Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ms excel.doc

Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ms excel.doc

Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán

kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ.

I Khái niệm, đặc điểm của vật liệu và công cụ dụng cụ:

1) Khái niệm và đặc điểm của vật liệu:

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp

đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất

Vật liệu là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sảnphẩm Qua một chu kỳ sản xuất, vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ, hình thái vật chất ban

đầu của nó sẽ không còn nữa Nói một cách khác, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bịbiến dạng trong quá trình sản xuất và cấu thành thực thể của sản phẩm Khác vớiTSCĐ, vật liệu không bị hao mòn dần mà giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ

và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra

Thông thờng trong cấu tạo của sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷtrọng khá lớn nên việc sử dụng và tiết kiệm vật liệu đúng mục đích, đúng kế hoạch có ýnghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sảnxuất kinh doanh

2) Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ:

Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị

và thời gian sử dụng quy định với TSCĐ Công cụ dụng cụ giống vật liệu ở chỗ có giátrị nhỏ nên đợc xếp vào tài sản lu động, công cụ dụng cụ giống TSCĐ ở chỗ tham giavào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhng vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu trongquá trình sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng giá trị của công cụ dụng cụ đợc chuyểndịch dần dần vào chi phí sản xuất kinh doanh Vì vậy cần phải trích tr ớc hoặc phẩn bổgiá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh

Công cụ dụng cụ hay vật liệu đều có đặc điểm riêng nhng chúng đợc mua sắm

và lu trữ bằng nguồn vốn lu động, là tài sản dự trữ luôn luôn biến động không ngừng

Do đó nếu không theo dõi, quản lý chặt chẽ thì nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sẽthất thoát lãng phí, cần quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản và sửdụng

II Nhiệm vụ hạch toán của vật liệu và công cụ dụng cụ:

Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ và vị trí của kếtoán trong hệ thống quản lý kinh tế, hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cócác nhiệm vụ sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vậnchuyển, bảo quản nhập xuất tồn vật liệu Tính giá thực tế của vật liệu đã mua Kiểm tratình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả,thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ vật liệu trong quá trình sản xuất kinhdoanh

- áp dụng đúng đắn phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ sao chophù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểmvới từng vật liệu, công cụ dụng cụ Hớng dẫn kiểm tra phòng ban, phân xởng trong đơn

vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu của vật liệu

- Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu, công cụ dụng

cụ Kiểm tra quá trình nhập, xuất vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử

lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội

bộ, tăng nhanh tốc độ chuyển vốn Tính toán chính xác số lợng, giá trị vật liệu thực tế

đa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh Phân bổ chính xác giátrị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tợng sử dụng

- Tham gia kiểm kê và đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ đã quy

định Lập các báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụngcủa nó trong quá trình sản xuất kinh doanh

III Phân loại, đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ:

1)Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ:

Để tạo ra sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lợng vật liệu, công cụdụng cụ bao gồm nhiều thứ, nhiều loại Mà mỗi thứ, mỗi loại lại có tác dụng khác nhautrong quá trình sản xuất Do đó nếu không phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ mộtcách hợp lý thì không thể tổ chức quản lý và hạch toán tốt đợc

Phân loại công cụ dụng cụ cũng nh vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chứcquản lý và hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đợc chính xác

- Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sảnxuất Chủ yếu đợc sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm nâng cao chất l-ợng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ dụng cụ đợc hoạt động bình thờng Căn cứvào tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, trong quá trình chế tạo sản phẩm củamỗi doanh nghiệp mà ngời ta phân ra vật liệu chính và vật liệu phụ chứ không phải căn

cứ vào thuộc tính vật lý hay hoá học để phân chia

- Nhiên liệu: Là những thứ tạo ra nhiệt năng nh: xăng, dầu, than, củi Nhiênliệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng, thể khí

- Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng cần dự trữ để sữa chữa, thay thế các máy mócthiết bị, phơng tiện vận tải.v.v

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho việclắp đặt và dùng lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản gồm: thiết bị cần lắp, công cụ,khí cụ.v.v

- Phế liệu: Gồm các vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và thanh lýTSCĐ, công cụ dụng cụ nhng nó có thể bán ra ngoài

 Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu:

Vật liệu đợc chia ra thành các loại:

- Vật liệu góp vốn liên doanh: Do nhiều đơn vị khác thông qua hợp đồng gópvốn liên doanh đem đến doanh nghiệp nguyên vật liệu nh đã ký kết

- Vật liệu mua ngoài: Là toàn bộ nguyên vật liệu doanh nghiệp bỏ vốn ra muabên ngoài để phục vụ cho sản xuất kinh doanh

- Vật liệu tự chế biến: Tuỳ theo yêu cầu của đơn vị mình doanh nghiệp tự sảnxuất ra những vật liệu cần thiết để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh

Tuy nhiên việc phân loại vật liệu nh nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà cha đivào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thốngnhất trong từng doanh nghiệp

Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ởcác bộ phận khác nhau, đặc biệt là phục vụ cho yêu cầu xử lý thông tin trên máy tínhthì việc lập bảng danh điểm vật liệu là hết sức cần thiết Trên cơ sở phân loại vật liệutheo công dụng nh nêu trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu.Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giáhạch toán của từng vật liệu

b) Phân loại công cụ dụng cụ:

Công cụ dụng cụ có nhiều thứ, nhiều loại, có loại nằm trong kho, có loại đangdùng Loại đang dùng lại nằm rãi rác ở các bộ phận, phân xởng: Công cụ dụng cụ, baobì luân chuyển, đồ dùng cho thuê Theo quy định hiện hành những t liệu lao động sau

đây đợc hạch toán là công cụ dụng cụ:

- Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảoquản tiêu thụ sản phẩm hàng hoá

- Các bao bì kèm theo hàng hoá có tính tiền riêng

- Những dụng cụ bằng thuỷ tinh, sành sứ, giày dép, áo quần.v.v

Từ cách phân loại trên đòi hỏi kế toán phải nắm vững đặc điểm sử dụng, hìnhthành, vận chuyển để phân loại chi tiết từng nhóm, từng thứ, quy cách phù hợp vớiyêu cầu quản lý của doanh nghiệp

2)Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ:

Tính giá vật liệu là dùng tiền để hiển thị vật liệu theo những nguyên tắc nhất

định Một trong những nguyên tắc cơ bản của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ làphải ghi sổ theo giá thực tế Nhng trong thực tế giá cả vật liệu biến động thờng xuyênnên việc ghi sổ vật liệu theo giá thực tế khá phức tạp vì phải tính thờng xuyên theo giáthực tế sau mỗi lần nhập, xuất kho mà doanh nghiệp sản xuất nên việc sản xuất diễn ra

liên tục, để đơn giản hơn trong công tác hạch toán doanh nghiệp có thể sử dụng mộtloại giá hạch toán.

 Tính theo giá thực tế:

a) Tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho:

 Nguyên tắc chung:

- Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo

ph-ơng pháp khấu trừ thuế, thì giá trị vật t, hàng hoá, dịch vụ mua ngoài là giá mua thực tếkhông có thuế gia tăng đầu vào

- Đối với các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theophơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuếGTGT thì giá trị vật t, hàng hoá, dịch vụ mua vào là tổng giá thanh toán Tuỳ theo từngnguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định:

- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài giá thực tế bao gồm:

+ Giá mua ghi trên hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có)

+ Chi phí mua ngoài thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phânloại, bảo hiểm )

- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến giá thực tế bao gồm:

+ Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ xuất để chế biến và chi phí chếbiến

- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá thực tếbao gồm:

+ Giá thực tế vật liệu sản xuất, chế biến và chi phí chuyên chở đến nơi chếbiến, từ nơi chế biến xong về đơn vị và tiền thuê ngoài gia công chế biến

- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh giá thực tế làgiá của các bên liên doanh chấp nhận

b) Tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho:

Có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:

- Phơng pháp tính giá thực tế bình quân: Có thể tính giá thực tế bình quân cuốitháng hoặc theo giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập tuỳ vào phơng pháp kiểm kê

mà doanh nghiệp áp dụng Nếu tính giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập thì sau mộtlần nhập phải tính lại đơn giá thực tế bình quân

Trờng hợp tính giá thực tế bình quân cuối tháng:

Ta có công thức:

Cho nên:

- Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (phơng pháp FIFO):Nghĩa là giá vật liệu nhập trớc sẽ đợc xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trớc Phảixuất hết giá trị vật liệu nhập vào trớc mới xuất giá trị vật liệu nhập vào sau Khi sửdụng phơng pháp này thì nếu giá trị vật liệu mua vào ngày càng tăng thì vật liệu tồn

kho cê gi¸ trÞ lín, nghÜa lµ chi phÝ vỊt liÖu trong gi¸ thµnh s¶n phỈm sÏ thÍp vµ l·i gĩp

sÏ t¨ng lªn

- Ph¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ nhỊp sau, xuÍt tríc (LIFO): Gi¸ vỊt liÖu nhỊp sau

sÏ lµm gi¸ ®Ó xuÍt tríc, nghÜa lµ gi¸ trÞ míi nhỊp vµo sÏ ®îc xuÍt tríc Khi ¸p dông

ph-¬ng ph¸p nµy nÕu gi¸ vỊt liÖu mua vµo ngµy cµng t¨ng th× gi¸ vỊt liÖu tơn kho cê gi¸ trÞ

bÐ, tøc lµ chi phÝ vỊt liÖu trong gi¸ thµnh sÏ cao do vỊy l·i gĩp sÏ thÍp Khi ¸p dông ph

-¬ng ph¸p nµy th× gi¸ thµnh thùc tÕ cña vỊt liÖu xuÍt ra ®Ó s¶n xuÍt s¶n phỈm sÏ rÍt phïhîp víi gi¸ c¶ thÞ tríng

- Ph¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh: Khi sö dông ph¬ng ph¸p nµy b¾tbuĩc kÕ to¸n ph¶i cê ®Ìy ®ñ hơ s¬ cho tõng lÌn nhỊp vỊt liÖu, tõng lo¹i vỊt liÖu

Mìi doanh nghiÖp cê thÓ lùa chôn cho m×nh mĩt ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕsao cho phï hîp víi yªu cÌu qu¶n lý, tr×nh ®ĩ n¨ng lùc nghiÖp vô cña kÕ to¸n §¬n vÞ

sö dông ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ nµo th× ph¶i ®¶m b¶o tÝnh nhÍt qu¸n trong niªn ®ĩ

kÕ to¸n

 TÝnh theo gi¸ h¹ch to¸n:

§Ó ®¬n gi¶n cho viÖc tÝnh to¸n h»ng ngµy, c¸c doanh nghiÖp cê thÓ sö dông mĩtlo¹i gi¸ cỉ ®Þnh gôi lµ gi¸ h¹ch to¸n Gi¸ h¹ch to¸n cê thÓ lµ gi¸ kÕ ho¹ch hoƯc mĩtlo¹i gi¸ ưn ®Þnh trong kú h¹ch to¸n vµ sö dông nhÍt qu¸n trong niªn ®ĩ kÕ to¸n ®Ó h¹chto¸n sù biÕn ®ĩng h»ng ngµy cña nguyªn vỊt liÖu, c«ng cô dông cô Cuỉi th¸ng kÕ to¸nph¶i tiÕn hµnh ®iÒu chØnh tõ gi¸ h¹ch to¸n sang gi¸ thùc tÕ trªn sư tưng hîp b»ng c¸ch:

Tuú theo yªu cÌu qu¶n lý cña tõng doanh nghiÖp, hÖ sỉ nµy cê thÓ tÝnh cho tõnglo¹i vỊt liÖu hoƯc tõng nhêm vỊt liÖu

IV H¹ch to¸n chi tiÕt vỊt liÖu vµ c«ng cô dông cô:

H¹ch to¸n chi tiÕt vỊt liÖu vµ c«ng cô dông cô ®ơng thíi h¹ch to¸n chi tiÕt kÓ c¶gi¸ trÞ lĨn hiÖn vỊt KÕ to¸n ph¶i theo dđi tõng thø, tõng chñng lo¹i, quy c¸ch kh«ngchØ theo tõng kho mµ c¶ phßng kÕ to¸n TÍt c¶ c¸c doanh nghiÖp ®Òu tu©n theo nguyªnt¾c:

- Ở kho: Theo dđi vỊt liÖu, c«ng cô dông cô vÒ mƯt sỉ lîng trªn thÎ kho

- Ở bĩ phỊn kÕ to¸n: Theo dđi vỊt liÖu, c«ng cô dông cô vÒ mƯt sỉ lîng, gi¸ trÞtrªn thÎ (sư) kÕ to¸n chi tiÕt vỊt liÖu, c«ng cô dông cô

1) Ph¬ng ph¸p thÎ song song:

- Ở kho: C¨n cø vµo chøng tõ nhỊp, xuÍt kho thñ kho ghi sỉ lîng thùc nhỊp,thùc xuÍt vµo c¸c thÎ kho cê liªn quan Sau mìi nghiÖp vô nhỊp, xuÍt l¹i tÝnh ra sỉ tơnkho trªn thÎ kho Thñ kho lu«n ®ỉi chiÕu sỉ tơn kho trªn thÎ vµ thùc tÕ tơn trong kho

Cø ®Õn 3 hoƯc 5 ngµy mĩt lÌn sau khi vµo thÎ kho, thñ kho ph¶i chuyÓn toµn bĩ chøng

tõ nhỊp, xuÍt kho vÒ phßng kÕ to¸n

Gi¸ thùc tÕ cña CCDC, VL xuÍt kho

+ Gi¸ thùc tÕ cña VL, CCDC nhỊp trong

kú.

Gi¸ h¹ch to¸n VL, CCDC nhỊp trong

kú.

- Ở phßng kÕ to¸n: Mị sư kÕ to¸n chi tiÕt cho tõng danh ®iÓm t¬ng øng víi thÎkho ®· ®îc mị ị kho Cø ®Õn 3 hoƯc 5 ngµy mĩt lÌn khi nhỊn ®îc c¸c chøng tõ nhỊpkho do thñ kho ®a lªn, kÕ to¸n kiÓm tra, ®ỉi chiÕu chøng tõ nhỊp, xuÍt kho víi c¸cchøng tõ cê liªn quan nh: Ho¸ ®¬n mua hµng, phiÕu mĨu hµng ghi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n

vµ tÝnh thµnh tiÒn, kÕ to¸n ghi c¸c nghiÖp vô nhỊp, xuÍt kho vµo c¸c sư chi tiÕt cê liªnquan Cuỉi th¸ng kÕ to¸n cĩng thÎ (sư) kÕ to¸n chi tiÕt cña tõng danh ®iÓm, tÝnh ra tưng

sỉ nhỊp, xuÍt, tơn kho cuỉi kú vµ ®ỉi chiÕu thÎ kho theo tõng danh ®iÓm KÕ to¸n c¨n

cø sư kÕ to¸n chi tiÕt vỊt liÖu ®Ó lỊp b¶ng tưng hîp nhỊp, xuÍt, tơn kho vỊt liÖu Sỉ liÖutrªn b¶ng nhỊp, xuÍt, tơn nµy ®îc ®ỉi chiÕu víi sỉ liÖu tưng hîp ¦u ®iÓm lín nhÍt cñaph¬ng ph¸p nµy lµ ®¬n gi¶n, dÔ lµm, dÔ ®ỉi chiÕu kiÓm tra nhng nê cê nhîc ®iÓm lµkhỉi lîng ghi chÐp kh¸ lín

 Ghi chó:

: Ghi hµng ngµy

: Ghi vµo cuỉi th¸ng

: §ỉi chiÕu cuỉi th¸ng

2) Ph¬ng ph¸p ®ỉi chiÕu lu©n chuyÓn:

- Ở kho: VĨn mị thÎ kho ®Ó theo dđi vÒ mƯt sỉ lîng ®ỉi víi tõng danh ®iÓm vỊtliÖu nh ph¬ng ph¸p thÎ song song

- Ở phßng kÕ to¸n: Cê mĩt sỉ nÐt ®Ưc thï riªng, kh«ng mị sư kÕ to¸n chi tiÕt

VL mµ mị sư ®ỉi chiÕu lu©n chuyÓn theo tõng kho Sỉ nµy chØ ghi mĩt lÌn vµo cuỉith¸ng trªn c¬ sị tưng hîp c¸c chøng tõ nhỊp, xuÍt kho ph¸t sinh trong th¸ng Cuỉith¸ng ®ỉi chiÕu sỉ lîng vỊt liÖu trªn “Sư ®ỉi chiÕu lu©n chuyÓn” víi thÎ kho sau ®ê lÍy

sỉ tiÒn cña tõng lo¹i vỊt liÖu trªn sư nµy ®Ó ®ỉi chiÕu víi kÕ to¸n tưng hîp

Tuy ®¬n gi¶n nhng ph¬ng ph¸p nµy khỉi lîng ghi chÐp nhiÒu l¹i dơn vµo cuỉith¸ng nªn viÖc h¹ch to¸n vµ b¸o c¸o bÞ chỊm trÔ

3) Ph¬ng ph¸p sư sỉ d:

- Ở kho: §Þnh kú thñ kho ph¶i tỊp hîp c¸c chøng tõ gỉc tõ nhỊp, xuÍt kho trong

kú ph©n lo¹i tõng nhêm vỊt t theo quy ®Þnh C¨n cø vµo kÕt qu¶ ph©n lo¹i chøng tõ, lỊp

ThÎ kho

PhiÕu xuÍt kho

ThÎ (sư) kÕ to¸n chi tiÕt vỊt t

B¶ng tưng hîp nhỊp xuÍt tơn kho

phiÕu giao nhỊn chøng tõ trong phiÕu sÏ ghi rđ sỉ lîng, sỉ hiÖu c¸c chøng tõ cña tõngnhêm, lo¹i vỊt liÖu Sau khi lỊp xong kÌm c¸c phiÕu nhỊp, xuÍt giao cho phßng kÕ to¸n.

§Õn cuỉi th¸ng c¨n cø vµo thÎ kho ghi sỉ lîng vỊt t tơn kho cña tõng danh ®iÓm vỊt tvµo sư sỉ d Sư sỉ d do phßng KÕ To¸n mị cho tõng kho vµ dïng cho c¶ n¨m Sau ®êchuyÓn cho phßng kÕ to¸n kiÓm tra vµ tÝnh thµnh tiÒn KÕ to¸n vỊt t ph¶i thíng xuyªnxuỉng kho ®Ó híng dĨn vµ kiÓm tra viÖc ghi chÐp vµo thÎ kho cña thñ kho

- Ở phßng kÕ to¸n: §Þnh kú khi nhỊn ®îc chøng tõ nhỊp, xuÍt kho vỊt liÖu ịkho do thñ kho chuyÓn ®Õn kÕ to¸n kiÓm tra ®ỉi chiÕu, ph©n lo¹i ghi gi¸ h¹ch to¸n vµtÝnh thµnh tiÒn cho tõng chøng tõ C¨n cø vµo phiÕu giao nhỊn chøng tõ ®Ó ghi sỉ tiÒnvµo b¶ng luü kÕ nhỊp, xuÍt, tơn kho vỊt liÖu B¶ng nµy nhỊp cho tõng kho mìi kho mĩttí

Cuỉi th¸ng tÝnh ra sỉ tơn kho b»ng tiÒn trªn b¶ng luü kÕ Sỉ liÖu nµy ®îc dïng

®Ó ®ỉi chiÕu víi sư sỉ d vµ ®ỉi chiÕu víi kÕ to¸n tưng hîp theo tõng nhêm vỊt t

Sö dông ph¬ng ph¸p nµy doanh nghiÖp sÏ gi¶m nhÑ ®îc khỉi lîng ghi chÐp

nh-ng cê nhîc ®iÓm lµ nÕu sai sêt th× khê kiÓm tra

V H¹ch to¸n tưng hîp vỊt liÖu vµ c«ng cô dông cô:

1) C¸c ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n vỊt liÖu vµ c«ng cô dông cô:

KÕ to¸n cê thÓ sö dông mĩt trong hai ph¬ng ph¸p sau:

- Ph¬ng ph¸p kª khai thíng xuyªn

- Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú

a) Ph¬ng ph¸p kª khai thíng xuyªn:

Lµ ph¬ng ph¸p theo dđi ph¶n ¸nh thíng xuyªn, liªn tôc, cê hÖ thỉng t×nh h×nhnhỊp, xuÍt, tơn vỊt t, hµng ho¸ trªn sư kÕ to¸n vµ ®îc sö dông tµi kho¶n hµng tơn kho

®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh hiÖn cê, t×nh h×nh biÕn ®ĩng t¨ng, gi¶m cña vỊt t V× vỊy, gi¸ trÞvỊt t trªn sư kÕ to¸n cê thÓ x¸c ®Þnh ị bÍt kú thíi ®iÓm nµo trong niªn ®ĩ kÕ to¸n VÒnguyªn t¾c sỉ liÖu tơn kho thùc tÕ lu«n lu«n phï hîp víi sỉ tơn kho trªn sư kÕ to¸n

Ph¬ng ph¸p nµy thíng ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÍt, ®¬n vÞ th¬ngnghiÖp kinh doanh c¸c mƯt hµng cê gi¸ trÞ lín

b) Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú:

Ph¬ng ph¸p nµy kh«ng theo dđi mĩt c¸ch thíng xuyªn, liªn tôc trªn sư kÕ to¸nt×nh h×nh nhỊp, xuÍt, tơn vỊt t mµ chØ ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng tơn kho ®Ìu kú vµ cuỉi kú.Khi ¸p dông ph¬ng ph¸p nµy th× toµn bĩ c¸c kho¶n mua hµng ho¸, vỊt liÖu ®îc ph¶n

¸nh vµo tµi kho¶n mua hµng Trong kú c¸c kho¶n xuÍt kho vỊt liÖu ®a vµo sö dônghoƯc b¸n hµng kh«ng ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n tơn kho mµ cuỉi kú tiÕn hµnh kiÓm kª sỉlîng vỊt t, hµng ho¸ cßn l¹i, x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ ghi vµo c¸c tµi kho¶n hµng tơn kho

®ơng thíi c¨n cø vµo gi¸ trÞ vỊt t, hµng ho¸ tơn kho ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vỊt t, hµng ho¸xuÍt kho trong kú lµm c¨n cø ghi vµo sư kÕ to¸n mua hµng vµ gi¸ trÞ hµng xuÍt

Phơng pháp này đợc áp dụng ở doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hànghoá với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá, vật t xuất dùng hoặc bánthờng xuyên Để áp dụng phơng pháp này đòi hỏi phải tăng cờng vật t tại bến, bãi,quầy, kho.

2) Các tài khoản sử dụng:

Căn cứ vào việc lựa chọn phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ mà sửdụng các tài khoản phù hợp với việc hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ sử dụng tài khoản 611

Kết cấu của TK 611:

TK 611 không có số d cuối kỳ.

- Phơng pháp kê khai thờng xuyên sử dụng tài khoản:

3) Hạch toán nhập xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ:

 Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ:

a) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho:

Kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau để hạch toán nhập kho vật liệu, công

cụ dụng cụ:

“Biên bản kiểm nghiệm vật t” sẽ do ban kiểm nghiệm lập thành 2 bản Một bản phòngcung ứng gởi để theo ghi sổ theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, một bản giao chophòng kế toán để làm cung căn cứ để theo dõi và thanh toán Khi kiểm nhận nếu pháthiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất thủ kho phải báo cho phòng cung ứng biết vàlập biên bản cùng ngời giao hàng để làm căn cứ giải quyết

Phiếu nhập kho lập thành 2 bản sau khi có đầy đủ chữ ký của ngời giao nhận…thủ kho gởi lên phòng kế toán 1 bản, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ vào thẻ kho

 Đối với vật liệu nhập kho dùng không hết trả lại hay phế liệu, phế phẩm thuhồi: Đối với các bộ phận có vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho phải lập thành 3 bản “

- Trị giá thực tế hàng hoá, NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ

- Trị giá hàng hàng hoá gửi đi bán

ch a xác định tiêu thụ trong kỳ

- Trị giá hàng hoá, vật t trả lại cho

ng ời bán hoặc giảm giá

mua nh ng còn đang đi trên đ ờng

- Giá trị vật t , hàng hoá đang đi trên đ ờng đã về nhập kho hoặc

đã chuyển giao thẳng cho khách hàng

- Trị giá thực tế của NVL nhập kho

- Giá trị NVL xuất kho để sản xuất,

để bán, thuê ngoài gia công chế biến…

- Trị giá NVL trả lại ng ời bán hoặc

ng ời bán giảm giá

- Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê

TK 151: Hàng mua đang đi

đ-ờng.

Phiếu nhập kho” Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho kiểm nhận và ghi số thực nhậpvào phiếu, cùng với ngời nộp thủ kho ký vào 3 bảng “Phiếu nhập kho” Một bản giaocho ngời nộp, 1 bản chuyển lên phòng cung ứng, còn 1 bản sau khi thủ kho ghi vào thẻkho sẽ chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán nhập vật liệu.

 Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến nhập kho: Dựa vào giấygiao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến, phòng cung ứng lập phiếu vật t thành 3bản Phiếu đợc giao cho ngời mua hàng xuống nhập, khi phiếu đã có chữ ký của ngờiphụ trách phòng cung ứng Một bản giao cho ngời nộp, một bản thủ kho chuyển lênphòng cung ứng, một bản sau khi thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán

 Đối với vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ: Phòng cung ứng lập phiếu dichuyển vật t trong nội bộ thành 2 bản Các thủ tục khác tơng tự nh các trờng hợp trên

b) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ xuất kho:

Kế toán sử dụng các chứng từ sau để hạch toán xuất kho vật liệu, công cụ dụngcụ:

- Phiếu xuất kho vật t

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

 Trờng hợp vật liệu xuất bán: Theo lệnh của giám đốc phòng cung ứng vật t lập

“Hoá đơn GTGT” hoặc hoá đơn bán hàng thành 3 bản Sau khi giám đốc duyệt 3 bảntrên kế toán trởng ký duyệt và giao cho khách hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ khoxuất kho vật liệu và ký vào 3 bản Một bản giao cho khách hàng, một bản thủ khochuyển lên phòng cung ứng, một bản sau khi thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng

kế toán

 Trờng hợp vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị: Khi cónhu cầu lĩnh vật liệu, bộ phận có nhu cầu lập giấy đề nghị lĩnh vật liệu Giấy này đợcchuyển lên phòng cung ứng sau khi kiểm tra hợp lý, hợp lệ của giấy, đề nghị phòngcung ứng lập giấy xuất vật liệu thành 3 bản Căn cứ vào chứng từ này thủ kho xuất kho

và ghi số thực xuất vào phiếu cùng với ngời nhận ký vào 3 bản phiếu xuất Một bản

ng-ời nhận giữ, một bản thủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng

kế toán ghi vào sổ, bản còn lại chuyển lên phòng cung ứng

 Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào hợp đồng thuê ngoàigia công để lập “Phiếu xuất kho vật t” ghi rõ thuê ngoài gia công thành 3 bản, một bảnthủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để ghi vào sổ,bản còn lại chuyển lên phòng cung ứng

 Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ:

- Phơng pháp kê khai thờng xuyên:

VL, tự chế, thuê ngoài gia công

chế biến xong nhập kho

Xuất VL dùng choSXKD, XDCB

Thuế nhập khẩu tính vào Xuất VL góp vốn

Tk 411

Tk 412

Tk 338

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ:

4) Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Để hạn chế bớt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, doanh nghiệpphải thực hiện lập dự phòng giảm giá vật t, hàng hoá Lập dự phòng là chuyển chi phíphát sinh các năm sau vào chi phí năm này

Tk 138, 331

Nếu thu đ ợc tiền hàngTrả lại hàng không đúng quy

cách hoặc đ ợc giảm giá

Tk 152, 153

Giá trị thực tế NVL xuất dùng cho

xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

Giá

mua

Giá thực tế NVL mua

trong kỳ ch a có thuế GTGT

Giá trị thực tế NVL xuất dùng

cho sản xuất kinh doanh

Tk 138, (1381)

Giá trị NVL thiếu hụt

Thuế GTGT đầu vào

ph ơng pháp khấu trừ

Tk 111, 112, 141,

331

+ Căn cứ vào tình hình thực tế biến động giá cả của thị trờng vào cuối niên độ

kế toán, kế toán thành lập dự phòng cho năm N+1 dựa vào điều kiện lập dự phòng Kếtoán hoàn nhập toàn bộ dự phòng đã lập cho năm N

Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 721: Các khoản thu nhập bất thờng

+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm N+1

Nợ TK 642 : Chi phí quản lý DN

Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Phần II: kháI quát chung về xí nghiệp khai thác vật t - phế liệu và tình hình hạch toán

kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại xí nghiệp.

A - Khái quát chung về xí nghiệp:

I Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp:

Công ty vật t kỹ thuật ra đời ngày 01/10/1975 Đến năm 1980 theo quy địnhchung của ngành, sau đó bộ vật t có quyết định số 316/VTQĐ chuyển thành Xí nghiệpkhai thác vật t và phế liệu

Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu là đơn vị trực thuộc Công ty vật t tổng hợp

Đà Nẵng Tháng 11/1989, chủ tịch tỉnh QN - ĐN ký quyết định thành lập và cho phép

xí nghiệp đợc hạch toán độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân về mặt nhà nớc và thuộctỉnh quản lý

Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu đợc sở Thơng Mại Du Lịch trực tiếp quản

lý Ngày 31/12/1993, sở Thơng Mại Du Lịch ra quyết định số 632/TCTM để tổ chức

=

L ợng vật t , HH giảm giá trị thời điểm 13/12.

 toán trên Giá hạch

sổ kế toán

Giá thực tế trên thị tr ờng tại thời điểm 31/12.

sắp sếp lại đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty vật t tổng hợp Đà Nẵng đốivới Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu.

Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu là một doanh nghiệp nhà nớc, vừa hoạt

động sản xuất vừa hoạt động thơng mại, trong đó hoạt động thơng mại là chủ yếu

Năm 1989, Xí nghiệp đợc UBND ký quyết định cho phép hoạt động kinh doanh

độc lập các mặt hàng nh: sắt, kim khí, xi măng, xăng dầu Năm 1993 Xí nghiệp tổ chứcsản xuất sắt phi

Từ năm 1993 cho đến nay, mặc dù xí nghiệp đi vào sản xuất với quy mô nhỏ,dây chuyền công nghệ không hiện đại, vốn kinh doanh ít, đội ngũ cán bộ chuyên môncòn hạn chế lại chịu sự chi phối và cạnh tranh gay gắt của thị trờng Song cán bộ côngnhân viên đã nổ lực phấn đấu để vơn lên với thái độ làm việc nghiêm túc, chủ độngchấp nhận thử thách, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng tốt hơn, đápứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng Xí nghiệp ngày một trởng thành và có nhiều kinhnghiệm trong quá trình kinh doanh từ khâu mua vào cho đến khâu bán ra

Trải qua nhiều khó khăn và thử thách do nhiều nguyên nhân tác động từ bêntrong cũng nh bên ngoài, cho đến nay xí nghiệp đã đạt đợc một số thành tựu đáng kể:hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển, kinh doanh nhiều mặt hàng (kim khí, ximăng, xăng dầu, sắt thép,…) đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng nâng cao

II Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp:

1) Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ tại xí nghiệp:

a) Tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp:

Xí nghiệp vừa mang tính chất của doanh nghiệp sản xuất lại vừa mang tính chấtcủa doanh nghiệp thơng mại, do đó tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp gồm haiphần cơ bản sau:

- Phần sản xuất: Xí nghiệp tuy kinh doanh nhiều mặt hàng nhng chủ yếu làsản xuất sắt phi các loại (có đờng kính 4mm trở lên), ngoài ra còn sản xuất phụ các sảnphẩm nh: sắt dẹt và đinh các loại Hằng năm xí nghiệp sản xuất trên 1000 tấn

+ Để tiết kiệm đợc thời gian lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất, xí nghiệp

đã bố trí ở phân xởng chia ra làm 2 bộ phận:

- Bộ phận chuẩn bị phôi: 10 công nhân/ ca

- Bộ phận cán kéo chia làm 2 tổ, mỗi tổ : 8 công nhân/ ca

- Phần kinh doanh:

+ Về lĩnh vực kinh doanh: Xí nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng dễ bảoquản về mặt lý học, hoá học nên có thể dự trữ đợc nhiều mà không sợ h hỏng nh kimkhí, vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị hàng tiêu dùng thiết yếu Các sản phẩm nàycũng giống nh các loại sản phẩm khác trên thị trờng thờng bán chạy theo mùa, bánchạy nhất là vào những khoảng thời gian mà thời tiết không ma để có thể dễ dàng trongviệc xây dựng và lu chuyển sản phẩm ra ngoài thành phố Đặc biệt, hàng kim khíchiếm tỷ trọng khoảng 70% tổng doanh thu của xí nghiệp

+ Về tổ chức kinh doanh: Vì quy mô của xí nghiệp không rộng nên phần lớnkhách hàng chủ yếu là những cá nhân hay đơn vị kinh doanh tơng đối nhỏ nhng ngợc

lại có một thị trờng khá lớn Đa số sản phẩm đợc tiêu thụ ngay trên thị trờng, trên địabàn thành phố Số lợng tiêu thụ ở các tỉnh phía Nam và Tây Nguyên cũng không ít.

Đặc biệt, ở quý I/2003 xí nghiệp đã xuất khẩu sắt xây dựng sang thị trờng Lào với trịgiá khoảng 400.000.000 đồng Tuy đó là con số cha cao so với các doanh nghiệp khácnhng đây cũng là động cơ tích cực để xí nghiệp hoàn thiện và tiến nhanh hơn vàonhững năm kế tiếp

b) Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp:

Quá trình sản xuất tại xí nghiệp trải qua 2 giai đoạn:

- Từ sắt tấm công nghiệp, gia công chế biến phôi

- Từ phôi làm nguyên liệu chính sản xuất ra sắt phi

Quy trình:

- Vật liệu là sắt phế liệu tận dụng đợc xí nghiệp tổ chức thu mua về nhập kho

để sản xuất, chế tạo ra sản phẩm Xí nghiệp dùng phơng pháp cán nóng, nung phôi ởnhiệt độ 1.200 - 1.400 độ C, cho phôi qua máy cán nhiều lần để tạo ra thành phẩm, cụthể qua các bớc sau:

+ Tạo phôi: vật liệu, sắt tấm tận dụng có đủ độ dài và dày cần thiết, sau khixuất kho đa vào máy cắt thành từng miếng theo yêu cầu của từng loại sắt phi cần sảnxuất Ngoài ra có thể sử dụng gió đá nếu trong trờng hợp máy không thể tạo phôi đợc

+ Sau khi phôi đợc tạo xong phải nung ở nhiệt độ 1.200 - 1.400 độ C dùngthan hoặc dầu đen để nung và dùng quạt điện để quạt gió vào lò, lúc này sắt đã đợcnung đỏ rồi đa sang máy cán

+ Sau khi phôi đã dài và nhỏ theo đúng yêu cầu,đa sang máy định hình phôi sẽcho ra sản phẩm

+ Công việc cuối cùng là dùng thủ công để cắt đầu, đuôi, hoàn tất sản phẩm,

bó buộc, nhập kho rồi đa ra tiêu thụ

2) Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp:

a) Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp:

 Ghi chú:

: Quan hệ trực tuyến

: Quan hệ tham mu

b) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

- Giám đốc: là ngời điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp, ban hành cácquyết định và đồng thời là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động sản xuấtkinh doanh của xí nghiệp

- Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc quản lý và điều hành hoạt động sảnxuất kinh doanh của xí nghiệp Phó giám đốc đợc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh

tế và thay mặt giám đốc giải quyết những công việc của xí nghiệp khi giám đốc vắngmặt

- Phòng kế toán: tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán theo đúng phápluật của nhà nớc Cập nhật các chứng từ về nhập, xuất và các chi phí trong quá trình luchuyển hàng hoá để tiến hành kiểm tra, đối chiếu, ghi chép và hạch toán kế toán Thựchiện chế độ báo cáo kế toán, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của

xí nghiệp

+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chế độ về công tác tài vụ, bảo đảm vàbảo quản các hồ sơ tài liệu, chứng từ kế toán

+ Cung cấp các thông tin về kế toán, về tài chính cho giám đốc

- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc và thực hiện cáchoạt động nh lập và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, nghiên cứu nắm bắtthông tin trên thị trờng nhằmkhai thác nguồn hàng, mở rộng thị trờng tiêu thụ, tổ chứcthực hiện mạng lới kinh doanh của xí nghiệp

Giám đốc

Phó giám đốc

Phân x ởng sản xuất

Phòng kinh doanh Phòng tổ chức - hành chính Phòng kế toán

- Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc về công tác

tổ chức cán bộ điều động nhân sự, tiền lơng, lao động thi đua, khen thởng, nhằm tổchức hợp lý bộ máy hoạt động của xí nghiệp

- Phân xởng sản xuất: Chỉ đạo sản xuất trong phân xởng và tiến hành sản xuất

đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, dây chuyền công nghệ, bố trí việc làm cho công nhân sảnxuất

Các phòng ban của xí nghiệp có mối quan hệ hữu cơ với nhau, tác động qua lạilẫn nhau nhằm thúc đẩy nhanh quá trình lu chuyển hàng hoá của xí nghiệp để đạt đợckết quả tốt nhất trong sản xuất kinh doanh

III Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp:

1) Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp:

Tổ chức kế toán ở xí nghiệp một cách khoa học và hợp lý, nó không những có ýnghĩa quyết định đối với chất lợng của công tác kế toán mà còn là một nhân tố quantrọng để thực hiện tốt việc quản lý và bảo vệ tài sản, vật t, hàng hoá, tiền vốn của xínghiệp, thực hiện tốt vai trò của kế toán Vì vậy, việc lựa chọn hình hình thức tổ chứccông tác kế toán là rất quan trọng, nó liên quan chặt chẽ đến việc xây dựng bộ máy kếtoán xí nghiệp Từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toánhiện có tại xí nghiệp đã sử dụng hình thức kế toán tập trung Nh vậy, mọi chứng từ kếtoán dù phát sinh ở bộ phận nào cũng tập trung về phòng kế toán

a) Chức năng và nhiệm vụ của kế toán:

- Kế toán trởng: là ngời tham mu cho giám đốc, trực tiếp báo cáo cho giám đốc

và các cơ quan tài chính về tình hình tài chính của xí nghiệp Kế toán trởng là ngời chỉ

đạo công tác kế toán ở xí nghiệp, chịu trách nhiệm trớc giám đốc và nhà nớc về thựchiện chế độ hạch toán kế toán và quản lý tài chính hiện hành

- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm tra và tổng hợp số liệu của các kế toánchi tiết để lên sổ cái và lập báo cáo quyết toán, chịu trách nhiệm tr ớc kế toán trởng,theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ, định kỳ trích khấu hao TSCĐ, hạchtoán các nghiệp vụ mua, bán, thanh lý các TSCĐ

- Kế toán mua bán hàng hoá, công nợ: có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ cáckhoản phải thu, phải trả và tình hình mua bán hàng hoá của xí nghiệp Cuối quý kếtoán lập báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn hàng hoá.

- Kế toán thanh toán và theo dõi vốn bằng tiền: theo dõi các khoản phải thu,chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng và thanh toán tiền trong quá trìnhmua bán đồng thời đảm nhận các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán lơng và cáckhoản trích theo lơng, các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, làm các thủ tục về việcvay và trả nợ

- Thủ quỹ: thực hiện các khoản thu, chi của xí nghiệp phát sinh theo đúng thủtục pháp lý, kiểm tra đối chiếu quỹ tiền mặt hàng ngày, cập nhật sổ quỹ trên cơ sở cácchứng từ đã lập, cuối tháng tổng kết số tồn quỹ chính xác và kịp thời, là ng ời đợc giaonhiệm vụ theo dõi và bảo quản tiền mặt của xí nghiệp

Mọi phần hành trong bộ máy kế toán đều có quan hệ chặt chẽ với nhau, giúpnhau hoàn thành nhiệm vụ dới sự điều hành của kế toán trởng

b) Hình thức kế toán áp dụng tại xí nghiệp:

Do yêu cầu của đơn vị nói riêng, nền kinh tế hiện nay nói chung và để đáp ứngvới điều kiện hoạt động sản xuất, xí nghiệp đã áp dụng hình thức: “ Nhật ký chung cócải biên” với kỳ hạch toán là quý

c) Tài khoản sử dụng:

Kế toán xí nghiệp sử dụng các TK nh:

- Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho:

+ Giá vốn:

Nợ TK 632

Có TK 152+ Doanh thu:

: Kiểm tra đối chiếu

: Ghi cuối tháng (cuối kỳ)

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối sổ phát sinh TK

Báo cáo kế toán

Bộ sổ sách kế toán xí nghiệp sử dụng:

 Sổ cái các tài khoản

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,

kế toán ghi vào sổ nhật ký đặc biệt và các bản kê chứng từ ghi có các tài khoản Cuốitháng, tổng hợp các số liệu và đến cuối quý căn cứ vào số liệu tổng hợp ghi vào sổ cái.Những đối tợng cần theo dõi chi tiết thì ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan nh : sổtheo dõi công nợ của từng cá nhân, đơn vị hoặc sổ chi tiết từng loại hàng hoá

Cuối quý, căn cứ vào các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu số liệugiữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinhtài khoản, đồng thời căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết đểlập báo cáo kế toán theo định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và cuối năm

B - Tình hình hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng

cụ tại xí nghiệp:

I Tổ chức công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp.

1) Đặc điểm của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp:

Là đơn vị chuyên sản xuất những mặt hàng quan trọng và thiết yếu trong cuộcsống hằng ngày nh vật liệu xây dựng, kim khí… Đó là yếu tố cơ bản của quá trình sảnxuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm

+ Nguyên vật liệu chính tham gia vào quá trình sản xuất gồm các loại sắt tấmcông nghiệp, thép, phôi, mỗi loại gồm nhiều kích cỡ khác nhau

+ Nguyên vật liệu phụ nh dây cu roa…

+ Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất chủ yếu là máy mài, máy khoan, máycắt que hàn, bàn cân…

+ Nhiên liệu: dầu đen

2) Công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp:

- Là đơn vị sản xuất kinh doanh nên quá trình nhập xuất diễn ra th ờng xuyên,liên tục do đó đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ Xí nghiệp có kho chứa toàn bộvật t, công cụ phục vụ cho sản xuất và dự trữ Vì kho ở gần phân xởng sản xuất nên rấtthuận lợi, giúp cho quá trình sản xuất đợc liên tục Khi cần vật liệu để dùng cho sảnxuất, bộ phận phân xởng lập giấy đề nghị cấp vật liệu và thông qua phòng kế hoạchnghiệp vụ duyệt Còn đối với nguyên vật liệu chính thì dựa trên hợp đồng xí nghiệp đã

ký với đối tác, phòng kế hoạch sẽ lên kế hoạch thu mua vật liệu, việc này mang một ýnghĩa rất lớn tránh tình trạng thừa, thiếu nguyên vật liệu ảnh hởng đến giá thành

- Cứ 6 tháng một lần, vào lúc 0h ngày của tháng kế tiếp sau tháng kết thúc 2quý, xí nghiệp sẽ tổ chức kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ và đợc tiến hành giốngnhau nhằm xác định rõ số lợng, chất lợng của vật liệu, công cụ dụng cụ hiện có Kiểmtra tình hình bảo quản nhập, xuất và sử dụng để tránh bớt đợc các trờng hợp nh hao hụt,

h hỏng để kịp thời xử lý Đề cao tinh thần trách nhiệm của thủ kho và bộ phận sử dụng,dần dần đa vào nề nếp quản lý của xí nghiệp Công tác kiểm kê đợc tiến hành trớc khilập quyết toán, ban kiểm kê gồm có thủ trởng đơn vị, thủ kho, kế toán.Tất cả kết quảcủa kiểm kê đều đợc phản ánh vào số lợng thực tế của Biên bản kiểm kê

3) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp.

a) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho:

- Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho gồm:

Giá mua theo hoá đơn + Chi phí thu mua vận chuyển

b) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho:

Xí nghiệp sử dụng phơng pháp nhập trớc xuất trớc để phù hợp với đặc điểm củanguyên vật liệu