Xây dựng công cụ hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Exel

Xây dựng công cụ hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Exel

`Lời mở đầu

Mỗi doanh nghiệp đợc coi là một tế bào của nền kinh tế Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp là việc thực hiện những công đoạn của một quá trình đầu t từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trờng nhằm mục đích sinh lợi Để đạt đợc mục tiêu đó trong hoạt động của mình các doanh nghiệp cần chú trọng hơn đến chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp mình

Muốn sản xuất ra những sản phẩm tốt, chất lợng cao và giá thành hạ thì doanh nghiệp cần phải quan tâm đúng mức vào các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất mà nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là vấn đề trớc mắt, đó là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Hơn thế nữa, hiện nay nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tầng đang đợc ngời dân ở khắp thế giới quan tâm mà nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là một trong những vấn đề không thể thiếu Vì vậy, việc quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ chặt chẽ từ khâu thu mua, vận chuyển đến việc dự trữ và sử dụng tiết kiệm nhất và sẽ cho ra những sản phẩm tốt nhất Tuy nhiên, để có đợc hiệu quả cao nhất cần phải có sự theo dõi và giám sát của kế toán Có nghĩa là kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác và khoa học về những biến động phát sinh liên quan đến vật liệu, công cụ dụng cụ

Trong công cuộc đổi mới đất nớc ta hiện nay, việc áp dụng tin học (chủ yếu là phần mềm ứng dụng MS Excel)vào công tác kế toán ở tất cả các doanh nghiệp đang ngày càng phát triển vì nó giúp ích rất nhiều cho kế toán trong việc tính toán, ghi chép

sổ sách, lập các báo cáo, quản lý nguồn kinh phí bằng MS Excel Mặt khác nó lại không đòi hỏi ngời sử dụng phải có kỹ năng lập trình cao cấp mà còn giảm đợc thời gian cho kế toán hơn khi phải thực hiện bằng tay

Từ những nhận thức trên nên em chọn đề tài "Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Excel".

Kết cấu của đề tài gồm:

Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ Phần II: Khái quát chung về xí nghiệp khai thác vật t - phế liệu và tình hình

hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp

Phần III: Giới thiệu chung về phần mềm ứng dụng MS Excel

Phần IV: Phân tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu của hạch toán vật liệu và công

cụ dụng cụ

Đề tài này hoàn thành là nhờ sự hớng dẫn nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Thị Hồng Lộc, sự quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện của các cô chú anh chị ở Xí nghiệp khai thác vật t & phế liệu

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán

kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ.

I Khái niệm, đặc điểm của vật liệu và công cụ dụng cụ:

1) Khái niệm và đặc điểm của vật liệu:

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp

đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất

Vật liệu là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm Qua một chu kỳ sản xuất, vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ, hình thái vật chất ban

đầu của nó sẽ không còn nữa Nói một cách khác, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến dạng trong quá trình sản xuất và cấu thành thực thể của sản phẩm Khác với TSCĐ, vật liệu không bị hao mòn dần mà giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ

và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra

Thông thờng trong cấu tạo của sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng và tiết kiệm vật liệu đúng mục đích, đúng kế hoạch có

ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh

2) Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ:

Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị

và thời gian sử dụng quy định với TSCĐ Công cụ dụng cụ giống vật liệu ở chỗ có giá trị nhỏ nên đợc xếp vào tài sản lu động, công cụ dụng cụ giống TSCĐ ở chỗ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhng vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng giá trị của công cụ dụng cụ đợc chuyển dịch dần dần vào chi phí sản xuất kinh doanh Vì vậy cần phải trích trớc hoặc phẩn bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh

Công cụ dụng cụ hay vật liệu đều có đặc điểm riêng nhng chúng đợc mua sắm

và lu trữ bằng nguồn vốn lu động, là tài sản dự trữ luôn luôn biến động không ngừng

Do đó nếu không theo dõi, quản lý chặt chẽ thì nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ thất thoát lãng phí, cần quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng

II Nhiệm vụ hạch toán của vật liệu và công cụ dụng cụ:

Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ và vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý kinh tế, hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ có các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản nhập xuất tồn vật liệu Tính giá thực tế của vật liệu đã mua Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

- áp dụng đúng đắn phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm với từng vật liệu, công cụ dụng cụ Hớng dẫn kiểm tra phòng ban, phân xởng trong đơn

vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu của vật liệu

- Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu, công cụ dụng

cụ Kiểm tra quá trình nhập, xuất vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử

lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội

bộ, tăng nhanh tốc độ chuyển vốn Tính toán chính xác số lợng, giá trị vật liệu thực tế

đa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tợng sử dụng

- Tham gia kiểm kê và đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ đã quy

định Lập các báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh

III Phân loại, đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ:

1)Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ:

Để tạo ra sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lợng vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều thứ, nhiều loại Mà mỗi thứ, mỗi loại lại có tác dụng khác nhau trong quá trình sản xuất Do đó nếu không phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý thì không thể tổ chức quản lý và hạch toán tốt đợc

Phân loại công cụ dụng cụ cũng nh vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đợc chính xác

a) Phân loại vật liệu:

Đối với hiện nay việc phân loại là theo tác dụng của nó đối với quá trình sản xuất Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia ra thành các loại:

- Nguyên vật liệu chính: Là loại vật liệu bị biến đổi hình dạng và tính chất của chúng trong quá trình sản xuất chế tạo để cấu thành thực thể của sản phẩm Nguyên liệu là chỉ những sản phẩm của công nghiệp và nông nghiệp Vật liệu chính là những sản phẩm đã qua chế biến công nghiệp dùng cho đối tợng chế biến trong quá trình sản xuất Trong vật liệu chính có nửa mua ngoài để tiếp tục gia công Nh vậy qua quá trình chế tạo sản xuất thì bán thành phẩm mua ngoài đó sẽ cấu thành thực thể của sản phẩm mới.

- Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất Chủ yếu đợc sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm nâng cao chất l-ợng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ dụng cụ đợc hoạt động bình thờng Căn cứ vào tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, trong quá trình chế tạo sản phẩm của mỗi doanh nghiệp mà ngời ta phân ra vật liệu chính và vật liệu phụ chứ không phải căn

cứ vào thuộc tính vật lý hay hoá học để phân chia

- Nhiên liệu: Là những thứ tạo ra nhiệt năng nh: xăng, dầu, than, củi Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng, thể khí

- Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng cần dự trữ để sữa chữa, thay thế các máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải.v.v

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho việc lắp đặt và dùng lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản gồm: thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ.v.v

- Phế liệu: Gồm các vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và thanh lý TSCĐ, công cụ dụng cụ nhng nó có thể bán ra ngoài

 Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu:

Vật liệu đợc chia ra thành các loại:

- Vật liệu góp vốn liên doanh: Do nhiều đơn vị khác thông qua hợp đồng góp vốn liên doanh đem đến doanh nghiệp nguyên vật liệu nh đã ký kết

- Vật liệu mua ngoài: Là toàn bộ nguyên vật liệu doanh nghiệp bỏ vốn ra mua bên ngoài để phục vụ cho sản xuất kinh doanh

- Vật liệu tự chế biến: Tuỳ theo yêu cầu của đơn vị mình doanh nghiệp tự sản xuất ra những vật liệu cần thiết để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh

Tuy nhiên việc phân loại vật liệu nh nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà cha đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong từng doanh nghiệp

Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở

các bộ phận khác nhau, đặc biệt là phục vụ cho yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính thì việc lập bảng danh điểm vật liệu là hết sức cần thiết Trên cơ sở phân loại vật liệu theo công dụng nh nêu trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng vật liệu.

b) Phân loại công cụ dụng cụ:

Công cụ dụng cụ có nhiều thứ, nhiều loại, có loại nằm trong kho, có loại đang dùng Loại đang dùng lại nằm rãi rác ở các bộ phận, phân xởng: Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê Theo quy định hiện hành những t liệu lao động sau

đây đợc hạch toán là công cụ dụng cụ:

- Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản tiêu thụ sản phẩm hàng hoá

- Các bao bì kèm theo hàng hoá có tính tiền riêng

- Những dụng cụ bằng thuỷ tinh, sành sứ, giày dép, áo quần.v.v

Từ cách phân loại trên đòi hỏi kế toán phải nắm vững đặc điểm sử dụng, hình thành, vận chuyển để phân loại chi tiết từng nhóm, từng thứ, quy cách phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

2)Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ:

Tính giá vật liệu là dùng tiền để hiển thị vật liệu theo những nguyên tắc nhất

định Một trong những nguyên tắc cơ bản của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ là phải ghi sổ theo giá thực tế Nhng trong thực tế giá cả vật liệu biến động thờng xuyên nên việc ghi sổ vật liệu theo giá thực tế khá phức tạp vì phải tính thờng xuyên theo giá thực tế sau mỗi lần nhập, xuất kho mà doanh nghiệp sản xuất nên việc sản xuất diễn ra liên tục, để đơn giản hơn trong công tác hạch toán doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá hạch toán

 Tính theo giá thực tế:

a) Tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho:

 Nguyên tắc chung:

- Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo

ph-ơng pháp khấu trừ thuế, thì giá trị vật t, hàng hoá, dịch vụ mua ngoài là giá mua thực tế không có thuế gia tăng đầu vào

- Đối với các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế

GTGT thì giá trị vật t, hàng hoá, dịch vụ mua vào là tổng giá thanh toán Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định:

- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài giá thực tế bao gồm:

+ Giá mua ghi trên hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có)

+ Chi phí mua ngoài thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm )

- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến giá thực tế bao gồm:

+ Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ xuất để chế biến và chi phí chế biến

- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế bao gồm:

+ Giá thực tế vật liệu sản xuất, chế biến và chi phí chuyên chở đến nơi chế biến, từ nơi chế biến xong về đơn vị và tiền thuê ngoài gia công chế biến

- Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh giá thực tế là giá của các bên liên doanh chấp nhận

b) Tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho:

Có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:

- Phơng pháp tính giá thực tế bình quân: Có thể tính giá thực tế bình quân cuối tháng hoặc theo giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập tuỳ vào phơng pháp kiểm kê

mà doanh nghiệp áp dụng Nếu tính giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập thì sau một lần nhập phải tính lại đơn giá thực tế bình quân

Trờng hợp tính giá thực tế bình quân cuối tháng:

Ta có công thức:

Cho nên:

- Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (phơng pháp FIFO): Nghĩa là giá vật liệu nhập trớc sẽ đợc xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trớc Phải xuất hết giá trị vật liệu nhập vào trớc mới xuất giá trị vật liệu nhập vào sau Khi sử dụng phơng pháp này thì nếu giá trị vật liệu mua vào ngày càng tăng thì vật liệu tồn kho có giá trị lớn, nghĩa là chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ thấp và lãi gộp

- Ph¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ nhỊp sau, xuÍt tríc (LIFO): Gi¸ vỊt liÖu nhỊp sau

sÏ lµm gi¸ ®Ó xuÍt tríc, nghÜa lµ gi¸ trÞ míi nhỊp vµo sÏ ®îc xuÍt tríc Khi ¸p dông

ph-¬ng ph¸p nµy nÕu gi¸ vỊt liÖu mua vµo ngµy cµng t¨ng th× gi¸ vỊt liÖu tơn kho cê gi¸ trÞ

bÐ, tøc lµ chi phÝ vỊt liÖu trong gi¸ thµnh sÏ cao do vỊy l·i gĩp sÏ thÍp Khi ¸p dông

ph-¬ng ph¸p nµy th× gi¸ thµnh thùc tÕ cña vỊt liÖu xuÍt ra ®Ó s¶n xuÍt s¶n phỈm sÏ rÍt phï hîp víi gi¸ c¶ thÞ tríng

- Ph¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh: Khi sö dông ph¬ng ph¸p nµy b¾t buĩc kÕ to¸n ph¶i cê ®Ìy ®ñ hơ s¬ cho tõng lÌn nhỊp vỊt liÖu, tõng lo¹i vỊt liÖu

Mìi doanh nghiÖp cê thÓ lùa chôn cho m×nh mĩt ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ sao cho phï hîp víi yªu cÌu qu¶n lý, tr×nh ®ĩ n¨ng lùc nghiÖp vô cña kÕ to¸n §¬n vÞ

sö dông ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ nµo th× ph¶i ®¶m b¶o tÝnh nhÍt qu¸n trong niªn ®ĩ

kÕ to¸n

 TÝnh theo gi¸ h¹ch to¸n:

§Ó ®¬n gi¶n cho viÖc tÝnh to¸n h»ng ngµy, c¸c doanh nghiÖp cê thÓ sö dông mĩt lo¹i gi¸ cỉ ®Þnh gôi lµ gi¸ h¹ch to¸n Gi¸ h¹ch to¸n cê thÓ lµ gi¸ kÕ ho¹ch hoƯc mĩt lo¹i gi¸ ưn ®Þnh trong kú h¹ch to¸n vµ sö dông nhÍt qu¸n trong niªn ®ĩ kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n sù biÕn ®ĩng h»ng ngµy cña nguyªn vỊt liÖu, c«ng cô dông cô Cuỉi th¸ng kÕ to¸n ph¶i tiÕn hµnh ®iÒu chØnh tõ gi¸ h¹ch to¸n sang gi¸ thùc tÕ trªn sư tưng hîp b»ng c¸ch:

Tuú theo yªu cÌu qu¶n lý cña tõng doanh nghiÖp, hÖ sỉ nµy cê thÓ tÝnh cho tõng lo¹i vỊt liÖu hoƯc tõng nhêm vỊt liÖu

IV H¹ch to¸n chi tiÕt vỊt liÖu vµ c«ng cô dông cô:

H¹ch to¸n chi tiÕt vỊt liÖu vµ c«ng cô dông cô ®ơng thíi h¹ch to¸n chi tiÕt kÓ c¶ gi¸ trÞ lĨn hiÖn vỊt KÕ to¸n ph¶i theo dđi tõng thø, tõng chñng lo¹i, quy c¸ch kh«ng chØ theo tõng kho mµ c¶ phßng kÕ to¸n TÍt c¶ c¸c doanh nghiÖp ®Òu tu©n theo nguyªn t¾c:

- Ở kho: Theo dđi vỊt liÖu, c«ng cô dông cô vÒ mƯt sỉ lîng trªn thÎ kho

- Ở bĩ phỊn kÕ to¸n: Theo dđi vỊt liÖu, c«ng cô dông cô vÒ mƯt sỉ lîng, gi¸ trÞ trªn thÎ (sư) kÕ to¸n chi tiÕt vỊt liÖu, c«ng cô dông cô

1) Ph¬ng ph¸p thÎ song song:

Gi¸ thùc tÕ cña CCDC, VL xuÍt kho

Gi¸ h¹ch to¸n VL, CCDC tơn ®Ìu kú. +

+ CCDC nhỊp trong kú. Gi¸ thùc tÕ cña VL,

Gi¸ h¹ch to¸n VL, CCDC nhỊp trong kú.

- Ở kho: C¨n cø vµo chøng tõ nhỊp, xuÍt kho thñ kho ghi sỉ lîng thùc nhỊp, thùc xuÍt vµo c¸c thÎ kho cê liªn quan Sau mìi nghiÖp vô nhỊp, xuÍt l¹i tÝnh ra sỉ tơn kho trªn thÎ kho Thñ kho lu«n ®ỉi chiÕu sỉ tơn kho trªn thÎ vµ thùc tÕ tơn trong kho

Cø ®Õn 3 hoƯc 5 ngµy mĩt lÌn sau khi vµo thÎ kho, thñ kho ph¶i chuyÓn toµn bĩ chøng

tõ nhỊp, xuÍt kho vÒ phßng kÕ to¸n

- Ở phßng kÕ to¸n: Mị sư kÕ to¸n chi tiÕt cho tõng danh ®iÓm t¬ng øng víi thÎ kho ®· ®îc mị ị kho Cø ®Õn 3 hoƯc 5 ngµy mĩt lÌn khi nhỊn ®îc c¸c chøng tõ nhỊp kho do thñ kho ®a lªn, kÕ to¸n kiÓm tra, ®ỉi chiÕu chøng tõ nhỊp, xuÍt kho víi c¸c chøng tõ cê liªn quan nh: Ho¸ ®¬n mua hµng, phiÕu mĨu hµng ghi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n

vµ tÝnh thµnh tiÒn, kÕ to¸n ghi c¸c nghiÖp vô nhỊp, xuÍt kho vµo c¸c sư chi tiÕt cê liªn quan Cuỉi th¸ng kÕ to¸n cĩng thÎ (sư) kÕ to¸n chi tiÕt cña tõng danh ®iÓm, tÝnh ra tưng

sỉ nhỊp, xuÍt, tơn kho cuỉi kú vµ ®ỉi chiÕu thÎ kho theo tõng danh ®iÓm KÕ to¸n c¨n

cø sư kÕ to¸n chi tiÕt vỊt liÖu ®Ó lỊp b¶ng tưng hîp nhỊp, xuÍt, tơn kho vỊt liÖu Sỉ liÖu trªn b¶ng nhỊp, xuÍt, tơn nµy ®îc ®ỉi chiÕu víi sỉ liÖu tưng hîp ¦u ®iÓm lín nhÍt cña ph¬ng ph¸p nµy lµ ®¬n gi¶n, dÔ lµm, dÔ ®ỉi chiÕu kiÓm tra nhng nê cê nhîc ®iÓm lµ khỉi lîng ghi chÐp kh¸ lín

• Ghi chó:

: Ghi hµng ngµy

: Ghi vµo cuỉi th¸ng

: §ỉi chiÕu cuỉi th¸ng

2) Ph¬ng ph¸p ®ỉi chiÕu lu©n chuyÓn:

- Ở kho: VĨn mị thÎ kho ®Ó theo dđi vÒ mƯt sỉ lîng ®ỉi víi tõng danh ®iÓm vỊt liÖu nh ph¬ng ph¸p thÎ song song

- Ở phßng kÕ to¸n: Cê mĩt sỉ nÐt ®Ưc thï riªng, kh«ng mị sư kÕ to¸n chi tiÕt

VL mµ mị sư ®ỉi chiÕu lu©n chuyÓn theo tõng kho Sỉ nµy chØ ghi mĩt lÌn vµo cuỉi th¸ng trªn c¬ sị tưng hîp c¸c chøng tõ nhỊp, xuÍt kho ph¸t sinh trong th¸ng Cuỉi th¸ng ®ỉi chiÕu sỉ lîng vỊt liÖu trªn “Sư ®ỉi chiÕu lu©n chuyÓn” víi thÎ kho sau ®ê lÍy

sỉ tiÒn cña tõng lo¹i vỊt liÖu trªn sư nµy ®Ó ®ỉi chiÕu víi kÕ to¸n tưng hîp

PhiÕu nhỊp kho ThÎ kho

PhiÕu xuÍt kho

ThÎ (sư) kÕ to¸n chi tiÕt vỊt t­.

B¶ng tưng hîp nhỊp xuÍt tơn kho

Tuy ®¬n gi¶n nhng ph¬ng ph¸p nµy khỉi lîng ghi chÐp nhiÒu l¹i dơn vµo cuỉi th¸ng nªn viÖc h¹ch to¸n vµ b¸o c¸o bÞ chỊm trÔ.

®ê chuyÓn cho phßng kÕ to¸n kiÓm tra vµ tÝnh thµnh tiÒn KÕ to¸n vỊt t ph¶i thíng xuyªn xuỉng kho ®Ó híng dĨn vµ kiÓm tra viÖc ghi chÐp vµo thÎ kho cña thñ kho

- Ở phßng kÕ to¸n: §Þnh kú khi nhỊn ®îc chøng tõ nhỊp, xuÍt kho vỊt liÖu ị kho do thñ kho chuyÓn ®Õn kÕ to¸n kiÓm tra ®ỉi chiÕu, ph©n lo¹i ghi gi¸ h¹ch to¸n vµ tÝnh thµnh tiÒn cho tõng chøng tõ C¨n cø vµo phiÕu giao nhỊn chøng tõ ®Ó ghi sỉ tiÒn vµo b¶ng luü kÕ nhỊp, xuÍt, tơn kho vỊt liÖu B¶ng nµy nhỊp cho tõng kho mìi kho mĩt tí

Cuỉi th¸ng tÝnh ra sỉ tơn kho b»ng tiÒn trªn b¶ng luü kÕ Sỉ liÖu nµy ®îc dïng

®Ó ®ỉi chiÕu víi sư sỉ d vµ ®ỉi chiÕu víi kÕ to¸n tưng hîp theo tõng nhêm vỊt t

Sö dông ph¬ng ph¸p nµy doanh nghiÖp sÏ gi¶m nhÑ ®îc khỉi lîng ghi chÐp

nh-ng cê nhîc ®iÓm lµ nÕu sai sêt th× khê kiÓm tra

V H¹ch to¸n tưng hîp vỊt liÖu vµ c«ng cô dông cô:

1) C¸c ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n vỊt liÖu vµ c«ng cô dông cô:

KÕ to¸n cê thÓ sö dông mĩt trong hai ph¬ng ph¸p sau:

- Phơng pháp kê khai thờng xuyên.

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ

a) Phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Là phơng pháp theo dõi phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật t, hàng hoá trên sổ kế toán và đợc sử dụng tài khoản hàng tồn kho

để phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật t Vì vậy, giá trị vật t trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong niên độ kế toán Về nguyên tắc số liệu tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán

Phơng pháp này thờng áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn

b) Phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp này không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục trên sổ kế toán tình hình nhập, xuất, tồn vật t mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Khi áp dụng phơng pháp này thì toàn bộ các khoản mua hàng hoá, vật liệu đợc phản

ánh vào tài khoản mua hàng Trong kỳ các khoản xuất kho vật liệu đa vào sử dụng hoặc bán hàng không phản ánh vào tài khoản tồn kho mà cuối kỳ tiến hành kiểm kê số lợng vật t, hàng hoá còn lại, xác định giá thực tế ghi vào các tài khoản hàng tồn kho

đồng thời căn cứ vào giá trị vật t, hàng hoá tồn kho để xác định giá trị vật t, hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi vào sổ kế toán mua hàng và giá trị hàng xuất

Phơng pháp này đợc áp dụng ở doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá, vật t xuất dùng hoặc bán thờng xuyên Để áp dụng phơng pháp này đòi hỏi phải tăng cờng vật t tại bến, bãi, quầy, kho

2) Các tài khoản sử dụng:

Căn cứ vào việc lựa chọn phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ mà sử dụng các tài khoản phù hợp với việc hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ sử dụng tài khoản 611

- Trị giá hàng hàng hoá gửi đi bán chưa xác định tiêu thụ trong kỳ

- Trị giá hàng hoá, vật tư trả lại cho người bán hoặc giảm giá

- Giá trị vật tư, hàng hoá đang

đi trên đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng

- Trị giá thực tế của NVL nhập kho

- Giá trị NVL xuất kho để sản xuất,

để bán, thuê ngoài gia công chế biến…

- Trị giá NVL trả lại người bán hoặc người bán giảm giá

- Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê

TK 151: Hàng mua đang đi đờng.

3) Hạch toán nhập xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ:

 Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ:

a) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho:

Kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau để hạch toán nhập kho vật liệu, công

cụ dụng cụ:

“Biên bản kiểm nghiệm vật t” sẽ do ban kiểm nghiệm lập thành 2 bản Một bản phòng cung ứng gởi để theo ghi sổ theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán để làm cung căn cứ để theo dõi và thanh toán Khi kiểm nhận nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất thủ kho phải báo cho phòng cung ứng biết và lập biên bản cùng ngời giao hàng để làm căn cứ giải quyết

Phiếu nhập kho lập thành 2 bản sau khi có đầy đủ chữ ký của ngời giao nhận… thủ kho gởi lên phòng kế toán 1 bản, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ vào thẻ kho

∗ Đối với vật liệu nhập kho dùng không hết trả lại hay phế liệu, phế phẩm thu hồi: Đối với các bộ phận có vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho phải lập thành 3 bản “ Phiếu nhập kho” Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho kiểm nhận và ghi số thực nhập vào phiếu, cùng với ngời nộp thủ kho ký vào 3 bảng “Phiếu nhập kho” Một bản giao cho ngời nộp, 1 bản chuyển lên phòng cung ứng, còn 1 bản sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho sẽ chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán nhập vật liệu

∗ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến nhập kho: Dựa vào giấy giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến, phòng cung ứng lập phiếu vật t thành 3

bản Phiếu đợc giao cho ngời mua hàng xuống nhập, khi phiếu đã có chữ ký của ngời phụ trách phòng cung ứng Một bản giao cho ngời nộp, một bản thủ kho chuyển lên phòng cung ứng, một bản sau khi thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán.

∗ Đối với vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ: Phòng cung ứng lập phiếu di chuyển vật t trong nội bộ thành 2 bản Các thủ tục khác tơng tự nh các trờng hợp trên

b) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ xuất kho:

Kế toán sử dụng các chứng từ sau để hạch toán xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ:

- Phiếu xuất kho vật t

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

∗ Trờng hợp vật liệu xuất bán: Theo lệnh của giám đốc phòng cung ứng vật t lập

“Hoá đơn GTGT” hoặc hoá đơn bán hàng thành 3 bản Sau khi giám đốc duyệt 3 bản trên kế toán trởng ký duyệt và giao cho khách hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất kho vật liệu và ký vào 3 bản Một bản giao cho khách hàng, một bản thủ kho chuyển lên phòng cung ứng, một bản sau khi thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng

kế toán

∗ Trờng hợp vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị: Khi có nhu cầu lĩnh vật liệu, bộ phận có nhu cầu lập giấy đề nghị lĩnh vật liệu Giấy này đợc chuyển lên phòng cung ứng sau khi kiểm tra hợp lý, hợp lệ của giấy, đề nghị phòng cung ứng lập giấy xuất vật liệu thành 3 bản Căn cứ vào chứng từ này thủ kho xuất kho

và ghi số thực xuất vào phiếu cùng với ngời nhận ký vào 3 bản phiếu xuất Một bản

ng-ời nhận giữ, một bản thủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng

kế toán ghi vào sổ, bản còn lại chuyển lên phòng cung ứng

∗ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào hợp đồng thuê ngoài gia công để lập “Phiếu xuất kho vật t” ghi rõ thuê ngoài gia công thành 3 bản, một bản thủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để ghi vào sổ, bản còn lại chuyển lên phòng cung ứng

 Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ:

- Phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Đánh giá chênhlệch giảm

VL kiểm kê phát hiện thừa

Đánh giá chênh lệch

Tk 111, 112, 141, 331

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ:

4) Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Để hạn chế bớt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện lập dự phòng giảm giá vật t, hàng hoá Lập dự phòng là chuyển chi phí phát sinh các năm sau vào chi phí năm này

cách hoặc được giảm giá

Tk 138, (1381)

Giá trị NVL thiếu hụt

Thuế GTGT đầu vàophương pháp khấu trừ

Tk 111, 112, 141, 331

+ Căn cứ vào tình hình thực tế biến động giá cả của thị trờng vào cuối niên độ

kế toán, kế toán thành lập dự phòng cho năm N+1 dựa vào điều kiện lập dự phòng Kế toán hoàn nhập toàn bộ dự phòng đã lập cho năm N

Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 721: Các khoản thu nhập bất thờng

+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm N+1

Nợ TK 642 : Chi phí quản lý DN

Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Phần II: kháI quát chung về xí nghiệp khai thác vật t - phế liệu và tình hình hạch toán

kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ tại xí nghiệp.

A - Khái quát chung về xí nghiệp:

I Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp:

= Lượng vật tư, HH giảm giá

trị thời điểm 13/12.

ì Giá hạch toán trên

sổ kế toán

Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm 31/12.

-Mức dự phòng giảm

giá VT, HH cho

năm kế hoạch.

Công ty vật t kỹ thuật ra đời ngày 01/10/1975 Đến năm 1980 theo quy định chung của ngành, sau đó bộ vật t có quyết định số 316/VTQĐ chuyển thành Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu.

Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu là đơn vị trực thuộc Công ty vật t tổng hợp

Đà Nẵng Tháng 11/1989, chủ tịch tỉnh QN - ĐN ký quyết định thành lập và cho phép

xí nghiệp đợc hạch toán độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân về mặt nhà nớc và thuộc tỉnh quản lý

Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu đợc sở Thơng Mại Du Lịch trực tiếp quản

lý Ngày 31/12/1993, sở Thơng Mại Du Lịch ra quyết định số 632/TCTM để tổ chức sắp sếp lại đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty vật t tổng hợp Đà Nẵng đối với Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu

Xí nghiệp khai thác vật t và phế liệu là một doanh nghiệp nhà nớc, vừa hoạt

động sản xuất vừa hoạt động thơng mại, trong đó hoạt động thơng mại là chủ yếu

Năm 1989, Xí nghiệp đợc UBND ký quyết định cho phép hoạt động kinh doanh

độc lập các mặt hàng nh: sắt, kim khí, xi măng, xăng dầu Năm 1993 Xí nghiệp tổ chức sản xuất sắt phi

Từ năm 1993 cho đến nay, mặc dù xí nghiệp đi vào sản xuất với quy mô nhỏ, dây chuyền công nghệ không hiện đại, vốn kinh doanh ít, đội ngũ cán bộ chuyên môn còn hạn chế lại chịu sự chi phối và cạnh tranh gay gắt của thị trờng Song cán bộ công nhân viên đã nổ lực phấn đấu để vơn lên với thái độ làm việc nghiêm túc, chủ động chấp nhận thử thách, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng Xí nghiệp ngày một trởng thành và có nhiều kinh nghiệm trong quá trình kinh doanh từ khâu mua vào cho đến khâu bán ra

Trải qua nhiều khó khăn và thử thách do nhiều nguyên nhân tác động từ bên trong cũng nh bên ngoài, cho đến nay xí nghiệp đã đạt đợc một số thành tựu đáng kể: hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển, kinh doanh nhiều mặt hàng (kim khí, xi măng, xăng dầu, sắt thép,…) đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng nâng cao

II Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp:

1) Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ tại xí nghiệp:

a) Tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp:

Xí nghiệp vừa mang tính chất của doanh nghiệp sản xuất lại vừa mang tính chất của doanh nghiệp thơng mại, do đó tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp gồm hai phần cơ bản sau:

- Phần sản xuất: Xí nghiệp tuy kinh doanh nhiều mặt hàng nhng chủ yếu là sản xuất sắt phi các loại (có đờng kính 4mm trở lên), ngoài ra còn sản xuất phụ các sản phẩm nh: sắt dẹt và đinh các loại Hằng năm xí nghiệp sản xuất trên 1000 tấn

+ Để tiết kiệm đợc thời gian lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất, xí nghiệp

đã bố trí ở phân xởng chia ra làm 2 bộ phận:

- Bộ phận chuẩn bị phôi: 10 công nhân/ ca

- Bộ phận cán kéo chia làm 2 tổ, mỗi tổ : 8 công nhân/ ca

- Phần kinh doanh:

+ Về lĩnh vực kinh doanh: Xí nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng dễ bảo quản về mặt lý học, hoá học nên có thể dự trữ đợc nhiều mà không sợ h hỏng nh kim khí, vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị hàng tiêu dùng thiết yếu Các sản phẩm này cũng giống nh các loại sản phẩm khác trên thị trờng thờng bán chạy theo mùa, bán chạy nhất là vào những khoảng thời gian mà thời tiết không ma để có thể dễ dàng trong việc xây dựng và lu chuyển sản phẩm ra ngoài thành phố Đặc biệt, hàng kim khí chiếm tỷ trọng khoảng 70% tổng doanh thu của xí nghiệp

+ Về tổ chức kinh doanh: Vì quy mô của xí nghiệp không rộng nên phần lớn khách hàng chủ yếu là những cá nhân hay đơn vị kinh doanh tơng đối nhỏ nhng ngợc lại có một thị trờng khá lớn Đa số sản phẩm đợc tiêu thụ ngay trên thị trờng, trên địa bàn thành phố Số lợng tiêu thụ ở các tỉnh phía Nam và Tây Nguyên cũng không ít

Đặc biệt, ở quý I/2003 xí nghiệp đã xuất khẩu sắt xây dựng sang thị trờng Lào với trị giá khoảng 400.000.000 đồng Tuy đó là con số cha cao so với các doanh nghiệp khác nhng đây cũng là động cơ tích cực để xí nghiệp hoàn thiện và tiến nhanh hơn vào những năm kế tiếp

b) Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp:

Quá trình sản xuất tại xí nghiệp trải qua 2 giai đoạn:

- Từ sắt tấm công nghiệp, gia công chế biến phôi

- Từ phôi làm nguyên liệu chính sản xuất ra sắt phi

Quy trình:

- Vật liệu là sắt phế liệu tận dụng đợc xí nghiệp tổ chức thu mua về nhập kho

để sản xuất, chế tạo ra sản phẩm Xí nghiệp dùng phơng pháp cán nóng, nung phôi ở nhiệt độ 1.200 - 1.400 độ C, cho phôi qua máy cán nhiều lần để tạo ra thành phẩm, cụ thể qua các bớc sau:

+ Tạo phôi: vật liệu, sắt tấm tận dụng có đủ độ dài và dày cần thiết, sau khi xuất kho đa vào máy cắt thành từng miếng theo yêu cầu của từng loại sắt phi cần sản xuất Ngoài ra có thể sử dụng gió đá nếu trong trờng hợp máy không thể tạo phôi đợc

+ Sau khi phôi đợc tạo xong phải nung ở nhiệt độ 1.200 - 1.400 độ C dùng than hoặc dầu đen để nung và dùng quạt điện để quạt gió vào lò, lúc này sắt đã đ ợc nung đỏ rồi đa sang máy cán

+ Sau khi phôi đã dài và nhỏ theo đúng yêu cầu,đa sang máy định hình phôi sẽ cho ra sản phẩm

+ Công việc cuối cùng là dùng thủ công để cắt đầu, đuôi, hoàn tất sản phẩm,

bó buộc, nhập kho rồi đa ra tiêu thụ

2) Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp:

a) Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp:

Nguyên vật liệu Tiếp nhậnPhân loại

Lò nungMáy cán phôiMáy định hìnhKho thành phẩm

• Ghi chú:

: Quan hệ trực tuyến

: Quan hệ tham mu

b) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

- Giám đốc: là ngời điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp, ban hành các quyết định và đồng thời là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

- Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp Phó giám đốc đợc uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh

tế và thay mặt giám đốc giải quyết những công việc của xí nghiệp khi giám đốc vắng mặt

- Phòng kế toán: tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán theo đúng pháp luật của nhà nớc Cập nhật các chứng từ về nhập, xuất và các chi phí trong quá trình lu chuyển hàng hoá để tiến hành kiểm tra, đối chiếu, ghi chép và hạch toán kế toán Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của

xí nghiệp

+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chế độ về công tác tài vụ, bảo đảm và bảo quản các hồ sơ tài liệu, chứng từ kế toán

+ Cung cấp các thông tin về kế toán, về tài chính cho giám đốc

- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc và thực hiện các hoạt động nh lập và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, nghiên cứu nắm bắt thông tin trên thị trờng nhằmkhai thác nguồn hàng, mở rộng thị trờng tiêu thụ, tổ chức thực hiện mạng lới kinh doanh của xí nghiệp

Giám đốc Phó giám đốc

Phân xưởng sản xuất

Phòng kinh doanh Phòng tổ chức - hành chính Phòng kế toán

- Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc về công tác

tổ chức cán bộ điều động nhân sự, tiền lơng, lao động thi đua, khen thởng, nhằm tổ chức hợp lý bộ máy hoạt động của xí nghiệp

- Phân xởng sản xuất: Chỉ đạo sản xuất trong phân xởng và tiến hành sản xuất

đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, dây chuyền công nghệ, bố trí việc làm cho công nhân sản xuất

Các phòng ban của xí nghiệp có mối quan hệ hữu cơ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau nhằm thúc đẩy nhanh quá trình lu chuyển hàng hoá của xí nghiệp để đạt đợc kết quả tốt nhất trong sản xuất kinh doanh

III Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp:

1) Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp:

Tổ chức kế toán ở xí nghiệp một cách khoa học và hợp lý, nó không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lợng của công tác kế toán mà còn là một nhân tố quan trọng để thực hiện tốt việc quản lý và bảo vệ tài sản, vật t, hàng hoá, tiền vốn của xí nghiệp, thực hiện tốt vai trò của kế toán Vì vậy, việc lựa chọn hình hình thức tổ chức công tác kế toán là rất quan trọng, nó liên quan chặt chẽ đến việc xây dựng bộ máy kế toán xí nghiệp Từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có tại xí nghiệp đã sử dụng hình thức kế toán tập trung Nh vậy, mọi chứng từ kế toán dù phát sinh ở bộ phận nào cũng tập trung về phòng kế toán

- Kế toán trởng: là ngời tham mu cho giám đốc, trực tiếp báo cáo cho giám

đốc và các cơ quan tài chính về tình hình tài chính của xí nghiệp Kế toán trởng là ngời chỉ đạo công tác kế toán ở xí nghiệp, chịu trách nhiệm trớc giám đốc và nhà nớc về thực hiện chế độ hạch toán kế toán và quản lý tài chính hiện hành

- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm tra và tổng hợp số liệu của các kế toán chi tiết để lên sổ cái và lập báo cáo quyết toán, chịu trách nhiệm trớc kế toán trởng, theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ, định kỳ trích khấu hao TSCĐ, hạch toán các nghiệp vụ mua, bán, thanh lý các TSCĐ

- Kế toán mua bán hàng hoá, công nợ: có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả và tình hình mua bán hàng hoá của xí nghiệp Cuối quý kế toán lập báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn hàng hoá

- Kế toán thanh toán và theo dõi vốn bằng tiền: theo dõi các khoản phải thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng và thanh toán tiền trong quá trình mua bán đồng thời đảm nhận các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán lơng và các khoản trích theo lơng, các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, làm các thủ tục về việc vay và trả nợ

- Thủ quỹ: thực hiện các khoản thu, chi của xí nghiệp phát sinh theo đúng thủ tục pháp lý, kiểm tra đối chiếu quỹ tiền mặt hàng ngày, cập nhật sổ quỹ trên cơ sở các chứng từ đã lập, cuối tháng tổng kết số tồn quỹ chính xác và kịp thời, là ngời đợc giao nhiệm vụ theo dõi và bảo quản tiền mặt của xí nghiệp

Mọi phần hành trong bộ máy kế toán đều có quan hệ chặt chẽ với nhau, giúp nhau hoàn thành nhiệm vụ dới sự điều hành của kế toán trởng

b) Hình thức kế toán áp dụng tại xí nghiệp:

Do yêu cầu của đơn vị nói riêng, nền kinh tế hiện nay nói chung và để đáp ứng với điều kiện hoạt động sản xuất, xí nghiệp đã áp dụng hình thức: “ Nhật ký chung có cải biên” với kỳ hạch toán là quý

c) Tài khoản sử dụng:

Kế toán xí nghiệp sử dụng các TK nh:

- Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho:

+ Giá vốn:

Nợ TK 632

Có TK 152+ Doanh thu:

: Kiểm tra đối chiếu

: Ghi cuối tháng (cuối kỳ)

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối sổ phát sinh TK

Báo cáo kế toán