người thư ký với công tác văn thư

Lời cảm ơn "Công cha nghĩa mẹ ơn thầy" Đó là điều mà mỗi con người khi sinh ra và lớn lên được dậy dõ trưởng thành không thể nào quên Công trình nhỏ bé vào đời này trước hết là khái quát của quá trình học tập của hai năm ngồi trên ghế giảng đường trường trung học kỹ thuật tin học ESTIH và đây cũng là thành quả của sự dạy dỗ, chăm sóc, dẫn dắt của gia đình, nhà trường, xã hội với bố mẹ người thân, bạn bè và đặc biệt là các thầy cô giáo đối với bản thân. Bằng tất cả tấm lòng của mình em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo của trường Trung học kỹ thuật tin học ESTIH. Với những người đã dìu dắt chỉ bảo cho em những tri thức hành trang trong cuộc sống trong suốt qúa trình học tập Qua đây em tỏ lòng biết ơn tới cô giáo Hoàng Bích Phương người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành tốt đề tài này. Đồng thời qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cô chú, anh chị trong công ty TNHH Hoa Mai. Đặc biệt là chị Lê Thuý Nga - người đã nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện cho em trong thời gian viết đề tài này. Học sinh : Đỗ Ngọc Đại 1 Lời nói đầu …Chúng ta đang sống trong thế kỷ XXI - thế kỷ của thời đại thông tin. Trong mọi lĩnh vực chính trị, văn hoá, kinh tế, xã hội, KHKT, sản xuất, kinh doanh … việc nắm bắt những thông tin nhanh chóng và chính xác là sự đời hỏi mối quan tâm của mọi người, mọi cấp. Xã hội ngày càng văn minh, phát triển với nhiều mối quan hệ thì thông tin càng đa dạng phong phú và việc nắm bắt thông tin càng trở nên cấp thiết hơn. Cùng với sự phát triển như vũ bão của KHKT, máy vi tính đã trở thành công cụ đắc lực giúp cho con người giai quyết được nhiều công việc nhanh gọn và chính xác. ở nước ta hiện nay máy vi tính và các phần mềm tin học ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các đoưn vị, quản lý hành chính, kinh tế, nghiên cứu, nhà trường… và đặc biệt là trong công tác văn phòng. Là học sinh thực tập năm thứ hai em hiểu rõ những vấn đề cấp thiết của tin học hiện đại ngày nay. Tiếp thu những kiến thức do các thầy cô truyền đạt em bước đầu đã nắm vững những kỹ năng thao tác cơ bản của những chương trình thuộc ngành tin học văn phòng. Nhưng tất cả kiến thức đó mới chỉ là trên sách vở. Với sự giúp đỡ của Trường kỹ thuật tin học ESTIH và công ty TNHH Hoa Mai em đã được đi vào thực tiễn. Dưới đây là phần báo cáo những công việc được giao và đề tài tốt nghiệp của em trong thời gian em thực tập tại công ty. 2 MỤC LỤC Trang Lời cảm ơn Lời nói đầu Nội dung PHẦN I : SỰ THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY I : Quá trình hình thành công ty II : Hoạt động chính và những thành tích của công ty III : Cơ cấu tổ chức IV : Lĩnh vực hoạt động của công ty 1. Phần cứng 2. Phần mềm 3. Dịch vụ mạng máy tính, máy Photocopy 4. Dịch vụ bảo hành bảo trì V : Năng lực nghiên cứu 1. Hoạch định các chính sách đào tạo lực lượng cán bộ kỹ thuật 2. Đầu tư cho ngành nghiên cứu PHẦN II : NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ HÌNH THÀNH I : Công việc được giao 1. Soạn thảo văn bản 2. Trực điện thoại 3. Nhận công văn giấy tờ đến 4. Chuyển giao giấy tờ PHẦN ĐỀ TÀI : NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ I : Tổ chức Quản lý công tác văn thư 1. Khái niệm công tác văn thư 1 1 1 4 5 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8 9 10 11 3 2. Nội dung công tác văn thư 3. Yêu cầu công tác văn thư II. Phân công trách nhiệm trong cơ quan 1. Trách nhiệm của Thủ trưởng 2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng 3. Trách nhiệm của Cán bộ văn phòng 4. Trách nhiệm của người làm công tác văn thư chuyên trách III : Người thư ký với công tác quản lý văn bản đến 1. Nguyên tắc chung 2. Các nghiệp vụ cụ thể IV : Thư ký với việc công tác quản lý văn bản đi V : Người thư ký với việc soạn thảo văn bản 1. khái niệm văn bản Nhà nước 2. Phân loại văn bản 3. Thẩm quyền ban hành văn bản 4. Thể thức văn bản VI : Người thư ký với công tác văn thư và việc lập hồ sơ 1. Công tác hồ sơ 2. Cách lập hồ sơ KẾT LUẬN 11 11 13 13 13 14 15 15 16 19 20 21 22 22 27 27 27 4 PHẦN I CƠ QUAN TIẾP NHẬN THỰC TẬP I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH CÔNG TY. Công ty TNHH Hoa Mai tên giao dịch Hoa Mai Company Limited Thành lập : ngày 17/10/1997 Theo giấy phép : số 3209 GP/TLDN (ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội). Cơ sở giao dịch đặt tại B10-34A - Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội Tel: 733 0127 / 843 8212 II. HOẠT ĐỘNG CHÍNH VÀ NHỮNG THÀNH TÍCH CỦA CÔNG TY Phạm vi hoạt động chủ yếu của công ty là:  Chuyển giao công nghệ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông …  Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, các phần mềm ứng dụng.  Tư vấn, cung cấp và triển khai mạng và các thiết bị mạng.  Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng. Với phương châm kinh doanh ''nhanh chóng, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu về thiết bị cũng như là hỗ trợ về mặt kỹ thuật - bảo hành cho khách hàng'', cùng sự quản lý và lãnh đạo của Giám đốc Nguyễn Tuấn Hùng - người có kinh nghiệm dày dặn về lĩnh vực Công nghệ thông tin - phát triển - tư vấn hệ thống và chuyển giao công nghệ nên Công ty đã thực hiện thành công các dự án lớn cho các Bộ, các ngành, các tổ chức trong và ngoài nước. Qua đó trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ Công ty Hoa Mai đã được nâng lên, tạo khả năng và tiền đề cho Công ty có thể triển khai thực hiện 5 những dự án lớn hơn, những dự án đòi hỏi tính chuyên môn cao và yêu cầu kỹ thuật hiện đại, đồng thời đó cũng là môi trường phát triển để bắt kịp được xu hướng thời đại. Để duy trì được điều này, Công ty đã không ngừng đưa ra các giải pháp và phương thức phục vụ tối ưu, đồng thời nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ kỹ thuật hiện có mặt tại thì trường Việt Nam như IBM, COMPAQ, INTEL, HP, DELL, BROTHER, MINOLTA… Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật có trình độ cao và kinh nghiệm này chúng tôi sẽ có mặt tại địa điểm bảo hành mà khách hàng yêu cầu trong thời gian ngắn nhất, sẵn sàng đáp ứng mọi thắc mắc trong quá trình sử dụng thiết bị do Công ty cung cấp. Công ty còn tư vấn, hỗ trợ cho khách hàng lựa chọn những thiết bị phù hợp nhất đối với yêu cầu công việc của khách hàng nhằm giúp khách hàng tiết kiệm một cách tối đa chi phí và đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Bên cạnh đó, Hoa Mai Co.Ltd còn là đại lý cung cấp thiết bị tin học và văn phòng, tư vấn, tích hợp hệ thống của các hãng lớn nhất trên thế giới: Đại lý uỷ quyền phân phối của DELL. Đại lý uỷ quyền phân phối của COMPAQ. Đại lý uỷ quyền phân phối của BROTHER. Đại lý uỷ quyền phân phối của MINOLTA… 6 MỘT SỐ DỰ ÁN TIÊU BIỂU ĐÃ THỰC HIỆN TỪ 1999 - 2002 STT Tên dự án Giá trị hợp đồng Năm thực hiện Nội dung thực hiện 1 Ban quản lý dự án 285.324$ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy tính, máy in, máy Photocopy 2 Văn phòng Tỉnh uỷ Tỉnh Ninh Bình 24.043$ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy chủ và thiết bị mạng 3 Văn phòng Tỉnh uỷ tỉnh Hưng Yên 56.128.000 VNĐ 1999 Cung cấp máy tính, máy in, máy chủ và triển khai mạng diện rộng 4 Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương 354.669.000 VNĐ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy tính thiết bị mạng Router… 5 Văn phòng tỉnh uỷ tỉnh Ninh Bình 305.000.000 VNĐ 1999 Cung cấp và lắp đặt máy tính, thiết bị mạng… 6 Sở KHCN MT tỉnh Hưng Yên 465.000.000 VNĐ 1999 Cung cấp máy tính và triển khai lắp đặt mạng diện rộng, máy 7 Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương 970.000.000 VNĐ 2000 Cung cấp và lắp đặt máy tính, máy in, thiết bị mạng … 8 Học viện Hành chính Quốc Gia 250.000.000 VNĐ 2000 Cung cấp và lắp đặt máy tính, Router, thiết bị tin học 9 Bộ Tư pháp 500.000.000 VNĐ 2000 Cung cấp và lắp đặt máy tính, máy in, máy Fax, thiết bị mạng… 10 Ban quản lý Dự án 18 2.500.000.000 VNĐ 2001 Cung cấp máy tính, máy in, Notebook. 11 Báo Hà nội mới 1.395.408.000 VNĐ 2002 Triển khai lắp đặt máy tính, thiết bị mạng, phần mềm 12 … … … … III. CƠ CẤU TỔ CHỨC 7 ∗ Sơ đồ tổ chức ∗ Ban giám đốc: 1. Nguyễn Tuấn Hùng − Giám đốc 2. Ngô Phú Cường − Phó giám đốc 3. Trần Bích Hoa − Phó giám đốc 4. Lê Hương Giang − Kế toán trưởng ∗ Đội ngũ nhân viên của Công ty Công ty Hoa Mai tổ chức hoạt động theo ngành dọc, thống nhất, hoạt động có hiệu quả dưới sự quản lý của đội ngũ lãnh đạo có kinh nghiệm. Số cán bộ, nhân viên tin học của công ty trong đó số kỹ sư điện tử, tin học chiếm đến 75%, tuổi trung bình dưới 30. Đội ngũ kỹ sư được đào tạo chính quy, luôn được trang bị thêm kiến thức qua các khoá đào tạo kỹ thuật mới, nâng cao chuyên môn do các đối tác nước ngoài tổ chức và được thử thách qua các dự án thực tế cuả Công ty, bảo đảm làm chủ được các công nghệ tiên tiến nhất của thế giới và ứng dụng một cách có hiệu quả các tiến bộ khoa học đó vào kinh tế nước nhà. 8 Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng IV. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY : Trong lĩnh vực tin học Công ty Hoa Mai hoạt động theo hướng sau đây  Chuyển giao công nghệ, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông …  Kinh doanh thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, viễn thông tự động, các phần mềm ứng dụng.  Tư vấn, cung cấp và triển khai mạng và các thiết bị mạng.  Sửa chữa, bảo hành, nâng cấp các thiết bị tin học, thiết bị văn phòng, thiết bị mạng. 1. Phần cứng: Khai thác các thiết bị, công nghệ mới, đại lý cung cấp sản phẩm cho các hãng tin học lớn trên thế giới, thiết kế lắp đặt mạng, bảo hành, bảo trì và sửa chữa các thiết bị 2. Phần mềm: Khai thác các phần mềm ứng dụng, viết và triển khai các phần mềm chuyên dụng. 3. Dịch vụ mạng và máy tính, máy Photocopy: Thiết kế lắp đặt mạng, bảo trì, bảo hành và sửa chữa các thiết bị thích hợp hệ thống. 4. Dịch vụ bảo hành và bảo trì : Đối ngũ cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao và dày dặn kinh nghiệm được đúc rút từ dự án lớn như đã đề cập ở trên sẽ có mặt tại nơi được yêu cầu bảo hành trong thời gian sớm nhất: Trong vòng 02 giờ đối với các địa bàn Hà Nội. Trong vòng 24 giờ đối với các địa điểm cách Hà Nội trên dưới 50 km. Trong vòng 48 giờ đối với các địa điểm cách Hà Nội trên dưới 100 km. 9 V. NĂNG LỰC NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN : Công ty TNHH Hoa Mai chú trọng đầu tư cho nghiên cứu đào tạo phát triển : 1. Hoạch định các chính sách đào tạo lực lượng cán bộ kỹ thuật thông qua các khoá đào tạo kỹ thuật do các hãng tin học lớn trên thế giới tổ chức, nâng cấp chuyên môn bằng cách tổ chức các hoạt động thực tế cho các dự án thực thi của Công ty. 2. Đầu tư cho các phòng nghiên cứu a- Phòng kỹ thuật số và xử lý số tín hiệu. b- Phòng thống kê. c- phòng hệ thống mạng. d- Phòng công nghệ phần mềm. e- Phòng kỹ thuật multimedia. g- Phòng nghiên cứi ứng dụng WEB và số hoá bản đồ. * Nhận xét chung về tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên Công ty Cán bộ, nhân viên Công ty là những người có khả năng quản lý điều hành công việc đạt hiệu quả cao, có trình độ nhận thức và xử lý thông tin nhanh, chính xác. Hơn thế họ rất có trách nhiệm đối với công việc của mình cũng như các công việc chung và thường xuyên qua tâm hoà đồng với các đồng nghiệp khác. Nhân viên trong công ty là những người hiểu biết và luôn làm việc với thái độ nhiệt tình, có chuyên môn cao với nhiều kinh nghiệm. Hơn nữa nhân viên trong công ty có mối quan hệ tốt với lãnh đạo, với đồng nghiệp. Họ luôn cởi mở và quan tâm giúp đỡ nhau trong công việc. 10 [...]... quan em đã hoàn thành tốt công việc đựơc giao 13 14 PHẦN ĐỀ TÀI NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ Công tác văn thư trong một công ty là công việc không thể thiếu Công tác văn thư là mặt hoạt động của bộ máy quản lý gắn liền với công ty, gắn liền với chính sách Nhà nước và công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và quá trình hoạt động của công ty Có nhiều loại văn bản được sử dụng để làm... hoạt động của công ty Đặc biệt công tác văn thư còn có ý nghĩa rất quan trọng : Đảm bảo cho việc giải quyết công việc một cách hiệu quả Giữ bí mật Góp phần gìn giữ đầy đủ hồ sơ tài liệu cần thiết để có giá trị phục vụ việc tra cứu trước mắt và lâu dài Chính vì vậy mà em quyết định chọn đề tài "Người thư ký với công tác văn thư" 15 NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ I CÔNG TÁC VĂN THƯ 1 Thư thế nào là... người thư ký Kiểm tra lại các văn bản (về thể thức, thẩm quyền ký ), người thư ký chịu trách nhiệm trước giám đốc về vấn đề này Khi kiểm tra văn bản xong người thư ký sắp xếp văn bản khẩn, văn bản quan trọng trước sau đó đưa vào cặp trình ký cho thủ trưởng 25 Chuyển văn bản cho văn phòng văn thư để làm thủ tục gửi văn bản đi Lưu văn bản và sắp xếp băn lưu V NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN... quản lý Công tác văn thư Tổ chức quản lý công tác văn thư là toàn bộ những hoạt động để bảo đảm thông tin bằng văn bản Công tác văn thư bao gồm từ việc soạn thảo văn bản, giao nhận văn bản đến việc tổ chức quản lý lưu trữ văn bản Các loại văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, của các tổ chức xã hội, và của các doanh nghiệp 2 Nội dung Công tác văn thư Công tác xây dựng văn bản... vb văn bản văn bản Mẫu sổ đăng ký văn bản đi - mật 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ST Ngày/tháng Số & Trích Mức độ Người ký Người Nơi lưu Số Ghi T văn bản ký hiệu yếu nội mật văn văn bản nhận vb văn bản lượng chú vb dung vb bản vb  Đối với cơ quan lớn Cơ quan lớn có nhiều văn bản người thư ký chỉ làm những nhiệm vụ sau : Trình các văn bản Các văn bản từ các đơn vụ đến để thủ trưởng ký được chuyển qua người thư. .. Đối với cơ quan nhỏ Người thư ký làm việc một các đầy đủ với các nghiệp vụ công tác văn thư Xem sét văn bản lần cuối (về thể thức, thẩm quyền ký văn bản…) sau đó ghi ngày tháng và đóng dấu một cách ngay ngắn Vào sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu quy định Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ST Ngày/ tháng Số & ký Trích yếu Người ký Người Nơi lưu Số lượng Ghi chú T văn bản hiệu vb nội dung vb văn. .. phó thủ trưởng ký thay Thủ trưởng phải xem xét cho ý kiến về việc soạn thảo văn bản, phân phối văn bản, giải quyết văn bản và việc quản lý Công tác văn thư 2 Trách nhiệm của tránh văn phòng Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng tổ chức thực hiện Công tác văn thư và chỉ đạo nghiệp vụ của công tác văn thư ở cấp dưới Xem xét văn bản gửi đến đề xuất ý kiến về việc phân phối văn bản tới các... những văn bản được giao cho để khai thác 18  Thực hiện các quy định cụ thể của công tác văn thư mà cơ quan quy định 4 Nhiệm vụ của người làm công tác văn thư chuyên trách a Đối với văn bản đến : Tiếp nhận văn bản Phân loại văn bản Bóc bì văn bản và trình lãnh đạo để xin ý kiến phân phối Đóng dấu đến Nếu văn bản sai địa chỉ thì phải trả lại Trình văn bản, ký văn bản cho Thủ trưởng cơ quan Chuyển giao văn. .. phải trùm 1/3 chữ ký về phía trái Người làm công tác văn thư phải trực tiếp đóng dấu không nhờ người khác đóng dấu Công việc khác Tuỳ theo năng lực, yêu cầu của mỗi cơ quan mà người làm công tác văn thư có thể kiêm nhiệm thêm một số công ciệc khác như : trực điện thoại, tiếp khách, đánh máy, lưu trữ… III THƯ KÝ VÀ VIỆC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1 Nguyên tắc chung Mọi văn bản đến với bất kỳ hình thức... Con dấu của văn phòng ; Con dấu chức danh ; Con dấu đến ; Con dấu đi ; Con dấu khẩn … 3 Yêu cầu của công tác văn thư a Yêu cầu nhanh chóng : Công tác văn thư liên quan chặt chẽ đến việc điều hành quản lý của cơ quan, nếu công tác văn thư giải quyết xử lý một cách nhanh chóng thì hoạt động của cơ quan sẽ thông suốt thúc đẩy được công việc và cơ quan hoạt động có hiệu quả Nếu công tác văn thư tiến hành . " ;Người thư ký với công tác văn thư& quot; 15 NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ I. CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Thư thế nào là tổ chức quản lý Công tác văn thư. tốt công việc đựơc giao. 13 14 PHẦN ĐỀ TÀI NGƯỜI THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ Công tác văn thư trong một công ty là công việc không thể thiếu. Công tác