NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG CHƯƠNG TRÌNH HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BẤT THƯỜNG (Ngày 28 tháng 12 năm 2021)

NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2021 CHƯƠNG TRÌNH HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BẤT THƯỜNG (Ngày 28 tháng 12 năm 2021) Hình thức tổ chức họp: Trực tuyến NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH STT I THỦ TỤC KHAI MẠC Cổ đông/người đại diện theo ủy quyền cổ đông truy cập trực tiếp vào hệ thống EzGSM trang thông tin điện tử https://ezgsm.fpts.com.vn Cổ đông/người đại diện theo ủy quyền cổ đông truy cập trang để đăng ký tham dự họp bỏ phiếu, thông tin đăng nhập Kienlongbank gửi Thư mời họp tới cổ đông II NGHI THỨC VÀ THỦ TỤC HỌP Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần tham dự họp Báo cáo kết thẩm tra tư cách cổ đông tham dự họp Giới thiệu danh sách biểu thông qua: + Danh sách thành viên Chủ tọa đoàn + Danh sách thành viên Ban Kiểm phiếu + Chương trình họp + Quy chế Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến bỏ phiếu điện tử + Quy chế ứng cử, đề cử bầu bổ sung thành viên HĐQT, thành viên BKS KienlongBank nhiệm kỳ 2018 – 2022 Mời Chủ tọa đoàn vào bàn làm việc Chủ tọa đoàn định Ban Thư ký mời Ban Thư ký vào bàn làm việc III CHƯƠNG TRÌNH HỌP Phát biểu khai mạc Trình bày nội dung Tờ trình: + Tờ trình việc kế hoạch niêm yết cổ phiếu KienlongBank Sở giao dịch chứng khốn + Tờ trình việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ KienlongBank + Tờ trình việc chấm dứt thực Nghị số 03/NQ-ĐHĐCĐ ngày 14/7/2021 Đại hội đồng cổ đông Ngân hàng TMCP Kiên Long việc thay đổi tên viết tắt tiếng Anh Ngân hàng TMCP Kiên Long + Tờ trình việc miễn nhiệm chức danh thành viên HĐQT Ngân hàng TMCP Kiên Long nhiệm kỳ 2018 – 2022 + Tờ trình việc bầu bổ sung thành viên HĐQT, thành viên BKS nhiệm kỳ 2018 – 2022 Trang 1/2 Signature Not Verified Ký bởi: NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KIÊN LONG Ký ngày: 21/12/2021 14:58:19 NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH STT Thảo luận nội dung mục Biểu thông qua nội dung mục Công bố kết kiểm phiếu biểu nội dung mục Hướng dẫn bầu dồn phiếu - Bỏ phiếu bầu bổ sung thành viên HĐQT nhiệm kỳ 2018 – 2022 - Bỏ phiếu bầu bổ sung thành viên BKS nhiệm kỳ 2018 – 2022 Công bố kết kiểm phiếu bầu bổ sung thành viên HĐQT, thành viên BKS Tặng hoa thành viên HĐQT không tham gia thành viên HĐQT nhiệm kỳ 2018 – 2022 10 Tặng hoa chúc mừng thành viên HĐQT, thành viên BKS vừa trúng cử 11 Phát biểu đạo đại diện Ngân hàng Nhà nước 12 Chủ tọa đoàn tiếp thu ý kiến đạo của Ngân hàng Nhà nước IV TỔNG KẾT VÀ BẾ MẠC Thông qua Biên ho ̣p Phát biểu bế mạc BAN TỔ CHỨC Trang 2/2 NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG Số: /QĐ-ĐHĐCĐ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến bỏ phiếu điện tử ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KIÊN LONG - Căn Luật Các tổ chức tín dụng số 47/2010/QH12 ngày 16/06/2010; Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Các tổ chức tín dụng số 17/2017/QH14 ngày 20/11/2017; - Căn Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020; - Căn Điều lệ Ngân hàng TMCP Kiên Long; - Căn Nghị số _/NQ-ĐHĐCĐ ngày 28/12/2021 Đại hội đồng cổ đông bất thường QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến bỏ phiếu điện tử ” Ngân hàng TMCP Kiên Long Điều Toàn thể cổ đơng, cá nhân, quan, tổ chức có liên quan trực thuộc Ngân hàng TMCP Kiên Long có trách nhiê ̣m thi hành Quyế t đinh ̣ này Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 28/12/2021 TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Nơi nhận: - NHNN, UBCK NN (để báo cáo); - NHNN – CN Kiên Giang (để báo cáo); - Sở Giao dịch CK HN (để báo cáo); - Như Điều (để thực hiện); - Lưu VP HĐQT Trần Thị Thu Hằng Quy chế Tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử QUY CHẾ TỔ CHỨC CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN VÀ BỎ PHIẾU ĐIỆN TỬ (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-ĐHĐCĐ ngày 28 tháng 12 năm 2021 Đại hội đồng cổ đông Ngân hàng TMCP Kiên Long) CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng điều chỉnh phạm vi áp dụng Đối tượng điều chỉnh: Quy chế quy định việc: a Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông bất thường có sử dụng phương tiện trực tuyến (họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và/hoặc kết hợp họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến họp Đại hội đồng cổ đông trực tiếp) Ngân hàng TMCP Kiên Long diễn vào ngày 28/12/2021 b Thực bỏ phiếu điện tử họp Đại hội đồng cổ đông Ngân hàng TMCP Kiên Long theo điểm a khoản Điều Phạm vi áp dụng: Quy chế áp dụng tồn cổ đơng, cá nhân, quan, tổ chức có liên quan thuộc Ngân hàng TMCP Kiên Long Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: KienlongBank: Là Ngân hàng TMCP Kiên Long ĐHĐCĐ: Là Đại hội đồng cổ đông HĐQT: Là Hội đồng quản trị BKS: Là Ban kiểm soát Ban Tổ chức: Là Ban Tổ chức họp ĐHĐCĐ Cổ đông: Là tổ chức cá nhân sở hữu cổ phần KienlongBank đăng ký tên sổ đăng ký cổ đông KienlongBank Người đại diện theo ủy quyền: Là người Cổ đông ủy quyền tham dự thực quyền Cổ đông họp ĐHĐCĐ Trong Quy chế này, định nghĩa Cổ đông Người đại diện theo ủy quyền gọi chung Cổ đông Cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến/Cuộc họp trực tuyến/Phiên họp trực tuyến: Là họp ĐHĐCĐ tổ chức hình thức trực tuyến, Cổ đơng tham gia họp ĐHĐCĐ qua mạng internet và/hoặc phương tiện, ứng dụng công nghệ thông tin để thực quyền thảo luận, biểu quyết, bầu cử Hệ thống trực tuyến: Là tổng hợp sở hạ tầng kỹ thuật để tổ chức, vận hành họp ĐHĐCĐ, thực việc bỏ phiếu điện tử, KienlongBank lựa chọn thông báo nhằm cung cấp cho Cổ đông công cụ để thực quyền tham dự họp trực tuyến, thực bỏ phiếu điện tử họp Lưu hành nội Trang 1/10 Quy chế Tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử 10 Phương tiện điện tử: Là phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự 11 Bỏ phiếu điện tử: Là hình thức Cổ đơng thực biểu quyết/bầu cử thông qua Hệ thống trực tuyến 12 Thời gian mở Hệ thống trực tuyến: Là thời điểm bắt đầu để Cổ đơng truy cập, đăng nhập tham dự họp trực tuyến, đọc tài liệu thực bỏ phiếu điện tử 13 Bầu dồn phiếu: Là hình thức biểu bầu thành viên HĐQT, thành viên BKS Theo Cổ đơng có tổng số phiếu biểu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu/đại diện (trong trường hợp Cổ đông Người đại diện theo ủy quyền) nhân với số thành viên bầu HĐQT BKS Cổ đơng có quyền dồn hết tổng số phiếu bầu cho ứng cử viên 14 Bầu dồn đều: Là cách thực phương thức bầu dồn phiếu mà Cổ đông chia số phiếu bầu cho nhiều ứng cử viên tương ứng 15 Bầu ghi số: Là cách thực phương thức bầu dồn phiếu mà Cổ đông ghi cụ thể số phiếu bầu cho ứng cử viên đảm bảo tổng số phiếu bầu ứng cử viên bầu tổng số phiếu bầu Cổ đông CHƯƠNG II QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều Điều kiện tham dự họp ĐHĐCĐ Các Cổ đông sở hữu cổ phần KienlongBank ngày đăng ký cuối để thực quyền Cổ đông theo danh sách Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam (VSD) cung cấp có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ ủy quyền cho người khác tham dự họp ĐHĐCĐ Cổ đơng thực việc ủy quyền tồn phần số cổ phần cho người khác thay mặt tham dự họp ĐHĐCĐ Việc ủy quyền có hiệu lực pháp lý đáp ứng tất điều kiện sau: a Cổ đông điền đầy đủ thông tin Giấy ủy quyền (theo mẫu KienlongBank quy định Bộ luật Dân sự); b Giấy ủy quyền có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu tổ chức) bên ủy quyền c Bản gốc Giấy ủy quyền gửi KienlongBank chậm trước ngày quy định Thông báo dự họp theo hình thức sau: - Theo địa chỉ: Văn phịng HĐQT - Ngân hàng TMCP Kiên Long, địa chỉ: số 98108A Cách Mạng Tháng Tám, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh - Gửi qua hộp thư điện tử: vphd@kienlongbank.com - Các hình thức khác quy định Thông báo mời họp Điều Quyền nghĩa vụ Cổ đông tham dự họp Tham dự họp ĐHĐCĐ bỏ phiếu tất vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ theo quy định Điều lệ KienlongBank theo quy định pháp luật Có quyền phát biểu ý kiến, thảo luận trực tiếp họp ĐHĐCĐ Lưu hành nội Trang 2/10 Quy chế Tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử Tuân theo hướng dẫn, điều hành Chủ tọa Ban Tổ chức họp ĐHĐCĐ Tập trung nghiên cứu tài liệu tham gia đóng góp ý kiến Mọi phát biểu phiên họp phải mang tính chất góp ý xây dựng lợi ích chung KienlongBank; khơng đả kích, xúc phạm; khơng dùng lời lẽ kích động, có hành vi cản trở, gây rối trật tự; góp ý phải hình thức quy định, cụ thể: a Với hình thức tham dự trực tiếp: Cổ đơng đăng ký phát biểu Phiếu đóng góp ý kiến Chủ tọa mời b Với hình thức tham dự trực tuyến: Cổ đơng gửi câu hỏi thảo luận, phát biểu theo hình thức theo quy định Thông báo mời họp gửi trực tiếp thông qua giao diện Hệ thống EzGSM (chức Hỗ trợ trực tuyến) Cổ đông tham gia họp ĐHĐCĐ sau thời điểm phiên họp khai mạc đăng ký có quyền biểu sau thực xong thủ tục đăng ký theo hướng dẫn Ban Tổ chức, trường hợp này, hiệu lực nội dung biểu trước khơng thay đổi Cổ đơng biểu vấn đề theo tiến trình Đại hội Các quyền nghĩa vụ khác: a Cổ đông phải tự trang bị thiết bị, cơng nghệ nghe, nhìn phù hợp theo tài liệu hướng dẫn Ban Tổ chức để kết nối với hệ thống trực tuyến họp b Thực theo tài liệu hướng dẫn Ban Tổ chức liên quan đến họp trực tuyến tham dự bỏ phiếu phương thức điện tử c Đồng ý để KienlongBank cung cấp liệu thông tin Cổ đơng cho Bên thứ ba có liên quan cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến triển khai bỏ phiếu điện tử Khi thuê bên thứ ba cung cấp dịch vụ, Ban Tổ chức họp phải áp dụng biện pháp hợp lý để Bên thứ ba phải có trách nhiệm bảo mật thơng tin Cổ đông theo quy định nội KienlongBank theo quy định pháp luật d Cổ đông phải có trách nhiệm bảo mật thơng tin truy cập để đảm bảo có Cổ đơng có quyền thực việc bỏ phiếu hệ thống bỏ phiếu điện tử Kết bỏ phiếu Cổ đông hệ thống bỏ phiếu điện tử coi định cuối Cổ đông Cổ đông chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước KienlongBank kết bỏ phiếu điện tử thực Cổ đông Hệ thống trực tuyến e Cổ đông phải thông báo cho Ban Tổ chức để kịp thời xử lý phát tên đăng nhập, mật và/hoặc yếu tố định danh khác bị mất, đánh cắp, bị lộ, nghi bị lộ cách liên hệ với Ban Tổ chức để thực khóa tên truy cập, thiết bị bảo mật Cổ đông phải chịu trách nhiệm thiệt hại, tổn thất rủi ro khác xảy trước thời điểm Ban Tổ chức nhận thông báo Cổ đông nguyên nhân Cổ đông Điều Ban Tổ chức họp ĐHĐCĐ Ban Tổ chức họp ĐHĐCĐ quan Người triệu tập họp ĐHĐCĐ thành lập, số lượng thành phần Ban Tổ chức Người triệu tập họp định, trừ trường hợp Điều lệ KienlongBank pháp luật có quy định khác Ban Tổ chức có trách nhiệm sau đây: a Thực công việc quy định Quy chế Lưu hành nội Trang 3/10 Quy chế Tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử b Hướng dẫn làm đầu mối giải đáp thắc mắc Cổ đông công tác tổ chức, việc đăng ký tham dự vấn đề có liên quan khác họp ĐHĐCĐ c Chuẩn bị phương tiện điện tử, sở vật chất đảm bảo cho công tác tổ chức họp ĐHĐCĐ d Thực công việc khác phân công theo quy định Điều lệ KienlongBank Điều Chủ tọa, Chủ tọa đoàn Ban Thư ký Chủ tọa: a Chủ tọa họp ĐHĐCĐ thành lập theo quy định Điều lệ KienlongBank theo quy định pháp luật b Hỗ trợ Chủ tọa điều khiển phiên họp thành viên khác Chủ tọa đồn ĐHĐCĐ biểu thơng qua c Chủ tọa Chủ tọa đồn có quyền nghĩa vụ sau: - Chủ tọa đoàn điều hành họp ĐHĐCĐ theo Quy chế nội dung chương trình làm việc ĐHĐCĐ thơng qua - Quyết định Chủ tọa đoàn vấn đề trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình họp mang tính phán cao - Chủ tọa có quyền thực biện pháp cần thiết để điều khiển họp ĐHĐCĐ cách hợp lý, có trật tự, theo chương trình họp ĐHĐCĐ thơng qua phản ánh mong muốn đa số Cổ đông dự họp - Chủ tọa có quyền tạm hỗn họp ĐHĐCĐ có đủ số Cổ đơng đăng ký dự họp theo quy định đến địa điểm khác thay đổi địa điểm, phương thức họp trường hợp sau đây:  Cổ đơng dự họp có hành vi cản trở, gây rối trật tự, có nguy làm cho họp không tiến hành cách công hợp pháp  Các phương tiện thông tin địa điểm họp không đảm bảo cho Cổ đông tham dự họp tham gia, thảo luận bỏ phiếu Thời gian hỗn tối đa khơng 03 (ba) ngày, kể từ ngày họp dự định khai mạc Ban Thư ký: Ban Thư ký gồm người Chủ tọa định thực chức năng: a Ghi chép Biên diễn biến họp b Tổng hợp ý kiến Cổ đơng q trình diễn họp trực tuyến gửi cho Chủ tọa đoàn c Dự thảo Biên họp Nghị ĐHĐCĐ d Hỗ trợ công việc khác theo phân công Chủ tọa đoàn Điều Ban Kiểm tra tư cách Cổ đông Ban Kiểm tra tư cách Cổ đông phận giúp việc Ban Tổ chức Số lượng thành phần Ban Kiểm tra tư cách Cổ đông Ban Tổ chức định Ban Kiểm tra tư cách Cổ đông thực hiện: Lưu hành nội Trang 4/10 Quy chế Tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử a Kiểm tra tư cách Cổ đông tham dự họp ĐHĐCĐ b Báo cáo trước ĐHĐCĐ kết kiểm tra tư cách Cổ đông tỷ lệ Cổ đông tham dự họp, tham gia bỏ phiếu điện tử c Thực công việc khác theo Điều lệ KienlongBank Ban Kiểm tra tư cách Cổ đơng có quyền thành lập phận giúp việc để hoàn thành nhiệm vụ Điều Ban Kiểm phiếu Ban Kiểm phiếu gồm người Chủ tọa đề cử ĐHĐCĐ thông qua Ban Kiểm phiếu thực hiện: a Hướng dẫn Cổ đông cách thức, thể lệ biểu quyết, bầu cử b Kiểm phiếu công bố kết kiểm phiếu biểu quyết, bầu cử trước ĐHĐCĐ c Thực công việc khác theo Điều lệ KienlongBank Ban Kiểm phiếu có quyền thành lập phận giúp việc để hoàn thành nhiệm vụ Điều Điều kiện tiến hành họp ĐHĐCĐ Việc triệu tập, lập Danh sách Cổ đông, gửi thư mời họp tài liệu kèm theo phải thực theo Điều lệ KienlongBank theo quy định pháp luật Cổ đông tham dự họp ĐHĐCĐ phải đạt tỷ lệ theo quy định Điều lệ KienlongBank theo quy định pháp luật Ban Kiểm tra tư cách Cổ đông xác định tỷ lệ tham dự họp làm để ĐHĐCĐ tiến hành họp xác định tỷ lệ bỏ phiếu dựa tổng số Cổ đông tham dự theo quy định Các quy định khác: a Việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến có giá trị pháp lý họp ĐHĐCĐ trực tiếp Hình thức bỏ phiếu điện tử có giá trị pháp lý hình thức bỏ phiếu họp trực tiếp b Hệ thống trực tuyến phải đáp ứng điều kiện sau: - Đường truyền địa điểm phải liên tục, ổn định Trường hợp bị gián đoạn địa điểm Ban Tổ chức Chủ tọa đồn phải tóm tắt lại phần bị gián đoạn - Địa điểm phải đảm bảo điều kiện âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, phương tiện điện tử trang thiết bị khác theo yêu cầu tính chất họp Ban Tổ chức phải bố trí thiết bị dự phịng để cơng tác tổ chức diễn xuyên suốt, hạn chế trường hợp dẫn đến gián đoạn - Đảm bảo an tồn thơng tin, bí mật tài khoản truy cập (nếu có) Dữ liệu điện tử họp ĐHĐCĐ, liệu phiếu biểu quyết, phiếu bầu cử phải lưu giữ, bảo mật, trích xuất từ hệ thống có đầy đủ thơng tin liên quan để tổng hợp Biên họp - Ban Tổ chức phải bố trí đường dây nóng kênh hỗ trợ trực tuyến để tiếp nhận vướng mắc hỗ trợ Cổ đông trước, diễn họp trực tuyến Thông tin kênh hỗ trợ Cổ đông phải Ban Tổ chức thông báo tài liệu hướng dẫn họp Lưu hành nội Trang 5/10 Quy chế Tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử Điều 10 Xác nhận tư cách Cổ đông ghi nhận tham dự họp ĐHĐCĐ trực tuyến Cổ đông check-in/truy cập vào hệ thống họp ĐHĐCĐ trực tuyến trang thông tin điện tử https://ezgsm.fpts.com.vn đăng nhập tài khoản KienlongBank gửi Thư mời họp tới Cổ đông để tham dự họp xác nhận tư cách Cổ đông tham dự họp Hướng dẫn thao tác đăng nhập minh họa giao diện hình họp trực tuyến tham khảo văn hướng dẫn đính kèm theo tài liệu họp (đăng tải Website thức KienlongBank: https://www.kienlongbank.com, mục: Nhà đầu tư – Cổ đông  Đại hội đồng cổ đông) Ban Tổ chức họp ĐHĐCĐ phải gửi tài liệu hướng dẫn đăng ký tham dự họp trực tuyến, hướng dẫn bỏ phiếu điện tử kèm theo tài liệu họp cho Cổ đông theo thời gian quy định Cổ đông Hệ thống trực tuyến ghi nhận tham dự họp ĐHĐCĐ trực tuyến Cổ đơng thực truy cập vào Hệ thống trực tuyến thông tin KienlongBank xác thực thực xác nhận “Tán thành”/ “Không tán thành” nội dung “Tôi đồng ý tham dự họp ĐHĐCĐ bất thường Ngân hàng TMCP Kiên Long theo hình thức trực tuyến/bỏ phiếu điện tử” giao diện Hệ thống trực tuyến Kết hệ thống ghi nhận “Tán thành”/ “Không tán thành” sở để xác định tỷ lệ Cổ đông biểu tiến hành họp trực tuyến bỏ phiếu điện tử, đảm bảo họp hợp pháp, hợp lệ đủ điều kiện theo quy định pháp luật Trường hợp Cổ đông đăng nhập vào hệ thống sau thời điểm Ban Kiểm tra tư cách Cổ đông báo cáo trước Đại hội kết thẩm tra tư cách Cổ đông, Cổ đông ghi nhận tham dự họp ĐHĐCĐ trực tuyến hồn thành bỏ phiếu (01) lần biểu quyết/bầu cử hệ thống Việc Cổ đông tham dự ĐHĐCĐ trực tuyến, thực bỏ phiếu trực tuyến thông qua Hệ thống trực tuyến xem Cổ đơng trực tiếp tham dự họp bỏ phiếu Kết bỏ phiếu điện tử có giá trị để tính tỷ lệ nêu khoản Điều tỷ lệ thông qua định thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ, Cổ đông chịu trách nhiệm kết biểu Hệ thống trực tuyến mở để ghi nhận Cổ đông đăng ký tham dự họp ĐHĐCĐ trực tuyến trước thời điểm khai mạc phiên họp 24 (hai mươi bốn) so với thời gian dự kiến chương trình họp khoản thời gian khác sớm theo Thông báo KienlongBank gửi cho Cổ đông Các trường hợp xem Cổ đông không tham dự họp trực tuyến: a Cổ đông không cung cấp thông tin gửi phản hồi KienlongBank để xác nhận tham dự xác thực tư cách Cổ đông theo yêu cầu b Cổ đông không đăng nhập vào Hệ thống trực tuyến theo quy định Điều c Cổ đông đăng nhập vào Hệ thống trực tuyến không bỏ phiếu nội dung bỏ phiếu tính đến hết thời điểm bỏ phiếu Điều 11 Thảo luận họp ĐHĐCĐ Nguyên tắc: a Việc thảo luận thực thời gian Chủ tọa hướng dẫn thuộc phạm vi nội dung trình bày chương trình ĐHĐCĐ trực tuyến Lưu hành nội Trang 6/10 Quy chế Tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử b Chỉ có Cổ đơng tham gia thảo luận c Cổ đơng phát biểu, góp ý trực tiếp với ĐHĐCĐ thơng qua hệ thống hình ảnh, âm kết nối với Ban Tổ chức thông qua hệ thống tiếp nhận ý kiến khác d Ban Thư ký họp có trách nhiệm tổng hợp nội dung thảo luận Cổ đông, xếp theo thứ tự đăng ký chuyển đến cho Chủ tọa Giải đáp ý kiến Cổ đông: a Trên sở nội dung thảo luận Cổ đông, Chủ tọa thành viên Chủ tọa đoàn Chủ tọa định giải đáp ý kiến Cổ đông b Trường hợp giới hạn thời gian tổ chức, câu hỏi chưa trả lời trực tiếp họp KienlongBank trả lời văn gửi đến Cổ đông Điều 12 Bỏ phiếu họp ĐHĐCĐ Quy định chung: a Ban Kiểm phiếu có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn Cổ đông cách thức, thể lệ bỏ phiếu điện tử theo Thể lệ bỏ phiếu quy định Điều b Trường hợp Cổ đông gặp trục trặc việc bỏ phiếu Hệ thống trực tuyến liên hệ số hotline theo thông báo Ban Tổ chức để hướng dẫn, hỗ trợ hoàn thành thủ tục bỏ phiếu điện tử Kể từ thời điểm Hệ thống đóng nội dung bỏ phiếu, Cổ đơng khơng có quyền thay đổi nội dung bỏ phiếu, kết bỏ phiếu Cổ đông ghi nhận Hệ thống theo Tài khoản truy cập kết cuối không phép khiếu nại/khiếu kiện liên quan đến kết c Cổ đông check-in/truy cập vào hệ thống họp ĐHĐCĐ trực tuyến trang thông tin điện tử https://ezgsm.fpts.com.vn đăng nhập tài khoản KienlongBank gửi Thư mời họp tới Cổ đông để tham dự họp thực quyền bỏ phiếu d Hướng dẫn thao tác bỏ phiếu minh họa giao diện hình bỏ phiếu tham khảo văn hướng dẫn đính kèm theo tài liệu họp (đăng tải Website thức KienlongBank: https://www.kienlongbank.com, mục: Nhà đầu tư – Cổ đông  Đại hội đồng cổ đông) e Ban Kiểm phiếu có trách nhiệm kiểm tra kết bỏ phiếu để tổng hợp kết Kết kiểm phiếu công bố trước bế mạc phiên ho ̣p, trường hợp có ý kiến thắc mắc kết bỏ phiếu, Chủ tọa xem xét định phiên ho ̣p f Các phiếu biểu quyết, phiếu bầu cử sau coi phiếu không thu về: - Phiếu biểu quyết, phiếu bầu cử không hệ thống ghi nhận - Phiếu biểu quyết, phiếu bầu cử sau thời điểm kết thúc bỏ phiếu điện tử theo quy định g Trường hợp Cổ đông hệ thống ghi nhận tham dự họp ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử, Cổ đơng khơng hồn thành việc bỏ phiếu với lần biểu quyết/bầu cử thời hạn quy định theo tun bố Chủ tọa Cổ đơng coi khơng tham gia bỏ phiếu lần đó, phiếu biểu quyết/bầu cử tính phiếu khơng thu Cổ đơng có quyền bỏ phiếu với nội dung biểu quyết/bầu cử hiệu lực hệ thống Thể lệ biểu quyết: a Nguyên tắc biểu quyết: Lưu hành nội Trang 7/10 Quy chế Tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử KienlongBank, bao gồm số liệu, liệu, hồ sơ/chứng từ thực điện tử truy xuất từ hệ thống trực tuyến giấy (nếu có) CHƯƠNG III ̀ ĐIÊU KHOẢN THI HÀ NH Điều 15 Điều khoản thi hành Dữ liệu, thông tin Cổ đông tham dự họp trực tuyến đảm bảo an toàn, bảo mật dùng cho mục đích phục vụ họp ĐHĐCĐ, hỗ trợ, quản lý Cổ đơng KienlongBank Quy chế có hiệu lực thời điểm ĐHĐCĐ biểu thông qua họp ĐHĐCĐ Sửa đổi, bổ sung Quy chế: a Sau Quy chế ĐHĐCĐ thông qua lần đầu tiên, ĐHĐCĐ ủy quyền cho HĐQT thực việc điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện Quy chế để áp dụng cho họp ĐHĐCĐ có sử dụng phương tiện trực tuyến (nếu có) b Trong khn khổ Điều lệ, pháp luật cho phép phạm vi ĐHĐCĐ ủy quyền, HĐQT có trách nhiệm điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện Quy chế sở: - Tuân thủ quy định pháp luật có liên quan; - Nội dung điều chỉnh, sửa đổi phải đảm bảo cho công tác tổ chức họp ĐHĐCĐ tiến hành hợp pháp, thuận tiện, linh hoạt đảm bảo quyền lợi cho Cổ đông KienlongBank c Tồn thể Cổ đơng KienlongBank, thành viên HĐQT, thành viên BKS, Ban Điều hành, Đơn vị cán bộ, nhân viên tồn hệ thống KienlongBank có trách nhiệm thực Quy chế TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Trần Thị Thu Hằng Lưu hành nội Trang 10/10 NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2021 QUY CHẾ ỨNG CỬ, ĐỀ CỬ VÀ BẦU BỔ SUNG THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, THÀNH VIÊN BAN KIỂM SOÁT NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG NHIỆM KỲ 2018 – 2022 Kính gửi: Đại hội đồng cổ đông - Căn Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 07/6/2020; - Căn Luật Các tổ chức tín dụng (Luật Các TCTD) năm 2010 Luật Sửa đổi, bổ sung số điều Luật Các TCTD năm 2017; - Căn Thông tư số 22/2018/TT-NHNN ngày 05/9/2018 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ chấp thuận danh sách dự kiến nhân ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng phi ngân hàng chi nhánh ngân hàng nước văn sửa đổi, bổ sung liên quan; - Căn cứ Điề u lê ̣ Ngân hàng TMCP Kiên Long Quy chế ứng cử, đề cử và bầ u bổ sung thành viên Hô ̣i đồ ng quản tri ̣ (HĐQT), thành viên Ban Kiểm soát (BKS) Ngân hàng TMCP Kiên Long (KienlongBank) nhiê ̣m kỳ 2018 – 2022 ta ̣i Phiên họp Đa ̣i hô ̣i đồ ng cổ đông bất thường (Phiên họp) được thực hiê ̣n sau: Điều Đối tượng thực bầu cử Cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu đại diện theo ủy quyền cổ đơng sở hữu cổ phần có quyền biểu (theo danh sách cổ đông sở hữu cổ phần KienlongBank ngày đăng ký cuối để thực quyền cổ đông, ngày 08/11/2021) tham dự Phiên họp Điều Số lượng thành viên HĐQT, thành viên BKS bầu bổ sung Số lượng thành viên HĐQT: Số lượng thành viên HĐQT dự kiến sau bầu bổ sung đảm bảo tối đa 08 (tám) thành viên, có 01 (một) thành viên độc lập HĐQT phải có phần hai (1/2) tổng số thành viên thành viên độc lập thành viên người điều hành KienlongBank Số lượng thành viên HĐQT dự kiến bầu bổ sung là: 03 thành viên Số lượng thành viên BKS: Số lượng thành viên BKS dự kiến sau bầu bổ sung đảm bảo tối đa 05 (năm) thành viên, phải có phần hai (1/2) tổng số thành viên thành viên chuyên trách, không đồng thời đảm nhiệm chức vụ, công việc tổ chức tín dụng doanh nghiệp khác Số lượng thành viên BKS dự kiến bầu bổ sung là: 02 thành viên Điều Nhiêm ̣ kỳ của thành viên HĐQT thành viên BKS bầu bổ sung Nhiê ̣m kỳ của thành viên HĐQT bầu bổ sung là thời hạn lại nhiệm kỳ 2018 – 2022 Trang 1/8 Nhiê ̣m kỳ của thành viên BKS bầu bổ sung là thời hạn lại nhiệm kỳ 2018 – 2022 Điều Tiêu chuẩ n, điề u kiêṇ trở thành thành viên Hô ̣i đồ ng quản tri KienlongBank ̣ Theo Luật Các tổ chức tín dụng (TCTD) số 47/2010/QH12 ngày 16/6/2010 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Các TCTD số 17/2017/QH14 ngày 20/11/2017, Điều lệ KienlongBank văn quy định pháp luật có liên quan Đối với thành viên HĐQT: Thành viên HĐQT phải có đủ tiêu chuẩn điều kiện sau (Theo quy định khoản Điều 50 Luật Các TCTD năm 2010 khoản 10 Điều Luật sửa đổi, bổ sung Luật Các TCTD năm 2017): a Không thuộc đối tượng quy định khoản Điều 33 Luật Các TCTD năm 2010 khoản Điều Luật sửa đổi, bổ sung Luật Các TCTD năm 2017; b Có đạo đức nghề nghiệp; c Có đại học trở lên; d Có 03 năm người quản lý, người điều hành TCTD có 05 năm người quản lý, người điều hành doanh nghiệp hoạt động ngành tài chính, ngân hàng, kế tốn, kiểm tốn doanh nghiệp khác có vốn chủ sở hữu tối thiểu mức vốn pháp định loại hình TCTD tương ứng có 05 năm làm việc trực tiếp phận nghiệp vụ tài chính, ngân hàng, kế tốn, kiểm tốn Trong đó: Đối tượng quy định khoản Điều 33 Luật Các TCTD năm 2010 khoản Điều Luật sửa đổi, bổ sung Luật Các TCTD năm 2017: a Người thuộc đối tượng quy định khoản Điều 33 Luật Các TCTD năm 2010; b Người thuộc đối tượng không tham gia quản lý, điều hành theo quy định pháp luật cán bộ, cơng chức pháp luật phịng, chống tham nhũng; c Người chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh công ty hợp danh, Tổng giám đốc (Giám đốc), thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên Ban Kiểm soát doanh nghiệp, Chủ nhiệm thành viên Ban quản trị hợp tác xã thời điểm doanh nghiệp, hợp tác xã bị tuyên bố phá sản, trừ trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị tuyên bố phá sản lý bất khả kháng; d Người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp thời điểm doanh nghiệp bị đình hoạt động, bị buộc giải thể vi phạm pháp luật nghiêm trọng, trừ trường hợp đại diện theo đề nghị quan nhà nước có thẩm quyền nhằm chấn chỉnh, củng cố doanh nghiệp đó; đ Người bị đình chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Trưởng Ban Kiểm soát, thành viên Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc) TCTD theo quy định Điều 37 Luật Các TCTD năm 2010 bị quan có thẩm quyền xác định người có vi phạm dẫn đến việc TCTD bị thu hồi Giấy phép; e Người có liên quan thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc (Giám đốc) khơng thành viên Ban Kiểm sốt TCTD; g Người có liên quan Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên không Tổng giám đốc (Giám đốc) TCTD; Trang 2/8 h Người phải chịu trách nhiệm theo kết luận tra dẫn đến việc TCTD, chi nhánh ngân hàng nước bị xử phạt vi phạm hành lĩnh vực tiền tệ ngân hàng khung phạt tiền cao hành vi vi phạm quy định giấy phép, quản trị, điều hành, cổ phần, cổ phiếu, góp vốn, mua cổ phần, cấp tín dụng, mua trái phiếu doanh nghiệp, tỷ lệ đảm bảo an toàn theo quy định pháp luật xử lý vi phạm hành lĩnh vực tiền tệ ngân hàng Trong đó: Đối tượng quy định khoản Điều 33 Luật Các TCTD năm 2010: a Người chưa thành niên, người bị hạn chế bị lực hành vi dân sự; b Người bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành án, định hình Tòa án; c Người bị kết án tội từ tội phạm nghiêm trọng trở lên; d Người bị kết án tội xâm phạm sở hữu mà chưa xố án tích; đ Cán bộ, cơng chức, người quản lý từ cấp phòng trở lên doanh nghiệp mà Nhà nước nắm từ 50% vốn điều lệ trở lên, trừ người cử làm đại diện quản lý phần vốn góp Nhà nước TCTD; e Sỹ quan, hạ sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, cơng nhân quốc phịng quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sỹ quan, hạ sỹ quan chuyên nghiệp quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người cử làm đại diện quản lý phần vốn góp Nhà nước TCTD Đối với thành viên độc lập HĐQT: Thành viên độc lập HĐQT phải có đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định khoản Điều 50 Luật Các TCTD năm 2010, khoản 10 Điều Luật sửa đổi, bổ sung Luật Các TCTD năm 2017 (Quy định mục Thông báo này) tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định khoản Điều 50 Luật Các TCTD năm 2010 sau đây: a Không phải người làm việc cho TCTD cơng ty TCTD làm việc cho TCTD cơng ty TCTD 03 năm liền kề trước đó; b Khơng phải người hưởng lương, thù lao thường xuyên TCTD khoản phụ cấp thành viên Hội đồng quản trị hưởng theo quy định; c Khơng phải người có vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em vợ, chồng người cổ đông lớn TCTD, người quản lý thành viên BKS TCTD công ty TCTD; d Không trực tiếp, gián tiếp sở hữu đại diện sở hữu từ 1% vốn điều lệ vốn cổ phần có quyền biểu trở lên TCTD; khơng người có liên quan sở hữu từ 5% vốn điều lệ vốn cổ phần có quyền biểu trở lên TCTD; đ Không phải người quản lý, thành viên Ban Kiểm soát TCTD thời điểm 05 năm liền kề trước Đối với thành viên BKS: Thành viên BKS phải có đủ tiêu chuẩn điều kiện theo quy định khoản Điều 50 Luật Các TCTD năm 2010: a Không thuộc đối tượng quy định khoản Điều 33 Luật Các TCTD năm 2010; b Có đạo đức nghề nghiệp; Trang 3/8 c Có đại học trở lên ngành kinh tế, quản trị kinh doanh, luật, kế tốn, kiểm tốn; có 03 năm làm việc trực tiếp lĩnh vực ngân hàng, tài chính, kế tốn kiểm tốn; d Khơng phải người có liên quan người quản lý TCTD; đ Ngoài điều kiện, tiêu chuẩn quy định nêu trên, thành viên BKS KienlongBank phải tuân thủ quy định hành pháp luật có liên quan Đối với thành viên BKS chuyên trách: Thành viên BKS chuyên trách phải có đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định khoản Điều 50 Luật Các TCTD năm 2010 (Quy định mục Thông báo này) tiêu chuẩn, điều kiện sau đây: Thành viên BKS chuyên trách phải cư trú Việt Nam thời gian đương nhiệm không đồng thời đảm nhiệm chức vụ, làm việc KienlongBank, tổ chức tín dụng khác doanh nghiệp khác Điều Quyề n ứng cử, đề cử thành viên Hô ̣i đồ ng quản tri ̣ Nguyên tắ c ứng cử, đề cử Cổ đơng nhóm cổ đơng sở hữu cổ phần phổ thơng thời hạn liên tục 06 (sáu) tháng với tỷ lệ sở hữu đề cử, ứng cử số lượng ứng cử viên để bầu vào HĐQT, BKS sau: a Cổ đơng nhóm cổ đông nắm giữ từ 10% đến 20% tổng số cổ phần có quyền biểu đề cử 01 (một) ứng viên; b Cổ đơng nhóm cổ đơng nắm giữ từ 20% đến 30% đề cử tối đa 02 (hai) ứng viên; c Cổ đông nhóm cổ đơng nắm giữ từ 30% đến 40% đề cử tối đa 03 (ba) ứng viên; d Cổ đơng nhóm cổ đơng nắm giữ từ 40% đến 50% đề cử tối đa 04 (bốn) ứng viên; đ Cổ đơng nhóm cổ đơng nắm giữ từ 50% đến 60% đề cử tối đa 05 (năm) ứng viên; e Cổ đơng nhóm cổ đông nắm giữ từ 60% đến 70% đề cử tối đa 06 (sáu) ứng viên; g Cổ đơng nhóm cổ đơng nắm giữ từ 70% đến 80% đề cử tối đa 07 (bảy) ứng viên; h Cổ đơng nhóm cổ đơng nắm giữ từ 80% đến 90% đề cử tối đa 08 (tám) ứng viên Trường hợp số lượng ứng cử viên cổ đơng, nhóm cổ đơng đề cử thấp số ứng cử viên mà họ quyền đề cử, số ứng cử viên lại HĐQT BKS đề cử Điều Hồ sơ tham gia ứng cử, đề cử ứng cử viên HĐQT, BKS Hồ sơ tham gia ứng cử, đề cử ứng cử viên HĐQT, BKS gồ m: Văn hồ sơ phải lập tiếng Việt Nam Văn lập nước ngồi phải hợp pháp hóa lãnh dịch sang tiếng Việt Các tiếng Việt dịch từ tiếng nước sang tiếng Việt phải quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định pháp luật Danh mục hồ sơ ứng cử, đề cử thành viên HĐQT, thành viên BKS gồm 03 hồ sơ, hồ sơ chi tiết sau: Trang 4/8 1.1 Đơn ứng cử đơn đề cử vào chức danh thành viên HĐQT, thành viên độc lập HĐQT, thành viên BKS nhiệm kỳ 2018 – 2022, cam kết ứng viên đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định Điều lệ KienlongBank pháp luật hành 1.2 Danh sách ứng cử viên (Theo mẫu đính kèm); 1.3 Lý lịch cá nhân ứng viên (Theo mẫu đính kèm); 1.4 Phiếu lý lịch tư pháp số quan có thẩm quyền cấp trước thời điểm nộp hồ sơ không tháng (mẫu số 07/2013/TT-LLTP) (Theo quy định pháp luật Việt Nam); 1.5 Bảng kê khai người có liên quan (Theo mẫu đính kèm); 1.6 Báo cáo cơng khai lợi ích liên quan (Theo mẫu đính kèm); 1.7 Bản văn bằng, chứng (được chứng thực, cơng chứng) chứng minh trình độ chun mơn ứng viên dự kiến bầu, văn người có quốc tịch Việt Nam sở giáo dục nước cấp phải Bộ Giáo dục Đào tạo công nhận theo quy định pháp luật có liên quan; 1.8 Các tài liệu chứng minh đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện nhân dự kiến giữ chức danh thành viên HĐQT, sau: a Đối với điều kiện “có 03 năm người quản lý, người điều hành tổ chức tín dụng có 05 năm người quản lý, người điều hành doanh nghiệp hoạt động ngành tài chính, ngân hàng, kế tốn, kiểm tốn”: (i) Bản Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp khơng phải tổ chức tín dụng); (ii) Nội dung Điều lệ tổ chức tín dụng, doanh nghiệp quy định người quản lý, điều hành; (iii) Văn người đại diện có thẩm quyền đơn vị nơi nhân làm việc xác nhận chức vụ thời gian đảm nhiệm chức vụ nhân văn chứng minh chức vụ thời gian đảm nhiệm chức vụ đơn vị nhân b Đối với điều kiện “có 05 năm người quản lý, người điều hành doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu tối thiểu mức vốn pháp định loại hình tổ chức tín dụng tương ứng”: (i) Nội dung Điều lệ doanh nghiệp quy định người quản lý, điều hành; (ii) Bản báo cáo tài kiểm tốn tổ chức kiểm toán độc lập doanh nghiệp nơi nhân dự kiến công tác; (iii) Văn người đại diện có thẩm quyền doanh nghiệp nơi nhân làm việc xác nhận chức vụ thời gian đảm nhiệm chức vụ nhân văn chứng minh chức vụ thời gian đảm nhiệm chức vụ doanh nghiệp nhân c Đối với điều kiện “có 05 năm làm việc trực tiếp phận nghiệp vụ tài chính, ngân hàng, kế tốn, kiểm tốn”: Văn người đại diện có thẩm quyền đơn vị nơi nhân làm việc xác nhận nhân làm việc trực tiếp phận nghiệp vụ tài chính, ngân hàng, kế toán, kiểm toán thời gian nhân làm việc phận văn chứng minh phận công tác, thời gian đảm nhận nhiệm vụ nhân phận Trang 5/8 1.9 Tài liệu chứng minh việc đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện “có 03 năm làm việc trực tiếp lĩnh vực ngân hàng, tài chính, kế tốn kiểm tốn” nhân dự kiến giữ chức danh thành viên Ban kiểm soát TCTD quy định điểm c khoản Điều 50 Luật Các TCTD: Văn người đại diện có thẩm quyền đơn vị nơi nhân làm việc xác nhận nhân làm việc trực tiếp lĩnh vực ngân hàng, tài chính, kế toán kiểm toán thời gian nhân làm việc lĩnh vực văn chứng minh lĩnh vực công tác, thời gian đảm nhận nhiệm vụ nhân lĩnh vực 1.10 Bản sổ hộ khẩu, cước công dân/chứng minh nhân dân hộ chiếu chứng thực, công chứng 1.11 Các văn khác chứng minh ứng cử viên đủ tiêu chuẩn điều kiện theo quy định Luật Các TCTD (nếu có) Hờ sơ tham gia ứng cử, đề cử ứng cử viên thành viên HĐQT, thành viên BKS gửi về : Văn phòng HĐQT – Ngân hàng TMCP Kiên Long: Số 40-42-44 Phạm Hồng Thái, phường Vĩnh Thanh Vân, Tp Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang Hoặc số 98 – 108A Cách Mạng Tháng Tám, phường Võ Thị Sáu, quận 03, Tp Hồ Chí Minh Thời gian: Chậm 16 30 phút ngày 26/11/2021 Điều Nguyên tắ c bầ u bổ sung thành viên HĐQT, thành viên BKS Phương thức bầ u dồ n phiế u quy đinh ̣ ta ̣i điể m d khoản Điề u 59 Luâ ̣t Các tổ chức tin du năm 2010, khoa n Điề u 148 của Luâ ̣t Doanh nghiê ̣p 2020 Điều lệ ̣ng ̉ ́ KienlongBank đươ ̣c áp du ̣ng đố i với viê ̣c bầ u bổ sung thành viên HĐQT, thành viên BKS nhiê ̣m kỳ 2018 – 2022 Mỗi cổ đông có tổ ng số phiế u biể u quyế t tương ứng với tổ ng số cổ phầ n sở hữu nhân với số thành viên đươ ̣c bầ u bổ sung Cổ đông có quyề n dồ n hế t tổ ng số phiế u bầ u của mình cho mô ̣t hoă ̣c mô ̣t số ứng cử viên Tổ ng số phiế u bầ u cho các ứng cử viên của mô ̣t cổ đông không vươ ̣t quá tổ ng số phiế u bầ u đươ ̣c phép của cổ đông đó Nguyên tắc bầu dồn phiếu: Theo hướng dẫn bầu dồn phiếu Phụ lục ban hành kèm theo Quy chế Điều Nguyên tắ c trúng cử thành viên HĐQT, thành viên BKS Người trúng cử thành viên HĐQT, thành viên BKS xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, ứng cử viên có số phiếu bầu cao đủ số thành viên quy định bầu bổ sung thành viên phải đạt tỷ lệ phiếu bầu từ 51% trở lên tổng số cổ phần có quyền biểu Cổ đơng tham dự Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt số phiếu bầu cho thành viên cuối thành viên HĐQT, thành viên BKS tiến hành bầu lại số ứng cử viên có số phiếu bầu ngang lựa chọn theo tiêu chí quy định Điều lệ KienlongBank Trường hơ ̣p số lươ ̣ng thành viên HĐQT, thành viên BKS trúng cử it́ số lươ ̣ng dự kiế n bầu bổ sung không thấ p số thành viên tối thiểu theo quy định Điều lệ thì ĐHĐCĐ quyế t đinh ̣ thông qua mà không cầ n bầ u bổ sung ta ̣i họp này Điều Ban Kiể m phiế u, nguyên tắc bầu cử kiểm phiếu Ban Kiể m phiế u: 1.1 Ban Kiể m phiế u Chủ tọa đoàn đề cử Đại hội đồng cổ đông thông qua Trang 6/8 1.2 Thành viên Ban Kiểm phiế u khơng có tên danh sách đề cử ứng cử vào HĐQT, BKS Nguyên tắc bầu cử: 2.1 Mỗi cổ đông/người đại diện theo ủy quyền cổ đông có tổ ng số phiế u biể u quyế t tương ứng với tổ ng số cổ phầ n sở hữu/đại diện (trong trường hợp cổ đông Người đại diện theo ủy quyền) nhân với số thành viên HĐQT, thành viên BKS đươ ̣c bầ u Cổ đông có quyề n dồ n hế t tổ ng số phiế u bầ u của miǹ h cho mô ̣t hoă ̣c mô ̣t số ứng cử viên Tổ ng số phiế u bầ u cho các ứng cử viên của mô ̣t cổ đông không vươ ̣t quá tổ ng số phiế u bầ u đươ ̣c phép của cở đơng đó 2.2 Cổ đơng lựa chọn hình thức bầu dồn phiếu để thực bầu cử ứng viên HĐQT, thành viên BKS bầu cử họp Theo đó, cổ đơng thực việc bầu cử cách đánh dấu/nhập số phiếu bầu tương ứng với hình thức bầu cử cài đặt Hệ thống trực tuyến theo Hướng dẫn bầu dồn phiếu: a Trường hợp Cổ đơng chọn hình thức “Bầu ghi số”, cổ đông nhập số phiếu bầu tương ứng với ứng viên ô “Số phiếu bầu” Tổng số phiếu bầu cho ứng cử viên bầu cổ đông phải tổng số phiếu bầu ghi phiếu bầu cử b Trường hợp cổ đơng chọn hình thức “Bầu dồn đều” cho ứng viên, cổ đông đánh dấu vào ô trống ô “Bầu dồn phiếu” ứng viên tương ứng Hệ thống tự chia số phiếu bầu cài đặt sẵn tương ứng với ứng viên Trường hợp chia số phiếu bầu cho ứng viên bị lẻ, hệ thống tự động hủy phần lẻ số phiếu bầu ghi nhận theo nguyên tắc làm tròn xuống c Trong trường hợp đại biểu vừa đánh dấu vào ô “Bầu dồn phiếu” vừa ghi số lượng ô “Số phiếu bầu” kết lấy theo số lượng phiếu “Số phiếu bầu” 2.3 Cổ đông thực nhấn “Bỏ phiếu”, hệ thống ghi nhận lưu lại kết Cổ đơng Lưu ý: Cổ đơng thay đổi kết bỏ phiếu cổ đông Chủ tọa thông báo kết thúc thời gian bỏ phiếu họp 2.4 Các phiếu bầu cử sau coi phiếu không thu về: a Phiếu biểu quyết, phiếu bầu cử không hệ thống ghi nhận b Phiếu biểu quyết, phiếu bầu cử sau thời điểm kết thúc bỏ phiếu điện tử theo quy định 2.5 Đối với phiếu bầu cử không hợp lệ, Hệ thống trực tuyến có cảnh báo đến cổ đông tham dự ĐHĐCĐ trực tuyến bỏ phiếu điện tử Cổ đơng có trách nhiệm điều chỉnh phiếu bầu cử cho hợp lệ Hệ thống không ghi nhận phiếu bầu cử không hợp lệ cổ đông coi không tham gia bỏ phiếu bầu cử thông qua Hệ thống trực tuyến 2.6 Việc kiểm phiếu phải tiến hành sau việc bỏ phiếu kết thúc 2.7 Kết kiểm phiếu lập thành văn được công bố Phiên họp Điều 10 Công bố kế t quả trúng cử Căn cứ vào biên bản kiể m phiế u, kế t quả bầ u cử thành viên HĐQT, thành viên BKS đươ ̣c Ban kiể m phiế u công bố ta ̣i Phiên họp Kế t quả nà y sẽ đươ ̣c ghi nhâ ̣n bằ ng Nghi ̣quyế t của Đa ̣i hô ̣i đồng cổ đông bất thường Trang 7/8 Điều 11 Hiệu lực Quy chế này có hiê ̣u lực sau được Đa ̣i hô ̣i đồ ng cổ đông bất thường thông qua với tỷ lê ̣ 51% tổng số phiếu biểu tất cổ đông tham dự ủy quyền dự họp tán thành và áp du ̣ng cho viê ̣c bầ u bổ sung thành viên HĐQT, BKS nhiê ̣m kỳ 2018 – 2022 TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VP HĐQT Trần Thị Thu Hằng Trang 8/8 Phụ lục HƯỚNG DẪN BẦU DỒN PHIẾU Về việc bầu bổ sung thành viên HĐQT, thành viên BKS Ngân hàng TMCP Kiên Long nhiệm kỳ 2018 – 2022 I BẦU BỔ SUNG THÀNH VIÊN HĐQT: Ví dụ: Phiên họp Đại hội đồng cổ đông bất thường bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT) Ngân hàng TMCP Kiên Long (KienlongBank) nhiệm kỳ 2018 – 2022, bầu bổ sung 03 thành viên HĐQT số 03 ứng cử viên: Ví dụ: Cổ đông Nguyễn Văn Ba đại diện (bao gồm số cổ phần sở hữu số cổ phần ủy quyền) 100 cổ phần có quyền biểu Khi tổng số phiếu biểu cổ đông Nguyễn Văn Ba (100 x 3) = 300 phiếu biểu Cổ đơng Nguyễn Văn Ba bầu dồn phiếu theo phương thức sau: - Cách thứ 1: Bầu dồn phiếu 300 phiếu biểu cho 03 ứng cử viên thành viên HĐQT tổng số phiếu biểu cho ứng viên khơng vượt q 300 phiếu biểu (tương đương ứng cử viên nhận 100 phiếu biểu quyết) Cách bầu sau: Stt Họ tên ứng cử viên Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C Tổng cộng Số phiếu bầu (Chọn phương thức)  100  100  100 300 - Cách thứ 2: Bầu dồn phiếu cho 01 ứng cử viên thành viên HĐQT 300 phiếu biểu Cách bầu sau: Stt Họ tên ứng cử viên Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C Tổng cộng Số phiếu bầu (Chọn phương thức)  300   300 - Cách thứ 3: Bầu ghi số 300 phiếu biểu cho số ứng cử viên thành viên HĐQT cách chia nhỏ 300 phiếu biểu cho ứng cử viên theo tỷ lệ phiếu biểu khác tổng số phiếu biểu cho ứng viên khơng vượt q 300 phiếu biểu Ví dụ: Ứng cử viên thứ bầu 50 phiếu, ứng cử viên thứ bầu 100 phiếu ứng cử viên thứ bầu 150 phiếu Cách bầu sau: Stt Họ tên ứng cử viên Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C Tổng cộng Số phiếu bầu (Chỉ chọn phương thức ghi số)  50  100  150 300 Trang 1/2 II BẦU BỔ SUNG THÀNH VIÊN BKS: Ví dụ: Phiên họp Đại hội đồng cổ đông bất thường bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm soát (BKS) KienlongBank nhiệm kỳ 2018 – 2022, bầu bổ sung 03 thành viên BKS số 03 ứng cử viên: Ví dụ: Cổ đông Nguyễn Văn Ba đại diện (bao gồm số cổ phần sở hữu số cổ phần ủy quyền) 100 cổ phần có quyền biểu Khi tổng số phiếu biểu cổ đông Nguyễn Văn Ba (100 x 3) = 300 phiếu biểu Cổ đơng Nguyễn Văn Ba bầu dồn phiếu theo phương thức sau: - Cách thứ 1: Bầu dồn phiếu 300 phiếu biểu cho 03 ứng cử viên thành viên BKS tổng số phiếu biểu cho ứng viên khơng vượt q 300 phiếu biểu (tương đương ứng cử viên nhận 100 phiếu biểu quyết) Cách bầu sau: Stt Họ tên ứng cử viên Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C Tổng cộng Số phiếu bầu (Chọn phương thức)  100  100  100 300 - Cách thứ 2: Bầu dồn phiếu cho 01 ứng cử viên thành viên BKS 300 phiếu biểu Cách bầu sau: Stt Họ tên ứng cử viên Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C Tổng cộng Số phiếu bầu (Chọn phương thức)  300   300 - Cách thứ 3: Bầu ghi số 300 phiếu biểu cho số ứng cử viên thành viên BKS cách chia nhỏ 300 phiếu biểu cho ứng cử viên theo tỷ lệ phiếu biểu khác tổng số phiếu biểu cho ứng viên khơng vượt q 300 phiếu biểu Ví dụ: Ứng cử viên thứ bầu 50 phiếu, ứng cử viên thứ bầu 100 phiếu ứng cử viên thứ bầu 150 phiếu Cách bầu sau: Stt Họ tên ứng cử viên Nguyễn Văn A Nguyễn Văn B Nguyễn Văn C Tổng cộng Số phiếu bầu (Chỉ chọn phương thức ghi số)  50  100  150 300 Trang 2/2 NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG Số: /TTr-HĐQT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2021 TỜ TRÌNH ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BẤT THƯỜNG Về việc miễn nhiệm chức danh thành viên Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Kiên Long nhiệm kỳ 2018 – 2022 Kính gửi: Đại hội đồng cổ đơng - Căn Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 07/6/2020; - Căn Luật Các tổ chức tín dụng (Luật Các TCTD) năm 2010 Luật Sửa đổi, bổ sung số điều Luật Các TCTD năm 2017; - Căn Điều lệ Ngân hàng TMCP Kiên Long; - Căn Nghị số 33/NQ-HĐQT ngày 03/5/2021 Hội đồng quản trị việc giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Kiên Long nhiệm kỳ 2018 – 2022; - Căn Nghị số 51/NQ-HĐQT ngày 13/9/2021 Hội đồng quản trị thông qua Đơn từ nhiệm thành viên độc lập Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Kiên Long nhiệm kỳ 2018 – 2022 Hội đồng quản trị kính trình Đại hội đồng cổ đông bất thường thông qua việc miễn nhiệm chức danh thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT) Ngân hàng TMCP Kiên Long nhiệm kỳ 2018 – 2022, sau: Miễn nhiệm chức danh thành viên HĐQT – Ngày 15/3/2021, ơng Lê Hồng Phương có Đơn xin từ nhiệm chức danh thành viên HĐQT với lý cá nhân Ngày 03/5/2021, HĐQT họp, thông qua Đơn xin từ nhiệm ông Lê Hồng Phương theo nguyện vọng cá nhân theo Nghị số 33/NQ-HĐQT – Ngày 10/5/2021, ông Trần Văn Trọng có Đơn xin từ nhiệm chức danh thành viên độc lập HĐQT với lý cá nhân Ngày 13/9/2021, HĐQT họp, thông qua Đơn xin từ nhiệm ông Trần Văn Trọng theo nguyện vọng cá nhân theo Nghị số 51/NQ-HĐQT Nay, HĐQT xin ý kiến Đại hội đồng cổ đông việc: – Miễn nhiệm chức danh thành viên HĐQT Ngân hàng TMCP Kiên Long ông Lê Hồng Phương – Miễn nhiệm chức danh thành viên độc lập HĐQT Ngân hàng TMCP Kiên Long ông Trần Văn Trọng Thời gian hiệu lực Kể từ thời điểm Đại hội đồng cổ đông bất thường Ngân hàng TMCP Kiên Long thống thơng qua Kính trình Đại hội đồng cổ đông xem xét, định Trân trọng! TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VP HĐQT Trần Thị Thu Hằng