NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU. KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Công Nghệ Thông Tin

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Lê Tiến NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Cơng Nghệ Thơng Tin HÀ NỘI – 2009 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC GIA HÀNGHỆ NỘI TRƯỜNG ĐẠIQUỐC HỌC CÔNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ • Lê Tiến Lê Tiến NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOÁ KHOÁLUẬN LUẬNTỐT TỐTNGHIỆP NGHIỆPĐẠI ĐẠIHỌC HỌCHỆ HỆCHÍNH CHÍNHQUY QUY Ngành: Các hệ thống thơng tin Ngành: Công Nghệ Thông Tin Cán Cánbộ bộhướng hướngdẫn: dẫn:TS TS.Trần TrầnMinh Minh o HÀ NỘI - 2009 HÀ NỘI – 2009 TÓM TẮT NỘI DUNG KHÓA LUẬN Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, máy vi tính đến tới hầu hết quan, tổ chức, cá nhân Theo tài liệu, giấy tờ, hợp đồng dần chuyển sang lưu trữ dạng tài liệu điện tử (Electronic Document) Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Việc xây dựng hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu vấn đề không dễ dàng người học công nghệ thông tin Điều trở nên khó khăn phức tạp người khơng có chun mơn tin học Yêu cầu thiết đặt phải có hệ thống cho phép người nhanh chóng sử dụng để lưu trữ quản lý tài liệu họ Hệ quản trị tài liệu (DMS – Document Management System) bước tiến trình xây dựng hệ thống Nắm bắt tình hình nhu cầu quan, doanh nghiệp, tổ chức … em nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu Đồng thời phát triển hệ thống cho phù hợp với việc lưu trữ quản lý Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam Và hệ thống mã nguồn mở Alfresco em chọn để làm hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu Mục lục Mở đầu Chương Tổng quan vấn đề lưu trữ quản lý tài liệu 1.1 Vấn đề lưu trữ văn giấy 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin 1.3 Lưu trữ văn số 1.4 Tổng quan hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu số (Document Management System) 1.4.1 Tổng quát hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu 1.4.2 Lịch sử hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu 1.4.3 Thành phần hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu 1.5 Giới thiệu số công nghệ giải pháp 10 Chương Xây dựng hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu dựa tảng Alfresco 12 2.1 Giới thiệu Alfresco 12 2.1.1 Tổng quan Alfresco 12 2.1.2 Kiến trúc mở rộng 13 2.1.3 Thành phần kiến trúc 15 2.1.4 Lợi ích Alfresco 17 2.1.5 Sử dụng Alfresco cho quản lý tài liệu 17 2.1.6 Tính Alfresco 18 2.2 Xây dựng cấu hình hệ thống 19 2.2.1 Hệ điều hành: Windows, Linux, UNIX, MacOS 19 2.2.2 Cơ sở liệu: MySQL, Oracle, MS SQL Server 19 2.2.3 Ứng dụng Máy chủ: Tomcat, Jboss 20 2.2.4 Cài đặt Linux 20 2.2.5 Cấu hình 21 Chương Lưu trữ quản lý văn Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam 22 3.1 Giới thiệu nhiệm vụ, chức Viện 22 3.1.1 Giới thiệu 22 3.1.2 Vị trí, chức 23 3.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn 23 3.2 Bài tốn hành Viện Công Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam 25 3.2.1 Tổng quan 25 3.2.2 Phân tích luồng công việc Viện Công Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam 26 3.2.2.1 Quản lý văn đến 26 3.2.2.2 Quản lý văn 29 3.3 Mô tả hoạt động quản lý Viện Công Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam 31 3.3.1 Hoạt động trước 31 3.3.2 Hoạt động 32 3.4 Cấu trúc lưu trữ tài liệu Alfresco Viện Công Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam 32 3.4.1 Hệ thống người dùng 32 3.4.2 Hệ thống thư mục cá nhân 33 3.4.3 Hệ thống thư mục Viện 34 3.4.3.1 Thư mục User Homes 34 3.4.3.2 Thư mục Văn Phòng 35 3.4.3.3 Thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển 36 3.4.3.4 Thư mục P.Dự Án 37 3.4.3.5 Thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ 38 3.4.3.6 Các Thư mục Lãnh đạo, Thư mục Public, Thư mục Welcome To NISCI 39 3.5 Giới thiệu quy trình xử lý 39 Chương Phát triển mở rộng hệ thống 42 4.1 Các cơng nghệ Việt Hóa 42 4.2 Cấu hình tùy chỉnh hệ thống 43 4.2.1 Thuộc tính văn đến 43 4.2.2 Thuộc tính văn 45 4.2.3 Thuộc tính hồ sơ 46 4.3 Thực thi 46 4.3.1 Việt Hóa 46 4.3.2 Thuộc tính cho loại văn 50 4.3.2.1 Văn đến 50 4.3.2.2 Văn 54 4.3.2.3 Hồ sơ 57 Kết luận 61 Phụ lục 62 Phụ lục 66 Phụ lục 73 Mở đầu Chúng ta sống kỷ nguyên kinh tế tri thức với đời phát triển mạnh mẽ Internet mà qua người dễ dàng tìm kiếm, khai thác trao đổi thông tin Làm để lưu trữ tài liệu quản lý, khai thác, trao đổi tài liệu số lượng tài liệu xuất liên tục ngày nhiều? Đây câu hỏi lớn đặt cho nhà quản lý Trong trình hoạt động người, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiếu Thông tin người trao đổi với nhiều phương tiện khác chủ yếu văn Đặc biệt nhà nước đời văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý điều hành xã hội Văn sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, để truy cứu trách nhiệm … Chính thế, người ngày nhận thấy rõ vai trò văn Họ biết giữ lại văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng cần thiết văn trở thành tài sản quý báu để lưu truyền cho đời sau Xã hội ngày phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin người ngày cao hình thức văn ngày phong phú Tuy nhiên, não người có giới hạn, họ nhớ thông tin ghi chép lại Con người cần nghĩ cách lưu giữ giấy tờ Cơng tác lưu trữ đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưu giữ văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động xã hội loài người Trong hoạt động quản lý hàng ngày quan, nói rằng, tài liệu lưu trữ ln ln hình thành q trình hoạt động quan Trong quan nay, tài liệu lưu trữ có vai trị sau: - Cung cấp xác thông tin giúp quan đề chủ trương, sách, biện pháp cơng tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn mang tính khả thi cao - Cung cấp thơng tin, số liệu, giúp quan xây dựng chương trình kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn - Cung cấp số liệu giúp quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua giai đoạn khác - Giúp quan giải vấn đề chế độ sách cán bộ, nhân viên (lương, phụ cấp, bảo hiểm, chế độ công tác phí…) - Giúp quan giải nhu cầu đáng cơng dân nhu nhu cầu đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch … - Ngồi ra, tài liệu lưu trữ cịn giúp quan tổng kết, đánh giá trình hoạt động quan thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho tầng lớp xã hội nhận biết cách sâu sắc vai trị, vị trí thành tựu mà quan hệ thống trị nước ta làm Do đó, hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu có ý nghĩa khoa học thực tiễn lớn quan, tổ chức, cá nhân ….Đối tượng nghiên cứu việc xây dựng hệ thống dự tảng Alfresco, nhằm mục đích xây dựng dịch vụ lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cho quan, tổ chức, cá nhân thông qua Internet Đạt kết nghiên cứu trình bày khóa luận sau đây, em xin trân trọng cảm ơn giúp đỡ tận tình, có hiệu thầy giáo hướng dẫn TS Trần Minh, thầy giáo Khoa Công Nghệ Thông Tin, thầy chấm phản biện, hội đồng chấm khóa luận đặc biệt giáo viên giảng dạy môn Các Hệ Thống Thông Tin quan tâm giúp đỡ đóng góp ý kiến quý báu cho em trình thực khóa luận Do thời gian kiến thức cịn có hạn chế, khóa luận khó tránh khỏi cịn có thiếu sót định, mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo tồn thể bạn để luận văn hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Chương Tổng quan vấn đề lưu trữ, quản lý tài liệu 1.1 Vấn đề lưu trữ văn giấy Qua kết khảo sát Viện Công Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam, số lượng công văn, hồ sơ lưu chuyển đơn vị năm từ ngàn đến vài ngàn, tổng số lượng công văn lưu trữ viện hàng năm lên tới chục ngàn hồ sơ, tài liệu, văn Vấn đề với số lượng dẫn đến tính lưu động thấp với đồ sộ, nặng nề tài liệu giấy, khả truy cập, khơng dễ dàng tìm kiếm, xếp đánh mục cho việc tìm kiếm tốn … Xét phạm vi nhỏ, lưu trữ văn giấy ưu điểm giấy giá thấp, tốn tiền, linh động, dễ di chuyển Giấy người bạn, đọc, viết … phạm vi qui mô lớn, giấy thiết bị lưu trữ kém, đồ sộ mà mức độ thơng tin thấp, khó tìm kiếm thiếu sức mạnh máy tính, khơng dễ dàng phân loại phục hồi Tài liệu giấy lưu trữ nhiều loại hình: - Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động tổ chức quản lý quan mặt kinh tế, trị, văn hoá, khoa học lĩnh vực hoạt động khác Tài liệu hành bao gồm gốc, loại tài liệu, văn kiện như: Luật, Lệ, Chiếu, Chỉ, Sắc, Dụ, Tấu, Sớ, Chương, …; loại sổ sách hình thành trình hoạt động quan thuộc triều đại phong kiến như: sổ hộ tịch, sổ địa bạ, sổ duyệt tuyển Ngày nay, tài liệu hành bao gồm loại Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Biên … Đây loại hình tài liệu có nội dung phong phú (chúng phản ánh tất lĩnh vực đời sống xã hội) có khối lượng lớn thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Khối lượng tài liệu ngày tăng lên theo phát triển xã hội - Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh cơng trình nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất Loại hình tài liệu bao gồm loại vẽ, thiết kế thi công cơng trình xây dựng bản; vẽ, thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; Các loại đồ, đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm dò địa chất (Báo cáo khảo sát địa chất)… Đây loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành khơng ngừng tăng lên theo phát triển Khoa học kỹ thuật - Tài liệu nghe nhìn (TL ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình, ): Là tài liệu sản sinh hoạt động quan văn hóa, thơng tin tun truyền; quan quản lý nhà nước Các quan nghiệp vụ quan nghiên cứu khoa học, người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh vật liệu mà mang tin, nộp lưu vào viện; kho lưu trữ theo chế độ định gọi tài liệu lưu trữ nghe nhìn Tài liệu nghe nhìn loại tài liệu đặc biệt hình thức lẫn nội dung mang tin, loại tài liệu bao gồm: + Tài liệu ảnh + Tài liệu phim điện ảnh: + Tài liệu ghi âm: … - Tài liệu điện tử Theo Keneth Thibodeau (Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ Quốc gia Mỹ) thì: Tài liệu lưu trữ tài liệu bảo quản dạng đặc biệt đọc, xử lý in máy vi tính Trong “Thuật ngữ lưu trữ quốc tế” Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất năm 1988 định nghĩa: Tài liệu điện tử coi dạng tài liệu đọc máy Loại tài liệu lập dạng mã hoá vật mang tin đĩa từ, băng từ, thẻ đục lỗ mà nội dung chúng tiếp cận máy vi tính Như thấy có nhiều khái niệm tài liệu điện tử Theo Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương thì: Tài liệu lưu trữ điện tử phận tài liệu điện tử có giá trị chính, phản ánh chân thực hoạt động quan, tổ chức cá nhân bảo quản với mục đích phục vụ nhu cầu xã hội trước mắt lâu dài Hiện nay, tài liệu điện tử nước ta chưa nhiều trước hội thách thức mở ra, ta bước đầu quan tâm đến lưu trữ tài liệu điện tử Nó có ý nghĩa việc thành lập phủ điện tử , giảm phiền hà sai sót việc quản lý hành cấp sổ đỏ, giấy đóng thuế … 1.2 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin Tầm quan trọng công nghệ thông tin truyền thông phát triển doanh nghiệp với hệ thịnh vượng quốc gia khơng cịn vấn đề tranh cãi Ứng dụng công nghệ thông tin trở thành thành phần thiếu chiến lược cạnh tranh doanh nghiệp quốc gia Ở Việt Nam, năm gần số người sử dụng máy tính, Internet, số trang web doanh nghiệp, quan phủ tăng lên nhiều Tuy nhiên, thấy hầu hết ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn mức tìm kiếm tin tức, trao đổi e-mail, soạn thảo văn Trong ứng dụng cao cấp có tính đột phá cải thiện lực cạnh tranh cho doanh nghiệp hay phủ hệ thống thông tin quản lý thương mại điện tử cịn hạn chế Nghiên cứu giới vấn đề cho thấy doanh nghiệp phủ số quốc gia phát triển hay nước công nghiệp hóa (NIC) Trung Quốc, hay nước ASEAN có hạn chế giống ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lý Mục đích việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hành làm tăng lượng thơng tin tài liệu soạn thảo, lưu trữ, trao đổi khai thác mạng máy tính Khi đó, kho tài liệu, công văn, giấy tờ tồn quan, công sở, trường học số hóa, quản lý, lưu trữ khai thác cách hiệu quả, phục vụ cho cấp lãnh đạo, chuyên viên tham mưu, định, thay cho cách thức lưu trữ trao đổi hồ sơ – văn truyền thống 1.3 Lưu trữ văn số Nắm bắt tình hình nhu cầu doanh nghiệp, em tập trung nghiên cứu công nghệ lưu trữ quản lý tài liệu phát triển sản phẩm phần mềm mã nguồn mở Alfresco để hỗ trợ cho doanh nghiệp việc tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử cách khoa học hiệu Với đặc tính sử dụng dễ dàng thuận lợi, tổ chức lưu trữ hiệu đặc biệt khả tìm kiếm tài liệu nhanh chóng thật công cụ đắc lực hỗ trợ cho doanh nghiệp Chức tổ chức quản lý tài nguyên số giúp cho người quản trị quản lý, kiểm soát, xây dựng cấu trúc kho tài nguyên số phục vụ cho người dùng Việc tổ chức quản lý tài nguyên số hệ thống xem bước khởi đầu quan trọng việc hình thành nên kho tài nguyên số hóa có giá trị Do đó, hệ thống phần mềm cung cấp đầy đủ tính cho việc tổ chức quản lý hiệu kho tài nguyên số Cho đến gần đây, cách thức lưu trữ tài liệu số hóa phổ biến dạng tập tin, lưu trữ thư mục ổ đĩa cứng máy tính hay ổ đĩa mạng Cách lưu trữ kiểu thư mục đơn giản, hiệu quả, giải số vấn đề tìm kiếm khai thác văn Tuy nhiên hình thức lưu trữ thích hợp cho phịng ban quan nhỏ, có số lượng tài liệu hạn chế, dùng cho cá nhân, khó chia sẻ để dùng chung khơng có chế an tồn liệu bảo mật thơng tin Do hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ có tính linh hoạt để phục vụ lưu trữ, tìm kiếm, trao đổi khai thác mạng máy tính cần thiết Có thể liệt kê vài tính mà Hệ thống quản lý văn – hồ sơ cần phải đáp ứng sau: - Cho phép lưu trữ từ hàng ngàn tới hàng triệu trang văn số hóa - Cho phép dễ dàng phân loại quản lý tài liệu thơng tin metadata - Cho phép phân loại tìm duyệt tài liệu theo cấu trúc giống thư mục, tìm kiếm nhanh chóng dựa máy tìm kiếm - Cho phép người dùng truy cập tài liệu tồn văn, từ mạng máy tính, trang tồn tài liệu - Có khả phân cấp, phân quyền quản lý bảo mật truy cập khai thác - Có khả trao đổi văn số hóa, thơng tin metadata hệ quản lý văn cách tiện lợi, nhanh chóng, tự động, nhiều cách thức: trực tuyến, tương tác qua mạng máy tính, ngoại tuyến, khơng tương tác qua e-mail, đĩa mềm, CDROM Mạng Internet máy tìm kiếm mơi trường cho phép lưu trữ, tìm kiếm truy cập thơng tin hiệu quả, kiểm chứng thực tế Do hệ thống quản lý văn đại không vận hành theo chế truy cập thông tin mạng Internet, cho phép truy cập qua trình duyệt web, có khả tìm kiếm (kể nội dung tồn văn) máy tìm kiếm mạnh, có chế quản lý việc truy cập cá nhân hóa cao độ có chế bảo mật hữu hiệu 1.4 Tổng quan hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu số (Document Management System) 1.4.1 Tổng quát hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu Một hệ thống quản lý tài liệu hệ thống máy tính (hoặc thiết lập chương trình máy tính) sử dụng để theo dõi lưu giữ tài liệu điện tử, hình ảnh tài liệu giấy Thuật ngữ có số liên quan tới khái niệm hệ thống quản lý nội dung thường xem phần thiếu doanh nghiệp, quản lý nội dung hệ thống kỹ thuật số liên quan đến quản lý tài sản, tài liệu hình ảnh, văn bản, hồ sơ… Hệ thống quản lý tài liệu quản lý nội dung doanh nghiệp thông qua nhiều cách Có số vấn đề liên quan quản lý tài liệu, cho dù hệ thống thông tin, quảng cáo, học tập phải có hình thức, cấu trúc, tăng cường hệ thống máy tính cho nhiều người nhiều văn phòng Hầu hết phương pháp cho việc quản lý tài liệu tìm đến lĩnh vực sau đây: - Vị trí: Tài liệu lưu trữ đâu? Con người cần đến đâu để truy cập tài liệu? - Tập tin: Tài liệu để nào? Những phương pháp sử dụng để tổ chức đánh mục cho tài liệu? Hệ thống quản lý tài liệu sử dụng sở liệu để chứa thơng tin tập tin - Khai thác – tìm kiếm: Tài liệu tìm nào? Thơng qua trình duyệt để tìm kiếm tài liệu thơng tin cụ thể - Bảo mật: Tài liệu giữ an toàn nào? Làm để ngăn chặn người khơng phép khơng đọc, sửa chữa hay xóa tài liệu - Phục hồi: Làm để tài liệu phục hồi trường hợp bị xóa, hủy - Thời gian trì: Giữ tài liệu vòng bao lâu? - Lưu trữ: Vấn đề tài liệu cần bảo tồn tương lai - Phân loại: Giúp người dùng tìm tài liệu cần cách nhanh chóng - WorkFlow: Nếu tài liệu chuyển từ người sang người khác luật đưa làm việc họ trôi chảy? - Tạo tài liệu: Tài liệu tạo nào? - Xác thực: Có cách để xác thực cho tài liệu? 1.4.2 Lịch sử hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu Bắt đầu từ năm 1980, số nhà cung cấp bắt đầu phát triển hệ thống đề quản lý tài liệu giấy Các hệ thống quản lý tài liệu giấy, khơng bao gồm việc in xuất tài liệu, mà hình ảnh, in … Sau đó, hệ thống thứ hai phát triển, để quản lý tài liệu điện tử, nghĩa là, tất tài liệu, tác phẩm, tạo máy vi tính, thường lưu trữ hệ thống tập tin địa phương người sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu số sớm phát triển để quản lý sở hữu loại tập tin, số giới hạn định dạng tệp tin Nhiều hệ thống sau gọi tắt hệ thống tài liệu hình ảnh, khả nắm bắt, lưu trữ, lập mục khai phá định dạng tệp tin hình ảnh Các hệ thống cho phép tổ chức chụp, lưu tài liệu hình ảnh, lưu giữ tập tin ảnh kho với an tồn tìm kiếm nhanh chóng (tìm kiếm hệ thống xử lý văn từ chụp, đánh mục văn cung cấp khả tìm kiếm văn bản) Hệ thống quản lý tài liệu số phát triển, nơi mà hệ thống quản lý loại định dạng tập tin mà lưu trữ mạng Các ứng dụng phát triển để chứa đựng tài liệu điện tử, phối hợp công cụ, bảo mật, có khả kiểm sốt 1.4.3 Thành phần hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu Để giải vấn đề trên, hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu phải bao gồm thành phần sau: - Metadata thường đính nhãn tài liệu Vd: Ngày tài liệu lưu trữ, tên người dùng lưu trữ nó… - Tích hợp: Tích hợp hệ thống quản lý tài liệu vào ứng dụng khác, người sử dụng tải tài liệu hệ thống quản lý tài liệu, thay đổi lưu thành mới… Tất khơng rời ngồi ứng dụng Các kỹ thuật dùng tới là: ODMA, LDAP, WebDAV, SOAP… - Chụp, quét: Tài liệu giấy, thông qua scan để thành tài liệu điện tử Quang ký tự nhận dạng thường sử dụng - Đánh mục: Để theo dõi tài liệu điện tử, sử dụng đánh mục để theo dõi tài liệu định danh thường phức tạp Cần phân loại qua siêu liệu tài liệu từ ngữ lập mục từ nội dung tài liệu Kỹ thuật dùng Index Topology - Kho lưu trữ: dùng để lưu trữ tài liệu điện tử Quản lý tài liệu nhiều người dùng chung Các vấn đề quan trọng nơi tài liệu lưu trữ, thời gian bao lâu, lưu trữ từ nơi chuyển sang nơi khác, tiêu hủy tài liệu … - Khai thác, tìm kiếm: Khai thác tài liệu điện tử lưu trữ nghĩ đơn giản nội dung điện tử phức tạp cơng Tìm kiếm đơn giản tài liệu cá nhân hổ trợ cách cho phép người sử dụng xác định định dạng tài liệu có hệ thống sử dụng mục để tìm tài liệu Để tăng thêm tính linh hoạt, cho phép người sử dụng dùng thuật ngữ tìm kiếm siêu liệu tài liệu (metadata) Điều thường trả lại danh sách tài liệu phù hợp với điều kiện tìm kiếm Một số hệ thống cung cấp khả xác định theo kiểu boolean có chứa nhiều từ khóa cụm từ mà tồn nội dung tài liệu Việc hổ trợ việc lập mục trước thơng qua nội dung tài liệu để đưa danh sách tài liệu tìm thấy - Kênh phân phối: Một tài liệu dùng chung phân phối cần định dạng để không dễ dàng thay đổi Một gốc để tài liệu thường không sử dụng để phân phối mà thường để lưu trữ - Bảo mật: Quan trọng nhiều ứng dụng quản lý tài liệu Tuân thủ yêu cầu số tài liệu phức tạp, phụ thuộc vào loại tài liệu Vd: Health insurance Portability and Accountability Act yêu cầu tài liệu y tế có số yêu cầu an ninh Một vài hệ thống quản lý văn có quyền quản lý module cho phép quản trị viên truy cập vào tài liệu người, nhóm người dùng - WorkFlow vấn đề phức tạp Một vài hệ thống quản lý văn xây dựng module workflow Có nhiều loại workflow, cách sử dụng phụ thuộc vào môi trường hệ thống quản lý văn số mà áp dụng Hướng dẫn workflow đòi hỏi người sử dụng phải xem tài liệu định tài liệu gửi đến Luật dựa workflow cho phép người quản lý tạo quy định mệnh lệnh thông qua lưu lượng tổ chức - Cộng tác: Phối hợp, cộng tác cần gắn liền hệ thống quản lý văn số Văn truy cập người sử dụng làm việc người dùng khác bị cấm truy cập công việc thực - Phiên bản: Kiểm tra hay hệ thống quản lý văn bản, cho phép người dùng lấy phiên trước làm việc từ điểm lựa chọn Rất có ích cho tài liệu có thay đổi theo thời gian yêu cầu cập nhật Nhưng quan trọng để quay lại trước đó? - Xuất bản: Thỉnh thoảng công việc buồn tẻ chán ngắt bao gồm thủ tục việc đọc sửa in thử, đọc kỹ, cho phép in ấn, phê duyệt… bước cần kiên nhẩn tư logic Nếu không cẩn thận dẫn đến việc xử lý sai tài liệu, gây hiểu nhầm, nhàm chán cho người sử dụng 1.5 Giới thiệu số công nghệ giải pháp Một hệ thống quản lý văn gồm hai phân đoạn là: số hóa quản lý Trong phần số hóa gồm: Phần cứng: Máy scan, Máy chuyên dụng Phần mềm: Các phần mềm tạo file điện tử, đánh mục, … Và phần quản lý lưu trữ gồm: Phần cứng: Hệ thống máy tính, mạng, máy chủ, máy khách Phần mềm: Các phần mềm quản trị hệ thống Vậy bản, phần quan trọng hệ thống lưu trữ quản lý văn công nghệ số hóa, hệ thống quản lý Giải pháp cho hệ thống quản lý giới có nhiều cách, hệ thống có ưu điểm nhược điểm riêng Sau số hệ thống mà em tìm hiểu, phân tích đánh giá: 10 Vì thời gian tìm hiểu khơng nhiều nên em đưa vài nhận xét riêng em hệ thống này: Open Knowledge Management: Hệ thống thử nghiệm website Viện Công Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam http://www.nisci.gov.vn Ưu điểm hệ thống OpenKM mã nguồn mở, dễ dàng cài đặt Nhưng nhược điểm dường công cụ quản lý (chưa đạt tới mức hệ thống), không gồm nhiều chức hệ thống quản lý tài liệu số nêu … LaserFiche: Hệ thống tìm hiểu phát triển phòng Nghiên cứu phát triển Viện Ưu điểm hệ thống phổ biến, chức đầy đủ hệ thống quản lý tài liệu Được nhiều nơi sử dụng Nhưng nhược điểm chỗ phần mềm có quyền, đóng kín khiến cho khơng thể cấu hình tùy chỉnh hệ thống, cài hệ điều hành Windows nên dễ bị virut công, giá thành cao, tốn Alfresco: Hệ thống hướng đến hệ thống tiết kiệm, an toàn đầy đủ chức Hệ thống mã nguồn mở giúp tiết kiệm cho người sử dụng, đồng thời cấu hình tùy chỉnh theo cấu trúc doanh nghiệp nói riêng Viện nói chung Được cài đặt hệ điều hành Ubuntu linux nên độ an toàn cao Các chức tương đối đầy đủ Nhược điểm hệ thống Alfresco gồm hai loại, Enterprise trả tiền Lab dùng thử Bản trả tiền tốn hỗ trợ, cịn Lab tiết kiệm không hỗ trợ Qua phân tích trên, em thấy hệ thống Alfresco phù hợp em chọn Lab Alfresco để nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu Sau cần mua enterprise phát triển để trợ giúp, hỗ trợ kỹ thuật phát triển bảo trì 11 Chương Xây dựng hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu dựa tảng Alfresco 2.1 Giới thiệu Alfresco 2.1.1 Tổng quan Alfresco Alfresco sáng lập John Newton, đồng sáng lập Documentum, John Powell, cựu COO doanh nghiệp Những nhà đầu tư bao gồm lãnh đạo doanh nghiệp Accel Partners Mayfield Fund Việc theo dõi hồ sơ, tính cơng nghệ, mã nguồn mở mơ hình kinh doanh, vốn đầu tư mạo hiểm nhóm kết hợp tạo khác Alfresco Tác động nhiều đến quyền lợi mã nguồn mở Khách hàng doanh nghiệp giảm chi phí, giảm thiểu rủi ro kinh doanh, nhận lợi cạnh tranh cách áp dụng mã nguồn mở dựa phần mềm giải pháp kinh doanh Bạn giảm bớt chi phí cho giải pháp mua lại phần mềm, triển khai, bảo trì cộng đồng phát triển, hỗ trợ, xử lý dịch vụ Alfresco phần mềm mã nguồn mở hàng đầu thay doanh nghiệp để quản lý tài liệu Các mô hình mã nguồn mở cho phép Alfresco sử dụng cơng nghệ mã nguồn mở tốt đóng góp từ cộng đồng mã nguồn mở để có chất lượng cao phần mềm khác chi phí thấp nhiều Dưới sơ đồ hiển thị tổng quan Alfresco tích hợp với hệ thống bên như: Hệ thống tập tin ảo, ứng dụng web, Cổng kiến thức, Dịch vụ Web … 12 Hình Sơ đồ tổng quan Alfresco tích hợp với hệ thống bên Kho tài liệu máy chủ tập hợp dịch vụ sử dụng để lưu trữ, tìm kiếm, truy cập, kiểm soát tài liệu Kho tài liệu cung cấp dịch vụ để ứng dụng tài liệu chuyên gia quản lý tài liệu, hệ thống quản lý nội dung trang web, lưu trữ hình ảnh quản lý hệ thống, quản lý hồ sơ, ứng dụng khác có yêu cầu lưu trữ quản lý số lượng tài liệu lớn Các kho tài liệu có dịch vụ tài liệu lưu trữ import, phân loại nội dung, an toàn đối tượng tài liệu, kiểm sốt nội dung thơng qua check-in check-out, dịch vụ truy vấn tìm kiếm tài liệu Sự phức tạp dịch vụ công việc kinh doanh Kho tài liệu lớn lớn sở liệu riêng Hầu tất kho tài liệu cung cấp giao diện độc quyền tới yêu cầu chức đơn giản Mặc dù cố gắng qua mười năm để chuẩn hóa giao diện, hai năm vừa qua tạo nên tiến Trong năm 2005, thông qua cộng đồng Java đạt giao diện chuẩn JSR-170 kho tài liệu Alfresco dựa tiêu chuẩn 2.1.2 Kiến trúc mở rộng Điều quan trọng hệ thống ECM kiến trúc Alfresco hỗ trợ khía cạnh khác theo định hướng kiến trúc mã nguồn mở tiêu chuẩn như: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170, JSE5 13 Các kiến trúc Alfresco hỗ trợ cao cho ứng dụng quan trọng cách gom lại, phân phối đầy đủ nhớ đệm, hỗ trợ nhân rộng nhiều máy chủ Các tính kiến trúc lớp hiển thị số sau đây: Hình Tính kiến trúc Alfresco Các kiến trúc dựa tiêu chuẩn mở, việc xây dựng ứng dụng cách sử dụng Alfresco triển khai tất mơi trường như: Windows, Linux, Mac …, sử dụng sở liệu quan hệ nào, chẳng hạn sở liệu MySQL, Oracle …, chạy nhiều ứng dụng server chẳng hạn máy chủ ứng dụng Jboss, Apache Tomcat …, làm việc với trình duyệt Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Flock, Google Chrome …, tích hợp với cổng JBoss Portal, Liferay Portal … Trong doanh nghiệp bất kỳ, số lượng tài liệu mà bạn quản lý ngày tăng lên Trong số tổ chức truyền thông, dược phẩm, y tế …, tài liệu tăng hàng năm theo hàm mũ Do quy mơ vấn đề nghiêm trọng đánh giá giải pháp ECM Do kiến trúc modular light-weight nên khả Alfresco mở rộng cao Alfresco cung cấp quy mô theo chiều ngang tầng kiến trúc triển khai nhiều máy chủ Tương tự vậy, Alfresco cung cấp quy mơ theo chiều dọc phân vùng cân tải môi trường đa phục vụ Máy chủ Alfresco phục vụ tìm kiếm thơng tin phức tạp cách sử dụng cấu trúc, 14