Bộ Tài liệu Hộ tịch và Chứng thực

BỘ TƯ PHÁP TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG CHUYÊN SÂU NGHIỆP VỤ HỘ TỊCH VÀ CHỨNG THỰC CHO CÔNG CHỨC TƯ PHÁP – HỘ TỊCH XÃ (Ban hành kèm theo Quyết định số 2721/QĐ-BTP ngày 05 tháng 11 năm 2018 Bộ trưởng Bộ Tư pháp việc ban hành Tài liệu bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ hộ tịch chứng thực cho công chức Tư pháp – Hộ tịch xã) HÀ NỘI - 2018 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ĐKKS : Đăng ký khai sinh ĐKKH : Đăng ký kết hôn ĐKLKH : Đăng ký lại kết hôn ĐKKT : Đăng ký khai tử UBND : Ủy ban nhân dân CSDL : Cơ sở liệu Nghị định số 158/2005/NĐ-CP : Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 Chính phủ quy định việc đăng ký quản lý hộ tịch Nghị định số 19/2011/NĐ-CP : Nghị định 19/2011/NĐ-CP ngày 21/3/2011 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Nuôi nuôi Nghị định số 34/2014/NĐ-CP : Nghị định số 34/2014/NĐ-CP ngày 29/4/2014 Chính phủ quy chế khu vực biên giới đất liền nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nghị định số 23/2015/NĐ-CP : Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; Nghị định số 123/2015/NĐ-CP : Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật hộ tịch Nghị định số 137/2015/NĐ-CP : Nghị định số 137/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015 quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Căn cước công dân Nghị định số 11/2016/NĐ-CP : Nghị định số 11/2016/NĐ-CP ngày 03/02/2016 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số Điều Bộ luật Lao động nước Việt Nam Thông tư số 01/2008/TT-BTP : Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 Bộ Tư pháp hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 158/2005/NĐ-Cp Thông tư liên tịch số : Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT BTP-BCA-BYT ngày 15/5/2015 Bộ Tư pháp, Bộ Công an, Bộ Y tế hướng dẫn thực liên thông thủ tục hành đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em tuổi Thông tư số 15/2015/TT-BTP : Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 Bộ Tư pháp hướng dẫn Luật Hộ tịch Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Hộ tịch Thông tư số 20/2015/TT-BTP : Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 264/2016/TT-BTC : Thông tư số 264/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 Bộ Tài quy định mức thu, chế độ, thu, nộp, quản lý sử dụng phí, lệ phí lĩnh vực ngoại giao áp dụng quan đại diện Việt Nam nước MỤC LỤC CHUYÊN ĐỀ 1: NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH I NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI SINH 1 Quyền, trách nhiệm đăng ký khai sinh Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh 3 Đăng ký khai sinh cho số trường hợp đặc biệt 14 II NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI TỬ 20 Đăng ký khai tử UBND cấp xã 20 Đăng ký khai tử có yếu tố nước khu vực biên giới 22 Đăng ký khai tử UBND cấp huyện 22 Đăng ký lại khai tử 23 Cách ghi Trích lục khai tử, Sổ đăng ký khai tử 25 Một số lưu ý giải yêu cầu đăng ký khai tử 25 III NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KẾT HÔN 26 Đăng ký kết hôn nước UBND cấp xã 27 Đăng ký kết có yếu tố nước ngồi UBND cấp huyện 30 Đăng ký lại kết hôn 34 Đăng ký kết hôn cho số trường hợp đặc biệt 37 Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân 39 Cách ghi biểu mẫu 43 CHUYÊN ĐỀ 2: NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ NHẬN CHA, MẸ, CON; NHẬN NI CON NI; THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG HỘ TỊCH; GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH; ĐĂNG KÝ GIÁM HỘ VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH 47 I ĐĂNG KÝ NHẬN CHA, MẸ, CON 47 Quy định pháp luật hành việc xác định/nhận cha, mẹ, 47 Đăng ký nhận cha, mẹ, quan đăng ký hộ tịch 49 Đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, 53 Một số vấn đề cần lưu ý 54 II NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ NHẬN NUÔI CON NUÔI 58 Các quy định chung nuôi nuôi 58 Thủ tục giải việc nuôi nuôi 62 Đăng ký việc nuôi nuôi số trường hợp cụ thể 73 Một số kỹ đăng ký việc nuôi nuôi 74 III NGHIỆP VỤ THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG HỘ TỊCH 75 Thay đổi hộ tịch 75 Cải hộ tịch 81 Bổ sung hộ tịch 85 Một số vấn đề cần lưu ý 87 IV GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH 90 Ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch cá nhân theo án, định quan nhà nước có thẩm quyền 90 Ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch công dân Việt Nam giải quan có thẩm quyền nước ngồi 94 V ĐĂNG KÝ GIÁM HỘ 104 Quy định pháp luật dân giám hộ 104 Đăng ký giám hộ, chấm dứt, thay đổi giám hộ Ủy ban nhân dân cấp xã 108 Đăng ký giám hộ, chấm dứt, thay đổi giám hộ Ủy ban nhân dân cấp huyện 112 Một số lưu ý 112 Giám sát việc giám hộ 115 CHUYÊN ĐỀ 3: NGHIỆP VỤ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH 117 I CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH 117 Vai trò chứng thực từ 117 Quy định pháp luật chứng thực từ 118 Một số trường hợp cụ thể chứng thực từ 128 Vướng mắc việc thực chứng thực từ 131 II CHỨNG THỰC CHỮ KÝ 133 Vai trò chứng thực chữ ký 133 Quy định pháp luật chứng thực chữ ký 135 Một số vấn đề lưu ý chứng thực chữ ký chứng thực chữ ký người dịch 156 CHUYÊN ĐỀ 4: NGHIỆP VỤ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH 163 I VAI TRÒ CỦA CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 163 Hoạt động chứng thực phương tiện hỗ trợ thực quyền công dân 163 Hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch công cụ hỗ trợ hoạt động hành có hiệu quả, giảm phiền hà cho tổ chức, cá nhân 164 Hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch góp phần làm hạn chế tranh chấp phát sinh, bảo đảm ổn định trật tự kinh tế - xã hội 165 II CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT CỤ THỂ VỀ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH 166 Về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch 166 Quyền nghĩa vụ người yêu cầu chứng thực, quan thực chứng thực hợp đồng, giao dịch 170 Trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch 174 Địa điểm chứng thực hợp đồng, giao dịch 178 Thời hạn thực yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch 179 Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch 179 Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch 184 Số chứng thực hợp đồng, giao dịch 185 Giá trị pháp lý hiệu lực hợp đồng, giao dịch chứng thực 186 10 Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch sửa lỗi sai sót hợp đồng, giao dịch chứng thực 186 11 Cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch 187 12 Lưu trữ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch hợp đồng, giao dịch chứng thực 188 13 Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch 189 PHỤ LỤC 191 A CÂU HỎI ÔN TẬP 191 B BIỂU MẪU THAM KHẢO 193 CHUYÊN ĐỀ 1: NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH I NGHIỆP VỤ ĐĂNG KÝ KHAI SINH Đăng ký khai sinh (ĐKKS) việc Nhà nước ghi nhận đời, tồn trẻ em với thông tin hộ tịch nhất, bao gồm: họ, tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch, họ tên cha, mẹ… Kết thủ tục ĐKKS Giấy khai sinh với thông tin chi tiết người ĐKKS (họ tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch…), thông tin cha, mẹ người ĐKKS, thông tin người ĐKKS… So với thủ tục đăng ký hộ tịch khác, ĐKKS thủ tục chiếm tỉ lệ tương đối cao quan đăng ký hộ tịch Mặc dù việc hộ tịch làm thường xuyên, trình tự thủ tục đơn giản, nhiên, q trình giải thủ tục ĐKKS, cơng chức làm công tác hộ tịch không tránh khỏi thiếu sót Để bảo đảm việc khai sinh tiến hành quy định pháp luật, công chức làm công tác hộ tịch cần nắm bước nghiệp vụ việc xác định thông tin đăng ký, nguyên tắc xác định thông tin đăng ký (họ, tên, dân tộc, quốc tịch, quê quán trẻ em…), thành thạo kỹ nhập liệu, ghi, in thông tin sổ đăng ký, giấy tờ hộ tịch cấp cho người có u cầu Ngồi việc nắm quy định pháp luật hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch cần nắm quy định pháp luật liên quan đến thủ tục ĐKKS, đặc biệt lưu ý quy định pháp luật dân việc xác định họ, tên, dân tộc, quê quán; quy định pháp luật hôn nhân gia đình xác định thời kỳ hôn nhân, xác định cha, mẹ cho con, quyền cha mẹ, người thân thích khác việc ĐKKS; quy định pháp luật quốc tịch Quyền, trách nhiệm đăng ký khai sinh 1.1 Quyền, trách nhiệm người đăng ký khai sinh Luật Hộ tịch năm 2014 quy định cụ thể thời hạn ĐKKS, theo đó, thời hạn 60 ngày (kể từ ngày sinh con), cha mẹ có trách nhiệm ĐKKS cho con; trường hợp cha, mẹ khơng thể ĐKKS cho ông bà người thân thích khác cá nhân, tổ chức ni dưỡng trẻ em có trách nhiệm ĐKKS cho trẻ em Người thân thích theo quy định khoản 19 Điều Luật Hôn nhân gia đình năm 2014 bao gồm: người có quan hệ nhân, ni dưỡng, người có dịng máu trực hệ người có họ phạm vi ba đời Trường hợp người ĐKKS cha, mẹ trẻ người ĐKKS có trách nhiệm cung cấp xác nội dung ĐKKS Người ĐKKS có trách nhiệm trao đổi thống trước nội dung ĐKKS với cha, mẹ trẻ, bảo đảm nguyên tắc: nội dung ĐKKS cha mẹ thỏa thuận lựa chọn chịu trách nhiệm trước quan đăng ký hộ tịch việc (thể nội dung cam đoan Tờ khai ĐKKS) 1.2 Trách nhiệm quan đăng ký hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch 1.2.1 Cơ quan đăng ký hộ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm thường xuyên đạo, đôn đốc việc khai sinh, bảo đảm kiện sinh phát sinh địa bàn đăng ký; chủ động bố trí điều kiện sở vật chất, nhân lực thực việc đăng ký lưu động theo quy định, bảo đảm quyền lợi trẻ em Đồng thời, UBND cấp xã có trách nhiệm phối hợp với quan có liên quan triển khai việc thực liên thông thủ tục hành chính: ĐKKS, đăng ký thường trú, cấp Thẻ Bảo hiểm y tế cho trẻ tuổi địa bàn theo quy định Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT 1.2.2 Công chức tư pháp – hộ tịch Công chức tư pháp – hộ tịch người trực tiếp thực thủ tục ĐKKS, có trách nhiệm tiếp nhận, hướng dẫn người ĐKKS hoàn thiện hồ sơ; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ ĐKKS với quy định pháp luật có liên quan; thấy hồ sơ đầy đủ, bảo đảm quy định ghi vào Sổ ĐKKS, nhập thông tin vào phần mềm ĐKKS, lấy số định danh cá nhân (đối với địa bàn triển khai phần mềm ĐKKS, cấp số định danh cá nhân); ghi, in nội dung Giấy khai sinh, trình lãnh đạo UBND xã ký; bổ sung số định danh cá nhân Sổ ĐKKS, hướng dẫn người ĐKKS ký tên Sổ ĐKKS, nhận Giấy khai sinh Bên cạnh đó, cơng chức tư pháp – hộ tịch cịn chịu trách nhiệm tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo UBND cấp xã thực chức quản lý nhà nước công tác hộ tịch địa bàn; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc ĐKKS cho trẻ em; tham mưu cho UBND cấp xã thực ĐKKS lưu động thấy cần thiết Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh Người ĐKKS nộp hồ sơ trực tiếp, gửi hồ sơ qua hệ thống bưu gửi hồ sơ qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến điều kiện cho phép; điều kiện thực phương thức: nộp hồ sơ trực tiếp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu 2.1 Thẩm quyền đăng ký khai sinh 2.1.1 Căn theo đối tượng đăng ký khai sinh - UBND cấp xã ĐKKS cho trẻ em sinh nước, có cha mẹ công dân Việt Nam cư trú nước; trẻ em có cha mẹ công dân Việt Nam thường trú khu vực biên giới, cịn người cơng dân nước láng giềng thường trú khu vực biên giới với Việt Nam - UBND cấp huyện ĐKKS cho: + Trẻ em sinh Việt Nam thuộc trường hợp: (i) Có cha mẹ cơng dân Việt Nam, cịn người người nước ngồi người khơng quốc tịch; (ii) Có cha mẹ cơng dân Việt Nam cư trú nước cịn người công dân Việt Nam định cư nước ngồi; (iii) Có cha mẹ cơng dân Việt Nam định cư nước ngồi; (iv) Có cha mẹ người nước ngồi người khơng quốc tịch + Trẻ em sinh nước ngoài, chưa ĐKKS, cư trú Việt Nam thuộc trường hợp sau: (i) Có cha mẹ cơng dân Việt Nam; (ii) Có cha mẹ công dân Việt Nam Việc ĐKKS cho trẻ em sinh khu vực biên giới, có cha mẹ cơng dân Việt Nam, cịn người cơng dân nước láng giềng thường trú khu vực biên giới với Việt Nam việc ĐKKS có yếu tố nước ngồi, đó, ngun tắc, thuộc thẩm quyền UBND cấp huyện Tuy nhiên, tính chất đặc biệt đối tượng ĐKKS địa bàn cư trú, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân nên giống số thủ tục đăng ký hộ tịch khác dành cho trường hợp này, thẩm quyền ĐKKS thuộc UBND cấp xã 2.1.2 Căn theo nơi cư trú cha, mẹ trẻ em Đối với UBND cấp xã, trước đây, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP xác định thẩm quyền ĐKKS theo thứ tự ưu tiên: Trước hết, thẩm quyền ĐKKS xác định thuộc Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ thường trú; người mẹ khơng có nơi thường trú thực việc ĐKKS UBND cấp xã nơi người mẹ đăng ký tạm trú có thời hạn Trong trường hợp không xác định nơi thường trú tạm trú người mẹ thực việc ĐKKS cho trẻ UBND cấp xã, nơi người cha thường trú; trường hợp người cha khơng có nơi thường trú thực việc ĐKKS UBND cấp xã nơi người cha đăng ký tạm trú có thời hạn Trường hợp không xác định nơi thường trú tạm trú người cha người mẹ thực việc ĐKKS cho trẻ UBND nơi trẻ sinh sống thực tế Luật hộ tịch năm 2014 tiếp tục mở rộng thẩm quyền ĐKKS theo nơi cư trú để thuận lợi cho người có yêu cầu ĐKKS, theo đó, UBND cấp xã nơi cư trú người cha người mẹ có thẩm quyền “tương đương” việc thực ĐKKS Như vậy, người thực việc ĐKKS có quyền lựa chọn quan số quan sau: UBND cấp xã nơi thường trú người cha, UBND cấp xã nơi tạm trú người cha, UBND cấp xã nơi thường trú người mẹ, UBND cấp xã nơi tạm trú người mẹ mà khơng phải theo trình tự ưu tiên Ví dụ: Anh A thường trú địa bàn phường Láng Hạ, kết hôn với chị B địa bàn phường Thành Công, thuộc địa bàn quận Đống Đa Sau kết hôn, chị B sinh sống chồng gia đình nhà chồng phường Láng Hạ, nhiên, chị không chuyển hộ thường trú phường Láng Hạ mà đăng ký thường trú phường Thành Công Năm 2017, chị B sinh con, chị B thực ĐKKS cho UBND phường Láng Hạ hay UBND phường Thành Công? Nếu theo quy định trước trường hợp này, nơi cư trú người mẹ xác định rõ ràng nên quan có thẩm quyền ĐKKS cho cháu bé UBND phường Thành Công, nơi mẹ cháu bé đăng ký hộ thường trú, không áp dụng việc ĐKKS “nơi cư trú người cha” (UBND phường Láng Hạ) để ĐKKS cho cháu bé Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2016, thời ... BỔ SUNG HỘ TỊCH 75 Thay đổi hộ tịch 75 Cải hộ tịch 81 Bổ sung hộ tịch 85 Một số vấn đề cần lưu ý 87 IV GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH ... NUÔI CON NUÔI; THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG HỘ TỊCH; GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH; ĐĂNG KÝ GIÁM HỘ VÀ KỸ NĂNG XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN ĐIỂN HÌNH 47 I ĐĂNG KÝ NHẬN... TỊCH VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH 90 Ghi vào sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch cá nhân theo án, định quan nhà nước có thẩm quyền 90 Ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch công dân Việt Nam giải quan có