thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2

Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL tạiCông ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, em nhận thức được tầm quantrọng của NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh v

LỜI NÓI ĐẦU

Doanh nghiệp sản xuất là đơn vị trực tiếp tiến hành các hoạt động sảnxuất tạo ra sản phẩm nhưng không phải doanh nghiệp sản xuất nào cũng cóthể tồn tại và phát triển được, nhất là trong điều kiện nền kinh tế thị trườngvới nhiều thành phần kinh tế ra đời và phát triển với nhiều hình thức sở hữu,nhiều loại hình sản xuất khác nhau nên đã mang lại những cơ hội và tháchthức lớn cho các doanh nghiệp đồng thời mang lại những lại ích cho ngườitiêu dùng đó là sản phẩm hàng hoá đa dạng, mẫu mã đẹp, chất lượng cao, giáthành hạ Do đó dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt giữa các sản phẩm cùng loại vàgiữa các doanh nghiệp sản xuất với nhau trên thị trường

Một trong những yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất quyếtđịnh đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó là nguyên vật liệu.Nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thiếu nguyên vật liệu thì quátrình sản xuất sẽ không thể diễn ra Mặt khác, muốn đứng vững trên thịtrường một biện pháp quan trọng là giảm chi phí đầu vào và hạ giá thành sảnphẩm

Chính vì vậy, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn việc tổchức quản lý, sử dụng, hạch toán nguyên vật liệu Chỉ có quản lý tốt các yếu

tố đầu vào của quá trình sản xuất mới giúp cho quá trình sản xuất đúng kếhoạch và hiệu quả cao

Cũng như các doanh nghiệp khác, để hoà nhập với nền kinh tế thịtrường Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2 ngoài mục tiêu lợi nhuậncòn hướng tới mục tiêu cao hơn là chăm sóc sức khoẻ cho con người, do đóviệc hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán NVL ở Công ty được đặc biệtchú trọng

Qua thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL tạiCông ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, em nhận thức được tầm quantrọng của NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh và sự cần thiết phải

nghiên cứu đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công

ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2”.

Nộidung chuyên đề, ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề gồm có 3phần :

Phần I : Tổng quan về Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

Phần II : Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ

phần dược phẩm Trung ương 2

Phần III : Đánh giá khái quát và nhận xét chung về công tác kế toán

nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quốc Trung đã tận tìnhhướng dẫn, đọc, sửa giúp em hoàn thiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp Cảm

ơn các cô, chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty cổ phần Dược phẩmTW2 Em xin chân thành cảm ơn

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM

TRUNG ƯƠNG 2

1 Đặc điểm, hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tên công ty:Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

Địa chỉ giao dịch: Số 9 - Trần Thánh Tông-Quận Hai Bà Trưng- Hà NộiTên giao dịch quốc tế: DOPHARMA

Giấy phép đăng ký kinh doanh số:0103006888

Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 hiện nay tiền thân là mộtxưởng dược quân đội Năm 1960 chuyển thành Xí nghiệp Dược phẩm 2 Năm

1992 đựoc chuyển thành xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 trực thuộc Tổngcông ty Dược Việt Nam - Bộ Y Tế

Thực hiện theo quyết định của hội đồng Bộ trưởng: 338/QĐ-HĐBT củanhà nước Ngày 03/3/2005 với tổng số vốn điều lệ 25 tỷ đồng chuyển thànhcông ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 là một công ty cổ phần dưới hìnhthức cổ phần chi phối với 51% vốn nhà nước Do những đóng góp to lớn củađơn vị trong những năm đầu xây dựng đất nước Năm 1985 Xí nghiệp đượcnhà nước phong tặng dang hiệu “đôn vị anh hùng”

Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty: Là một doanh nghiệp nhànước nên công ty luôn chủ động hoàn thành các chỉ tiêu theo pháp lệnh củanhà nước và bộ y tế giao và đã chuyển sang hình thức tự do kinh doanh, tựchủ về tài chính Hiện nay công ty còn mở rộng thêm các lĩnh vực kinh doanhnhư xuất nhập khẩu dược phẩm, tư vấn, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyểngiao công nghệ và đào tạo trong các lĩnh vực

Trước đây xí nghiệp là một xưởng sản xuất nhỏ có nhiệm vụ sản xuấtthuốc phục vụ quân đội và cùng với sự thay đổi của đất nước thì xí nghiệpcũng không ngừng thay đổi và phát triển, xí nghiệp cũng đã gặp không ítnhững khó khăn.

Hiện nay xí nghiệp đã có những bước phát triển vượt bậc từ một xínghiệp với maý móc thiết bị thô sơ và công nhân viên vài chục người đã pháttriển với một hệ thống máy móc thiết bị hiện đại và công nhân viên đã tănglên hơn vài trăm người ( hơn 400 người) trong tổ chức bộ máy của xí nghiệpcũng như trong các phân xưởng sản xuất Đặc biệt xí nghiệp ngày càng mởrộng quy mô sản xuất cũng như chủng loại sản phẩm ( thuốc) ngày càng đadạng như các măt hàng có doanh thu lớn ví dụ: ampicilin, amoxcilin, vitamin

C, vitamin B1, vitamin B2… Bên cạnh đó xí nghiệp luôn tự đổi mới và nângcao chất lượng sản phẩm để vừa kinh doanh có lợi nhuận vừa phục vụ chămsóc tốt sức khoẻ cho người dân đồng thời tăng uy tín của xí nghiệp trên thịtrường Thế nên những năm gần đây sản phẩm của công ty luôn giành đượcdanh hiệu hàng việt nam chất lượng cao tại các hội chợ triển lãm Đặc biệtquan trọng hơn là sự tin tưởng cuả khách hàng vào chất lượng sản phẩm côngty

1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Là một doanh nghiệp sản xuất thuốc với nhiệm vụ ban đầu lảan xuấtthuốc phục vụ quân đội Trải qua quá trình phát triển nay công ty đã có thểkhẳng định vị trí của mình trên thị trường Sản lượng sản xuất hàng năm đạtgần 2 tỷ thuốc viên, 100 triệu thuốc tiêm và hàng tấn dung môi hoá chất Sảnlượng tiêu thụ hàng năm của công ty chiếm gần 1/5 sản lượng tiêu thụ hàngnăm của cả 20 thành viên thuộc tổng công ty dược Hàng năm công ty sảnxuất rất nhiều loại thuốc viên, thuốc tiêm, cao xoa bóp và các loại thuốc nước

Từ những thành tựu trên công ty xứng đáng là một đơn vị đứng đầu ngànhDược Việt Nam

Ngoài ra, cụng ty cũng đó nghiờn cứu sản xuất cỏc mặt hàng mới nhằm

gúp phần chữa bệnh cho nhõn dõn và mở rộng thị trường tiờu thụ sản phẩm

Hiện nay, ngoài việc sản xuất thuốc cụng ty cũn cú cỏc dịch vụ như tư

vấn, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao cụng nghệ và đào tạo trong lĩnh

vực dược

Một cụng ty rất đặc biệt là sản xuất thuốc cú ảnh hưởng trực tiếp đến sức

khoẻ của người tiờu dựng nờn luụn được quản lý một cỏch chặt chẽ, cỏc cụng

đoạn sản xuất luụn tự đổi mới, nõng cấp cỏc trang thiết bị sản xuất cũng như

nõng cao kiến thức cho cụng nhõn viờn trong cỏc phõn xưởng sản xuất Để

sản phẩm của cụng ty ngày càng cú chất lượng cao, càng cú uy tớn đối với

người tiờu dựng…Đú là do cụng ty luụn cú những chớnh sỏch thưởng phạt phự

hợp nhằm khuyến khớch đội ngũ cụng nhõn viờn làm việc đạt hiệu quả cao

Bỏo cỏo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

7 + Thuế TTĐB, xuất khẩu phải nộp

10 1 Doanh thu thuần (10=01-03) 19.783.061.617 20.042.100.170 79.962.089.707

11 2 Giá vốn hàng bán 17.656.507.183 17.297.767.709 70.166.493.185

20 3 Lợi nhuận gộp (=20=10-11) 2.126.554.434 2.744.332.761 9.795.596.522

21 4 Chi phí bán hàng 370.107.891 385.834.705 1.710.306.746

22 5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.160.916.017 1.381.955.216 5.015.423.858

30 6 LNT từ hoạt động kinh doanh 595.470.526 976.542.842 3.069.865.918

31 7 Thu nhập hoạt động tài chính 40.545.999 5.031.697 210.437.303

32 8 Chi phí hoạt động tài chính 656.742.448 1.042.302.412 3.252.482.027

40 9 LNT từ hoạt động tài chính -610.196.449 -991.982.715 -3.042.044.724

41 10 Các khoản thu nhập bất thờng 70.986.080 877.852.712 1.040.241.042

42 11 Chi phí bất thờng 7.299.375 518.011.847 544.254.722

đõy cụng ty đạt tốc độ tăng trưởng cao, hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng lờn

- Giá vốn hàng bán tăng: Từ hơn 17 tỷ đồng năm 2005 tăng lên hơn 70 tỷđồng năm 2006, chiếm 74,8%.

- Tổng doanh thu tăng:Từ hơn 20 tỷ đồng năm 2005 lên hơn 80 tỷ đồng năm2006

- Lợi nhuận thu từ hoạt dộngkinh doanh tăng đặc biệt là các khoản thu nhậpbất thường tăng từ 877852712 đồng năm 2005 lên 1040241042 đồng Mặc dùcác khoản chi phí của công ty cũng tăng lên nhưnglợi nhuận sau thuế vẫn tăng

từ 234192675 đồng năm 2005 lên 356189110 đồng Đó là do thời gian quasản lượng hàng hoá của công ty sản xuất hàng năm không ngừng tăng lên, cơcấu mặt hàng ngày càng trở nên đa dạng và phong phú vừa đảm bảo tínhchuyên môn hoá kết hợp với đa dạng hoá đáp ứng nhu cầu thị trường mộtcách tốt nhất Vì thế, mà đời sống của công nhân ngày càng được nâng caonên khuyến khích dược tinh thần cũng như vật chất để nhân viên yên tâm sảnxuất và sản phẩm sản xuất ra ngày càng đạt chất lượng cao và có uy tín trênthị trường,

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Hiện nay công ty có các địa điểm:

- Số 9 - Trần Thánh Tông - Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội: là khu vực củacác nhà xưởng, phân xưởng, kho sản xuất với số lượng 450 người lao động

- 43 Vĩnh Tuy: Là kho để chứa các vật tư mày móc phục vụ sản xuất củacông ty với số lượng 10 người bảo vệ, trông coi

Mô hình bộ máy tổ chức quản lý tại công ty:

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị Ban kiểm soát

Giám đốc

Phó GĐ phụ trách sản xuất

phụ trách KH-CN

P Kế hoạch

P Tài chính

P Tổ chức

P Thị trường P Bảo

PX Cơ điên

Phòng

NC chất lượng

Phòng kiểm tra chất lượng

Phòng đảm bảo chất lượng

Công ty nằm ở phía đông của thủ đô Hà Nội với diện tích gần 12.000m2.Bao gồm các phân xưởng, kho chứa, bến bãi Đội ngũ các bộ công nhân viênhơn 400 người trong đó phần lớn công nhân viên đều có trình độ đại học, caođẳng và nhiều năm kinh nghiệm.

Theo mô hình ta thấy công ty áp dụng hình thức quản lý trực tuyến chức năng, tập thể lãnh đạo Điều này sẽ được làm rõ hơn khi xem chức năng

-và nhiệm vụ của từng bộ phận

• Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:

- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có quyền hành cao nhất

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan dưới Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụthực hiện các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo công ty pháttriển

- Ban kiểm soát: Có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp trong

sản xuất kinh doanh và có trách nhiệm thông báo với Hội đống quản trị về kếtquả kiểm tra.

- Giám đốc: Là người quản lý chung, quản lý công ty về mọi mặt hoạtđộng, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của công tymình cũng như tập thể người lao động Giám đốc quản lý và kiểm tra mọiphần hành thông qua 2 phó giám đốc là: Phó giám đốc phụ trách sản xuất, phógiám đốc phụ trách kỹ thuật khoa học công nghệ và trợ lý an toàn

- Phó giám đốc phụ trách sản xuất là người quản lý quá trình đầu vào,đầu ra của sản phẩm và quản lý 4 phân xưởng:

+ Phân xưỏng thuốc tiêm

+ Phân xưởng thuốc viêm

+ Phân xưởng chế phẩm

+ Phân Xưởng co điện

- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khoa học công nghệ: Là người chịutrách nhiệm về việc nghiên cứu, tìm ra các phương thức sản xuất thuốc cóchất lượng tốt và quản lý 3 phòng;

+ Phòng nghiên cứu triển khai

+ Phòng kiểm tra chất lượng

-Tại các phân xưởng sản xuất: Quản đốc các phân xưởng là người chịutrách nhiệm về kết quả sản xuất với cấp trên,có trách nhiệm đôn đốc côngnhân làm việc, công ty có 4 phân xưởng đang hoạt động sản xuất

-Phòng nghiên cứu chất lượng: Có nhiệm vụ nghiên cứu các mặt hàngđang sản xuất, tuổi thọ mặt hàng và mức độ sai hỏng của sản phẩm, đồng thời

nắm bắt sản phẩm mới, nghiên cứu trên khía cạnh thí nghiệm để từ đó đưavào ứng dụng sản xuất.

-Phòng kiểm tra chất lượng (KCS): Có nhiệm vụ kiểm tra các nguyênliệu đầu vào của quá trình sản xuất, xem xét nguyên liệu có đảm bảo tiêuchuẩn mới cho phép nhập kho và sản xuất Đồng thời có nhiệm vụ kiểm tracác thành phẩm mới sản xuất ra nếu đảm bảo đủ tiêu chuẩn mới cho bán ra thịtrường

-Phòng đảm bảo chất lượng: Có nhiệm vụ cùng với phòng kiểm tra chấtlượng sản phẩm, đảm bảo chât lượng sản phẩm, các quy chế về dược phẩm,quy chế đầu tư xây dựng cơ bản …

-Phòng kế hoạch cung ứng: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụsản phẩm và kế hoạch tiền lương, lao động cho các phân xưởng và công tychịu trách nhiệm thu mua và quản lý các loại vật tư, đảm bảo nguyên liệu, bao

bì về số lưọng và chất lượng phục vụ cho quá trình sản xuất

-Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ giám sát chặt chẽ về mặt tàichính, kế toán, kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, cung cấp các thông tin,

số liệu chính xác và kịp thời thường xuyên tình hình cho giám đốc và các bộphận có liên quan

-Phòng tổ chức hành chính (là phòng ghép lại của các phòng tổ chức laođộng, phòng hành chính, phòng y tế) Có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp bộ máynhân sự, thực hiện đầy đủ chính sách người lao động, đảm bảo đời sống côngnhân viên người lao động đồng thời nắm bắt tình hình để cải tiến hệ thống tổchức trong quá trình phát triển của công ty

-Phòng thị trường: Có nhiệm vụ tìm kiếm đầu ra cho sản phẩm, thực thicác chính sách marketing nhằm mở rộng thị trường, xây dựng hệ thống kênhphân phối hoàn chỉnh, thực hiện chiến dịch quảng cáo, thúc đẩy việc tiêu thụsản phẩm Đồng thời nghiên cưú tham dò thị trường để cố vấn cho giám đốc

ra các quyết định về sản xuất và tiêu thụ có hiệu quả

-Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ mọi tài sản của công ty, kiểm trahàng hoá vật tư xuất ra mua vào đảm bảo đầy đủ giấy tờ theo quy định củacông ty hay không.

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất.

Là công ty sản xuất thuốc có tác dụng ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻcủa con người nên các quy trình sản xuất thuốc phải đảm bảo khép kín vàtuyệt đối vô trùng, tổ chức sản xuất chặt chẽ,phải được kiểm tra theo tiêuchuẩn chính xác

Công ty bao gồm 4 phân xưởng, trong đó có 3 phân xưởng sản xuất 3loại sản phẩm chính và quá trình sản xuất phải trải qua 3 giai đoạn đó làchuẩn bị sản xuất, giai đoạn sản xuất và giai đoạn kiểm nghiệm nhâp khothành phẩm Do sản xuất nhiều loại khác nhau nên có nhiều quy trình khácnhau và mỗi loại thuốc đều có quy trình, tiêu chuẩn và định mức riêng

Quy trình công nghệ ở từng phân xưởng

- Phân xưởng thuốc tiêm: Chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm, dịchtruyền như các loại vitamin, thuốc kháng sinh, thuốc bổ, giảm đau….ngoàicông việc pha chế còn có các công việc như cắt ống, kiểm tra đóng gói cụ thểnhư sau:

Sơ đồ: Dây truyền sản xuất loại ống 1ml.

Sơ đồ: Dây truyền sản xuất loại ống 2ml, 5ml

Các tổ ứng với mỗi công đoạn sản xuất cụ thể:

Tổ cắt ống: Định dạng ống tiêm cho phù hợp với yêu cầu hàm lượng thuốc

Tổ rửa ống: Làm sạch ống bằng cách rửa, hấp trước khi đóng thuốc

Tổ ủ ống: Là chặng đầu khử ứng lực ống tiêm đảm bảo tiêu chuẩn trongquá trình sản xuất

Tổ pha chế: Đây là công đoạn qua trọng, chất lượng sản phẩm phụthuộc vào việc pha chế nên phải pha chế cho thế nào là đủ, thế nào là tốt đưavào ống, lọ theo từng đợt

Tổ đóng ống: Tiến hành đóng ống thuốc khi thuốc đã được đưa vàotrong các ống, lọ

Tổ hàn, soi, in: Tiến hành soi các lọ thuốc xem đã đúng loại, đúng tiêu

Đóng gói hộp Giao nhận Kiểm tra, đóng gói Hàn, soi, in

Tổ kiểm tra đóng gói: Tiến hành kiểm tra các loại sản phẩm về hìnhthức, mẫu mã, chất lượng trước khi đóng gói vào các hộp nhỏ.

Tổ giao nhận: Kiểm nhận các lô hàng từ khâu trứoc chuyển đến, chovào kho hoặc chuyển sang khâu tiếp theo

Tổ đóng gói hộp, đóng bao bì bên ngoài các kiện lớn để chuyển chokhách hàng

- Phân xưởng thuốc viên: Chuyên sản xuất các loại thuốc viên dưới dạngviên nén hoặc viên con nhộng như vitamin B1, B6, C…

Sơ đồ: Quy trình sản xuất thuốc viên con nhộng.

Sơ đồ: Quy trình sản xuất thuốc viên nén:

Các công đoạn sản xuất cụ thể tại phân xưởng như sau:

+ Xay rây: Là từ nguyên liệu đầu vào còn thô, tổ xay rây tiến hành sơ chế

để phục vụ khâu tiếp theo

+ Pha chế: Đây là công đoạn quan trọng (luôn luôn được bảo mật) vì nóảnh hưởng trực tiếp đến chấ lương thuốc.

+Đóng bao: Đối với viên con nhộng sau khi pha chế, các loại bột dượcliệu cho vào viên bao

+Dập viên: Đối với viên nén thì các dược liệu được pha chế, các loại bộtdược liệu được dập thành viên nén Công đoạn này rất quan trọng vì độ dập,

độ tan của thuốc phải được cân, đo một cách cẩn thận

+ Các khâu đóng gói, kiểm tra đóng gói, giao nhận, đóng gói hộp đượctiến hành như phân xưởng tiêm

- Phân xưởng chế phẩm: Có chức năng sản xuất các sản phẩm phục vụcho các khâu khác của công ty như rửa, sấy khô nguyên vật liệu, tinh chế,đóng hộp…và sản xuất các loại sản phẩm như: Tinh dầu, thuốc mỡ, cao xoa,

…phân xưởng này có tổ mỡ và tổ hoá dược

Sơ đồ: Quy trình sản xuất các loại chế phẩm

Phân xưởng cơ điện: Là phân xưởng chuyên sửa chữa máy móc định kỳ,thường xuyên phục vụ điện nước và xuất hơi cho các phân xưởng sản xuấtchính…

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phan Dược phẩm Trung ương 2.

3.1 Tổ chức bộ máy kế toán.

Quy mô và nội dung tổ chức bộ máy kế toán tuỳ thuộc vào quy môcông tác kế toán, hình thức trình tự kế toán và nhu cầu thông tin của từng đơn

vị Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 là một đơn vị có quy mô lớn,

xuất phải trải qua nhiều khâu, kiểm duyệt gắt gao, sản phẩm đa dạng, cuungcấp những thông tin về tính hiệu quả công ty cho người quản lý vì vậy phòngtài chính kế toán càng có vai trò quan trọng với chức năng theo dõi toàn bộcác mặt liên quan đến tài chính kế toán của công ty Nhằm sử dụng vốn đúngmục đích, đúng chế độ, chính sách, hợp lý phục vụ cho sản xuất có hiệu quả.Đồng thời tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán và thống kê trong phạm

vi doanh nghiệp, giúp người lãnh đạo công ty tổ chức công tác thông tin kinh

tế và phân tích hợp đồng kinh tế, hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phậntrong công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép sổ sách hạch toán và quản lýkinh tế

Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 tổ chức bộ máy kế toán theohình thức tập trung

Sơ đồ: Bộ máy kế toán công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2.

Kế toán lương

Kế toán trưởng

Kế toán TSCĐ

Kế toán giá thành

KT thành phẩm

T thụ

Kế toán thanh toán

Kế toán kho

Nhân viên kinh

tế PX tiêm Nhân viên kinh tế PX viêm tế PX chế phẩmNhân viên kinh Nhân viên kinh tế PX cơ khí

Phòng kế toán của công ty gồm 11 người trong đó có 9 nữ và 2 nam tất

cả nhân viên kế toán đều có trình độ chuyên môn cao và nhiều năm kinhnghiệm

Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: Là người chịu sự chỉ đạocủa giám đốc và chịu trách nhiệm thông báo cho giám đốc về tình hình tàichính của công ty Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát công việc của các kế toánviên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của công ty Đồng thời

kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giải trình các báo cáo tài chính cho

cơ quan quản lý cấp trên cũng như các đối tượng quan tâm khác, có nhiệm vụtham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của công ty

Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: Có trách nhiệm tổng hợp cácthông tin từ các nhân viên kế toán để lên bảng cân đối tài khoản và lập báocáo cuối kỳ, quản lý các phần hành: Tài sản cố định, giá thành, tiêu thụ, thanhtoán, kho

Kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản vay, gửi ở ngân hàng

Kế toán thủ quỹ: Là người quản lý tiền mặt của công ty, thu chi tiền mặtphải có đầy đủ chứng từ, cuối ngày lập báo cáo quỹ

Kế toán thu ngân:Có nhiệm vụ theo dõi, thu tiền bán hàng từ các cửahàng của công ty và nộp cho thủ quỹ

Kế toán tiền lưong: Có nhiệm vụ tính lương, thưởngvà chế độ chínhsách cho toàn bộ công nhân viên trong công ty theo quy định của nhà nước

Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ tính và khấu hao trên cơ sở phânloại tài sản cố định phù hợp với tình hình sử dụng và tỷ lệ khấu hao theo quyđịnh Đặc biệt là theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định trong công ty

Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ các chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung để tính giáthành phẩm

Kế toán thành phẩm tiêu thụ: Có nhiệm vụ tập hợp các hoá đơn chứng từliên quan đến việc bán hàng tiêu thụ để ghi sổ cả số lượng và giá trị

Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với các

Kế toán kho: Có nhịêm vụ theo dõi hàng hoá xuất, nhập kho theo đúngthủ tục.

Kế toán vật tư: Theo dõi việc xuất vật liệu cho sản xuất, nhập kho vậtliệu từ ngoài vào kế toán vật tư phải tổng hợp, lưu trữ các chứng từ có liênquan, tập hợp chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

3.2 Hình thức ghi sổ kế toán.

Công ty là đơn vị có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh thườngxuyên và đa dạng Bộ máy kế toán gồm những người có trình độ đại họcchuyên ngành kế toán Do đó công ty đã tiến hành công tác kế toán theo hìnhthức nhật ký - chứng từ

Sổ sách của đơn vị bao gồm:

Sơ đồ: hình thức ghi sổ kế toán tại công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

3.3 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2

- Kỳ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày01/1 đến hết ngày 31/12 Một năm gồm 12 kỳ kế toán ứng với 12 tháng

- Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ chính thức là Việt Nam đồng

- Phương pháp hàng tồn kho: Phương pháp hạch toán tổng hợp là phươngpháp kê khai thường xuyên

- Giá vật tư, thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân

- Phương pháp hạch toán ngoại tệ là phương pháp giá thực tế

- Hệ thống chứng từ công ty đang sử dụng là những chứng từ theo mẫuchung của bộ tài chính Ngoài ra dể quản lý chặt chẽ hơn, công ty còn quyđịnh thêm một số chứng từ riêng như: Danh sách nợ quá hạn, giấy xin khấtnợ…

- Phương thức tiêu thụ: các hình thức bán hàng của công ty hiện nay làbán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng, bán trực tiếp

- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng: Công ty đang sử dụng tài khoản

kế toán áp dụng cho doanh nghiệp ban hành theo quyết định số1141TC/CĐKT ra ngày 01/1/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính

Hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp3 của công ty được mở đúng theo quyđịnh Ngoài ra, dể phục vụ yêu cầu quản lý, công ty đã đăng ký thêm một sốtài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp với việc theo dõi chi tiêt và hạch toán cácnghiệp vụ phát sinh

Hệ thống báo cáo kế toán tại công ty: Hàng tháng, hàng quý công ty lập

thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu quy định của bộ tài chính Báo cáolưu chuyển tiền tệ không lập tại công ty.Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quảkinh doanh được lập hàng quý, thuyết minh báo cáo tài chính được lập vàocuối năm Ngoài ra , công ty còn lập báo cáo nội bộ khi giám đốc như: Boácáo tình hình tài chính công nợ, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo hàng tồnkho…các báo cáo này có giá trị khi có đủ các chữ ký của kế toán tổng hợp, kếtoán truởng và giám đốc Nhũng báo cáo này dùng để nộp cho cơ quan thuế,

cơ quan quản lý và cơ quan quản lý vốn

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2

1 Khái quát chung về nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Trưng ương 2.

1.1 Đặc điểm quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương 2.

Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 là một trong những đơn vị chủlực cung cấp thuốc cho ngành y tế phục vụ sức khoẻ cho nhân dân

NVL là một yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh.Trong các doanh nghiệp sản xuất thuốc, NVL chiếm một tỷ trọng rất lớntrong giá vốn hàng bán NVL đặc điểm của sản phẩm rất đa dạng và phongphú nên NVL tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 bao gồm hàngnghìn loại với sự đa dạng về chất liệu, quy cách và các tính chất lý, hoá riêngbiệt Chính từ những vật liệu này Công ty đã sản xuất ra nhiều loại thuốc khácnhau phục vụ nhu cầu phòng và chữa bệnh, góp phần quan trọng vào việcchăm sóc sức khoẻ cho cộng đồng

Với một số lượng phong phú và đa dạng hơn 300 loại, mỗi sản phẩm củaCông ty được tạo ra từ rất nhiều dược liệu khác nhau và đều đảm bảo quátrình khép kín, vô trùng, các dược liệu đều phải qua khâu kiểm nghiệm chặtchẽ Hiện Công ty có tới hơn 2000 loại NVL khác nhau với nguồn cung cấpchủ yếu là do mua ngoài Từ những vật liệu đơn giản, gần gũi với đời sốnghàng ngày như : Lá sen, các loài cỏ cho đến những vật liệu đắt tiền quýhiếm như Adenlin, Benzyn Anod, Aminazin đều được Công ty thu mua,nghiên cứu và tạo ra các sản phẩm là thuốc chữa bệnh Do đặc trưng củangành y dược là mỗi sản phẩm đầu ra đều có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp

đến sức khoẻ, tính mạng của con người Do đó, việc thu mua và sử dụng NVLtại Công ty phải đảm bảo những tiêu chuẩn nghiêm ngặt.

Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí về NVL chiếm tỷ trọng lớn trong

cơ cấu giá thành Chi phí NVL chính chiếm tới 70% trong 80% chi phí vậtliệu dùng vào sản xuất Vì vậy khi có biến động nhỏ của NVL cũng ảnhhưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm Hạ thấp chi phí NVL đưa vào sản xuất,

sử dụng tiết kiệm NVL là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sảnphẩm Hơn nữa NVL không chỉ đa dạng về số lượng, chủng loại mà còn cógiá trị, thời hạn sử dụng và yêu cầu bảo quản khác nhau, chính vì thế các khâuthu mua, bảo quản, sử dụng và lưu trữ đều được chú trọng và tổ chức chặtchẽ

Về tình hình thu mua: Cuối mỗi tháng, căn cứ vào kết quả kiểm kê NVLtồn kho, kế hoạch dự trữ NVL và kế hoạch sản xuất tháng tới, phòng thịtrường lên kế hoạch thu mua NVL, cụ thể như sau : Những NVL phải nhậpkhẩu từ nước ngoài thì Công ty lên kế hoạch nhập khẩu từ tháng trước như :Amocilin, Penicilin, Aspil Công ty hợp đồng đặt mua lâu dài đối với nhữngNVL trong nước sản xuất để ổn định nguồn thu về giá cả và số lượng, tránhngưng trệ sản xuất còn những NVLmang tính thời vụ thì Công ty cũng lên kếhoạch thu mua theo thời vụ để đảm bảo đúng thời vụ, đảm bảo rẻ, đủ sốlượng, giúp cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, tiết kiệm được chiphí đầu vào

Về tình hình bảo quản : Do NVL tại Công ty rất đa dạng với tính chất lýhoá khác nhau đòi hỏi yêu cầu bảo quản cũng khác nhau như Adenalin,Aminazin, Paparecin, Ampixilin bột là những dược liệu khó bảo quản vìtrong môi trường không khí không đảm bảo hay thời gian dự trữ quá quy địnhthì các loại NVL như các loại bột gạo, sắn, mỳ lại để được lâu trong điềukiện thoáng mát Vì thế Công ty đã xây dựng một hệ thống kho đáp ứng đầy

đủ tiêu chuẩn kỹ thuật và bố trí các thủ kho có trình độ chuyên môn và phẩm

chất đạo đức tốt để bảo quản NVL Hiện nay Công ty bảo quản NVL tại cáckho : Kho NVL chính, kho NVL phụ, kho phụ liệu, kho bao bì và kho cơ khí.

Về tình hình sử dụng : Do tính chất đặc biệt của sản phẩm mà Công tytạo ra là chăm sóc sức khoẻ cho con người nên NVL trước khi đưa vào sửdụng phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra, tức là phải trải qua quá trìnhchặt chẽ của các kỹ thuật viên, đồng thời trong quá trình sản xuất phải có sựgiám sát chặt chẽ để đảmbảo việc tiến hành sản xuất theo đúng quy trình kỹthuật, tránh lãng phí vật liệu

Về tình hình dự trữ : Dự trữ NVL là một yêu cầu tất yếu khách quan đểđảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành liên tục theo đúng kế hoạch, côngtác dự trữ NVL tại Công ty dựa trên đặc điểm của từng loại NVL, kế hoạchsản xuất của Công ty Với những loại NVL thường xuyên có mặt trên thịtrường, giá cả ổn định thì khâu dự trữ ít, vốn lưu động không bị ứ đọng.Ngược lại, với những NVL khan hiếm có thời hạn sử dụng lâu thì Công ty sẽtiến hành dự trữ nhiều hơn Để NVL dự trữ ở mức độ hợp lý, Công ty tiếnhành xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại NVL nhằmđảm bảo đầy đủ NVL khi cần thiết, tránh việc thiếu NVL ảnh hưởng đến việcsản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây lãng phí

1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương 2.

Đây là công việc bắt đầu của việc hạch toán và quản lý NVL, khâu này

có thực hiện được chính xác đầy đủ thì mới đảm bảo các khâu sau được thựchiện tốt

Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, với khốilượng lớn, nhiều chủng loại vật liệu, mỗi loại có một nội dung kinh tế, côngdụng và tính năng lý, hoá học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổchức hạch toán chính xác đảm bảo sử dụng vậtliệu có hiệu quả, công việc dễdàng không tốn nhiều công sức thì phải tiến hành phân loại NVL trên cở công

dụng kinh tế của NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty đã phânloại vật liệu như sau :

* Nguyên vật liệu chính : Là yếu tố cơ bản tạo nên thực thể sản phẩm.Tại Công ty chi phí NVL chiếm tới 80% tổng chi phí sản xuất sản phẩm.Nguyên vật liệu chính tại Công ty bao gồm :

- Độc dược A : Atropin Sulfat, Dufamethazon, Paparegin

- Độc dược b : Aminnazin, Sabutamol, Charepam

- Hoá chất như : Amoni clorua, Barisulfat, CuS04, EDTA

- Dược liệu để sản xuất thuốc viên, thuốc tiêm như : Ampicilin,Peniciclin, Vitamin C bột, Spastein

- Tá dược như : Aeroisl, Aviel

- Đông dược như : Đại hồi, bổ phế, bổ thận âm

- Dược liệu gây nghiện như : Codein phosphat,

* Nguyên vật liệu phụ : chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất, tuykhông tạo nên thực thể sản phẩm nhưng làm tăng chất lượng NVL chính,phục vụ cho công tác quản lý, cho nhu cầu công nghệ làm cho sản phẩm bềnđẹp hơn, tạo điều kiện cho quá trình bảo quản và sử dụng sản phẩm được antoàn, đúng tiêu chuẩn như : Bông, vải, dầu mỡ, nhãn mác, màng nhôm

* Nhiên liệu : Là những vật liệu được sử dụng để tạo nhiệt năng cho quátrình sản xuất chạy máy như : xăng công nghiệp, dầu hoả, dầu vistea

* Phụ tùng thay thế : Là những phụ tùng chi tiết để thay thế, sửa chữamáy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải bao gồm thép ống mạ, kẽm,vòng bi, đèn ống

* Vật liệu xây dựng cơ bản : Là thiết bị, phương tiện lắp đặt vào cáccông trình xây dựng cơ bản của Công ty, sửa chữa nhà làm việc của xưởngsản xuất như gạch, xi măng, gỗ, sơn chống rỉ, cát

* Bao bì : Phục vụ cho công việc đóng gói thành phẩm cũng được xếpvào hệ thống NVL tại Công ty như : Hộp Ba Đình 8g, chai nhỏ mắt, nắp siro,các loại ống

* Vật liệu tự chế : Là các NVL do Công ty thu mua vào sau đó chế biếnthêm để phục vụ cho nhu cầu sản xuất như : cao lá sen, cao kim tiền thảo Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo kho, theo vai trò, theo nguồnhình thành và tính chất của NVL Cách phân loại này hiện nay là phổ biến, nógiúp Công ty đánh giá được vai trò của từng loại NVL để từ đó xác định cácđịnh mức tiêu hao vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất cụ thể như :

- Đối với NVL chính - hoá chất, chữ cái đầu tiên là tên kho, 2 chữ cáitiếp theo là phân loại theo công dụng của vật liệu, các chữ số tiếp theo là đánhtheo số thứ tự bảng chữ cái ví dụ như THC Acid Borie được hiểu là NVL tạikho Thục, HC là hoá chất, 1001 là loại vật liệu bắt đầu bằng chữ A - chữ cáiđầu tiên trong bảng chữ cái

- Đối với NVL chính - độc dược : Chữ cái đầu tiên là tên kho, chữ cáitiếp theo chỉ dược liệu không phải là hoá chất, các con số 1,2,3 tiếp theo đểphân cấp độc dược, hai chữ cái liền sau đó cho biết đó là thuốc độc hại loại Ahay loại B

Ví dụ : TQ2ĐB01, có nghĩa là vật liệu này được quản lý tại kho Thục,Q2 chỉ vật liệu không thuộc nhóm hoá chất, ĐB là thuốc độc hại loại B, 01 là

số thứ tự của vật liệu thuốc nhóm thuốc này

Tương tự như vậy cho tới nhóm vật liệu cuối cùng là vật liệu tự chế cũngđược mã hoá là TTC003 - cao cam thảo, TTC018 -cao lá sen, TTC020 - caokho đinh năng với chữ cái dấu T có nghĩa là vật liệu được bảo quản tại khoThục, TC là tự chế, các con số tiế theo phản ánh mức độ quan trọng thuộcnhóm này

Ta có bảng kê mã NVL tại Công ty cổ phần Dược phẩm TW2

Công ty cổ phần Dược phẩm TW2

BẢNG KÊ MÃ NGUYÊN VẬT LIỆU

TK1521 NVL chính hoá - chất TK1521 NVL chính - độc dược

HQ1001 Nhãn Ampicilin 250mg Tờ DUNG001 Chày trên thường Chiếc

HQ2054 Nhôm Rutin C130 Kg DUNG 2989 Khuôn ép vỉ Uhiman chiếc

THUC 3001 Xăng công nghiệp A72 Lít TXD001 Sơn chống gỉ Hộp

THOP3012 Hộp Ba Đình 8g Bộ TTC001 Anc -toàn phần dừa cạn Kg

THUC7C02 Chai 300 ống TTC004 Tinh dầu thiên niên

kiện

Lít

THCÔ1003 Ống vitamin B6 100g TTC020 Cao khô đinh năng Kg

Ở Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2, NVL được tính theo giáthực tế Việc tính theo giá thực tế giúp cho việc hạch toán được chính xác,giảm được khối lượng ghi sổ sách

2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.

NVL của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, được nhập từnhiều nguồn khác nhau với giá mua, chi phí vận chuyển cũng khác nhau nênhạch toán NVL của Công ty được tính theo giá thực tế mà NVL của Công tychủ yếu mua ngoài (mua trong nước và nhập khẩu) và một số tự gia công chếbiến hoặc thuê ngoài gia công chế biến nên giá thực tế NVL nhập kho đượcxác định tuỳ theo từng nguồn nhập, cụ thể như sau :

- Đối với NVL mua ngoài : NVL mua ngoài của Công ty chiếm tỷ trọnglớn nhất trong tổng số NVL nhập kho, giá thực tế của các loại NVL mà Công

ty sử dụng thường xuyên biến động Sự biến động này là do giá cả thị trường

ghi sổ hạch toán hàng ngày, kế toán sử dụng giá ghi trên hoá đơn (giá thựctế).

Do Công ty nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ,nên đối với hoá đơn GTGT ghi giá thực tế NVL tách riêng phần thuế đượckhấu trừ Hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế thì phải tính giá NVL

là tổng giá thanh toán cho người bán Như vậy nếu mua NVL của các đơn vịdùng hoá đơn này thì Công ty sẽ bị thiệt, nó làm tăng chi phí NVL, phần thuếnộp cho người sử dụng sản phẩm sẽ không được khấu trừ NVL nhập khođược tính theo công thức :

+

Thuế nhậpkhẩu (nếucó)

+

Chi phí trựctiếp phátsinh trongkhâu thumua

-Chiết khấuthươngmại, giảmgiá hàngmua

+ Đối với NVL mua trong nước :

* Vật liệu mua ngoài nhận tại kho thì giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn :Giá vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua

Theo hoá đơn số 35443 ngày 8/3/2007 mua 2100g Vitamin B1 của Công

ty cổ phần Dược phẩm Trung ương I Thực nhập là 2100g Giá ghi trên phiếunhập (chưa có thuế GTGT) là 207.900.000 đồng

Như vậy giá thựctế 2100g Vitamin B1 là 207.900.000đ

* Vật liệu mua ngoài tự chuyển về Công ty thì :

Giá vật liệu nhập = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua

Theo hóa đơn nhập kho số 37492 ngày 13/3/2007 mua của cửa hàng 203Minh Khai 500kg đường RE Số tiền trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) là4.000.000đ Phiếu chi số 17 ngày 13/3, thanh toán tiền vận chuyển cho ngườimua hàng là 52.000đ

Vậy giá thực tế của 500kg đường RE nhập kho là :

4000.0000đ + 52.000đ = 4.052.000đ

+ Đối với NVL nhập khẩu

Giá vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuếnhập khẩu.

Theo hoá đơn số 9920120 ngày 3/3/2007 mua Ampixiclin của cửa hàngSANOFI 1000g, giá ghi trên hoá đơn là 37.700 USD, tỷ giá ngoại tệ tính theothời điểm phát sinh tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam là 16000VNĐ/USD Giá CIF cảng Hải Phòng Thuế nhập khẩu 5% 25477.500đ Chiphí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi số 6 ngày 3/3 : 125.000đ

Vậy giá thực tế của 1000g Ampixiclin nhập kho là :

603.200.000đ + 125.000đ + 25.447.500đ = 628.772.500đ

+ Đối với NVL tự sản xuất hay chế biến : Với một số NVL do Công ty

tự chế biến như : Các loại cao, tinh dầu, thì giá thực tế nhập kho gồm giávốn vật liệu xuất tự chế cộng với các chi phí chế biến như tiền lương của côngnhân viên, tiền điện, nước

Theo phiếu nhập số 19 ngày 14/3/2007 nhập kho 10 lít tinh dầu thiênniên kiện tự chế, trong đó giá vốn vật liệu ban đầu là 350.000đ, chi phí chếbiến là 520.000đ Vậy giá thực tế của 10lít tinh dầu thiên niên kiện là :

350.000đ + 520.000đ = 870.000đ

+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Ở Công ty có một sốloại vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công như màng nhôm trắng thuê in thànhmàng nhôm chữ, ống tuýp thành các ống tiêm, dịch truyền

Giá thực tế

Giá thực tế NVLxuất chế biến +

Chi phí gia côngchế biến phải trả +

Chi phí vậnchuyểnTheo hoá đơn (GTGT) số 38765 ngày 4/3 của Công ty Minh Anh nhậpmàng nhôm, in chữ thuê Công ty Minh Anh gia công in 40,5kg Giá thực tếmàng nhôm trắng xuất thuê gia công là 437.400đ, chi phí gia công (chưa cóthuế) là 191.500đ Phiếu chi số 29 ngày 6/3 chi phí vận chuyển là 25.000đ.Vậy giá thực tế của 40,5kg màng nhôm in chữ nhập kho là :

437.400đ + 191.500đ + 25.000đ = 653.900đ

Giá thực tế nhập kho là ước tínhcó thể sử dụng được.

Theo phiếu nhập số 123 thu hồi 3kg cao lá sen, giá ước tính có thể thanh

Giá đơn vị bình quân cả

Giá thực tế NVL đầu kỳ+ Nhập trong kỳ

Số lượng NVL tồn đầukỳ + Nhập trong kỳGiá thực tế của NVL

xuất kho trong kỳ =

Số lượng NVL

Giá đơn vị bìnhquânVitamin B1 là một trong những sản phẩm có số lượng tiêu thụ lớn, ta cóthể xem tình hình Nhập - Xuất - Tồn của Vitamin B1 trong tháng 3/2007 tạikho Thục Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương 2 như sau :

→ Tồn kho đầu tháng 2 năm 2007 :

Ngày 09/3/2007 xuất 100g bán cho Công ty Dược phẩm TW1.

Giá đơn vị bình quân cả

3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2.

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL là đòi hỏi phải theodõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất tồn kho NVL theo từng loại một về sốlượng, chất lượng và giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật

tư và yêu cầucủa quản lý NVL

Có thể nói NVL của Công ty biến động lớn liên tục hàng ngày, hàng giờ

và gồm nhiều thứ NVL Vì vậy, hạch toán NVL có khối lượng lớn, tốn kémnhiều thời gian Để phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ chuyên môn củathủ kho, kế toán chi tiết NVL tại Công ty được thực hiện theo phương phápthẻ song song

3.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu.

Thủ tục và các chứng từ là những căn cứ ban đầu để doanh nghiệp thựchiện việc hạch toán NVL Để quản lý NVL, cung cấp thông tin kịp thời chocông tác hạch toán, ban giám đốc Công ty đã quy định những thủ tục chi tiếtcho công tác nhập kho, xuất kho NVL

3.1.1 Thủ tục, chứng từ nhập kho NVL.

- Chứng từ :

+ Hợp đồng mua bán

+ Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01 GTKT -3LL)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 -VT)

+ Phiếu nhập kho (mẫu 01 -VT)

- Thủ tục nhập kho NVL :

Khi nhập NVL phải dựa vào kế hoạch dự trữ vật liệu, kế hoạch sản xuấttháng sau phòng kế hoạch lập kế hoạch thu mua NVL từ khâu tìm nhà cungcấp, giá cả, phương thức thu mua đến nhận hàng theo kế hoạch và ký kết hợpđồng với nhà cung cấp (biểu 3.1)

Khi nhận được hoá đơn GTGT (biểu 3.2) của nhà cung cấp gửi tới hoặcnhân viên tiếp liệu của Công ty đưa về phòng kế hoạch cung ứng phải kiểm

tra đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định nhậnhàng hay không.

Sau khi quyết định nhận hàng và trước khi nhập kho vật liệu căn cứ vàohoá đơn GTGT, tiến hành kiểm nghiệm vật liệu thông qua Ban kiểm nghiệmcủa Công ty Ban kiểm nghiệm gồm : Một đại diện phòng kế hoạch cung ứng,một đại diện phòng kiểm tra chất lượng (đóng vai trò chủ yếu), một thủ khotiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và ghi vào biênbản kiểmnghiệm vật tư (biểu 3.3)

Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư,phòng kế hoạch cung ứng lập phiếu nhập kho (biểu 3.4) thành 03 liên, trưởngphòng ký cả 03 -Liên 01 lưutại quyển, liên 2 giao chonhập hàng, liên 3 đưacho thủ kho làm căn cứ nhập kho vật liệu, phiếu nhập kho phải ghi rõ ngàynhập, tên, quy cách, số lượng vật liệu nhập theo hoá đơn của người bán hoặcbiên bản kiểm nghiệm Hoá đơn của người bán hàng chuyển cho kế toánthanh toán để làm thủ tục thanh toán với người bán

Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhậpkho, ghi số lượng thực nhậ và cùng người giao hàng ký tên Nếu phát hiệnthừa, thiếu khi nhập kho hặc không đúng quy cách phẩm chất ghi trên chứng

từ, thủ kho phải báo lên phòng kế hoạch cung ứng biết lập biên bản, sau khighi thẻ kho, phiếu nhập kho được thủ kho chuyển kho kế toán vật liệu ghi sổ.Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên kế toán vật liệu sau khi tiếpnhận phiếu nhập kho tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản, phânloại để ghi sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp cùng sự hỗ trợ của máy tính Mọi

dữ liệu được lưu trữ trên máy và trên sổ sách

Ta xem xét tình hình nhập kho Vitamin B1 mã số TQ2B045 của Công tynhư sau :

Ngày 08 tháng 3 năm2007 theo hợp đồng mua bán số 004/2007 đã kýkết với Công ty Dược phẩm trung ương I Dưới đây là mẫu đã nêu :

Bên mua : Công ty cổ phần Dược phẩm TW2

Địa chỉ : Số 9 - Trần Thánh Tông - Hà Nội

Điều 1 : Mẫu hàng hoá - quy cách - số lượng - giá cả

Bên bán có trách nhiệm giao hàng tạikho bên mua và chịu hoàn toàn cácchi phí vận chuyển cũng như các chi phí khác cho tới thời điểm hàng đã đượcnhập kho theo tiến độ sau :

Vitamin B1 phải giao trước 10/3/2007

Penecilin và cồn lá lốt phải giao trước ngày 20/3/2007

Điều 3 : Phương thức thanh toán :

Bên mua có trách nhiệm thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng giá trị ghitrên hoá đơn GTGT do bên bán phát hành cho từng lô hàng trong vòng 50ngày, kể từ ngày giao hàng

Điều 4 : Các điều khoản chung

Mọi phát sinh từ hợp đồng này nếu không giải quyết được bằng thươnglượng được đưa ra giải quyết tại Hội đồng kinh tế thành phố Hà Nội sẽ có giátrị chung thẩm ràng buộc cả hai bên Hợp đồng này có giá trị kể từ ngày ký vàđược chia thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị tương đương để cùng thựchiện

Sau khi ký hợp đồng thìngày 08tháng 3 năm 2007, Công ty nhận đượchoá đơn GTGT của bên bán giao 2100g Vitamin B1 tại kho Thục - Kho vậtliệu chính

Biểu 3.2.

Công ty Dược phẩm TW I - HN

Số : 35443HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2 (dùng cho khách hàng)Ngày 8 tháng 3 năm2007Bên bán : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW1

Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội

Tel : 04.921656 Fax : 04.8311766

Tài khoản : Số 1025430912 Ngân hàng Công thương - Hà Nội

Do ông : Lê Văn Nam Chức vụ : Trưởng phòng KD làm đại diệnHình thức thanh toán : Trả chậm

Căn cứ vào hoá đơn GTGT 35443 ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Công ty

Cổ phần Dược phẩm TWI - Hà Nội

Ban kiểm nghiệm gồm :

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau :

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm Ghi

chú

Số lượng thực tế kiểm nghiệm

Số lượng đúng quy cách phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách phẩm chất

Đại diện kỹ thuật

PHIẾU NHẬP KHONgày 8 tháng 3 năm2007

Mẫu số : 01 - VT

Nợ TK : 1521

Có TK : 111

Họ tên người giao hàng : Nguyễn Thị Thu

Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội

Theo hoá đơn số 35443 ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Công ty cổ phầnDược phẩm TWI

Thựcnhập

Biểu 3.4 :

Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2

PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI CHẾ BIẾN

Số : 06Ngày 7 tháng 3 năm2007

Đơn vị chế biến : Công ty Minh Anh

Ghi chú

Theo chứng từ

Thực nhập

Chi phí chế biến

Chi phí vận chuyển

Giá vật tư dùng để chế biến

NVL sau khi mua về được sử dụng cho sản xuất, cho quản lý sản xuất,

cho công tác nghiên cứu, xuất bán hoặc thuê gia công chế biến

NVL của công ty gồm nhiều chủng loại khác nhau và được sử dụng để

sản xuất các sản phẩm khác nhau Bởi vậy, để sử dụng vật liệu một cách tiết

kiệm, có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ vào kế

hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vặtt lập định mức cho từng phân xưởng,

phòng ban

Phòng kế hoạch cung ứng lập “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” (Biểu

3.6) làm 2 bản và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh vào 2 bản, ký nhận và sau

đó chuyển cho thủ kho, thủ kho ghi số vật liệu thực phát và ký tên vào 2 bản

Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho

Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnhtính ra tổng số vật liệu đã xuất dùng và số hạn mức còn lại cuối tháng và kýtên vào 2 bản Sau đó thủ kho trả lại 01 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sửdụng NVL, 01 bản chuyển cho kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ.

Đối với một số loại vật tư mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít, khôngthường xuyên, đặc biệt các dược liệu như thuốc gây nghiện, do yêu cầu chặtchẽ của quản lý đơn vị dùng phiếu xuất theo chủng loại có kèm theo số lượngviết bằng chữ (Biểu 3.7)

Đối với vật liệu không dùng trực tiếp cho sản xuất, tùy theo nhu cầu sửdụng của mình, khi phát sinh nhu cầu sử dụng bộ lập lĩnh lập phiếu xuất kho(Biểu 3.8) làm 03 bản, 01 bản lưu tạiquyển, bản 2 giao cho khách hàng, bản

03 thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ

và nhập dữ liệu vào máy

Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng, đến cuối tháng kế toán tính giábình quân, cả kỳ dự trữ để tính ra giá thực tế xuất kho trong kỳ

Trong tháng 3 năm 2007, phân xưởng viên đã lĩnh Vitamin B1 theo hạnmức được duyệt trong tháng như sau :

Bộ phận sử dụng : Phân xưởng viên

Lý do xuất : Sản xuất thuốc Vitamin B1

Xuất tại kho VLC - Kho Thục

ĐVT Số lượng thực xuất trong tháng Cộng Đơn

giá

Thành tiền

Hạn mức còn lại 01/03 06/03 14/03 21/03

Kế toán vật tư sau khi nhận được phiếu vật tư theo hạn mức do thủ kho

gửi lên sẽ tiến hành định khoản, nhập dữ liệu để máy tính kết xuất ra đơn giá

sau đó ghi đơn giá xuất và tính ra thành tiền

Ngày 24 tháng 3 năm2007, xuất 10.500g Codein phophat theo phiếu

xuất kho thuốc gây nghiện số 20