ý kiến & Khai tiệc  Thiếp đãi khách lúc dễn hội thảo  Bố trí nhân viên đón tiếp khách  Bố trí người bê giải thưởng trao quà  Ban tổ chức  Xin giấy phép tổ chức  Lên kế hoạch cho toàn hội thảo  Chuẩn bị sân khấu, hội trường  Chuẩn bị đồ uống, sep up đồ ăn cho buổi tiệc  Chuẩn bị cổng phao, thảm để đón tiếp khách mời  Tuyển chọn tiết mục văn nghệ cho buổi hội thảo  Lên danh sách khách mời: khách mời VIP doanh nghiệp có quan tâm đến sản phẩm quảng cáo trực tuyến, phóng viên, nhân viên khách mời khác  Bộ phận an ninh  Kiểm tra lại phận: sân khấu, sảnh, bàn ghế, trang thiết bị,…  Phân công 25 nhân viên bảo vệ để đảm bảo an ninh buổi hội thảo  Phân công 10 nhân viên xắp xếp trông xe  Bộ phận kĩ thuật  Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, mic, máy chiếu thiết bị liên quan đến buổi hội thảo  Cứ nhân viên trông coi camera an ninh  Linh hoạt việc xử lí âm thanh, ánh sáng lúc diễn hội thảo 13 5.Dự trù kinh phí STT 10 11 12 13 14 15 16 17 Khoản mục Thiết kế Thuê địa điểm Khách mời Thẻ tham dự Chi phí quà tặng Chi phí giải thưởng Chi phí truyền thơng Chi phí lưu trú Chi phí lại du lịch Vinpearl Land Loa Mic không dây Máy chiếu lớn (200 inch) Hệ thống đàm Trang trí cổng Hoa (bó + để bàn + lẵng) In thiệp mời Trang trí tiệc Gala Dinner 14 Số lượng 240 240 10 100 300 10 30 20 300 Thành tiền 10.000.000 1.200.000.000 70.000.000 1.200.000 550.000.000 15.000.000 320.000.000 2.350.000.000 450.000.000 28.000.000 2.000.000 10.000.000 2.800.000 2.000.000 2.000.000 1.900.000 7.000.000 18 19 20 21 22 23 Nhóm múa Nhân (lễ tân + bảo vệ + MC + an ninh) Tiệc (ăn + uống + trà) Backdrop (phông sân khấu) Thiết bị ánh sáng Các brochure (sách mỏng marketing 24 25 26 trực tuyến) Kệ để brochure Thuê ban nhạc Biển dẫn + cảnh báo 27 28 29 30 Banderole (dải treo đón khách) Standee (khung treo ảnh quảng cáo) Th bàn trịn to Chi phí khác 31 Tổng 28 20.000.000 35.000.000 1.850.000.000 9.500.000 12.000.000 25 1.250.000 300.000 18.500.000 300.000 3 1.500.000 400.000 2.850.000 100.000.000 14tỉ6 15 Công tác hội thảo 6.1 Kiểm tra công tác chuẩn bị  Trước ngày diễn hội thảo  Kiểm tra hoàn tất thủ tục hành chính, giấy pháp liên quan đến tổ chức hội thảo  Kiểm tra công việc liên quan đến khách mời, diễn giả  Kiểm tra nguồn nhân lực  Trước lúc diễn hội thảo:  Kiểm tra xe cộ đưa đón khách, bãi đỗ xe  Kiểm tra xem cách trang trí sảnh đón khách hợp lý chưa, bàn tiếp tân( số lượng nhân viên, trang phục…), cơng tác hiểm, cơng tác vệ sinh  Kiểm tra thiết bị âm thanh, ánh sáng, hệ thống kỹ thuật, đường truyền Internet, hệ thống hình  Sắp xếp bàn ghế  Rà soát lại số lượng tài liệu chuẩn bị cho hội thảo  Nhân cho phần văn nghệ biểu diễn  Ổn định vị trí chỗ ngồi cho khách mời  Kiểm tra lại phương án dự bị phòng trường hợp lúc diễn hội thảo gặp cố  Kiểm tra lại hoạt động bên ngồi hội thảo: o Ở Vinpearl Land kiểm tra cơng tác an ninh, trang trí, nhân viên đón tiếp, phục vụ o Kiểm tra quà tặng cho khách mời đăng ký tham gia thi hát GaLa Dinner o Kiểm tra kế hoạch tổ chức vui chơi công viên, Thăm làng ẩm thực- dạo phố mua sắm, trò chơi bãi biển, nhân viên cứu hộ sẵn sàng trường hợp gặp cố 16 6.2 Đón tiếp khách  Đồng phục nữ lễ tân (PG): Mặc áo dài mang ruy băng màu trắng có chữ admicro, đứng thành hàng cài hoa đón khách  lễ tân ngồi bàn chuẩn bị danh sách khách mời, nhận thiệp mời, cung cấp chỗ ngồi số bàn, phát phiếu rút thăm cho khách hàng vip phát thẻ cho khách đeo tham dự  nam hướng dẫn lối đi, dẫn khách đến bàn ngồi theo quy định  Nhân viên công ty hướng dẫn khách có nhu cầu tham quan dự án tiêu biểu công ty trưng bày sảnh  Nhạc nhẹ đón khách  Nhân viên dẫn khách tham quan giới thiệu đôi nét chùa Trúc lâm làng ẩm thực, dạo chơi Vinpearl land 6.3 Điều hành chương trình hội thảo  NGÀY 1: Thứ 2, ngày 18/07/2011  14h30’ - 15h00’: Ổn định khách mời  MC mời người tập trung ngồi vào bàn chuẩn bị khai mạc chương trình  15h00’ - 15h15’: Khai mạc hội thảo  MC mời tất khách tham dự hướng phía sân khấu thơng báo khai mạc chương trình “Hội thảo Marketing trực tuyến 2011- Các xu hướng quảng cáo mới” bắt đầu  MC chào mừng quan khách tham gia chương trình, giới thiệu đại biểu tham gia, giới thiệu mục đích, ý nghĩa chương trình  Tắt hết đèn sân khấu, chiếu clip nói nội dung, ý nghĩa chương trình, giới thiệu xu hướng quảng cáo Việt Nam giải pháp làm tăng hiệu quảng cáo trực tuyến  15h15’ - 16h15’: Phần mở đầu hội thảo với chủ đề “XU HƯỚNG QUẢNG CÁO TRÊN THẾ GIỚI”  MC mời Giám đốc Digital từ GroupM/New Media Edge lên sân khấu để diễn thuyết “Xu hướng quảng cáo giới”  Diễn giả đánh giá thị trường quảng cáo trực tuyến giới, phân tích thị trường Việt Nam xu hướng quảng cáo trực tuyến với nội dung: o Nhận xét xu hướng quảng cáo trực tuyến quốc gia tiên phong o lĩnh vực Đánh giá tiềm phát triển quảng cáo trực tuyến năm 2011 2012 Việt Nam 17 o Các xu hướng hình thức quảng cáo trực tuyến giới Việt Nam  16h15’ - 16h30’: Tiệc trà  MC mời khách mời thưởng thức tiệc trà, xem tiết mục văn nghệ vũ đoàn Bước nhảy biểu diễn  16h30’ - 17h00’: Phần hai hội thảo với chủ đề: “SẢN PHẨM QUẢNG CÁO TRỰC TUYẾN MỚI”  MC mời Giám đốc điều hành AdMicro – VCCorp lên sân khấu để giới thiệu sản phẩm CPM Mobile Box applications AdMicro với nội dung: o Sự phát triển nhu cầu sử dụng hình thức quảng cáo định dạng chuyên sâu nội dung quảng cáo tới đối tượng "Class A" o Giới thiệu sản phảm CPM Mobile o Giới thiệu sản phẩm Box applications Diễn giả: Giám đốc điều hành AdMicro – VCCorp  17h00’ - 18h00’: Phần thứ ba hội thảo với chủ đề: “GIAO TIẾP GIỮA BÁO CHÍ VÀ DOANH NGHIỆP”  MC mời Phó tổng biên tập thời báo Kinh tế Việt Nam lên sân khấu diễn thuyết “Phương thức giao tiếp báo chí với doanh nghiệp” với nội dung: o Tìm hiểu “Báo chí giao tiếp với doanh nghiệp nào?” o Giới thiệu hình thức giao tiếp doanh nghiệp báo chí: dịch vụ monitoring, bảo trợ thơng tin  18h00’: Kết thúc phần hội thảo ngày  MC tuyên bố kết thúc hội thảo ngày 1, mời khách tham dự nghỉ ngơi quay lại tham gia chương trình giải trí vào buổi tối  20h00’ - 23h00’: Hoạt động giải trí bên ngồi hội thảo  20h00’ - 21h00’: MC mời khách mời tham quan, dạo chơi Vinpearl Land, nghe nhạc quầy bar  21h00’ - 23h00’: MC điều hành thi hát karaoke "Admicro and friends" Khách tham gia thi hát đăng ký trước với ban tổ chức Quà tặng trao vào buổi tiệc Gala Dinner  NGÀY 2: Thứ 3, ngày 19/07/2011  08h30’ - 09h00’: Ổn định khách mời  MC mời người tập trung ngồi vào bàn chuẩn bị bắt đầu hội thảo ngày thứ  09h00’ - 09h30’: Phần thứ tư hội thảo với chủ đề: “GIỚI THIỆU AD MARKET” 18  MC mời Giám đốc điều hành Adtech – VCCorp lên sân khấu giới thiệu sản phẩm Ad market với nội dung: o Xu hướng ưu điểm hình thức khách hàng tự mua đăng quảng cáo trực tuyến o Giới thiệu sản phẩm Ad Market – hình thức Self Serving VC Corp  09h30’ - 10h15’: Phần thứ năm hội thảo với chủ đề: “NGHIÊN CỨU CASE STUDY”  MC mời Giám đốc Marketing nhãn hàng mời lên sân khấu chia sẻ case study nhãn hàng công ty:  10h15’ - 10h30’: Tiệc trà  MC mời khách mời thưởng thức tiệc trà, xem tiết mục văn nghệ nhóm nhạc The Wings biểu diễn  10h30’ – 11h00’: Phần thứ sáu hội thảo với chủ đề: “HIỆU QUẢ ĐO LƯỜNG TRONG QUẢNG CÁO”  MC mời Phó tổng giám đốc VCCorp lên sân khấu diễn thuyết “Yếu tố tăng hiệu quảng cáo hình thức quảng cáo trực tuyến”: o Nhận diện quảng cáo hiệu o Phân tích yếu tố giúp nâng cao hiệu quảng cáo o Tối ưu hóa hiệu quảng cáo với hình thức: tìm từ khóa, quảng cáo điện thoại, v.v…  11h00’ – 12h00’: Phần cuối hội thảo với chủ đề: “BÀN TRÒN TƯƠNG TÁC”  MC điều hành chuyên mục “Bàn tròn tương tác nhà cung cấp, đại lý quảng cáo, khách hàng trực tiếp”, tạo không gian mở cho nhà cung cấp, đại lý quảng cáo, khách hàng trực tiếp trao đổi vấn đề liên quan đến quảng cáo trực tuyến  12h00’: Kết thúc phần hội thảo ngày  MC tuyên bố kết thúc hội thảo ngày 2, mời khách tham dự nghỉ ngơi quay lại tham gia chương trình tham quan vào buổi chiều Gala Dinner vào buổi tối  15h00’ – 18h00’: Chương trình tham quan trị chơi bãi biển  MC trợ lý điều hành chương trình tham quan, dẫn khách tham dự tham quan quan địa điểm: Thăm chùa Trúc Lâm - Vui chơi Cơng viên giải Trí Vinpearl - Thăm làng ẩm thực - Dạo phố mua sắm 19  MC tổ chức trò chơi bãi biển trao phần quà hấp dẫn tới khách mời  20h00’ - 23h00’: Gala Dinner kết thúc chương trình hội thảo  MC điều hành chương trình Gala Dinner - Dạ tiệc hóa trang, tìm kiếm Vua Nữ hồng đêm tiệc, tổ chức trò chơi hấp dẫn  Kết thúc chương trình, trao giải cho người thắng trò chơi bãi biển, chụp ảnh lưu niệm cho khách mời, vấn khách mời ghi lưu niệm 6.4 Ghi biên hội thảo -Người thực hiện: Ban thư ký -Nội dung biên bản: BIÊN BẢN HỘI THẢO MARKETING TRỰC TUYẾN 2011- CÁC XU HƯỚNG QUẢNG CÁO MỚI Thời gian: Từ ngày 18/07/2011-19/07/2011 Địa điểm: Vinpearl Land Nha Trang I KHAI MẠC II.NỘI DUNG NGÀY 18/07/2011  Thời gian: 15h15  Ông Reinhard Rieger (Giám đốc GroupM Việt Nam) trình bày với nội dung:  Đánh giá tiềm phát triển quảng cáo trực tuyến năm 2011-2012 Việt Nam:  Năm 2011 nhiều người cho năm nhiều loại hình quảng du nhập nhiều cách tiếp thị quảng cáo độc đáo công ty quảng cáo  Các xu hướng quảng cáo hình thức quảng cáo giai đoạn này: Quảng cáo truyền hình; Quảng cáo Outdoor; Quảng cáo Radio; Quảng cáo Internet 20  Thảo luận trình bày: Theo bà Nguyễn Phương Dung - Giám đốc kinh doanh, Công ty Brandon Media & Commercial Service - Mạng quảng cáo (Adnetwork) hệ thống trung gian hỗ trợ người dùng tìm thấy sản phẩm quan tâm Hiện giới có nhiều loại hình Adnetwork khai thác phương tiện khác online, điện thoại, video hay game Adnetwork bao gồm nhiều loại chuyên mục khác trang web lớn nhỏ Để đạt hiệu truyền thông điệp cao, Adnetwork cần phối hợp với trang web để phân kênh theo nội dung người dùng  Thời gian 16h15: Tiệc trà  Thời Gian: 16h30  Giám đốc điều hành Admicro- VCCcup phát biểu Giới thiệu sản phẩm CPM Mobile Box applications AdMicro với nội dung:  Giới thiệu sản phẩm CMP Mobile giúp quảng cáo sản phẩm tới người tiêu dùng, khách hàng cách thuận tiện, nhanh chóng  Giới thiệu sản phẩm Box application  Thời gian: 17h  Phó tổng biên tập thời báo Việt Nam trình bày Phương thức giao tiếp báo chí doanh nghiệp giới thiệu dịch vụ monitoring bảo trợ thông tin với nội dung sau:  Giới truyền thông giữ vị trí quan trọng xã hội đại nói chung với doanh nghiệp nói riêng Mọi thơng tin đời sống kinh tế, trị, văn hóa, xã hội… phản ánh thông qua phương tiện truyền tin giới truyền thơng tiếng nói đại diện cho cơng chúng Vì lẽ đó, xây dựng mối quan hệ với giới truyền thông chiến lược quan trọng doanh nghiệp  Thảo luận: Theo bà Nguyên Hằng- Trưởng phòng Marketing CCP hỏi: Làm để cung cấp thông tin cho báo chí, người cung cấp thơng tin cho báo chí, giới truyền thơng người có tiêu chuẩn nào? 21  Phó Tổng biên tập trả lời: Doanh nghiệp cần cử phát ngôn viên tham dự khóa đào tạo kỹ giao tiếp - ứng xử thủ thuật, cách thức trả lời giới truyền thông Nếu không đào tạo, phát ngôn viên doanh nghiệp dễ mắc phải lỗi thông thường dùng cụm từ đa nghĩa, diễn đạt vòng vo dễ gây hiểu lầm hay cung cấp thông tin thiếu xác thực… cách kiềm chế cảm xúc tiêu cực tiếp xúc với giới truyền thông; từ chối trả lời câu hỏi khó giới truyền thơng; lúng túng, tự chủ…  Phó tổng biên tập phát biểu Monitoring Social Monitoring (hay gọi Social Listening) công cụ giúp doanh nghiệp nhãn hàng “lắng nghe” xem người nói nhãn hàng, sản phẩm, dịch vụ, …  Phó tổng biên tập phát biểu giới thiệu dịch vụ bảo trợ thông tin: Bảo trợ truyền thông việc kênh báo chí, trang tin điện tử đứng bảo trợ mặt thông tin trang họ cho kiện/chiến dịch nhãn hàng Dưới thỏa thuận bên, báo cử đơn vị tham gia kiện để tác nghiệp, đưa thơng tin nhanh nhất, xác khuôn khổ mà nhãn hàng cho phép NGÀY 19/07/2021  Thời gian 8h30: Đăng kí  Thời gian 9h00: Giới thiệu admarket  Ông Nguyễn Thế Tân ( giám đốc điều hành VCCORP) trình bày với nội dung:  Admarket cung cấp hình thức quảng cáo đại, áp dụng cơng nghệ tiên tiến nhất, giúp bạn tự mua thiết kế thông điệp quảng cáo theo cách riêng Với mức ngân sách hợp lý, giúp doanh nghiệp bạn quảng bá sản phẩm dịch vụ tới 30 triệu khách hàng tiềm  Theo bà Trà My- Công ty CP Truyền thông tiếp thị Me Kong thảo luận: Điều khách hàng băn khoăn lựa chọn mô hình tự quảng cáo nhà cung cấp dịch vụ giới tính minh bạch số liệu báo cáo; thực tế, thông số 22 chiến dịch hiệu quảng cáo đo đếm xác hệ thống đo kiểm tân tiến to ảnh  Thời gian 9h30’: Nghiên cứu case study  Phạm Nhà Uyên- Giám đốc marketing khu vực coca cola Đông Nam Á chia sẻ chiến dịch quảng cáo : Khu vực Coca-Cola Đông Nam Á chuyển sang quảng cáo animation sinh động thay phong cách quảng cáo cổ điển Điều cho cho phép thương hiệu khám phá khía cạnh sáng tạo cách tưởng tượng giới tuyệt vời bên máy bán hàng tự động sau đồng xu khách hàng đưa vào  Samer anouti – Giám đốc home care marketing omo cho biết chiến thuật “lấy lòng” khách hàng nhờ hình thức quảng cáo trực tuyến  Thời gian 10h15: Tiệc trà  Thời gian 10h30’:  Ông Nguyễn Thế Tân (Phó tổng giám đốc VCCorp) trình bày với nội dung:  Yếu tố tăng hiệu quảng cáo hình thức quảng cáo trực tuyến: o Nhận diện quảng cáo hiệu o Phân tích yếu tố giúp nâng cao hiệu quảng cáo o Tối ưu hóa hiệu quảng cáo với hình thức: tìm từ khóa, quảng cáo điện thoại, v.v…  Giới thiệu sản phẩm bật công ty: “Online Media - Dẫn đầu mảng media với mạng lưới rộng khắp Việt Nam”  Nêu thành tựu marketing Online Media:  Nêu số giải pháp nâng cao hiệu quảng cáo sản phẩm Online Media  Thời gian 11h00: Bàn tròn tương tác  Các nhà cung cấp, đại lí quảng cáo, khách hàng trực tiếp tương tác với vấn đề liên quan đến quảng cáo III KẾT LUẬN CUỘC HỘI THẢO  Đưa nhận định tổng quan thị trường quảng cáo trực tuyến năm 2011 – 2012, giới thiệu xu hướng quảng cáo Việt Nam giải pháp làm tăng hiệu quảng cáo trực tuyến 23  Khách mời cập nhật thêm thông tin thị trường quảng cáo trực tuyến giới Việt Nam;  Khách mời tìm hiểu nhận biết hình thức xu hướng quảng cáo trực tuyến (quảng cáo di động, quảng cáo ứng dụng, quảng cáo selfserving…)  Tham khảo kinh nghiệm từ chiến lược marketing trực tuyến nhãn hàng danh tiếng  Phân tích case study số chiến dịch quảng cáo thành cơng  Khách mời có thêm kinh nghiệm tối ưu hóa hiệu quảng cáo  Khách mời tìm hiểu phương thức giao tiếp báo chí doanh nghiệp  Khách mời trao đổi chia sẻ thẳng thắn quảng cáo trực tuyến doanh nghiệp, đại lý quảng cáo, đại diện báo chí nhà cung cấp Sau kết thúc hội thảo  Chọn lọc hình ảnh bật kiện: chọn lọc hình ảnh từ hoạt động buổi hội thảo: Xu hướng quảng cáo giới, Sản phẩm quảng cáo trực tuyến mới, Giao tiếp báo chí doanh nghiệp, Giới thiệu AD Market, Nghiên cứu Case Study, Hiệu đo lường quảng cáo, Bàn tròn tương tác Và hình ảnh hoạt động bên lề hội thảo: Cuộc thi karaoke “Admicro and friends”, Chương trình tham quan thăm chùa Trúc Lâm- vui chơi công viên giải trí Vinpearl- thăm làng ẩm thực- dạo phố mua sắm, Gala Dinner Sau Edit video sau kiện  Truyền thơng sau kiện: hình ảnh sau kiện đăng tải trang web kinh tế  Thu thập tài liệu có liên quan: ghi biên hội thảo thông báo kết luận hội thảo  Thu dọn văn phịng phẩm, hồn trả trang thiết bị: tháo dỡ, thu dọn thiết bị dụng cụ; dọn dẹp địa điểm tổ chức kiện, sau xếp, kiểm tra, nghiệm thu lại đồ thuê mượn,  Thu thập hóa đơn, chứng từ: thực tốn tồn chi phí có liên quan q trình tổ chức chương trình: Chi phí ăn, ở, du lịch Vinpearl; chi phí 24 thuê địa điểm, nhà tổ chức kiện; chi phí phơng rèm, âm thanh, ánh sáng, ghế ngồi, chi phí cho hoạt động ngồi lề  Biên tập soạn thảo số văn theo yêu cầu nhà quản trị: phải viết báo cáo tổng kết, đưa ưu điểm làm khuyết điểm chưa làm sau chương trình Từ làm sở rút kinh nghiệm cho chương trình tổ chức kiện lần sau Nhận xét Theo tài liệu hội thảo Marketing 2011 mà nhóm tìm được, nhóm xin đưa số nhận xét dựa quan điểm cùa tất thành viên nhóm sau:  Công tác chuẩn bị hội thảo  Chi phí chuẩn bị lớn bao gồm chi phí cho hoạt động lưu trú khách mời, tiệc  Admicro chuẩn bị tốt trang thiết bị cho hội thảo  Có đầy đủ ban, phận để phối hợp thực với nhau, chưa có liên kết chặt chẽ ban, ví dụ: ban tổ chức chưa liên kết chặt chẽ với ban thư kí việc tổ chức, ghi chép thiết bị cần có hội thảo  Chất lượng trang thiết bị tốt, dịch vụ lưu trú làm hài lòng khách mời  Tiến hành hội thảo  Việc kiểm tra công tác trước hội thảo thực nghiêm túc từ kiểm tra trước ngày diễn hội thảo, đến trước diễn hội thảo  Việc đón tiếp khách mời diễn theo quy trình, tuần tự, đảm bảo khách mời đón tiếp long trọng  Việc điều hành chương trình thực theo kế hoạch, nhiên có kiện bị việc di chuyển khách đến tham quan chùa     Trúc lâm làng ẩm thực, dạo chơi Vinpearl land Ban thư ký hoạt động tốt để làm nhiệm vụ ghi biên  Sau kết thúc hội thảo Đa số để lại ấn tượng tốt với khách mời Các trang thiết bị thuê, mượn trả lại có hỏng hóc Thanh tốn tất chi phí rõ ràng, đầy đủ, nhiên cịn vài khoản chậm tiến độ  Ban thư ký soạn thảo đầy đủ văn nhà quản trị yêu cầu 25 Giải pháp Sau q trình tìm hiểu, nhóm đưa số giải pháp:  Các ban công tác hội thảo cần phối hợp chặt chẽ với  Trong trình lấp kế hoạch tiến hành hội thảo , cần khuyến khích người tham gia nêu lên ý thưởng độc đáo, sáng tạo cho việc chuẩn bị chương trình hay hội trường sinh độn, mẻ  Nâng cao tính chuyên nghiệp, kỹ cá nhân để tổ chức đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đặt hội thảo thực tiến độ, hiệu  Chuẩn bị sẵn thiết bị, kỹ thuật thay xảy cố diễn hội thảo ( thiết bị thay thế)  Tăng cường tính an tồn không gian hội thảo khách mời cách tốt – từ lúc bắt đầu đến kết thúc hội thảo  Luôn đảm bảo phương tiện đưa đón khách mời đến dời hội thảo có trường hợp xảy 26 Lời kết Bài thảo lận bao quát làm rõ vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hội thảo đưa ví dụ để liên hệ thực tế công tác tổ chức để tạo nên hội thảo thành cơng Nhóm xin cảm ơn bạn theo dõi đọc, nhóm mong nhận ý kiến đóng góp bạn để nhóm học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt hơn! 27 ... pháp tổ chức online 3.Các hình thức tổ chức hội thảo Công tác tổ chức hội thảo 4.1 Chuẩn bị hội thảo 4.2 Tiến hành hội thảo 4.3 Sau kết thúc hội thảo. .. “ Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức hội thảo tổ chức/ doanh nghiệp” để nghiên cứu Với đề tài này, nhóm đưa vài lý thuyết công tác tổ chức hội thảo liên hệ thực tiễn hội thảo: Marketing trực... trước hội thảo bắt đầu  Phối hợp tổ chức hội thảo  Tùy chủ đề, mục đích hội thảo cần có tham gia phòng ban khác  Đơn vị phụ trách tổ chức hội thảo  Công tác truyền thông cho kiện hội thảo