NGHIÊN cứu xây DỰNG hệ THỐNG lưu TRỮ và QUẢN lý tài LIỆU

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Lê Tiến NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Cơng Nghệ Thơng Tin HÀ NỘI – 2009 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC GIA HÀNGHỆ NỘI TRƯỜNG ĐẠIQUỐC HỌC CÔNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ • Lê Tiến Lê Tiến NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOÁ KHOÁLUẬN LUẬNTỐT TỐTNGHIỆP NGHIỆPĐẠI ĐẠIHỌC HỌCHỆ HỆCHÍNH CHÍNHQUY QUY Ngành: Các hệ thống thơng tin Ngành: Công Nghệ Thông Tin Cán Cánbộ bộhướng hướngdẫn: dẫn:TS TS.Trần TrầnMinh Minh o HÀ NỘI - 2009 HÀ NỘI – 2009 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TÓM TẮT NỘI DUNG KHĨA LUẬN Trong thời đại cơng nghệ thơng tin bùng nổ, máy vi tính đến tới hầu hết quan, tổ chức, cá nhân Theo tài liệu, giấy tờ, hợp đồng dần chuyển sang lưu trữ dạng tài liệu điện tử (Electronic Document) Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Việc xây dựng hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu vấn đề không dễ dàng người học công nghệ thông tin Điều trở nên khó khăn phức tạp người khơng có chun mơn tin học u cầu thiết đặt phải có hệ thống cho phép người nhanh chóng sử dụng để lưu trữ quản lý tài liệu họ Hệ quản trị tài liệu (DMS – Document Management System) bước tiến trình xây dựng hệ thống Nắm bắt tình hình nhu cầu quan, doanh nghiệp, tổ chức … em nghiên cứu xây dựng hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu Đồng thời phát triển hệ thống cho phù hợp với việc lưu trữ quản lý Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam Và hệ thống mã nguồn mở Alfresco em chọn để làm hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Mục lục Mở đầu Chương Tổng quan vấn đề lưu trữ quản lý tài liệu 1.1 Vấn đề lưu trữ văn giấy 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin 1.3 Lưu trữ văn số 1.4 Tổng quan hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu số (Document Management System) 1.4.1 Tổng quát hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu 1.4.2 Lịch sử hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu 1.4.3 Thành phần hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu 1.5 Giới thiệu số công nghệ giải pháp 10 Chương Xây dựng hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu dựa tảng Alfresco 12 2.1 Giới thiệu Alfresco 12 2.1.1 Tổng quan Alfresco 12 2.1.2 Kiến trúc mở rộng 13 2.1.3 Thành phần kiến trúc 15 2.1.4 Lợi ích Alfresco 17 2.1.5 Sử dụng Alfresco cho quản lý tài liệu 17 2.1.6 Tính Alfresco 18 2.2 Xây dựng cấu hình hệ thống 19 2.2.1 Hệ điều hành: Windows, Linux, UNIX, MacOS 19 2.2.2 Cơ sở liệu: MySQL, Oracle, MS SQL Server 19 2.2.3 Ứng dụng Máy chủ: Tomcat, Jboss 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2.2.4 Cài đặt Linux 20 2.2.5 Cấu hình 21 Chương Lưu trữ quản lý văn Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam 22 3.1 Giới thiệu nhiệm vụ, chức Viện 22 3.1.1 Giới thiệu 22 3.1.2 Vị trí, chức 23 3.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn 23 3.2 Bài toán hành Viện Cơng Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam 25 3.2.1 Tổng quan 25 3.2.2 Phân tích luồng công việc Viện Công Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam 26 3.2.2.1 Quản lý văn đến 26 3.2.2.2 Quản lý văn 29 3.3 Mô tả hoạt động quản lý Viện Công Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam 31 3.3.1 Hoạt động trước 31 3.3.2 Hoạt động 32 3.4 Cấu trúc lưu trữ tài liệu Alfresco Viện Công Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam 32 3.4.1 Hệ thống người dùng 32 3.4.2 Hệ thống thư mục cá nhân 33 3.4.3 Hệ thống thư mục Viện 34 3.4.3.1 Thư mục User Homes 34 3.4.3.2 Thư mục Văn Phòng 35 3.4.3.3 Thư mục P.Nghiên Cứu Phát Triển 36 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3.4.3.4 Thư mục P.Dự Án 37 3.4.3.5 Thư mục P.Trung Tâm Đào Tạo Dịch Vụ 38 3.4.3.6 Các Thư mục Lãnh đạo, Thư mục Public, Thư mục Welcome To NISCI 39 3.5 Giới thiệu quy trình xử lý 39 Chương Phát triển mở rộng hệ thống 42 4.1 Các cơng nghệ Việt Hóa 42 4.2 Cấu hình tùy chỉnh hệ thống 43 4.2.1 Thuộc tính văn đến 43 4.2.2 Thuộc tính văn 45 4.2.3 Thuộc tính hồ sơ 46 4.3 Thực thi 46 4.3.1 Việt Hóa 46 4.3.2 Thuộc tính cho loại văn 50 4.3.2.1 Văn đến 50 4.3.2.2 Văn 54 4.3.2.3 Hồ sơ 57 Kết luận 61 Phụ lục 62 Phụ lục 66 Phụ lục 73 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Mở đầu Chúng ta sống kỷ nguyên kinh tế tri thức với đời phát triển mạnh mẽ Internet mà qua người dễ dàng tìm kiếm, khai thác trao đổi thông tin Làm để lưu trữ tài liệu quản lý, khai thác, trao đổi tài liệu số lượng tài liệu xuất liên tục ngày nhiều? Đây câu hỏi lớn đặt cho nhà quản lý Trong trình hoạt động người, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiếu Thông tin người trao đổi với nhiều phương tiện khác chủ yếu văn Đặc biệt nhà nước đời văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý điều hành xã hội Văn sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, để truy cứu trách nhiệm … Chính thế, người ngày nhận thấy rõ vai trò văn Họ biết giữ lại văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng cần thiết văn trở thành tài sản quý báu để lưu truyền cho đời sau Xã hội ngày phát triển, nhu cầu trao đổi thơng tin người ngày cao hình thức văn ngày phong phú Tuy nhiên, não người có giới hạn, họ nhớ thông tin ghi chép lại Con người cần nghĩ cách lưu giữ giấy tờ Cơng tác lưu trữ đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưu giữ văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động xã hội loài người Trong hoạt động quản lý hàng ngày quan, nói rằng, tài liệu lưu trữ ln ln hình thành q trình hoạt động quan Trong quan nay, tài liệu lưu trữ có vai trị sau: - Cung cấp xác thơng tin giúp quan đề chủ trương, sách, biện pháp công tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn mang tính khả thi cao - Cung cấp thông tin, số liệu, giúp quan xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác ngắn hạn, dài hạn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Cung cấp số liệu giúp quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua giai đoạn khác - Giúp quan giải vấn đề chế độ sách cán bộ, nhân viên (lương, phụ cấp, bảo hiểm, chế độ cơng tác phí…) - Giúp quan giải nhu cầu đáng công dân nhu nhu cầu đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch … - Ngoài ra, tài liệu lưu trữ giúp quan tổng kết, đánh giá trình hoạt động quan thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho tầng lớp xã hội nhận biết cách sâu sắc vai trò, vị trí thành tựu mà quan hệ thống trị nước ta làm Do đó, hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu có ý nghĩa khoa học thực tiễn lớn quan, tổ chức, cá nhân ….Đối tượng nghiên cứu việc xây dựng hệ thống dự tảng Alfresco, nhằm mục đích xây dựng dịch vụ lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cho quan, tổ chức, cá nhân thông qua Internet Đạt kết nghiên cứu trình bày khóa luận sau đây, em xin trân trọng cảm ơn giúp đỡ tận tình, có hiệu thầy giáo hướng dẫn TS Trần Minh, thầy giáo Khoa Công Nghệ Thơng Tin, thầy chấm phản biện, hội đồng chấm khóa luận đặc biệt giáo viên giảng dạy môn Các Hệ Thống Thông Tin quan tâm giúp đỡ đóng góp ý kiến quý báu cho em q trình thực khóa luận Do thời gian kiến thức cịn có hạn chế, khóa luận khó tránh khỏi cịn có thiếu sót định, mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo tồn thể bạn để luận văn hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chương Tổng quan vấn đề lưu trữ, quản lý tài liệu 1.1 Vấn đề lưu trữ văn giấy Qua kết khảo sát Viện Công Nghiệp Phần Mềm Nội Dung Số Việt Nam, số lượng công văn, hồ sơ lưu chuyển đơn vị năm từ ngàn đến vài ngàn, tổng số lượng công văn lưu trữ viện hàng năm lên tới chục ngàn hồ sơ, tài liệu, văn Vấn đề với số lượng dẫn đến tính lưu động thấp với đồ sộ, nặng nề tài liệu giấy, khả truy cập, không dễ dàng tìm kiếm, xếp đánh mục cho việc tìm kiếm tốn … Xét phạm vi nhỏ, lưu trữ văn giấy khơng phải khơng có ưu điểm giấy giá thấp, tốn tiền, linh động, dễ di chuyển Giấy người bạn, đọc, viết … phạm vi qui mô lớn, giấy thiết bị lưu trữ kém, đồ sộ mà mức độ thông tin thấp, khó tìm kiếm thiếu sức mạnh máy tính, khơng dễ dàng phân loại phục hồi Tài liệu giấy lưu trữ nhiều loại hình: - Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động tổ chức quản lý quan mặt kinh tế, trị, văn hố, khoa học lĩnh vực hoạt động khác Tài liệu hành bao gồm gốc, loại tài liệu, văn kiện như: Luật, Lệ, Chiếu, Chỉ, Sắc, Dụ, Tấu, Sớ, Chương, …; loại sổ sách hình thành trình hoạt động quan thuộc triều đại phong kiến như: sổ hộ tịch, sổ địa bạ, sổ duyệt tuyển Ngày nay, tài liệu hành bao gồm loại Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thơng báo, Cơng văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Biên … Đây loại hình tài liệu có nội dung phong phú (chúng phản ánh tất lĩnh vực đời sống xã hội) có khối lượng lớn thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Khối lượng tài liệu ngày tăng lên theo phát triển xã hội - Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh cơng trình nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất Loại hình tài liệu bao gồm loại vẽ, thiết kế thi cơng cơng trình xây dựng bản; vẽ, thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; Các loại đồ, LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm dò địa chất (Báo cáo khảo sát địa chất)… Đây loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành khơng ngừng tăng lên theo phát triển Khoa học kỹ thuật - Tài liệu nghe nhìn (TL ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình, ): Là tài liệu sản sinh hoạt động quan văn hóa, thơng tin tuyên truyền; quan quản lý nhà nước Các quan nghiệp vụ quan nghiên cứu khoa học, người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh vật liệu mà mang tin, nộp lưu vào viện; kho lưu trữ theo chế độ định gọi tài liệu lưu trữ nghe nhìn Tài liệu nghe nhìn loại tài liệu đặc biệt hình thức lẫn nội dung mang tin, loại tài liệu bao gồm: + Tài liệu ảnh + Tài liệu phim điện ảnh: + Tài liệu ghi âm: … - Tài liệu điện tử Theo Keneth Thibodeau (Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ Quốc gia Mỹ) thì: Tài liệu lưu trữ tài liệu bảo quản dạng đặc biệt đọc, xử lý in máy vi tính Trong “Thuật ngữ lưu trữ quốc tế” Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất năm 1988 định nghĩa: Tài liệu điện tử coi dạng tài liệu đọc máy Loại tài liệu lập dạng mã hoá vật mang tin đĩa từ, băng từ, thẻ đục lỗ mà nội dung chúng tiếp cận máy vi tính Như thấy có nhiều khái niệm tài liệu điện tử Theo Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương thì: Tài liệu lưu trữ điện tử phận tài liệu điện tử có giá trị chính, phản ánh chân thực hoạt động quan, tổ chức cá nhân bảo quản với mục đích phục vụ nhu cầu xã hội trước mắt lâu dài Hiện nay, tài liệu điện tử nước ta chưa nhiều trước hội thách thức mở ra, ta bước đầu quan tâm đến lưu trữ tài liệu điện tử Nó có ý nghĩa việc thành lập phủ điện tử , giảm phiền hà sai sót việc quản lý hành cấp sổ đỏ, giấy đóng thuế … LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hình 34 Khơng gian User Homes - Tạo người dùng Trước thêm người dùng mới, bạn cần biết rõ thông tin sau người dùng: + Họ tên + Địa email + Địa công ty + Username + Password + Home space name Trong không gian bất kỳ, click vào nút administration console toolbar hình đây: Hình 35 Giao diện Manage System Users 67 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trong administration console Click vào Manage System Users Trong The Manage System Users, click vào Create User Trong New User Wizard, bạn nhìn thấy danh sách bước tạo user Hình 36 Giao diện bước tạo người dùng Khi hoàn thành bước trên, nhấn finish để hồn tất việc tạo user - Tìm kiếm người dùng tồn Trong không gian bất kỳ, click vào nút Administration Console toolbar, vào phần quản lý người dùng, để hiển thị tất user, click vào Show all 68 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hình 37 Giao diện hiển thị thơng tin tất người dùng Từ việc hiển thị tất user trên, bạn Sửa chi tiết người dùng hay Xóa người dùng thay đổi password họ Quản lý nhóm người dùng - Tạo nhóm nhóm Trong khơng gian bất kỳ, click vào nút administration console toolbar hình Trong administration console Click vào Manage System Users Trong The Manage System Users, click vào Create Group Hình 38 Giao diện tạo nhóm 69 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đặt tên nhóm vào ấn Create Group Sau tạo xong nhóm, bạn Thêm người dùng vào nhóm, Rời người dùng khỏi nhóm, tạo Sub_Group hình Quản lý phân quyền - Mỗi người dùng (User) có quyền khác với thư mục (space) khác Hệ thống cung cấp quyền là: Consumer (Khách viếng thăm) Editor (Biên tập viên) Contributor (Người tham gia) Collaboration (Cộng tác viên) Coordinator (Điều hợp viên) Sau bảng mô tả quyền hạn quyền trên: Nếu bạn có quyền Coordinator với thư mục đó, bạn mời (invite) User khác làm Consumer (Khách viếng thăm), Editor (Biên tập viên), Contributor (Người tham gia), Collaboration (Cộng tác viên) hay Coordinator (Điều hợp viên) với thư mục cách + Trong thư mục bạn làm Coordinator (Điều hợp viên), chọn More Actions > Manage Space User, Manage Space User, chọn Invite 70 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hình 39 Giao diện quản lý không gian + Trong Invite Users Wizard, bấm nút Search để tìm User Group muốn Invite, danh sách User/Group tìm thấy, bạn chọn User Group Quyền cần cấp cho họ ấn nút Add to list Sau nhấn nút Next Hình 40 Giao diện phân quyền cho người dùng + Ở bước thứ 2, bạn muốn gửi email thông báo cho người bạn muốn mời chọn Yes, cịn khơng muốn chọn No Sau ấn nút Next 71 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Ở bước thứ 3, chọn Finish để hoàn thành việc cấp quyền cho User Group + Để biết thư mục bạn sở hữu có quyền liên quan, bạn vào thư mục đó, chọn More Actions > Manage Space User (Khung màu đỏ User Group quyền họ Hình 41 Giao diện hiển thị người dùng nhóm liên quan tới thư mục 72 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ lục 3: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU SỐ ****************** Giới thiệu - Hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu số xây dựng tảng phần mềm mã nguồn mở Alfresco, phát triển để phù hợp với công việc lưu trữ quản lý tài liệu số Viện Công Nghiệp Phần Mềm Và Nội Dung Số Việt Nam - Hệ thống chạy Web, nên cần bạn có trình duyệt Web Internet Explorer, FireFox, Google Chrome, Flock … truy cập sử dụng cách dễ dàng Ở hướng dẫn sử dụng này, xin trình bày trình duyệt Web FireFox - Với hệ thống này, bạn lưu trữ quản lý tài liệu dễ dàng tạo tài liệu nó, upload tài liệu có sẵn lên hệ thống download tài liệu về, view tài liệu, tìm kiếm tài liệu … Sử dụng 2.1 Đăng nhập hệ thống - Mỗi người dùng cung cấp tài khoản bao gồm Username Password Để đăng nhập vào hệ thống, bạn bật FireFox lên, truy cập vào địa chỉ: http://diachi_IP:8080/alfresco Nếu lần bạn đăng nhập vào hệ thống, bạn Guest, bạn chọn Logout để đăng xuất Hình 42 Giao diện lần đăng nhập (Guest) 73 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Màn hình đăng nhập xuất cho phép bạn nhập Username Password Sau nhập Username Password, bạn chọn ngơn ngữ English tiếng việt ( ngôn ngữ tiếng Việt q trình hồn thiện nên tạm thời xin khuyến cáo nên chọn ngôn ngữ English) Kết thúc ấn login để đăng nhập hệ thống Hình 43 Giao diện đăng nhập 2.2 Các thư mục (Space) - Khi đăng nhập hệ thống thành công, bạn vào không gian Viện (company_home) - Mỗi người dùng (User) có thư mục riêng nằm NISCI > Thư mục cá nhân > [Tên user] 2.3 Cách tạo tài liệu hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu - Hệ thống hỗ trợ cho việc tạo trực tiếp file dạng HTML, plain text XML + Trong thư mục bạn muốn tạo tài liệu ( có quyền tạo tài liệu), bạn chọn Create > Create Content + Trong Create Content Wizard, bạn gõ name (tên), Type (loại), Content Type (loại nội dung) Sau ấn Next 74 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hình 44 Giao diện bước tạo nội dung dạng HTML, XML, plain text + Ở bước thứ form cho phép bạn nhập nội dung tài liệu Nhập xong bạn ấn Next Hình 45 Giao diện bước tạo nội dung dạng HTML, XML, plain text 75 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Cuối cùng, bạn ấn Finish để vào phần Modify Content Properties Hình 46 Giao diện bước tạo nội dung dạng HTML, XML, plain text + Trong Modify Content Properties, bạn thêm thông tin Title, Description, Author cho file tạo ấn OK để tạo tài liệu Hình 47 Giao diện Modify Content Properties 2.4 Cách upload tài liệu lên hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu - Nếu bạn có tài liệu giấy, bạn đưa vào máy scan để quét chuyển sang file TIFF PDF - Nếu máy bạn có file tài liệu, dạng pdf, doc, ppt … Để đưa lên lưu trữ quản lý hệ thống bạn làm theo bước sau: + Vào thư mục bạn cần upload tài liệu lên (Bạn phải có quyền upload thư mục này) Chọn Add Content 76 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Trong Add Content Dialog, chọn Browse, chọn đường dẫn tới file bạn cần upload Sau ấn OK để vào phần Modify Content Properties + Trong Modify Content Properties, bạn thêm thông tin Description, Author cho file ấn OK để upload tạo tài liệu Và file (file Create File Upload lên thư mục “LeTien” Hình 48 Giao diện file create upload 2.5 Cách download tài liệu lên hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu - Để tải file tài liệu, người dùng vào không gian chứa file đó, bấm vào nút download hình vẻ: Hình 49 Giao diện file create upload 2.6 Cách tìm kiếm tài liệu lên hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu - Để tìm kiếm file tài liệu, người dùng sử dụng chức tìm kiếm hệ thống Chức tìm kiếm nằm phía trên, góc phải giao diện hệ thống 77 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hình 50 Phần tìm kiếm tài liệu - Để tìm kiếm nâng cao, chọn Advanced Search hình Giao diện phần chức tìm kiếm sau: Hình 51 Giao diện tìm kiếm nâng cao - Người dùng tìm kiếm theo tên (name), nội dung (content), khơng gian (space) … 78 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2.7 Cách sử dụng WorkFlow - Mỗi thư mục có nhiều luật (Rule), tài liệu, Create hay Upload vào thư mục có luật VD: tài liệu, Create hay Upload vào thư mục Văn đến, chuyển qua thư mục Lãnh Đạo để chờ xét duyệt Khi đó, thư mục Văn đến có luật “Chờ xét duyệt”, chọn luật này, tài liệu copy move sang thư mục Lãnh Đạo Cách làm đơn giản sau: + User letien upload file Baocao_24_02_2009.doc lên thư mục Văn Bản Đến (user letien Coordinator thư mục Văn Bản Đến) Sau chọn More Actions > Xin phê duyệt hình vẽ sau: Hình 52 Giao diện xử lý tài liệu Khi tài liệu Move sang thư mục Viện Trưởng + User minhhl vào thư mục Viện Trưởng (user minhhl Coordinator thư mục Viện Trưởng) thấy xuất file Baocao_24_02_2009.doc, lúc User 79 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com có lựa chọn, phê duyệt file move tới thư mục Phát Hành, khơng phê duyệt file move thư mục Văn Bản Đến Hình 53 Giao diện xử lý tài liệu - Trên ví dụ đơn giản cho bạn đọc dễ hiểu cách sử dụng WorkFlow Còn nhiều luật tạo để phục vụ cho việc lưu trữ quản lý tài liệu số 80 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến [2] Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) v/v hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư, lưu trữ [3] Michael Farman Alfresco in an hour [4] Munwar Shariff Packt Alfresco Enterprise Content Management, 12/2006 Implementation [5] Trang Web: http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system [6] Trang Web: http://wiki.alfresco.com [7] Trang Web: http://www.laserfiche.com/ [8] Trang Web: http://www.openkm.com/ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... HÀNGHỆ NỘI TRƯỜNG ĐẠIQUỐC HỌC CÔNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ • Lê Tiến Lê Tiến NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU... sử hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu 1.4.3 Thành phần hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu 1.5 Giới thiệu số công nghệ giải pháp 10 Chương Xây dựng hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu. .. đính nhãn tài liệu Vd: Ngày tài liệu lưu trữ, tên người dùng lưu trữ nó… - Tích hợp: Tích hợp hệ thống quản lý tài liệu vào ứng dụng khác, người sử dụng tải tài liệu hệ thống quản lý tài liệu, thay